Evaluatie vergadermodel -incl. verwerkte amendementen - getekend

Raadsbesluit

Onderwerp Evaluatie vergadermodel gemeenteraad Haarlem Nummer 2024/599022 Van presidium Programma/beleidsveld 6.2 Gemeentelijk bestuur Afdeling Griffie Auteur Taets van Amerongen-Ingram, D.M. Telefoonnummer 023-511 3032 Email dtaets@haarlem.nl Kernboodschap In 2022 heeft de toenmalige raad ingestemd met wijzigingen in het vergadermodel, om zo de raad beter in positie te brengen en het functioneren van de raad te verbeteren. Kort na de implementatie van het gewijzigde vergadermodel gaf de huidige raad suggesties voor verdere aanpassingen, wat het belang onderstreepte van een goede evaluatie. Deze evaluatie, had tot doel de effectiviteit van het nieuwe vergadermodel in kaart te brengen, eventuele verbeterpunten te identificeren welke in de huidige termijn van de raad worden geïmplementeerd. Het onderzoeksbureau Co-efficiënt heeft de evaluatie uitgevoerd en over de bevindingen en verbeterpunten gerapporteerd. In dit raadsvoorstel worden door het presidium de in het rapport genoemde oplossingsrichtingen, waarvoor draagvlak is vertaald in voorstellen aan de raad. Het presidium doet voorstellen om bestaande ongeschreven werkwijzen en praktijken in het Reglement van Orde en de verordening op de raadscommissies te verankeren.

Om de rol, taak en verantwoordelijkheid van het presidium beter recht te doen, wordt ten behoeve van het presidium een commissie als bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet ingesteld en wordt voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het presidium een verordening vastgesteld. Behandelvoorstel voor De commissie Bestuur wordt verzocht advies te geven aan de raad over het commissie voorstel van het presidium in paragraaf 2 en over de wijze van agendering van het raadsvoorstel in de raadsvergadering. Relevante eerdere • Raadsvoorstel Nieuw Reglement van Orde voor vergaderingen en andere besluiten werkzaamheden van de raad van Haarlem 2022 en nieuwe Verordening op de raadscommissies gemeente Haarlem 2022 (2022/74730) in de raadsvergadering van 17 februari 2022 • Raadsvoorstel Verordening van de raad van gemeente Haarlem houdende wijziging van het Reglement van Orde van de raad van Haarlem voor vergaderingen en werkzaamheden van de raad 2022 en van de Verordening op de raadscommissies gemeente Haarlem 2022 vast te stellen (2023/ 287976) in de raadsvergadering van 30 maart 2023

Kenmerk: 2024/599022

1/13

•

Ontwerp-besluit Raad d.d. 18 juli 2024

Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Haarlem 2022 • Verordening op de raadscommissies gemeente Haarlem 2022 De raad der gemeente Haarlem, Gelezen het voorstel van het presidium, Besluit: 1. de wijzigingsverordening houdende wijziging van het Reglement van Orde van de raad van Haarlem voor vergaderingen en werkzaamheden van de raad 2022 en de Verordening op de raadscommissies gemeente Haarlem 2022 vast te stellen met inachtneming van de volgende aangenomen amendementen: 19.01 Amendement Recht van Motie zonder spreektijd Artikel I, onder L (artikel 28, tweede en derde lid) te wijzigen van: 2. Een motie kan alleen in behandeling worden genomen als: a. deze schriftelijk bij de voorzitter, via de griffier, is ingediend; b. het dictum van de motie door de indiener ter vergadering wordt voorgelezen, tenzij de voorzitter bepaalt dat voor een ordentelijk verloop van de vergadering kan worden volstaan met het voorlezen van de strekking van de motie. Indien de indiener geen spreektijd heeft om het dictum van de motie voor te lezen, wordt een motie niet in behandeling genomen. 3. Een motie vreemd aan de orde van de dag kan alleen in behandeling worden genomen als: a. deze minimaal 48 uur voor de vergadering schriftelijk bij de voorzitter, via de griffier, wordt ingediend om op de voorlopige agenda te worden geplaatst; b.

het dictum van de motie vreemd aan de orde van de dag ter vergadering door de indiener wordt voorgelezen, tenzij de voorzitter bepaalt dat voor een ordentelijk verloop van de vergadering kan worden volstaan met het voorlezen van de strekking van de motie vreemd aan de orde van de dag. Indien de indiener geen spreektijd heeft om het dictum van de motie voor te lezen, wordt een motie niet in behandeling genomen. In: 2. Een motie kan alleen in behandeling worden genomen als: a. deze schriftelijk bij de voorzitter, via de griffier, is ingediend;

