Getekend raadsstuk Zienswijze op de ontwerpbegroting 2024 en herziene begroting 2023, informeren over jaarrekening 2022 gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief
Tekst van het document
Gemeente Haarlem
Raadsstuk
Onderwerp Zienswijze op de ontwerpbegroting 2024 en herziene begroting 2023, informeren over jaarrekening 2022
gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief. Informeren over ontwikkelingen GR.___________
Nummer
2023/590942_______________________________________________________
Portefeuillehouder
boenen, D.van______________________________________________________
Programma/beleidsveld
4.2 Economie, toerisme en cultuur______________________________________
Afdeling____________
ECDW_____________________________________________________________
Auteur______________
Vroom, C.R. en Dool van den, W.________________________________________
Telefoonnummer_____
023-5114885________________________________________________________
Email_______________
cvroom@haarlem.nl__________________________________________________
Kernboodschap
De gemeente Haarlem neemt samen met de gemeente Velsen en het Rijk deel aan de 'Gemeenschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief'(hierna NHA). Op 19 april 2023 heeft het algemeen bestuur van het NHA de ontwerpbegroting 2024
vastgesteld. De begroting geeft inzicht in baten en lasten van de wettelijke taken
en overige activiteiten in 2024. De raad heeft de gelegenheid haar zienswijze over de ontwerpbegroting kenbaar te maken. Daarbij wordt een aantal overwegingen meegegeven, waaronder:
de door het NHA gewenste uitbreiding van depotruimte als gevolg van de kortere overbrengingstermijn, die wordt voorgeschreven in de nieuwe
Archiefwet 2021. Dit leidt binnen enkele jaren tot hogere exploitatielasten, welke nog niet zijn opgenomen in de meerjarenbegroting. Verder hanteert het NHA op basis van de gemeenschappelijke regeling
andere uitgangspunten voor de begroting 2024 dan de gemeente. In deze nota lichten wij dit toe (zie paragraaf 5).
Naast de begroting 2024 zijn ter informatie de jaarrekening 2022 en de herziene
ontwerpbegroting 2023 aan dit raadsbesluit toegevoegd. Het jaar 2022 wordt afgesloten een positief resultaat. De begroting 2023 wordt tussentijds herzien, omdat de exploitatielasten hoger zijn dan eerder is voorzien. Over de nieuwe Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) en de uittreding van het rijk uit de Gemeenschappelijke Regeling per 1 januari 2025 wordt de raad door het college in een aparte bijlage bij deze nota geïnformeerd. Behandelvoorstel voor commissie
De commissie Ontwikkeling wordt verzocht advies te geven aan de raad over het voorstel van het college in paragraaf 2 en over de wijze van agendering van het
raadsstuk in de raadsvergadering.
Kenmerk: 2023/590864
1/10
Relevante eerdere besluiten
2019/789587 Dienstverleningsovereenkomst digitale archivering Noord-Hollands Archief. 2022/661351 Informatie uittreden rijk uit regionale historische centra en nieuwe
WGR._____________________________________________________________ Besluit College
1. Het college stelt het voorstel aan de raad vast.
d.d. 16 mei 2023
de burgemeester,
de secretaris,
Besluit Raad
De raad der gemeente Haarlem,
Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders,
griffie)
Besluit: 1. Haar zienswijze 'geen bezwaar' bij de ontwerpbegroting 2024 van het Noord-Hollands Archief kenbaar te maken. Daarbij worden enkele overwegingen meegegeven: a. het NHA in haar meerjarenbegroting nog geen rekening heeft
(kunnen) houden met de nieuwe gemeenschappelijke regeling en
de financiële gevolgen die hiermee samenhangen;
b.
de eventuele financiële gevolgen van de nieuwe Archiefwet 2021 binnen de eigen begroting te verwerken en afspraken te maken
met het Rijk over compensatie van de structurele en incidentele kosten, zoals de uitbreiding van depotruimte;
c.
aandacht heeft voor de financiering (ook op langere termijn) in
relatie tot de dienstverlening, kostenontwikkeling en GR partners; d.
de aanbevelingen van de accountant in de organisatie implementeert.
e.
het NHA de evaluatie van de dienstverleningsovereenkomsten betrekt bij de nieuwe gemeenschappelijke regeling en bekostiging.
