Gemeente Haarlem - Accountantsverslag 2020 - definitief
Tekst van het document
Accountantsverslag 2020 Gemeente Haarlem
5 juli 2021
Deloitte Accountants B.V. Robonsbosweg 5 1816 MK Alkmaar Postbus 270 1800 AG Alkmaar Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9704 www.deloitte.nl
Aan de gemeenteraad van de gemeente Haarlem Postbus 511 2003 PB HAARLEM
Geachte leden van de raad,
5 juli 2021
Hierbij bieden wij u ons accountantsverslag aan inzake de jaarrekeningcontrole 2020 van de gemeente Haarlem. Deze rapportage beschrijft op hoofdlijnen onze controleaanpak en de belangrijkste aangelegenheden die wij tijdens onze controle in overweging hebben genomen. Wij zijn van mening dat de reikwijdte van onze werkzaamheden en de resultaten daarvan een deugdelijke basis vormen voor ons oordeel over de jaarrekening 2020 van de gemeente Haarlem.
Ons kenmerk
De jaarrekening 2020 van de gemeente Haarlem geeft een getrouw en rechtmatig beeld
Onderwerp
De jaarrekening 2020 is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlem. De jaarrekeningcontrole is nagenoeg afgerond. De term ‘nagenoeg’ is gebruikt, omdat de controle pas definitief is beëindigd na het afgeven van de controleverklaring.
Datum
2107032A17/TMO Accountantsverslag 2020
Onze controle is uitgevoerd in overeenstemming met onze opdrachtbevestiging van 16 september 2020 en ons bijbehorend auditplan 2020. Wij hebben bij deze jaarrekening op 2 juli 2021 een goedkeurende controleverklaring voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid verstrekt. Wij bespreken onze bevindingen met de auditcommissie Wij hebben deze rapportage besproken tijdens de bijeenkomst met de auditcommissie op 1 juni 2021 en daarbij eventuele vragen beantwoord. Wij hebben de inhoud van dit accountantsverslag tevens afgestemd met de wethouder Financiën, algemeen directeur, concerncontroller en een vertegenwoordiging van de ambtelijke organisatie. Graag danken wij u en uw medewerkers voor de medewerking en flexibiliteit die wij hebben ervaren tijdens onze controle. Wij hebben onze werkzaamheden voornamelijk ‘op afstand’ uitgevoerd. Met dagelijkse digitale overleggen met een afvaardiging van de ambtelijke organisatie zijn wij desondanks goed in staat geweest de benodigde werkzaamheden te verrichten, onze vragen te stellen en de controle af te ronden. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V.
drs. A.J. Schutgens RA
Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NSE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.
Inhoudsopgave
© 2021 Deloitte The Netherlands
Bestuurlijke samenvatting controle 2020
4
Inleiding
8
De financiële positie van uw gemeente
11
Belangrijkste bevindingen uit onze controle
15
Interne beheersing
25
Overige aangelegenheden
28
Bijlagen
30
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Haarlem
2107032A17/TMO/3
Bestuurlijke samenvatting controle 2020
© 2021 Deloitte The Netherlands
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Haarlem
2107032A17/TMO/4
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Belangrijkste conclusies en aanbevelingen jaarrekeningcontrole 2020 Getrouwheid en rechtmatigheid
•
Goedkeurend oordeel voor getrouwheid en rechtmatigheid.
•
Gehanteerde materialiteit voor fouten en onzekerheden bedraagt € 6,8 miljoen respectievelijk € 20,4 miljoen.
Financiële positie
•
De vermogenspositie en financiële positie ultimo 2020 zijn toegenomen c.q. vermeerderd ten opzichte van 2019.
•
Het weerstandsvermogen bedraagt € 30,5 miljoen. Dit weerstandsvermogen is hoger dan de door de gemeente onderkende aanwezige risico’s van € 16,2 miljoen. De weerstandsratio 2020 bedraagt 1,9.
•
Wij hebben eventuele aanbevelingen naar aanleiding van de interim-controle opgenomen in onze managementletter en besproken met de auditcommissie in december 2020.
•
Bij de interim- en jaarrekeningcontrole hebben wij geen significante tekortkomingen geïdentificeerd in de internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor de financiële verslaggeving.
•
In het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) zijn de verslaggevingseisen voor gemeenten vastgesteld. De jaarstukken en de daarbij gehanteerde grondslagen voor waardering en resultaatbepaling van uw gemeente voldoen aan het BBV en zijn consistent toegepast ten opzichte van de begroting 2020 en jaarrekening 2019.
•
Over de kwaliteit van de toelichtingen en analyses in het jaarverslag merken wij op dat u per beleidsveld transparant bent over wat u in het verslaggevingsjaar heeft bereikt en gedaan, en ook aangeeft wat u niet heeft bereikt of niet hebt gedaan en wat het eventuele financiële effect hiervan is geweest. Wij zien als verbeterpunt de mogelijkheid om per programma of beleidsveld aan te geven wat de belangrijkste risico’s zijn. Risico’s in het programma of beleidsveld, en risico’s of effecten die ontstaan omdat bepaalde activiteiten niet hebben plaatsgevonden.
•
Wij hebben het proces beoordeeld waarmee het management schattingen voor de grondexploitatie maakt en hebben – in de context van de jaarrekeningcontrole – gegevensgerichte werkzaamheden uitgevoerd om de schattingen te toetsen. Voor het beoordelen van de door de gemeente gehanteerde parameters voor kosten- en opbrengstenstijging hebben wij onze vastgoedspecialisten ingeschakeld. Op basis van deze werkzaamheden en de bevindingen daaruit is onze conclusie dat de verslaggeving en waardering (inclusief daarbij toegepaste schattingen) redelijk en consistent zijn.
Interne beheersing
Kwaliteit verslaggeving
Grondexploitatie
© 2021 Deloitte The Netherlands
Slide 10
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Haarlem
Slide 13
Slide 28
Slide 17
Slide 19
2107032A17/TMO/5
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Belangrijkste conclusies en aanbevelingen jaarrekeningcontrole 2020 Jeugdzorg en Wmo
U heeft op basis van uw interne beheersing de volgende onzekerheden geconstateerd: •
Jeugdzorg: € 2,9 miljoen (2019: € 4,2 miljoen).
•
Wmo: € 1,1 miljoen (2019: € 2,0 miljoen).
Slide 23
De oorzaak is voornamelijk gelegen in het ontbreken van controleverklaringen bij productieverantwoordingen van de relatief kleinere zorgaanbieders op basis waarvan u onzekerheden ten aanzien van prestatielevering constateert. Dit betreft met name zorgaanbieders die op grond van het landelijk protocol geen controleverklaring bij de productieverantwoording hoeven aan te leveren. Wij merken bovengenoemde bedragen net als u aan als onzeker. Voor fouten groter dan de rapporteringstolerantie verwijzen wij naar de bijlage. PGB-bestedingen
De besteding en verantwoording van de Persoonsgebonden Budgetten (PGB) vindt plaats via de Sociale Verzekeringsbank (SVB). Uw gemeente heeft in 2020, net als in voorgaand jaar, onvoldoende aanvullende interne beheersmaatregelen getroffen en interne controles uitgevoerd (zoals huisbezoeken) waarmee over 2020 voldoende en geschikte controleinformatie is verkregen om de getrouwe verantwoording en rechtmatige besteding van de PGB’s vast te stellen. Wij merken op dat dit toeziet op de interne controle ten aanzien van prestatielevering. U heeft in 2020 aanvullende maatregelen getroffen (zoals specifieke vragen in het cliëntervaringsonderzoek), maar deze maatregelen zijn nog niet zodanig dat onzekerheden volledig kunnen worden weggenomen. Wij nemen de totale PGB bestedingen mee als onzekerheid in de verantwoording voor een bedrag van € 8,1 miljoen. Dit volgt ook uit uw eigen interne controle.
