I.f Stand van zaken onderzoek uitbreiding depotcapaciteit, brief 12 november 2025, Noord-Hollands Archief

MEMO Aan:

De raad van de gemeente Haarlem

Van:

GR Noord-Hollands Archief

Onderwerp:

Stand van zaken onderzoek uitbreiding depotcapaciteit

Datum:

12 november 2025

Inleiding Het huidige depotgebouw op de locatie Kleine Houtweg 18 dateert uit 1982 en is toe aan renovatie op bouwkundig en installatietechnisch niveau. Dat is de conclusie van het meerjarenonderhoudsplan (MJOP) en het BOEI-inspectierapport 2025. Ook uit de controle van Omgevingsdienst IJmond in juli van dit jaar bleek dat uitstel van renovatie niet langer verantwoord lijkt. Genoemde onderzoeken lagen aan de basis van het Programma van Eisen dat in september 2025 door ToornendPartners is opgeleverd. Het doel van de daarin aanbevolen renovatie, verduurzaming en optimalisatie is een energieneutraal werkgebouw met tevens arbo-verantwoorde ruimtes voor restauratie, conservering, scanning, fotografie, verpakking en het toegankelijker maken van archieven. Het Noord-Hollands Archief (hierna: NHA) verwacht nog een aanwas van analoge archieven van ongeveer 14km, onderverdeeld in overheidsarchieven (12km) en particuliere archieven (2-3km). De huidige depotcapaciteit van het NHA bedraagt bijna 60km. Dit is onderverdeeld in 14km op de locatie Jansstraat en 44km op de locatie Kleine Houtweg. Van de totale beschikbare depotcapaciteit is nu 56,5km in gebruik, ook door recente omvangrijke overbrengingen van de gemeente Haarlemmermeer (historisch archief) en de gemeente Haarlem (laatste deel analoog archief).

Door de verwachte toename van 14 km ontstaat er bij het NHA een tekort van de depotcapaciteit waarvoor meerdere scenario's zijn onderzocht met als doel dat het NHA kan blijven voldoen aan de wettelijke vereisten als archiefbewaarplaats. Het oorspronkelijk scenario, waarbij er extra capaciteit werd toegevoegd aan de Kleine Houtweg, leverde een investeringsvoorstel op van 14,4 miljoen euro. Door het gesprek aan te gaan met het Rijk is het mogelijk geworden meer km archief naar Emmen over te brengen. Rapport vraagstuk uitbreiding depotcapaciteit In de vergadering van het Algemeen Bestuur van het NHA op 13 oktober jl. is het door het NHA opgestelde rapport besproken met enkele scenario’s voor de uitbreiding van de depotcapaciteit. Het AB heeft daarbij besloten dat het voorkeurscenario (zie hierna) uitgewerkt kan worden en in de volgende bestuursvergadering van 10 december a.s. voor een besluit wordt voorgelegd. Daarbij speelt ook het toekomstig beheer en het mogelijke eigendom van het gebouwencomplex Kleine Houtweg 18 in Haarlem een rol. In het voorkeursscenario zijn door het NHA de volgende keuzes gemaakt: •

Het plaatsen van in totaal 15 km rijksarchieven in het hulpdepot te Emmen, en dus niet in de eigen archiefdepots in Haarlem, met gevolgen voor onze directe dienstverlening op de studiezaal. Hiermee hebben we de oorspronkelijke investeringsbehoefte terug weten te brengen met 3,3 miljoen euro;

• •

Een nieuw acquisitiebeleid met aanscherping van het aannemen van nietoverheidsarchieven. Dit heeft gevolgen voor het verwerven van belangrijke archieven op korte termijn; Inzet van mensen en middelen op grote digitaliseringsprojecten, zodat de scans van veelgevraagde rijksarchieven geleverd kunnen worden aan inwoners.

Bij het opstellen van het rapport heeft het NHA zich laten leiden door de gedachten hoe het voorkeursscenario te financieren, hoe draagvlak bij alle stakeholders te verkrijgen en het belang van het toekomstbestendig maken van de eigen organisatie. Stand van zaken Onder voorbehoud van het Algemeen Bestuur dat bepaalde scenario’s nog verder moeten worden onderzocht, zijn er voorkeursscenario’s bepaald. Naast het overbrengen van een aanzienlijk aantal rijksarchieven naar Emmen zijn de volgende scenario’s aan het bestuur voorgelegd: 1. Renovatie en optimalisatie van de locatie Kleine Houtweg met een geschatte investering van 11,1 miljoen euro; 2. Koop of huur van het pand. Het depotcapaciteitsvraagstuk, de renovatie en optimalisatie van de locatie op de Kleine Houtweg, staan in direct verband met de relatie die het NHA heeft als huurder en beheerder van de locatie. Bepalend daarin is niet alleen de onderhouds- en exploitatielast die een bepaald scenario met zich meebrengt, maar ook de organisatie en risico's rond het beheer en het onderhoud van vastgoed die niet tot de directe kerntaken behoren van het NHA als archief. Ook hecht het NHA als huurder grote waarde aan het monumentale voorgebouw op de locatie voor inzet van culturele activiteiten binnen de gemeente Haarlem.

Tegelijkertijd is het NHA verantwoordelijk voor de hoge kwaliteit van de klimatologische omstandigheden in de depots en behoren de duurzaamheid, energie en Arbo doelstellingen bij die verantwoordelijkheid en ambitie van het NHA. Met betrekking tot huur of koop van de locatie aan de Kleine Houtweg 18 liggen voor het NHA twee mogelijke scenario's voor: • •

Voortzetting van de huur van de locatie van het Rijksvastgoedbedrijf onder een nieuwe huurovereenkomst per 1 januari 2026; Koop van de locatie door de Gemeenschappelijke Regeling NHA, met doorverkoop aan de Gemeente Haarlem en verhuur van de locatie aan de GR NHA door de Gemeente Haarlem.

Met het Rijk is het afgelopen half jaar een verkenning gedaan naar de mogelijkheid van verkoop van het pand door het Rijksvastgoedbedrijf aan de GR NHA met aansluitend hierop doorverkoop aan de gemeente Haarlem. Deze optie wordt op korte termijn uitgewerkt. Om die mogelijkheid van verkoop open te houden moet het Rijksvastgoedbedrijf op zeer korte termijn de voorgenomen verkoop publiceren. Dat betekent niet dat de aankoop daadwerkelijk tot stand komt, maar dat de mogelijkheid aanwezig is. Als dat het geval is worden de betrokken partijen vanzelfsprekend nader geconsulteerd. Planning De nader uit te werken scenario’s komen op 10 december a.s. aan bod in de volgende vergadering van het Algemeen Bestuur van het NHA. Elk voorstel zal vervolgens worden voorgelegd aan de raad van de gemeente Haarlem.