Bijlage Startnotitie verkenning raadszaal

Startnotitie Verkenning raadszaal en vergadercentrum Bestuurlijk opdrachtgever

Burgemeester Wienen

Datum

10 oktober 2023

De startnotitie is een globale verkenning van de kansen, belemmeringen en risico’s van het project verkenning raadszaal en vergadercentrum in de initiatieffase.

1. Aanleiding De functionaliteit van de huidige raadszaal wordt momenteel als onvoldoende ervaren door de raad. De huidige klimaatregeling werkt niet naar behoren en de wens is een raadzaal te verkrijgen, waarbij een opstelling kan worden gemaakt, die meer dan de huidige raadzaal, gelegenheid en ruimte biedt aan gelijkwaardigheid en een actief en levendig debat en voldoende publiek. Op verzoek van het seniorenconvent uit de raad en de burgemeester heeft er een interne verkenning plaatsgevonden om te bezien welke mogelijke oplossingsrichtingen er zijn binnen de vastgoedportefeuille van de gemeente. De conclusie is dat een oplossing binnen de contouren van het stadhuis de voorkeur heeft boven andere locaties maar dat dit verder moet worden uitgewerkt in een ruimtelijke verkenning. De resultaten van de interne ambtelijke verkenning zijn 21 november 2022 aan het seniorenconvent voorgelegd. De vraag is daarbij gesteld of er draagvlak is om dit verder uit te werken en afgesproken is dat het voorstel zal worden uitgewerkt tot een startnotitie die hier ter besluitvorming voor ligt.

Commissie bestuur Een eerdere versie van dit raadstuk en bijbehorende startnotitie zijn besproken in de vergadering van de commissie bestuur van 8 juni 2023.

1/10

In de commissie kwam de wens naar voren voor een toekomstbestendige oplossing: Hoe kan het stadhuis meer voelen als het huis van de stad - openbaar, uitnodigend, toegankelijk en bereikbaar- en hoe kunnen we daarnaast de duurzaamheid en functionaliteit van het vergadercentrum verbeteren voor de lange termijn. In het raadsvoorstel “Versnellingsprogramma verduurzaming gemeentelijk Vastgoed’ wordt voorgesteld duurzaamheid niet per maatregel maar per pand uit te voeren. Dit geldt in belangrijke mate voor het stadhuis, zoals de commissie heeft bevestigd. De duurzaamheidsopgave en functionaliteit van het vergadercentrum samen zijn de aanleiding om voorliggende integrale verkenning te starten. De beperkingen van de Fabricius kamer en het huidige vergadercentrum worden hierin meegenomen. Ook toegankelijkheid van het vergadercentrum maakt onderdeel uit van deze verkenning. De positie van de Fabriciuszaal en de relatie met het vergadercentrum wordt mede bepaald door de positie van de raadszaal. De omgeving van de raadszaal (fractiekamers, ontvangstruimte burgers, reflectieruimte college, facilitaire voorzieningen) en goede toegankelijkheid moeten gewaarborgd blijven zodat dit uiteindelijk resulteert in een goed functionerend vergadercentrum voor de raad.

2. Probleemstelling De vraag is gesteld welke opties er zijn om de functionaliteit van de raadszaal en het vergadercentrum te verbeteren binnen de contouren van het monumentale stadhuis.

Startnotitie Verkenning raadszaal en vergadercentrum

2/10

In de verkenning wordt de impact van een aantal varianten en bijbehorend budget onderzocht en vergeleken. Het gaat bijvoorbeeld om het in kaart brengen van mogelijkheden tot verbetering van de zaal op de huidige plek, mogelijke alternatieve plekken in het gebouw en de consequenties daarvan. Onderstaande varianten zijn hierbij te onderscheiden: • Optimalisaties en aanpassingen aan de raadszaal op de huidige plek. • De Gravenzaal of gravenzolder. • Overkapping van de binnenplaats.

De huidige raadszaal biedt beperkte ruimte voor andere vergaderopstellingen. Hieronder een weergave van verschillende raadsopstellingen in diagram vorm. Een opstelling in de vorm van de halve rechthoek, 2 halve bogen en U-vorm/ Lagerhuis lijken mogelijk.