Slide 23
EU-aanbestedingen
•
Uit de controle op de Europese aanbestedingsrichtlijnen volgt uit de controle op de spendanalyse een aanbestedingsfout van € 3,5 miljoen. Voorgaand jaar bedroeg deze rechtmatigheidsfout € 2,5 miljoen. Wij komen tot dezelfde conclusie.
Slide 17
•
Er is sprake van nieuwe Europese aanbestedingsafwijkingen voor een bedrag van € 1,9 miljoen. De totale fout van de crediteuren waar vorig jaar reeds sprake was van fouten bedraagt dit jaar € 1,6 miljoen.
•
Wij constateren dat de fout is toegenomen ten opzichte van vorig jaar. Dit is met name gelegen in de inhuur van derden, waarvoor raamcontracten nog moeten worden afgesloten. U zet stappen om de Europese aanbestedingsrichtlijnen na te leven en de (eerdere) fouten verder te reduceren. Onder meer door het afsluiten van raamcontracten.
© 2021 Deloitte The Netherlands
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Haarlem
2107032A17/TMO/6
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Belangrijkste conclusies en aanbevelingen jaarrekeningcontrole 2020 Memoriaalboekingen
Corona
•
Memoriaalboekingen zijn (correctie)boekingen die niet via de reguliere boekingsgang plaatsvinden. Bij memoriaalboekingen maken wij onderscheid in ‘reguliere’ (zoals afschrijvingen) en ‘echte’ memoriaalboekingen (vooral correcties). De echte memoriaalboekingen zijn in opzet meer risicovol. Bij de accountantscontrole besteden wij hieraan specifiek en extra aandacht.
•
Wij identificeren een belangrijke repressieve interne beheersmaatregel, namelijk de interne controlewerkzaamheden door uw Audit Team om in te spelen op het doorbreken van interne beheersmaatregelen door het management (op basis van de controlestandaard NV COS 240). Dit gebeurt op basis van een risicogerichte benadering waarin afwegingen worden gemaakt om bepaalde boekingen te selecteren voor controle. Op grond van onze eigen verantwoordelijkheid voeren wij zelfstandig aanvullende gegevensgerichte controlewerkzaamheden uit om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen.
•
Wij merken op dat uit onze controle geen onjuistheden of onrechtmatigheden op het gebied van memoriaalboekingen zijn gebleken.
Slide 28
Corona heeft invloed op de jaarstukken, uw interne controle en de accountantscontrole. In onze managementletter rapporteerden wij u over aandachtspunten ten aanzien van de waardering van vorderingen, subsidieverstrekkingen en de nieuwe Tozo-regeling. De financiële gevolgen voor de gemeente voor het sociaal domein zien toe op de volgende onderdelen: •
Continueren van reguliere zorg.
•
Leveren van alternatieve zorg.
•
Verstrekken van continuïteitsbijdragen (om omzetderving tegen te gaan) voor een bedrag aan ingediende aanvragen van € 1,2 miljoen.
•
Vergoeden meerkosten corona van circa € 300.000.
Wij merken op dat de gemeente voldoende (extra) interne beheersmaatregelen heeft getroffen om de (mogelijke) financiële effecten van corona voor het sociaal domein in beeld te brengen en te beheersen. De getroffen maatregelen hebben ertoe geleid dat de organisatie de extra kosten en vraagstukken tot een minimum heeft kunnen beperken.
© 2021 Deloitte The Netherlands
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Haarlem
2107032A17/TMO/7
Inleiding
© 2021 Deloitte The Netherlands
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Haarlem
2107032A17/TMO/8
Inleiding Onze belangrijkste bevindingen Wij hebben een goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening 2020 verstrekt De controle van de jaarrekening is nagenoeg afgerond. De na onze controle resterende fouten en onzekerheden blijven binnen onze materialiteit en hebben daardoor geen invloed op de strekking van ons oordeel. Wij hebben separaat van dit accountantsverslag op 2 juli 2021 een goedkeurende controleverklaring voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid verstrekt. Geen resterende controleverschillen geïdentificeerd met betrekking tot het vermogen en het resultaat Wij hebben tijdens onze controle enkele nietmateriële fouten in de concept jaarrekening geconstateerd, welke zijn gecorrigeerd in de definitieve jaarrekening. Hierna resteren geen afwijkingen die van invloed zijn op het vermogen of resultaat van de gemeente.
Geen resterende controleverschillen geïdentificeerd met betrekking tot rechtmatigheid, met uitzondering van de naleving van Europese aanbestedingsrichtlijnen De in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties over 2020 zijn in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het controleprotocol inclusief normenkader 2020 zoals dit op 17 december 2020 door de gemeenteraad is vastgesteld. Uit de intern uitgevoerde controle op de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen blijken afwijkingen van deze regels (= onrechtmatigheden) voor een totaalbedrag van circa € 3,5 miljoen. Deze fout blijft ruim binnen de goedkeuringstolerantie voor de jaarrekening 2020 en heeft daarom geen impact op de strekking van onze controleverklaring. De begrotingsoverschrijdingen zijn in de jaarrekening op een voldoende wijze toegelicht en blijven hierdoor formeel onrechtmatig maar wegen niet mee in ons rechtmatigheidsoordeel. Er is behoudens de genoemde afwijking van de Europese aanbestedingsregels geen sprake van andere controleverschillen voor rechtmatigheid.
© 2021 Deloitte The Netherlands
Wij hebben de jaarrekeningcontrole 2020 uitgevoerd met de volgende toleranties, als vermeld in het door de auditcommissie vastgestelde controleprotocol: •
Voor fouten bedraagt de tolerantie 1% van de lasten inclusief toevoegingen aan de reserves: € 6,8 miljoen.
•
Voor onzekerheden bedraagt de tolerantie 3% van de lasten inclusief toevoegingen aan de reserves: € 20,4 miljoen.
•
Als rapportagetolerantie voor fouten en onzekerheden geldt en percentage van 5% van de materialiteit: € 340.000.
Wij hebben een goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening 2020 verstrekt. De rechtmatigheidsfout inzake de Europese aanbestedingsrichtlijnen van € 3,5 miljoen valt binnen de goedkeuringstolerantie voor fouten van € 6,8 miljoen en heeft daarom geen invloed op de strekking van de controleverklaring. Een overzicht van controleverschillen groter dan de rapportagetolerantie van € 340.000 treft u aan in de bijlagen A1 en A2.
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Haarlem
2107032A17/TMO/9
Geen resterende controleverschillen met betrekking tot SiSa Wij hebben geen controleverschillen (fouten en/of onzekerheden) in de verantwoorde informatie in de SiSa-bijlage 2020 geconstateerd. Geen resterende controleverschillen met betrekking tot de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) Bij de controle van uw WNT-verantwoording in de jaarrekening is geen sprake van resterende, nietgecorrigeerde afwijkingen. Onze opdracht is ongewijzigd uitgevoerd Met de opdrachtbevestiging van 16 september 2020 en bijbehorend auditplan 2020 heeft u ons de opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2020. Naast de inhoud van de opdrachtbevestiging zijn bepalend (geweest) voor onze controle: •
Het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado).
•
De Controleverordening gemeente Haarlem (op grond van artikel 213 van de Gemeentewet).
•
Het door de gemeenteraad op 17 december 2020 vastgestelde normenkader 2020.
De reikwijdte van onze controle staat omschreven in de opdrachtbevestiging en is nader omschreven in het auditplan. Er is gedurende het verloop van de controle geen sprake geweest van een beperking of wijziging in de reikwijdte van onze controle. Wij achten de reikwijdte van de jaarrekeningcontrole 2020 voldoende voor de doelstelling van onze controle.
