II.k Aanbieding jaarstukken voor zienswijze, mail 14 april 2026, Noord-Hollands Archief
Tekst van het document
Publieksactiviteiten en educatie De kosten van dit onderdeel zijn mede door de vele activiteiten in 2025 met € 8.685 overschreden. Hiertegenover staan de hogere baten onder de post projectopbrengsten/ giften. Een voorbeeld hiervan zijn de kosten van het collectieboek ‘Op reis door Noord-Holland’ en de tentoonstelling ‘Bevrijd! En nu? waarvoor een subsidie is ontvangen. Deze wijze van verantwoorden is conform de voorschriften, waarin de bruto methode is voorgeschreven. PR & Communicatie De kosten van dit onderdeel blijven met € 3.593 licht achter op de herziene begroting 2025. Materieel indirecte kosten
Omschrijving
x € 1,-Jaarrekening
Herziene
Herziene
Realisatie
Verschil
2024
begroting
begroting
2025
herz. begr. na
2025
na wijziging
wijz. /
2025
realisatie
Lasten Materieel indirecte kosten - Huisvestingskosten
1.888.260
2.032.140
1.917.628
1.986.628
-69.000
- Organisatiekosten
495.861
319.044
379.669
436.291
-56.623
- Afschrijvingskosten
231.364
211.939
211.939
238.218
-26.279
- Rentekosten
-38.823
-50.000
-18.000
-18.166
166
- Facilitaire kosten
60.772
65.000
65.000
60.011
4.989
2.637.434
2.578.123
2.556.236
2.702.982
-146.746
Totaal materieel indirecte kosten
Jaarstukken 2025 Noord-Hollands Archief
| 36
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
Huisvestingskosten De huisvestingskosten zijn € 45.512 lager dan de herziene begroting en € 69.000 hoger dan de gewijzigde herziene begroting. Op 10 december jongstleden heeft het algemeen bestuur besloten om de voorziening groot onderhoud om te zetten in een bestemmingsreserve. Dat betekent dat de begrote mutatie in de voorziening groot onderhoud van € 184.512, welke onder huisvestingskosten was opgenomen, moest worden verplaatst naar de reservemutaties. Daarnaast zijn de werkelijke uitgaven voor onderhoud aan de gebouwen van zowel de Jansstraat als de Kleine Houtweg hoger dan het bij de tweede bestuursrapportage was voorzien. In 2025 zijn met de gemeente Haarlem gesprekken gestart over de (actualisatie) van de demarcatie van het onderhoud, waarna er duidelijkere afspraken gemaakt kunnen worden over verantwoordelijkheden rondom onderhoud. Organisatiekosten De organisatiekosten zijn € 56.623 hoger dan geraamd. De meest in het oog springende overschrijdingen zijn de reis- en verblijfkosten € 20.859, de kosten voor de projectleider voor de aanbesteding voor het collectiebeheersysteem en de kosten van externe bureaus € 35.098. Voor de laatste categorie kosten zijn de advieskosten inzake de uittreding van het Rijk en de huur of koop van het gebouw aan de Kleine Houtweg van het vastgoedbedrijf de grootste veroorzakers van de overschrijding.
Afschrijvingskosten Doordat in 2025 is geïnvesteerd zijn de afschrijvingskosten toegenomen. In de begroting is daar niet in voldoende mate rekening mee gehouden, waardoor de reguliere afschrijving € 16.272 hoger is dan geraamd. Daarnaast zijn begin 2025 een aantal bedrijfsmiddelen buiten gebruik gesteld, hetgeen tot vervroegde afschrijvingen ten bedrage van € 10.006 heeft geleid. In zowel de eerste als de tweede bestuursrapportage is de lijst van vervroegde afgeschreven activa opgenomen. Rentekosten/ -baten Zowel de rentekosten als de -baten zijn conform de gewijzigde herziene begroting. De herziene begroting 2025 is gewijzigd, omdat door een substantieel lager banksaldo in 2025 de rentebaten lager zijn. Dit is tijdig voorzien en aangepast. In de begroting 2026 zijn de rentebaten al neerwaarts bijgesteld. Omdat het NHA investeert in haar toekomst is de verwachting dat dit effect structureel is. Facilitaire kosten De inkoopkosten voor het Archiefcafé zijn € 4.989 lager dan begroot. De opbrengsten van het Archiefcafé staan onder overige opbrengsten. Deze zijn juist € 2.721 hoger dan begroot. Het saldo inkopen versus verkopen van het Archiefcafé is € 6.957 voordeling. Echter als alle kosten, zoals bediening, aandeel huisvesting, verwarming, et cetera zouden worden meegenomen in de calculatie, dan is het Archiefcafé verlieslatend.
