Getekend raadsstuk Ophoging budget investering apparatuur parkeergarages
Tekst van het document
*ƒ* Gemeente Haarlem
Raadsstuk
Onderwerp
Ophoging budget investering apparatuur parkeergarages Nummer
2023/367551
Portefeuillehouder
Leeuwen, B. van____________________________________________________
Programma/beleidsveld
5.2 Parkeren
Afdeling
BBOR_____________________________________________________________
Auteur
Brant, S. van den.___________________________________________________
Telefoonnummer_____
023-5113193_______________________________________________________
Email_______________
s.vandenbrant@haarlem.nl___________________________________________ De parkeerapparatuur in de parkeergarages in Haarlem is sterk verouderd. Dit
Kernboodschap
zorgt voor veel uitval en storingen (bijvoorbeeld bij automaten of slagbomen).
Gebruikers van parkeergarages ondervinden daardoor in toenemende mate hinder en dit brengt hoge onderhoudskosten met zich mee. In 2021 is besloten tot vervanging van parkeerapparatuur en in 2022 heeft een
Europese aanbesteding plaatsgevonden. Tijdens de aanbesteding bleek dat er data
ontbreekt en meer informatie nodig is over het aanpassen van de onderliggende infrastructuur om de parkeerapparatuur aan te sluiten (denk aan bekabeling, netwerkaansluiting etc.). Op basis daarvan is besloten de onderliggende
infrastructuur uit de aanbesteding te halen en eerst inzichtelijk te maken wat er nodig is qua vervanging en welke kosten hiermee gepaard gaan en vervolgens
deze werkzaamheden door de gemeente Haarlem met bestaande raamcontractanten en leveranciers uit te laten voeren .
Het blijkt dat de kosten om de onderliggende infrastructuur te vervangen 1,3 miljoen euro zijn. De nieuwe apparatuur stelt eisen aan de onderliggende
infrastructuur waar nu niet aan wordt voldaan. De bekabeling is bijvoorbeeld sterk
verouderd en er is een update nodig van het netwerk (analoog naar digitaal) voor het goed functioneren van apparatuur en camerasystemen.
De ontwikkelingen op gebied van automatisering (hard- en software) gaan
razendsnel en het vervangen hiervan is complexer en duurder dan verwacht. Gezien de beperkte ervaring met het vervangen van dit soort onderliggende
infrastructuur (IT-systemen) zijn deze kosten niet voorzien en niet opgenomen in
de investeringsplannen van de gemeente. Zonder extra investering in de onderliggende infrastructuur zal de nieuwe
apparatuur in de parkeergarage niet werken, nemen de onderhoudskosten verder toe en blijven gebruikers hinder ondervinden. Ook bestaat het risico op volledige
Kenmerk: 2023/367551
1/6
uitval omdat de huidige apparatuur dermate verouderd is dat onderdelen niet meer leverbaar zijn.
Met de gevraagde extra investering van 1,3 miljoen euro in de onderliggende infrastructuur zal de nieuwe apparatuur aangesloten kunnen worden, wordt de
dienstverlening in de parkeergarages verder verbeterd en zijn de parkeergarages beter voorbereid op de toekomst. Met dit aanvullend budget kan naar verwachting voor het einde van het jaar het project worden gerealiseerd. Behandelvoorstel voor
De commissie Beheer wordt verzocht advies te geven aan de raad over het
commissie
voorstel van het college in paragraaf 2 en over de wijze van agendering van het raadsstuk in de raadsvergadering.
Relevante eerdere besluiten________
1. Het college stelt het voorstel aan de raad vast.
Besluit College
d.d. 21 maart 2023 de secretaris,
de burgemeester,
De raad der gemeente Haarlem,
Besluit Raad
2 o APR 2023
d d.. (wordt ingevuld door de
Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders.
griffie) Besluit: 1. Kennis te nemen van de beoogde investeringen in de parkeergarages. 2. Een aanvullend krediet vrij te geven van € 1.300.000 ten laste van IP post
12.15 voor investeringen in de elektrotechnische infrastructuur van parkeergarages en bij het vaststellen van de Kadernota 2024 en herijking
investeringsplan de hiervoor benodigde ophoging van IP post 12.15 met € 1.300.000 als onvermijdelijk te beschouwen.
de voorzitter,
:ier, /'
7^
V
Kenmerk: 2023/367551
2/6
4* 1. Inleiding
De parkeerapparatuur in de parkeergarages in Haarlem is al lange tijd sterk verouderd. Dit zorgt voor veel uitval en storingen. Beheerder Spaarnelanden is veel tijd kwijt aan het verhelpen van de
storingen en ook gebruikers ondervinden in toenemende mate hinder van slecht werkende systemen. Bijvoorbeeld door de uitval van de kentekenherkenning. In 2021 is gestart met het vervangingsproject apparatuur parkeergarages en in 2022 heeft een
Europese aanbesteding plaatsgevonden voor de aanschaf van nieuwe apparatuur in de parkeergarages. Tijdens de aanbesteding gaven potentiële inschrijvers aan dat zij onvoldoende informatie hadden en veel data ontbreekt om een betrouwbare uitspaak en daarmee inschrijving te
doen voor het aanpassen van onderliggende infrastructuur (elektra). Om de inschrijvingen met elkaar te kunnen vergelijken en alle partijen een gelijke kans te geven is besloten de onderliggende infrastructuur uit de aanbesteding te halen. De Europese aanbesteding richtte zich daarmee volledig
op de vervanging van de apparatuur zodat de inschrijvingen onderling goed vergeleken konden worden. Begin 2023 is de opdracht voor vervanging van de apparatuur definitief gegund aan een
leverancier.
