I.c Handboek integriteit - werving, selectie en screening, september 2025, Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Handboek integriteit Hoofdstuk 2

Inhoud

2

Werving, selectie en screening

4

2.1 Inleiding

6

2.2 Werving kandidaat-volksvertegenwoordigers en kandidaat-bestuurders

6

2.3 Selectie door politieke partijen

7

2.4 Screening van kandidaat-bestuurders: thema’s en onderzoeksmethode

8

2.5 Screening van kandidaat-bestuurders: proces

13

Bijlagen

26

Bijlage 1 Vragenlijsten

28

Bijlage 2 Modelgedragscodes

34

< vorige pagina

volgende pagina >

3

Hoofdstuk 2

Werving, selectie en screening 2.1 2.2 2.3 2.4

Inleiding Werving kandidaat-volksvertegenwoordigers en kandidaat-bestuurders Selectie door politieke partijen Screening van kandidaat-bestuurders: thema’s en onderzoeksmethode

2.5 Screening van kandidaat-bestuurders: proces

< vorige pagina

6 6 7 8 13

volgende pagina >

5

2.1 Inleiding Voordat een politieke ambtsdrager in functie treedt, zijn er bepaalde procedures te doorlopen. De belangrijkste zijn natuurlijk de verkiezingen waarbij volksvertegenwoordigers door inwoners worden gekozen. Daarnaast is er een aantal stappen die vanuit integriteit erg belangrijk zijn. Deze worden in de figuur kort toegelicht en krijgen meer aandacht in de volgende paragrafen.

2.2

Stap

Werving

Selectie

Screening

De doelgroep van de informatie hierover in dit handboek is…

Bestuursleden van politieke partijen en kandidaat-volksvertegenwoordigers en kandidaatbestuurders

Bestuursleden van politieke partijen en kandidaat-volks­ vertegenwoordigers en kandidaatbestuurders

Kroonbenoemden en kandidaatbestuurders

De activiteiten zien op de kandidaat-politieke ambtsdragers

Kandidaat-volks­ vertegenwoordigers en kandidaatbestuurders

Kandidaat-volks­ vertegenwoordigers en kandidaatbestuurders

Kandidaatbestuurders

Het resultaat is…

De kandidaat stelt zich kandidaat bij de politieke partij

Kandidatenlijst met kandidaat-volksvertegenwoordigers en een of meerdere kandidaat-bestuurders vanuit de politieke partij

Benoeming van de bestuurders

Werving kandidaat-volksvertegenwoordigers en kandidaat-bestuurders

Bij de werving van politieke ambtsdragers is het belangrijk om aandacht te hebben voor integriteit en daar beleid voor op te stellen. Dat beleid kan mede bestaan uit praktische handvatten. Met de informatie en tools in deze paragraaf kan het integriteitsbewustzijn bij (kandidaat) politieke ambtsdragers worden vergroot en kunnen partijen dit stimuleren.

2.3

Selectie door politieke partijen Bij de selectie van (kandidaat) politieke ambtsdragers is het goed om aandacht te hebben voor integriteit. Dit deel is gericht aan bestuursleden van politieke partijen, leden van de selectie­commissie, kandidaat-volksvertegenwoordigers, kandidaat-bestuurders en kroonbenoemden. Er zijn zes tools beschikbaar die de politieke partij kan gebruiken om aandacht te besteden aan integriteit in de selectieprocedure: de vragenlijst integriteit, de antecedentencheck, de lijst red flags ondermijning, de leidraad integriteit selectiegesprek, de bewilligingsverklaring en het netwerk in beeld.

Bij de selectie van (kandidaat) politieke ambtsdragers is het goed om aandacht te hebben voor integriteit. Politieke partijen hebben namelijk de verantwoordelijkheid om integere kandidaten voor te dragen. Met de informatie en handvatten in dit deel kan het integriteitsbewustzijn bij (kandidaat) politieke ambtsdragers en hun politieke partij worden vergroot en kunnen eventuele integriteitsrisico’s in beeld worden gebracht. De informatie in dit deel is in het bijzonder nuttig voor bestuursleden van politieke partijen, leden van de selectiecommissie, kandidaat-volksvertegenwoordigers, kandidaat-bestuurders en kroonbenoemden. Het is van belang dat politieke partijen aandacht besteden aan het thema integriteit bij de selectie van deze politieke ambtsdragers om daarmee bij te dragen aan het integriteitsbewustzijn van kandidaten. In de selectiefase worden kandidaat-volksvertegenwoordigers geselecteerd en op de kieslijst geplaatst. Indien zij worden verkozen, vindt de installatie als volksvertegenwoordiger plaats.

Vragen Bij de werving van politieke ambtsdragers is het goed om aandacht te hebben voor integriteit. Dit deel is gericht aan bestuursleden van politieke partijen, kandidaat-volksvertegenwoordigers, kandidaat-bestuurders en kroonbenoemden. Er zijn twee tools beschikbaar die handig zijn in de wervingsfase: de vuistregels integriteit en het zelf­­assessment om volksvertegenwoordiger te worden.

Voor specifieke vragen kunnen politieke ambtsdragers terecht bij de verschillende bestuurders-verenigingen van politieke partijen of het Kennispunt Lokale Politieke Partijen. Daarnaast is er een Toolkit democratische weerbaarheid voor politieke ambtsdragers beschikbaar om een zelfassessment uit te voeren.

In de wervingsfase vindt de afweging plaats of iemand zich kandidaat stelt om bestuurder of volksvertegenwoordiger te worden. Daarnaast besluit in deze fase het partijbestuur van de politieke partij over de inrichting van het werving- en selectieproces.

6

Handboek Integriteit

/ 2 Werving, selectie en screening

< vorige pagina

volgende pagina >

7

2.4

Screening van kandidaat-bestuurders: thema’s en onderzoeksmethode In dit stuk staat informatie over de screening van kandidaat-bestuurders: de onderwerpen die bij een screening aan bod (kunnen) komen en welke onderzoeksmethodes gebruikt (kunnen) worden. De informatie in dit stuk is interessant voor kroonbenoemden als regisseur en aanspreekpunt voor integriteit binnen de organisatie en voor kandidaat-bestuurders ter voorbereiding op de risicoanalyse.

De onderzoeker kan ook aandacht besteden aan de onderwerpen uit de gedragscode van de gemeente, provincie of het waterschap. In de bijlage zijn model gedragscodes te vinden. Daarnaast is bij een screening steeds vaker aandacht voor het belang van integriteitsbewustzijn en weerbaarheid van een bestuurder.

Inzicht in netwerken Een gesprek over integriteit blijft vaak abstract, theoretisch en toekomstgericht. Echte integriteits- en veiligheidskwesties ontstaan in de vele contacten die politieke ambtsdragers hebben. Deze contacten zijn van eerder werk, huidige bestuurlijke en ambtelijke connecties of via familie, kennissen en het verenigingsleven. Door een gesprek over integriteit te hebben met aandacht voor de netwerken van de kandidaat, kan het integriteitsbewustzijn van kandidaten toenemen.

Een risicoanalyse integriteit, ook wel screening genoemd, is vrijwel altijd een onderdeel van de benoemingsprocedure van bestuurders. Het voornaamste doel van de risicoanalyse is inzicht verkrijgen in mogelijke risico’s voor benoeming, op persoonlijk, relationeel, financieel en functioneel gebied. Op basis van de uitkomsten van de risicoanalyse kunnen eventueel beheersmaatregelen worden genomen om integriteitsrisico’s te verminderen. De kandidaat kan ook besluiten om zich terug te trekken. Daarnaast is de risicoanalyse bedoeld om het bewustzijn van de kandidaat te stimuleren. Daarmee kan tevens een fundament gelegd worden om als bestuur tijdens de bestuurs­ periode regelmatig en laagdrempelig met elkaar te spreken over dilemma’s die verband houden met bestuurlijke integriteit.

2.4.1

Onderwerpen De reikwijdte van de risicoanalyse is voor alle kandidaat-bestuurders binnen een organisatie dezelfde. Tijdens de screening kan wel blijken dat aanvullende stappen nodig zijn om risico’s in kaart te brengen.