Jaarstukken 2025 Noord-Hollands Archief
| 37
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
Zoals in de eerste bestuursrapportage 2025 is aangegeven is de activa-administratie doorgelopen op activa die buitengebruik is gesteld of niet meer aanwezig was. De lijst van afgeschreven en niet meer aanwezige activa is ook in de eerste bestuursrapportage opgenomen. De investeringen in materiële vaste activa 2025 betreft het volgende: Omschrijving
geraamd bedrag investering
werkelijk bedrag investering
Stand van zaken
Gebouw/ installaties Jansstraat vervanging verlichting depot door ledverlichting vervanging noodverlichting depot vervanging bedieningspaneel verlichting Janskerk
20.000 10.000 15.000
17.175 17.131
gerealiseerd niet gerealiseerd gerealiseerd
Inrichting Jansstraat 10 zit/ stabureaus Jansstraat studiezaal/ kantoormeubilair
10.000 42.000
12.710 54.997
gerealiseerd gerealiseerd
Inrichting Kleine Houtweg twee vergadercabines KHW
40.000
39.316
gerealiseerd
28.000 85.000 26.000 5.000
27.349 19.055 83.015 26.554 4.511
gerealiseerd gerealiseerd gerealiseerd gerealiseerd gerealiseerd
Educatie aanschaf 'educar'
14.000
12.608
gerealiseerd
Subtotaal 2025
295.000
314.421
Kantoorautomatisering, hardware en software Presentatieschermen + randapparatuur Jacot groot projectiescherm
20.000
21.569 8.509
Subtotaal 2026
20.000
30.078
Totaal
315.000
327.277
2025
Kantoorautomatisering, hardware en software 30 laptops telefoons storage Silent Bricks aanvullende storage Silent Bricks macbook pro + beeldscherm voor fotograaf
Naar voren gehaalde investering 2026 2026 geraamd in 2026, gerealiseerd in 2025 gerealiseerd
Financiële vaste activa Stand per 31-12-2025 Stand per 31-12-2024
€ 14.225 € 5.000
Overige verbonden partijen In 2020 heeft het NHA zich aangesloten bij de organisatie READ-COOP, welke organisatie zich richt op de toegang tot archiefdocumenten met de ondersteuning van de allernieuwste technologie. Door de aankoop van aandelen ter waarde van € 5.000 heeft het NHA toegang tot het platform, het netwerk en de technologie.
Jaarstukken 2025 Noord-Hollands Archief
| 42
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
Egalisatie reserve De egalisatiereserve is gevormd in 2008, na afspraken met de Belastingdienst. Bij de overgang naar de gemeenschappelijke regeling ontstond de behoefte om de gerealiseerde resultaten op te kunnen nemen in een reserve op de balans, om te voorkomen dat het gerealiseerde resultaat na afloop van ieder boekjaar verrekend zou moeten worden tussen de verschillende partners van de gemeenschappelijke regeling. Omdat het NHA gebruik maakt van de koepelvrijstelling, staat de Belastingdienst het echter niet toe om een algemene reserve op te bouwen. Het opbouwen van een egalisatiereserve is echter wel toegestaan. Daarbij kan (een deel van) het gerealiseerde resultaat worden toegevoegd aan de egalisatiereserve. Het resultaat wordt vervolgens in gelijke delen toegerekend aan de vier jaren erna, waardoor het resultaat toch ten goede (of ten laste) komt aan de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling. Overzicht verloop Egalisatiereserve over de jaren 2020 t/m 2027. Omschrijving
Rekeningresultaat
Naar egalisatie reserve
2024
2025
2026
2027
Egalisatiereserve Stand per 1 januari
99.912
50.475
25.237
-
Resultaat 2020
€ 146.800
96.800
-24.200
-
-
-
Resultaat 2021
€ 312.145
-
-
-
-
-
Resultaat 2022
€ 255.949
100.949
-25.237
-25.237
-25.237
-
Resultaat 2023
€ 441.052
-
-
-
-
-
Resultaat 2024
507.971
-
Resultaat 2025
585
-
mutaties
-49.437
-25.237
-25.237
Stand per 31 december
50.475
25.237
-
-
In het overzicht is het rekeningresultaat en het verloop van de egalisatiereserve over de loop der jaren weergegeven. In 2026 valt de laatste tranche van de egalisatiereserve vrij. Vanaf 2027 zal naar verwachting een ander btw regiem gelden en wordt aan het algemeen bestuur voorgesteld om een algemene reserve in te stellen. De jaarlijkse resultaten worden dan door middel van teruggave aan de deelnemers en/of een storting of onttrekking aan de algemene reserve afgewikkeld. De egalisatiereserve houdt naar verwachting dan op te bestaan. Bestemmingsreserves Bestemmingsreserve groot onderhoud Kleine Houtweg Met ingang van 1 januari 2019 werd het NHA zelf verantwoordelijk voor het onderhoud van het pand op de Kleine Houtweg. Voor de kosten van dit onderhoud is vanaf 2019 jaarlijks een bedrag van € 200.000 aan deze bestemmingsreserve gedoteerd. Daarnaast is vanuit de resultaatsbestemming van 2019 in 2020 eenmalig additioneel een bedrag van € 100.000 toegevoegd. De jaarlijkse storting is gebaseerd op het meerjarenonderhoudsplan (MJOP) van november 2020. Aan de reserve worden de afschrijvingslasten van het geactiveerde groot onderhoud van het gebouw aan de Kleine Houtweg in mindering gebracht. Omdat het gebouw naar verwachting begin 2026 wordt overgedragen aan de gemeente Haarlem, waarna het wordt gerenoveerd en verduurzaamd zal worden is de storting in 2025 achterwege gebleven.
