Gemeente Haarlem proces jaarrekeningcontrole en aanvullende werkzaamheden Covid-19 en SiSa 2020

Deloitte Accountants B.V. Robonsbosweg 5 1816 MK Alkmaar Postbus 270 1800 AG Alkmaar Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9702 www.deloitte.nl

Aan de Auditcommissie van de Gemeente Haarlem T.a.v. mevr. Scheiders, voorzitter Auditcommissie

Datum

Behandeld door

Ons kenmerk

18 juni 2021

B. Leeuwenkamp Msc RA 088 288 1729

AS/BL/avdb

Onderwerp

Gemeente Haarlem proces jaarrekeningcontrole

Geachte leden van de Auditcommissie, Bijgaand treft u ons accountantsverslag aan naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole 2020 van de gemeente Haarlem. Dit accountantsverslag komt later dan u mogelijk gewend bent en in aansluiting op de mondelinge toelichting door Rein-Aart van Vugt op 1 juni 2021 in uw commissie, lichten wij de reden ook in deze brief nogmaals toe. De afgelopen twee weken hebben we hard gewerkt om de opgelopen vertraging in te halen. Dit vonden we belangrijk om het bestuurlijke proces van de behandeling van de jaarstukken ongewijzigd te laten. Voor deze behandeling in uw gemeenteraad is belangrijk dat u ons definitieve accountantsrapport heeft en dat u weet welk oordeel wij in de controleverklaring uitspreken. Inmiddels zijn we met het inhalen van de vertraging zover dat wij u hierbij in aansluiting op het gestuurde conceptverslag het definitieve accountantsverslag sturen. In dit accountantsverslag staat dat wij, zoals ook op 1 juni in de Auditcommissie met u gedeeld, voornemens zijn een goedkeurende controleverklaring te verstrekken bij de jaarrekening 2020 van uw gemeente. Wij verwachten ook dat het lukt om de getekende versie van de controleverklaring voorafgaand aan de behandeling van de jaarstukken in de raadsvergadering van 24 juni 2021 beschikbaar te hebben. Proces jaarrekeningcontrole Het jaar 2020 is in vele opzichten een speciaal jaar.

Wij zijn wereldwijd overvallen door de COVID-19 pandemie en dat houdt ons inmiddels al ruim een jaar in de greep. Op vele terreinen is de impact voor de gemeente Haarlem en onze organisatie groot. Naast het verplicht thuiswerken is er sprake van een omvangrijke nieuwe uitkeringsstroom Tozo (tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandige ondernemers), impact op reguliere gemeentelijke processen en balansposten. Dit vergt zowel intern als extern extra controle-inspanningen van uw organisatie en van ons. Op maandag 22 maart 2020 zijn wij overeenkomstig de planning gestart met de jaarrekeningcontrole 2020 van de gemeente Haarlem. De thuiswerksituatie, de extra werkzaamheden die moeten worden uitgevoerd (zoals opgenomen in de bijlage), de verhoogde aandacht voor het welzijn van onze medewerkers in het busy-season met een lockdown en COVID-19 in combinatie met de eerstejaarscontrole van de gemeente Haarlem zijn er de oorzaak van dat de controle meer tijd in beslag heeft genomen dan verwacht en vanuit onze organisatie tot de nodige uitdagingen en vertraging van ongeveer 3 à 4 weken heeft geleid. Wij zien overigens over de gehele linie dat vertraging optreedt bij accountantscontroles als gevolg van COVID-19 en de druk die daardoor ontstaat op accountantscontroles.

Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NSE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.

2 18 juni 2021 Thuiswerksituatie De situatie van inmiddels 15 maanden thuiswerken vergt erg veel inspanning ten aanzien van de planning van werkzaamheden, interviews en het beoordelen van antwoorden op vragen (even langslopen om de finale duidelijkheid te krijgen is minder eenvoudig). Deze situatie geldt uiteraard zowel voor de gemeente Haarlem als voor ons. Om het thuiswerken in een gezonde balans te krijgen en te houden, hebben wij veel aandacht besteed aan een gezonde balans van werken en ontspannen. Wij hebben de samenwerking en het begrip vanuit de ambtelijke organisatie om ons door de lastige afgelopen twee maanden te helpen dan ook enorm positief ervaren. We spreken onze dank en waardering daarvoor uit en zijn blij dat in voor beiden een nieuwe context de contacten en uitwisseling van informatie op een innovatieve en soms creatieve wijze kon plaatsvinden. Met vriendelijke groet, Deloitte Accountants B.V.