© 2021 Deloitte The Netherlands
Wij zijn onafhankelijk van de gemeente Haarlem Ons zijn geen relaties bekend tussen de gemeente Haarlem en Deloitte Accountants B.V. en haar zusteren/of dochterondernemingen of de memberfirms van Deloitte Touche Tohmatsu Limited en hun respectievelijke zuster- en/of dochterondernemingen, die naar ons professionele oordeel mogelijk van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid. Onze volledige onafhankelijkheidsbevestiging is te vinden in bijlage C bij deze rapportage. Er zijn geen belangrijke wijzigingen in de verslaggevingsregels Significante verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan zijn een essentiële basis voor de presentatie van de financiële positie en de resultaten van de gemeente. Daarnaast vereisen zij van het management het toepassen van oordeelsvorming voor moeilijke, subjectieve en complexe posities, vaak vanwege de noodzaak om schattingen te moeten maken over het effect van zaken die inherent onzeker zijn. De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van de gemeente zijn uiteengezet in de ‘Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling’ in de jaarrekening 2020. Wij hebben het door het management toegepaste proces voor de totstandkoming van de jaarrekening geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controles uitgevoerd.
Voor het beoordelen van de door de gemeente bij de grondexploitatie gehanteerde parameters voor kosten- en opbrengstenstijging hebben wij onze vastgoedspecialisten ingeschakeld. Wij zijn van mening dat de verslaggeving en de toegepaste schattingen redelijk zijn en door uw gemeente consistent zijn gebruikt.
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Haarlem
2107032A17/TMO/10
De financiële positie van uw gemeente
© 2021 Deloitte The Netherlands
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Haarlem
2107032A17/TMO/11
De financiële positie van uw gemeente In dit hoofdstuk geven wij op hoofdlijnen een samenvatting van de ontwikkelingen in het vermogen en het resultaat van uw gemeente De vermogenspositie van uw gemeente is toegenomen ten opzichte van 2019 Het BBV maakt een duidelijk en expliciet onderscheid tussen resultaatbepaling en -bestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te lopen. Gemeenten mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen muteren. Het feitelijke saldo van baten en lasten in een jaar is weergegeven als het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten. Daarnaast kent de gemeente ook het gerealiseerde resultaat: dit is het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemming. De tussentijdse resultaatbestemming bestaat uit het saldo van de in de loop van het jaar gedane onttrekkingen uit minus de tussentijdse stortingen in reserves. De stortingen in en onttrekkingen aan reserves vinden uitsluitend plaats op basis van door de gemeenteraad genomen besluiten. Het gerealiseerde resultaat is dus mede het gevolg van de (eerdere) politieke besluitvorming.
© 2021 Deloitte The Netherlands
Eigen vermogen (in € 1 miljoen)
2020
2019
Eigen vermogen per 1 januari
131,9
130,5
Tussentijdse resultaatbestemming
20,3
-/- 0,8
Gerealiseerd resultaat
5,9
2,2
26,2
1,4
158,1
131,9
Gerealiseerde totaalsaldo baten en lasten Eigen vermogen per 31 december
Het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten 2020 bedraagt € 26,2 miljoen voordelig. Per saldo is tussentijds € 20,3 miljoen aan reserves gedoteerd, zodat het gerealiseerde resultaat over 2020 circa € 5,9 miljoen voordelig bedraagt. Dit resultaat is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans. De omvang van het eigen vermogen bedraagt ultimo 2020 circa 21,2% van het balanstotaal (2019: circa 17,9% van het balanstotaal).
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Haarlem
2107032A17/TMO/12
Totstandkoming resultaat (x € 1 miljoen) Totale baten
643,3
Totale lasten
-/- 617,1 26,2
Gerealiseerd saldo van baten en lasten (voordelig) Af: toevoegingen aan reserves
-/- 59,3
Bij: onttrekkingen aan reserves
38,9 -/- 20,3
Saldo mutaties reserves
5,9
Gerealiseerd resultaat (voordelig)
Het overzicht van baten en lasten over 2020 laat een voordelig gerealiseerd saldo van baten en lasten van € 26,2 miljoen zien, ten opzichte van een begroot voordelig saldo van € 5,3 miljoen exclusief reservemutaties. Dit is een voordeel van € 21 miljoen ten opzichte van de laatste begrotingswijziging. In paragraaf ‘4.2 Overzicht baten en lasten’ van de jaarrekening is bij het onderdeel ‘Belangrijke financiële afwijkingen’ een verklaring gegeven voor de qua omvang belangrijkste afwijkingen ten opzichte van de bijgestelde begroting 2020. Voor een meer gedetailleerd overzicht van en een nadere toelichting op de afwijkingen ten opzichte van de begroting verwijzen wij u naar paragraaf 6.5 ‘Analyse en toelichting per beleidsveld’, zoals opgenomen in de programmaverantwoording in uw jaarstukken 2020. Hierin wordt een toelichting gegeven op de mutatie van het gerealiseerd resultaat.
© 2021 Deloitte The Netherlands
De qua omvang belangrijkste verschillen ten opzichte van de bijgestelde begroting betreffen: •
Voordeel op WMO voorzieningen: € 1,5 miljoen voordelig.
•
Voordeel BUIG en vergoeding uitvoeringskosten TOZO: € 2,1 miljoen voordelig.
•
Voordeel vergunningverlening van twee afgegeven vergunningen voor grote projecten: € 1,1 miljoen voordelig.
•
Hogere uitkering gemeentefonds (september en december circulaire): € 1,5 miljoen voordelig.
•
Nadelig effect door het nog niet verwerken van de bate coronacompensatie in lijn met verslaggevingsvoorschriften BBV: € 2,3 miljoen nadelig.
•
Geraamde onttrekking algemene reserve blijkt niet nodig door positief rekeningresultaat 2020: € 8,0 miljoen nadelig.
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Haarlem
2107032A17/TMO/13
Uw weerstandsvermogen is ‘ruim voldoende’ gelet op de door het college geschatte huidige risico’s Het weerstandsvermogen betreft de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit vanwege geschatte risico’s. In paragraaf ‘3.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing’ in uw jaarverslag 2020 is een toelichting op de weerstandscapaciteit opgenomen. De door het college berekende weerstandscapaciteit bedraagt € 30,5 miljoen (2019: € 37,1 miljoen). Dit is een daling van 17,7% ten opzichte van 2019. De daling van de beschikbare weerstandscapaciteit wordt veroorzaakt door de daling van de algemene reserve. De inventarisatie van de risico’s in het jaarverslag geeft een indicatie van de financiële omvang van de belangrijkste (specifieke) risico’s, inclusief een schatting van de kans dat de risico’s zich voordoen. Het weerstandsvermogen wordt bepaald aan de hand van de Monte Carlo-simulatie die gebruikt maakt van kans maal impact. Daarbij heeft het college een doorlopend inzicht gegeven in de – qua financiële impact en kans van optreden – grootste risico’s voor uw gemeente, en is een toelichting gegeven op vervallen, nieuw geïdentificeerde en gewijzigde risico’s.
© 2021 Deloitte The Netherlands
Uit de risicoanalyse volgt een gekwantificeerd bedrag aan benodigde weerstandscapaciteit van afgerond € 16,2 miljoen (2019: € 15,3 miljoen), waarbij de risico’s van de grondexploitatie ad € 1,4 miljoen reeds gedekt worden uit de reserve grondexploitatie. Ten opzichte van 2019 is per saldo sprake van een stijging in de omvang van de gekwantificeerde risico’s met circa € 0,9 miljoen (circa 5,8%). De ratio van de beschikbare versus benodigde weerstandscapaciteit bedraagt volgens definitie van het weerstandsvermogen: 1,9. Dit is een daling ten opzichte van de ratio van 2,4 ultimo 2019 en deze ontstaat met name door de daling van de berekende weerstandscapaciteit.