Bestemmingsreserve achterstallig onderhoud Kleine Houtweg In 2019 heeft het NHA eenmalig een bedrag van € 762.000 van het Rijk ontvangen voor achterstallig onderhoud t/m 2018. Het saldo van de ontvangen gelden, verminderd met de uitgevoerde schilderwerken in 2019, is in 2019 in het resultaat verantwoord onder bijdragen van het Rijk. In 2020 is er conform besluit
Jaarstukken 2025 Noord-Hollands Archief
| 45
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
van het bestuur vanuit de resultaatsbestemming 2019 een bestemmingsreserve opgenomen van € 648.250 voor achterstallig onderhoud van het pand aan de Kleine Houtweg. Bestemmingsreserve nieuw collectiebeheersysteem Deze reserve is ingesteld met het besluit van het algemeen bestuur van het NHA voortvloeiend uit de winstbestemming over het boekjaar 2023. In 2025 zou de reserve worden aangewend conform de bestemming. Door vertraging bij de aanbesteding proces is door het algemeen bestuur op 10 december jongstleden besloten om de onttrekking door te schuiven naar 2026. Bestemmingsreserve weerstandsvermogen In 2022 is het NHA conform bestuursbesluit begonnen met het opbouwen van een weerstandsvermogen, vanwege de inschatting van het risico op een verlies van inkomsten wanneer het Rijk uit de gemeenschappelijke regeling stapt. Deze bestemmingsreserve wordt jaarlijks herzien, naar aanleiding van een bijeenkomst met het management, waarin mogelijke risico’s voor het NHA worden gedetecteerd, en de waarschijnlijkheid en de impact daarvan worden ingeschat. Op grond van deze actualisatie is een geringe bijstorting van de reserve weerstandsvermogen nodig om op een ratio van tenminste 1,0 uit te komen. Voor een nadere toelichting zie de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing.
Bestemmingsreserve ontsluiten Rijksarchief Dit reserve is gevormd ten laste van het onverdeelde resultaat 2024. Het betreft de resultaatuitkering aan het Rijk (ministerie OCW) groot € 241.769. Het ministerie heeft aangegeven afstand te willen doen van deze terugbetaling en het geld te willen storten in een speciaal hiervoor in te stellen bestemmingsreserve ‘digitalisering Rijksarchief’. Het algemeen bestuur heeft op 10 december jongstleden met deze storting ingestemd. Bestemmingsreserve risico-opslag DVO-partners De reserve is gevormd van de in 2025 ontvangen uit de risico-opslag die de DVO-partners in rekening is gebracht over de dienstverlening voor analoog archief en digitaal informatiebeheer. Zij dragen 3% over hun jaarlijkse bijdrage af. Het jaar 2025 was het eerste jaar dat deze opslag aan de DVO-partners in rekening is gebracht. De achterliggende reden is om het risico van uittreden te kunnen afdekken. De eerst komende jaren zal de reserve worden aangesproken om de invoering van het kostenmodel mogelijk te maken. Door de invoering van het kostenmodel zullen enkele met name middelgrote gemeente een hogere bijdrage gaan betalen. Om de gemeente heraan te laten wennen is voor een ingroeipad van vier jaar gekozen. Om dit ingroeipad mogelijk te maken wordt voor deze gemeenten jaarlijks een bedrag aan deze reserve onttrokken.
Vaste schulden Stand per 31-12-2025 Stand per 31-12-2024
€ 197.109 € 252.105
Het verloop van de vaste schulden is als volgt: Omschrijving Lening Rabobank 2019 Totaal
Stand per 1 jan. 2025 252.105 252.105
x € 1,-Aflossing 2025 54.996 54.996
Stand per 31 dec 2025 197.109 197.109
Betaalde rente 2025 5.978 5.978
Toelichting overzicht De lening uit 2019 heeft een hoofdsom van € 550.000 wordt in 10 jaar afgelost met een vast rentepercentage van 2,6%. Aan rentelasten is voor deze leningen in 2025 een bedrag van € 5.978 betaald.
Jaarstukken 2025 Noord-Hollands Archief
| 46
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
9.4.2 Topfunctionarissen zonder vergoeding of met een vrijwilligersvergoeding minder dan € 2.100 De leden van het dagelijks bestuur die geen vergoeding of een vrijwilligersvergoeding hebben lager dan € 2.100 zijn opgenomen in onderstaande tabel. Naam topfunctionaris
Afgevaardigde namens
Functie
Dhr. drs. J. Wienen
n.v.t.
Voorzitter AB
Mw. drs. M.J.C. Heeremans
het Rijk
Lid AB
Dhr. drs. C. Mooij
het Rijk
Lid AB
Mw. B.J. Glashouwer RE RI CISA
het Rijk
Lid AB
Mw. drs. D. van Loenen
gemeente Haarlem
Lid AB
Dhr. R.J. Verwoort
gemeente Velsen
Lid AB
9.4.3 Overige rapportageverplichtingen op grond van de WNT Naast de directeur en de leden van het dagelijks bestuur zijn er geen overige functionarissen met een dienstbetrekking die in 2025 een bezoldiging boven het individueel toepasselijke drempelbedrag hebben ontvangen. De binnen onze organisatie geïdentificeerde leidinggevende topfunctionarissen met een dienstbetrekking hebben geen dienstbetrekking bij meerdere WNT-plichtige instelling(en) als leidinggevende topfunctionaris (die zijn aangegaan met ingang van 1 januari 2025).
Jaarstukken 2025 Noord-Hollands Archief
| 53
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
In de paragraaf bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met het algemeen bestuur aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraaf heeft het dagelijks bestuur ook beschreven welke actie hij onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen.