Netwerk politieke partij

Politieke netwerken (raad, fracties, college, ambtenaren)

Netwerk portefeuille of woordvoerderschap Netwerk familie

De kaders die in ieder geval van belang zijn voor een risicoanalyse zijn opgenomen in de verschillende wettelijke bepalingen: de wettelijke benoembaarheidsvereisten (waaronder een VOG), de nevenfuncties, de onverenigbare betrekkingen, stemonthouding en de verboden handelingen. Daarnaast is er een groot aantal verschillende ‘risicogebieden’ (aspecten) waarop navraag wordt gedaan in de risicoanalyse. Er is vaak aandacht voor: • het netwerk van de kandidaat, diens partner en directe familieleden • gedrag op sociale media, ook in het benaderen van inwoners en andere bestuurders • het arbeidsverleden en eventuele verlofregeling of terugkeergarantie • juistheid en volledigheid van het CV, waaronder opleiding • (lopende) juridische procedures • schulden en betalingsrisico’s aan de hand van een BKR-uittreksel • financiële en juridische belangen (waaronder aandelenportefeuille, vastgoedbezit, subsidie- en opdrachtrelaties met het decentraal bestuur)

8

Handboek Integriteit

/ 2 Werving, selectie en screening

Netwerk maatschappelijke carrière

Netwerk activiteiten familieleden

Bron: Saxion, Weerbaarheidsscan lokaal bestuur 2021. Deze scan is opgesteld in opdracht van de gemeente Eindhoven en in samenwerking met de Taskforce RIEC Brabant- Zeeland en het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

< vorige pagina

volgende pagina >

9

Om dat gesprek goed te voeren, is een weerbaarheidsscan ontwikkeld. Op basis van specifieke eigenschappen van netwerken en de mate van overlap tussen de netwerken kunnen mogelijke risico’s voor bijvoorbeeld belangenverstrengeling, onbedoelde uitsluiting en intimidatie en bedreiging worden ingeschat. Onderstaand netwerkbeeld is een visualisatie van mogelijke (elkaars deels overlappende) netwerken. De vragen die horen bij de weerbaarheidsscan vind je hier.

2.4.2 Methode Risico’s en kwetsbaarheden van een kandidaat kunnen met behulp van verschillende methodes en bronnen worden onderzocht. De volgende bronnen en methodes worden vrijwel altijd toegepast. Het belangrijkste onderdeel is het gesprek met de kandidaat. Uiteraard blijft er in de opzet en uitvoering van integriteitsanalyses voldoende ruimte voor maatwerk.

Wie voert het uit? De kandidaat vraagt zelf, met behulp van de gemeente, de provincie of het waterschap, de VOG aan. De overheid zet het eerste verzoek voor de VOG uit bij de dienst Justis, de screeningsautoriteit van het ministerie van Justitie en Veiligheid. Vervolgens rondt de kandidaat de aanvraag af en levert deze aan bij de onderzoekende partij. Wie krijgt dit te zien? Van belang is dat de onderzoekende partij kan vaststellen dat een VOG is afgegeven. Voor andere betrokkenen geldt dat de mededeling dat een VOG is afgegeven voldoende is. In de meeste gevallen gaat het origineel naar de gemeente, de provincie of het waterschap ter archivering. BKR-verklaring: in het Centraal Krediet Informatiesysteem (CKI) is te zien welke leningen iemand op het moment van de aanvraag van een BKR-verklaring heeft en welke deze de afgelopen 5 jaar heeft gehad. Een hypotheek wordt alleen geregistreerd als daar een betalingsachterstand op bestaat van meer dan drie maandtermijnen. Over de leningen is het volgende bekend:

Informatie die de kandidaat zelf aanlevert • Curriculum Vitae • • Verklaring Omtrent het Gedrag •

Externe Informatiebronnen • Openbare bronnen • Referenties

BKR-verklaring Ingevulde vragenlijst

Gesprek • Analyse bronnen • Gesprek met de kandidaat

• het soort overeenkomst • de hoogte van de lening of van de kredietlimiet • de ingangsdatum van de kredietovereenkomst • de maand waarin de overeenkomst wordt afgelost • de maand waarin de overeenkomst daadwerkelijk is beëindigd • eventuele bijzonderheden gedurende de looptijd van de overeenkomst Niet bekend is het inkomen, studieschuld en schulden zoals een huurschuld, belastingschuld of onbetaalde rekeningen bij bedrijven. Wie voert het uit? De kandidaat vraagt zelf een uittreksel aan bij Stichting BKR.

Curriculum Vitae: met een uitgebreid CV (dus niet alleen werkervaring) is een check mogelijk op de opleiding en werkervaring en zijn nevenfuncties en –activiteiten in beeld. Verklaring Omtrent het Gedrag: dit is een verklaring waaruit blijkt dat het gedrag van een kandidaat in het verleden geen bezwaar vormt voor het vervullen van de functie van bestuurder. De VOG geeft alleen informatie over het strafrechtelijk verleden van de kandidaat. Bij de aanvraag moet specifiek worden gekozen voor het screeningsprofiel ‘politieke ambtsdrager’. De screening wordt dan toegespitst op de te vervullen functie, waarbij de afgelopen 10 jaar wordt onderzocht. Het duurt 5 dagen tot enkele weken voordat de VOG beschikbaar is. Voor wie is dit verplicht? Vanaf 1 januari 2023 is het kunnen overleggen van een VOG een wettelijk benoembaarheidsvereiste voor kandidaat-bestuurders op decentraal niveau. Dit betekent dat kandidaten die geen VOG hebben verkregen, niet benoemd kunnen worden door de volksvertegenwoordiging.

10

Handboek Integriteit

/ 2 Werving, selectie en screening

Wie krijgt dit te zien? Het uittreksel wordt in beginsel niet ter beschikking gesteld aan de gemandateerd opdrachtgever (vaak de kroonbenoemde), maar is enkel bestemd voor de onderzoekende partij. Gelet op de privégegevens van de kandidaat, kan worden volstaan met het inzien van het uittreksel. Als het uittreksel of een kopie daarvan aan de uitvoerders wordt verstrekt, dient het document na afronding van de analyse te worden vernietigd. Ingevulde vragenlijst: vaak wordt aan de kandidaat-bestuurder gevraagd een vragenlijst in te vullen. De vragenlijst maakt het mogelijk een goed beeld te vormen van de kandidaat en de (mogelijke) risico’s in kaart te brengen. De vragenlijst biedt de onderzoekende partij aanknopingspunten en een leidraad voor het gesprek. Vanwege de vertrouwelijkheid van de informatie en de privacy van de kandidaat, is het verstandig om gebruik te maken van een online vragenlijst met een goed beveiligde digitale omgeving. Als de risicoanalyse door een extern bureau wordt uitgevoerd, ligt er meestal een complete vragenlijst klaar. Het is voor de opdrachtgever mogelijk om deze van tevoren te bespreken met het bureau. Als de kroonbenoemde of de commissie het onderzoek uitvoert, kunnen

< vorige pagina

volgende pagina >

11

zij de vragenlijst opstellen, in afstemming met de griffier, de gemeentesecretaris en de integriteits­functionaris in de organisatie.

Analyse bronnen: Bij analyse van alle verzamelde informatie komen mogelijke risico’s, kwetsbaarheden en andere opvallende zaken naar voren. Deze worden voor het gesprek met de kandidaat en de eindconclusie (rapportage) geïnventariseerd. Er kunnen ook mogelijke beheersmaatregelen worden geformuleerd die in het gesprek met de kandidaat worden besproken.

Een standaard vragenlijst vind je hier. Wie voert het uit? De kandidaat vult deze lijst zelfstandig, zorgvuldig en naar waarheid in. Mocht de kandidaat wijzigingen of aanvullingen hebben op de ingevulde lijst, dan geeft hij dit zo snel mogelijk door.

Gesprek met de kandidaat: Het persoonlijke gesprek met de kandidaat-bestuurder is de kern van de risicoanalyse. De analyse is in hoofdzaak gericht op de kandidaat zelf. In het gesprek kunnen ook zaken aan de orde komen zoals integriteitsbewustzijn, alertheid en handelingsperspectief. Het is voor een kandidaat-bestuurder niet altijd duidelijk wat ‘integer besturen’ precies vraagt en bij integriteit is daarnaast vaak sprake van een grijs gebied. Het voeren van een gesprek biedt de kandidaat de mogelijkheid om te werken aan integriteitsbewustzijn in relatie tot de functie.