De ontwikkeling van de beschikbare en benodigde weerstandscapaciteit in de afgelopen jaren is als volgt weer te geven: Weerstandscapaciteit (in miljoen)
€ 50 € 40 € 30 € 20 € 10 €0
2018
2019
2020
Beschikbare weerstandscapaciteit Benodigde weerstandscapaciteit De weerstandscapaciteit is ruim voldoende, gelet op de door het college onderkende risico’s. Voor meer gedetailleerde informatie over (de ontwikkeling van) uw weerstandsvermogen verwijzen wij naar paragraaf ‘3.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing’ in uw jaarverslag 2020.
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Haarlem
2107032A17/TMO/14
Belangrijkste bevindingen uit onze controle
© 2021 Deloitte The Netherlands
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Haarlem
2107032A17/TMO/15
Belangrijkste bevindingen uit onze controle Algemeen Verslaggevingsgrondslagen zijn aanvaardbaar De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van uw gemeente zijn uiteengezet in de grondslagen voor waardering en resultaatbepaling zoals opgenomen in de jaarrekening 2020. Wij hebben het door het college en de directie toegepaste proces met betrekking tot significante verslaggevingsaspecten geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controles uitgevoerd. Wij zijn van mening dat de gehanteerde verslaggevingsgrondslagen aanvaardbaar zijn en consistent zijn gebruikt.
Op basis van Nederlandse wetgeving en de Nadere Voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NVCOS) 720 is de accountant verplicht bepaalde werkzaamheden uit te voeren voor het jaarverslag en de andere informatie die in de jaarstukken is opgenomen. Om hieraan invulling te geven, hebben wij de volgende werkzaamheden uitgevoerd: •
Wij hebben vastgesteld dat het jaarverslag de vereiste informatie bevat op basis van artikel 24 lid 2, artikel 25 en artikel 26 BBV.
•
Wij hebben, voor zover wij kunnen beoordelen, vastgesteld dat de verklaringen van het college in het jaarverslag en de andere informatie zoals opgenomen in de jaarstukken verenigbaar zijn met de beweringen en verklaringen die in de jaarrekening zijn opgenomen. Wij hebben vastgesteld dat de verklaringen in het jaarverslag overeenstemmen met de resultaten van de uitgevoerde controlewerkzaamheden.
Jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening De jaarstukken 2020 van uw gemeente bestaan uit: •
Het jaarverslag: programmaverantwoording en verplichte paragrafen.
•
•
De jaarrekening: balans met toelichting, overzicht van baten en lasten met toelichting, SiSa-bijlage en overzicht taakvelden.
Effecten corona
Het BBV schrijft voor dat uw gemeente in de programmaverantwoording van het jaarverslag informatie dient op te nemen die antwoord geeft op de vragen: wat hebben wij gedaan, wat hebben wij bereikt en wat heeft het gekost? De verantwoording van de programma’s vormt samen met de verplicht voorgeschreven paragrafen (zoals weerstandsvermogen en risicobeheersing, bedrijfsvoering, etc.) het jaarverslag.
© 2021 Deloitte The Netherlands
Wij sommen hier de belangrijkste effecten van corona op de jaarrekening van de gemeente Haarlem op: •
Waardering vorderingen: als gevolg van financiële problemen of tekorten bij debiteuren en andere soorten schuldenaars bestaat een toegenomen risico op het niet ontvangen van vorderingen. Wij hebben de invorderingsrisico’s en daarmee de waardering van de vorderingen gecontroleerd en wij merken op dat als gevolg van diverse steunen coulancemaatregelen (door het rijk dan wel door de gemeente) nog geen sprake is van grote mutaties in de oninbare vorderingen.
•
Subsidieverstrekkingen: de gemeenteraad heeft voor de meerderheid van de subsidies in 2020 besloten om coulant om te gaan met prestaties en bestedingen van toegekende subsidies. Hiertoe heeft u relatief veel subsidiebeschikkingen gewijzigd. Dit houdt in dat ondanks dat gesubsidieerde instellingen niet alle prestaties hebben geleverd, de subsidies op basis van deze raads- en collegebesluiten kunnen worden vastgesteld en hiermee rechtmatig kunnen worden beschouwd.
•
Tozo: Eén van de maatregelen die het kabinet gebruikt om ondernemers te steunen tijdens de coronacrisis is de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo). Als onderdeel van de controle van de SiSa-bijlage hebben wij deze regeling gecontroleerd. Uw gemeente is ondanks een snelle invoering van deze regeling en de wijzigingen ervan gedurende 2020 en 2021 in staat geweest aantoonbaar te voldoen aan de gestelde rechtmatigheidseisen. Zowel uw interne controlewerkzaamheden als onze zelfstandig uitgevoerde dossiercontroles bevestigen deze uitkomst. De Nota verwachtingen accountantscontrole schrijft daarnaast voor dat wij een kwalitatieve toets moeten verrichten op uw Misbruik en Oneigenlijk beleid voor de Tozo-regeling. Wij stellen vast dat uw gemeente een M&O-beleid heeft vastgesteld met daarin de getroffen interne beheersmaatregelen, zoals de controle achteraf en hoe u gebruikmaakt van het Inlichtingenbureau. Wij hebben vastgesteld dat uw gemeente het M&O-beleid heeft nageleefd, waarmee is voldaan aan deze kwalitatieve vereiste.
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Haarlem
2107032A17/TMO/16
Evaluatie belangrijkste schattingen management Uw gemeente heeft voorzieningen gevormd voor verliezen, risico’s of verplichtingen die hun oorsprong vinden in het huidige boekjaar of eerdere boekjaren, maar waarvan de (verwachte) uitgaven in de toekomst liggen. Binnen de voorzieningen maakt u conform het BBV onderscheid naar voorzieningen voor ‘verplichtingen, verliezen en risico’s’, ‘egalisering van kosten’ (groot onderhoud), en ‘middelen van derden waarvan de besteding gebonden is’. Vooral de voorzieningen voor verplichtingen, verliezen en risico’s en de voorzieningen ter egalisering van kosten zijn naar hun aard gebaseerd op veronderstellingen en schattingen van het management en college. Zij schatten op basis van hun kennis van de gemeente en haar omgeving in wat het effect van de te voorziene risico’s, verplichtingen en kosten zal zijn in de komende jaren en wat de omvang van de voorziening moet zijn. Wij hebben het proces beoordeeld waarmee het management de schattingen ontwikkelt, en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Een en ander in de context van onze verklaring bij de jaarrekening als geheel en niet bedoeld om ons een oordeel te vormen over individuele schattingen. Voor het beoordelen van de door de gemeente bij de grondexploitatie gehanteerde parameters voor kosten- en opbrengstenstijging hebben wij onze vastgoedspecialisten ingeschakeld.
Kwaliteit en transparantie van de jaarstukken Bij de jaarrekeningcontrole hebben wij vastgesteld dat de jaarstukken 2020 van de gemeente Haarlem voldoen aan de vereisten uit het BBV. Wij hebben als onderdeel van onze werkzaamheden de jaarstukken integraal en in detail doorgenomen, en hebben daarbij – naast de verenigbaarheid van jaarverslag en jaarrekening – vanuit het belang en begrip van de gebruikers van de jaarstukken vooral gelet op de toegankelijkheid en begrijpelijkheid van de daarin opgenomen toelichtingen en analyses. Informatiewaarde programmaverantwoording Over de kwaliteit van de toelichtingen en analyses in het jaarverslag merken wij op dat u per beleidsveld transparant bent over wat u in het verslaggevingsjaar heeft bereikt en gedaan, en ook aangeeft wat u niet heeft bereikt of niet hebt gedaan en wat het eventuele financiële effect hiervan is geweest. Wij zien als verbeterpunt de mogelijkheid om per programma of beleidsveld aan te geven wat de belangrijkste risico’s zijn. Risico’s in het programma of beleidsveld, en risico’s of effecten die ontstaan omdat bepaalde activiteiten niet hebben plaatsgevonden. Tevens zien wij een verbetermogelijkheid om een inhoudelijke oorzaakanalyse toe te voegen bij ontstane afwijkingen, die antwoord geeft op de vragen: Waardoor is de afwijking ontstaan en waardoor was de afwijking niet eerder te voorzien c.q. rapporteren?
