I.d Memo raad Haarlem planning expertmeeting toekomstbestendig ODIJmond, 31 maart 2025, Omgevingsdienst IJmond

Memo Aan

Gemeente Haarlem

Van

Ilva Zwart

T.a.v.

gemeenteraad

Functie

Strategische adviseur

C.c.

E-mail Telefoon

Onderwerp (of)

Planning expertmeeting

Zaaknummer

Toekomstbestendig ODIJmond

Datum

31-03-25

Toekomstbestendig ODIJmond In 2024 is vanuit een externe analyse vastgesteld dat de organisatie in haar huidige vorm operationeel- en financieel onvoldoende in controle is en er stappen noodzakelijk zijn om de organisatie toekomstbestendig te maken. Ook is vastgesteld dat ODIJmond in de huidige vorm niet robuust is volgens de landelijke kwaliteit- en robuustheidscriteria voor omgevingsdiensten. Via het Plan van Aanpak toekomstbestendig ODIJmond beschrijft de organisatie vijf ontwikkellijnen. Vanuit deze ontwikkellijnen is het Programma herijking GR, DVO en financieringsstructuur gestart. Dit proces heeft als doelstelling operationeel- en financieel in controle komen. In de begrotingswijziging 2025 is uw gemeenteraad hierin meegenomen. Tijdens de expertmeeting wordt uw raad bijgepraat. Daarnaast vonden in maart 2025 twee regionale raadsbijeenkomsten plaats waarmee wij de raadsleden binnen ons werkgebied informeerden over het proces en de analyse en uitgangspunten voor zowel de herijking van de GR als voor de financieringsstructuur.

Verzoek commissievergadering september Het afgelopen jaar werkten wij intensief samen met onze deelnemers aan het herijken van onze GR en bijbehorende financieringsstructuur, ook inventariseerde – in opdracht van ons bestuur – een extern bureau mogelijke toekomstscenario’s. Binnen dit proces hebben wij nauw samengewerkt met alle deelnemers om tot een gezamenlijk beeld te komen. Begin juli bepaalt het algemeen bestuur van ODIJmond op een aantal belangrijke punten richting: richting voor een toekomstbestendig ODIJmond. In de commissievergadering in september willen wij de richting bespreken met de raad. We willen de voorkeuren hierbij ophalen en waar mogelijk de richting bekrachtigen. Voorafgaand aan het gesprek lichten wij het proces en de (financiële) effecten toe.

Het doel van de sessie is de richting van de voorliggende doorontwikkeling van ODIJmond te bespreken met de raad en hierbij: • De voorkeuren ophalen en • (Waar mogelijke) de richting bekrachtigen Zodat gezamenlijk met alle deelnemers de vervolgstappen gezet kunnen worden. Waaronder bijvoorbeeld wijziging GR en herijking van de financiering (kadernota, begroting). BEZOEKADRES BEZOEKADRES POSTADRES

Stationsplein 48b, 1948 LC Beverwijk Koetserstraat 2A, 1531 NX Wormer Postbus 325, 1940 AH Beverwijk

0251-263 863 info@odijmond.nl

www.odijmond.nl

Opzet ODIJmond bereidt een presentatie voor. Voorafgaand aan de bijeenkomst delen wij de presentatie en de eventuele achtergronddocumenten. Met de presentatie nemen wij de raadsleden mee in het door het Algemeen Bestuur van ODIJmond voorgestelde toekomstscenario(’s) met financieel effect. Ook wordt toegelicht welke stappen er gezet worden om operationeel- en financieel in controle te komen. • •

•

Introductie door de wethouder Presentatie: (30 minuten door extern bureau en ODIJmond) o Proces toekomstscenario’s met voorkeursscenario (‘s) en financieel effect. o Proces en bestuurlijke keuzes/knoppen op ambitie en takenpakket o Uitgangspunten herijking governance en financieringsstructuur o Vervolgproces en betrokkenheid raad. Stellen van vragen en uitwisselen standpunten. (30 min.) o Hierbij ligt de vraag voor: Kunt u zich vinden in het voorliggende voorstel voor doorontwikkeling ODIJmond? o Voorkeuren ophalen o Richting bekrachtigen

Aanvullende informatie: Bijlage 1: Detailplanning doorontwikkeling ODIJmond Bijlage 2: Producten, programma en besluitvorming AB, raden en Provinciale Staten