Jaarstukken 2025 Noord-Hollands Archief
| 55
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
Jaarstukken 2025 Noord-Hollands Archief
| 56
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
Jaarstukken 2025 Noord-Hollands Archief
| 57
Noord-Hollands Archief Ontwerpbegroting 2027 met meerjarenbegroting 2028 – 2030
Haarlem, 25 maart 2026
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
Ontwerpbegroting 2027 met meerjarenbegroting 2028 - 2030
|2
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
1. Inleiding 1.1 Inleiding ontwerpbegroting 2027 Met veel genoegen bieden wij u de ontwerpbegroting 2027 en de meerjarenbegroting 2028-2030 aan, waarin de ambities van Het Noord-Hollands Archief (NHA) zijn vastgelegd. Deze ontwerpbegroting moet op grond van artikel 34b van de Wet gemeenschappelijke regelingen vóór 30 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, voor een zienswijze aan de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling worden ingezonden. Het NHA is hét informatiecentrum voor Noord-Hollanders die voor recht en bewijs, onderwijs, onderzoek of cultuurbeleving gebruik willen maken van onze bijzondere collecties en diensten. Daarmee vervult het NHA een centrale functie in het beheer van historische informatie van zowel overheden als van particulieren in het werkgebied. Het NHA staat voor optimale toegang tot al zijn archieven en collecties. Meerjarenbeleidsplan 2025–2028 In de ontwerpbegroting 2027 is de derde (tevens één na laatste) jaarschijf uit het meerjarenbeleidsplan 2025–2028 nader uitgewerkt. Met dit plan richten we ons op onze positie in de samenleving en hoe we daar vorm en inhoud aan willen geven. Eén van de belangrijke speerpunten hierin is het vergroten van de toegankelijkheid en beveiligen van onze collecties.
We verwerken het beleidsplan in de begroting voor 2027 om de koppeling tussen de voornemens en doelen financieel te vertalen en zichtbaar te maken. Digitalisering We zien de afgelopen jaren een exponentiële toename van de hoeveelheid data waar we mee werken. In ons beleidsplan zetten we in op de beheersbaarheid van de kosten voor het digitaal toegankelijk houden en beveiligen van onze collecties, alsmede het verder digitaliseren van de analoge archieven. In deze beleidsperiode leggen we een datafundament dat voldoet aan de eisen van deze tijd. Naast dit speerpunt blijven de reguliere taken uiteraard onze volle aandacht vragen en streven we een excellente dienstverlening na in zowel onze leeszalen als online. Op het programma voor 2027 staat onder andere het vernieuwen van onze website. 1.2 Financieel De begroting is sluitend, zonder een hogere bijdrage bij de deelnemers en DVO-partners in rekening te brengen. De leidraad voor het opstellen van de ontwerpbegroting 2027 is de kadernota 2027 die op 10 december 2025 door het algemeen bestuur van het NHA is vastgesteld. Daarin is het indexcijfer voor 2027 bepaald op een gewogen gemiddelde van 2,53 procent. Dit cijfer is gebaseerd op de MEV cijfers, die zijn gepubliceerd in de september-circulaire 2025. Dit kengetal is maatgevend voor het begrotingsvolume voor 2027.
De totale lasten bedroegen in de begroting 2026 € 9,648 miljoen (zie boekwerk begroting 2026 van 30 juni 2025). Dit bedrag, verminderd met de mutatie groot onderhoud Kleine Houtweg van € 190 K en de kosten van oneindig Noord-Holland € 114K, vermenigvuldigd met het indexcijfer voor 2027 geeft een uitkomst van € 9,579 miljoen. De werkelijk geraamde lasten voor 2026 zijn € 9,593 miljoen. Het verschil van € 14 K is ontstaan door de wegvallende huurinkomsten van Stichting Hart € 214K versus het achterwege laten van de storting in de voorziening groot onderhoud Kleine Houtweg € 200K. Dit verschil is niet materieel en heeft nauwelijks tot geen invloed op de hoogte van de bijdrage van deelnemers en DVO-partners.
Ontwerpbegroting 2027 met meerjarenbegroting 2028 - 2030
|3
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
Kostenmodel In 2026 zijn we gestart met het doorberekenen van de kosten aan deelnemers en DVO-partners op basis van het kostenmodel. We erkennen dat de aankondiging hierover bij de DVO-partners beter had gekund en gemoeten, want er was bij hen onduidelijkheid over de werking ervan. Dit heeft tot vragen bij de DVO-partners geleid. Anderzijds krijgen we ook positieve reacties. Voor 2027 gaan we verder met dit model. Wellicht nogmaals ten overvloede. Het kostenmodel is niet ingevoerd om hogere baten voor het NHA te generen, maar om de kosten op een transparante, navolgbare en toerekenbare wijze te verdelen onder de deelnemers en DVO-partners. 1.3 Uitgangspunten ontwerpbegroting 2027 Het NHA hanteert de volgende technische uitgangspunten bij het samenstellen van de begroting 2027 en de meerjarenraming 2028-2030: 1. Het NHA volgt de richtlijnen als vastgelegd in het Besluit Begroting en verantwoording (BBV). 2. Het NHA heeft 1 programma conform de definitie van het BBV. 3. Voor de loonaanpassing 2027 wordt 2,65% gehanteerd en voor prijsaanpassingen 2,4%, dat komt uit op een gewogen gemiddelde van 2,53 procent. 4. In de meerjarenbegroting 2028–2030 wordt gewerkt met constante prijzen, over deze jaren wordt geen indexatie toegepast. 5.
