I.f Herinrichting commissiekamer en werkomgeving Koningsvleugel

Collegebesluit

Onderwerp Herinrichting commissiekamer en werkomgeving Koningsvleugel Nummer 2024/224035 Portefeuillehouder De Raadt, E. en Wienen, J. Programma/beleidsveld 7.3 Overhead Afdeling FAZA Auteur Redda Gad / Laura Struik Telefoonnummer 06 - 10718828 Email lstruik@haarlem.nl Kernboodschap Het presidium heeft ingestemd met het volledig uitwerken van het scenario uit de inpassingsstudie om de Enschedekamer te herinrichten als alternatieve locatie voor de huidige commissiekamer (de Fabriciuskamer). Daarnaast is er vanuit de raad belangstelling om de functionaliteit van het vergadercentrum in het stadhuis te vergroten en een herinrichtingsvoorstel voor de beperkingen van de Raadzaal en het huidige vergadercentrum, waar de Fabriciuskamer deel van uitmaakt, verder te onderzoeken. De toegankelijkheid van het vergadercentrum is eveneens een belangrijk onderdeel van het onderzoek naar een verbeterde vergadersituatie. Behandelvoorstel voor Ter kennisname aan de Raad. commissie Relevante eerdere besluiten Besluit College d.d. 13 februari 2024

De startnotitie "Verkenning raadszaal en vergadercentrum stadhuis" (2023/113833) 1. Instemmen met de herinrichting van een alternatieve locatie voor commissievergaderingen binnen het stadhuis, met een kostenraming van € 320.000, gebaseerd op het voorkeursscenario uit de inpassingsstudie voor het omvormen van de Enschedekamer tot commissiekamer. 2. In te stemmen met de aanpassingen van de kantooromgeving in de Koningsvleugel van het stadhuis, op de begane grond en eerste etage, voor een bedrag van € 60.000. Deze aanpassingen dragen bij aan de algehele verbetering van de kantoorfaciliteiten in het stadhuis. 3. Een krediet vrij te geven van € 380.000 (€ 320.000 + € 60.000) voor het inrichten van de vergaderruimte in de Enschedekamer en aanpassingen in de Koningsvleugel, te dekken uit IP post FAC.02 voor interieurvervanging in gemeentelijke kantoorgebouwen. de secretaris,

Kenmerk: 2024/224035

de burgemeester,

1/6

1. Inleiding De huidige situatie in de Fabriciuskamer, die momenteel gebruikt wordt voor commissievergaderingen, is verre van ideaal. Met een capaciteit van 38 personen in een ruimte die slechts 63m2 is, is deze kamer te klein. Dit resulteert in onvoldoende zitplaatsen aan de tafel en een gebrek aan een geschikte plek voor insprekers. Idealiter zouden twee leden van elke fractie (behalve de eenmansfracties) aanwezig moeten kunnen zijn bij commissievergaderingen, maar vanwege de ruimtebeperking is dit momenteel niet haalbaar. Om deze reden wil het presidium de Enschedekamer inrichten voor commissievergaderingen. Daarnaast heeft de raad in juni 2023 de startnotitie 'Verkenning raadszaal en vergadercentrum stadhuis' (2023/113833) vastgesteld en uitdrukkelijk interesse getoond in een onderzoeksopdracht voor het bepalen van een definitieve locatie voor de raadzaal en commissiekamer. Dit project, onderdeel van een langer lopend meerjarig traject, zal naar verwachting enige tijd in beslag nemen. Omwille van de noodzaak tot een verbeterde vergadersituatie op de korte termijn, is een inpassingsstudie uitgevoerd met het doel een geschikte locatie voor commissievergaderingen in het stadhuis te vinden. Na presentatie aan het presidium, is ingestemd met de verdere uitwerking van de Enschedekamer als gekozen scenario.

Overeenkomstig deze beslissing wordt de Enschedekamer heringericht voor commissievergaderingen, terwijl de Fabriciuskamer gebruikt zal worden als reguliere vergaderruimte. 2. Besluitpunten college Besluit: 1. Instemmen met de herinrichting van een alternatieve locatie voor commissievergaderingen binnen het stadhuis, met een kostenraming van € 320.000, gebaseerd op het voorkeursscenario uit de inpassingsstudie voor het omvormen van de Enschedekamer tot commissiekamer. 2. In te stemmen met de aanpassingen van de kantooromgeving in de Koningsvleugel van het stadhuis, op de begane grond en eerste etage, voor een bedrag van € 60.000. Deze aanpassingen dragen bij aan de algehele verbetering van de kantoorfaciliteiten in het stadhuis. 3. Een krediet vrij te geven van € 380.000 (€ 320.000 + € 60.000) voor het inrichten van de vergaderruimte in de Enschedekamer en aanpassingen in de Koningsvleugel, begane grond en eerste etage te dekken uit IP post FAC.02 voor interieurvervanging in gemeentelijke kantoorgebouwen.

