I.j Jaarverslag 2024 Noord-Hollands Archief, mail 8 september 2025, Noord-Hollands Archief

baten

saldo

lasten

baten

saldo

lasten

baten

saldo

6.330.811

8.721.010

2.390.198

6.527.457

9.041.955

2.514.498

6.592.260

9.306.486

2.714.225

-2.273.422

2.567.332

-2.567.332

2.259.552

116.776

9.094.789

-52.834

8.851.812

2.273.422

-2.259.552

Algemene dekkingsmiddelen Vennootschapsbelasting Gerealiseerd saldo van baten en lasten

8.604.233

8.721.010

9.041.955

9.306.486

454.673

Reservemutaties Omschrijving

Begroting 2024 Toevoeging

Onttrekking

Herziene begroting 2024 Toevoeging

Saldo

Onttrekking

Realisatie 2024 Toevoeging

Saldo

Onttrekking

Saldo

49.437

49.437

8.861

-191.139

195.000

195.000

Mutatie reserves Egalisatiereserve

49.437

49.437

33.786

-166.214

49.437

49.437

8.397

-191.603

195.000

195.000

Bestemmingsreserves: - groot onderhoud Kleine Houtweg

200.000

200.000

- eenmalige kosten 2024

200.000

Totaal mutaties reserve

200.000

83.224

-116.776

200.000

252.834

52.834

200.000

253.298

53.298

Gerealiseerd resultaat

8.804.233

8.804.233

0

9.294.789

9.294.789

0

9.051.812

9.559.783

507.971

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

| 25

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

7. Toelichting op het overzicht van baten en lasten In onderstaand overzicht zijn de baten en lasten verder gespecificeerd. Vervolgens volgt in de paragrafen een verdere analyse van de afwijkingen tussen de begroting na wijziging en het resultaat dat in 2023 is gerealiseerd. Noord-Hollands Archief - realisatie baten en lasten 2024

x € 1,--

Begroting 2024

Herziene begroting 2024

7.1 GEREALISEERDE BATEN Bijdragen deelnemers in de gemeenschappelijke regeling 7.1.1 7.1.2 Bijdragen overige overheidsorganisaties

5.707.218 2.732.141

5.947.823 2.740.951

6.111.687 2.756.969

163.864 16.018

Totaal baten overheid

8.439.360

8.688.774

8.868.656

179.882

281.650

353.181

437.830

84.649

8.721.010

9.041.955

9.306.486

264.531

7.2 7.2.1 7.2.2 7.2.3

4.972.510 864.000 2.767.723

5.059.408 1.178.040 2.857.341

4.578.141 1.379.597 2.894.075

-481.267 201.557 36.734

TOTAAL GEREALISEERDE LASTEN Algemene dekkingsmiddelen

7.3

8.604.233 -

9.094.789 -

8.851.812 -

-242.977 -

Vennootschapsbelasting

7.4

-

-

-

-

GEREALISEERD SALDO VAN BATEN EN LASTEN

7.5

116.776

-52.834

454.673

507.507

Egalisatiereserve Bestemmingsreserves: - dotatie groot onderhoud Kleine Houtweg - onttrekking groot onderhoud Kleine Houtweg - onttrekking eenmalige kosten 2024 - dotatie weerstandvermogen

7.5.1

49.437

49.437

49.437

-

7.5.2 7.5.2 7.5.3

-200.000 33.786

-200.000 8.397 195.000

-200.000 8.861 195.000

464 -

-116.776

52.834

53.298

464

-

-

507.971

507.971

Omschrijving

Overige baten

§

7.1.3

TOTAAL GEREALISEERDE BATEN GEREALISEERDE LASTEN Personeelskosten Materieel directe kosten Materieel indirecte kosten (bedrijfsvoering)

TOTAAL MUTATIES RESERVES

GEREALISEERD RESULTAAT

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

Realisatie 2024

Verschil

| 26

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

7.1

Toelichting baten

7.1.1 Bijdragen deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling x € 1,-Omschrijving

Herziene Begroting 2024 begroting 2024

Realisatie 2024

Verschil

Bijdragen deelnemers in de gemeenschappelijke regeling Bijdragen: - Rijk voor huisvesting en exploitatie - Rijk voor Digitale Taken Rijkscollecties - Gemeente Haarlem voor huisvesting en exploitatie - Gemeente Haarlem voor digitaal informatiebeheer - Gemeente Velsen voor exploitatie - Gemeente Velsen voor digitaal informatiebeheer - Beheer Oude Boekerij en Bijzondere Collecties - Medewerkers Oude Boekerij en Bijzondere Collecties

2.547.134 50.000 2.281.130 276.165 323.092 116.129 20.000 93.568

2.735.533 50.000 2.326.186 273.640 333.506 115.390 20.000 93.568

2.858.862 50.000 2.364.245 277.131 333.506 114.376 20.000 93.568

123.329 38.059 3.490 -1.014 -

Totaal bijdragen deelnemers in de gem. regeling

5.707.218

5.947.823

6.111.687

163.864

Bijdrage Rijk voor huisvesting en exploitatie De bijdrage van het Rijk voor huisvesting en exploitatie voor 2024 valt € 123.329 hoger uit dan begroot. Het Rijk stelt eenzijdig de bijdrage vast. Bijdrage Rijk voor digitale taken Rijkscollecties De bijdrage van het Rijk voor digitale taken Rijkscollecties is conform de herziene begroting. Bijdrage gemeente Haarlem voor huisvesting en exploitatie Het dagelijks bestuur van het NHA heeft besloten om de door het Rijk bepaalde indexatie niet langer in rekening te brengen bij de overige partners (de gemeenten Haarlem en Velsen) voor het desbetreffende jaar, maar uitsluitend door te berekenen in de structurele bekostiging voor de daarop volgende jaren. De bijdrage van de gemeente Haarlem voor huisvesting en exploitatie is € 38.059 hoger dan begroot. Bijdrage gemeente Haarlem voor digitaal informatiebeheer De bijdrage van de gemeente Haarlem voor digitaal informatiebeheer valt € 3.490 hoger uit dan begroot, omdat de bijdrage wordt berekend op basis van inwoneraantal, die op het moment van facturatie hoger was dan op het moment van de begroting.

Bijdrage gemeente Velsen voor exploitatie Het dagelijks bestuur van het NHA heeft besloten om de door het Rijk bepaalde indexatie niet langer in rekening te brengen bij de overige partners (de gemeenten Haarlem en Velsen) voor het desbetreffende jaar, maar uitsluitend door te berekenen in de structurele bekostiging voor de daarop volgende jaren. De bijdrage van de gemeente Velsen voor exploitatie is conform de begroting.