Wie krijgt deze te zien? De ingevulde, volledige vragenlijst wordt alleen inzichtelijk gemaakt voor de onderzoekende partij. Na afloop van de analyse wordt de ingevulde vragenlijst vernietigd, dan wel als geheim stuk gearchiveerd. Dit dient in het procesplan vooraf opgenomen te zijn. Indien een stuk wordt gearchiveerd, dient tevens te zijn opgenomen hoe lang het stuk bewaard wordt.

Verder komen in het gesprek de uitkomsten van de vragenlijst en het onderzoek in open bronnen aan bod. Het gesprek stelt de onderzoekende partij in staat om (mogelijke) risico’s te bespreken, hierop door te vragen en perspectief te bieden in de vorm van mogelijke beheersmaatregelen. De onderzoeker kan de kandidaat bevragen over opvallende zaken uit de vragenlijst en het openbare-bronnenonderzoek en stelt tijdens het gesprek de kandidaat in de gelegenheid om opvallende zaken toe te lichten.

Openbare bronnen: dit dient als controle van en aanvulling op de ingevulde vragenlijst. Ook geeft het onderzoek in open bronnen een beeld van opvallende zaken uit het verleden van de kandidaat. De relevante uitkomsten komen in het gesprek met de kandidaat aan bod. De volgende bronnen kunnen worden doorzocht: • online zoekmachine • sociale media (Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn, etc.) • Kamer van Koophandel • krantenartikelen • centraal insolventieregister • centraal curatele register • Company.info • Kadaster

Wie voert het uit? Afhankelijk van de gekozen werkwijze zijn er verschillende opties voor wie het gesprek met de kandidaat-bestuurder voert of deelneemt aan het gesprek: de onderzoekende partij, de kroonbenoemde bestuurder (bijgestaan door de secretaris, een ambtenaar of een externe professional), of de commissie geloofsbrieven. Aandacht voor gespreksvaardigheden: het voeren van gesprekken over integriteit vereist goede interviewvaardigheden. De insteek is om een kritisch gesprek te voeren in de klassieke betekenis: het bespreken en wegen van sterke en zwakke punten. Dat betekent dat de interviewer alert moet zijn op het verloop van het gesprek. Een grote valkuil is het eenzijdige gesprek. Voorbeelden daarvan zijn wanneer de interviewer alleen vraagt naar iemands visie op integriteit, waardoor het gesprek abstract blijft. Een andere valkuil is wanneer het alleen over het verleden gaat. Ervaringen uit het verleden bieden namelijk niet altijd een garantie voor integer handelen in de toekomst. Zie het Handboek integriteit voor meer voorbeeldvragen en belangrijke thema’s.

Wie voert het uit? De onderzoekende partij voert een onderzoek uit in openbare bronnen. Wie krijgt dit te zien? Net als bij de vragenlijst zijn de volledige uitkomsten van het openbare-bronnenonderzoek alleen inzichtelijk voor de onderzoekende partij. De uitkomsten worden alleen met anderen gedeeld dan wel openbaar gemaakt indien daarvoor vooraf schriftelijk toestemming is gegeven door de kandidaat en worden afhankelijk van de vooraf gemaakte afspraken met anderen gedeeld. Referenties: Bij onduidelijkheid over een functie of activiteit uit het verleden van de kandidaat, kan contact met een betrokkene uit die tijd helpen. Deze persoon kan informatie geven die anders niet te verkrijgen is. Met het oog op de privacy van de kandidaat is het van belang dat de kandidaat vooraf op de hoogte is gesteld van deze onderzoeksstap. Wie voert het uit? De onderzoekende partij neemt contact op met de kandidaat alvorens referenties te benaderen. De opdrachtgever van de risicoanalyse wordt geïnformeerd over deze stap. Dit is niet aan te raden als standaardonderdeel van de aanpak, vanwege de reikwijdte en proportionaliteit van de analyse, maar kan wel een aanvullend onderzoeksmiddel zijn om eventuele twijfels weg te nemen of om zaken op te helderen.

12

Handboek Integriteit

/ 2 Werving, selectie en screening

2.5

Screening van kandidaat-bestuurders: proces In dit stuk is informatie te vinden over het proces van screening van kandidaat-bestuurders en alle stappen die bij de verschillende fasen van een screening komen kijken. De informatie in dit stuk is interessant voor kroonbenoemden in hun rol als regisseur en aanspreekpunt voor integriteit binnen de organisatie en voor kandidaat-bestuurders als voorbereiding op de risicoanalyse.

< vorige pagina

volgende pagina >

13

Fasering Het voorbereiden op de risicoanalyse vraagt veel tijd. Begin op tijd met het oriënteren op de verschillende mogelijkheden. Sommigen starten 1,5 jaar vóór de verkiezingen met de oriëntatie. Er is nog weinig eenduidigheid als het gaat om het proces van risicoanalyses. Decentrale over­­heden geven dat verschillend vorm. In algemene zin is een onderscheid te maken in vier fasen:

De uitvoerder (opdrachtnemer) Voor de uitvoering van de risicoanalyses wordt doorgaans gekozen voor één van de volgende drie hoofdroutes. Er kan ook gekozen worden voor een combinatie van deze routes, waarin bijvoorbeeld een extern bureau het onderzoek doet in openbare bronnen en de vragenlijst uitstuurt, en de voorzitter of een integriteitscommissie het gesprek voert. Een andere mogelijkheid is een combinatie tussen een commissie en een extern bureau.

Hoofdroute 1. De voorzitter (burgemeester, CvdK of dijkgraaf) voert zelf de risicoanalyse uit (met ambtelijke ondersteuning)

1. afspreken: voor de verkiezingen 2. informeren: voor bekendmaking kandidaat-bestuurder 3. uitvoeren: voor benoeming kandidaat-bestuurder 4. borgen: na benoeming bestuurder

De voorzitter kan zelf een risicoanalyse uitvoeren. Meestal heeft dit in ieder geval de vorm van een gesprek. Andere onderzoekswerkzaamheden worden vaak ook gebruikt, bijvoorbeeld het laten invullen van een vragenlijst (zie het Handboek integriteit voor meer informatie over onderzoeksmethodes).

Meer over de rol van de voorzitter 1. Afspreken

2.5.1

2. Informeren

3. Uitvoeren

4. Borgen

Fase 1 Voor de verkiezingen: afspreken Zorgvuldig uitvoeren van risicoanalyses begint met een goede voorbereiding. Die voor­ bereiding bestaat uit het verkrijgen van helderheid over de methodiek die wordt gebruikt en de procedure die wordt gevolgd. Daarbij staan transparantie en zorgvuldigheid voorop. Uiteraard rekening houdend met de proportionaliteit van de gebruikte onderzoekswerkzaamheden en de privacy van kandidaat-bestuurders. • Organiseer een bijeenkomst voor partijvoorzitters en campagneleiders (en anderen die zich bezighouden met het rekruteren van kandidaten) om hen te informeren over integriteits­ aspecten bij het kandidaatstellen van bestuurders. • Gebruik bij de voorbereiding de evaluatie van de risicoanalyses van de laatste verkiezingen.

Hoofdroute 2. Een extern bureau voert de risicoanalyse uit

Resultaat • Doel, reikwijdte, opdrachtgeverschap, methode en werkwijze voor de risicoanalyses kandidaat-bestuurders zijn vastgesteld. • De opdrachtgever weet wat hem te doen staat na de verkiezingen.

Verschillende onderzoeksbureaus kunnen een risicoanalyse voor kandidaat-bestuurders uitvoeren. Een decentrale overheid kan bij hen een offerte opvragen om te kijken welke het beste past. Gebruik in de beoordeling ook dit handboek, bijvoorbeeld over welke onderwerpen een plek moeten krijgen in de risicoanalyse, welke werkzaamheden worden uitgevoerd en de onderlinge rolverdeling.

De opdrachtgever De verantwoordelijkheid voor de risicoanalyse ligt primair bij de gemeenteraad, provinciale staten of het algemeen bestuur, het bestuursorgaan dat over de benoeming gaat. In veruit de meeste gevallen wordt de kroonbenoemde gemandateerd als opdrachtgever. Maar het bestuursorgaan kan bijvoorbeeld ook besluiten de griffier, de formateur of een (interne of externe) commissie te mandateren voor het opdrachtgeverschap.

