Delegatiebesluit

Besluit van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van [datum], nr. [nummer], houdende overdracht van taken en bevoegdheden van de minister en de rijksarchivaris op grond van artikel 3.1 van de Archiefwet 20.. aan het dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke regeling [naam gemeenschappelijke regeling]

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

Gelet op artikel 3.1, eerste en tweede lid, van de Archiefwet 20..;

Besluit:

Artikel 1. Overdracht van taken en bevoegdheden minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap 1. De taken en bevoegdheden, bedoeld in artikel 4.1, eerste lid, van de Archiefwet 20.., ten aanzien van de in het tweede lid genoemde documenten worden overgedragen aan het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam Gemeenschappelijke regeling [naam]. 2. De overdracht, bedoeld in het eerste lid, heeft betrekking op de volgende documenten: a. analoge documenten van verantwoordelijke overheidsorganen waarvan de functies zich niet over het gehele Rijk uitstrekken of hebben uitgestrekt, en die in de provincie [naam provincie] gevestigd zijn of zijn geweest; b. voor zover van toepassing analoge documenten van de volgende verantwoordelijke overheidsorganen, waarvan de functies zich over het gehele Rijk uitstrekken of hebben uitgestrekt, en die in die provincie [naam provincie] gevestigd zijn of zijn geweest: 1°. inrichtingen voor strafrechtstoepassing; 2°. justitiële jeugdinrichtingen; 3°.

instellingen van wetenschappelijk onderzoek, waaronder mede begrepen instellingen van praktijkonderzoek, met uitzondering van de Koninklijke Bibliotheek, de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek, het Centraal Planbureau, het Centraal Bureau voor de Statistiek, het Sociaal en Cultureel Planbureau, het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieuhygiëne en het Nederlands Instituut te Rome; 4°. universiteiten en hogescholen 5°. erkende stamboekverenigingen 6°. keurings- en controle-instellingen ingevolge de Zaaizaad- en Plantgoedwet en de Landbouwkwaliteitswet; 7°. personen en instellingen die op grond van artikel 78 jo 84 van de Wegenverkeerswet 1994 gerechtigd zijn tot het afgeven van keuringsrapporten; 8°. instellingen die op grond van artikel 7a, eerste lid, van de Warenwet door Onze Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, dan wel Onze Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid zijn aangewezen als bevoegd tot het uitvoeren van daartoe aangewezen werkzaamheden in

voor technische voortbrengselen voorgeschreven keurings- en beoordelingsprocedures; c. analoge documenten van privaatrechtelijke rechtspersonen of natuurlijke personen, die conform een overeenkomst of uit anderen hoofde voor blijvende bewaring bij het Nationaal Archief zijn komen te berusten, en die in overleg met de rijksarchivaris door het openbaar lichaam Gemeenschappelijke regeling [naam] worden beheerd; en d. analoge dubbelen en afschriften van akten van de burgerlijke stand, alsmede de daaraan later toegevoegde vermeldingen en de dubbelen van de tienjaarlijkse klappers die zijn opgemaakt door of op aanwijzing van de in provincie [naam provincie] gevestigde of gevestigd geweest zijnde ambtenaren van de burgerlijke stand. Artikel 2. Overdracht van taken en bevoegdheden rijksarchivaris De taken en bevoegdheden van de rijksarchivaris, bedoeld in de artikelen 6.1, derde lid, 7.1, vijfde lid, 8.2, 8.3, 8.4, eerste, tweede en vierde lid, 8.5, 8.6, 8.7 eerste en vierde lid en 9.3 van de Archiefwet 20…, ten aanzien van de in artikel 1, tweede lid, genoemde documenten, worden overgedragen aan de persoon die daartoe, met inachtneming van artikel 3.1, tweede lid, van de Archiefwet 20.., door het bestuur van [naam RHC] is aangewezen. Op deze persoon is artikel 6.3, vierde lid, van de Archiefwet 20.. van overeenkomstige toepassing. Artikel 3.

Inwerkingtreding Dit besluit treedt in werking met ingang van [datum].