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

| 27

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

Bijdrage gemeente Velsen voor digitaal informatiebeheer De bijdrage van de gemeente Velsen voor digitaal informatiebeheer valt € 1.014 lager uit dan begroot, omdat de bijdrage wordt berekend op basis van inwoneraantal, die op het moment van facturatie lager was dan op het moment van de begroting. Bijdrage beheer/ medewerkers Oude Boekerij en Bijzondere Collecties De bijdrage van de gemeente Haarlem voor het beheer van collecties afkomstig uit de Bibliotheek ZuidKennemerland en voor de loonkosten van de conservator van deze collecties is conform de begroting. 7.1.2 Bijdragen overige overheidsinstanties x € 1,-Omschrijving Bijdragen overige overheidsorganisaties Bijdragen: Gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en omgevingsdiensten Gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en omgevingsdiensten voor digitaal informatiebeheer Provincie Noord-Holland Provincie Noord-Holland voor digitaal informatiebeheer Totaal bijdragen overige overheidsorganisaties

Herziene Begroting 2024 begroting 2024

Realisatie 2024

Verschil

1.193.635

1.194.399

1.208.735

14.336

587.019 724.294 227.193

592.752 725.499 228.301

594.792 725.499 227.942

2.040 -358

2.732.141

2.740.951

2.756.969

16.018

Bijdrage gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en omgevingsdiensten De bijdragen van de overige gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en omgevingsdiensten vallen € 14.336 hoger uit dan begroot omdat de bijdrage berekend wordt op basis van het aantal inwoners. Het aantal inwoners was op het moment van facturatie hoger dan het moment van debegroting. Bijdrage gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en omgevingsdiensten voor digitaal informatiebeheer De bijdrage voor digitaal informatiebeheer was met € 2.040 eveneens hoger dan begroot. Ook deze bijdrage wordt berekend op basis van het aantal inwoners, en het daadwerkelijke aantal inwoners in 2024 was hoger dan begroot. Bijdrage provincie Noord-Holland De bijdrage van de provincie Noord-Holland is conform begroting. Bijdrage provincie Noord-Holland voor digitaal informatiebeheer De bijdrage van de provincie Noord-Holland voor digitaal informatiebeheer valt € 358 lager uit dan begroot, omdat de bijdrage wordt berekend op basis van inwoneraantallen, die op het moment van facturatie lager waren dan op het moment van begroting.

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

| 28

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

7.1.3 Overige opbrengsten x € 1,-Begroting 2024

Herziene begroting 2024

Depotverhuur Overige opbrengsten Opbrengsten dienstverlening Onderverhuur voorgebouw Kleine Houtweg Projectopbrengsten/bijdragen

20.000 20.000 10.000 231.650 -

56.274 28.000 10.000 230.567 28.340

52.699 31.778 62.941 234.882 55.529

-3.575 3.778 52.941 4.315 27.189

Totaal overige baten

281.650

353.181

437.830

84.649

Omschrijving

Realisatie 2024

Verschil

Overige opbrengsten

Depotverhuur De opbrengsten uit depotverhuur zijn € 3.575 lager dan begroot vanwege een opzegging die niet was begroot. Overige opbrengsten De overige opbrengsten zijn hoger dan verwacht, onder andere omdat de omzet uit het archiefcafé hoger was dan begroot. Dienstverlening De opbrengsten uit dienstverlening zijn met een afwijking van € 52.941 hoger dan begroot, omdat er additionele werkzaamheden zijn uitgevoerd voor onder andere de provincie Noord-Holland en een adviesopdracht voor Stichting Beeld & Geluid (€ 35.000). Onderverhuur voorgebouw Kleine Houtweg De opbrengsten uit onderverhuur van het voorgebouw van de locatie Kleine Houtweg zijn € 4.315 hoger dan begroot, door een hogere doorbelasting van de servicekosten in verband met de gestegen energieprijzen. Projectopbrengsten / -bijdragen De projectopbrengsten en -bijdragen vallen € 27.189 hoger uit dan begroot vanwege een gezamenlijk project met de Koninklijke Bibliotheek, waar in de begroting geen rekening mee was gehouden, maar waarvoor ook additionele kosten zijn gemaakt.

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

| 29

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

7.2

Toelichting lasten

7.2.1 Personeelskosten x € 1,-Omschrijving

Herziene Begroting 2024 begroting 2024

Realisatie 2024

Verschil

Personeelskosten Kosten formatie (incl. overhead) Externe inhuur Niet-formatieve medewerkers Overige personeelskosten (overhead)

4.527.496 123.302 12.875 308.838

4.316.417 386.211 5.000 351.780

3.952.990 332.405 292.746

-363.426 -53.807 -5.000 -59.034

Totaal personeelskosten

4.972.510

5.059.408

4.578.141

-481.267

Kosten formatie De uitgaven voor formatieve medewerkers zijn € 363.426 lager dan begroot. De oorzaak van dat verschil kan als volgt worden toegelicht: • Het invullen van de vacatures met name voor de nieuw opgerichte afdeling IT & Innovatie heeft (veel) langer geduurd dan voorzien. In verband met het ontbreken van een Manager IT & Innovatie is er gekozen om de werving voor de vacatures op de afdeling (portfoliomanager, informatiemanager en functioneel beheer) uit te stellen naar 2025. • Een andere oorzaak is de ruimte tussen de (begrootte) salarisschalen en de werkelijke inschaling. Om dit voor 2025 te voorkomen is in de herziene begroting 2025 eenmalig de systematiek om de loonsom te ramen aangepast. In afwijking van wat gebruikelijk is bij gemeenten wordt niet de begrootte inschaling maar de werkelijk inschaling als de basis voor het begroten van de loonsom gebruikt. Externe inhuur De kosten voor externe inhuur vallen eveneens lager uit dan begroot. Door de krapte op de arbeidsmarkt is het lastig om gekwalificeerd personeel aan te trekken en te behouden. Dat geldt voor zowel de eigen formatie als externe inhuur. Dit leidt tot (enorme) druk op de organisatie om de werkzaamheden uitgevoerd te krijgen. Niet-formatieve medewerkers De kosten van de dienstverlening door Spaarne Werkt zijn verantwoord onder materiële directe kosten.

Overige personeelskosten De bijkomende personeelskosten zijn € 59.034 lager dan begroot, onder andere omdat het begrootte kosten voor vitaliteit en verandermanagement niet volledig zijn besteed. Ook bleef er budget over op de kosten voor opleidingen, Arbo en overige personeelskosten. Dit was ruim voldoende om de niet begrootte kosten voor recruitment in 2024 op te vangen.

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

| 30

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

7.2.2 Materieel directe kosten x € 1,-Begroting 2024

Herziene begroting 2024

Materieel directe kosten Beheer analoge en digitale collecties Acquisitie Kenniscentrum Overheid IT & Innovatie Digitaal zichtbaar maken Dienstverlening Publieksactiviteiten/educatie PR & Communicatie