Drs. A.J. Schutgens RA

3 18 juni 2021 Bijlage: Overzicht aanvullende werkzaamheden in verband met COVID-19 Als gevolg van COVID-19 is sprake van aanvullende controlethema’s, zoals de impact op reguliere processen en jaarrekeningposten, impact op balansposten met belangrijke schattingsposten en controles van de TOZO regeling en nieuwe SiSa regelingen. Op 1 maart 2021 is de “Notitie effecten en risico’s voor decentrale overheden vertaald naar de jaarrekening 2020” van de Commissie BADO (Bedrijfsvoering, Auditing, Decentrale Overheden) gepubliceerd met aandachtspunten voor de gemeenten en accountants voor de jaarrekening 2020 als gevolg van COVID-19.

Tozo-regeling Dit betreft een nieuwe maatregel, door het kabinet geïnitieerd. De regeling vult het inkomen van een zelfstandige ondernemer aan tot het sociaal minimum, indien het inkomen van de zelfstandig ondernemer als gevolg van de COVID-19 crisis onder het sociaal minimum daalt. De regeling voor 2020 bestaat uit Tozo 1 (periode 1 maart 2020 tot 1 juni 2020), Tozo 2 (periode 1 juni tot 1 oktober) en Tozo 3 (periode 1 oktober tot 1 april 2021). De Tozo-regeling wordt, inclusief de uitvoeringskosten gefinancierd door het Rijk. De omvang van de Tozoregeling is voor de gemeente Haarlem een meer dan materiële stroom. Het Tozo uitkeringsproces is nieuw en onder grote druk van het Rijk ingevoerd. Gedurende de uitvoering is de regelgeving gewijzigd en zijn de contouren van de verantwoording pas onlangs definitief geworden. De gemeente dient de Tozo-regeling te verantwoorden in de SiSa-bijlage 2020 (en in ieder geval ook 2021). Impact COVID-19 op balansposten met belangrijke schattingen Verschillende balansposten zijn onderhevig aan schattingen. Schattingen die mogelijk substantieel worden beïnvloed door COVID-19. Het gaat hier om schattingen ten aanzien van financiële vaste activa, grondexploitatie (voorraden), vorderingen en gewaarborgde geldleningen.

Impact COVID-19 op het jaarverslag, waaronder de programmaverantwoording en de paragrafen Zoals eerder aangegeven is op 1 maart 2021 ook de “Notitie effecten en risico’s voor decentrale overheden vertaald naar de jaarrekening 2020” van de Commissie BADO (Bedrijfsvoering, Auditing, Decentrale Overheden) gepubliceerd. In deze notitie zijn de vele aandachtspunten voor de gemeenten en accountants voor de jaarrekening 2020 opgenomen als gevolg van COVID-19. Hierin zijn ook aanbevelingen gedaan voor gemeenten. Een belangrijk onderdeel in deze notitie is de aandacht die gevraagd wordt voor een COVID-19 paragraaf. COVID-19 is immers een gebeurtenis in 2020, die niet aan een programma of taakveld is toe te rekenen. Het heeft betrekking op de gehele decentrale overheid en heeft betrekking op veel programma’s en taakvelden. Om aan de gemeenteraad en burgers in 1 onderdeel overzichtelijk en integraal toe te lichten welke gevolgen COVID-19 op de gemeente Haarlem heeft (gehad) en welke maatregelen, activiteiten en werkzaamheden de gemeente Haarlem heeft genomen, is een COVID-19 paragraaf in de jaarrekening een goed instrument.

In deze paragraaf kan ook worden toegelicht wat de kosten, gemiste opbrengsten en risico’s van COVID-19 op de programma’s en taakvelden zijn (geweest) en kan aandacht worden geschonken aan de verwachte maatschappelijke en financiële gevolgen van COVID-19 voor 2021 en de jaren daarna.

4 18 juni 2021 SiSa-regelingen in 2020 Niet alleen de Tozo-regeling is nieuw opgenomen in de SiSa-bijlage. Het verantwoordingsjaar 2020 kenmerkt zich eveneens door een substantiële uitbreiding van het aantal te verantwoorden regelingen die gemeenten, op macro niveau, via de SiSa-bijlage bij de jaarrekening 2020 moeten verantwoorden aan het Rijk. Op landelijk niveau is het aantal SiSa-regelingen toegenomen van 63 naar 164 regelingen (toename 101). Niet alle regelingen zijn van toepassing op uw gemeente. Voor de gemeente Haarlem betekent dit dat er, naast de Tozo-regeling, nog 8 andere nieuwe regelingen, verantwoord moeten worden. Daar tegenover staat dat er 1 regeling is komen te vervallen.