Startnotitie Verkenning raadszaal en vergadercentrum

3/10

Inpassingsdiagram. LET OP bovenstaande zijn abstracties van verschillende opstellingen en geven geen absolute aantallen zitplekken/stoelen weer.

De Lagerhuis opstelling is in het verleden al gerealiseerd in de raadszaal.

Raadszaal Haarlem vroeger in Lagerhuis opstelling

Startnotitie Verkenning raadszaal en vergadercentrum

4/10

Aspecten als afmeting van de zitplaatsen, looplijnen, zichtlijnen en aparte spreekplek nader onderzocht moeten worden. De huidige raadszaal heeft door de installatieruimte onder de vloer, een netto hoogte van 3,5m, dat is in verhouding tot de lengte vrij laag. Hierdoor wordt de ruimte als kleiner en minder aangenaam ervaren en is hoogteverschil tussen de verschillende rijen lastig. De aspecten waar de varianten op beoordeeld zullen worden zijn te vinden in H5.1. Inmiddels is ook gekeken naar een aantal ruimtes in het stadhuis die kansrijk zijn en hoe deze zich verhouden tot de huidige raadszaal, zoals de binnenplaats en de Gravenzaal/Gravenzolder. Deze alternatieve plekken bieden ruimte voor verschillende vergaderopstellingen maar dienen nader getoetst te worden op de aspecten zoals vermeldt in H5.1.

3. Doel De wens is een toekomstbestending vergadercentrum te verkrijgen zowel op het gebied van functionaliteit toegankelijkheid en duurzaamheid. Toegankelijkheid in de breedste zin van het woord en de relatie tot haar omgeving (fractiekamers, ontvangstruimte burgers, reflectieruimte college, refter, facilitaire voorzieningen) moeten gewaarborgd worden zodat dit uiteindelijk resulteert in een goed functionerend toekomstbestendig vergadercentrum voor de raad. Naast aandacht voor toegankelijkheid zullen de duurzaamheidsmaatregelen voor het vergadercentrum zoals opgenomen in het raadstuk ‘Versnelling verduurzaming gemeentelijk Vastgoed’ onderdeel uitmaken van de scope. Daarnaast bieden bepaalde varianten voor de verkenning wellicht kansen voor aanvullende maatregelen. Dit zal in de verkenning worden meegenomen en voorgelegd. Een vergaderopstelling die meer dan de huidige raadzaal, gelegenheid en ruimte biedt aan een levendig politiek debat is wenselijk. Ook de huidige Fabriciuszaal volstaat niet voor de toekomst. Omdat deze niet los te zien is van de raadszaal, zal deze en het vergadercentrum als integraal onderdeel van de verkenning worden meegenomen. In afwachting van een definitieve oplossing komt er een voorstel voor een tijdelijke oplossing voor de Fabriciuszaal als vergaderruimte.

De verkenning geeft inzicht in de gevolgen van de verschillende varianten en leidt tot een advies om te komen tot een verbetering van het bestaande vergadercentrum of een nieuw te realiseren vergadercentrum in het stadhuis.

Startnotitie Verkenning raadszaal en vergadercentrum

5/10

In het advies voor het vervolg zal ook aandacht worden gegeven aan eventuele tijdelijke huisvesting van de raad en alternatieve gebruikswijzen van het vergadercentrum.

4. Resultaat De volgende varianten zullen worden onderzocht: • Optimalisaties en aanpassingen aan de raadszaal op de huidige plek. • De raadszaal in de Gravenzaal of gravenzolder. Hier zal over gemengd gebruik moeten worden nagedacht of een alternatief bruiloften. • Overkapping van de binnenplaats. De beperkingen van de Fabricius kamer en het huidige vergadercentrum worden ook onderzocht en meegenomen evenals de toegankelijkheid van het vergadercentrum. Het wordt niet uitgesloten dat er nog een ander idee uit het vervolgtraject naar voren komt. Bovenstaande opties hebben ook invloed op de positie en andere aspecten van de andere ruimtes in het vergadercentrum. Dit zal worden meegenomen in de verkenning. Van deze varianten wordt de benodigde ruimtelijke, functionele en technisch aanpassingen op hoofdlijnen in kaart gebracht waarbij de impact op de monumentale waarden zal worden meegenomen. Per variant zal een kostenraming worden gemaakt op kentallen niveau. Deze varianten worden vergeleken en zullen met bijbehorend advies voor een vervolgtraject aan de raad te besluitvorming worden voorgelegd.