Dit besluit zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

PM

TOELICHTING Inleiding Wegens de digitalisering van overheid en samenleving wordt de Archiefwet 1995 gemoderniseerd en vervangen door de Archiefwet 20... De Archiefwet 20.. treedt in werking met ingang van [PM datum]. Diezelfde digitalisering heeft ook gevolgen voor de rijksarchieven in de verschillende provincies, die in beheer zijn bij de Regionaal Historische Centra (RHC’s).1 De digitale archieven van in de provincie gevestigde organen van het Rijk of van de overheidsorganen, waarvan de functies zich niet over het gehele rijk uitstrekken of hebben uitgestrekt, worden feitelijk overgebracht naar het centrale e-depot van het Nationaal Archief. De Archiefwet 20.. voorziet bijgevolg één Nationaal Archief als de archiefdienst voor de bewaring van blijvend te bewaren documenten van de centrale overheid, waarbij de rijksarchivaris met het beheer is belast. Echter, voor (digitale kopieën van) papieren en andere analoge rijksarchieven is het kabinet van oordeel dat de samenwerking met de RHC’s voortgezet moet worden. Dit alles vraagt een andere en aangepaste bestuurlijke samenwerking. De Staat treedt daarom uit de gemeenschappelijke regelingen van de RHC’s. In de Archiefwet 20.. is vanwege de uittreding de mogelijkheid gecreëerd om aan de RHC’s bepaalde taken en bevoegdheden over te dragen voor nader te omschrijven rijksarchief.

Dit betreft de analoge rijkscollecties die nu reeds in beheer zijn bij de RHC’s. De financiële middelen die daarvoor nodig zijn worden op grond van artikel 3.2 van de Archiefwet 20.. middels een specifieke uitkering aan de RHC’s uitgekeerd. De rijkscollectie die in de provincie is opgebouwd blijft zo in samenhang met de archieven van andere overheden uit de regio toegankelijk. Dit biedt bovendien een stevige basis voor de RHC’s om de organisatie in stand te houden en verder te ontwikkelen, samen met hun deelnemers en partners. Met het vaststellen van dit delegatiebesluit is na de uittreding van het Rijk helder geborgd welke taken en bevoegdheden overgedragen zijn voor het rijksarchief. Het delegatiebesluit Op basis van artikel 3.1, van de Archiefwet 20.., kan de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zijn taken en bevoegdheden , en die van de rijksarchivaris, die voortvloeien uit zijn verantwoordelijkheid voor documenten die zijn overgebracht naar het Nationaal Archief, overdragen aan het dagelijks bestuur van een gemeenschappelijke regeling en de persoon die, op basis van zijn kennis en deskundigheid inzake de archivistiek, door datzelfde bestuur is aangewezen. Dit vindt plaats via een delegatiebesluit. Via dit besluit bepaalt de minister binnen welke grenzen en het RHC taken en bevoegdheden mag uitvoeren voor het rijksarchief.

In het besluit worden de specifieke onderdelen benoemd waarop overdracht van toepassing is. Het RHC mag die onderdelen uitvoeren. De minister en rijksarchivaris mogen de overgedragen taken niet meer uitvoeren, maar behouden wel hun kaderstellende en controlerende taak. Op grond van de artikel 3.1, tweede lid van de Archiefwet 20.. en artikel 10:16 van de Algemene wet bestuursrecht kunnen beleidsregels worden vastgesteld door de minister en de rijksarchivaris ten aanzien van de overgedragen taken en bevoegdheden. De minister heeft tevens het recht om – met inachtneming van het bepaalde in artikel 3.3 van de Archiefwet 20.. – het delegatiebesluit aan te passen, in te trekken. In gevallen die niet specifiek benoemd zijn in het delegatiebesluit, is geen

1 Dit is enkel anders voor de rijksarchieven in de provincie Zuid-Holland, die in beheer zijn bij het Nationaal Archief.

sprake van overdracht. In die gevallen blijven de taken en bevoegdheden voor het rijksarchief bij de minister en rijksarchivaris. Afbakening rijksarchief Voor het definiëren van wat er onder het rijksarchief valt wordt aangesloten op de formulering van ‘archiefbescheiden van het rijk’, artikel 26, lid 2 van de Archiefwet 1995. Dit zijn dus de documenten van de in die provincie gevestigde organen van het rijk, waarvan de functies zich niet over het gehele Rijk uitstrekken of hebben uitgestrekt. Dit is inclusief de bij een eerder besluit2 bepaalde uitzonderingen van archiefbescheiden van overheidsorganen, waarvan de functies wél zich over het gehele Rijk uitstrekken of hebben uitgestrekt. Ook voor dubbelen en afschriften van akten van de burgerlijke stand wordt de lijn van dit eerder besluit gevolgd. Voorts kunnen ook analoge documenten van privaatrechtelijke rechtspersonen3 of natuurlijke personen onderdeel vormen van het rijksarchief dat door de RHC’s zal worden beheerd. Voorwaarde hiervoor is dat het gaat om documenten die conform een overeenkomst of uit anderen hoofde blijvend door het Nationaal Archief worden bewaard (met andere woorden: deel uitmaken van het rijksarchief), en die in overleg met de rijksarchivaris door het openbaar lichaam Gemeenschappelijke regeling [naam] worden beheerd.