14

Als de voorzitter zelf de risicoanalyse uitvoert, kan die het accent leggen op drie verschillende rollen. De voorzitter mag deze rollen naar eigen inzicht combineren. Dit kan gevolgen hebben voor de aanpak. • de wettelijke zorgplicht (artikel 170, lid 2, Gemeentewet, artikel 175, lid 2, Provinciewet, artikel 94, lid 2, Waterschapswet). Het is belangrijk dat er aandacht en draagvlak is voor het thema integriteit rond de benoemingen van bestuurders. Het doel is dat de voorzitter een beeld krijgt van eventuele integriteitsrisico’s. • het voorzitterschap van de volksvertegenwoordiging. De risicoanalyse is bedoeld als hulpmiddel voor de volksvertegenwoordiging om de kandidaat-bestuurder te benoemen, schorsen of ontslaan. Het doel is vooral het informeren van het bestuursorgaan. • het voorzitterschap van het college/dagelijks bestuur. De nadruk ligt op het vormen van een team dat niet in de integriteitsproblemen komt. Het doel is vooral zicht hebben op de risico’s en het borgen van het uitvoeren van de beheersmaatregelen.

Handboek Integriteit

/ 2 Werving, selectie en screening

Tips voor het inschakelen van een extern bureau • Laat je goed informeren over de insteek die de verschillende externe bureaus hanteren. Bureaus hanteren verschillende methodes die in meer of mindere mate bij uw wensen aansluiten. • Vraag de uitvoerder te onderbouwen op welke manier hij borgt dat gehandeld wordt conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Sluit met de uitvoerder

< vorige pagina

volgende pagina >

15

een verwerkersovereenkomst. In de meeste gevallen zal de uitvoerder de status hebben van verwerkingsverantwoordelijke als bedoeld in de AVG. Indien echter de uitvoerder gekwalificeerd dient te worden als verwerker, is een verwerkersovereenkomst noodzakelijk. • Schakel je een extern bureau in? Verifieer dan of dit bureau over de vergunning voor het uitvoeren van de risicoanalyses beschikt, voor zover een vergunningplicht van toepassing is.

Voordelen

Vergunningplicht voor externe bureaus (Wpbr) Om de persoonlijke levenssfeer van burgers te beschermen geldt - op basis van de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus (Wpbr) - voor integriteits­ onderzoeken een vergunningplicht. Deze vergunningplicht geldt ook voor risicoanalyses van (kandidaat-)bestuurders. Alleen bureaus met een vergunning mogen deze werkzaamheden verrichten. De screeningsautoriteit Justis van het ministerie van Justitie en Veiligheid geeft deze vergunning af. Bureaus met een vergunning krijgen van Justis een Particulier Onderzoeksbureau (POB) nummer. Deze vergunningplicht geldt niet voor advocaten­kantoren, gelet op het feit dat advocaten gebonden zijn aan wettelijke voorschriften, waaronder de Advocatenwet. Dit vloeit voort uit artikel 1, lid 3 Wpbr. Keurmerken en certificering Naast deze vergunning zijn er diverse keurmerken en certificeringen in deze branche, waar bij de opdrachtverstrekking naar gevraagd kan worden. Deze zijn onder meer gericht op de bescherming van de privacy en zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens.

Nadelen

Route 1. De voorzitter voert zelf de risico­analyse uit

• Stevige positie op integriteit voor • Geen gespecialiseerde onderde voorzitter zoeker of adviseur • De voorzitter is meer betrokken • Wisselende verhoudingen: eerst bij de screening en kan later beter beoordelen, daarna samenteruggrijpen op wat is gedeeld werken. Dat maakt de voorzitter • Geen extra kosten voor het kwetsbaar onderzoek

Route 2. Een extern bureau7 voert de risicoanalyse uit

• De onderzoekers zijn onafhanke- • Uitvoering kost geld • Mogelijk minder informatie dan lijk en gespecialiseerd als de opdrachtgever het onder• Buiten de politieke en persoonzoek zelf uitvoert lijke sfeer • De voorzitter en de volksvertegen­­woordiging worden ontlast in drukke perioden

Route 3. Een commissie voert de risico­ analyse uit

• De volksvertegenwoordiging blijft ‘in control’ tijdens het benoemingstraject • Geen extra kosten voor het onderzoek

• Geen gespecialiseerde onderzoeker of adviseur • De onderzoekers kennen de kandidaten mogelijk al • De risicoanalyse kan als politiek middel ingezet worden

Hoofdroute 3. Een commissie voert de risicoanalyse uit De commissie geloofsbrieven of een integriteitscommissie kan zelf een risicoanalyse uitvoeren. De commissie geloofsbrieven bestaat altijd uit leden uit de volksvertegenwoordiging. De volksvertegenwoordiging kan er ook voor kiezen een aparte integriteitscommissie in te stellen. Die kan bestaan uit raadsleden, maar ook uit ambtenaren (bijvoorbeeld juristen) uit de eigen organisatie of externen die over de vereiste expertise beschikken.

Meer over de rol van een commissie geloofsbrieven De rol van de commissie geloofsbrieven is wettelijk verplicht (artikel V 4 Kieswet) en de uitkomsten van een risicoanalyse kunnen relevant zijn voor haar werkzaamheden. De volksvertegenwoordiging voert altijd een onderzoek naar de geloofsbrieven uit. De meest gangbare vorm is de commissie geloofsbrieven die de raad adviseert over de toelating van nieuwe bestuurders. Dit kan zowel mondeling als schriftelijk. De commissie toetst meestal aan de volgende stukken: • ondertekende verklaring met de openbare betrekkingen die de kandidaat bekleedt; • uittreksel uit de basisregistratie personen met woonplaats, geboorteplaats en datum; • de gedragscode, waarin het onder andere gaat over de niet toegestane nevenfuncties (artikel 15, derde lid, van de Gemeentewet); • en (indien niet-Nederlander) stukken waaruit blijkt dat de kandidaat voldoet aan de vereisten van artikel 10, tweede lid, van de Gemeentewet.

16

Handboek Integriteit

/ 2 Werving, selectie en screening

1

Werkwijze vastleggen • Het is verstandig om de werkwijze vast te leggen, met aandacht voor de voorbereiding, de uitvoering en de omgang met de resultaten voor en na benoeming. • Laat een risicoanalyse integriteit uitvoeren voor zowel nieuwe kandidaat-bestuurders als voor kandidaat-bestuurders die voor een volgende termijn gaan. Portefeuilles en omstandigheden kunnen wijzigen en doorlopende aandacht voor het thema integriteit is belangrijk. Ook bij tussentijdse wisselingen in het college is het raadzaam een risicoanalyse uit te laten voeren voor nieuwe bestuurders. De gekozen procedure (processtappen, welke informatie wordt gevraagd en met wie de rapportage wordt gedeeld) en de verantwoordelijkheden van opdrachtgever en opdrachtnemer (uitvoerder) moeten worden vastgelegd door de volksvertegenwoordiging, bijvoorbeeld in een verordening of in het Reglement van Orde. Aandachtspunt is dat duidelijk wordt vastgelegd dat een risicoanalyse integriteit wordt uitgevoerd voor zowel nieuwe kandidaatbestuurders als voor kandidaat-bestuurders die voor een volgende termijn gaan, of bij tussentijdse wisselingen. Ook is het gewenst de functionaris gegevensbescherming een plek te geven in de procedure en te betrekken bij de opdrachtverlening en methodiek van het onderzoek en de borging. Op de informatie die in het onderzoek wordt verzameld, zijn namelijk de Archiefwet en de AVG van toepassing.

< vorige pagina

volgende pagina >

17

Daarnaast kan een gedetailleerd stappenplan risicoanalyses uitgewerkt worden, als handboek voor de opdrachtgever en de personen die bij de uitvoering betrokken zijn. Een voordeel hiervan is dat de te nemen stappen vooraf al bekend zijn. De data waarop deze stappen plaatsvinden kunnen dan afgestemd worden zodra de kandidaat-bestuurders bekend zijn. De procedure moet vooraf bij alle betrokkenen bekend zijn gemaakt.

is het belangrijk dat de formateur de opdrachtgever van de risicoanalyses op de hoogte houdt van de vorderingen in de formatie. De opdrachtgever kan hierdoor anticiperen op het moment waarop de risicoanalyses plaatsvinden. Voor de uitvoering van een risicoanalyse moet minimaal een week worden uitgetrokken. Houd rond verkiezingstijd rekening met een aanvraagtijd van vijf dagen tot enkele weken voor een VOG.