2.
Haar zienswijze bij de ontwerpbegroting 2024 aan het bestuur van het
Noord-Hollands Archief mee te delen. de voorzitter.
ïer.
/
Kenmerk: 2023/590864
2/10
v* 1. Inleiding De gemeente Haarlem neemt samen met de gemeente Velsen en het ministerie van OCW deel aan de Gemeenschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief, hierna te noemen: ‘NHA'. Het NHA is het
historisch informatiecentrum voor de gemeente Haarlem, de provincie Noord-Holland en de omliggende gemeenten. Het NHA bewaart, bewerkt, restaureert en acquireert archieven en maakt
deze (digitaal) toegankelijk. De aangesloten overheidsorganisaties kunnen bij het NHA ook terecht
voor advies. Het NHA geeft uitvoering aan de Archiefwet: het toezicht en inspectie op de kwaliteit van de informatiehuishouding van de aangesloten overheden.
Het beheren van de archieven vindt op twee locaties in Haarlem plaats: de Kleine Houtweg 18 en de Jansstraat 40. Bezoekers kunnen in de studiezaal van de Janskerk terecht waar het publiekscentrum
is gevestigd. Daar is ook een permanente tentoonstellingsruimte, café en een ruimte voor wisselende exposities.
Op 19 april 2023 heeft het algemeen bestuur van het NHA de ontwerpbegroting 2024 vastgesteld (bijlage 3). De ontwerpbegroting is op grond van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen vervolgens toegezonden aan de raden van de deelnemende gemeenten. De raden worden altijd in de
gelegenheid gesteld voor 1 juli a.s. hun zienswijze kenbaar te maken. De ontwerpbegroting wordt daarna door het algemeen bestuur van het NHA ingediend bij Gedeputeerde Staten van de provincie Noord-Holland.
Er is een aantal belangrijke ontwikkelingen waarover het college de raad informeert:
1.
Nu het ministerie van OCW met ingang van 1 januari 2025 uit alle Regionale Historische Centra (RHC's) treedt, krijgt de samenwerking met OCW een andere vorm. De minister is
voornemens een bestuursovereenkomst af te sluiten met de RHC's (waaronder het NHA). 2.
Het conceptwetsvoorstel Archiefwet 2021 is op 17 november 2021 ingediend bij de Tweede
Kamer. Dit voorstel strekt tot modernisering van de Archiefwet 1995, zodat deze beter aansluit bij de praktijk van het digitale informatiebeheer. Veel wijzigingen hebben een
redactioneel karakter. Een belangrijke wijziging is dat overheden de te bewaren informatie straks al na tien in plaats van na twintig jaar overbrengen naar een archiefdienst waar iedereen de informatie kan raadplegen. Dit heeft naar verwachting ook financiële
consequenties, zoals de bij punt 4 genoemde uitbreiding van depotruimte en eventuele
implementatiekosten voor het veranderende toezicht en ondersteuning. In de Archiefwet
worden tevens de afspraken vastgelegd over de (rijks)financiering die wijzigt in een specifieke uitkering met ingang van 2025 (Spuk). 3.
De nieuwe Wet Gemeenschappelijke regeling is op 1 juli 2022 ingegaan. De samenwerkingsverbanden krijgen tot 1 januari 2024 de tijd de gemeenschappelijke regeling hierop aan te passen.
Kenmerk: 2023/590864
3/10
4. Het NHA loopt tegen de grenzen van zijn depotruimte aan. De huidige depotruimte is voor meer dan 90 procent in gebruik. Door het verkorten van de overbrengingstermijn is naar verwachting tot 2035 behoefte aan totaal circa 30% extra depotruimte. Er is verkennend
onderzoek gedaan door Toornend en Partners in opdracht van het NHA en de gemeente
Haarlem om te komen tot een nieuw gezamenlijk depot ten behoeve van meerdere
gebruikers. Bureau Brink heeft onlangs gerapporteerd over de haalbaarheid van een nieuw
depot. De raad wordt over dit onderwerp apart geïnformeerd. Het college informeert de raad met het voorliggende raadsvoorstel tevens over de herziene begroting 2023 en de financiële en inhoudelijke jaarstukken van het NHA (bijlage 4 tot en met 7).