Kenmerk: 2024/224035

2/6

3. Beoogd resultaat  Verbeterde vergadersituatie voor commissievergaderingen: er wordt gestreefd naar een vergaderopstelling die ruimte biedt aan 60 personen, waaronder 32 commissieleden (twee per fractie), een voorzitter, (commissie)griffier, portefeuillehouder, ondersteuner en plaats voor 26 personen publiek (10-17 publiek, 6-8 fractieleden en een plek voor een inspreker).  Uitbreiding van de Enschedekamer: dit zal gerealiseerd worden door integratie van de aangrenzende ruimtes, waaronder fractiekamer 120 en een deel van fractiekamer 121, met de Enschedekamer. Het doel van deze uitbreiding is het creëren van een samenhangende en ruimtelijk omgeving.  Herstructurering van alternatieve locatie om de geïntegreerde fractiekamer te verplaatsen: het voorstel behelst de transformatie van kamer 116 tot een alternatieve, functionele en efficiënte fractieruimte.  Aanpassing Fabriciuskamer voor middelgrote bijeenkomsten: de Fabriciuskamer wordt aangepast om te voorzien in de huidige behoefte aan een grotere ruimte voor middelgrote bijeenkomsten binnen het gemeentehuis.  Verbeterde werkomgeving Koningsvleugel: zowel op de begane grond als op de eerste etage van het stadhuis wordt de werkomgeving verbeterd.  Grote hybride vergaderlocaties beschikbaar: zowel de Enschedekamer als de Fabriciuskamer worden geschikt gemaakt als grote hybride vergaderlocaties voor de gehele organisatie.

4. Argumenten 1. Invulling en anticipatie op het verkenningsonderzoek: dit voorstel vormt een uitbreiding van de scope van de startnotitie (2023/113833). Met het herinrichtingsvoorstel voor de Enschedekamer als potentiële definitieve keuze wordt de eerste stap naar het verbeteren van de functionaliteit van het vergadercentrum gezet. De herinrichting van de Enschedekamer zorgt ervoor dat er proactief geanticipeerd wordt op de huidige behoeften en kan indien gewenst bij een definitieve oplossing worden betrokken voor de startnotitie. 2. Restauratie historische indeling: de aanpassingen aan de Enschedekamer zorgen ervoor dat de historische indeling van het stadhuis uit circa 1465 wordt hersteld. Dit plan is vanuit bouwhistorisch perspectief positief beoordeeld en heeft geen bouwhistorische bezwaren oplevert. 3. Verbetering arbeidsomstandigheden: de herinrichting van de commissiekamer focust op ergonomie, akoestiek, en technische faciliteiten. Deze verbeteringen zorgen voor meer bewegingsvrijheid en comfort, essentieel voor een ergonomisch verantwoorde werkplek. De toegankelijkheid voor mindervaliden wordt ook verbeterd, wat bijdraagt aan een inclusievere commissiekamer.

Kenmerk: 2024/224035

3/6

4. Democratisch vergadercentrum: de herinrichting van de commissievergaderruimte zorgt voor meer zitplaatsen, waardoor elk fractielid actief kan deelnemen aan het politieke debat. De nieuwe indeling met gescheiden tribuneplekken en commissietafel bevordert de interactie tussen commissieleden en publiek en verhoogt de capaciteit voor insprekers en publiek. 5. Technische en duurzame modernisering: de aanpassing aan de commissiekamer in de Enschedekamer zorgt ervoor dat deze voldoet aan hedendaagse technische eisen en benadrukt toegankelijkheid, duurzaamheid en energie-efficiëntie. De nabijheid van de huidige commissiekamer is gunstig voor bezoekers. En vereist minimale aanpassingen aan klimaat- en beveiligingssystemen. 6. Collegebevoegdheid voor instemming met herinrichtingsvoorstel en kostenraming: overeenkomstig de programmabegroting 2024 heeft het college de bevoegdheid om krediet te verlenen binnen de door de raad vastgestelde bedragen uit het investeringsplan 2024. Voor de financiering van deze herinrichting is de IP Post FAC.02, gericht op vervanging van interieur in gemeentelijke kantoorgebouwen, aangewezen. Dit benodigde krediet valt onder de gemandateerde bevoegdheden van het college, gecategoriseerd als B-posten.

5. Financiën De totale kostenraming voor het realiseren van een alternatieve vergaderlocatie voor commissievergaderingen in het stadhuis is vastgesteld op € 380.000. Dit project wordt voorgesteld te financieren uit IP FAC.02 Vervanging interieur, dat voor 2024 een budget van € 1.270.000 heeft, ruim voldoende om deze kosten te dekken. Voor kostenbesparing zal bij de herinrichting van de commissiekamer circulair gebruik worden gemaakt van het interieur, wat de investeringen minimaliseert. De resterende middelen in het krediet worden geacht toereikend te zijn om de geplande investeringen in 2024 uit te voeren, met de focus op duurzame realisatie en het hergebruik van het huidige interieur, gebaseerd op de technische staat en de mogelijkheid tot refurbishment, om zo kostenefficiëntie te garanderen. De totale investering voor de herinrichting van de commissiekamer als alternatieve vergaderlocatie bedraagt € 380.000. Dit bedrag is opgedeeld in € 320.000 voor de herinrichting van de Enschedekamer en € 60.000 voor de aanpassingen aan de kantooromgeving in de Koningsvleugel. De voorlopige kostenraming is gebaseerd op actuele eenheidsprijzen en inzichten.