2.5.2 Fase 2 Voor bekendmaking kandidaat-bestuurder: informeren Tussen het moment van maken van werkafspraken over de risicoanalyse en de feitelijke inzet van het instrument zit tijd: de intensieve periode rondom de verkiezingen. Het is belangrijk om scherp te hebben wat er is afgesproken over de screening en betrokkenen hier goed over te informeren.

Resultaat • Alle betrokkenen zijn op procesniveau geïnformeerd over wat er gaat gebeuren. • Betrokkenen binnen de organisatie en externen staan in de startblokken voor het uitvoeren van de risicoanalyse.

Communicatie en toestemming van de kandidaat • Zorg dat er voor de kandidaat-bestuurders één aanspreekpunt is waar zij terecht kunnen met al hun vragen/ opmerkingen over de risicoanalyses. • Zorg dat voor iedereen in fase 2 al duidelijk is wie welke resultaten teruggekoppeld krijgt en in welke vorm (zie voor meer informatie ‘Delen uitkomsten risicoanalyse’).

2.5.3

Fase 3 Voor benoeming kandidaat-bestuurder: uitvoering Als de kandidaten bekend zijn, wil iedereen snel naar een benoeming. Daarvóór moet de risicoanalyse worden uitgevoerd. Het is vaak een korte periode, waarin veel moet gebeuren. Tegelijkertijd vraagt een risicoanalyse om zorgvuldigheid. De uitkomsten van de risicoanalyse laten zien welke integriteitsrisico’s er zijn en welke beheersmaatregelen nodig zijn. Dit wordt gedeeld met de kandidaat, die indien nodig beheersmaatregelen moet kunnen treffen of zich terug moet kunnen trekken.

Resultaat • De risicoanalyse is zorgvuldig en met oog voor de privacy van de kandidaten doorlopen. • De benodigde stappen om over te gaan tot benoeming zijn gezet. • Eventuele onduidelijkheden ten aanzien van de kandidaten zijn opgelost. • De opgeleverde rapportage biedt handelingsperspectief.

Procesduur Het proces van de risicoanalyse mag geen verrassingen kennen. Dit proces moet duidelijk zijn en goed gecommuniceerd worden. In de communicatie komt de timing van de risicoanalyse aan bod, de inhoudelijke voorbereiding, de onderzoeksmethoden die worden gebruikt en de wijze waarop met informatie over de kandidaten wordt omgegaan. De politieke partijen kunnen hun kandidaten op de lijst alvast informeren over de risicoanalyse. Door communicatie richting kandidaat-bestuurders weten zij wat er van hen wordt verwacht.

• Besef dat de tijd tussen het uitvoeren van de risicoanalyses en de benoeming kort is. En besef ook dat er veel op de bestuurders afkomt, zeker voor degenen die nieuw zijn in het ambt. Juist dan is het van belang dat zij houvast hebben aan eenduidige communicatie. • Zorg voor voldoende tijd tussen het uitvoeren van de risicoanalyse en de benoeming van de bestuurder. Indien uit de risicoanalyse punten komen die om directe actie vragen, kan dit zonder imagoschade van de kandidaat georganiseerd worden.

De opdrachtgever wordt tevens gemandateerd om de resultaten van de risicoanalyse in te zien. Gelet op de vrijwilligheid en de toestemming van de kandidaat dient vooraf voor de kandidaat duidelijk te zijn wat wordt onderzocht, wie de resultaten (en in welke vorm) te zien krijgt en hoe en hoelang de gegevens bewaard worden. Alle processtappen zijn vooraf vastgelegd en aan de kandidaat bekendgemaakt. Dat is verplicht volgens de AVG. De kandidaat geeft toestemming het proces als afgesproken te doorlopen.

Er zijn meerdere zaken die invloed hebben op het moment én het aantal dagen waarbinnen de risicoanalyse plaatsvindt: de duur van coalitieonderhandelingen, het moment van benoeming, het aantal bestuurders en het doel en de reikwijdte van de analyse. Daarmee is de uiterste startdatum van een risicoanalyse niet vooraf vast te stellen. Bij het maken van de planning kunnen de volgende zaken wel ingecalculeerd worden:

Timing van de risicoanalyse De onderhandelingen na de verkiezingen nemen vaak enige tijd in beslag. Zodra er een akkoord is, willen de onderhandelaars dit snel naar buiten brengen. Het bekendmaken van de kandidaten op dat moment, brengt een risico met zich mee: als de uitkomsten van de risicoanalyse een aanleiding vormen voor de kandidaat om zich terug te trekken, ontstaat het risico dat de reputatie van de kandidaat beschadigd wordt. Het is daarom beter om de kandidaten pas bekend te maken na afronding van de risicoanalyse. Om de periode tussen het bereiken van het akkoord en de presentatie van de kandidaten zo kort mogelijk te houden,

18

Handboek Integriteit

/ 2 Werving, selectie en screening

• het uitvoeren van een risicoanalyse duurt ongeveer zeven werkdagen • houd rekening met een week speling tussen oplevering rapportage en benoeming • de periode tussen de oplevering van het rapport en de benoeming kan gebruikt worden voor het bepalen van handelingsperspectief • de kandidaat-bestuurder dient gedurende de looptijd van de risicoanalyse beschikbaar en bereikbaar te zijn voor het verstrekken van informatie, het voeren van het gesprek en wederhoor.

< vorige pagina

volgende pagina >

19

Met een goede voorbereiding en communicatie is het goed mogelijk om de risicoanalyse in een kort tijdsbestek voor de benoeming te realiseren.

Beheersmaatregelen en omgang met risico’s en kwetsbaarheden De risicoanalyse is bedoeld om bewustzijn en alertheid te bevorderen, aanbevelingen te doen, te waarschuwen voor risico’s en kwetsbaarheden en, eventueel beheersmaatregelen voor te stellen. Het is wenselijk om de daarbij te maken afspraken ‘Smart’ te formuleren, zodat opvolging goed navolgbaar is en kan worden bijgehouden of de beheersmaatregelen worden opgevolgd. Dit is een belangrijk onderdeel waaraan prioriteit dient te worden gegeven.

Na het onderzoek koppelt de onderzoeker de resultaten terug aan de opdrachtgever. Er zijn verschillende vormen voor het rapporteren van de resultaten denkbaar. Een volledig rapport, een samenvatting met alleen de eindconclusies of een mondelinge terugkoppeling – of een combinatie daarvan. In verband met het opleggen van geheimhouding op een volledig rapport of delen daaruit, is het relevant wie de opdrachtgever is. Het opleggen van geheimhouding is voorbehouden aan de in de wet genoemde bestuursorganen.

Beheersmaatregelen: Een beheersmaatregel is een actie die de kandidaat-bestuurder of een andere betrokkene (bijvoorbeeld de kroonbenoemde) binnen een bepaalde termijn kan ondernemen om een integriteitsrisico te verkleinen of weg te nemen. Een voorbeeld is dat de kandidaat-bestuurder een zakelijk belang op afstand zet of dat een bepaald onderwerp niet in diens portefeuille komt.

Bij de volledige rapportage worden alle doorlopen stappen verwerkt in het rapport en aangevuld met de resultaten van de analyse en de adviezen voor het vervolg. Het rapport bestaat dan uit de onderzoeksverantwoording, de resultaten van de geanalyseerde informatie (inclusief bevestiging van het voldoen aan de benoembaarheidsvereisten) en de conclusie met eventuele beheersmaatregelen.

Wat als uit het onderzoek kwetsbaarheden en/of onduidelijkheden blijken? Het onderzoek kan (onduidelijkheid over) een risico blootleggen, dat aanleiding geeft voor een verdieping. Dit heeft gevolgen voor de doorlooptijd van de screening en wellicht voor (het moment van) de benoeming. Op het moment dat dit gebeurt, moet op de volgende vijf terreinen snel actie ondernomen worden:

Deze vorm bevat de meeste informatie. Zo ontstaat een compleet beeld van de kandidaat en de integriteitsrisico’s die hij loopt. Een belangrijk aandachtspunt is dat door middel van een dergelijke rapportage een grote hoeveelheid persoonlijke informatie wordt gecommuniceerd aan de ontvangers. De kaders van de AVG moeten hierbij in acht worden genomen. Daarnaast moet duidelijk zijn wie opdrachtgever en verwerkingsverantwoordelijke zijn en met wie welke informatie wordt gedeeld.