Parallel aan de Europese aanbesteding is met bestaande raamcontractanten en leveranciers ingeschat wat er nodig is voor het succesvol implementeren van de nieuwe apparatuur. Denk hierbij
aan vervanging bekabeling, groepenkasten, netwerkaansluiting en overige werkzaamheden. Op basis van deze inventarisatie en op basis van de eisen die leveranciers stellen voor het goed functioneren van de parkeerapparatuur blijkt dat er een grootschalige vervanging nodig is van de onderliggende infrastructuur om de nieuwe apparatuur te laten werken (hard- en software). Dit is ten tijde van de
start van het vervangingsproject onvoldoende voorzien, mede gezien de beperkte ervaring met het
vervangen van dit soort infrastructuur (IT-systemen) binnen de gemeente. Er is 1,3 miljoen extra nodig om de apparatuur in de parkeergarages te laten werken en te zorgen dat de parkeergarages toekomstbestendig zijn. Zonder deze investering zal de nieuwe apparatuur niet
werken, stijgen de kosten van (onvoorzien) onderhoud en blijven gebruikers hinder ondervinden. 2. Voorstel aan de raad Het college stelt de raad voor:
De raad besluit: 1. Kennis te nemen van de beoogde investeringen in de parkeergarages. 2.
Een aanvullend krediet vrij te geven van € 1.300.000 ten laste van IP post 12.15 voor
investeringen in de elektrotechnische infrastructuur van parkeergarages en bij het vaststellen van de Kadernota 2024 en herijking investeringsplan de hiervoor benodigde ophoging van IP post 12.15 met€ 1.300.000 als onvermijdelijk te beschouwen.
Kenmerk: 2023/367551
3/6
3. Beoogd resultaat
Het oorspronkelijk beoogd resultaat van IP post 12.15 was de vervanging van parkeerapparatuur zoals slagbomen, betaalapparatuur en camera's in de parkeergarages. Door toevoeging van budget
kan de apparatuur (die is aangeschaft na succesvol doorlopen Europese aanbesteding) op een adequate wijze worden geïmplementeerd, wordt de dienstverlening in de parkeergarages verbeterd én worden investeringen gedaan zodat de elektrische installaties van de parkeergarages beter geschikt zijn voor toevoeging van speedgates (noodzakelijke voor beveiliging) en elektrische laadpalen (noodzakelijk voor dienstverlening en energietransitie).
4. Argumenten Er zijn aanvullende en onvoorziene werkzaamheden nodig om de aanbestede apparatuur in de parkeergarages te laten werken. Hieronder wordt beargumenteerd waarom deze extra investering nodig is, waar de extra kosten inzitten en waarom het noodzakelijk is om deze investering nu te
doen.
1. Ophoging budget is noodzakelijke voor implementeren nieuw aangeschafte apparatuur De huidige bekabeling (en elektra voorziening) is sterk verouderd en niet meer toereikend voor de nieuwe apparatuur. En de nieuwe apparatuur (en uitbreiding van het aantal toezichtcamera's) heeft meer elektrische capaciteit nodig dan het huidige systeem aankan. Er is een opwaardering nodig om de nieuwe apparatuur te laten werken.
2. De vervanging van met name software is complexer dan voorzien en vraagt bepaalde expertise en intensieve begeleiding.
Naast vervanging van fysieke hardware is het nodig om de software te vervangen (bijvoorbeeld om op afstand apparatuur te bedienen, camerabeelden te gebruiken en abonnementen uit te geven). De
implementatie hiervan vraagt specifieke kennis op gebied van ICT en intensieve begeleiding. Te denken valt aan het zorgvuldig testen van de systemen en het integreren van bestaande en nieuwe
systemen. 3. Het huidige netwerk (analoog) kan bepaalde functionaliteiten niet ondersteunen. Het huidige camerasysteem in de parkeergarages is gestoeld op analoge verspreiding van
camerabeelden. Het nieuwe systeem zal uitgaan van een volledig digitaal systeem. 4. Met de extra investering wordt de dienstverlening in de parkeergarages verbeterd
De implementatie van de nieuwe apparatuur zorgt voor een substantiële toename van de
dienstverlening in de parkeergarages. Apparatuur zal sneller en gebruiksvriendelijker zijn en de meldkamer van Spaarnelanden zal sneller en adequater de parkeerders van dienst kunnen zijn door het combineren van camerabeelden en informatie uit de apparatuur.