2. Voorstel aan de raad
Het college stelt de raad voor:
1.
Haar zienswijze 'geen bezwaar' bij de ontwerpbegroting 2024 van het Noord-Hollands
Archief kenbaar te maken en geeft daarbij aan dat: a. het NHA in haar meerjarenbegroting nog geen rekening heeft (kunnen) houden met de nieuwe gemeenschappelijke regeling financiële gevolgen die hiermee
samenhangen;
b.
de eventuele financiële gevolgen van de nieuwe Archiefwet 2021 binnen de eigen begroting te verwerken en afspraken te maken met het Rijk over compensatie van de
structurele en incidentele kosten, zoals de uitbreiding van depotruimte;
c.
aandacht heeft voor de financiering (ook op langere termijn) in relatie tot de
dienstverlening, kostenontwikkeling en GR partners; d.
de aanbevelingen van de accountant in de organisatie implementeert.
e.
het NHA de evaluatie van de dienstverleningsovereenkomsten betrekt bij de nieuwe
gemeenschappelijke regeling en bekostiging.
2.
Haar zienswijze bij de ontwerpbegroting 2024 aan het bestuur van het Noord-Hollands
Archief mee te delen. 3. Beoogd resultaat Met het advies van de gemeenteraden kan het algemeen bestuur van het NHA de ontwerpbegroting 2024 definitief vaststellen. Met dit besluit wordt voldaan aan de verplichting die de gemeente Haarlem en het NHA met elkaar hebben in de Gemeenschappelijke Regeling evenals aan het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten.
4. Argumenten 1. Begrotingsvoorschriften voor de gemeenschappelijke regeling NHA Het Besluit begroting en verantwoording (BBV) is een van de pijlers voor het opstellen van de begroting, de uitvoeringsinformatie en de jaarstukken van de GR. Het NHA past de aanvullende
Kenmerk: 2023/590864
4/10
4* regels, die door de minister zijn gesteld, dan ook toe op de jaarstukken en begroting. Alle activiteiten van het NHA vallen onder één programma Sport Cultuur en Recreatie taakveld musea. 2. De ontwerpbegroting 2024 past binnen het ingezette cultuurbeleid c.q. de archiefbeheertaak Het NHA is het historisch informatiecentrum voor Haarlem en de regio. Het NHA behartigt de
belangen van de gemeente Haarlem betreffende de gemeentelijke archiefbewaarplaats. Daarnaast dragen de publieke dienstverlening en de publieksactiviteiten van het NHA bij aan een gevarieerd
aanbod van cultuur in Haarlem, zodat de deelname aan kunst en cultuur door inwoners en bezoekers
wordt behouden en versterkt. De kosten die hiermee samenhangen, passen (voorlopig nog) binnen de programmabegroting 4.2 Dit verandert mogelijk als de nieuwe regeling in gaat en de bekostigingssystematiek wijzigt als gevolg van toe- en uittredende partners in de
gemeenschappelijke regeling NHA.
De partnerbijdrage van de gemeente Haarlem voor 2024, inclusief de (op grond van de regeling verplichte) huurbijdrage voor de Janskerk, is begroot op totaal € 2.281.130. Daarnaast ontvangt het
NHA een bijdrage voor het beheer van de Oude Boekerij/Bijzondere Collecties van € 113.568. De bijdrage voor het NHA is structureel en past binnen het hiervoor in programma 4.2 begrote bedrag. De kosten voor de dienstverleningsovereenkomst voor de aansluiting op het E-depot in 2024 zijn begroot op € 276.165. Op basis van het toenemende inwoneraantal wordt de definitieve bijdrage
aan het e-depot in 2024 (achteraf) vastgesteld. De kosten van het DVO zijn structureel en
overschrijden het begrote budget binnen programma 4.2. De hogere kosten van € 30.000 kunnen (vooralsnog) worden opgevangen binnen het totale beleidsveld voor het archiefbeheer. 3.