150.000 47.000 450.000 2.000 175.000 40.000

150.000 47.000 110.850 320.000 182.000 2.000 274.690 91.500

190.418 24.778 123.887 437.530 221.261 1.985 309.244 70.494

40.418 -22.222 13.037 117.530 39.261 -15 34.554 -21.006

Totaal materieel directe kosten

864.000

1.178.040

1.379.597

201.557

Omschrijving

Realisatie 2024

Verschil

Beheer analoge en digitale collecties Voor het beheer van analoge en digitale collecties is er in 2024 € 40.418 meer uitgegeven dan begroot, door projecten zoals voor het Rijksarchief en de (uitgestelde) bewerking van het archief van het voormalig Provinciaal Elektriciteit Net (PEN). Acquisitie Voor de aanschaf van boeken en beeldmateriaal werd, ondanks dat in 2024 de bibliotheek van het NHA is uitgebreid met 283 aanwinsten, in totaal € 22.222 minder uitgegeven dan begroot. Kenniscentrum Overheid De kosten voor het ontwikkelen van het Woo platform zijn in 2024 hoger uitgevallen dan in de begroting voorzien. IT & Innovatie De verdere ontsluiting van archieven, het vergroten van collectie door deze te verrijken met metadata en het toewerken naar een optimale IT-infrastructuur die het NHA in staat stelt om ook met nieuwe standaarden als linked open data te werken, vragen meer inzet en kosten. Als gevolg daarvan zijn bijvoorbeeld de kosten van digitale applicaties en software licenties in 2024 € 110.719 hoger dan begroot en zullen nog verder stijgen of beter gezegd nemen komende jaren nog ‘exponentieel’ toe. Dit heeft een structureel effect op de toekomstige uitgaven. Digitaal zichtbaar maken Dit betreft onder andere de werkzaamheden voor het scannen van documenten. Ook zit in dit bedrag de uitgaven van € 64.067, die in 2024 zijn gedaan om de collectie Kadaster Register Hyp.

4 te laten digitaliseren. Dienstverlening De kosten met betrekking tot dienstverlening zijn nagenoeg volgens begroting.

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

| 31

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

Publieksactiviteiten en educatie De werkelijke kosten voor de post publieksactiviteiten en educatie zijn € 34.554 hoger dan begroot. Dat wordt met name veroorzaakt door additionele kosten voor publiekactiviteiten, waarvoor ook additionele projectopbrengsten (€ 27.189) en subsidies zijn ontvangen. Deze worden verantwoord onder de overige opbrengsten. PR & Communicatie De uitgaven voor PR & Communicatie zijn € 21.006 achter gebleven op de begroting, vanwege het doorschuiven van het ontwikkelen van een nieuwe website naar 2025. 7.2.3 Materieel indirecte kosten x € 1,-Begroting 2024

Herziene begroting 2024

Materieel indirecte kosten Huisvestingskosten Organisatiekosten (overhead) Afschrijvingskosten (overhead) Rentekosten (overhead) Facilitaire kosten (overhead)

1.877.579 582.975 236.920 23.000 47.250

1.813.430 761.729 217.182 65.000

1.888.260 752.502 231.364 -38.823 60.772

74.830 -9.227 14.183 -38.823 -4.228

Totaal materieel indirecte kosten

2.767.723

2.857.341

2.894.075

36.734

Omschrijving

Realisatie 2024

Verschil

Huisvestingskosten De overschrijding ten opzichte van de begroting op huisvestingskosten van € 74.830 betreft voornamelijk hogere kosten voor energie voor het gebouw aan de Jansstraat, die hoger uitvielen door een variabel energiecontract. Verder viel het onderhoud van het gebouw aan de Kleine Houtweg hoger uit door aanvullende werkzaamheden. Organisatiekosten De organisatiekosten zijn € 9.227 lager dan begroot, ondanks dat de kosten van verzekeringen ruim € 14.000 hoger uitvielen. Deze konden binnen het budget worden opgevangen. Afschrijvingskosten De afschrijvingen zijn € 14.183 hoger, veroorzaakt door de afschrijvingslasten van nieuwe investeringen. Rentekosten/ -baten De rentekosten van € 14.356 zijn lager dan begroot. De grote afwijking zit in de niet geraamde rentebaten op de rekening van schatkistbankieren van € 53.179, welke structureel van karakter is. Facilitaire kosten De facilitaire kosten zijn € 4.228 lager dan begroot, door lagere kantinekosten en hoger (inkoop)kosten voor het archiefcafé. De baten op het archiefcafé zijn door een hogere omzet eveneens hoger dan begroot.

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

| 32

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

7.3

Algemene dekkingsmiddelen

Tot dit onderdeel behoren: - stelposten voor de geraamde bedragen voor de in het begrotingsjaar te verwachten loon- en prijsstijgingen voor zover deze niet zijn toegerekend; - een geraamd bedrag ter dekking voor niet voorziene uitgaven in het begrotingsjaar. De te verwachten bedragen voor loon- en prijsstijgingen worden bij het opstellen van de herziene begroting toegerekend aan de betreffende begrotingsposten waardoor er geen sprake is van niet-toegerekende ruimte in de begroting. Er is in de begroting van het NHA geen post onvoorzien ter dekking van niet voorziene uitgaven in het begrotingsjaar opgenomen.

7.4

Vennootschapsbelasting

Het NHA heeft in 2020 bij de Belastingdienst een verzoek ingediend tot ontheffing van de plicht tot betaling van vennootschapsbelasting. Daarop is in de loop van 2020 een uitspraak van de Belastingdienst ontvangen dat het NHA vrijgesteld is van het betalen van vennootschapsbelasting, waardoor de lasten in het resultaat van 2024 nihil zijn. De Belastingdienst heeft aangeven dat de vrijstelling geldt voor de huidige situatie. Mocht de situatie veranderen, dan is het NHA verplicht dit bij de Belastingdienst te melden en kan het zijn dat in de toekomst deze vrijstelling (deels) wordt ingetrokken.

7.5

Mutaties reserves x € 1,--

Omschrijving

Begroting 2024

Herziene begroting 2024

49.437

49.437

49.437

-

- 200.000 33.786

- 200.000 8.397 195.000 52.834

- 200.000 8.861 195.000 53.298

464 464

Mutaties reserves: Egalisatiereserve Bestemmingsreserves: - groot onderhoud Kleine Houtweg - groot onderhoud Kleine Houtweg - onttrekking eenmalige kosten 2024 Totaal mutaties reserves

-116.776

Realisatie 2024

Verschil

De mutaties in de reserves zijn in overeenstemming met de herziene begroting 2024 uitgevoerd. 7.5.1 Egalisatiereserve x € 1,-Omschrijving

Rekeningresultaat

Naar egalisatie reserve

2024

2025

2026

2027

Egalisatiereserve Stand per 1 januari

99.912

50.475

25.237

-

-24.200 -25.237 -

-25.237 -

-25.237 -

-

mutaties

-49.437

-25.237

-25.237

Stand per 31 december

50.475

25.237

-

Resultaat 2020 Resultaat 2021 Resultaat 2022 Resultaat 2023

€ 146.800 € 312.145 € 255.949 € 441.052

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

96.800 100.949 -

-

| 33

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

In het overzicht is het rekeningresultaat en het verloop van de egalisatiereserve over de loop der jaren weergegeven. 7.5.2 Bestemmingsreserve groot onderhoud Kleine Houtweg Conform de begroting 2024 is een dotatie van € 200.000 aan de bestemmingsreserve groot onderhoud gedaan ten laste van het resultaat van 2024. Deze dotatie is gebaseerd op de herziene versie van het meerjarenonderhoudsplan dat in 2020 is opgesteld. Daaruit blijkt dat de gemiddelde kosten voor groot onderhoud circa € 200.000 per jaar zijn. De afschrijvingen op de kosten van dit groot onderhoud zijn in de begroting opgenomen als onttrekking aan de bestemmingsreserve. De afgelopen vier jaar waren de daadwerkelijke investeringen aan onderhoud voor de locatie aan de Kleine Houtweg minder dan voorzien, onder andere in verband met de voorgenomen investeringen in het depot aan de Kleine Houtweg. De onttrekking aan de reserve is iets hoger als gevolg van iets hogere onderhoudsinvesteringen. 7.5.3 Bestemmingsreserve eenmalige kosten 2024 Deze reserve is met het besluit van het algemeen bestuur van het NHA ingesteld, voortvloeiend uit de winstbestemming over het boekjaar 2023.