In de begroting is het huidig btw regiem met koepelvrijstelling, zoals bedoeld in artikel 11, lid 1, letter u van de Wet op de omzetbelasting 1968 en btw-transparantiemethode verwerkt. 6. De salariskosten zijn begroot conform in dit document aangegeven indeling van de trede van managers en medewerkers. 7. In de begroting wordt voor investeringen geen rekenrente als kapitaallasten begroot, maar uitsluitend de kosten van de lineaire afschrijving. 8. Bij het opstellen van de jaarrekening is het continuïteitsbeginsel gehanteerd. Dit is een vereiste om een meerjarenbegroting te kunnen presenteren. Er doen zich voor de komende jaren enkele specifieke situaties voor, die ieder op hun eigen manier invloed hebben op de begroting 2027 en verder. Dit zijn: - de uittreding van het Rijk uit de gemeenschappelijke regeling NHA en de mogelijke verwelkoming van nieuwe deelnemers. - de aankoop van het pand aan de Kleine Houtweg 18 door de gemeente Haarlem en de renovatie en verduurzaming van het gebouw. De kosten voor tijdelijke huisvesting ten tijde van de renovatie zijn niet nog niet opgenomen in de meerjarenbegroting. Zo gauw de renovatieplannen en planning verder zijn uitgewerkt, kan er ook een tijdelijk huisvestingsplan, inclusief kostenbegroting opgesteld worden. - het NHA voert gesprekken met de belastinginspecteur over een ander BTW regime. Eind 2026 wordt hierover uitsluitsel gegeven.
De eventuele financiële consequenties zijn niet verwerkt in de begroting 2027 en verder. Wij gaan ervan uit dat de gepresenteerde ontwerpbegroting 2027 met de meerjarenraming 2028-2030 voor de deelnemers als basis kan dienen om tot een zienswijze op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen te komen. Wij wensen u veel leesplezier en zien u graag in één van onze vestigingen aan de Jansstraat of de Kleine Houtweg.
Willeke de Groot, directeur Haarlem, 25 maart 2026 Ontwerpbegroting 2027 met meerjarenbegroting 2028 - 2030
|4
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
Inhoudsopgave 1.
Inleiding
3
2.
Programmabegroting
6
2.1
Wat willen we bereiken?
6
2.2
Wat gaan we daarvoor doen
7
2.3
Wat mag het kosten?
10
3.
Paragrafen
11
3.1
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
11
3.2
Onderhoud kapitaalgoederen
16
3.3
Financiering
18
3.4
Bedrijfsvoering
20
3.5
Verbonden partijen
23
3.6
Openbaarheid
24
4.
Overzicht van baten en lasten
26
5
Toelichting op het overzicht van baten en lasten
27
5.1
Toelichting baten
27
5.2
Toelichting lasten
30
6.
Geprognosticeerde balans 2027
33
7.
Toelichting op de geprognosticeerde balans
34
8.
Overig
37
8.1
Overzicht geraamde baten en lasten per taakveld
37
8.2
Overzicht investeringen 2027
38
8.3
EMU Saldo
39
Bijlage 1 Bijdrage deelnemers en overige DVO-partners 2027
Ontwerpbegroting 2027 met meerjarenbegroting 2028 - 2030
40
|5
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
2. Programmabegroting Programmaplan De richtlijnen van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) schrijven voor dat gewerkt wordt met programma’s, die gedefinieerd worden als een samenhangend geheel van activiteiten. Het NHA heeft één programma gedefinieerd: het beheren en beschikbaar stellen van archieven. Alle activiteiten van het NHA vallen onder dit programma, dat hieronder verder wordt toegelicht.
2.1
Wat willen we bereiken?
Het NHA staat voor optimale toegang tot al zijn archieven en collecties. Het vervult een centrale functie in het beheer van historische informatie van zowel overheden als particulieren. Dit strekt zich uit tot heel Noord-Holland. In 2025 is een nieuwe beleidsperiode voor het NHA gestart die loopt tot en met 2028. In deze periode wil het NHA stapsgewijs de toegankelijkheid van de archieven en collecties verder verhogen, waardoor het gebruik ervan met minimaal 10 procent toeneemt. Het NHA is meer dan een (fysieke) opslagplaats; het NHA ondersteunt overheden in het verbeteren van hun informatiehuishouding. Daarmee dient het uiteindelijk het belang van alle inwoners van Noord-Holland. Het appèl in de samenleving op transparantie door overheden is hoog. En hierop anticiperen wij nadrukkelijk. Het NHA positioneert zich de komende jaren verder als hét informatiecentrum voor Noord-Hollanders. Er zit beweging op de lijn, die zich manifesteert in het omarmen van actuele overheidsinformatie, voortkomend uit de Wet open overheid (Woo). Een stap vooraf aan de formele overbrenging. Hierdoor vergroten we de mogelijkheden om een document in een andere context, over collecties heen, te vinden en om informatie te verrijken met openbare en oudere bronnen. Het NHA zorgt dat steeds meer gebruikers het archief weten te vinden en de collecties kunnen raadplegen. Want gebruikers staan centraal.
Maar het NHA wil ook gebruikers bereiken die niet makkelijk de weg naar het (online) archief weten te vinden door gebrek aan voorkennis. Kenniscentrum Overheid (KCO) Het Kenniscentrum Overheid richt zich als front office op tijdige en waar mogelijk vervroegde overbrenging van overheidsinformatie en vroegtijdige advisering bij het ontwerpen van processen en informatiesystemen (archiving by design) om te zorgen voor duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie. De wettelijke toezichtstaak draagt bij aan duurzame toegankelijkheid. Goed contact met onze overheidspartners is hierbij onontbeerlijk. Aan het eind van de komende beleidsperiode wil het Kenniscentrum Overheid hét frontoffice zijn voor de 18 overheidspartners en door eerdere overbrenging van overheidsinformatie bijdragen aan het verder verhogen van toegankelijkheid tot authentieke overheidsinformatie voor alle inwoners van Noord-Holland. In de keten van informatievoorziening schuift het NHA nadrukkelijk op naar het moment van creatie van informatie.