Het NHA behaalde een positief resultaat over 2022
Het college informeert de raad over de financiële en inhoudelijke jaarstukken van NHA. De jaarrekening en het jaarverslag 2022 zijn in de bestuursvergadering van 19 april jl. conform de
afspraken in de Gemeenschappelijke Regeling door het algemeen bestuur vastgesteld.
Net als vorige jaren sluit het NHA het jaar 2022 af met een positief resultaat van € 255.949. Dit resultaat wil het NHA toevoegen aan de weerstandsreserve en egalisatiereserve (zie toelichting bij
5.1). De structurele exploitatieruimte is in 2022 licht gedaald ten opzichte van vorig jaar omdat de
lasten iets sterker zijn gestegen dan de baten. Er is meer aan de bestemmingsreserve gedoteerd dan onttrokken.
Het NHA kan door de krapte op de arbeidsmarkt met moeite aan personeel komen waardoor
vacatures niet direct worden ingevuld en personeel (met ICT specialisme) moet worden ingehuurd. Dit heeft gevolgen voor het tempo waarin de aansluiting van overheden op het e-depot kan worden
gerealiseerd. De inhuurkosten van ruim twee ton komen ten laste van de formatieruimte.
Kenmerk: 2023/590864
5/10
Begin 2022 is de situatie rondom de uitbraak van het Covid-19-virus weer genormaliseerd. De bezoekcijfers aan de studiezaal hebben zich nog niet hersteld tot het niveau van voor corona. De
Online bezoekcijfers zijn verder gestegen, ongetwijfeld mede door digitalisering en het digitale aanbod van archieven en collecties. Financieel is het risico beperkt gebleken. De baten van het NHA
zijn voor het grootste deel afkomstig van de GR partners, de provincie Noord-Holland en
dienstverleningsovereenkomsten met overheidsinstellingen. Wel zijn de opbrengsten vanuit het archiefcafé en de verhuur van de Commandeurszaal achtergebleven ten opzichte van de verwachting.
Goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening Het NHA heeft zowel een goedkeurende verklaring inzake de getrouwheid als ook een goedkeurende verklaring over de rechtmatigheid. De interne organisatie is qua bezetting beperkt waardoor inherent hieraan de controle-technische functiescheiding niet altijd is te realiseren. Wel krijgt de
interne beheersorganisatie de nodige aandacht. Het NHA heeft de aanbevelingen van de accountant adequaat opgepakt, onder andere door externe controle op het inkoop- en aanbestedingsproces.
4.
Beleidsplan 'Klaar voor de Toekomst' 2021-2024: jaarplan 2022
In het beleidsplan 'Klaar voor de Toekomsf zijn de speerpunten voor de jaren 2021-2024 benoemd.
Deze speerpunten zijn uitgewerkt in verschillende actielijnen. Met het oog op de toekomst heeft het NHA geïnvesteerd in de digitalisering van de archieven van de decentrale overheidspartners. Bij de
overbrenging van (overheids-) archieven toetst de inspectie of de bestanden voldoen aan de wettelijke eisen. Momenteel gaat het nog hoofdzakelijk om analoge (papieren) archieven, echter de komende jaren verschuift het accent naar digitale archieven.
Dankzij de wettelijke overbrengingsplicht kan het NHA rekenen op een voortdurende aanwas van overheidsarchieven. De komende periode verwacht het NHA een grotere instroom van zowel
papieren als digitale bestanden mede door de nieuwe Archiefwet waarin de overbrengingstermijn terug wordt gebracht van twintig naar tien jaar.
Innovatie is een belangrijk speerpunt voor het NHA. Op digitaal gebied volgende technische ontwikkelingen elkaar in rap tempo op. In 2022 is het NHA gaan samenwerken met het Stadsarchief Amsterdam om een vorm van Linked Open Data vorm te geven. Het NHA participeerde in een aantal grote evenementen, zoals Open Monumentendagen en het
Geschiedenisfestival en het NHA organiseerde een eigen Tussen Kunst en Kitsch waar bezoekers hun meegebrachte voorwerpen konden laten beoordelen.
5.
Duurzaamheidsmaatregelen
Het NHA wil een positieve bijdrage leveren aan de samenleving, het milieu en de leefomgeving en streeft er daarom naar te voldoen aan eisen ten aanzien van duurzaamheid en maatschappelijk
Kenmerk: 2023/590864
6/10
ondernemen. Het NHA voldoet voor beide locaties aan de eisen voor het gouden Green Keycertificaat. 6.