Wij zijn van mening dat de waardering van de betreffende voorzieningen en de daarbij gemaakte schattingen redelijk zijn en consistent zijn toegepast.
© 2021 Deloitte The Netherlands
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Haarlem
2107032A17/TMO/17
Grondexploitaties De grondexploitaties zijn geactualiseerd De veruit grootste balanspost met betrekking tot de voorraden betreft de post ‘Onderhanden werk’ (grondexploitaties). De risico’s voor de waardering van de grondexploitaties zijn in essentie terug te brengen tot de zogenaamde 3 P’s: •
•
•
Planning: is de tijdsplanning van de projecten afgestemd op de (on)mogelijkheden in de markt? De marktbehoefte bepaalt immers wanneer de gemeente welke projecten kan realiseren.
Ontwikkeling boekwaarde en resultaten
De volgende zaken hebben wij bij de controle in overweging genomen c.q. betrokken: •
Of de afzonderlijke veronderstellingen redelijk lijken, onderling afhankelijk en intern consistent zijn, en of ze redelijk lijken wanneer wij deze collectief of in samenhang met andere veronderstellingen beschouwen.
•
Of de veronderstellingen in de markt de waarneembare veronderstellingen op passende wijze weerspiegelen oftewel: is er consistentie met de algemene economische omgeving en specifieke omstandigheden in/bij de gemeente?
Programmering: economische ontwikkelingen leiden continu tot (belangrijke) wijzigingen in vooral de woningbehoefte. Is er een kritische analyse gemaakt van de ‘mix’ van woningen (huur, koop, vrije kavels, appartementen, etc.) in relatie tot de huidige marktvraag?
•
Of de veronderstellingen aansluiten op de (vastgestelde) plannen en besluiten van de raad.
•
Of de veronderstellingen consistent zijn met de ervaringscijfers van de gemeente (is historische informatie representatief voor de toekomst?).
Prijs: de prijzen van woningen en dus van grond stijgen nog steeds. Is afgewogen welke prijzen realistisch zijn, rekening houdend met het risico dat ontwikkelaars gronden bij te hoge prijzen later of in het geheel niet afnemen maar ook rekening houdend met het risico dat de prijzen op enig moment stabiliseren of zelfs dalen?
Wij hebben voor deze zaken het proces beoordeeld waarmee het management de benodigde schattingen maakt, gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd en vastgoedspecialisten ingeschakeld bij het beoordelen van de planning, programmering, prijs (grondprijs) en parameters voor de grondexploitatie Laan van Decima. Een en ander in de context van onze controleverklaring bij de jaarrekening als geheel en niet om ons een afzonderlijk oordeel te vormen over de (schattingen voor de) waardering van de grondexploitatie.
De 3 P’s zijn de basis voor de actualisatie van de grondgrondexploitaties zoals opgenomen in de jaarrekening 2020 en toegelicht in paragraaf ‘3.7 Grondbeleid’ van het jaarverslag 2020. Bij onze beoordeling van de door de gemeente gehanteerde veronderstellingen voor actualisatie van de grondexploitaties hebben wij naast de 3 P’s, de parameters voor kosten- en opbrengstenstijging en de gehanteerde rekenrente nog een aantal zaken in overweging genomen en betrokken.
© 2021 Deloitte The Netherlands
Op basis van onze werkzaamheden zijn wij van mening dat de verslaggeving, waardering en de toegepaste schattingen redelijk zijn en consistent zijn gebruikt.
De organisatie heeft de grondexploitaties – als basis voor de waardering ultimo 2020 in de jaarrekening – geactualiseerd. Waar nodig zijn de verwachtingen bijgesteld, waarbij tevens is beoordeeld of het onderhanden werk in de jaarrekening op een juiste wijze is gewaardeerd, is sprake van tussentijdse winstnemingen en is beoordeeld of de gemeente mogelijk een (aanvullende) verliesvoorziening moet treffen. De resultaten uit de grondexploitaties van uw gemeente zijn in 2020 verbeterd. U heeft in 2020 voor € 3,2 miljoen aan tussentijdse winsten genomen en deze toegevoegd aan de reserve grondexploitaties. Hierdoor is de boekwaarde gedaald en de weerstandspositie verbeterd. Ultimo 2020 is op basis van de geactualiseerde grondexploitaties een bedrag van € 12,9 miljoen opgenomen in de voorziening voor verliesgevende plannen (2019: € 12,8 miljoen), welk bedrag is bedoeld om de kosten te dekken die de gemeente naar verwachting niet meer met verkopen goed kan maken. De ontwikkeling van de voorziening voor naar verwachting verliesgevende plannen in de afgelopen jaren is als volgt weer te geven: Voorziening grondbedrijf (in miljoen) € 25 € 20 € 15 € 10 €5
2018
2019
2020
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Haarlem
2107032A17/TMO/18
In de grafieken hieronder is de ontwikkeling van de totale boekwaarde van de grondexploitatie zichtbaar gemaakt. De dalende trend van de boekwaarde ten opzichte van 2019 is te verklaren door verkopen in het boekjaar 2020. De boekwaarde daalt in 2020 met € 12 miljoen, namelijk van € 27 miljoen naar € 15 miljoen. De daling van dit onderhanden werk wordt veroorzaakt door opbrengsten in 2020 voor € 20,4 miljoen, met name opbrengsten uit grondverkopen Deliterrein fase 1 ad € 5,6 miljoen en Slachthuisterrein ad € 9,3 miljoen.
De ontwikkeling voor de totale grondexploitatie van de nog te maken kosten, te realiseren opbrengsten en verwachte resultaten op nominale waarde zijn in de jaarrekening toegelicht. De nog te maken kosten zijn € 36,4 miljoen, en de nog te verwachten opbrengsten zijn € 48,7 miljoen. Per saldo leidt dit tot een positief verwacht exploitatieresultaat van € 10,2 miljoen.
In dit kader verwijzen wij naar de nadere toelichting in paragraaf 3.7 Grondbeleid in het jaarverslag.
Totaal grondexploitatie (boekwaarde in miljoen) € 50 € 40 € 30 € 20 € 10 €0
2018
2019
© 2021 Deloitte The Netherlands
2020
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Haarlem
2107032A17/TMO/19
Overige bevindingen Europese aanbestedingsrichtlijnen Gemeenten moeten opdrachten boven een jaarlijks door de Europese Commissie vast te stellen drempelwaarde Europees aanbesteden. Voor de jaarrekeningcontrole is door de afdeling financiën een spendanalyse voorbereid, waarbij de organisatie op basis van de onderliggende contracten, in voorgaande jaren uitgevoerde controles en bij interne juristen ingewonnen adviezen is getoetst of over 2020 de Europese aanbestedingsrichtlijnen zijn nageleefd. Vervolgens voert uw Audit Team hierop interne controle uit. Op basis van onze werkzaamheden – waarbij wij zoveel mogelijk gebruik hebben gemaakt van de intern voorbereide analyse, interne controle en daarbij verzamelde documentatie – concluderen wij dat over 2020 sprake is van een aantal afwijkingen van de aanbestedingsrichtlijnen voor een totaalbedrag van circa € 3,5 miljoen (2019: € 2,5 miljoen). Tevens is sprake van een bedrag van € 1,3 miljoen aan formele rechtmatigheidsfouten. Er is sprake van nieuwe Europese aanbestedingsafwijkingen voor een bedrag van € 1.900.000. De totale fout van de crediteuren waar vorig jaar reeds sprake was van fouten bedraagt dit jaar € 1.600.000. Wij constateren dat de fout is toegenomen ten opzichte van vorig jaar. Dit is met name gelegen in de inhuur van derden, waarvoor raamcontracten nog moeten worden afgesloten.
