Getekend raadsstuk Kredietaanvraag IV-bedrijfsmiddelen t.b.v. de implementatie van hybride werken

*ƒ* Gemeente Haarlem

Raadsstuk

Onderwerp

Kredietaanvraag IV-bedrijfsmiddelen t.b.v. de implementatie van hybride werken Nummer

2023/878488________________________________________________________

Portefeuillehouder

Raadt, E. de_________________________________________________________

Programma/beleidsveld

7.2 Algemene dekkingsmiddelen________________________________________

Afdeling____________

Informatie Voorziening________________________________________________

Auteur_____________

Jeroen van der Klaauw________________________________________________

Telefoonnummer_____

06-46215317________________________________________________________

Email_______________

jklaauw@haarlem.nl__________________________________________________ In de Programmabegroting 2023 (par. 3.5 Bedrijfsvoering) zijn de ambities van de gemeente op het gebied van activiteitengericht werken en hybride werken aangekondigd. Voor alle medewerkers zal het hybride werken mogelijk worden gemaakt. Met dit besluit wordt het benodigde krediet verleend om de noodzakelijke informatievoorziening (IV) bedrijfsmiddelen aan te schaffen, zodat hybride werken op een optimale en veilige wijze wordt gefaciliteerd.________________________

Kernboodschap

Behandelvoorstel voor commissie

De commissie Bestuur wordt verzocht advies te geven aan de raad over het voorstel van het college in paragraaf 2 en over de wijze van agendering van het raadsstuk in de raadsvergadering.

Relevante eerdere besluiten_______

N.v.t.

Besluit College

1. Het college stelt het voorstel aan de raad vast.

d.d. 20 juni 2023

de secretaris,

Besluit WJUL2Q23 d.d....

de burgemeester,

De raad der gemeente Haarlem, Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders. Besluit: Een krediet van € 2.700.000,- vrij te geven voor aanschaf van de benodigde IV

bedrijfsmiddelen in het kader van de implementatie van hybride werken, ten laste van in'

steringsbudget ICT.03 de voorzitter,

Kenmerk: 2023/878488

1/6

1.Inleiding Tijdens corona bleek dat veel werk ook thuis gedaan kan worden, maar dit miste wel de voordelen die werken op kantoor en in de samenleving biedt. Hybride werken biedt het beste van beide kanten,

waarbij de medewerker zijn locatie bewust kiest op basis van het te verrichten werk. Vanuit huis, op kantoor dan wel middenin de samenleving. Hybride werken zorgt er tevens voor dat de gemeente een aantrekkelijke werkgever blijft. In een krappe arbeidsmarkt is een werkgever aantrekkelijker, indien deze rekening houdt met een betere

werk-privé balans. Hybride werken kan in deze positieve balans voorzien. Onder hybride werken verstaan we dat je aan de hand van de activiteit die je gaat doen, bepaalt

waar je werkplek voor die dag is. Je werkt bijvoorbeeld thuis voor concentratie, op kantoor om samen te werken of omdat je werk er om vraagt en in de stad of het dorp voor een afspraak of omdat je jouw werk hier uitvoert. De verwachting is dat we gezamenlijk gemiddeld 50% op kantoor

werken en 50% thuis of in de stad en het dorp.

Om de voordelen te benutten, en nadelen te verkleinen, is het belangrijk dat de faciliteiten het werk ondersteunen. Na het uitwerken van een visie en routekaart is in kaart gebracht wat er nodig is om

deze werkwijze op een optimale en veilige manier te faciliteren. Belangrijke voorwaarden zijn een goede ICT-infrastructuur, goede hybride vergadermogelijkheden en apparaten welke een flexibele mobiele werkplek mogelijk maken, zoals beeldschermen, docking stations, laptops en smartphones.

De huidige faciliteiten bieden echter onvoldoende ondersteuning om de voordelen van hybride werken te kunnen benutten.

In de Programmabegroting 20231 is voor hybride werken benadrukt dat er zowel investeringen in huisvesting, IV hulpmiddelen als in organisatieontwikkeling nodig zijn ('bytes, bricks and behaviour'). Deze raadsnota gaat alleen over het IV deel van de investeringen. De investeringen van IV zijn onafhankelijk van de overige onderdelen, omdat ze locatie- en tijdsonafhankelijk werken mogelijk maken en belangrijke knelpunten op korte termijn oplossen. De aanvraag voor investering in huisvesting (bricks) volgt op een later moment. Op dit moment wordt nog onderzocht welke oplossingen voor optimale inrichting van de gebouwen het best passend zijn. Daar waar samenhang is tussen de inrichting van het kantoor en de IV-hulpmiddelen wordt dit gemanaged door programma Hybride Werken.

