Haarlemse Cloudvisie - getekend raadsbesluit

Raadsbesluit

*ƒ* Gemeente <1- Haarlem

Onderwerp Haarlemse Cloudvisie Nummer

2024/494142_______________

Portefeuillehouder

Raadt, E. de________________

Programma/beleidsveld

7.2 Algemene dekkingsmiddelen

Afdeling____________

CC

Auteur______________

Kees Brouwer

Telefoonnummer_____ Email_______________

k.brouwer@haarlem.nl

Kernboodschap

De transitie van ICT-infrastructuur naar de cloud biedt voordelen voor dienstverlening en bedrijfsvoering maar brengt ook risico's met zich mee. In bijgaande nota worden voor- en nadelen van de verschillende cloud-vormen

toegelicht. De risico's hebben vooral betrekking op de publieke waarden die vanuit bovenliggende visies specifiek voor de inzet van cloud-technologieën kunnen worden afgeleid. Die publieke waarden komen mogelijk in het gedrang door

onvoldoende zekerheid bij met name Public cloud over de zeggenschap over data (data-soevereiniteit) en door leveranciersafhankelijkheid (vendor lock-in).

De conclusie daaruit is dat Haarlem niet voor alle data en functionaliteit gebruik kan maken van Public cloud maar dat ook On Premise en Private cloud nodig zijn:

Haarlem kiest voor Hybride cloud.

De aanleiding voor de nota is het besluit om per 1 november het huidige

datacenter voor 4 jaar te continueren. Bij dat besluit is toegezegd om nadere

voorstellen te doen ter besluitvorming over de ontwikkelingen op het gebied van cloud-technologieën. Met deze Haarlemse cloudvisie worden ook publieke waarden gehanteerd bij het

toepassen van het afwegingskader. De raad stelt daarmee de kaders vast voor de implementatie van de cloudstrategie.___________________________________

Behandelvoorstel voor commissie

De commissie Bestuur wordt verzocht advies te geven aan de raad over het voorstel van het college in paragraaf 2 en over de wijze van agendering van het

raadsstuk in de raadsvergadering.______________________________________ Relevante eerdere besluiten

Vernieuwen hardware en software t.b.v. continueren huidige opzet datacenters (2024/416924)

Kenmerk: 2024/494142

1/4

Besluit College d.d. 4 juni 2024

1. Het college stelt het voorstel aan de raad vast.

de secretaris,

de burgemeester.

Ontwerp-besluit Raad

De raad der gemeente Haarlem,

d.d.......11JUN2024 (wordt ingevuld door de

Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders,

griffie) Besluit: 1. De cloudvisie van Haarlem vast te stellen en de specifiek toe te passen

2. 3.

publieke waarden Het afwegingskader cloudtoepassing vast te stellen; het college opdracht te geven om voor security en privacy in de (Public) cloud een implementatiekader op te stellen en toe te passen.

de voorzitter,

de gri' ïer.

1. Inleiding

iaar cloud is volop gaapde, ook in Haarlem. Vrijwel alle soorten De transitie van ICT-infrastructu software worden anno 2024 aangeboden in de cloud. Dat brengt grote voordelen met zich mee, o.a.

meer gebruikersgemak, eenvoudiger beheer en onderhoud, betere beveiliging en soms ook lagere kosten voor de gemeente.

Public cloud is vaak het goedkoopst en makkelijkst maar brengt ook nadelen met zich mee. De Public cloud-markt wordt gedomineerd door een beperkt aantal leveranciers van buiten Nederland en de

EU. Daardoor komen publieke waarden, zoals die kunnen worden vertaald vanuit bovenliggende visie, onder druk. Omdat het bij Public cloud om een beperkt aantal, wereldwijd opererende,

aanbieders gaat is ook leveranciersafhankelijkheid (vendor lock-in) een probleem. We willen in Haarlem aan de ene kant zo optimaal mogelijk profiteren van de voordelen van de cloud: ons streven is gericht op het zoveel mogelijk uitbesteden van complex en duur beheer en

onderhoud, naar het verbeteren van de beschikbaarheid en continuïteit van dienstverlening en bedrijfsvoering en naar het optimaliseren van kosten en het efficiënt inzetten van schaars personeel.

We willen daarom zoveel mogelijk richting Public cloud en SaaS.

Kenmerk: 2024/494142

2/4

4* Maar door de nadelen en de strijdigheid met publieke waarden kan dat niet voor alle data en functionaliteit. De gemeente Haarlem kiest daarom voor een mengvorm (hybride cloud) waarbij we waar dat kan gebruik maken van Public cloud en SaaS maar voor de data en functionaliteit waar dat niet kan gebruik maken van een On Premise datacenter en Private cloud, gedeeld met andere gemeenten.