Kenmerk: 2024/599022

2/13

b. het dictum van de motie door de indiener ter vergadering wordt voorgelezen, tenzij de voorzitter bepaalt dat voor een ordentelijk verloop van de vergadering kan worden volstaan met het voorlezen van de strekking van de motie. Wanneer de indiener van een motie geen spreektijd heeft om het dictum van de motie voor te lezen, zal de voorzitter van de raad de motie voorlezen. Hierbij zal de naam of de namen van de indiener(s) van de betreffende motie worden vermeld. 3. Een motie vreemd aan de orde van de dag kan alleen in behandeling worden genomen als: a. deze minimaal 48 uur voor de vergadering schriftelijk bij de voorzitter, via de griffier, wordt ingediend om op de voorlopige agenda te worden geplaatst; b. het dictum van de motie vreemd aan de orde van de dag ter vergadering door de indiener wordt voorgelezen, tenzij de voorzitter bepaalt dat voor een ordentelijk verloop van de vergadering kan worden volstaan met het voorlezen van de strekking van de motie vreemd aan de orde van de dag. Wanneer de indiener van een motie geen spreektijd heeft om het dictum van de motie voor te lezen, zal de voorzitter van de raad de motie voorlezen. Hierbij zal de naam of de namen van de indiener(s) van de betreffende motie worden vermeld.

In de toelichting bij artikel 28 de zinnen: “De spelregel dat een motie (vreemd aan de orde van de dag) pas als ingediend kan worden beschouwd als het dictum is voorgelezen, is nu in deze verordening opgenomen. Voor degene wiens spreektijd is verstreken, kan een motie (vreemd aan de orde van de dag) niet worden ingediend.” te schrappen. 19.09 Eén keer advies van college kan voldoende zijn Artikel I, onder L (artikel 29 derde, zesde, achtste en negende lid) te wijzigen van: 3. De voorzitter plaatst het voorstel op de voorlopige agenda van de vergadering, niet eerder dan het college gedurende vier weken in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis aan de raad te brengen. 6. Het college is gedurende vier weken in de gelegenheid om zijn wensen en bedenkingen aan de raad kenbaar te maken. 8. Na behandeling in de raadscommissie wordt het initiatiefvoorstel ter besluitvorming aan de raad voorgelegd.

Kenmerk: 2024/599022

3/13

9.

In: 3. 6.

8.

9.

De behandeling van het voorstel vindt plaats nadat alle op de agenda voorkomende voorstellen zijn behandeld, tenzij de raad oordeelt dat het voorstel met het oog op de orde van de vergadering tezamen met een ander geagendeerd voorstel of onderwerp dient te worden behandeld of het voorstel eerst dient te worden behandeld in een raadscommissie of voor advies naar het college dient te worden gezonden. In het laatste geval bepaalt de raad in welke vergadering het voorstel opnieuw geagendeerd wordt.

De voorzitter plaatst het voorstel op de voorlopige agenda van de vergadering. Het college is, ook wanneer het initiatiefvoorstel niet wordt behandeld in een raadscommissie, gedurende vier weken in de gelegenheid om zijn wensen en bedenkingen aan de raad kenbaar te maken. Het college kan besluiten hiervan af te zien. Na behandeling in de raadscommissie dan wel indien de raad oordeelt dat behandeling in de raadscommissie niet zal plaatsvinden, wordt het initiatiefvoorstel ter besluitvorming aan de raad voorgelegd, met inachtneming van het zesde lid. De behandeling van het voorstel in de raad vindt plaats nadat alle op de agenda voorkomende voorstellen zijn behandeld, tenzij de raad oordeelt dat het voorstel met het oog op de orde van de vergadering tezamen met een ander geagendeerd voorstel of onderwerp dient te worden behandeld.

19.10 Amendement Inspreken voor belangstellenden Aan artikel I toe te voegen: O. Artikel 34a Inspreekuur burgers komt te luiden: 1. Voorafgaand aan elke raadsvergadering kunnen burgers het woord voeren over onderwerpen die niet op de agenda staan van een raadscommissie. De behandeling van het “Inspreekuur voor burgers” is in beginsel gebonden aan een tijdslimiet van 60 minuten.