U zet stappen om de Europese aanbestedingsrichtlijnen na te leven en de (eerdere) fouten verder te reduceren. Onder meer door het afsluiten van raamcontracten.
© 2021 Deloitte The Netherlands
Verder constateren wij dat ook sprake is van fouten die doorwerken uit in voorgaande jaren gesloten overeenkomsten. Tegelijk benadrukken wij het belang van blijvende aandacht voor dit onderwerp en dagen de organisatie uit de tekortkomingen op dit terrein in 2021 verder terug te brengen.
Op basis van de complexe situatie kunnen wij de ITcontracten niet in ons oordeel betrekken. Dit is in lijn met de Kadernota Rechtmatigheid 2018 van de commissie BBV.
Legacy systemen
Wij hebben in de managementletter 2020 gerapporteerd over de bijzondere gevolgen van corona voor het sociaal domein. Hieronder voorzien wij u van een beknopte actualisatie.
Uw gemeente maakt in belangrijke mate gebruik van zogeheten legacy (ofwel: verouderde) systemen. In het kader van onze controle hebben wij in lijn met de SDO notitie 'Uitvoering van de controle op aanbestedingsrechtmatigheid bij de jaarrekeningcontrole van decentrale overheden' een standpunt gevraagd ten aanzien van een 8-tal leveranciers van deze systemen. Wij concluderen op basis van uw standpunt dat opdrachten niet (opnieuw) Europees zijn aanbesteed op grond van de de volgende motivaties: -
Wanneer gewerkt moet worden met een alternatief systeem (voor zover een vergelijkbaar systeem aanwezig zou zijn) zou er een compleet nieuwe omgeving moeten worden gebouwd, waaraan substantiële extra kosten zijn verbonden en er sprake zou zijn van substantiële desinvesteringen (uitzonderingsclausule art 2.32 Aanbestedingswet).
-
U doet onderzoek naar de (structurele) vervanging van deze legacy systemen en werkt aan een vervangingsstrategie.
-
U heeft in enkele individuele gevallen marktverkenning of een nieuwe aanbesteding gedaan.
Sociaal domein | Gevolgen corona
De financiële gevolgen voor de gemeente zien toe op de volgende onderdelen: •
Continueren van reguliere zorg: Voor zover mogelijk hebben de zorgverleners de reguliere zorg gecontinueerd en volstaat ter zake de interne beheersing die in afgelopen jaren voldoende heeft gefunctioneerd.
•
Leveren van alternatieve zorg: Voor zover zorgleveranciers de reguliere zorg niet konden continueren, mochten zij alternatieve zorg leveren. De verantwoording en afrekening hiervan vindt op dezelfde wijze plaats als de afrekening van reguliere zorg.
•
Verstrekken van continuïteitsbijdragen: zorginstellingen konden een aanvraag indienen voor een continuïteitsbijdrage (om omzetderving tegen te gaan). De totale omvang van de ingediende aanvragen over 2020 is beperkt tot € 1.230.000.
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Haarlem
2107032A17/TMO/20
•
Vergoeden meerkosten corona: Deze kosten zien bijvoorbeeld toe op extra beschermingsmiddelen, zoals mondmaskers en handschoenen. Zorginstellingen konden voor deze meerkosten een aanvraag tot vergoeding indienen. De totale verantwoorde vergoeding voor alle zorginstellingen samen bedraagt € 271.000.
Wij merken op dat de gemeente voldoende (extra) interne beheersmaatregelen heeft getroffen om de (mogelijke) financiële effecten van corona voor het sociaal domein in beeld te brengen en te beheersen. Belangrijk hierbij zijn uw interne controlewerkzaamheden, inclusief een gedetailleerde uiteenzetting van de geschatte en werkelijke financiële effecten van corona op het sociaal domein voor de gemeente. De getroffen maatregelen hebben ertoe geleid dat de organisatie de extra kosten en vraagstukken tot een minimum heeft kunnen beperken.
Hiermee is onvoldoende zekerheid verkregen over de prestatielevering en rechtmatigheid van de PGBbestedingen. Wij hebben de totale PGB bestedingen daarom meegenomen als onzekerheid in de verantwoording. Dit volgt ook uit uw eigen interne controle. U heeft in 2020 aanvullende maatregelen getroffen (zoals specifieke vragen in het cliëntervaringsonderzoek), maar deze maatregelen zijn nog niet zodanig dat onzekerheden volledig kunnen worden weggenomen. Wij merken bovengenoemde bedragen net als u aan als onzeker. Sociaal domein | Jeugdzorg en Wmo U heeft op basis van uw interne beheersing de volgende onzekerheden geconstateerd: •
Jeugdzorg: € 2,9 miljoen (2019: 4,2 miljoen).
Sociaal domein | PGB-bestedingen
•
Wmo: € 1,1 miljoen (2019: 2,0 miljoen).
De PGB-bestedingen zijn voor zorg in natura (verplicht) belegd bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB). De accountant van de SVB heeft – net als in voorgaande jaren – bij de PGB-verantwoordingen voor Jeugd en Wmo over 2020 een controleverklaring met beperking verstrekt. De PGBbestedingen over 2020 bedragen circa € 8,1 miljoen (2019: € 7,2 miljoen).
De oorzaak is voornamelijk gelegen in het ontbreken van controleverklaringen bij productieverantwoordingen van de relatief kleinere zorgaanbieders op basis waarvan u onzekerheden ten aanzien van prestatielevering constateert. Dit betreft met name zorgaanbieders die op grond van het landelijk protocol geen controleverklaring bij de productieverantwoording hoeven aan te leveren. Voor fouten groter dan de rapporteringstolerantie verwijzen wij naar de bijlage.
Uw gemeente heeft in 2020, net als in voorgaand jaar, onvoldoende aanvullende interne beheersmaatregelen getroffen en interne controles uitgevoerd (zoals huisbezoeken) waarmee over 2020 voldoende en geschikte controle-informatie is verkregen om de getrouwe verantwoording en rechtmatige besteding van de PGB’s vast te stellen. Wij merken op dat dit toeziet op de interne controle ten aanzien van prestatielevering.
© 2021 Deloitte The Netherlands
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Haarlem
2107032A17/TMO/21
-€ 10
© 2021 Deloitte The Netherlands
-1
-14
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Haarlem
Algemene Dekkingsmiddelen & Overhead
-€ 15
Lasten Baten Saldo
0,2 0,7
-9,0 Burger, Bestuur en Veiligheid
De accountant toetst normaliter de lastenoverschrijdingen per programma. Uw gemeente heeft het budgetrecht van de raad echter op het lagere c.q. meer gedetailleerde beleidsveldniveau vastgelegd in de financiële beheersverordening. Wij toetsen de begrotingsrechtmatigheid om die reden ook op beleidsveldniveau.
Beheer en Onderhoud
Uit de Kadernota rechtmatigheid van de Commissie BBV blijkt dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen meeweegt in het accountantsoordeel. Deze kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen.
€ 10 Verschil realisatie en begroot na wijziging (excl. mutaties reserves en in miljoen) 5,0 4,7 €5 2,8 2,7 3,1 2,4 1,8 1,0 0,4 0,2 0,1 €0 0 -1 -2 -3 -€ 5 -4
Duurzame Stedelijke Vernieuwing
Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en het college belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig meldt aan de gemeenteraad, zodat zij hierover tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen heeft het risico in zich dat het college inbreuk maakt op het budgetrecht van de raad.