In 2024 zijn middelen opzij gezet voor onder andere: - de inhuur van externe expertise voor de begeleiding van het aanbestedingstraject voor een nieuw collectiebeheersysteem; - de kosten die worden gemaakt voor de uitwerking van scenario’s voor uitbreiding van het pand aan de Kleine Houtweg; - de externe inhuur voor procesbegeleiding van de overgang naar de nieuwe gemeenschappelijke regeling en - een verandertraject naar aanleiding van de organisatiewijziging die per 1 januari 2024 is uitgerold. In 2024 hebben de volgende uitgaven plaatsgevonden. x € 1,-Grootboeknummer 4460 4250 4460 4460 4460

Omschrijving Projectleider verandermanagement Verandermanagement Projectmanagement implementatie nieuw collectiebeheersysteem Inhuur procesbegeleider nieuwe gemeenschappelijke regeling Opstellen projectplan en plan-van-aanpak renovatie/ uitbreiding depot Kleine Houtweg

Totaal

Bedrag 37.760 27.073 114.480 6.630 22.100 208.044

Uit het overzicht blijkt dat meer is uitgegeven dan de grootte van de bestemmingsreserve. Daarom is het volledige bedrag van de reserve € 195.000 in 2024 vrijgevallen.

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

| 34

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

7.6

Gerealiseerd resultaat 2024 en voorstel resultaatsbestemming

In 2024 is er een positief resultaat gerealiseerd van € 507.971. Wij stellen voor dit resultaat als volgt te bestemmen: - € 97.496 toe te voegen aan de bestemmingsreserve weerstandsvermogen - € 410.445 te storten in een nieuw te vormen bestemmingsreserve uitbreiding depot. Toelichting resultaatbestemming 2024 Bestemmingsreserve weerstandsvermogen Het risicoprofiel van het NHA wordt jaarlijks herzien en waar nodig geactualiseerd. Voor het opstellen van de herziene begroting 2025 zijn de belangrijkste risico’s voor het NHA geïnventariseerd, waarbij een inschatting is gemaakt van de kans dat het risico zich voordoet en de mogelijke financiële gevolgen daarvan. Uit de risico-inventarisatie blijkt een toename van het benodigde weerstandsvermogen voor 2025 van € 182.980. In de herziene begroting voor 2025 is een storting voorzien van € 85.484. Om het weerstandsvermogen op het niveau ‘voldoende’ te brengen is een aanvullende storting van € 97.496 noodzakelijk. Wij stellen voor om deze aanvullende storting ten laste van het gerealiseerde resultaat 2024 te brengen. Bestemmingsreserve uitbreiding depot Voor wat betreft de bezettingsgraad zit depotruimte aan de Kleine Houtweg aan de grenzen, gelet op de huidige capaciteit en de verwachte toename door overbrenging van analoge archieven. Daarom is uitbreiding van het depot noodzakelijk.

Voor de uitbreiding zijn twee alternatieve scenario’s onderzocht. Eén scenario betreft de huur van depotruimte elders, de andere betreft uitbreiding en verduurzaming van het depot aan de Kleine Houtweg. De besluitvorming voor de scenario’s is nog in een voorbereidende fase. Echter welk scenario het ook gaat worden, duidelijk is dat de jaarlijkse lasten (fors) gaan toenemen. Om de toename de eerste jaren gedeeltelijk te kunnen opvangen stellen wij voor om het restant van het gerealiseerde resultaat 2024 te bestemmen voor een te vormen bestemmingsreserve uitbreiding depot.

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

| 35

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

7.7

Overzicht van Incidentele baten en lasten

De Commissie BBV heeft in 2018 een notitie Structurele en Incidentele baten en lasten gepubliceerd. Het doel van de notitie was om te verduidelijken wat de begrippen 'structureel' en 'incidenteel' precies inhouden, zodat deze begrippen meer eenduidig toegepast worden. In de praktijk werd dit onderscheid nog niet altijd volledig conform de notitie gemaakt, vandaar dat in 2021 een nieuwe notitie is opgesteld ter verduidelijking van deze begrippen. Bij de beoordeling van de baten en lasten zijn de volgende drie criteria gehanteerd: - Aard van de baten en lasten - Looptijd van de baten en lasten - Materiële omvang van de incidentele baten en lasten Structurele toevoegingen en onttrekkingen aan reserve x € 1,-Omschrijving Opdracht Stichting Beeld en geluid Opdracht Koninklijke Bibliotheek glas in lood collectie Projectleider verandermanagement Verandermanagement Projectmanagement implementatie nieuw collectiebeheersysteem Inhuur procesbegeleider nieuwe gemeenschappelijke regeling Opstellen projectplan en plan-van-aanpak renovatie/uitbreiding depot KHW Onttrekking egalisatiereserve Mutaties bestemmingsreserve eenmalige activiteiten Dotatie bestemmingsreserve nieuw collectiebeheersysteem Totaal

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

Bedrag Baten 35.000 28.779

Lasten

37.760 27.073 114.480 6.630 22.100 49.437 195.000 246.052

195.000

554.268

403.043

| 36

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

8. Balans x € 1,-Omschrijving

2024

2023

Omschrijving

2024

2023

ACTIVA

PASSIVA

Vaste activa Materiële vaste activa Investeringen met economisch nut

Eigen vermogen Egalisatiereserve Bestemmingsreserves Gerealiseerd resultaat Totaal eigen vermogen

50.474 2.465.878 507.971 3.024.323

99.911 2.113.381 441.052 2.654.344

Vaste schulden Onderhandse leningen van binnenlandse banken Totaal vaste passiva

252.105 3.276.428

655.535 3.309.879

Financiële vaste activa Overige verbonden partijen

Totaal vaste activa Vlottende activa Vorderingen en overlopende activa Vooruitbetaalde bedragen (die t.b.v. volgende begrotingsjaren komen) Nog te ontvangen bedragen (die t.b.v. volgende begrotingsjaren komen) Overige vorderingen Totaal vorderingen en overl. activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Vorderingen op openbare lichamen R/C verhouding met het Rijk Totaal uitzettingen met een rentetypische looptijd < dan één jaar

1.493.343

1.543.059

5.000

5.000

1.498.343

1.548.059

85.302

134.306

55.786 35.473 176.561

16.744 46.843 197.893

Vlottende passiva Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Schulden aan openbare lichamen 354.646 Overige schulden 461.596 Totaal netto vlottende schulden 816.242 Overlopende passiva Verplichtingen (die in het boekjaar zijn opgebouwd en in een volgend boekjaar tot betaling komen) Overige vooruit ontvangen bedragen (die ten bate van het volgende begrotingsjaar komen) Totaal overlopende passiva