De financiële bijstelling van de GR bijdrage 2023 is in de begroting voorzien
Het college informeert de raad ook over de herziene begroting 2023 (bijlage 2). De eerder begrote
bijdrage van de gemeente Haarlem aan het NHA is conform de Gemeenschappelijke Regeling vermeerderd met de door het Rijk vastgestelde indexering. Daarom wordt de partnerbijdrage in 2023
structureel verhoogd naar € 2.334.003. Ten opzichte van de ontwerpbegroting is dit een kostenstijging van (afgerond) € 46.000. Met de hogere bijdrage worden onder andere de stijgende
personeelskosten als gevolg van de nieuwe CAO gedekt. De dienstverleningsovereenkomst e-depot wordt geïndexeerd met een CRI van 10%. Gemeente Haarlem moet in 2023 € 263.014 betalen, een kostenstijging van € 25.000. Het DVO e-depot is in
2019 afgesloten en wordt elke vijfjaar geëvalueerd. Dit is nog niet gebeurd. Het advies aan het NHA is de evaluatie van de dienstverleningsovereenkomsten te betrekken bij de voorbereiding op de
nieuwe gemeenschappelijke regeling. De indexatie van de GR bijdrage en DVO is in de programmabegroting onder 4.2 voorzien. Wij zijn
kritisch naar de kostenontwikkeling en de bijdrage die de GR partners en andere overheden moeten betalen. Ervaring leert dat de personeelswerving in een krappe arbeidsmarkt van specialisten ook
voor het NHA niet eenvoudig is. Afgelopen jaren zijn de begrote personeelskosten niet volledig besteed wat (mede) leidt tot een positief resultaat. Het NHA zal in dit verband duidelijk moeten maken wat de (eventuele) impact op de dóórontwikkeling van het eigen e-depot en haar dienstverlening is.
5. Risico's en kanttekeningen Het NHA heeft vooral te maken met reguliere kosten die vooraf te ramen zijn, zoals personeel,
huisvesting 1 en kosten voor ICT. De risico's van onverwacht hoge uitgaven worden als beperkt aangemerkt. Het NHA heeft in haar meerjarenbegroting nog geen rekening (kunnen) houden met de nieuwe gemeenschappelijke regeling en financiële gevolgen die hiermee samenhangen.
1.
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Het NHA wil over voldoende middelen beschikken om onvoorziene gebeurtenissen op te kunnen vangen zonder genoodzaakt te zijn om direct in te grijpen in de begroting of het gevoerde beleid.
Echter, een afspraak met de fiscus maakt het instellen van een algemene reserve onmogelijk. Wel is een egalisatiereserve toegestaan en er kunnen bestemmingsreserves worden ingesteld. 1 De huursom van de beide locaties wordt door de gemeente Haarlem (Jansstraat 40) en het Rijk (Kleine Houtweg 18)
volledig vergoed.
Kenmerk: 2023/590864
7/10
Bestemmingsreserve weerstandsvermogen In 2021 heeft het NHA een bestemmingsreserve weerstandsvermogen ingesteld om voorbereid te zijn op de uittreding van het Rijk en eventuele financiële gevolgen. De onderbouwing van deze
reserve ontbrak. Daarom is in 2022 een risicoanalyse uitgevoerd. In de meerjarenbegroting (paragraaf 1.2) is de onderbouwing van de bestemmingsreserve opgenomen: de gevolgen van het
uittreden van het Rijk en de realisatie van een nieuw depot worden door het NHA onder andere als risico aangemerkt. 2.
De afspraak voor de btw koepelvrijstelling is in 2022 (voorlopig) gecontinueerd.