1 Par. 3.5 Bedrijfsvoering van de Programmabegroting 2023-2027

Kenmerk: 2023/878488

2/6

2. Voorstel aan de raad Het college stelt de raad voor:

1. Een krediet van € 2.700.000,- vrij te geven voor aanschaf van de benodigde IV bedrijfsmiddelen ten behoeve van de implementatie van hybride werken, ten laste van investeringsbudget ICT.03

3. Beoogd resultaat Met dit besluit wordt het benodigde krediet verleend om de noodzakelijke bedrijfsmiddelen aan te schaffen en te activeren welke noodzakelijk zijn om het hybride werken op een optimale en veilige wijze te implementeren. Tevens wordt gezorgd dat kantoorlocaties met minimaal 3 werkplekken voorzien worden van een netwerkverbinding en/of internetverbinding van voldoende capaciteit en

worden er op alle locaties voorzieningen aangebracht om hybride te kunnen vergaderen. 4. Argumenten 4.1 Locatie-onafhankelijk werken optimaal faciliteren

Mobiele apparaten maken het mogelijk om locatie-onafhankelijk de IT-diensten van de gemeente te gebruiken. Door iedere medewerker te voorzien van moderne mobiele apparaten is de medewerker in staat om bewust de beste locatie te kiezen welke past bij zijn uit te voeren werkzaamheden. De benodigde IT-diensten zijn overal bereikbaar op de mobiele apparatuur, terwijl verschillende typen van werk zoals concentratiewerk, samenwerken en vergaderen mogelijk blijven.

4.2 Optimaal gebruik maken van apparatuur

Door alle medewerkers te voorzien van een laptop en smartphone zijn ze uitgerust om overal te kunnen werken en bereikbaar te zijn. Deze apparatuur is multifunctioneel, eenvoudig mee te nemen en zorgt ervoor dat op iedere potentiële werklocatie optimaal gewerkt kan worden.

Daarom is ook voor het project Vernieuwing telefonie-omgeving gekozen om de functioneel beperkte vaste telefoontoestellen zoveel mogelijk uit te faseren en de multifunctionele smartphone ten volle te benutten. Om dit te bereiken is het wel een randvoorwaarde dat alle medewerkers worden uitgerust met een smartphone.

4.3 Nieuwe apparatuur voldoen aan de eisen van deze tijd

De medewerker krijgt de mogelijkheid om eenvoudig via een docking station de laptop aan te sluiten op grote beeldscherm(en) en andere randapparatuur.

Hiermee beschikt de medewerker zowel thuis als op kantoor over een moderne werkplek afgestemd op de eisen van deze tijd.

Kenmerk: 2023/878488

3/6

4.4 Goede verbindingen naar alle locaties

Op iedere gemeentelijke locatie van Haarlem en Zandvoort moeten medewerkers in staat zijn om hun werkzaamheden volledig te kunnen uitvoeren, of het nu concentratiewerk is, samenwerken of een video-vergadering. Op een aantal locaties zoals het kantoor van de begraafplaats Vergierdeweg en de stadsboerderijen is de huidige verbinding echter niet toereikend. Locaties, waar de capaciteit van de verbinding onvoldoende is, zullen van nieuwe verbindingen

worden voorzien. 4.5 Vergaderzalen geschikt voor hybride vergaderen Om hybride vergaderen, waarbij deelnemers deels fysiek en deels op afstand aanwezig zijn, optimaal te ondersteunen is het uitgangspunt om minimaal 90% van de vergaderzalen geschikt te maken voor hybride vergaderingen. Dat betekent dat deze vergaderzalen over de juiste audiovisuele middelen

zoals schermen, geluid, camera's en microfoons dienen te beschikken. Op dit moment is echter slechts een klein deel van de vergaderzalen geschikt voor hybride

vergaderen. Gevolg is dat de druk op deze ruimtes te groot is. Het aantal vergaderzalen met apparatuur voor hybride vergaderen zal dan ook fors worden uitgebreid om dit knelpunt te verhelpen.

4.6 Leverancier voor apparatuur is rechtmatig aan besteed.

De huidige raamovereenkomst met de leverancier voor (mobiele) apparatuur is geëindigd.

In het kader van rechtmatige inkoop zal de levering en installatie van (mobiele) apparatuur Europees worden aanbesteed.

4.7 Aantrekkelijke werkgever Ook de gemeente heeft bij het invullen van vacatures te maken met de krappe arbeidsmarkt.

Hybride werken zorgt er mede voor dat de gemeente een aantrekkelijke werkgever is en blijft.

Met name de jongere generatie zoekt een dynamische werkomgeving, waarin gebruik wordt gemaakt van moderne mobiele apparatuur en digitale vergadermiddelen. Daarnaast maakt hybride werken de gemeente aantrekkelijker als werkgever, omdat het locatie-

onafhankelijk kunnen werken medewerkers voorziet in de mogelijkheden om een betere werk-privé balans te bereiken. 4.8 Duurzaamheid en circulariteit Het gebruik van mobiele apparatuur, met name de laptops zorgt voor een energiebesparing t.o.v. de verouderde vaste PC's.