263.845 1.751.975

1.179.707 955.479

2.015.820

2.135.186

Liquide middelen Bank Kas Totaal liquide middelen

485.707 5.322 491.028

985.267 1.330 986.596

Totaal vlottende activa

2.683.409

3.319.676

Totaal vlottende passiva

Totaal ACTIVA

4.181.752

4.867.734

Totaal PASSIVA

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

736.628 745.625 1.482.253

81.276

70.090

7.806 89.082

5.512 75.602

905.324

1.557.855

4.181.752

4.867.734

| 37

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

9. Toelichting op de Balans 9.1

Vaste activa

9.1.1 Materiële vaste activa De materiële vaste activa op de balans betreffen enkel investeringen met een economisch nut. x € 1,-Omschrijving

Bedrijfsgebouwen

Machines apparaten en installaties

Totaal

Stand per 1 januari Aanschafwaarde Cumulatieve afschrijvingen

3.048.128 -1.771.422

694.466 -440.752

3.742.594 -2.212.174

Boekwaarde 01-01-2024

1.276.706

253.714

1.530.420

87.515

98.184

185.700

87.515

98.184

185.700

-132.149

-99.216

-231.364

-132.149

-99.216

-231.364

3.135.643 -1.903.571 1.232.072

792.651 -539.968 252.683

3.928.294 -2.443.539 1.484.755

Mutaties door aanschaffingen/afstotingen Investeringen Desinvesteringen Mutaties door afschrijvingen: Afschrijvingen op investeringen Afschrijvingen op desinvesteringen Stand per 31 december: Aanschafwaarde Cumulatieve afschrijvingen Boekwaarde 31-12-2024 Activa in aanbouw Boekwaarde 31-12-2024

8.587 1.493.343

De afschrijvingen van de materiële vaste activa geschieden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar en worden lineair afgeschreven in: a) maximaal 40 jaar: bedrijfsgebouwen; depotinrichting (vaste en verrijdbare stellingen nagelvast) b) maximaal 25 jaar: renovatie, restauratie en aankoop bedrijfsgebouwen; depotinrichting (vaste en verrijdbare stellingen niet nagelvast) c) maximaal 15 jaar: technische installaties in bedrijfsgebouwen d) maximaal 10 jaar: productiemachines en/of apparatuur, veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen; telefooninstallaties; kantoormeubilair; nieuwbouw tijdelijke bedrijfsgebouwen; groot onderhoud bedrijfsgebouwen e) maximaal 5 jaar: zware transportmiddelen; aanhangwagens; personenauto’s; lichte motorvoertuigen f) maximaal 5 jaar: automatiseringsapparatuur; readers en printers g) niet: gronden en terreinen

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

| 38

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

De investeringen in 2024 betreffen het volgende: Bedrijfsgebouwen: x € 1,-Omschrijving Verbouwing Jansstraat Onderhoud Kleine Houtweg Kantine-inrichting Studiezaal inrichting Meubilair Jansstraat Totaal

Bedrag 27.481 23.029 1.734 10.183 25.088 87.515

Machines, apparaten en installaties:

x € 1,-Bedrag 58.969 28.137 9.498 1.580 98.184

Omschrijving Hardware: Software Apparatuur verfilming, fotografie Digitalisering Totaal Totaal investeringen:

€ 185.700

9.1.2 Financiële vaste activa Stand per 31-12-2024 Stand per 31-12-2023

€ 5.000 € 5.000

In 2020 heeft het NHA zich aangesloten bij de organisatie READ-COOP, welke organisatie zich richt op de toegang tot archiefdocumenten met de ondersteuning van de allernieuwste technologie. Door de aankoop van aandelen ter waarde van € 5.000 heeft het NHA toegang tot het platform, het netwerk en de technologie.

9.2

Vlottende activa

9.2.1 Vorderingen en overlopende activa Vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen Stand per 31-12-2024 Stand per 31-12-2023

€ 85.302 € 134.306

De herverdeling van deze kosten heeft volledig betrekking op 2025. Nog te ontvangen bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen Stand per 31-12-2024 Stand per 31-12-2023

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

€ 55.786 € 16.744

| 39

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

Specificatie Omschrijving waarborgsom van de energieleverancier nog te ontvangen van het Rijk, reguliere vordering nto Rijk rente schatkistbankieren 4e kwartaal 2024 Totaal

x € 1,-Bedrag 9.225 32.250 14 311 55.786

Overige vorderingen Stand per 31-12-2024 Stand per 31-12-2023

€ 35.473 € 46.843

Specificatie x € 1,-Bedrag 425 35.000 48 35.473

Omschrijving 380 – Stichting Hart 532 – Stichting Beeld en Geluid Kruisposten Pin Totaal

9.2.2 Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Vorderingen op openbare lichamen Stand per 31-12-2024 Stand per 31-12-2023

€ 263.845 € 1.179.707

Specificatie x € 1,-Bedrag 37.493 24.800 200.029 1.310 213 263.845

Omschrijving 223 - Gemeente Velsen 183 - Provincie Noord-Holland 172 - Belastingdienst, nog te vorderen BCF 172 - Belastingdienst, aangifte btw dec. 1086 - Gemeente Haarlem / BIZ-bijdrage Totaal

Uitzettingen in ’s Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Stand per 31-12-2024 Stand per 31-12-2023

€ 1.751.975 € 955.479

Conform overheidsbeleid is het NHA verplicht om overtollige kasmiddelen boven een drempelbedrag van 2% van het begrotingstotaal bij het Agentschap van het Ministerie van Financiën aan te houden. Het drempelbedrag voor 2024 was € 1.000.000, dit is het is minimumbedrag. In 2024 is deze drempelwaarde niet overschreden. Het bij het Rijk verplicht aangehouden saldo bedroeg gemiddeld over de 4 kwartalen

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

| 40

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

ca. € 1.464.000. Hierover is een rentevergoeding van € 53.179 ontvangen. Dit was voor 2024 gemiddeld 3,6%. In de tabel hieronder is per kwartaal het bedrag aan middelen opgenomen dat gemiddeld op dagbasis buiten ’s Rijks schatkist is aangehouden. Kwartaal ruimte onder drempelbedrag ruimte boven drempelbedrag

I 276 013 -

II 319.867 -

III 256.741 -

x € 1,-IV 361.838 -

9.2.3 Liquide middelen Liquide middelen Kas Bank: Proactive; Bank; Rabobank Totaal

31-12-2024 0 5.322 485.706 491.028

x € 1,-31-12-2023 9 1.321 985.267 986.596

In 2022 is Proactive in gebruik genomen. Hiermee krijgen medewerkers een bankpas waarmee zij een gelimiteerd bedrag kunnen afrekenen, om te voorkomen dat zij het privé moeten voorschieten en achteraf declareren. De liquide middelen staan vrij ter beschikking. De bankstand bij de Rabobank wordt gemonitord om te voorkomen dat het drempelbedrag van het schatkistbankieren wordt overschreden.