Aanvullend hebben wij hieronder het verschil inzichtelijk gemaakt tussen de werkelijke en begrote lasten, baten en saldi op programmaniveau. Daaruit blijkt dat sprake is van afwijkingen c.q. volumeverschillen in zowel de lasten, baten en saldi, resulterend in een voordelig saldo van baten en lasten van € 26,2 miljoen, ten opzichte van een begroot saldo van baten en lasten ad 5,3 miljoen.
Werk, Inkomen en Schuld
Naast de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties hebben wij ook de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. De toe te passen normen voor dit begrotingscriterium zijn gebaseerd op de artikelen 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moeten door de gemeenteraad zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt met de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 Gemeentewet.
Ondersteuning en Zorg
Begrotingsoverschrijdingen zijn toegelicht
Voor een inhoudelijke analyse van het onderdeel begrotingsrechtmatigheid verwijzen wij naar paragraaf ‘4.6 Kadernota rechtmatigheid’ in de jaarrekening 2020. Daarin legt het college op beleidsveldniveau verantwoording af over de rechtmatigheid van de lasten(overschrijdingen) over 2020. Op basis van deze analyse hebben wij geen begrotingsoverschrijdingen geconstateerd die wij moeten rapporteren en meewegen in ons oordeel.
Maatschappelijke participatie
Begrotingsrechtmatigheid
2107032A17/TMO/22
Overige verantwoordings- en rapportageverplichtingen Wij hebben geen fouten en/of onzekerheden in de SiSa-bijlage 2020 geconstateerd De procedure die uw gemeente moet naleven bij de aanlevering van de bestanden aan het CBS is ten opzichte van vorig jaar niet wezenlijk gewijzigd. Uw gemeente dient in een vast, voorgeschreven stramien de SiSa-documenten aan het CBS aan te leveren. Wij hebben de SiSa-bijlage gecontroleerd op basis van de Nota verwachtingen accountantscontrole SiSa 2020. Hierbij controleren en evalueren wij de getrouwheid en rechtmatigheid van de in de SiSabijlage verantwoorde gegevens (indicatoren). Wij constateren dat de rijksoverheid eind 2020 en begin 2021 veel nieuwe SiSa-regelingen in het leven heeft geroepen. Bij uw gemeente heeft dit geleid tot in totaal 18 SiSa-regelingen (2019: 11 regelingen). De toename van het aantal SiSa-regelingen en de (ver)late communicatie hierover vanuit de rijksoverheid hebben geleid tot extra druk en tijdbesteding voor zowel het opstel- als controleproces van de jaarrekening. Dit geldt ook voor zogeheten nul-indicatoren. Desondanks is de controle van de SiSa-bijlage ook tijdig afgerond. Wij benadrukken dat u zelf verantwoordelijk bent voor de volledigheid van de te verantwoorden indicatoren zoals opgenomen in de SiSa-bijlage.
Indien een ‘0’ is ingevuld, zijn wij volledigheidshalve wel bij uw organisatie nagegaan of deze ‘0’ terecht is ingevuld. U hebt dit aan ons bevestigd.
Wij hebben geen fouten geconstateerd met betrekking tot de naleving van de Wet Normering topinkomens (WNT) Het doel van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) is te verhinderen dat instellingen in de publieke en semipublieke sectoren rechtens in staat zijn bovenmatige bezoldigingen toe te kennen. De WNT kent een aantal specifieke aspecten en vereisten: •
Voor gemeenten zijn de gemeentesecretaris en griffier bij wet als topfunctionaris aangemerkt.
•
De bezoldiging van een topfunctionaris mag over 2020 niet meer bedragen dan € 201.000.
•
Gemeenten dienen de salarissen openbaar te maken van overige medewerkers (inclusief – als aan bepaalde voorwaarden is voldaan – ingehuurd personeel) die een bezoldiging ontvangen boven de WNT-norm.
•
De WNT stelt een aantal overige eisen, zoals bijvoorbeeld een maximale ontslagvergoeding voor topfunctionarissen van € 75.000.
Over 2020 hebben wij bij onze werkzaamheden geen overschrijdingen of anderszins afwijkingen van de WNT(-norm) geconstateerd. Wij hebben geen fouten geconstateerd met betrekking tot de naleving van de Wet normering bezoldiging top-functionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) en/of de publicatieverplichtingen van de WNT.
De (verplichte) tabel met fouten en onzekerheden inzake de SiSa-bijlage is opgenomen in bijlage B van dit accountantsverslag. Tijdens de controle hebben wij geen ongecorrigeerde financiële fouten of onzekerheden geconstateerd. © 2021 Deloitte The Netherlands
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Haarlem
2107032A17/TMO/23
Frauderisicoanalyse De beoordeling door het college van het risico van materiële fouten in de jaarrekening als gevolg van fraude of een overtreding van weten regelgeving Het college van burgemeester en wethouders is primair verantwoordelijk voor het voorkomen en ontdekken van fraude en voor de naleving van weten regelgeving. Recente ontwikkelingen laten zien dat de handhaving van anticorruptiewetgeving aan globalisering onderhevig is, waardoor ook gemeenten in toenemende mate te maken krijgt met anticorruptieregels. Als onderdeel van onze controle hebben wij het college verzocht inzicht te geven in de eigen inschatting van het risico dat de jaarrekening een materiële afwijking zou kunnen bevatten als gevolg van fraude of van het overtreden van wet- en regelgeving (corporate compliance), inclusief de aard, omvang en frequentie van deze inschattingen, het proces dat het college en management daarbij hanteren, alsook de communicatie daarover met het personeel en met de auditcommissie. Tijdens deze gesprekken heeft het college aangegeven zich bewust te zijn van frauderisico’s, waaronder het belang van corporate compliance en de analyse van corruptievraagstukken. Hierbij heeft het college ook voorbeelden gegeven van de manier waarop het deze beheerst.
Een belangrijke beheersingsmaatregel die het college heeft getroffen is het uitvoeren van periodieke interne controle op de wat betreft omvang en financiële risico’s belangrijkste processen. Daarnaast heeft de organisatie begin 2020 de interne frauderisicoscan opgesteld. Wij onderschrijven het blijvende belang van beide beheersmaatregelen. © 2021 Deloitte The Netherlands
De actualisatie van de frauderisicoscan bevat relevante toevoegingen op het gebied van de gevolgen van corona en de (beperkte) impact daarvan op de interne beheersing.
Als accountant verkrijgen wij een redelijke, maar geen absolute zekerheid dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten.
Deze interne frauderisicoscan is besproken en vastgesteld in de directie. Wij hebben in de managementletter 2020 geadviseerd om de frauderisicoscan jaarlijks met de portefeuillehouder financiën te bespreken en in de auditcommissie te agenderen.
Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing. Onze controle is uitgevoerd met een hoge maar geen absolute mate van zekerheid, waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle fouten en fraudes hebben ontdekt.
Wij merken op dat de frauderisicoscan op een aantal punten verbeterd kan worden. De analyse is naar onze mening nog relatief generiek en wij adviseren u om de opgenomen frauderisico’s nadrukkelijk te ‘pinpointen’. Daarnaast hebben wij aanbevolen om (fraude)risico’s ten aanzien van het oneigenlijk toeeigenen van activa, frauduleuze verslaggeving, management override of controls, omkoping, corruptie en cybersecurityrisico’s ook op te nemen in de frauderisicoscan. Geen wijzigingen in onze initiële inschatting van het frauderisico en geen aanwijzingen voor fraude De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij het college van burgemeester en wethouders, inclusief het invoeren en onderhouden van internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de betrouwbaarheid van de financiële verslaggeving, de werking en de efficiency van de bedrijfsvoering en de naleving van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving.
Wij hebben deze accountantscontrole professioneelkritisch uitgevoerd en professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Vanuit de frauderisicoanalyse van de gemeente Haarlem en onze controlewerkzaamheden hebben wij geen signalen voor (mogelijke) fraude verkregen.