Kenmerk: 2024/599022

4/13

2. Een verzoek om in te spreken, zoals bedoeld in het eerste lid, wordt alleen in behandeling genomen als dit uiterlijk 24 uur voor aanvang van het Inspreekuur burgers bij de griffier is ingediend onder vermelding van zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover hij het woord wenst te voeren. 3. Het Inspreekuur burgers wordt voorgezeten door een lid van het presidium. 4. De voorzitter van het Inspreekuur burgers kan besluiten, na hiertoe overleg te hebben gevoerd met het presidium, dat een verzoek om in te spreken wordt afgewezen. 5. De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding, tenzij afwijking van die volgorde in het belang is van de orde van het Inspreekuur burgers. 6. De inspreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. De voorzitter kan de aan het Inspreekuur burgers deelnemende raads- en commissieleden toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers aan het Inspreekuur burgers. 7. Op basis van de inbreng van de inspreker kan de voorzitter of een raadsof commissielid een voorstel doen om het onderwerp te agenderen bij een raadscommissie voor verdere behandeling. Toelichting bij artikel 34a Inspreekuur burgers Doorgaans vindt het Inspreekuur burgers plaats van 18.00 tot uiterlijk 19.00 uur voorafgaand aan de raadsvergadering.

Bij het Inspreekuur burgers gaat het over onderwerpen die (nog) niet op de agenda van een raadscommissie staan. Een inspreker kan het woord voeren op persoonlijke titel of namens een organisatie of anderen. Er is voor gekozen om een inspreker slechts éénmaal het woord te geven en geen discussie te laten plaatsvinden. Als richtlijn wordt 3 minuten spreektijd per burger aangehouden. Op voorstel van de voorzitter, die in eerste instantie voor een ordentelijk verloop van de vergadering moet zorgen en dus moet kunnen aanvoelen of een verkorting of verlenging van de spreektijd gewenst is, kan van deze richtlijn worden afgeweken. De voorzitter kan besluiten om een verzoek om in te spreken af te wijzen, nadat hij hierover overleg heeft gevoerd met het presidium. Zo’n afwijzende beslissing kan worden genomen als het verzoek is om te spreken: -

over een besluit waartegen een juridische procedure (civiele, bestuursrecht- en/of strafprocedure) bij de rechter openstaat of heeft opengestaan;

Kenmerk: 2024/599022

5/13

-

over zaken waar op dat moment een juridische procedure (civiele, bestuursrecht- en/of strafprocedure) tegen loopt; - over zaken waar de gemeente niet over gaat; – over benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen; - over een kwestie waarover een klacht ex artikel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend; - over een klacht ex artikel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht die op dat moment in behandeling is; over onderwerpen waar geheimhouding op rust; - over een onderwerp waar een inspreker al eerder over heeft ingesproken, en daaraan geen nieuwe feiten kunnen worden toegevoegd; en verder wanneer de commissievoorzitter dit geraden voorkomt in het voorkomende geval. Artikel II, onder G (artikel 15 achtste en negende lid) te wijzigen van: 8. Voor het inspreken over zowel geagendeerde onderwerpen als onderwerpen onder het agendapunt 'spreektijd voor belangstellenden' geldt een maximum van 8 insprekers per vergadering. 9. Iedere burger mag per vergadering over één onderwerp inspreken. In: Artikel 15 Spreekrecht burgers 1. Burgers kunnen voorafgaand aan de behandeling van een agendapunt het woord voeren over betreffende onderwerp. 2.

Degene die van dit spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit uiterlijk 24 uur voor aanvang van de vergadering aan de commissiegriffier onder vermelding van zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover hij het woord wenst te voeren. 3. De commissievoorzitter kan besluiten, na hiertoe overleg te hebben gevoerd met het presidium, dat een verzoek om in te spreken wordt afgewezen. 4. De commissievoorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding, tenzij afwijking van die volgorde in het belang is van de orde van de vergadering. 5. De inspreker voert het woord, nadat de commissievoorzitter hem dit heeft verleend. De commissievoorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.