Ontwerpbegroting 2027 met meerjarenbegroting 2028 - 2030
|6
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
Publiek De bezoekers en gebruikers hebben vaak via onze publiekslocatie de Janskerk, de website en onze social media het eerste contact met onze organisatie. Voor de beleidsperiode 2025-2028 ligt de focus op het verhogen van het gebruik. Onmisbare factoren hiervoor zijn een toegankelijke website met een continu groeiende gedigitaliseerde collectie en een duidelijke klantreis op de publiekslocatie met een uitstekende dienstverlening voor de onderzoeker en een aantrekkelijk aanbod uit onze collectie voor de bezoeker. Archieven en collecties Het NHA beheert archieven en bibliotheek- en beeldcollecties, met een omvang van zo’n 58 strekkende kilometer. Archieven en Collecties zorgt voor het verantwoord beheren en toegankelijk maken van deze archieven en collecties, die aan het NHA zijn toevertrouwd. De focus ligt daarbij op de materiële staat, de fysieke bewaaromstandigheden en de historische context. Het NHA volgt de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed en gebruikt Linked Data om zowel eigen erfgoedinformatie als externe databronnen met elkaar te verbinden. IT en Innovatie (I&I) De basis van de digitale transitie ligt voor het NHA op het grootschalig kunnen ontvangen, verwerken, beheren en ontsluiten van informatie. Daarbij gaan we uit van meerdere soorten datastromen die we parallel en geautomatiseerd kunnen verwerken.
We richten ons daarbij op standaardisatie van de werkprocessen met onze partners en leveranciers. De focus ligt op het realiseren van een optimale keten voor zowel ambtenaren, publiek en de medewerkers van het NHA.
2.2
Wat gaan we daarvoor doen
Kenniscentrum Overheid - Vanaf januari 2027 is de nieuwe Archiefwet van kracht. We blijven met de inspectierapporten bijdragen aan duurzame toegankelijkheid (wettelijke toezichtstaak). Naast het toezicht op de nog niet overgebrachte overheidsinformatie richten we ons op advisering op basis van Archiving by Design. De advisering over de informatiehuishouding begint bij ons vanaf het moment van de creatie van de informatie. Met het eerder ontwikkelde Serious Games – spel helpen wij de overheidspartners om kennis en inzichten hierover op een toegankelijke manier binnen hun organisaties over te dragen. -
In het nieuwe publicatiebeleid van het NHA is vastgelegd welke informatie online gepubliceerd kan worden en welke, in verband met bijvoorbeeld persoonsgegevens, alleen op locatie kan worden aangeboden. Digitale overbrengingen vragen ook om bewuste publicatie van de informatie dan wel bewust niet publiceren.
-
Het is onontkoombaar dat bij het overbrengen van digitale informatie een meer geautomatiseerde overdracht plaatsvindt. Tooling om bijvoorbeeld metadata om te zetten naar de gevraagde standaard MDTO en sidecar structuur komt dankzij innovatie en marktverkenning in gebruik bij overbrengingen. Naast digitale informatie zijn er ook nog honderden meters papieren archieven over te brengen in 2027 en de jaren erna.
-
De Woo-dienstverlening wordt uitgebreid met minimaal 4 nieuwe overheden. We zorgen voor het publiceren van Woo-informatie via het Woo-platform.
-
Goede contacten zijn essentieel voor ons als frontoffice. Het accountmanagement richten wij in op het proactief onderhouden van klantrelaties waarbij terugkerende klantcontacten en het monitoren van de klanttevredenheid centraal staan.
Ontwerpbegroting 2027 met meerjarenbegroting 2028 - 2030
|7
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
Publiek - In 2026 hebben wij met een klantreisonderzoek ervaring opgedaan hoe wij online op onze website de beste dienstverlening voor onze bezoekers en gebruikers kunnen leveren en een wireframe kunnen laten ontwerpen voor een nieuwe website. De focus ligt hier op het logisch en makkelijk vinden van informatie voor onze gebruiker. Deze website gaan wij in 2027 (grafisch) laten ontwerpen en bouwen. - Ondertussen gaan wij door met het continu digitaliseren en toegankelijk maken van onze collectie. Bovenaan de lijst staan het Kadaster en de Handelsregisters. Voor 2028 willen wij de publieksruimte (nog) bezoekersgerichter maken en doorgroeien naar een informatiecentrum voor alle Noord-Hollanders. In 2027 starten wij daarom met een onderzoek naar de fysieke klantreis van onze bezoekers in de Janskerk. - Parallel hieraan wordt er gewerkt aan nieuwe presentatievormen voor onze collectie met inachtneming van de impact die wij hiermee bij onze bezoekers maken. Bovendien staat een grote tentoonstelling over onze glas-in-lood collectie op de planning. - Naast deze specifieke projecten en aandachtspunten zet de afdeling zich dagelijks in voor de dienstverlening op de studiezaal, chat, inlichtingen via de mail, scannen op verzoek, het presenteren en naar buiten brengen van onze collectie, ontvangen van bezoekers op onze publiekslocatie en het begeleiden van schoolklassen.