5. Uitgangspunten en randvoorwaarden 5.1 Functionele uitgangspunten Gewenst is een goed functionerend vergadercentrum voor de raad waarbij in de raadszaal en de Fabricius kamer een opstelling kan worden gemaakt, die meer dan de huidige raadzaal, voldoet aan de eisen van deze tijd. Onderstaande aspecten zullen op hoofdlijnen worden meegenomen in de afweging van de varianten: - Duurzaamheid Wat is de potentiële impact van de varianten op de verschillende aspecten van duurzaamheid (multifunctionaliteit, hergebruik, energieverbruik, klimaatadaptatie en toekomstbestendigheid. Welke kansen biedt de variant voor aanvullende maatregelen en sluit het aan bij de huidige doelstellingen (zoals beleid en versnelling verduurzaming gemeentelijk vastgoed). - Soberheid, doelmatigheid Welke ingrepen zijn noodzakelijk voor de varianten en welke kosten en baten horen hierbij? En welke ingrepen leveren een efficiëntie slag op door deze tegelijk te verkennen. - Toegankelijkheid Integrale toegankelijkheid van het vergadercentrum zal in de afweging van de verschillende varianten worden meegenomen. De vraag hierbij is of verschillende aspecten van toegankelijkheid goed zijn op te lossen, zoals betreedbaarheid, bruikbaarheid, bereikbaarheid en inclusie en wat daarvoor nodig is. - Monumentale waarden.

Welke impact hebben de verschillende varianten op de monumentale waarden en is het oplosbaar? Het stadhuis is een rijksmonument en dit biedt weinig ruimte voor aanpassingen. Zorgvuldigheid is hier van belang en de gemeente en de Rijksdienst voor Cultureel Erfgoed

Startnotitie Verkenning raadszaal en vergadercentrum

6/10

-

-

(RCE) zullen hierin samen het gesprek voeren over de opgave en de mogelijkheden in relatie tot de monumentale waarden. Politiek Er zal ook aandacht komen voor de verschillende vergaderopstellingen en hoe deze bijdraagt een levendiger en interactiever politiek debat. Denk hierbij aan zichtlijnen op elkaar, het publiek en de AV-middelen. De gelijkwaardigheid van de opstelling, en ruimte voor publiek en pers en de uitbreidbaarheid naar 45 zetels. Kosten Wat zijn de kosten om de variant te realiseren? Functionaliteit Is de variant bruikbaar, wenselijk, voldoet het aan de uitgangspunten?

De uitgangspunten voor de raadszaal zijn: o Goede klimaatregeling. De temperatuurregeling binnen de huidige raadzaal werkt niet naar behoren. o Een goede invulling geven aan het duale stelsel. Dit betekent algemeen bestuur/ambtelijke organisatie en dagelijks bestuur niet door elkaar heen maar wel in elkaars nabijheid huisvesten. o Multifunctioneel gebruik van het vergadercentrum is gewenst. Denk hierbij aan bijeenkomsten van grotere groepen, personeelsbijeenkomsten, informatiebijeenkomsten, lezingen, cursussen en een incidentele receptie. De vaste opstelling in de zaal moet tegemoetkomen aan zoveel mogelijk verschillende gebruiksdoelen. Dit om aan de ene kant de multifunctionele opties van de zaal te behouden en aan de andere kant het aantal ‘op- en afbouw’ moment te verkleinen. o Raadzaal, fractiekamers, Griffie en de vergaderkamers/zalen vormen samen de raadseenheid. Deze ruimtes moeten in nabijheid van elkaar kunnen worden gerealiseerd. o Gebruik van Antichambre in toekomst. Deze wordt momenteel gebruikt door het college tijdens bijvoorbeeld een schorsing. o Plek voor Voorzitter, griffie en College, (nu 8 plekken). Dit aantal kan ook wijzigen bij mogelijke uitbreiding. o Plek voor 39 raadsleden met mogelijkheid tot uitbreiding op termijn. o Plek voor College, Voorzitter, griffie (nu 8 plekken). o Bode en ondersteuning in de zaal (nu 7 plekken).