9.3

Vaste passiva

9.3.1 Eigen vermogen Het eigen vermogen op de balans is als volgt opgebouwd, en wordt hieronder verder toegelicht. Omschrijving Egalisatie reserve Bestemmingsreserves: - groot onderhoud KHW 1) - achterstallig onderhoud KHW 1) - weerstandsvermogen - eenmalige activiteiten 2) - nieuw collectiebeheersysteem 2) - gerealiseerd resultaat Totaal

Stand per 1 jan. 2024

Dotatie

99.911 1.086.361 648.250 378.770 441.052 2.654.344

Onttrekking

Resultaat 2024

x € 1,-Stand per 31 dec. 2024

49.437

50.475

200.000

93.555

195.000 246.052

195.000

641.052

337.992

1.192.806 648.250 378.770 246.052 507 971 3.024.323

507 971 507 971

1) KHW = Kleine Houtweg 2) deze reserves zijn in 2024 gevormd ten laste van het gerealiseerd resultaat 2023 n.a.v. het besluit van het algemeen bestuur over de winstbestemming 2023

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

| 41

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

Egalisatie reserve De egalisatiereserve is gevormd in 2008, na afspraken met de Belastingdienst. Bij de overgang naar de gemeenschappelijke regeling ontstond de behoefte om de gerealiseerde resultaten op te kunnen nemen in een reserve op de balans, om te voorkomen dat het gerealiseerde resultaat na afloop van ieder boekjaar verrekend zou moeten worden tussen de verschillende partners van de gemeenschappelijke regeling. Omdat het NHA gebruik maakt van de koepelvrijstelling, staat de Belastingdienst het echter niet toe om een algemene reserve op te bouwen. Het opbouwen van een egalisatiereserve is echter wel toegestaan. Daarbij kan (een deel van) het gerealiseerde resultaat worden toegevoegd aan de egalisatiereserve. Het resultaat wordt vervolgens in gelijke delen toegerekend aan de vier jaren erna, waardoor het resultaat toch ten goede (of ten laste) komt aan de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling. Bestemmingsreserves Bestemmingsreserve groot onderhoud Kleine Houtweg Met ingang van 1 januari 2019 is het NHA zelf verantwoordelijk voor het onderhoud van het pand op de Kleine Houtweg. Voor de kosten van dit onderhoud wordt er daarom vanaf 2019 jaarlijks een bedrag van € 200.000 aan deze bestemmingsreserve gedoteerd en daarnaast is vanuit de resultaatsbestemming van 2019 in 2020 eenmalig een additioneel bedrag van € 100.000 toegevoegd.

De jaarlijkse dotatie is gebaseerd op het geactualiseerd meerjarenonderhoudsplan (MJOP) van november 2020. Hierin wordt bevestigd dat de gemiddelde kostenraming voor groot onderhoud gemiddeld € 200.000 per jaar is. In 2024 is € 84.694 rechtstreeks ten laste gebracht van deze bestemmingsreserve. De afschrijvingen die plaatsvinden op het geactiveerde groot onderhoud van de Kleine Houtweg worden eveneens onttrokken aan deze reserve. Deze afschrijvingen waren in 2024 € 8.861. Op basis van het geactualiseerde MJOP is de verwachting dat het bedrag van de bestemmingsreserve in de komende jaren nodig zal zijn, hoewel op dit moment kritisch gekeken wordt naar het uitvoeren van het onderhoud in verband met de plannen voor uitbreiding en verduurzaming van het depot aan de Kleine Houtweg. Bestemmingsreserve achterstallig onderhoud Kleine Houtweg In 2019 heeft het NHA eenmalig een bedrag van € 762.000 van het Rijk ontvangen voor achterstallig onderhoud t/m 2018. Het saldo van de ontvangen gelden, verminderd met de uitgevoerde schilderwerken in 2019, is in 2019 in het resultaat verantwoord onder bijdragen van het Rijk. In 2020 is er conform besluit van het bestuur vanuit de resultaatsbestemming 2019 een bestemmingsreserve opgenomen van € 648.250 voor achterstallig onderhoud van het pand aan de Kleine Houtweg.

Mocht in de komende jaren blijken dat het ontvangen geld in positieve of negatieve zin afwijkt van de kosten voor het geplande onderhoud, dan wordt dit resultaat verrekend met deze bestemmingsreserve. Bestemmingsreserve weerstandsvermogen In 2022 is het NHA conform bestuursbesluit begonnen met het opbouwen van een weerstandsvermogen, vanwege de inschatting van het risico op een verlies van inkomsten wanneer het Rijk uit de gemeenschappelijke regeling stapt. Deze bestemmingsreserve wordt jaarlijks herzien, naar aanleiding van een sessie met het management, waarin mogelijke risico’s voor het NHA worden benoemd, en de waarschijnlijkheid en de impact daarvan worden ingeschat. Voor meer toelichting wordt verwezen naar de paragraaf 3.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing.

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

| 42

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

Bestemmingsreserve eenmalige activiteiten Deze reserve is met het besluit van het algemeen bestuur van het NHA ingesteld voortvloeiend uit de winstbestemming over het boekjaar 2023. Er zijn middelen opzij gezet om in 2024 onder andere voor de inhuur van externe expertise voor de begeleiding van het aanbestedingstraject voor een nieuw collectiebeheersysteem, kosten die gemaakt worden voor de uitwerking van scenario’s voor uitbreiding van het pand aan de Kleine Houtweg, externe inhuur voor procesbegeleiding van de overgang naar de nieuwe gemeenschappelijke regeling en een verandertraject naar aanleiding van de organisatiewijziging die per 1 januari 2024 wordt uitgerold. De uitgaven voor de eenmalige activiteiten overstijgen de grootte van de bestemmingsreserve. Daarom kan het volledige bedrag van de reserve € 195.000 in 2024 vrijvallen. Bestemmingsreserve nieuw collectiebeheersysteem Ook deze reserve is ingesteld met het besluit van het algemeen bestuur van het NHA voortvloeiend uit de winstbestemming over het boekjaar 2023. Met de reserve wordt voorgesorteerd op de implementatie van een nieuw collectiebeheersysteem. De aanbesteding zal naar verwachting in 2025 plaatsvinden.

Daarnaast worden eenmalige additionele kosten verwacht voor projectleiding van de migratie, migratiebegeleiding van de nieuwe leverancier en het laten draaien van twee systemen naast elkaar, gedurende een periode van maximaal één jaar. De aanbesteding is nodig omdat blijkt dat het nodig is om over een systeem met workflows te beschikken dat beter anticipeert op standaarden als Linked Open Data (LOD), waardoor er efficiënter gewerkt kan worden en additionele dienstverlening aangeboden kan worden. 9.3.2 Vaste schulden Stand per 31-12-2024 Stand per 31-12-2023

€ 252.105 € 655.535

Het verloop van de vaste schulden is als volgt: Omschrijving Lening Rabobank 2006 Lening Rabobank 2007 Lening Rabobank 2019 Totaal

Stand per 1 jan. 2024 255.000 93.434 307.101 655.535

Aflossing 2024 255.000 93.434 54.996 403.430

Stand per 31 dec 2024 252.105 252.105

x € 1,-Betaalde rente 2024 3.378 3.528 7.450 14.356

Toelichting overzicht De lening uit 2006 had een hoofdsom van € 900.000 en werd in 25 jaar afgelost met een vast rentepercentage van 4,0%. In maart 2024 is het restant van de lening vervroegd afgelost. De lening uit 2007 had een hoofdsom van € 275.000. Er werd in 25 jaar afgelost met een vast rentepercentage van 5,1%. In maart 2024 is het restant van de lening vervroegd afgelost. De lening uit 2019 heeft een hoofdsom van € 550.000 wordt in 10 jaar afgelost met een vast rentepercentage van 2,6%. Aan rentelasten is voor deze leningen in 2023 een bedrag van € 14.356 betaald.