• aanvullende informatiebehoefte definiëren. • vervolgactie bepalen. • communicatie richting kandidaat en de politieke partijen afstemmen. • afstemming zoeken met de commissie geloofsbrieven en/of de raad. • communicatieplan voor externe communicatie opstellen. De acties zijn afhankelijk van de specifieke omstandigheden. Het Steunpunt Integriteitsonderzoek Politieke Ambtsdragers (www.SteunpuntIntegriteit.nl) of een extern bureau kan hierbij ondersteunen.

Wederhoor De kandidaat dient de mogelijkheid te hebben om te reageren op de conceptrapportage. Het gaat dan over de feiten die in de rapportage zijn opgenomen. De kandidaat kan opvallende zaken en kwetsbaarheden nader toelichten, maar heeft geen recht om de conclusies en voorgestelde beheersmaatregelen te wijzigen. Dit is ook het moment dat de kandidaat ervoor kan kiezen om zijn kandidaatstelling in te trekken - zonder bredere bekendheid omtrent de inhoud van de risicoanalyse. Doorgaans geeft de kandidaat toestemming om het rapport aan de (gemandateerd) opdrachtgever te zenden, alsmede om het rapport dan wel samenvattende conclusies en beheersmaatregelen aan de commissie voor de geloofsbrieven en ten slotte aan de raad te zenden. De kandidaat heeft de keuze om de rapportage niet aan de opdrachtgever te laten zenden. Dat leidt natuurlijk wel tot vragen in de benoemingsprocedure.

20

Eindrapportage

Handboek Integriteit

/ 2 Werving, selectie en screening

Rapportage van de conclusies: Bij deze vorm worden eventuele integriteitsrisico’s vermeld die een mogelijke belemmering voor benoeming of een kwetsbaarheid tijdens de uitoefening van het ambt van een bestuurder kunnen vormen. Ook worden aanbevelingen en beheersmaatregelen genoemd. Een aandachtspunt is dat in de advisering over integriteitsrisico’s persoonsgerelateerde zaken kunnen voorkomen. Het voordeel van deze rapportagevorm is dat het een kort en overzichtelijk beeld geeft van de integriteitsrisico’s en vanuit privacy-oogpunt minder zwaar is. Het nadeel is echter dat het de waarde van een risicoanalyse als instrument tekort kan doen. Juist een uitgebreide toelichting kan helpen bij het bewustwordingsproces en de omgang met (mogelijke) integriteitsrisico’s. Mondelinge terugkoppeling: De mondelinge terugkoppeling gebeurt door een gesprek met de kandidaat-bestuurder en/of de opdrachtgever. Hierin worden op basis van het volledige rapport de conclusies en het handelingsperspectief besproken. Het voordeel hiervan is dat de integriteitsrisico’s met de onderzoekers besproken worden, en zij hier een nadere toelichting over kunnen geven. Het nadeel is dat de uitkomsten en de handelingsperspectieven slechts één keer besproken worden en vervolgens niet meer terug te vinden zijn.

Zowel voor de kandidaat, de opdrachtgever als andere betrokkenen (zoals de gemeenteraad) is dat niet transparant.

< vorige pagina

volgende pagina >

21

Delen uitkomsten risicoanalyse

Resultaat

Bij de keuze met wie wat gedeeld wordt, dient altijd een afweging te worden gemaakt tussen volledigheid en de (privacy)belangen van de kandidaat. De route die hieronder wordt beschreven sluit het best aan bij de AVG, de informatiebehoefte van de volksvertegen­ woordiging én de rol van de kroonbenoemde.

• Privacygevoelige informatie is vernietigd dan wel gearchiveerd. • Ervaringen en leerpunten uit de risicoanalyses zijn bekend, gedeeld en vastgelegd. • De beheersmaatregelen (indien aanwezig) zijn getroffen en vastgelegd. • De wethouder heeft bij het constituerend beraad verklaard in te stemmen met de beheersmaatregelen. • Het thema integriteit ligt periodiek op de collegetafel.

Keuzemarge De keuzemarge in deze fase beslaat de wijze waarop de uitkomsten van de risico­analyse integriteit worden gedeeld (volledig rapport, rapportagevorm met enkel conclusies, mondelinge terugkoppeling, zie paragraaf 3.5), en met wie (gemandateerd opdrachtgever, voorzitter, commissie geloofsbrieven, politieke partij of volksvertegenwoordiging). De gemaakte keuze moet vóór de start van het onderzoek duidelijk zijn bij alle betrokkenen.

Gemandateerd opdrachtgever: De door het primair verantwoordelijke bestuursorgaan gemandateerde opdrachtgever heeft zicht op de volledige rapportage van de risicoanalyse. Zo heeft de opdrachtgever een goed beeld van de kandidaat en kan hij of zij met de kandidaat een gesprek voeren over de uitkomsten. Het primair verantwoordelijke bestuursorgaan kan er ook voor kiezen om zelf de risicoanalyse uit te voeren. Commissie voor de geloofsbrieven: Afhankelijk van de vooraf vastgestelde werkwijze ontvangt de commissie geloofsbrieven – onder geheimhouding – het volledige rapport, dan wel de conclusies van de uitgevoerde risicoanalyse en betrekt deze in haar werkzaamheden. Volksvertegenwoordiging: De volksvertegenwoordiging ontvangt alleen de conclusies (en eventuele aanbevelingen en beheersmaatregelen) van de uitgevoerde risicoanalyse als een geheim document. Hiervoor dient er formeel geheimhouding opgelegd te worden.

Vernietigen of bewaren persoonsgegevens De AVG is van toepassing op de informatie in het eindrapport van de screening. Met de eigen functionaris gegevensbescherming kan worden besloten wat er met deze informatie gebeurt, in lijn met wat eerder is afgesproken over de werkwijze. Hierbij dient de geldende wet- en regelgeving, waaronder de AVG en de Archiefwet, in acht te worden genomen. Als een extern bureau de risicoanalyse heeft uitgevoerd, wordt overeengekomen dat dit bureau de verzamelde informatie binnen de eigen organisatie na oplevering van het definitieve rapport vernietigt. Dit wordt geregeld in de verwerkersovereenkomst. Het ligt voor de hand dat het bestuursorgaan geheimhouding op de stukken oplegt in verband met eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer, (bijzondere) persoonsgegevens en benadeling (lijst met mogelijke gronden staat in artikel 5.1 Wet open overheid). De afspraken met kandidaten die volgen uit de risicoanalyse, kunnen wel openbaar gemaakt worden. Over het bewaren dan wel het vernietigen van gegevens wordt de kandidaat vooraf geïnformeerd. Meer specifiek wordt hij of zij geïnformeerd over welke gegevens bewaard worden, hoe deze bewaard worden en hoe lang.

Opvolging uitkomsten Politieke partij: De kandidaat kan kiezen het rapport of de conclusies naar diens politieke partij te sturen, zodat de partij op de hoogte is van de aanbevelingen die aan de kandidaat zijn gedaan. De gemandateerde opdrachtgever geeft niet zelfstandig informatie over de analyse aan de politieke partij. Publiek: Er kan voor gekozen worden om de samenvattende conclusies en beheers­ maatregelen openbaar te maken. Dit kan alleen met toestemming van de kandidaat. De samenvattende conclusie is dan zodanig door de opdrachtgever in overleg met de kandidaat geredigeerd, dat openbaarmaking goed mogelijk is.

2.5.4 Fase 4 Na benoeming bestuurder: borgen Het is verstandig om snel na de benoeming van de bestuurders de uitvoering van de risico­ analyses integriteit goed af te ronden. Dat betekent dat de uitkomsten (volgens de vooraf vastgestelde procedure) met elkaar worden besproken en dat beheersmaatregelen worden opgevolgd. Dit zet de juiste toon voor de aankomende bestuursperiode: een volwassen omgang met het thema bestuurlijke integriteit.