o Bij voorkeur uitbreiding van het aantal tribune plaatsen (nu 45 plaatsen) o Aparte plekken voor de media waar men comfortabel kan zitten inclusief stroomvoorziening en bij voorkeur bescherming tegen inkijk op scherm vanuit publiek (nu 6 persplekken). o Voldoende beweegruimte (het is lastig achter de stoelen langs te lopen). o Aparte plek voor spreker (bv speekgestoelte) om het debat beter te faciliteren. o Toegenomen behoefte aan hybride functies. o Avondtoegang raadseenheid (24 uurs toegang) met eigen compartiment zonder bewaker. o Korte looplijnen voor het publiek naar de raadszaal is gewenst om te voorkomen dat publiek het hele gebouw door moet om publieke ruimten te bereiken. o Wachtruimte voor het publiek in nabijheid van de zalen (nu in de refter voorzien) o Goede zichtlijnen op presentatiemiddelen De wensen voor de commissiekamer zijn: o Goede klimaatregeling. De temperatuurregeling werkt niet naar behoren. o Multifunctioneel gebruik is gewenst.

Startnotitie Verkenning raadszaal en vergadercentrum

7/10

o o o o o o o o o o o

Aparte plek voor spreker (bv speekgestoelte). Plek voor Voorzitter, griffie, (2 plekken). Plek voor portefeuillehouder en ondersteuner (2 plekken). 26-32 commissieleden (nu 16 plekken) 16-23 tribune plaatsen, 10-15 gasten en 6-8 voor fracties (nu 17 plaatsen) Voldoende beweegruimte. Toegenomen behoefte aan hybride functies. Avondtoegang raadseenheid (24 uurs toegang) met eigen compartiment zonder bewaker. Korte looplijnen voor het publiek naar Fabriciuskamer is gewenst om te voorkomen dat publiek het hele gebouw door moet om publieke ruimten te bereiken. Wachtruimte voor het publiek in nabijheid van de zaal. Goede zichtlijnen op presentatiemiddelen.

5.2 Ruimtelijke en planologische randvoorwaarden o Nota Ruimtelijke Kwaliteit o Omgevingsvisie Haarlem 2045 (toegankelijkheid maakt hier onderdeel van uit) o Duurzaamheid/ Klimaatbeleid o Raadsnota nieuwbouw aardgasvrij en duurzaam 5.3 Financiële en juridisch randvoorwaarden De volgende juridische kaders zijn van toepassing: • Gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid • Aanbestedingswet 2012 met de daarbij behorende Gids Proportionaliteit; • Redengevende omschrijving van orde 1 rijksmonument_19255 d.d. 27 november 1969 IPP (haarlem.nl). • Rijksmonumenten beleid Erfgoedwet 5.4 Toelichting op de relatie met andere projecten - Programma “kies je werkplek” voor het stadhuis (studie naar bezetting en hybride werken). Dit levert mogelijk een functieverschuiving op binnen het stadhuis. Hierin wordt onderzocht of alle huidige functies in het stadhuis blijven en mogelijk komen er een aantal nieuwe functies bij. Dit kan invloed hebben op het gebruik van het gebouw en indien van toepassing wordt die input op hoofdlijnen meegenomen. - Verduurzaming gemeentelijk vastgoed. In september 2023 is (2023/540627) door het college het raadsvoorstel “versnellingsprogramma verduurzaming gemeentelijk Vastgoed’ vastgesteld voor het vastgoed van de gemeente. Hierin wordt voorgesteld duurzaamheid niet per maatregel maar per pand uit te voeren.

De maatregelen die conform dit voorstel voor het vergadercentrum zijn meegenomen maken onderdeel uit van de scope van de verkenning. Daarnaast bieden bepaalde varianten voor de verkenning bieden wellicht kansen voor aanvullende maatregelen. Dit zal in de verkenning worden meegenomen en voorgelegd. - Masterplan huisvesting gemeente/ Visie op huisvesting hoofdgebouwen gemeente Haarlem en Zandvoort. Een studie naar het ruimtebeslag, de relaties en indeling van het bestuurlijke en ambtelijke deel van het stadhuis. Resultaten uitkomsten van deze studie zullen als uitgangspunt worden meegenomen. In deze studie zijn al wat voorbereidende analyses gedaan naar ruimtes binnen het vergadercentrum zoals de Fabriciuskamer welke in de verkenning worden meegenomen. Vanaf moment van deze startnotitie maakt dit deel van het project onderdeel uit van de scope van voorliggende verkenning.