Kenmerk: 2024/599022

6/13

6. Vervalt 7. Vervalt Aan de toelichting van artikel 15 toe te voegen: De gemeenteraad vindt het belangrijk alle belangen mee te wegen bij zijn beraadslagingen en het nemen van een besluit. Om deze reden voorziet deze verordening in de mogelijkheid voor burgers om in te spreken. Zij kunnen het woord voeren over niet-geagendeerde en geagendeerde onderwerpen. De voorzitter bepaalt de lengte van de spreektijd indien meerdere personen het woord willen voeren over hetzelfde onderwerp dat geagendeerd is. Om voldoende tijd over te houden voor de beraadslagingen is het totaal aantal insprekers gemaximeerd tot 8 en mogen burgers over één onderwerp inspreken. En de toelichting te wijzigen in: Toelichting bij artikel 15 Spreekrecht burgers De gemeenteraad vindt het belangrijk alle belangen mee te wegen bij zijn beraadslagingen en het nemen van een besluit. Doordat de raadsvergadering het sluitstuk is van het besluitvormingsproces dat lang daarvoor is begonnen (ambtelijke organisatie, college, commissies) is er voor gekozen het spreekrecht bij geagendeerde onderwerpen op te nemen in deze verordening. In die fase zijn de fracties nog bezig hun mening te vormen. Een inspreekmogelijkheid tijdens de raadsvergadering is doorgaans minder effectief. Burgers kunnen het woord voeren voorafgaand aan de behandeling van het agendapunt.

Een inspreker kan het woord voeren op persoonlijke titel of namens een organisatie of anderen. Er is voor gekozen om een inspreker slechts éénmaal het woord te geven en geen discussie te laten plaatsvinden. Als richtlijn wordt 3 minuten spreektijd per burger aangehouden. Op voorstel van de voorzitter, die in eerste instantie voor een ordentelijk verloop van de vergadering moet zorgen en dus moet kunnen aanvoelen of een verkorting of verlenging van de spreektijd gewenst is, kan van deze richtlijn worden afgeweken. De commissievoorzitter kan besluiten om een verzoek om in te spreken af te wijzen, nadat hij hierover overleg heeft gevoerd met het presidium. Zo’n afwijzende beslissing kan worden genomen als het verzoek is om te spreken: - over een besluit waartegen een juridische procedure (civiele, bestuursrecht- en/of strafprocedure) bij de rechter openstaat of heeft opengestaan;

Kenmerk: 2024/599022

7/13

-

over zaken waar op dat moment een juridische procedure (civiele, bestuursrecht- en/of strafprocedure) tegen loopt; - over zaken waar de gemeente niet over gaat; - over benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen; - over een kwestie waarover een klacht ex artikel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend; - over een klacht ex artikel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht die op dat moment in behandeling is; - over onderwerpen waar geheimhouding op rust; - over een onderwerp waar een inspreker al eerder over heeft ingesproken, en daaraan geen nieuwe feiten kunnen worden toegevoegd; en verder wanneer de commissievoorzitter dit geraden voorkomt in het voorkomende geval. 19.14 Amendement Van De Orde Is Niet Van De Spreektijd In artikel II, onder E (de zin in de toelichting bij artikel 13a) te wijzigen van: “Als een lid spreekt, gaat dit ten koste van de toebedeelde spreektijd, dus dat geldt bijvoorbeeld ook als er gesproken wordt over ordevoorstellen.” In: “Als een lid spreekt, gaat dit ten koste van de toebedeelde spreektijd, behalve wanneer wordt gesproken over ordevoorstellen.” 2. een commissie als bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet in te stellen ten behoeve van de rol, taak en verantwoordelijkheid van het presidium van de raad; 3. het presidium aan te wijzen als een bijzondere commissie conform artikel 84 Gemeentewet; 4.

voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het presidium de Verordening Presidium gemeente Haarlem 2024 vast te stellen. de griffier,