Ook zal de bereikbaarheid van mobiele telefoons in de parkeergarages toenemen door enkele investeringen. In toenemende mate zal gebruik van automobiliteit en parkeergarages afhankelijk zijn
Kenmerk: 2023/367551
4/6
van mobile apps. Denk hierbij aan het openen van een deelauto, het aangaan van een laadsessie of
het voldoen van een parkeerkaartje via de app. Verbeteren mobiele dekking is dan ook essentieel om de dienstverlening in de parkeergarages op peil te houden. 5. Met de extra investering zijn de parkeergarages beter voorbereid op de toekomst
Onderdeel van de investeringen is vervanging van de bekabeling en aanpassing van de groepenkasten in de parkeergarages (zie argument 1). Door deze investering zijn de garages beter voorbereid op de plaatsing van speedgates (automatisch sluitende deuren bij de ingang van
parkeergarages) en in de toekomst de toevoeging van laadpalen.
Overzicht stijging projectbudget De stijging van het benodigde budget is grotendeels te wijten aan nieuwe functionaliteiten, inzet
nieuwe technologieën, betere data beveiliging, veiligheidsnormen parkeergarages en niet alleen vervangingsonderhoud van de apparatuur. Het totale benodigde projectbudget (inclusief post
onvoorzien van 10%) komt daarmee op €3,2 miljoen euro.
In tabel 1 is een overzicht opgenomen van het oorspronkelijk projectbudget, de onderbouwing in 2022 en de onderbouwing in 2023.______________ _____________ ____________ Oorspronkelijk Onderbouwing Onderbouwing 2023 2022 krediet
Levering apparatuur
757
Elektra en groepenkasten
80
1.400 100
1.400 450
200 200
Netwerkaansluiting Verbeteren bereik mobiele telefoons Overige werkzaamheden Begeleiding implementatie
200
300
Interne Projectkosten
100
150 2.900
100
300
1.900
3.200
200
837
Totaal Onvoorzien (circa 10%)
837
Totaal__________________________
Tabel 1: vergelijking oorspronkelijk projectbudget, herijking in 2022 en de onderbouwing in 2023 (bedragen xl.000)
5. Risico's en kanttekeningen
Kans op nog meer budgetoverschrijding als gevolg van stijgende prijzen. Dit risico wordt als nihil ingeschat omdat de prognose is gebaseerd op een gegunde Europese aanbesteding en concrete
offertes van leveranciers. Als het projectbudget niet wordt opgehoogd kan de apparatuur in de parkeergarages niet door
de leverancier geïnstalleerd worden waardoor risico's blijven bestaand op gebied van uitval van
apparatuur en daarmee druk op beheer en achteruitgang van dienstverlening. Huidig risico is dat de parkeerapparatuur dermate verouderd is dat onderdelen niet meer
leverbaar zijn. Bij uitval van apparatuur is Haarlem dan ook grotendeels afhankelijk van
Kenmerk: 2023/367551
5/6
restpartijen die in de markt nog beschikbaar en vindbaar zijn. Voor enkele onderdelen is bekend
dat er niets meer leverbaar en/of vindbaar is. •
Als de onderliggende infrastructuur niet vervangen wordt, kan de gegunde aanbesteding niet
doorgaan. In dit geval bestaat de kans dat de leverancier een claim gaat indienen. De hoogte van
de claim is niet te bepalen.
•
Bij uitval van parkeerapparatuur zal het (als slagbomen noodgedwongen open gezet moeten
worden of betaalapparatuur niet meer voldoet) niet meer mogelijk zijn om parkeergelden te
innen. Daarmee ontstaat het risico op forse inkomstenderving.
•
Er worden meer camera's opgehangen in de parkeergarages. Dit brengt aandachtspunten op het
gebied van privacy met zich mee. Deze worden beoordeeld in de DPIA (Data Protection Impact Assessment) bij implementatie van de systemen. De juridische grondslag voor gebruik van de
camera's is overigens een andere als de camera's die gebruikt worden voor 'publiek'
cameratoezicht op openbare plaatsen. Deze hebben namelijk als doel handhaving van de openbare orde. De camera's in de parkeergarages worden ingezet in het kader van private zaaksbescherming.
•
Meer digitale systemen betekent ook hogere kosten voor bv. Licenties. Daartegenover staat dat
nieuwe apparatuur minder fysiek beheer en onderhoud behoeven. Per saldo zijn de beheer- en onderhoudslasten van de nieuwe apparatuur dan ook gelijk. •
Wachten op herijking van de kadernota in juli 2023 levert (nog) meer vertraging op en risico's op hoge onderhoudskosten als gevolg van verouderde apparatuur.
6. Uitvoering
Na raadsbesluit zal het college uitvoering geven aan de investeringen. Exacte planning kon vooruitlopend op voldoende krediet nog niet gemaakt worden. Vooralsnog, onder voorbehoud van opdracht aan derden, is de gehele implementatie en daarmee de gehele investering voorzien in
2023. 7. Bijlagen
N.v.t.
Kenmerk: 2023/367551
6/6