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

| 43

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

9.4

Vlottende passiva

9.4.1 Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan een jaar Stand per 31-12-2024 Stand per 31-12-2023

€ 354.646 € 736.628

Schulden aan openbare lichamen Specificatie Omschrijving 421 - Gelders Archief contributie 475 - Zeeuws Archief themadag 172 - Belastingdienst, loonheffing december 2024 1086 - Gemeente Haarlem huur Jansstraat januari 2025 Totaal

x € 1,-Bedrag 640 300 274.445 79.261 354.646

Overige schulden Stand per 31-12-2024 Stand per 31-12-2023

€ 461.596 € 745.625

Dit betref de post crediteuren welke schulden een looptijd hebben van korter dan één jaar. Per 28 februari 2025 is een bedrag van € 260 nog niet afgewikkeld. 9.4.2 Overlopende passiva Stand per 31-12-2024 Stand per 31-12-2023

€ 81.276 € 70.090

Dit betreft verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en in een volgend boekjaar tot betaling komen. Specificatie Omschrijving Reservering voor: - Uitgelicht, drukkerij + vormgeving - kosten gasverbruik december 2024 - onderhoudsfactuur Veolia - inhuur controller restant 2024 - accountantskosten eindcontrole jaarrekening - Adjust, voor ondersteuning rechtmatigheid termijn 3/3 Reparatie uitkering WW-premie (voorgaande jaren) Tussenrekening netto lonen 13e run Totaal

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

x € 1,-Bedrag 6 000 12.000 5.000 12.000 32.300 1.796 11.640 541 81.276

| 44

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

Overige vooruit ontvangen bedragen die ten bate van het volgende begrotingsjaar komen Stand per 31-12-2024 Stand per 31-12-2023

€ 7.806 € 5.512

Dit betreft facturen die in 2024 zijn gestuurd maar betrekking hebben op 2025.

9.5

Niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen

Huurcontracten Op 24 november 2014 heeft het NHA een huurovereenkomst met de gemeente Haarlem getekend voor de locatie Jansstraat. Deze overeenkomst loopt tot en met 31 juli 2028. De huurprijs voor 2024 bedroeg € 927.930 en wordt jaarlijks per 1 januari met 2,5% verhoogd. De resterende contractwaarde per 1 januari 2025 bedraagt € 3.437.445. Het NHA heeft sinds 1 januari 2019 een huurovereenkomst met het Rijksvastgoedbedrijf voor de locatie Kleine Houtweg. Deze overeenkomst liep tot en met 31 december 2021, maar wordt steeds met een jaar verlengd. De huurprijs bedroeg in 2024 € 313.769 en wordt jaarlijks met het consumentenprijsindexcijfer geïndexeerd. De resterende contractwaarde per 1 januari 2025 bedraagt € 326.634. Inkoopcontracten Naam leverancier

Omschrijving

Europees Veolia Axians Preservica

installatieonderhoud ICT-dienstverlening e-depot

Meervoudig onderhands De Spiegel schoonmaak Repromat/NOU scanapparatuur Transkribus handschriftherkenning en online presentatie Enkelvoudig onderhands Ricoh

Spaarnelanden

multifunctionals Jansstraat en Kleine Houtweg bedrijfsauto

Ingangsdatum

Einddatum

Contractwaarde

Uitputting t/m 2024

x € 1,-Contractwaarde 1 jan. 2025

1-1-2023 1-6-2022 1-6-2024

31-12-2025 31-5-2025 31-5-2025

457.845 373.524 38.817

325.731 321.646 19.967

132.114 51.878 18.850

1-5-2023 1-3-2023 20-12-2023

30-4-2026 28-2-2027 31-12-2025

186.004 133.200 142.628

132.136 58.275

53.868 74.925

47.543

95.085

4.998

44.982

9.010

10.070

49.980 1-7-2024 1-8-2023

1-7-2029 31-7-2026

19 080

Met Cosource is per 1 januari 2019 een contract afgesloten voor één jaar voor de ondersteuning bij de technische exploitatie van de gebouwgebonden installaties en begeleiding en (waar nodig) controle van de werkzaamheden van de installateurs. Dit contract bedroeg € 46.124. en wordt ieder jaar stilzwijgend met een jaar verlengd. De resterende contractwaarde per 1 januari 2025 bedraagt € 50.000.

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

| 45

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

9.6

Gebeurtenissen na balansdatum

Er hebben zich na balansdatum geen gebeurtenissen voorgedaan die mogelijk nog invloed hebben op het resultaat van 2024.

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

| 46

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

10 Overig 10.1 Overzicht gerealiseerde baten en lasten per taakveld Het BBV schrijft voor dat de baten en lasten per taakveld in beeld moeten worden gebracht. De baten en lasten van het programma beheren en beschikbaar stellen van archieven kan conform de gemeentelijke indeling, geheel worden ondergebracht onder het taakveld “musea” (5.4) binnen de categorie “Sport cultuur en recreatie”. De overhead, algemene dekkingsmiddelen, vennootschapsbelasting en mutaties in de reserves vallen binnen de categorie “0. bestuur en ondersteuning” onder de taakvelden 04, 08, 09 en 010. x € 1,Omschrijving Taakveld 5. Sport, cultuur en recreatie 5.4 Musean

Begroting 2024

Realisatie 2024

lasten

baten

saldo

lasten

baten

saldo

lasten

baten

saldo

6.330.811

8.721.010

2.390.198

6.527.457

9.041.955

2.514.498

6.592.260

9.306.486

2.714.225

-2.273.422

2.567.332

-2.567.332

2.259.552

83.224 83.224

-116.776 2.390.198

200.000 2.767.332

252.834 252.834

52.834 2.514.498

200.000 2.459.552

253.298 253.298

53.298 2.206.254

8.804.233

0

9.294.789

9.294.789

0

9.051.812

9.559.783

507.971

0. Bestuur en ondersteuning 0.4 Overhead 2.273.422 0.8 Algemene dekkingsmiddelen 0.9 Vennootschapsbelasting 0.10 Mutaties reserves 200.000 Totaal Bestuur en onderst. 2.473 422 Saldo van baten en lasten

Herziene begroting 2024

8.804.233

-2.259.552

10.2 Kasstroomoverzicht (Staat van herkomst en besteding) 2024 x € 1,Omschrijving Stand liquide middelen per 1 januari 2024 Resultaat 2024 afschrijvingen materiële vaste activa mutatie activa in aanbouw toename materiële vaste activa afname vorderingen en overlopende activa afname vorderingen op openbare lichamen toename R/C verhouding met het Rijk (schatkistbankieren) afname vaste schulden afname vlottende passiva toename overlopende passiva Netto investeringen afname reserves Saldo Stand liquide middelen per 31 december 2024

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

Afname liquiditeit

Toename liquiditeit

Saldo 986.596

507.971 231.364 4.051 185.700 21.332 915.862 796.496 403.430 666.011 13.480 357.577 -275.982 137.991 2.189.628

1.694.060

-495.568 491.028

| 47

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

10.3 EMU-saldo De rekening is opgesteld conform een (gemodificeerd) stelsel van baten en lasten. Het EMU saldo gaat niet uit van baten en lasten, maar gaat uit van ontvangsten en uitgaven van de gemeente, berekend op transactiebasis en overeenkomstig de voorschriften van het Europese systeem van nationale en regionale rekeningen in de Europese Unie. Als gevolg van Europese regelgeving mogen EU-lidstaten een begrotingstekort (EMU-saldo) hebben van maximaal 3% van het bruto binnenlands product (BBP). Aan dit maximale tekort van 3% hebben, naast de Rijksoverheid, ook de decentrale overheden een aandeel. x € 1000 EMU saldo

1.

