I.d Brief Rekenkamer Haarlem 18 juni 2024, Aanbieding Jaarverslag 2023 - Jaarplan 2024 Rekenkamer Haarlem

Rekenkamer Haarlem

T.a.v. Gemeenteraad

Kenmerk Datum 18 juni 2024 Contact Eva van Malsen Telefoon 06-42868546 E-mail rekenkamer@haarlem.nl

Onderwerp: Aanbieding Jaarverslag 2023 / Jaarplan 2024 Rekenkamer Haarlem

Geachte leden, Overeenkomstig artikel 185 van de Gemeente ontvangt u bijgaand ter kennisname het Jaarverslag 2023 en Jaarplan 2024 van de Rekenkamer Haarlem.

Namens de Rekenkamer Haarlem, Met vriendelijke groet,

Eva van Malsen, Secretaris/onderzoeker

1

Rekenkamercommissie Haarlem Jaarverslag 2023

De Rekenkamercommissie (RKC) van Haarlem had in 2023 de ambitie om de raad te ondersteunen in zijn kaderstellende en controlerende rol met vraaggericht onafhankelijk onderzoek naar het door het college gevoerde bestuur en beleid. De RKC bestond in 2023 uit vijf raadsleden van wie één de voorzitter was, en twee externe leden. De commissie vergaderde 10 keer in 2023 en werd in haar werkzaamheden ondersteund door een ambtelijk secretaris /onderzoeker. Dit jaarverslag is een terugblik op de activiteiten van 2023. Sinds 1 januari 2024 is de Rekenkamercommissie (RKC) overgegaan in de Rekenkamer (RK). In dit jaarverslag spreken we nog over de Rekenkamercommissie, welke op grond van de Verordening Rekenkamercommissie Haarlem 2017 verantwoording aflegde aan de gemeenteraad. In verband met de wisseling van RKC naar RK is er een los jaarplan voor 2024 beschikbaar.

Samenstelling 2023 De samenstelling van de commissie was in het jaar 2023 als volgt: Frans Smit (OPHaarlem; voorzitter), Jacqueline van den Broek (PvdD), Dion Heinis (PvdA), Sacha Schneiders (GroenLinks), Joris Blokpoel (VVD), Tim Kreuk (extern lid), Lisette Kuypers (extern lid), Boukje Detmar (ambtelijk secretaris/onderzoeker).

Nieuwe onderzoeksonderwerpen De rekenkamer selecteert jaarlijks onafhankelijk twee à drie nieuwe onderzoeksonderwerpen aan de hand van de criteria: 1) passend binnen de taakopdracht 2) maatschappelijke/bestuurlijke/financiële relevantie 3) de verwachte opbrengst. Daarbij kan gebruik worden gemaakt van een groslijst van onderwerpen, die door de rekenkamercommissie wordt beheerd. Dit kunnen onderwerpen zijn, die in het raadsdebat naar voren zijn gekomen, door raadsleden zijn aangedragen, door inwoners zijn aangedragen of anderszins - bijv. in verband met de actualiteit - door de rekenkamer naar voren zijn gebracht.

RKC aanbevelingen De RKC plaatst de door de raad overgenomen aanbevelingen die naar aanleiding van een onderzoek zijn gedaan op een actielijst. De RKC monitort de opvolging en blijft daarover in gesprek met het college en de organisatie. Er wordt minstens een keer per jaar een overzicht gestuurd van de openstaande aanbevelingen naar het college, de betrokken commissies en de raad, met de stand van zaken.

2023 (afgerond) • • • • • •

Rapport Kwaliteit dienstverlening burgerzaken opgeleverd Rapport Sturing sociale woningbouw opgeleverd Onderzoek Assetmanagement uitgevoerd Onderzoek Arbeidstekorten en rol gemeente uitgevoerd Proces ‘van RKC naar RK’ afgerond Aanbevelingen toegevoegd en afgedaan

2

Rekenkamercommissie Haarlem Jaarverslag 2023

Toelichting op enkele onderwerpen •

Er is in 2023 interessant en uiteenlopend onderzoek uitgevoerd en afgerond. De samenwerking met college, uitvoerende organisatie en de gemeenteraad werd door de commissie en de secretaris als prettig en constructief ervaren.