de voorzitter,

Kenmerk: 2024/599022

8/13

1. Inleiding In 2022 heeft de toenmalige raad ingestemd met wijzigingen in het vergadermodel, om zo de raad beter in positie te brengen en het functioneren van de raad te verbeteren. Kort na de implementatie van het gewijzigde vergadermodel gaf de huidige raad suggesties voor verdere aanpassingen, wat het belang onderstreepte van een goede evaluatie. Deze evaluatie, had tot doel de effectiviteit van het nieuwe vergadermodel in kaart te brengen, eventuele verbeterpunten te identificeren welke in de huidige termijn van de raad worden geïmplementeerd. Het onderzoeksbureau Co-efficiënt heeft de evaluatie uitgevoerd en over de bevindingen en verbeterpunten gerapporteerd. In dit raadsvoorstel worden door het presidium de in het rapport genoemde oplossingsrichtingen, waarvoor draagvlak is vertaald in voorstellen aan de raad. Tevens wordt door het presidium voorstellen gedaan om bestaande ongeschreven werkwijzen en praktijken in het Reglement van Orde en de verordening op de raadscommissies te verankeren. Om de rol, taak en verantwoordelijkheid van het presidium beter recht te doen, wordt ten behoeve van het presidium een commissie als bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet ingesteld en wordt voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het presidium een verordening vastgesteld. 2. Voorstel aan de raad Het presidium stelt de raad voor: 1.

de wijzigingsverordening houdende wijziging van het Reglement van Orde van de raad van Haarlem voor vergaderingen en werkzaamheden van de raad 2022 en de Verordening op de raadscommissies gemeente Haarlem 2022 vast te stellen; 2. een commissie als bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet in te stellen ten behoeve van de rol, taak en verantwoordelijkheid van het presidium van de raad; 3. het presidium aan te wijzen als een bijzondere commissie conform artikel 84 Gemeentewet; 4. voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het presidium de Verordening Presidium gemeente Haarlem 2024 vast te stellen. 3. Beoogd resultaat Optimalisering van het in positie brengen van de raad, door aanpassingen in de vergaderwijzen van de raad en de commissies. 4. Argumenten A. Voorstellen naar aanleiding van de evaluatie Uit de evaluatie zijn oplossingsrichtingen aangedragen waarvoor draagvlak is. Deze worden hieronder genoemd.

Kenmerk: 2024/599022

9/13

1. Aanpassen spreektijdregeling De meeste grote en kleine fracties staan open voor het meer gelijk verdelen van de spreektijden in de commissievergaderingen. Omdat in de commissies de oordeelsvorming plaatsvindt, moet er ruimte zijn om alle standpunten te horen. Het tekort aan spreektijd maakt dat het debat onvoldoende van de grond komt. Het gevolg van te weinig spreektijd in de commissievergadering is ook dat sommige fracties in de raadsvergadering opnieuw de discussie willen voeren, omdat ze het gevoel hebben in de commissievergadering nog onvoldoende hun standpunt(en) hebben overgebracht. De verandering naar twee kortere vergaderingen zorgt voor extra druk op de spreektijd. De effectief beschikbare spreektijd voor fracties is minder, omdat er twee keer tijd opgaat aan andere zaken (welkom door de voorzitter etc.). Een meer gelijke spreektijdverdeling in de commissies biedt een oplossing. In het evaluatierapport is aangegeven dat het in de raadsvergadering logisch is dat de spreektijd naar rato van fractiegrootte blijft. De regeling blijft voor raadsvergaderingen dan ook ongewijzigd. Over de aan het college toegekende spreektijd is in de evaluatie niets naar voren gebracht. Ook deze blijft hetzelfde te weten 30 minuten bij een commissie en 45 minuten bij de raad.

Het presidium stelt de raad voor: • In de verordening op de raadscommissies gemeente Haarlem 2022 een spreektijdregeling op te nemen die bij de commissievergaderingen uitgaat van gelijkere spreektijdverdeling voor iedere fractie (zie bijlage 2, artikel 13a, derde lid van de Verordening op de raadscommissies gemeente Haarlem 2022). Elke fractie krijgt dan een spreektijd toebedeeld die zij naar eigen inzicht kan verdelen over de agendapunten van een commissievergadering. 2. Experimenteren met andere vormen van overleg/debat in de commissie. Er is draagvlak om de dialoog tussen raadsleden met de samenleving te intensiveren binnen het vergadermodel. Volgens het evaluatierapport kan dit worden gerealiseerd door enkele innovaties in de Haarlemse vergaderpraktijk: 1. Experimenten in de commissies: Voor de behandeling van agendapunten worden voor- en tegenstanders geïdentificeerd om een gerichte verzameling van argumenten te faciliteren, zonder dat elk argument door elke fractie wordt herhaald. 2. Beeldvormende bijeenkomsten: Deze worden georganiseerd op avonden met weinig andere agendapunten, waarbij voldoende tijd beschikbaar is. 3. Structurele beeldvormende overleggen: Deze vinden plaats met belanghebbenden op de donderdag waarin er geen commissie- en raadsvergaderingen zijn gepland. 4.

