Kadernota 2023-2027 GR Cocensus - getekend raadsstuk 17 februari 2022

Gemeente Haarlem

Raadsstuk

Onderwerp

Kadernota 2023-2027 GR Cocensus Nummer

2022/28855__________________________________________________________

Portefeuillehouder

De Raadt. E___________________________________________________________

Programma/beleidsveld

7.1 Lokale belastingen en heffingen_______________________________________

Afdeling

CC__________________________________________________________________

Auteur

Dirk van derZwaag____________________________________________________

Telefoonnummer

023-511 4306_________________________________________________________

Email_______________

dvanderzwaag@haarlem.nl_____________________________________________

Kernboodschap

De gemeenschappelijke regeling Cocensus heeft de Kadernota 2023-2027 aangeboden. De gemeenteraad van Haarlem wordt in de gelegenheid gesteld zijn

zienswijze hieromtrent voor 1 maart kenbaar te maken. Cocensus is een gemeenschappelijke regeling waarin 14 gemeenten de heffing en invordering van gemeentelijke belastingen hebben ondergebracht. Conform de

Gemeenschappelijke Regeling Cocensus (GR) biedt het dagelijks bestuur voor 1 januari van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor waarvoor de begroting dient,

de kadernota aan de gemeenteraden aan. De gemeenteraden worden zo in de gelegenheid gesteld hun zienswijze uiterlijk 1 maart in te dienen. De Kadernota

2023-2027 wordt vervolgens op 11 maart 2022 door het Algemeen Bestuur van Cocensus vastgesteld. De kadernota sluit financieel en inhoudelijk aan op de

bestaande meerjarenraming van Cocensus. De bijdragen van de deelnemende gemeenten worden met afgerond 2% geïndexeerd voor 2023.

Behandelvoorstel voor

De commissie Bestuur wordt verzocht advies te geven aan de raad over het

commissie

voorstel van het college in paragraaf 2 en over de wijze van agendering van het

raadsstuk in de raadsvergadering.

Relevante eerdere

N.v.t.

besluiten_________

Besluit College

1.

Het college stelt het voorstel aan de raad vast.

d.d. 18 januari 2022

2.

Het college besluit voorts de portefeuillehouder voor Financiën te

machtigen om in het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Cocensus in te stemmen met de Kadernota 2023-2027, onder voorbehoud dat de zienswijze van de raad geen aanleiding geeft om het besluit te wijzigen.

Kenmerk: 2022/28855

1/5

de secretaris,

Besluit Raad

de burgemeester,

De raad der gemeente Haarlem,

d.dJ..7..FEB 2022 Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders,

(wordt ingevuld door de

griffie) Besluit: 1. \

Aan de gemeenschappelijke regeling Cocensus kenbaar te maken dat de

gemeente Haarlem geen bezwaar heeft tegen de vaststelling van de Kadernota 2023-2027.

d.

1.

de voorzitter,

T^fier,

Inleiding

Haarlem heeft de belastingwerkz'aAmheden voor een groot gedeelte uitbesteed aan de

gemeenschappelijke regeling (GRXCocensus. De procedures die leiden tot het financiële kader en de

begroting zijn vastgelegd in de GR. Voor 1 januari van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, biedt het dagelijks bestuur de kadernota aan de gemeenteraden aan, die zo in de gelegenheid worden gesteld om uiterlijk 1 maart 2022 hun zienswijze kenbaar te maken. Het

algemeen bestuur van Cocensus betrekt deze zienswijzen bij het vaststellen van de begroting 2023

en geeft aan wat de overwegingen zijn geweest met betrekking tot de zienswijzen.

2. Voorstel aan de raad

1.

Aan de gemeenschappelijke regeling Cocensus kenbaar te maken dat de gemeente Haarlem

geen bezwaar heeft tegen de vaststelling van de Kadernota 2023-2027.