22

Handboek Integriteit

/ 2 Werving, selectie en screening

Sommige beheersmaatregelen, zoals het opzeggen van een nevenfunctie, kunnen nog voor benoeming getroffen worden. Voor andere beheersmaatregelen is meer tijd nodig. Veelal zal de volksvertegenwoordiging een kandidaat-bestuurder benoemen, onder de voorwaarde dat aan de geadviseerde beheersmaatregel wordt voldaan. Hoewel dat primair een verantwoordelijkheid van de betreffende (kandidaat-)bestuurder is, is het goed om als gemandateerde opdrachtgever de uitvoering te borgen. Dit kan door afspraken te maken over de termijn waarin maatregelen getroffen moeten zijn, door iemand aan te wijzen die de nakoming van deze afspraken controleert en vastlegt of door actief te communiceren over de opvolging. Gelet op de verantwoordelijkheid die de kroonbenoemde heeft op het gebied van bestuurlijke integriteit, ligt een rol in dit proces voor de hand. Dit verlegt de verantwoordelijkheid niet – die blijft bij de bestuurder – maar zorgt wel voor duidelijkheid en meer zekerheid. In de meeste gevallen zal het raadzaam zijn om de beheersmaatregelen op de kortst mogelijke termijn te treffen. Zolang een maatregel niet is getroffen, blijft het integriteitsrisico immers bestaan.

< vorige pagina

volgende pagina >

23

Evaluatie Het is goed mogelijk dat nieuwe inzichten of gewijzigde omstandigheden ervoor zorgen dat bij toekomstige verkiezingen de inhoud en aanpak afwijken van het proces dat een vorige keer is doorlopen. Het is altijd nuttig om na afloop expliciet de tijd te nemen om te leren van de ervaringen en stil te staan bij de volgende vragen: • heeft de risicoanalyse ons gebracht wat we ervan verwachten? • zijn er zaken (inhoudelijk of qua proces) die we een volgende keer anders zouden willen doen? • welke elementen waren positief en moeten voor een volgende keer zeker worden vastgehouden? • hoe is de samenwerking met de diverse betrokkenen verlopen? Plan een afspraak met de uitvoerder van de risicoanalyses om te evalueren. Leg de evaluatie­ punten vast in een kort memo dat bij de volgende verkiezingen gebruikt kan worden bij de voorbereiding.

De eerste vergadering van het bestuur • Stel in de eerste collegevergadering expliciet de vraag of de definitieve verdeling van de portefeuilles ‘integriteitsproof’ is. • Maak in de eerste vergadering afspraken over ‘wanneer’ en ‘hoe’ het thema integriteit op de agenda van het college terugkomt. • Bespreek in het college de uitkomsten van de risicoanalyses met elkaar. Dit bevordert de onderlinge openheid en verlaagt de drempel om dilemma’s met elkaar te bespreken. Spreek van tevoren af of de uitvoerder van de risicoanalyses als gespreksleider of adviseur aanwezig is. In de eerste vergadering van het nieuwe bestuur worden belangrijke afspraken gemaakt voor de toekomstige samenwerking en worden de portefeuilleverdeling en onderlinge vervanging definitief vastgesteld. In het licht van de risicoanalyses integriteit is dit een belangrijk moment, omdat hierbij integriteitsrisico’s die met de verdeling van portefeuilles te ondervangen zijn, direct kunnen worden ondervangen. Meestal heeft dit slechts betrekking op het maken van afspraken over een klein onderdeel van de portefeuille. Ook andere beheersmaatregelen kunnen in de eerste bestuursvergadering worden besproken. Het is een natuurlijk moment voor de net benoemde bestuurders om zaken die uit de risicoanalyses integriteit naar voren zijn gekomen – maar die nog niet eerder zijn benoemd – actief op tafel te leggen.

De eerste vergadering is daarnaast een uitgelezen kans om het thema integriteit periodiek op de agenda van het college te zeten en met elkaar af te spreken om relevante zaken bespreekbaar te maken en te houden. In de eerste vergadering worden verder de afspraken over de eigen werkwijze vastgelegd in een Reglement van Orde en worden belangrijke thema’s voor de nabije toekomst bepaald.

24

Handboek Integriteit

/ 2 Werving, selectie en screening

< vorige pagina

volgende pagina >

25

Bijlagen

Vragenlijsten en model­ gedragscodes Bijlage 1 Vragenlijsten Bijlage 2 Modelgedragscodes

28 34

< vorige pagina

volgende pagina >

27

1

Vragenlijsten

Vragen

Vragenlijst voor de screening van kandidaat-bestuurders Het doel van deze vragenlijst is inzicht te krijgen in mogelijke risico’s die gepaard gaan met uw vervulling van het ambt van politieke ambtsdrager. In het gesprek met […], zal nader op uw antwoorden worden ingegaan. Uw antwoorden op de vragenlijst dienen als input voor het gesprek en zullen vertrouwelijk worden behandeld.

Vragen

Verplicht?

Motivatie en politiek-bestuurlijke ervaring en ambitie Ja

Zo ja, komt deze betrekking te vervallen bij uw benoeming? [J/N en toelichting]

Ja

2. Bent u van plan zich in de toekomst ook verkiesbaar te stellen voor het waterschap, de provincie of de Eerste of Tweede Kamer? [J/N en toelichting] Ja

28

Nee?

7. Bent u woonachtig dan wel van plan te verhuizen naar de gemeente/de provincie/ het waterschap waar u wethouder/gedeputeerde/lid van het DB wilt worden? (artikel 36a en artikel 10 Gemeentewet/artikel 35b en artikel 10 Provinciewet/ artikel 31 Waterschapswet) [J/N en toelichting]

Ja

Handboek Integriteit

/ 5 Bijlagen

14. Wat verstaat u onder de normen van fatsoen? Denk hierbij aan het elkaar uit laten praten, geen schuttingstaal gebruiken etc. [open vraag]

15. Bent u momenteel in loondienst of heeft u een eigen onderneming? [J/N en toelichting] 16. Is er in de afgelopen drie jaar vanuit uw werkgever of organisatie sprake van een zakelijke relatie met de gemeente/de provincie/het waterschap waar u zich beschikbaar stelt als burgemeester, wethouder of gemeentesecretaris? [J/N en toelichting] 17. Heeft u een belang in een onderneming anders dan van uzelf die een zakelijk relatie heeft met de gemeente/de provincie/het waterschap waar u wethouder/ gedeputeerde/lid van het DB wilt worden? [J/N en toelichting]

20. Hebben er in uw arbeidsverleden ooit zaken gespeeld die als onregelmatig of conflictueus getypeerd kunnen worden? [J/N en toelichting]

6. Is er sprake van een juridisch conflict of juridische procedure tussen u of iemand uit uw familie met de gemeente/de provincie/het waterschap waar u wethouder/ gedeputeerde/lid van het DB wilt worden? [J/N en toelichting]

10. Heeft u enige bestuurlijke ervaring? [J/N en toelichting]

13. Onderschrijft u de gedragscode (bestuurlijk of ambtelijk) binnen de gemeente/ de provincie/het waterschap en verklaart u deze te hebben begrepen? [J/N en toelichting]

19. Is er vanuit uw privésituatie sprake van een financieel belang binnen de gemeentelijke/provincie-/waterschapsgrenzen? Denkt u hierbij aan: effecten, vorderingsrechten, (land)bouwgrond, een financiële deelneming in ondernemingen en onroerend goed (niet zijnde uw eigen woonhuis) [J/N en toelichting]

5. Vertegenwoordigt of adviseert u op dit moment anderen over het aangaan van een overeenkomst met de gemeente/de provincie/het waterschap? (artikel 41c, lid 1, en artikel 15, lid 1 en 2, Gemeentewet/artikel 40c, lid 1, en artikel 15, lid 1 en 2, Provinciewet/artikel 33, lid 1 en 2, Waterschapswet) [J/N en toelichting]

9. Wat is uw drijfveer om zich beschikbaar te stellen (…)?

12. Speelt er op dit moment iets in uw persoonlijke leven dat uw beschikbaarheid voor het ambt mogelijk (tijdelijk) kan verminderen? [J/N en toelichting]