Nieuwe vormen van overleg: Er wordt geëxperimenteerd met andere overlegvormen tussen raad en inwoners, zoals reeds wordt toegepast bij de aanpak van kinderarmoede. Het presidium gaat experimenteren met deze nieuwe vormen van overleg en debat. Voor deze experimenten is geen aanpassing van de verordening noodzakelijk. Dit valt binnen de bestaande regelgeving onder artikel 2 lid 2 onderdeel f, waarbij het presidium zorgt dat de raad tijdig kaders stelt voor besluitvormingsprocessen, en artikel 3a lid 1 onderdeel a, betreffende het leiden van vergaderingen.

Kenmerk: 2024/599022

10/13

3. Kwaliteit van stukken inclusief sturing Veel ondervraagden zien het tijdig beschikken over goede vergaderstukken als essentieel om de raad goed in positie brengen. Daarvoor is een duidelijke blauwdruk voor ambtelijke stukken en goede sturing hierop door de griffie en het presidium noodzakelijk. De huidige kwaliteit en het format van de stukken, bijvoorbeeld raadsvoorstellen en opiniërende nota’s draagt niet altijd bij aan een helder onderscheid tussen beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming. Stukken bevatten naar de mening van sommige fracties weinig alternatieve besluiten. Ook wordt het jammer gevonden dat veel van de stukken afgebakend zijn, waardoor er onvoldoende zicht is op alle mogelijke oplossingen of alternatieven en er weinig te bediscussiëren is. Recent is een start gemaakt met het project verbetering kwaliteit van de stukken, waarin deze opmerkingen zijn meegenomen. Bij dit verbetertraject zijn een vertegenwoordiging van het presidium, de voormalig Duisenberg rapporteurs en vertegenwoordigers van de organisatie betrokken. De rapporteurs sluiten aan vanwege de door de raad aangenomen Duisenberg aanbevelingen, die zien op de behoefte van de raad aan benodigde informatie in nota’s. Dit valt onder de taken van het presidium. Dit leidt om die reden niet tot een voorstel aan de raad. 4.

Werkwijze motie vreemd Het voorstel is om dezelfde regels voor het indienen van een motie vreemd te hanteren als voor een reguliere motie. Het presidium erkent de opmerkingen hierover, waarbij het vereiste om een motie vreemd 48 uur van tevoren aan te kondigen in feite overbodig is. Om de raad en het college voldoende tijd te geven om zich inhoudelijk voor te bereiden op een motie vreemd, is het noodzakelijk om vast te houden aan het 24 uur van tevoren indienen ervan. Aan de raad wordt voorgesteld: - Een motie vreemd niet langer aan te kondigen op de dinsdag voor de raadsvergadering, maar uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de raadsvergadering aan te leveren bij de griffie voor verspreiding aan de raad. Deze nieuwe werkwijze in het Reglement van Orde op te nemen. B. Huidige werkwijze verwerken in verordening Het voorstel luidt de afspraken, zoals door het presidium geformuleerd op 14 juli 2022 en die sinds september 2022 in praktijk worden gebracht, te verankeren in het Reglement van Orde en/of verordening op de raadscommissies. Het gaat om de volgende spelregels: i. Interrupties zijn toegestaan tijdens de termijn van de spreker die wordt geïnterrumpeerd. De voorzitter bepaalt of een interruptie is toegestaan en houdt daarbij rekening met een ordentelijk verloop en de orde van de vergadering. ii.

Een motie en een amendement is pas ingediend na het voorlezen van het dictum en het voorlezen komt in mindering op de spreektijd. Wanneer de toegewezen spreektijd van een raadslid is verstreken, heeft dit raadslid niet de mogelijkheid om een motie in te dienen. Echter, ondanks het verstrijken van de spreektijd, is het nog steeds toegestaan om een amendement in te dienen.