De GR NHA heeft in 2022 met de Belastingdienst de afspraken bestendigd voor de heffing van
omzetbelasting (btw) voor de dienstverlening aan haar afnemers te weten het Rijk, de
partnergemeenten Haarlem en Velsen en de overige gemeenten waarmee dienstverleningsovereenkomsten zijn gesloten. De afspraak houdt in dat de dienstverlening btw is vrijgesteld (de
koepelvrijstelling voor samenwerkingsverbanden die geen activiteiten in algemeen belang uitvoeren). Diensten verricht aan de overige deelnemers zijn in geval van het NHA wél belast met btw. Daarom kan het NHA te veel betaalde btw via het btw compensatiefonds van de gemeente
terugkrijgen, dat levert jaarlijks een btw voordeel op. Op het moment dat de nieuwe gemeenschappelijke regeling ingaat, wordt opnieuw contact opgenomen met de belastinginspecteur.
3.
De financiële gevolgen van de nieuwe Archiefwet zijn nog niet bekend
De nieuwe Archiefwet stelt hogere eisen aan het digitale beheer van overheidsinformatie en
archieven. Over de financiële gevolgen van de nieuwe wet is op dit moment nog weinig bekend. De
VNG verwacht dat de RHC's met implementatiekosten te maken krijgen en stuurt bij het Rijk aan dat
gemeenten voor de eventuele meerkosten voor de implementatie van de wet en de structurele beheerkosten worden gecompenseerd.
4.
Terugtreden van het Rijk uit de Regionale Historische Centra (RHC) per 2025
De partnerbijdrage van OCW wordt per 2025 omgezet in een specifieke uitkering (SPUK) aan het NHA
voor het aandeel in de exploitatielasten. De nieuwe bekostigingssystematiek wordt in de nieuwe Archiefwet 2021 vastgelegd. De gezamenlijke RHC's zijn met de staatssecretaris in overleg over de voorwaarden van uittreding waaronder de compensatie van de incidentele kosten. Het ziet er naar
uit dat het ministerie alle eerdere afspraken voortzet; de partnerbijdrage wordt volledig omgezet in de SPUK. De uittreding van het rijk uit de gemeenschappelijke regeling betekent ook een wijziging van de gemeenschappelijke regeling waarvoor uiteindelijk de gemeenteraad haar toestemming zal moeten
verlenen. In bijlage 1 wordt u over het proces geïnformeerd.
Kenmerk: 2023/590864
8/10
*z*
5.
Indexatie NHA wijkt af van de uitgangspunten voor de gemeentebegroting
De indexatie voor de GR bijdrage van de partners is door het NHA voorlopig vastgesteld op 3% vooruitlopend op de informatie van het Rijk over de rijksindex, die conform de gemeenschappelijke
regeling altijd achteraf wordt vastgesteld. Mocht de rijksindex achteraf gezien hoger zijn dan 3% dan moet de gemeente bij te betalen. Andersom verwacht de gemeente in 2025 geld terug te krijgen als de index in 2024 lager is dan 3%.
Hoewel de door het NHA toegepaste CRI index van 10% voor het DVO e-depot in lijn is met de afspraken in de dienstverleningsovereenkomst is de CPI index niet (meer) in overeenstemming met het gemeentebeleid: gewogen index op basis van de IMOC waarbij de materiele budgetten in 2024 met 3,9% stijgen en subsidies/VP met 4,8%. De gemeente wil binnen het begrote taakveld voor archiefbeheer blijven. De verwachting voor 2024 is dat de DVO bijdrage past binnen de begroting van
de gemeente omdat NHA rekening houdt met de rijksindex van 3%. Mochten de kosten in de
toekomst verder toenemen dan zal de gemeente Haarlem de uitgaven voor de bovenwettelijke taken her-prioriteren ten gunste van de uitgaven voor het analoog en e-depot. In de nieuwe gemeenschappelijke regeling NHA worden de afspraken over de wijze van indexeren van GR bijdrage en dienstverleningsovereenkomst vastgelegd.
6. Uitvoering De zienswijze van de raad over de ontwerpbegroting 2024 wordt zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk
op 1 augustus 2023 aan het bestuur van het NHA kenbaar gemaakt. Het algemeen bestuur stelt de begroting 2023 daarna definitief vast en stuurt deze met de zienswijze van de raden aan Gedeputeerde Staten van de provincie Noord-Holland. Hiermee wordt voldaan aan de verplichting
van de Wet Gemeenschappelijke Regeling.