•

Eind 2022 is de Wet versterking decentrale rekenkamers aangenomen. Eén van de belangrijkste uitgangspunten van de wet is het waarborgen van de onafhankelijkheid van de rekenkamer. Daarom is er bepaald dat er vanaf 1 januari 2024 geen raadsleden zitting meer mogen hebben in een rekenkamer. De Rekenkamercommissie Haarlem bestond in 2023 uit zowel raadsleden als externe leden, en moest daarom anders worden ingericht. In 2023 liep een proces over besluitvorming rond aanstellingen van nieuwe leden van de rekenkamer.

•

De RKC was lid van de Nederlandse vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR). De NVRR is de vereniging voor de belangenbehartiging en de professionalisering van de lokale en provinciale rekenkamerfunctie. De secretaris participeerde in de landelijke kenniskring van de NVRR.

Financiën in 2023 Begroot 2023*

Gerealiseerd 2023 64.671,-

74.094,-

Externe advisering 56.506,Presentie 3.324,Overig 3.179,Contributies/abonnementen 1.662,-

Externe advisering 60.263,Presentie 6.715,Overig 7.116,Contributies/abonnementen 0,-

Exclusief overhead en personele lasten van de ambtelijk secretaris/onderzoeker. *Externe advisering: Onder externe advisering vallen alle kosten die gemaakt worden bij het inhuren van externe onderzoeksbureaus. *Presentie: Presentiegelden zijn de vergoedingen die worden betaald aan de commissieleden (raadsleden) voor aanwezigheid bij vergaderingen. *Overig: Onder overig vallen o.a. de vergoedingen voor externe leden. *Contributies/abonnementen: Onder contributies/abonnementen valt o.a. het lidmaatschap bij de NVRR.

Toelichting De rekenkamercommissie bleef in 2023 niet binnen het budget. Dit heeft ermee te maken dat de definitieve afronding van enkele onderzoeken van 2022 later dan verwacht plaatsvond. Hierdoor zijn de kosten van externe advisering van het budget van 2023 af gegaan. Daarnaast waren de presentiekosten hoger dan begroot. Dit komt door het proces van RKC naar RK, waar ook commissieleden meer tijd in staken. Ook zijn de overige kosten hoger dan begroot, in verband met een tweede extern lid. De kosten voor het lidmaatschap van de NVRR zijn in 2023 geboekt onder overige kosten, in plaats van onder contributies/abonnementen.

Colofon De huidige rekenkamer is bereikbaar via rekenkamer@haarlem.nl en https://gemeentebestuur-haarlem.notubiz.nl/info/Informatie_over/140. De werkwijze van de RK is vastgelegd in het Reglement van Orde.

3

Rekenkamer Haarlem Jaarplan 2024

De Rekenkamer (RK) heeft de ambitie de raad te ondersteunen in zijn kaderstellende en controlerende rol met vraaggericht onafhankelijk onderzoek naar het door het college gevoerde bestuur en beleid. De RK bestaat in 2024 uit drie leden, waaronder een voorzitter. De commissie verwacht ongeveer 10 keer te vergaderen dit jaar en wordt in haar werkzaamheden ondersteund door een ambtelijk secretaris /onderzoeker. Dit jaarplan is een vooruitblik op de activiteiten van 2024 en een overzicht van de huidige stand van zaken. Sinds 1 januari 2024 is de Rekenkamercommissie (RKC) overgegaan in de Rekenkamer (RK). In dit jaarplan spreken we over de Rekenkamer. In verband met de wisseling van RKC naar RK is er een los jaarverslag van 2023 beschikbaar.

Samenstelling 2024 De samenstelling van de RK in het jaar 2024 is als volgt: Clemens Berendsen (voorzitter), Tim Kreuk en Boudewijn Duindam. De RK wordt tot het zomerreces ondersteund voor Eva van Malsen als ambtelijk secretaris/onderzoeker (ad interim). Na de zomer volgt een nieuwe ambtelijk secretaris/onderzoeker.

Nieuwe onderzoeksonderwerpen De rekenkamer selecteert jaarlijks onafhankelijk twee à drie nieuwe onderzoeksonderwerpen aan de hand van de criteria: 1) passend binnen de taakopdracht 2) maatschappelijke/bestuurlijke/financiële relevantie 3) de verwachte opbrengst. Daarbij kan gebruik worden gemaakt van een groslijst van onderwerpen, die door de rekenkamer wordt beheerd. Dit kunnen onderwerpen zijn, die in het raadsdebat naar voren zijn gekomen, door raadsleden zijn aangedragen, door inwoners zijn aangedragen of anderszins - bijvoorbeeld in verband met de actualiteit - door de rekenkamer naar voren zijn gebracht.