2/2

versie 21 maart 2025

Tijdspad doorontwikkeling GR ODijmond 2024

2025 Datum Fase

beeldvorming

sep

okt

nov

dec

jan

2026 feb

mrt

apr

mei

jun

jul

aug

sep

okt

nov

P&C cyclus ODIJmond

3 Oordeelsvorming

4 Besluitvorming

INVENTARISATIE en PROCES

UITGANGSPUNTEN FORMULEREN GR, FINANCIERING

CONSEQUENTIES ANALYSEREN

GEWENSTE SITUATIE: UITGANGSPUNTEN GR en FINANCIERING TOEKOMST

BEGROTINGSWIJZIGING 2025

KADERNOTA 2026

AH-overleg 23-01: voorbereiding AB 12-02

AB 23-10

AB 18-12

Werkgroep governance 10-04

AB 12-02

DB regulier 05-03

DB 09-04

AB regulier 26-03

AB 16-04

Raadsinformatiebrief: start programma

AH-overleg 30-01: 23-01: voorklankbordbereiding groep jur.adv AB 12-02

Ambt. inzicht IST-Soll + klankbordgroep fin. WG herijking financiering 20-03

DB AB 23-10

AB 18-12

AB 12-02

AH-overleg 08-04: voorbereiding AB 16-04

TUSSENRESULTAAT

Opbouwen IST-situatie + uitgangspunten voor Soll-situatie

2b

AH-overleg 08-04: voorbereiding AB 16-04

6a Tweetrapsrakket 2

Toestemming voor wijziging

Nota van beantwoording

Eerste concept GR

Definitief concept GR Na juli: vastgestelde GR

AH-overleg: voorbereiding AB 17-12 DB

Kadernota 2027 AB 17-12: nieuwe fin. structuur, toekomstscenario’s en wijziging GR

AB 05-11

3a 3b

Kadernota 2027

6b

Vertaling nieuwe financieringsstructuur naar Kadernota 2027

Begroting 2027 Kadernota 2027

AH-overleg: voorbereiding AB 05-11

Uitwerking Soll in producten-diensten catalogus

AH-overleg: voorbereiding AB 17-12

Uitwerken voorkeursscenario’s

DB AB

AB 16-04

AB 11-06 (scenario’s financiering)

1c

AB 09-07: begroting+ scenario’s

AB 05-11

3c

5a Per deelnemer raad: scenario’s, proces, keuzes

Regioraad: beeldvormend

Analysefase

AB 17-12: nieuwe fin. structuur, toekomstscenario’s en wijziging GR

4b

Heidag DB 12-06 voorb. oordeelsv.

TUSSENRESULTAAT

BEGROTING 2027

4a

AB 09-07: begroting+ scenario’s

Vaststellen en uitwerken voorkeursscenario’s

Vaststellen voorkeursscenario

4c

jul

REGULIERE P&C en FORMEEL BESLUITVORMINGSTRAJECT GR

Zienswijzetraject

AH-overleg: voorbereiding AB 05-11

jun

DB 26-11

Tweetrapsrakket 1

AH-overleg 19-06: voorb. AB 09-07

Rapport en advies (eind mrt)

Uitgangspunten en toetsingskader voor toekomstscenario’s Inventariseren toekomstscenario’s

mei

Per deelnemer raad: scenario’s, proces, keuzes

DB 09-04

Raden - Staten

3a

AH-overleg 19-06: voorb. AB 09-07

AB 11-06 (scenario’s financiering) Brief aan colleges: IST-Soll

apr

AH-overleg: voorbereiding AB 17-12

AB 05-11: toekomstscenario

WG herijking financiering 05-06

AB 16-04

AH-overleg 23-01: voorbereiding AB 12-02

Colleges en GS

W+K groep jur.adv. DB regulier 08-10

Vertaling van bestaande GR en DVO’s naar nieuwe structuur

Heidag DB 12-06 voorb. oordeelsv.

Eerste inkijk Soll-situatie

SWOT, uitgangspunten, toetsingskader

AB 09-07: begroting+ scenario’s

DB 09-04

Def. Soll-situatie, fin. doorkijk en mogelijke keuzes

Analyse en interviews

Commissie DB / AB

AB 11-06 (scenario’s financiering)

Regioraad: beeldvormend

Actualiseren bedrijvenbestand

Ambtelijke voorbereiding

DB regulier 09-07

2a

WG herijking financiering 15-05

1b

Raden - Staten

DB regulier 25-06

AH-overleg: voorb. AB 05-11

Per deelnemer raad: scenario’s, proces, keuzes

Colleges en GS Raadsinformatiebrief: start programma

Werkgroep + klankbordgroep jur.adv.

AH-overleg 19-06: voorb. AB 09-07

Regioraad: beeldvormend

Voorstel voor juridisch kader

Ambtelijke voorbereiding

Toekomstscenario’s

DB regulier 28-05

1a

TUSSENRESULTAAT

AB

WG governance 15-05 AH-overleg 22-05: voorb. AB 11-06

mrt

KADERNOTA 2027

KBG juridisch 27-05

Colleges en GS Raden - Staten

Herijking financieringsstructuur

BEGROTING 2026 AH-overleg 08-04: voorb. AB 16-04

DB

Herijking GR, DVO en governance

feb

2 Beeldvorming

Ambtelijke voorbereiding

AB

jan

1 Voorbereiding

oordeelsvorming besluitvorming

dec

AB 17-12: nieuwe fin. structuur, toekomstscenario’s en wijziging GR

Voorkeursscenario + nieuwe financieringsstructuur leidt tot Kadernota 2027

Toelichting AB

beeldvorming oordeelsvorming besluitvorming

Herijking financieringsstructuur

AB

AB

16 april 2025

11 juni 2025

9 juli 2025

toelichting

toelichting

1a

2a

• Analyse huidige GR en DVO-structuur met advies en uitgangspunten voor de herijking.