Archieven en collecties - Vooruitlopend op de depotrenovatie van de locatie Kleine Houtweg brengen we een laatste kilometer rijksarchieven over naar het Rijkshulpdepot in Emmen. Dit doen we omgepakt en waar nodig gedigitaliseerd. We stellen een tijdelijke acquisitiestop in en hebben vooruitlopend op de renovatie een verhuisplan opgesteld. Dit gebeurt in nauwe afstemming met de afdeling Bedrijfsvoering, gelet ook op tijdelijke huisvesting van zowel het personeel als van bepaalde archieven en collecties. - Er wordt een versnelling gerealiseerd in het overbrengen van de laatste analoge archieven van de overheidspartners, met als doel deze alle in 2030 in huis te hebben. Daarnaast neemt het NHA digitale overheidsarchieven in beheer, als uitwerking van de nieuwe Archiefwet. IT en Innovatie - Toegang tot onze archieven en collecties via gebruiksvriendelijke portalen is de basis voor groei van het gebruik. Het NHA vult die behoefte toekomstgericht in door in 2027 een gebruikersvriendelijke digitale archivering oplossing te realiseren voor zowel het e-depot en voor betere zoek- en vindfuncties voor ambtenaren en publiek, passend bij ons Collectie Beheer Systeem. - Het Woo-platform is ontworpen op hergebruik. Om de groei aan te kunnen en optimalisaties te realiseren, vervolgen we in 2027 de automatisering van de Woo-data stroom verwerking met onze partners en in onze interne processen.
- We onderzochten in 2026 de mogelijkheden voor geautomatiseerde overdracht. In 2027 realiseren we op basis hiervan de innovaties voor het gebruik bij overbrengingen. In 2027 integreren we daarvoor innovatieve tooling, ook voor de overheidspartners, met onze interne verwerking- en beheerfuncties om schaalbare processen en controles uit te kunnen voeren. - Om de mogelijkheden van AI te kunnen benutten onderzoeken we samen met sector en leveranciers de mogelijke inzet van AI in onze werkprocessen en bedrijfsvoering. Tot slot bouwen we verder aan het vergroten van dataknooppunten binnen en buiten de eigen organisatie. Dit bereiken we door de inzet van Linked Data technieken en data verrijking in ons nieuwe cloud-base metadata Ontwerpbegroting 2027 met meerjarenbegroting 2028 - 2030
|8
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
beheersysteem. In 2027 werken we aan innovatieve oplossingen voor het geautomatiseerde creeren van informatie uit ongestructureerde data. We integreren deze oplossingen met onze leveranciers als pijplijnen op onze bestaande datastromen.
Ontwerpbegroting 2027 met meerjarenbegroting 2028 - 2030
|9
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
2.3
Wat mag het kosten?
Figuur 1. Baten en lasten Programma Beheren en beschikbaar stellen van archieven Omschrijving
x € 1,-
Jaarrekening
Begroting
Gewijzigde
Ontwerp
Begroting
Begroting
Begroting
2025
2026
begroting
begroting
2028
2029
2030
2026
2027
Programma Beheren en beschikbaar stellen van archieven Baten
9.596.117
9.587.407
9.567.285
9.586.951
9.598.951
9.610.951
9.961.951
Lasten
9.553.224
9.457.464
9.533.342
9.593.017
9.581.565
9.539.809
9.867.764
Baten minus lasten
42.893
129.943
33.943
-6.066
17.385
71.141
94.187
Bijzondere baten en lasten
241.769
Resultaat voor reservemut.
284.662
129.943
33.943
-6.066
17.385
71.141
94.187
37.350
134.555
230.555
75.000
50.000
25.000
-
Storting
-321.427
-264.498
-264.498
-65.934
-66.500
-66.500
-66.500
Mutaties reserves
-284.077
-129.943
-33.943
9.066
-16.500
-41.500
-66.500
Geraamd Resultaat
585
0
0
3.000
885
29.641
27.687
Mutaties reserves Onttrekking
Figuur 2. Investeringen 2027
x € 1,Jaarrekening
Omschrijving
Begroting 2026
2025
Gebouwen en installaties
141.227
158.500
Gewijzigde
Ontwerp
begroting
begroting
2026
2027
21.075
18.554
Inrichting gebouwen
-
Kantoorautomatisering, hardware en software c.a.
196.598
20.000
75.000
-
Totaal investeringen
337.825
178.500
96.075
18.554
Toelichting overzicht investeringen Gebouwen/ installaties Bij het opstellen van deze ontwerpbegroting staat voor het onderdeel gebouwen en installaties uitsluitend de vervanging van de verlichting in de Commandeurszaal in de Janskerk geprogrammeerd. Voor de overige investeringen van dit onderdeel komt medio 2026 een actualisatie van het meer jaren onderhoudsplan (MJOP) en een asbestonderzoek Kleine Houtweg. Op basis van de bovengenoemde inventarisatie zal een voorstel aan het algemeen bestuur worden voorgelegd welke kosten eventueel eenmalig uit de bestemmingsreserves achterstallig en groot onderhoud kunnen worden onttrokken. Inrichten gebouwen en kantoorautomatisering Voor 2027 zijn voor de onderdelen inrichting gebouwen en kantoorautomatisering, hardware en software c.a. nog geen investeringen voorgedragen. In 2027 zal een investering plaatsvinden in de ontwikkeling van een nieuwe website. De investeringskosten hiervoor worden nog geïnventariseerd.
Ontwerpbegroting 2027 met meerjarenbegroting 2028 - 2030
| 10
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
3. Paragrafen Volgens artikel 24 lid 2 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) bestaat het jaarverslag ten minste uit de programmaverantwoording en de paragrafen. De paragrafen zijn geregeld in artikel 9 van het BBV. Voor het NHA zijn de volgende paragrafen van toepassing: • weerstandsvermogen en risicobeheersing; • onderhoud kapitaalgoederen; • financiering; • bedrijfsvoering; • verbonden partijen; • openbaarheid. De paragrafen lokale heffingen en grondbeleid zijn voor het NHA niet van toepassing.