Die laatste mogelijkheid wordt expliciet voorzien omdat RHC’s soms al decennia lang ‘verweesde’ documenten beheren, die vanouds worden beschouwd als opgenomen in de betreffende voormalige rijksarchiefbewaarplaats. Tot slot is het van belang te vermelden dat het rijksarchief bij de RHC’s, in lijn met een bestuursconvenant4, ook digitale kopieën van analoge documenten omvat, die gerealiseerd zijn met middelen van en conform de kwaliteitseisen van het Rijk. Toelichting over te dragen taken en bevoegdheden Middels dit delegatiebesluit worden zowel taken en bevoegdheden van de minister als van de rijksarchivaris overgedragen. Aan het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam Gemeenschappelijke regeling [naam GR] worden ten aanzien van het rijksarchief bij het RHC de volgende taken en bevoegdheden van de Minister overgedragen: -

De verantwoordelijkheid voor het treffen van passende maatregelen voor de duurzame toegankelijkheid voor deze documenten (art. 4.1, eerste lid, van de Archiefwet 20..).

Let wel, dit besluit betekent niet dat de bevoegdheid van de Minister om bij ministeriële regeling nadere regels te stellen wordt overgedragen. Het leidt evenmin tot eigendomsoverdracht van de desbetreffende documenten. Aan de persoon die onder de verantwoordelijkheid van het openbaar lichaam Gemeenschappelijke Regeling [naam GR] werkzaam is, worden ten aanzien van het rijksarchief bij het RHC de volgende taken en bevoegdheden van de rijksarchivaris overgedragen: -

2

Het beheer van de documenten (artikel 6.1, derde lid, van de Archiefwet 20..);

Besluit aanwijzing overheidsorganen waarvan archiefbescheiden dienen te worden bewaard in de rijksarchiefbewaarplaats in de hoofdplaats van de provincie, waarin deze overheidsorganen gevestigd zijn of zijn geweest - BWBR0012449. 3 Privaatrechtelijke rechtspersonen kunnen een publieke taak hebben of met openbaar gezag bekleed zijn. Documenten die door deze rechtspersonen zijn opgemaakt of ontvangen en naar hun aard verband houden met deze publieke taak of dit openbaar gezag, worden aangemerkt als documenten van de Staat. 4 Bestuursconvenant structurele samenwerkingsafspraken ministerie van Onderwijs Cultuur en Wetenschap en de Regionaal Historische Centra van [PM Datum].

-

-

-

-

-

-

Het uit eigen beweging publiceren van kopieën, afschriften, uittreksels of bewerkingen van de openbare documenten die blijvend door het RHC worden bewaard (art. 7.1 lid 5, van de Archiefwet 20..); Het verlenen of weigeren van toegang tot openbare documenten (art. 8.2 van de Archiefwet 20..); Het onder voorwaarden verlenen van toegang tot beperkt openbare documenten, zo nodig na besluit betrokken verantwoordelijk overheidsorgaan (art. 8.3 van de Archiefwet 20..); Het verstrekken van informatie in andere vorm (art. 8.4, lid 1, 2 en 4, van de Archiefwet 20..). De bevoegdheid om naar aanleiding van een of meerdere verzoeken informatie uit beperkt openbare documenten voor eenieder openbaar te maken wordt niet gedelegeerd; Het onder voorwaarden voor een bepaalde tijd uitlenen van documenten aan een verzoeker (art. 8.5 van de Archiefwet 20..); Het verlenen van toegang tot of voor een bepaalde tijd uitlenen van documenten aan het verantwoordelijke overheidsorgaan. Als de toestand van de documenten zich naar het oordeel van de archivaris hiertegen verzet, stelt deze zo mogelijk een kopie ter beschikking (art. 8.6 van de Archiefwet 20..); Het aangeven van de wijze voor een verzoek om toegang of uitlening van documenten, waarbij voor beperkt openbare documenten nadere eisen kunnen worden gesteld en/of nadere specificering worden gevraagd (art.

8.7, lid 1 en 4, van de Archiefwet 20..); en Het afgeven van afschriften van de bij het RHC berustende authentieke akten (art. 9.3 van de Archiefwet 20..).

Deze persoon wordt aangewezen wegens zijn kennis en deskundigheid inzake de archivistiek, overeenkomstig artikel 6.3, vierde lid, van de Archiefwet 20.. Het algemeen bestuur heeft de mogelijkheid om tevens een plaatsvervanger aan te wijzen. Ook deze beschikt over de voornoemde kennis en deskundigheid. De rijksarchivaris heeft de bevoegdheid om ten aanzien van zijn overgedragen taken en bevoegdheden beleidsregels vast te stellen. Uitvoering Dit besluit treedt in werking met ingang van ….

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

PM