3. Beoogd resultaat

De zienswijze van de gemeenteraad van Haarlem kan door de GR Cocensus worden betrokken bij het opstellen van de begroting 2023

Kenmerk: 2022/28855

2/5

4. Argumenten De Kadernota 2023-2027 is opgesteld in lijn met eerdere besluiten en de meerjarenraming. De

gemeentelijke bijdrage wordt voor 2023 geïndexeerd met afgerond 2%. Op de volgende specifieke

beleidsvoornemens kan nog het volgende worden opgemerkt: A. Doelstellingen voor 2023

In de loop van de jaren is de naamsbekendheid van Cocensus bij de inwoners van de deelnemende gemeenten geroeid. In overgrote meerderheid weten burgers en bedrijven Cocensus te vinden, ook digitaal. De dienstverlening aan de burgers en bedrijven is echter nog zodanig ingericht dat de gemeente (het Klant Contact Centrum (KCC)) het eerste aanspreekpunt is. Als deze belastingvragen niet kunnen beantwoorden (wat ten tijde van het versturen van de aanslagen veel voorkomt) wordt

er een terugbelverzoek doorgezet naar Cocensus. Dit wordt steeds minder als klantgericht ervaren. Inmiddels hebben al 5 gemeenten besloten hun KCC-activiteiten voor wat betreft belastingen bij Cocensus over te brengen. Burgers en bedrijven kunnen dan met hun vragen direct bij Cocensus

terecht. Telefoontjes naar de bron, met een mogelijk interne doorschakeling naar een deskundige, waarbij de burger of het bedrijf direct antwoord krijgt, is meer klantgericht en efficiënt. Daarom

heeft het dagelijks Bestuur van Cocensus besloten een voorstel voor te bereiden dit voor alle deelnemende gemeenten mogelijk te maken. Met de financiële aspecten is hiermee vanaf 2023

rekening gehouden.

Naast de gerealiseerde besparingen op het gebied van huisvestingslasten wordt er onderzocht of voor de komende jaren er meerdere besparingen mogelijk zijn op de bedrijfsvoeringslasten. Een

drietal zaken nader worden onderzocht en uitgewerkt: 1.

Thuiswerken

Mede door de gedwongen lock-down is het beeld over het thuiswerken in positieve zin aan het veranderen. Naast het feit dat medewerkers eraan gewend raken en er de voordelen van inzien,

wordt er ook steeds meer beleid ontwikkeld om het thuiswerken te faciliteren. Uiteraard vraagt dit ook een andere wijze van managen en moet er ruimschoots aandacht worden besteed aan (het organiseren van) de sociale interactie tussen medewerkers. 2.

Gegevensbeheer

De hoofdactiviteit van Cocensus zou je kunnen omschrijven als het verzamelen van subject- en objectgegevens om deze om te zetten in gemeentelijke belastingaanslagen. Een deel van met name de objectgegevens worden ook door gemeenten zelf verzameld. Daarbij is op

onderdelen sprake van dubbel werk of investeringen in soortgelijke applicaties. Vanuit de

doelstelling: enkelvoudig muteren voor meervoudig gebruik is het de moeite waard om de

mogelijkheid van efficiencybesparingen niet alleen vanwege het dubbele werk, maar ook vanuit het oogpunt van schaalvoordelen te onderzoeken.

Kenmerk: 2022/28855

3/5

3.

Handhaving

Veel handhavingsactiviteiten (bevolkingscontroleur, woningtoezicht, controle terrassen etc.) zijn bij gemeenten onder druk komen te staan. En daarmee is er ook een reëel risico dat er belastingopbrengsten worden misgelopen. Denk aan geregistreerde leegstand, die wel onderverhuurd wordt; de inname van gemeentelijk grondgebied etc. Cocensus heeft nog wel

functionarissen die op straat lopen, met name voor de inventarisatie van het onderhoudsniveau van woningen, voor de inventarisatie van de stand van zaken bij nieuwbouw

en voor de controle op vergunningsvrije aanbouw. Het is een reële gedachte dat extra aandacht voor handhaving zich terugverdiend via extra

belastingopbrengsten. Met daarnaast ook het aspect van rechtvaardigheid en rechtmatigheid. B. Verwachtingen 2024-2027

Er is een nieuwe situatie ontstaan in die zin dat Cocensus nu huisvesting in eigendom exploiteert. De

huisvestingslasten zijn lager dan de huur van twee panden, maar er dient wel rekening gehouden te worden met toekomstig onderhoud. Daarom wordt een onderhoudsvoorziening gevormd. In 2022

wordt een meerjarenonderhoudsplan uitgewerkt. Als risico wordt de werkwijze van de No Cure No Pay (NCNP) bureaus genoemd. Meer dan de helft van de bezwaren is van deze bureaus afkomstig.