3.1
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Het doel van de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing is om inzicht te geven in de ontwikkelingen die van invloed zijn op de financiële positie van het NHA. Het weerstandsvermogen is een indicator voor de financiële gezondheid en is te definiëren als de mate waarin het NHA in staat is onverwachte tegenvallers c.q. risico’s op te vangen teneinde haar taken voort te kunnen blijven zetten. Het weerstandsvermogen is de verhouding tussen de benodigde weerstandscapaciteit (risicobedrag) en de beschikbare weerstandscapaciteit en wordt uitgedrukt in de ratio weerstandsvermogen. Beleidskader Het NHA hanteert het uitgangspunt dat de ratio weerstandsvermogen ten minste 1 bedraagt. Omvang weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen van het NHA bestaat uit de bestemmingsreserve weerstandsvermogen. Deze reserve dient als weerstandscapaciteit op het moment dat dat nodig is. De hoogte van de bestemmingsreserve weerstandsvermogen bedraagt per ultimo 2025 € 382.000 en is sindsdien niet gewijzigd. Het NHA beschikt niet over een algemene reserve. Op grond van afspraken met de Belastingdienst vanwege de koepelvrijstelling is het voor het NHA onder het huidig regiem niet toegestaan om een algemene reserve aan te houden. Wel beschikt het NHA over een egalisatiereserve.
Deze reserve is eind 2026 uitgeput en de laatste tranche van deze reserve is gebruikt om de begroting 2026 sluitend te maken. Inventarisatie risico’s Een risico is een onzekere gebeurtenis met oorzaken, waarschijnlijkheid van optreden en effecten op het realiseren van de organisatiedoelstellingen. Het risicoprofiel wordt jaarlijks herzien en waar nodig geactualiseerd. De risico-inventarisatie heeft op 22 januari 2026 plaatsgevonden en is door het management van het NHA uitgevoerd.
Ontwerpbegroting 2027 met meerjarenbegroting 2028 - 2030
| 11
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
Figuur 3. Risico-inventarisatie ontwerpbegroting 2027
x € 1,-
1.
Thema Calamiteit
Gebeurtenis Brand depots
Gevolg/ actie of maatregelen Beschadigde archieven, waardoor alternatieve opslag plus conservatie en restauratie nodig is. Maatregelen zijn verzekeren, brandmeldinstallaties en preventie.
Kans 4%
Bedrag 500.000
Risico 20.000
2.
Calamiteit
Waterschade
Beschadigde archieven waardoor alternatieve opslag plus conservatie en restauratie nodig is. Maatregelen zijn verzekeren, bouwkundige aanpassingen en preventie.
4%
500.000
20.000
3.
Calamiteit
Internationale ontwikkelingen
Schade, om dit te voorkomen stellen wij op korte termijn een weerbaarheidsplan en implementatieplan op en houden dit actueel.
20%
100.000
20.000
4.
Calamiteit
Diefstal
Verlies van archiefbescheiden, maatregelen hiertegen zijn: wat gestolen is weer in het bezit te krijgen en diefstalpreventie door het beschermen van de collectie.
10%
100.000
10.000
5.
Partners
Veranderende visie Niet sluitende begroting. De zorg voor en de huidige OCW en NA op financiering van analoge Rijkscollectie is blijvend samenwerking toegezegd. Echter de toekomstige SPUK-uitkering staat slechts voor een periode van 4 jaar vast.
4%
2.900.000
116.000
6.
Partners
Lagere bijdragen deelnemers en/of DVO-partners
Niet sluitende begroting. De bijdragen van onze deelnemers en DVO-partners kunnen afnemen, als gevolg van: bezuinigingen, ontevredenheid van de partners over de dienstverlening, of de relevantie van het archief. Maatregelen zijn evaluatie en over de dienstverlening en de deelnemers het gesprek voeren.
4%
2.000.000
80.000
7.
Partners
Renovatie en verduurzaming KHW
De kosten van de renovatie en verduurzaming KHW zijn hoger dan verwacht hetgeen tot een toekomstige hogere huursom gaat leiden. Maatregelen zijn het bewaken van de kredieten en tussentijds bijsturen.
25%
100.000
25.000
8.
Partners
Vertraging renovatie en verduurzaming KHW
Vertraging of annulering van het plan voor de realisatie van een nieuw depot, waardoor ruimtegebrek ontstaat uit de huidige locaties en er archief extern moet worden ondergebracht (huur). Maatregelen zijn termijnbewaking en tussentijds bijsturen.
25%
100.000
25.000
9.
Buitenwereld Datalek/ cybercriminaliteit
Impact op onze data en/of systemen, zoals een datlek en/of geen toegang tot het digitaal archief en/of losgeld. Om dit te voorkomen zorgen we voor toereikende informatiebeveiliging en voldoen aan wettelijke voorschriften BIO2 en NIS2-certificering.
25%
100.000
25.000
10
Buitenwereld Schending auteursrechten
Schadevergoeding als gevolg van onvolledige registratie auteursrechten archiefbank. Maatregelen zijn het treffen van een schikking en registratie archiefbank verbeteren.
10%
35.000
3.500
11
Intern
Transitievergoeding Toename van transitievergoedingen, door onder andere organisatieverandering met nieuwe functies en actiever sturen op performance. Maatregelen zijn onder andere adequaat personeelsbeleid en managementtrainingen. Totaal
25%
150.000
37.500
Ontwerpbegroting 2027 met meerjarenbegroting 2028 - 2030
382.000
| 12