Startnotitie Verkenning raadszaal en vergadercentrum

8/10

6. Financiën Voor het uitvoeren van de werkzaamheden is een bedrag nodig van € 245.000, - excl. BTW. Om een integrale verkenning te maken is ten opzichte van de startnotitie van 8 juni, scope vanuit bestaande projecten uit de organisatie toegevoegd. Deels zijn dit werkzaamheden die onder andere projecten vielen en nu integraal onderdeel uitmaken van dit project (ca 90k duurzaamheid en toegankelijkheid en huisvestingsadvies). Het totaalbedrag is gebaseerd op een inschatting van de kosten. Voor onder andere interne inzet en procesbegeleiding en besluitvorming (ca 70k), en externe expertise voor de ruimtelijke verkenning, op gebied van onder andere huisvesting, architectuur, techniek, monumenten, toegankelijkheid, duurzaamheid en kosten. 10% van de BTW is kostprijs verhogend. Dit betekent dat 2,1% van het nettobedrag als (extra) kosten maken onderdeel uit van bovenstaand budget. Het benodigde budget voor de verkenning is beschikbaar en wordt betaald uit de volgende budgetten: Vastgoed advieskosten € 195.000, FAZA advieskosten € 50.000, -

7. Risicoanalyse Bij het vervolgtraject en uitvoering van de verkenning zullen de volgende aandachtspunten een belangrijke plek krijgen: 1. Communicatie en draagvlak binnen en buiten de gemeenteraad, griffie en de gemeentelijke organisatie. Het is een belangrijk gebouw voor de stad, de historie en de democratie van Haarlem. Dit vraagt om een zorgvuldig proces en communicatie vanaf de eerste stap. 2. Het is een rijksmonument wat meer risico’s en dus kosten met zich meebrengt (langere doorlooptijd, onverwachte technische kosten, draagvlak). Dit vraag om een zorgvuldig proces en stelt beperkingen aan de functionaliteit en de technische kwaliteit

8. Proces en planning De ontwikkeling doorloopt de fases van het Haarlems Ruimtelijk Planproces. In de initiatieffase vindt een integrale verkenning plaats van het project waarbij gekeken wordt waar het aansluit bij het vigerende beleid en waar het project mogelijk afwijkt. De planning is globaal als volgt:

Fase

Product

Initiatieffase (uitgangspunten en • Uitkomst studie en voorstel randvoorwaarden, globale proces vervolgtraject verkenning van opgave en kansen) -

-

Bevoegdheid

Planning

• Raad

Q3 2024

Q1 2024 opstellen uitvraag Q1 2024 Aanbesteding verkenning

Startnotitie Verkenning raadszaal en vergadercentrum

9/10

-

Q2 2024 Start verkenning Q2 2024 Conceptrapport bespreken Q3 2024 Afronden studie en advies en voorbereiden besluitvorming Sessie met de raad voorafgaand aan besluitvorming Q3/Q4 2024 Besluitvorming door de raad

In de besluitvorming zullen de varianten uit de verkenning worden voorgelegd aan het bestuur met de afwegingen. Hierbij zal ook de relatie met de andere projecten worden benoemd en meegenomen. Na deze besluitvorming zal een vervolgtraject worden voorgesteld.

9. Communicatie, participatie en inspraak De Rijksdienst voor Cultureel Erfgoed (RCE) en de Adviescommissie Ruimtelijke Kwaliteit (ARK) zullen in deze fase worden betrokken. De uitkomsten van dit gesprek zullen worden meegenomen in het voorstel aan de raad. Het proces leent zich niet voor externe participatie in deze fase. Als na afronding van deze fase een vervolg komt zal het participatie- en inspraakplan (PIP) verder worden uitgewerkt. Wettelijke inspraak is niet aan de orde in deze fase.

10. Bijlage Geen

Startnotitie Verkenning raadszaal en vergadercentrum

10/10