Omdat het voor de gemeente Haarlem een nieuw onderwerp is stelt de raad eerst deze visie vast met daarin een vertaling van de publieke waarden uit bovenliggende visies naar de cloud en een afwegingskader dat richting biedt bij het kiezen tussen Public cloud, Private cloud en On Premise.

Daarna zal door het college een implementatiekader vanuit privacy en security worden opgesteld dat

verplicht aan de organisatie zal worden meegegeven bij de inzet van met name Public cloud. Er zal ook een transitieplan worden opgesteld waarin zowel de implementatie van de technologie als

de transitie die de organisatie moet doormaken om op een succesvolle en beheerste wijze cloud technologieën te implementeren worden uitgewerkt. 2. Voorstel aan de raad Het college stelt de raad voor:

1. 2.

De cloudvisie van Haarlem vast te stellen en specifiek toe te passen publieke waarden Het afwegingskader cloudtoepassing vast te stellen;

3.

het college opdracht te geven om voor security en privacy in de (Public) cloud een implementatiekader op te stellen en toe te passen.

3. Beoogd resultaat De cloud-visie geeft de kaders (waarden) waarbinnen de gemeente met vraagstukken rond de cloud omgaat. De kaders stellen de gemeente in staat om maximaal voordeel te halen uit inzet van cloudvoorzieningen rekening houdend met de publieke waarden waar de kaders van afgeleid zijn.

4. Argumenten 1. Vaststellen cloud-visie

De impact van de cloud-transitie is groot, vooral voor privacy en security/ Met het vaststellen van

de cloud-visie, de bijbehorende waarden en het afwegingskader wordt invulling gegeven aan de ambitie van het bestuur om in te zetten op publieke waarden zoals autonomie, privacy en controle op technologie.

2. Implementatiekader opstellen en toepassen

Het afwegingskader uit de cloud-visie zal worden gebruikt bij het kiezen tussen verschillende cloud-vormen en On Premise. Daarnaast is echter ook een implementatiekader nodig. In dat kader komt een verplicht proces dat moet worden doorlopen om te borgen dat de maatregelen

Kenmerk: 2024/494142

3/4

die de gemeente neemt passend zijn voor met name de privacy- en securityrisico's in de (Public) cloud. Dit implementatiekader zal verplicht aan de organisatie wordt meegegeven. We zullen hierbij het "implementatiekader risicoafweging cloudgebruik1" van het ministerie van BZK (5 januari 2023) als richting hanteren. Voor leveranciers- en contractmanagement werken we met de GIBIT2 als kader.

Het implementatiekader zal in het najaar beschikbaar zijn. 3. Transitieplan

Na het opstellen van het implementatiekader wordt door het college een transitieplan opgesteld dat nodig is voor zowel een organisatorische als technologische transitie die onderling samenhangen.

5. Duurzaamheidsparagraaf Clouddiensten worden veelal aangeboden in grootschalige datacentra. Migratie van het eigen kleine

datacenter naar grotere datacenters zal energie efficiency met zich meebrengen. Er worden door de aanbieders steeds verdere stappen gezet om zuiniger om te gaan met energie en materialen3. Bij het aanbesteden van clouddiensten zal duurzaamheid worden meegenomen in het programma van eisen en wensen. 6. Financiën

In deze fase van het vormen en vaststellen van de visie is voldoende budget beschikbaar. Bij de uitwerkingen van het implementatiekader voor de (Public) cloud en het transitieplan zullen de kosten verder worden uitgewerkt. Vooralsnog kunnen we dat onvoldoende inschatten. Het transitieplan zal uitgaan van klein beginnen, zodat de organisatie kan leren.

7. Risico' s en kanttekeningen De transitie naar de cloud is gaande, het leveranciersaanbod bestaat al voor een groot deel uit cloudtoepassingen. Omdat een duidelijke visie en daarvan afgeleide kaders en strategieën vooralsnog

ontbreken wordt geen richting geboden aan deze ontwikkeling en dreigt wildgroei. De kans is aanwezig dat er schade ontstaat met risico's voor privacy, security en data-soevereiniteit. 8. Bijlagen •

cloud-visie gemeente Haarlem

i

Zie: Implementatiekader risicoafweging cloud - ministerie van BZK - januari 2023 2 Zie: GIBIT 3 Zie: De staat van de digitale infrastructuur - ministerie van EZ - januari 2024

Kenmerk: 2024/494142

4/4