Druk
Gelegenheid
Rationalisatie
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Haarlem
2107032A17/TMO/24
Interne beheersing
© 2021 Deloitte The Netherlands
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Haarlem
2107032A17/TMO/25
Interne beheersing De belangrijkste bevindingen voor de interne beheersing vanuit de controle van het boekjaar 2020 Managementletter 2020, toegespitst op de interne (financiële) beheersing Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben wij in het najaar van 2020 een interim-controle uitgevoerd. De interim-controle was primair gericht op de opzet, het bestaan en de werking van de maatregelen van administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB), voor zover van belang voor onze controle op de betrouwbaarheid en rechtmatigheid van de in de jaarrekening opgenomen gegevens. De bevindingen naar aanleiding van de interimcontrole hebben wij gepresenteerd aan de auditcommissie in onze toelichting op de managementletter 2020 van 9 december 2020. Naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole doen wij hierna beknopt verslag van een aantal bevindingen en onderwerpen die gelieerd zijn aan de interne beheersing.
© 2021 Deloitte The Netherlands
Verbetering in de interne beheersing
Sociaal domein
De positionering van de afdelingen en de governance structuur van de gemeente Haarlem is ingericht aan de hand van het 3-lines of defence model. Uw Audit Team vervult hierbij een belangrijke rol in de derde lijn. Het Audit Team heeft in september 2019 de rapportage Processen: stand van zaken in beeld gebracht uitgebracht. Eén van de bevindingen in deze rapportage is het ontbreken van actuele procesbeschrijvingen van diverse processen. Tijdens de interim-controle 2020 hebben wij geconstateerd dat nog niet voor alle relevante processen een actuele procesbeschrijving aanwezig is. Deze procesbeschrijvingen zijn van essentieel belang voor het inzicht in de interne beheersing van de primaire processen, en relevant in de beweging naar een meer systeemgerichte controleaanpak op langere termijn.
Onze accountantscontrole richt zich primair op de getrouw- en rechtmatigheid van de verantwoorde lasten in het sociaal domein. Deze controle is in 2020 grotendeels vergelijkbaar met de voorgaande jaren, en wordt aangevuld met de aanvullende bijdragen in 2020 voor continuïteit en meerkosten.
Ter versterking van het 3-lines of defence model adviseren wij om de verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van de interne beheersmaatregelen te verschuiven van de derde naar de eerste en tweede lijn. Uiteindelijk past een gedegen invulling en ontwikkeling van het 3-lines of defence model bij de ontwikkeling naar de rechtmatigheidsverantwoording 2021. U beschrijft in uw Startnotitie rechtmatigheidsverantwoording het volwassenheidsniveau: van een verantwoording van de wettelijke norm tot de ontwikkeling naar een In Control Statement gericht op de brede bedrijfsvoering. Bovenstaande ontwikkelpunten sluiten daarop aan.
Wij zien bij uw gemeente dat de grip op de kosten van het sociaal domein hoog op de agenda staat. Wij zien dat dit uw aandacht heeft en wij hebben kennis genomen van de voorstellen aan uw gemeenteraad om de volumegroei van het aantal cliënten en daarmee de kostentoename Jeugd en Wmo te beperken, zoals opgenomen in de Voortgangsrapportage 2020. Maatregelen zijn onder andere het instellen van een budgetplafond Jeugdwet, het versterken van het toegangsproces en versoberingsmaatregelen. In aanvulling op de Voortgangsrapportage 2020 heeft u in paragraaf 1.4 van de Bestuursrapportage 2020 een prognose opgenomen van de financiële ontwikkelingen in het sociaal domein. Deze bestuursrapportage is behandeld in de vergadering van de Commissie Samenleving op 29 oktober 2020. Op basis van de structurele financiële effecten in het sociaal domein uit 2019 en met de veronderstelling van volumegroei (aantal cliënten) is een berekening gemaakt van de uitgaven voor Jeugd en Wmo vanaf 2020. Deze berekening dient als ijkpunt zodat het effect van de hierboven beschreven maatregelen gekwantificeerd kan worden.
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Haarlem
2107032A17/TMO/26
Betrouwbaarheid en continuïteit van de automatiseringsomgeving inclusief cybersecurity verdient de nodige aandacht In de managementletter hebben wij gerapporteerd over bevindingen ten aanzien van het logische toegangsbeheerproces en daarbij risico’s onderkend. Uw organisatie geeft aan dat onze bevindingen kernpunten bevatten die u voor komend jaar geprioriteerd heeft. Wij steunen voor 2020 niet op de effectieve werking van algemene IT-beheersingsmaatregelen en bespreken met uw organisatie welke (aanvullende) gegevensgerichte controlewerkzaamheden wij buiten de IT-omgeving plannen om in te spelen op de onderkende risico’s. De bestaande tekortkomingen in de automatiseringsomgeving leiden ertoe dat de gemeente en wij niet zonder meer kunnen steunen op de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Belangrijke nadelen van de tekortkomingen in de automatiseringsomgeving zijn onder andere: •
Uw gemeente loopt een verhoogd risico op tekortkomingen in de geautomatiseerde gegevensverwerking die bijvoorbeeld kunnen resulteren in niet-betrouwbare data c.q. cijfers, of cybersecurity incidenten.
•
Het niet zonder meer kunnen steunen op de geautomatiseerde gegevensverwerking leidt ertoe dat uw Audit Team bij de interne controles weinig tot geen gebruik kan maken van onder andere data-analyses. Het werk van deze afdeling is hierdoor niet optimaal efficiënt en kan een hogere toegevoegde waarde opleveren voor de organisatie als zij met data-analyses belangrijke inzichten kan verkrijgen en de interne controles ook meer risicogericht kan insteken. © 2021 Deloitte The Netherlands
•
Wij hebben voor de jaarrekeningcontrole 2020 niet zonder meer kunnen steunen op de geautomatiseerde gegevensverwerking. Het gevolg daarvan is dat wij meer gegevensgericht werk hebben moeten verrichten, waaronder het uitvoeren van specifieke werkzaamheden om de betrouwbaarheid van data en lijstwerk vast te stellen.
Wij merken op dat de scope, het aantal op opzet en bestaan getoetste algemene ITbeheersingsmaatregelen, dit eerste jaar beperkt is geweest. Overall bezien is onze conclusie dat de kwaliteit van de algemene ITbeheersingsmaatregelen op dit moment onvoldoende is om een systeemgerichte controleaanpak in het kader van de jaarrekeningcontrole te ondersteunen. Om deze reden hanteren wij een primair gegevensgerichte controleaanpak. Wij hebben samen met u een IT-roadmap opgesteld met vijf stappen voor de gemeente om naar een systeemgerichte controleaanpak toe te werken. De gemeente geeft aan dat deze roadmap het komend jaar wordt geïntroduceerd om stappen te zetten naar een hoger volwassenheidsniveau voor de systemen in scope.
U bent van mening dat voor de grondexploitaties (vooralsnog) geen sprake is van een fiscale onderneming. De Belastingdienst is het hier niet mee eens en de discussie ziet toe op een tweetal punten, namelijk: rentetoerekening en inbrengwaarde. Het is mogelijk dat u belastingplichtig bent voor deze activiteit, maar onzeker is welk bedrag dan betaald moet worden over de jaren 2016 tot en met 2020. Op basis van de huidige situatie is geen betrouwbare schatting te maken van het bedrag dat verschuldigd is, mede omdat de fiscale winstberekening niet bekend is. U heeft de Vpb-berekening voor 2020 consistent opgesteld met de uitgangspunten zoals gehanteerd in de aangifte 2016. Wij hebben vastgesteld dat uw standpunt ten aanzien van de Vpb adequaat is toegelicht in de jaarstukken.