Kenmerk: 2024/599022

11/13

iii. Bij een stemverklaring maakt een raadslid in het kort duidelijk welke (doorslaggevende) overweging een voor- of tegenstem verklaart. iv. Een raads- of commissielid maakt uiterlijk 24 uur voor de vergadering van de commissie, door middel van een daartoe opgesteld en ingevuld agenderingsformulier, aan de griffie kenbaar welk door de commissie ter kennisname ontvangen stuk het lid voor een volgende commissievergadering ter bespreking wil agenderen. Het agenderingsformulier wordt toegevoegd aan de agenda van een commissie bij agendapunt ‘agenda komende vergadering’. Tijdens de commissievergadering wordt besloten of het verzoek tot agendering wordt ingewilligd. v. Een raadslid maakt uiterlijk 24 uur voor de raadsvergadering een verzoek tot wijziging van de afdoeningscategorie van een of meer stukken van de Lijst ingekomen stukken kenbaar aan de griffie. De raad beslist bij het agendapunt Ingekomen stukken of hij akkoord gaat met het verzoek. Ook andere werkwijzen, ongeschreven regels en bestaande praktijken, zijn opgenomen in het Reglement van Orde en/of de Verordening op de raadscommissies.

Denk hierbij aan spreken via de voorzitter, degene die een onderwerp heeft geagendeerd krijgt als eerste en laatste het woord, de werkwijze ten aanzien van ingekomen stukken, de opbouw van de raadsagenda, de wijze van afdoening van moties en toezeggingen en het doen van mededelingen over gemeenschappelijke regelingen door collegeleden. Aan de raad wordt voorgesteld: - Nu geldende andere werkwijzen en praktijkafspraken in het Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Haarlem 2022 en Verordening op de raadscommissies gemeente Haarlem 2022 te verankeren. C. Status presidium De raad kan besluiten een commissie in te stellen als er sprake van een zodanig belang, belasting en tijdsbeslag dat die niet redelijkerwijs tot het reguliere werk van een raadslid wordt geacht te behoren. In dit geval geldt dat de tijdsinvestering die het lidmaatschap van het presidium vraagt niet in verhouding staat tot de tijdsinvestering voor andere commissies, zoals bijvoorbeeld de leden van de vertrouwenscommissie. Presidiumleden bereiden twee keer per maand de vergaderingen voor, voeren een maal per maand afstemmingsoverleggen met de commissiegriffier, ambtelijke organisatie en houden kwartaaloverleggen met portefeuillehouders. Ook bereiden de presidiumleden beeldvormende bijeenkomsten voor.

Tot slot zijn de leden van het presidium ook de werkgeverscommissie van de griffie uitgewerkt in een afzonderlijke verordening. Ook deze rol vergt extra tijd. Het presidium wordt ingesteld als een commissie op grond van artikel 84 van de Gemeentewet. Het gevolg is dat de burgemeester wel voorzitter van de commissie is, maar geen lid kan zijn. Dit verschilt

Kenmerk: 2024/599022

12/13

inhoudelijk niet veel van de bestaande situatie, waarin de burgemeester een adviserend lid is zonder stemrecht. Het voorstel is om een zogenoemde ‘andere’ commissie in te stellen als bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet. Aan leden van een dergelijke commissie kan een toelage worden toegekend op grond van artikel 3.1.4, eerste lid van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers voor de duur van de activiteiten van de commissie (momenteel bedraagt de vergoeding € 139,90 per maand). De kosten van deze vergoeding worden uit de algemene middelen betaald. Aan de raad wordt voorgesteld: Ten behoeve van de rol, taak en verantwoordelijkheid van het presidium een commissie als bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet in te stellen en de vergaderingen en andere werkzaamheden van het presidium in een verordening te regelen. De bepalingen over de taken van het presidium worden uit het Reglement van Orde verwijderd. 5. Uitvoering De verordeningen treden in werking op de dag na die van bekendmaking in het elektronisch gemeenteblad op overheid.nl. De wijzigingen worden verwerkt in de bestaande verordeningen en blijven op overheid.nl te vinden met de volgende titels: Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Haarlem 2022 en Verordening op de raadscommissies gemeente Haarlem 2022.

Deze wijzigingsverordening wijzigt immers de bestaande verordeningen. De Verordening presidium gemeente Haarlem 2024 treedt in werking op de dag na die van bekendmaking in het elektronisch gemeenteblad op overheid.nl. 6. Bijlagen 1. Rapport Evaluatie vergadermodel Haarlemse raad 2. Wijzigingsverordening van de raad van gemeente Haarlem houdende wijziging van het Reglement van Orde van de raad van Haarlem voor vergaderingen en werkzaamheden van de raad 2022 en de Verordening op de raadscommissies gemeente Haarlem 2022 3. Verordening presidium gemeente Haarlem 2024

Kenmerk: 2024/599022

13/13