18. Heeft u financiële belangen of een aandelenportefeuille binnen een onderneming die een relatie met de gemeente/de provincie/het waterschap heeft of kan krijgen? [J/N en toelichting]

4. Heeft u een rol als adviseur, onderzoeker, gemachtigde of advocaat vervuld in een samenwerking met of geschil tussen de gemeente/de provincie/het waterschap en een wederpartij? (artikel 41c, lid 1, en artikel 15, lid 1 en 2, Gemeentewet/ artikel 40c, lid 1, en artikel 15, lid 1 en 2, Provinciewet/artikel 33, lid 1 en 2, Waterschapswet) [J/N en toelichting]

8. Bent u ooit lid geweest van een (andere politieke) partij en heeft u hiervoor bestuurlijke of politieke functies bekleed? [J/N en toelichting]

11. Bij deeltijd bestuurders: Hoeveel tijd verwacht u te besteden aan het ambt van wethouder/gedeputeerde/lid van het DB? [aantal uren per week]

Financiële situatie

1. Bent u op dit moment werkzaam binnen een betrekking die onverenigbaar is met de door u geambieerde rol? (artikel 36b Gemeentewet/artikel 35c Provinciewet/ artikel 31 Waterschapswet) [J/N en toelichting]

3. Verricht u op dit moment werkzaamheden voor de gemeente/de provincie/het waterschap waar u politieke ambtsdrager wilt worden? (artikel 41c, lid 1, en artikel 15, lid 1 en 2, Gemeentewet/artikel 40c, lid 1, en artikel 15, lid 1 en 2, Provinciewet/ artikel 33, lid 1 en 2, Waterschapswet) [J/N en toelichting]

Verplicht?

21. Kunt u een beroep doen op een verlofregeling of terugkeergarantie bij uw huidige werkgever? [J/N en toelichting] Nevenfuncties en lidmaatschappen 22. Welke nevenfuncties heeft u in de afgelopen drie jaar vervuld en/of vervult u nog steeds?

Ja

Gelieve per nevenfunctie aan te geven: • de naam van de instelling, de organisatie of het bedrijf waar u de functie vervult; • of de functie bezoldigd dan wel onbezoldigd is; • wat de functie inhoudt; • wat het globale tijdsbeslag van de functie is; • of u de nevenfunctie na uw benoeming/aanstelling al dan niet continueert.

< vorige pagina

volgende pagina >

29

Vragen

Verplicht?

23. Hebben de organisaties behorende bij uw nevenfuncties een financiële relatie met de gemeente/de provincie/het waterschap? [J/N en toelichting] 24. Verhouden deze nevenfuncties zich tot een goede uitoefening van het ambt van wethouder/gedeputeerde/lid van het DB? [J/N en toelichting] 25. Bent u lid van een of meerdere verenigingen of anderszins actief binnen de gemeente/de provincie/het waterschap? [J/N en toelichting]

Al deze vragen gaan niet over wettelijke verplichtingen. De volgende vragen gaan meer de diepte in en betreffen vragen over de netwerken waarbinnen actief bent. Er zijn verschillende eigenschappen van deze netwerken te onderscheiden die gezamenlijk een beeld geven over de aard van de netwerken en de mate van weerbaarheid binnen netwerken. Een onderdeel van de weerbaarheidsscan betreft een schuifsysteem waarmee u als kandidaat een specifieke eigenschap van een netwerk kunt weergeven. Wanneer voor elk netwerk op deze wijze alle eigenschappen bekend zijn, dan is er zicht op de aard van een netwerk en de mogelijke positieve en negatieve effecten. Wanneer deze netwerken daarna gecombineerd worden, dan wordt overlap tussen de netwerken zichtbaar. Zodoende worden clusters van netwerken zichtbaar die inzicht geven in de impact van de netwerken individueel en gezamenlijk.

Sociale media 26. Bent u actief op sociale media, zo ja welke media? [J/N en toelichting] 27. Met welk doel gebruikt u sociale media? [J/N en toelichting] 28. Heeft u in het verleden wel eens berichten of foto’s gedeeld die nu als controversieel of ongepast zouden worden gezien of op een andere manier een risico vormen voor de uitoefening van het ambt van wethouder/gedeputeerde/ lid van het DB? Denk aan berichten die als seksistisch, discriminerend of opruiend gezien kunnen worden. [J/N en toelichting]

Wij willen u vragen om voor tien van uw belangrijkste netwerken de onderstaande vragen in te vullen alvorens wij met u in gesprek gaan.

Vragen [in schuifsysteem met mogelijkheid voor toelichting]

29. Heeft u in het verleden wel eens berichten of reacties ontvangen via sociale media die intimiderend, bedreigend of onbeschoft waren? [J/N en toelichting]

Algemene netwerkkenmerken

Veiligheid en ondermijning 30. Vervult een familielid of een vriend een functie bij de gemeente/de provincie/het waterschap? [J/N en toelichting]

1. Betreft het een meer formeel of informeel netwerk? Doel is om een beeld te krijgen van het type netwerk (bijvoorbeeld of het een formeel opgericht netwerk betreft of een informeel en organisch gegroeid netwerk).

31. Heeft u of een familielid of een vriend nu of in het verleden een functie vervuld waarbij volgens u sprake kan zijn van een risico met het oog op een goede invulling van uw ambt of die u mogelijk chantabel maken? [J/N en toelichting]

2. Participeert u in het netwerk vanuit uw huidige functie of als privépersoon? Doel is om een onderscheid te kunnen maken tussen netwerken waarin u actief bent uit hoofde van uw huidige functie, vorige functies of dat uw deelname losstaat van uw werkende leven.

32. Bent u of uw directe familielid wel eens beticht van niet integer gedrag? [J/N en toelichting]

3. In welke mate is het netwerk nodig om een doel te bereiken en/of draagvlak te creëren? Deze vraag maakt duidelijk of de urgentie van deelname in dit netwerk vooral het te realiseren doel is of juist het enthousiasmeren van personen.

33. Bent u of iemand uit uw directe familie ooit in opspraak geraakt in de media? [J/N en toelichting]

4. Heeft u één of meerdere rollen binnen het netwerk? Deze vraag geeft inzicht in de rol en daarmee de activiteiten binnen het netwerk.

34. Heeft u of iemand binnen uw directe familie ooit een conflict gehad met een persoon of organisatie binnen de gemeente/de provincie/het waterschap? [J/N en toelichting]

5. Bent u in het netwerk actief in de hoedanigheid van bestuurder of politicus? Deze vraag helpt om te begrijpen met welke pet op (politiek bedrijven of besturen) u deelneemt.

Tot slot

6. Is de samenstelling van het netwerk meer homogeen of heterogeen? Deze vraag geeft inzicht in de mate waarop netwerkleden overeenkomstige kenmerken hebben of juist heel divers zijn.

36. Heeft u zelf nog punten die u wilt meegegeven en/of waar u tijdens het gesprek specifiek aandacht aan wilt besteden? [J/N en toelichting]

7. In welke mate is er binnen het netwerk ruimte om elkaar kritisch te bejegenen? Is het netwerk ook wel eens kritisch op het netwerk, zijn er discussies en is er ruimte voor verschillende inzichten?

35. Heeft u connecties in het criminele circuit? [J/N en toelichting]

n Ik geef toestemming voor het gebruik van de door mij ingevulde informatie in het

kader van de selectieprocedure voor de functie van wethouder/gedeputeerde/lid van het DB. Na afronding van de procedure wordt deze informatie binnen 4 weken vernietigd.

30

Vragenlijst over het netwerk van kandidaat-bestuurders

Handboek Integriteit

/ 5 Bijlagen

Ja

8. In welke mate is er binnen het netwerk sprake van elkaar wat gunnen of geldt er een principe van voor wat hoort wat, nu of in de toekomst? Deze vraag probeert inzicht te krijgen in welke mate het netwerk elkaar steevast helpt en faciliteert.

< vorige pagina

volgende pagina >

31

Vragen [in schuifsysteem met mogelijkheid voor toelichting]

Vragen [in schuifsysteem met mogelijkheid voor toelichting]

Algemene netwerkkenmerken

Impact netwerken (richting mogelijke impact)

9. In hoeverre is het netwerk bekend binnen de overheidsorganisatie? Wordt er binnen de overheidsorganisatie wel eens formeel of informeel verwezen naar dit netwerk?