Met een verkregen doorlopende machtiging maken de bureaus bezwaar en gaan vervolgens in beroep. Indien de rechter besluit tot aanpassing van de waarde ontvangt het bureau proceskostenvergoeding van € 600 tot € 1.200, waarmee een verdienmodel is ontstaan. De VNG

heeft dit al eerder onder aandacht van het kabinet gebracht. C. Dóórontwikkelingen van het bestaand beleid

Deze zijn met name gericht verwerking en bescherming van digitale gegevens. Omdat automatisering de ruggengraat van de organisatie is, is uitvoering in eigen beheer te kwetsbaar. Daarom wordt ICT

afgenomen als een service-model, waarin diensten worden geleverd als gespecificeerd in de

dienstverleningsovereenkomst, waardoor Cocensus wordt ontzorgd en de continuïteit is gewaarborgd. Daarin zijn ook specifieke afspraken rondom beveiliging en de bescherming van persoonsgegevens gemaakt. Ook zijn er verwerkingsovereenkomsten gesloten om d privacy van

burgers en bedrijven te waarborgen en worden er security-assessments uitgevoerd door een

onafhankelijke geaccrediteerde partij. Ook in de context van Cybersecurity en digitale weerbaarheid

wordt er binnen Cocensus een zeer strikt beleid gevoerd in overeenstemming met het informatiebeveiligingsbeleid. Voor wat betreft informatiebeveiliging en privacy voldoet Cocensus aan

het normenkader van de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid). D. Focus Klant

Cocensus is opgericht als uitvoeringsorganisatie en in hoge mate gefocust op interne processen en in contacten met de klant (Focus klant). Door middel van het zogenaamde belastingportaal is het heel

eenvoudig geworden om een bezwaar- of kwijtscheldingsverzoek in te dienen, maar dat kan ook

Kenmerk: 2022/28855

4/5

<(•* altijd nog via de post. De begeleidende teksten op bijsluiters en brieven zijn en worden samen met

Bureau Taal vereenvoudigd. Aanslagen kunnen eenvoudig direct via iDEAL betaald worden. In 202

wordt het mogelijk via het digitale mogelijk betalingsregelingen aan te vragen of zich voor de toeristenbelasting aan te melden.

E. Financieel kader De baten en lasten worden uitsluitend met een inflatiepercentage worden aangepast, conform

recente cijfers van het CPB. Voor loon-en prijscompensatie leidt dit voor 2023 tot een gewogen gemiddelde inflatie van afgerond 2%. De bijdragen van de gemeenten worden in 2023 met 2 % verhoogd. De bijdrage voor 2023 kan dan worden berekend op € 3.363.000. De richtlijnen voor het opstellen van de Programmabegroting 2023-2027 voor Haarlem, waarin onder meer de indexering

wordt vastgelegd, worden in eerst in maart 2022 vastgesteld. Cocensus biedt een sluitende

meerjarenraming aan.

Cocensus kent een weerstandsvermogen dat is gemaximeerd tot € 250.000 (algemene reserve). Voor de begroting wordt nader uitgewerkt of dit toereikend is om de risico's te kunnen opvangen. Daartoe gaat Cocensus de risico's kwantificeren. Vooral nu huisvesting in eigendom wordt geëxploiteerd is er meer reden risico's te kwantificeren. Ook de ontwikkeling van de inflatie en het feit dat vacatures

moeilijker te vervullen zijn, is aanleiding het risicoprofiel aan te scherpen.

5. Risico's en kanttekeningen

De afgelopen jaren heeft Cocensus de doelstellingen weten te realiseren, zonder tussentijdse

aanpassingen van de gemeentelijke bijdragen en is een weerstandsvermogen opgebouwd van nihil naar € 250.000. Ook voor 2021 worden geen overschrijdingen verwacht. 6. Uitvoering

Na besluitvorming door de gemeenteraad wordt hierover gecommuniceerd met het dagelijks bestuur van de GR Cocensus. 7. Bijlage 1. Kadernota 2023-2027 Cocensus

Kenmerk: 2022/28855

5/5