Kenmerk: 2024/224035

4/6

a. Kosten herinrichting Enschedekamer Op basis van de onderstaande criteria zijn financieel twee varianten uitgewerkt voor de vergaderlocatie commissiekamer in de inpassingstudie:  Aantal m2 (1.5-2 m2/pp: 90-120m2)  Toegankelijkheid (mindervalide en beveiligingsschil)  Minimale investering (luchtbehandeling en bouwkundige aanpassingen) De kosten voor het aanpassen van de Enschedekamer tot commissiekamer zijn berekend op basis van de gekozen oplossingsvariant voor 60 personen en een oppervlakte van 120m2, zoals uiteengezet in de inpassingsstudie. Dit bedrag omvat de kosten voor klimaatinstallaties, bouwkundige werkzaamheden en interieur. Daarnaast is in de raming ook rekening gehouden met de verhuiskosten van audiovisuele middelen van de Fabriciuskamer naar de Enschedekamer, in lijn met de planning van het nieuwe vergadersysteem, dat tegen 1 juni 2024 operationeel zal zijn. b. Kosten aanpassen werkomgeving koningsvleugel De herinrichting van de Enschedekamer vereist dat een fractiekamer wijkt, wat leidt tot interne verschuivingen binnen het stadhuis. Deze verschuivingen geven aanleiding om de kantooromgeving in de Koningsvleugel te verbeteren. Hoewel deze aanpassing niet direct gekoppeld is aan de herinrichting van de vergaderruimtes, valt de uitvoering ervan qua timing samen met de werkzaamheden aan de Enschedekamer.

Dit biedt een gelegenheid voor een algehele modernisering van een aantal werkruimtes binnen het stadhuis. Het project focust zich op het vernieuwen van de verouderde en niet meer representatieve kantoren in de Koningsvleugel, waardoor een efficiënte verbetering van de werkomgeving en verbeterde werkomstandigheden gerealiseerd worden. De aanvullende kosten voor het optimaliseren van de werkomgeving van de kantoorruimte in de koningsvleugel BG en 1ste etage stadhuis bedragen € 60.000. De toewijzing van dit krediet zal als financiële basis dienen voor de spoedige implementatie van het herinrichtingsvoorstel, waarbij de focus ligt op efficiëntie, toegankelijkheid en respect voor de historische waarde van de vergaderfaciliteiten. 6. Risico’s en kanttekeningen  Risico op budgettekort voor vervangingsplannen: de meerjarige vervangingsplannen van het interieur worden momenteel herzien in het licht van het aangepaste kantoorconcept voor het nieuwe werken. Hierdoor bestaat het risico dat de beschikbare bestedingsruimte in IP FAC.02 vervanging interieur mogelijk niet toereikend is voor alle geplande vervangingsinvesteringen. Desondanks wordt deze kans als klein ingeschat, gezien de toepassing van circulair inkopen en de focus op duurzame realisatie bij deze vervangingsinvesteringen

Kenmerk: 2024/224035

5/6





Tijdelijke overlast: de herinrichtingswerkzaamheden kunnen tijdelijke overlast veroorzaken voor de huidige gebruikers van het stadhuis. Goede communicatie en planning zijn essentieel om de impact hiervan te minimaliseren. Risico op vertraging door krapte op aannemersmarkt: de geplande doorlooptijd van het project is vastgesteld van februari tot en met november. Echter, het vinden van een geschikte aannemer vormt een risico, gezien de huidige krapte op de aannemersmarkt. Dit wordt gekenmerkt door een grotere vraag dan aanbod en een tekort aan personeel, wat de projectplanning potentieel kan beïnvloeden.

7. Uitvoering  In week 6 wordt door ICS definitief het projectplan inclusief planning opgeleverd.  Geschatte doorlooptijd project februari - november  De stappen zijn als volgt: o Definitiefase: vertalen van ontwerp in een programma van eisen en een bestek. o Aanbesteding: uitzetten in de markt en aannemer selecteren o Uitvoeringswerkzaamheden: a. Leeghalen ruimten en starten met de verbouwing. b. Aanpassen meubilair en ontbrekende meubilair aankopen of huren. c. Oplevering bouwwerkzaamheden. d. Inhuizen ruimten. e. Overbrengen van het vergadersysteem van Fabriciuskamer naar Enschedekamer. f. Oplevering. 8. Bijlagen Bijlage: Stadhuis Haarlem – Onderzoek tijdelijke commissiekamer

Kenmerk: 2024/224035

6/6