Door docking stations te plaatsen kunnen medewerkers zowel op kantoor als thuis dezelfde laptop eenvoudig aansluiten op een beeldscherm en andere randapparatuur. Hiermee wordt efficiënter

gebruik gemaakt van de apparatuur dan nu. Tevens zijn er minder apparaten nodig, want er hoeft

niet zowel op kantoor als thuis een vaste PC geplaatst te worden.

Kenmerk: 2023/878488

4/6

v* Doordat alle medewerkers de mogelijkheid krijgen om thuis te werken, zullen medewerkers tevens

minder vaak deelnemen aan het woon-werk verkeer. Medewerkers krijgen de mogelijkheid om afgeschreven apparatuur over te nemen, waarmee de levensduur van apparatuur wordt verlengd. Daarnaast wordt afgeschreven apparatuur via een bestaand contract verwerkt. Een sociale onderneming, welke werkt met mensen met afstand tot de arbeidsmarkt, haalt kosteloos oude ICT-

apparatuur op en refurbisht dan wel recyclt deze.

4.9 Financiën Het vrijgegeven krediet zal als volgt worden besteed:

Mobiele apparaten

€ 1.700.000,-

Apparatuur t.b.v. kantoorwerkplekken

€ 600.000,-

Apparatuur t.b.v. thuiswerkplekken

€ 110.000,-

Verbindingen

€ 80.000,-

Apparatuur t.b.v. hybride vergaderen in vergaderzalen

€ 210.000,-

Totaal

€ 2.700.000,-

5. Risico's en kanttekeningen 5.1 Door wereldwijde chiptekorten onzekere levertijden

In de wereld zijn er op dit moment nog steeds chiptekorten. Dit raakt alle facetten van de productie

en distributieketen van hardware onderdelen. Dit heeft dan ook mogelijk gevolgen voor de levertijden van de aan te schaffen apparatuur. Levertijden zijn nog ongewis voordat de aanbesteding

is gestart. Dit maakt de planning van installatie en implementatie onzeker.

Aan de te selecteren leverancier zal gevraagd worden om meer zekerheid over de levertijden te geven.

5.2 Prijzen door externe onzekerheden slecht in te schatten De gevraagde investering is een realistische inschatting o.b.v. uitgevoerde vooronderzoeken. Pas na

de aanbesteding van de (mobiele) apparaten voor medewerkers op kantoor en thuis en t.b.v. het

hybride vergaderen krijgen we een richting over de werkelijke hoogte van de benodigde investering. Schaarste aan onderdelen en de huidige wisselkoersen (€ vs. Dollar) kunnen de prijzen nadelig beïnvloeden.

Kenmerk: 2023/878488

5/6

5.3 Vertraging in de installatie- en implementatiefase Na de aanbesteding vergt zowel de installatie- als implementatiefase schaarse capaciteit bij met name de afdeling Informatie Voorziening.

In samenwerking met het ProjectPortfolioManagement zal gekeken hoe deze projectfases voldoende

prioriteit kunnen krijgen om onnodige vertragingen te voorkomen. Daarnaast zullen een aantal installatie- en implementatie-activiteiten bij de te selecteren leverancier

worden belegd. 5.4 Onveilig werken met mobiele apparaten

Ook bij het werken met mobiele apparaten blijft informatiebeveiliging een aandachtspunt voor de

interne en externe medewerker. Verlies/diefstal van een mobiel apparaat kan leiden tot datalekken, imagoschade maar ook mogelijk schade voor betrokken burgers en ondernemers.

Om die reden wordt op mobiele apparaten, welke door de gemeente beschikbaar worden gesteld, voorzieningen geïnstalleerd die het mogelijk maken om apparaten op afstand te wissen of te

blokkeren. Ook worden er op afstand regelmatig updates geïmplementeerd welke de software veilig

houden en worden werkbestanden niet lokaal opgeslagen. 6. Uitvoering De uitvoering vindt plaats binnen het programma Hybride Werken.

Na toekenning van het krediet zal in de zomer van 2023 gestart worden met de aanbesteding van de

(mobiele) apparaten voor medewerkers op kantoor en thuis en t.b.v. het hybride vergaderen. Na de aanbesteding zal nog in 2023 prioriteit worden gegeven aan de installatie van de apparatuur t.b.v. het hybride vergaderen in de vergaderzalen, zodat het knelpunt rondom de vergaderzalen snel wordt

weggenomen.

In de resterende maanden van 2023 en in 2024 vindt de aanschaf en installatie van de (mobiele) werkplek-apparatuur plaats. Parallel hieraan zullen de kleinere locaties, welke nog niet beschikken over een verbinding met voldoende capaciteit, van een nieuwe verbinding worden voorzien.

Kenmerk: 2023/878488

6/6