Brief Auditcommissie inzake art. 213 onderzoek Three lines of defenses

Van de Auditcommissie

Aan de gemeenteraad van Haarlem

Ons kenmerk Datum Afdeling Contact Telefoon E-mail

2021/586150 14 oktober 2021 Griffie D.Taets van Amerongen-Ingram 023-5113032 dtaets@haarlem.nl

Onderwerp: Terugkoppeling Auditcommissie bespreking artikel 213 a onderzoek Three lines of defenses

Geachte raadsleden, De leden van de Auditcommissie hebben het artikel 213a onderzoek Three lines of defenses in haar vergadering van 14 september jl. besproken. In deze brief wordt samengevat wat daar is besproken. Terugkoppeling van de bespreking in de Auditcommissie De Auditcommissie (hierna AC) heeft dit onderwerp al een aantal jaren in haar vergadering aan de orde gesteld en is blij dat dit onderzoek meer inzicht biedt in de stand van zaken en aanbevelingen ter verbetering doet. Het rapport bevestigt het beeld van de AC dat de derde lijn goed functioneert en de verbeterpunten zich richten op de eerste en tweede lijn. Er wordt gepleit voor meer eigenaarschap bij de eerste lijn, maar daarvoor is ondersteuning vanuit de tweede lijn nodig. Gebleken is dat de eerstelijnsmanagers het te druk met andere zaken hebben om hierin goede keuzes te kunnen maken. De afdelingen zijn vooral bezig met de inhoud van hun taken en minder met de interne beheersing. Volgens de derde lijn (de interne Auditdienst) zijn er zeker wel verbeteringen te zien op dit gebied, maar ook zij beamen de ondersteuning die daarbij nodig is vanuit de tweede lijn. Duidelijk zal moeten worden of de tweede lijn ongevraagd advies mag geven of verzoeken om ondersteuning moet afwachten.

De AC constateert verder dat in het rapport een aanbeveling is opgenomen waarin staat vermeld dat wordt uitgegaan van vertrouwen, maar dat sanctionering ook mogelijk moet zijn als grenzen worden overschreden. Hier lijkt volgens de AC sprake te zijn van een tegenstrijdigheid met het streven naar een zelflerende organisatie. Ook de huidige accountant beaamt dit. Het gaat volgens laatstgenoemde erom dat de leefwereld en de systeemwereld met elkaar worden verbonden via goede informatie. Dat levert volgens hem geïnformeerd vertrouwen op. Nu worden keuzes niet altijd expliciet gemaakt en dan vallen zaken ongemerkt af. Als er iets misgaat, moet men de betreffende medewerker op een goede manier informeren. Zelfsturende teams zijn goed vanuit het oogpunt van de burger (en ook de raad), maar ze hebben wel kaders nodig om te voorkomen dat iedereen de zaken op zijn eigen manier gaat invullen. Sturing vanuit de tweede lijn is dus onmisbaar. De techniek van informatieverschaffing speelt een belangrijke rol ter voorkoming van een scherp verschil tussen systeem- en leefwereld.

Kenmerk: 2021/586150

1/2

Door de concerncontroller is aangegeven dat er een projectgroep wordt geformeerd ter uitvoering van de aanbevelingen uit het artikel 213 a onderzoek. Hieraan zal een stappenplan ten grondslag liggen dat nog door de directie wordt op- en vastgesteld. Aan de Auditcommissie is toegezegd dat zij het stappenplan van de directie ter bespreking krijgen toegestuurd. In dit stappenplan worden de ambities en tijdspaden opgenomen. De uitvoering wordt ter hand genomen met een externe organisatie als begeleider. Het is nog niet bekend wanneer dit plan van aanpak beschikbaar komt. De Auditcommissie onderschrijft de aanbevelingen uit het onderzoek en zal in haar vergaderingen de stand van zaken van de opvolging van deze aanbevelingen een vast onderwerp van gesprek laten zijn. Met vriendelijke groet,

Sacha Schneiders-Spoor Voorzitter Auditcommissie

2/2