AB

AB

per deelnemer

5 november 2025

17 december 2025

toelichting

toelichting

toelichting

toelichting

3a

4a

• Verplichte taken en facultatieve taken. 3b

• AB besluit: uitgangspunten herijking GR. > Laten vaststellen door colleges na de zomer. Collegebericht naar raden. Tweetrapsrakket deel 1

6a

• Presentatie inzicht verplichte taken en facultatieve taken.

•A  B besluit: instemmen met concept GR.

4b

•V  oorstel voor wijziging GR aanbieden aan colleges. Tweetrapsrakket deel 2 •S  tart zienswijzentraject raden.

• Raden ontvangen collegebericht: uitgangspunten herijking GR door colleges. Tweetrapsrakket deel 1

1b

2b

3b

4b

6b

• Analyse IST-Soll. Financieel effect per deelnemer.

• Uitgangspunten financieringsstructuur bespreken.

• Uitgangspunten financieringsstructuur vaststellen.

• Presentatie vastgestelde uitgangspunten financieringsstructuur.

•V  aststellen kadernota 2027 met bijbehorende financieringsstructuur

• Analyse van mogelijke uitgangspunten en keuzes voor de toekomstige financieringstructuur.

• Discussie bestuurlijke keuzes/ knoppen die gemaakt moeten worden over takenpakket en ambitie.

• Discussie bestuurlijke keuzes/ knoppen die gemaakt moeten worden over takenpakket en ambitie.

• Presentatie proces en bestuurlijke keuzes/knoppen takenpakket en ambitie.

• Brief aan colleges: financieel effect per deelnemer (IST-Soll) en vervolg proces.

• Update actualisatie bedrijvenbestand 3c

4c

1c

Toekomstscenario’s

• Beeldvormend gesprek over voortgang verplichte en facultatieve taken plus verwachte consequenties voor de deelnemers.

Raadsessie

>

Herijking GR, DVO en governance

AB

• Inventarisatie en advies toekomstscenario’s.

• Toekomstscenario Galan: voorkeursscenario(’s) met financieel effect. > Wat presenteren we aan de raad en met welke afwegingen?

• Presentatie proces toekomstscenario met voorkeursscenario(’s) en financieel effect.

5a

•R  eflectie proces en terugkoppeling raadssessies •B  esluit toekomstscenario (onder voorbehoud raadssessies)

> terug naar overzicht planning

odijmond.nl

2024

2025

INVENTARISATIE + ANALYSE jul

aug

sep

okt

nov

dec

UITGANGSPUNTEN jan

feb

mrt

apr

mei

jun

2026

CONSEQUENTIES

BESLUIT

jul

nov

aug

sep

okt

dec

PROCES EN PRODUCTEN DOORONTWIKKELING ODIJMOND FINANCIEEL ODIJMOND Begrotingswijziging 2025 incidenteel 2024 en 2025 Kadernota + begroting 2026 incidenteel 2026 Kadernota + begroting 2027 structurele financiering

HERIJKING GR, DVO EN GOVERNANCE Inventariseren bestaande GR, DVO’s en opdrachten Analyse knelpunten Rapportage analyse + uitgangspunten huidige GR en DVO-structuur Analyse huidige takenpakket en formuleren uitgangspunten Takenpakket keuze verplicht en facultatief (inbrengen of wijzigingen) Uitwerken toekomstige GR en DVO-structuur (afhankelijk van toekomstscenario) Besluitvorming GR en DVO-structuur

FINANCIERINGSSTRUCTUUR Inventarisatie IST-situatie: huidige financiering Opbouwen SOLL-situatie: balans taken/fin. middelen Rapportage vergelijking IST en SOLL-situatie inclusief impact Uitwerken bestuurlijke keuzes (ambitieniveau) Opstellen uitgangspunten financieringsstructuur Aanpassen financieringsstructuur op scenario (afhankelijk van toekomstscenario)

TOEKOMSTSCENARIO’S (Bestuurlijke) interviews + document studie Ontwikkelen scenario’s Rapportage hoofdlijnen scenario’s + inschatting impact Voorkeursscenario(‘s) uitwerken Definitief scenario uitwerken voor besluitvorming

BESLUITVORMINGSPROCES: Algemeen Bestuur, Raden en Staten Algemeen Bestuur (beeld-, oordeels-, besluitvormend) Regioraad (beeldvormend): Proces en uitgangspunten governance en financiering Raadsbijeenkomst per deelnemer (beeldvormend): toekomstscenario en uitgangspunten financiering (ambitie en taken) Begroting 2027: Zienswijzen Raden en Staten Herijkte GR: Zienswijzen Raden en Staten Toestemming wijziging GR (instemmingsrecht)

Bld

O

O

Bsl

IMPLEMENTATIE + BESLUITVORMING GR jan

feb

mrt

apr

mei

jun

jul

aug