RK aanbevelingen De RK plaatst de door de raad overgenomen aanbevelingen die naar aanleiding van een onderzoek zijn gedaan op een actielijst. De RK monitort de opvolging en blijft daarover in gesprek met het college en de organisatie. Er wordt minstens een keer per jaar een overzicht gestuurd van de openstaande aanbevelingen naar het college, de betrokken commissies en de raad, met de stand van zaken.

2024 (afgerond) • • • •

Rapport Beheer en onderhoud van kapitaalgoederen opgeleverd Rapport Arbeidstekorten en rol gemeente opgeleverd Brief Quantumcomputer aangeboden Reglement van orde opgesteld

2024 (gepland) • • • •

Onderzoek Subsidies inwoners uitvoeren en opleveren Onderzoek Klachten overlast uitvoeren en opleveren Onderzoek Verbonden partij uitvoeren Aanbevelingen toevoegen en afdoen

4

Rekenkamer Haarlem Jaarplan 2024 Toelichting op enkele onderwerpen •

Eind 2022 is de Wet versterking decentrale rekenkamers aangenomen. Eén van de belangrijkste uitgangspunten van de wet is het waarborgen van de onafhankelijkheid van de rekenkamer. Daarom is er bepaald dat er vanaf 1 januari 2024 geen raadsleden zitting meer mogen hebben in een rekenkamer. De Rekenkamercommissie Haarlem bestond in 2023 uit zowel raadsleden als externe leden, en moest daarom anders worden ingericht. Per 1 januari 2024 is de naam officieel gewijzigd naar ‘Rekenkamer Haarlem’ en zijn er drie externe leden (waaronder een voorzitter) aangesteld voor een periode van zes jaar. Daarnaast wordt de rekenkamer ondersteund door een ambtelijk secretaris/onderzoeker. Om de verbinding met de raad te behouden is er ook een klankbordgroep samengesteld, bestaande uit drie raadsleden. Deze klankbordgroep wordt geraadpleegd voor advies en ideeën.

•

In het kader van de wijziging van Rekenkamercommissie naar rekenkamer zijn er per 2024 een nieuwe ‘Verordening gemeentelijke rekenkamer’ en ‘Reglement van orde gemeentelijke rekenkamer vastgesteld’.

•

Daarnaast werd per 1 januari 2024 de bevoegdheid van de gemeentelijke rekenkamer uitgebreid, waarbij de rekenkamer ook bevoegdheden krijgt voor het onderzoeken van aan de gemeente ‘verbonden partijen’. Het doel van de wetswijziging is onafhankelijke, goed functionerende en actieve Rekenkamers.

•

De rekenkamer is lid van de Nederlandse vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR). De NVRR is de vereniging voor de belangenbehartiging en de professionalisering van de lokale en provinciale rekenkamerfunctie. De secretaris participeert in de landelijke kenniskring van de NVRR.

Financiën in 2024 Begroot 2024

Gerealiseerd 2024 (mei 2024) 117.194,-

1.395,-

Externe advisering 81.710,Presentie 3.454,Overig 30.303,Contributies/abonnementen 1.727,-

Externe advisering 0,Presentie 0,Overig 0,Contributies/abonnementen 1.395,-

Exclusief overhead en personele lasten van de ambtelijk secretaris/onderzoeker. *Externe advisering: Onder externe advisering vallen alle kosten die gemaakt worden bij het inhuren van externe onderzoeksbureaus. *Presentie: Presentiegelden zijn de vergoedingen die worden betaald aan de klankbordleden (raadsleden) voor aanwezigheid bij vergaderingen. *Overig: Onder overig vallen o.a. de vergoedingen voor de leden. *Contributies/abonnementen: Onder contributies/abonnementen valt o.a. het lidmaatschap bij de NVRR.

Toelichting Het begrote bedrag voor 2024 ligt ruim 50.000 euro hoger dan dat van 2023. Dit heeft te maken met de nieuwe Wet versterking decentrale rekenkamers. Hierdoor is er vanaf 2024 meer budget nodig voor advieskosten (inhuren van externe bureaus) en de maandelijkse vergoeding van de (externe) leden. De verwachting is voor 2024 het budget geheel uit te geven aan de activiteiten op pagina 1.

Colofon De rekenkamer is bereikbaar via rekenkamer@haarlem.nl en https://gemeentebestuur-haarlem.notubiz.nl/info/Informatie_over/140. De werkwijze van de RK is vastgelegd in het Reglement van Orde.

5