7. Bijlagen Bijlage 1: Proces nieuwe gemeenschappelijke regeling NHA Bijlage 2: Aanbiedingsbrief ontwerpbegroting 2024-2027 NHA Bijlage 3: Herziene begroting 2023 en ontwerpbegroting 2024-2027 NHA Bijlage 4: Aanbiedingsbrief jaarrekening 2022 NHA
Bijlage 5: Jaarrekening NHA 2022 Bijlage 6: Jaarverslag NHA 2022 Bijlage 7: Controleverklaring 2022 Noord Hollands Archief
Kenmerk: 2023/590864
9/10
Bijlage 1
Proces naar een nieuwe gemeenschappelijke regeling Noord Hollands Archief Om twee redenen is het nodig om de Gemeenschappelijke regeling aan te passen: Ten eerste is per 1 juli 2022 de nieuwe Wet op de Gemeenschappelijker regelingen (Wgr) van kracht geworden, de wijzigen uit deze nieuwe wet zullen in de regeling moeten worden opgenomen. Ten tweede heeft het Rijk (ministerie van OCW) besloten uit de gemeenschappelijke regeling met alle Regionale Historische Centra (RHC's) te stappen. Dat zal gebeuren op het moment dat de nieuwe Archiefwet van kracht wordt. Dit wetsvoorstel ligt bij de Tweede Kamer ter behandeling.
Nieuwe Archiefwet 2021 De verwachting is dat de nieuwe Archiefwet 2021 - dat de oude wet van 1995 vervangt - op 1 januari 2025 van kracht wordt. Op dat moment verlaat het Rijk als deelnemer alle RHC's (waaronder NHA). Het Rijk delegeert het beheer van de papieren rijkscollectie dan aan het NHA. Daartoe is een delegatiebepaling opgenomen in de Archiefwet. De bijbehorende financiering wordt geregeld via een specifieke uitkering. Met de bestuursovereenkomst onderstrepen Rijk en RHC's dat een langdurige samenwerkingsrelatie wordt aangegaan. Er is momenteel overleg tussen een delegatie van de RHC's en het Rijk om het proces van uittreding en de gevolgen van het besluit correct te laten verlopen. Nieuwe Wet gemeenschappelijke regelingen per 1 juli 2024 De gezamenlijke RHC's hebben een gespecialiseerd advocatenkantoor opdracht gegeven een modelregeling te ontwikkelen. Met dit model kan elke RHC een voor de eigen situatie passende regeling opstellen. Deadline voor het vaststellen van de nieuwe regeling is 1 juli 2024, omdat dit het eind markeert van de overgangstermijn waarbinnen overheden aan de nieuwe Wgr moeten voldoen. Het Rijk is dan nog niet uitgetreden. Dat kan pas bij het van kracht worden van de Archiefwet per 1 januari 2025. Geen van betrokken partijen wil twee keer binnen een halfjaar een nieuwe regeling laten vaststellen.
Er vindt daarom overleg plaats tussen de RHC besturen en het Rijk om voor deze situatie een oplossing te vinden. Wat betekent de wetswijziging voor het NHA? Het bestuur van het NHA hecht aan een robuuste archieforganisatie die toekomstbestendig is en nieuwe ontwikkelingen op datagebied kan omarmen. Omdat begin 2024 gestart wordt met de vaststellingsprocedure voor de nieuwe regeling worden mogelijke nieuwe toetreders gevraagd nog in 2023 de intentie uit te spreken tot toetreding. Op dit moment werkt het NHA bestuur aan de kaders voor toetreding. Deze zullen in het najaar aan de raad ter vaststelling worden voorgelegd.
Betrokkenheid van de gemeenteraad De raad wordt instemming gevraagd voor de beoogde nieuwe toetreders tot de regeling en de voorwaarden waaronder toetreding plaatsvindt (najaar 2023). Daarnaast is de raad betrokken bij de formele procedure voor de zienswijze op de ontwerpregeling van de nieuwe GR (voorjaar 2024) en het vaststellen van de ontwerpregeling door alle betrokken partners (uiterlijk 1 juli 2024). Voorafgaand aan het besluit tot toetreding vindt met de DVO partners gesprekken plaats en wordt de intentieverklaring door partijen getekend.
Kenmerk: 2023/590864
10/10