(bedragen x € 1.000)

(+)

Exploitatiesaldo vóór toevoeging aan c.q. onttrekking uit reserves (zie BBV, artikel 17c). 2. (-) Mutatie (im)materiële vaste activa 3. (+) Mutatie voorzieningen 4. (-) Mutatie voorraden (incl. bouwgronden in exploitatie) 5. (-) (Verwachte) boekwinst bij verkoop effecten en (im)materiële vaste activa Berekend EMU-saldo EMU-saldo referentiewaard niet van toepassing EMU-saldo overschrijdt referentiewaarde

Realisatie 2023

Herziene begroting

Realisatie 2024

441

2024 -53

455

44 -

-49

-50

485

-102

405

Anders aan de EMU-systematiek bij gemeenten is dat investeringen bijvoorbeeld niet meetellen in het stelsel van baten en lasten, daarbij wordt uitgegaan van de jaarlijkse kapitaallasten van de investeringen. Investeringen in een bepaald jaar tellen echter wel volledig mee in het EMU-saldo. Bij een sluitende begroting kan een gemeente daardoor toch een negatief EMU-saldo hebben.

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

| 48

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

10.4 Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) Op 1 januari 2013 is de WNT in werking getreden. De WNT is van toepassing op het NHA. Het voor het toepasselijke bezoldigingsmaximum is in 2024 € 233.000 (algemeen bezoldigingsmaximum). 10.4.1 Leidinggevende topfunctionarissen In onderstaande tabel is de bezoldiging over 2023 van de directeur van het NHA opgenomen. Mevrouw W. de Groot, is per 1 juni 2022 bij het NHA in dienst is gekomen. Gegevens 2024 bedragen x € 1

W de Groot

Functiegegevens5

[FUNCTIE(S)]

Aanvang6 en einde functievervulling in 2024

01/01 t/m 31/12

Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)7

1

Dienstbetrekking?8

Ja

Bezoldiging9 Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen

€

125.362,08

Beloningen betaalbaar op termijn

€

29.230,80

Subtotaal

€

154.592,88

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum10

€

233.000,00

-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag11

n.v.t.

Bezoldiging

€

154.592,88

Het bedrag van de overschrijding en de reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan12

[BEDRAG] n.v.t.

[REDEN] n.v.t.

Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling13 Gegevens 2023

n.v.t.

14

bedragen x € 1

W de Groot

Functiegegevens

5

Directeur

Aanvang en einde functievervulling in 2023 Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)

01/01 t/m 31/12 1

7

Dienstbetrekking?

ja

8

Bezoldiging9 Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen

€

Beloningen betaalbaar op termijn

€

19.037,16

Subtotaal

€

137.658,58

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum10

€

223.000,00

Bezoldiging

€

137.658,58

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

118.621,42

| 49

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

10.4.2 Topfunctionarissen met een bezoldiging minder dan € 2.100 De leden van het dagelijks bestuur hebben geen bezoldiging, of een bezoldiging lager dan € 2.100 (onkostenvergoeding) ontvangen en zijn derhalve opgenomen in onderstaande tabel. Naam topfunctunaris

Afgevaardigde namens

Functie

Dhr. drs. J. Wienen

-

Voorzitter AB

Mw. drs. M.J.C. Heeremans

het Rijk

Lid AB

Dhr. drs. C. Mooij

het Rijk

Lid AB

Mw. B.J. Glashouwer RE RI CISA

het Rijk

Lid AB

Mw. drs. D. van Loenen

gemeente Haarlem

Lid AB

Dhr. R.J. Verwoort

gemeente Velsen

Lid AB

10.4.3 Overige rapportageverplichtingen op grond van de WNT Naast de directeur en de leden van het dagelijks bestuur zijn er geen overige functionarissen met een dienstbetrekking die in 2024 een bezoldiging boven het individueel toepasselijke drempelbedrag hebben ontvangen. De binnen onze organisatie geïdentificeerde leidinggevende topfunctionarissen met een dienstbetrekking hebben geen dienstbetrekking bij meerdere WNT-plichtige instelling(en) als leidinggevende topfunctionaris (die zijn aangegaan met ingang van 1 januari 2024).

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

| 50

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

10.5 Rechtmatigheidsverantwoording Verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het dagelijks bestuur toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door het algemeen bestuur vastgestelde kaders, zoals de begroting en verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door het algemeen bestuur op 23 oktober 2024 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag, omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de raad bepaald en Bedraagt 3% van de totale lasten, inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 271.554 (3% van € 9.051.812).

De grondslag voor deze verantwoording is de Kadernota Rechtmatigheid 2024 van de Commissie BBV van oktober 2024. Bevinding Het dagelijks bestuur stelt vast dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties niet rechtmatig tot stand zijn gekomen bedrag € 292.010. Dit is hoger dan de daarvoor vastgestelde grens van € 271.554. Van de niet rechtmatig tot stand gekomen verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties is volgens het dagelijks bestuur overigens een bedrag van € 253.477 acceptabel op basis van door het algemeen bestuur vastgestelde afspraken.

Begrotingscriterium 1A. Overschrijding lasten op het programma (programmaniveau). 1B. Overschrijding investeringsbudgetten (kredieten). 2. Ongeautoriseerde reservemutaties. 3. Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten op het programma, die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan het algemeen bestuur zijn gemeld. Totaal begrotingsonrechtmatigheden 4. Totaal van de begrotingsonrechtmatigheden dat past binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee vooraf als “acceptabel” is geduid. 5. Resterend saldo aan begrotingsonrechtmatigheden (inhoudelijk hier toelichten en in de paragraaf bedrijfsvoering). Voorwaardencriterium Inkopen ten onrechte niet Europees aanbesteed (inhoudelijk hier toelichten en in de paragraaf bedrijfsvoering)) M&O criterium Geen bevindingen Totaal van onrechtmatigheden

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

x € 1,-Bedrag n.v.t. 37.515 464 264.531 242.977

545.487 253.477 292.010

P.M.

0 292.010

| 51

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

In de paragraaf bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met het algemeen bestuur aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraaf heeft het dagelijks bestuur ook beschreven welke actie hij onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

| 52

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

| 53