Bijlage Advies afdoening openstaande aanbevelingen Duisenberg t.b.v. behandeling jaarstukken 2023

Advies Duisenberg rapporteurs 2024 inzake reactie college op openstaande aanbevelingen jaarstukken 2019 en 2022

Inhoudsopgave 1.

Inleiding

3

2.

Aanbevelingen

3

2.1

Aanbevelingen jaarrekening 2019

3

2.2

Aanbevelingen jaarrekening 2022

4

2

1.

Inleiding In 2024 is voor de vijfde keer onderzoek naar twee beleidsvelden uitgevoerd met behulp van de Duisenberg Light methode, namelijk naar de Jaarstukken 2023. In dit document wordt aan de hand van de reactie van het college inzake de opvolging van de nog openstaande aanbevelingen advies uitgebracht door de huidige Duisenberg rapporteurs. In januari 2024 heeft er een gesprek plaatsgevonden tussen de Duisenbergrapporteurs 2023, de wethouder Financiën, de concerncontroller en de accountant over de opvolging van een tweetal aanbevelingen, te weten: 1. Doelen helderder, controleerbaar en stuurbaar (2023/1384454) 2. Toelichten toevoegingen en onttrekkingen reserves (2023/1384513) Afgesproken is dat de accountant een voorstel maakt om deze aanbevelingen op te volgen en deze voorlegt aan de Auditcommissie. De Auditcommissie brengt vervolgens advies hierover uit aan de raad. Over de andere nog openstaande aanbevelingen zal advies worden uitgebracht door de huidige Duisenberg rapporteurs. Dit wordt hieronder per aanbeveling aangegeven.

2.

Aanbevelingen 2.1 Aanbevelingen jaarrekening 2019 Aanbeveling jaarrekening 2019: Digitalisering primaire werkprocessen in fysieke en sociale domein opnemen in ICT strategie (2020/0609756) Stel een ICT-strategie op die meer tempo maakt met digitalisering van primaire werkprocessen in het fysieke en sociale domein. Conclusie voor Identiek aan vorige reactie college: Het college deelt de mening dat afdoening digitalisering een omvangrijke en complexe opgave is die alle aspecten van de gemeente raakt. Tijdens de raadsbijeenkomst van 10-11-2022 stelt de raad dat de door het college toegezegde digitaliseringsstrategie niet voor de behandeling van de begroting aan de raad is voorgelegd. Ook is er nog geen duidelijkheid over wanneer deze nota en ook de roadmap wordt voorgelegd. Om die reden is besloten deze aanbeveling als nog niet opgevolgd te beschouwen. Het duurt langer om de plannen voor digitalisering concreet te krijgen. De uitwerking van de informatienota Prioritering 2023 speelt hierin mee. Het kost meer tijd en inspanning dan ingeschat om de lopende en geplande projecten op te halen en weer terug te vertalen naar doelstellingen waar de raad zich in kan herkennen en om de prioriteiten vanuit de verschillende domeinen op elkaar af te stemmen. Naar verwachting zal medio 2024 meer duidelijkheid qua planning en inhoud kunnen worden gegeven.

Het college beschouwt de aanbeveling daarom als nog op te volgen.

3

Advies rapporteurs

Het advies van de rapporteurs aan de raad luidt deze aanbeveling als nog niet afgedaan te beschouwen.

2.2 Aanbevelingen jaarrekening 2022 Aanpassing formats nota's en gebruik eenduidige en begrijpelijke termen (2023/1384442) a. In zowel de formats voor begroting en jaarverslag als in de formats voor alle overige relevante beleidsstukken en kaderstellende nota's een aanpassing te doen, zodat steeds wordt begonnen met het beantwoorden van de volgende vragen: - Waarom doen we dit? Aanleiding, bijvoorbeeld het oplossen van een probleem, uitvoeren van een wettelijke taak, aanpassing in wet en regelgeving; - Wat willen we bereiken? Doelstelling, met indien nodig subdoelstellingen (met effectindicatoren); - Wat gaan we daarvoor doen/hebben we gedaan? Prestaties (met prestatie indicatoren), met daarbij indien van toepassing aangeven of de gemeente dit zelf uitvoert of dat het (gedeeltelijk) uitgevoerd wordt via een verbonden partij of subsidie; - Wat hebben we bereikt? Bij stukken als voortgangsrapportages en het jaarverslag beschrijven of en in welke mate er al dan niet door de prestaties voortgang is geboekt op het behalen van de gestelde doelen. Wanneer er geen concrete cijfermatige indicatoren zijn, geef dan via de verslaglegging weer wat de ervaring/bevinding/gevoel van de betrokken ambtenaren is; - Wat gaat het kosten/wat heeft het gekost? Begroting van middelen bij de doelen en prestaties en verantwoording van bestede middelen, na realisatie. b.

De beantwoording van deze vragen kan in begroting en jaarverslag kort en bondig zijn, mits in de tekst verwijzingen (hyperlinks) opgenomen worden naar het relevante document met verdere uitleg. c. Gebruik eenduidige en voor iedereen begrijpelijke termen. Als een term uitleg behoeft geef die dan, desnoods door een verwijzing. En zorg er voor dat termen in alle relevante stukken gelijk zijn. Bijvoorbeeld wat is voor de gemeente een 'kwaliteitstoerist' en wat wordt bedoeld met een 'stadmaker'. Conclusie voor a. Zoals het college in haar collegereactie op openstaande aanbevelingen uit afdoening september 2023 stelde: ‘De eerste voorgestelde vraag ‘Waarom doen we dit?’ is bij sommige doelen eenvoudig kernachtig te beantwoorden en bij andere doelen is dit niet in enkele zinnen te vatten. Voor de begroting en jaarrekening geldt dat het abstractieniveau hoger ligt dan in specifieke beleidsstukken, namelijk het niveau van programma’s. Daarom is in de begroting en de jaarrekening de missie en de visie beschreven op programmaniveau en niet op beleidsveldniveau. De specifieke missie, visie en acties op doelniveau (per beleidsveld) worden beschreven in de betreffende beleidsdocumenten. Deze worden in de programmabegroting opgesomd vooraan bij elk programma.

De overige vragen ‘Wat willen we bereiken’, ‘Wat gaan we daarvoor doen/hebben we gedaan’, ‘Wat hebben we bereikt’ en ’Wat gaat het kosten/wat heeft het gekost?’ vormen de structuur van het bestaande programmadeel in de P&C producten’. Het college stelt voor om de opvolging van onderdeel a van deze aanbeveling plaats te laten vinden door de wens tot het opnemen van deze vragen te betrekken bij het traject nieuwe formats raadsnota’s.

4

b. De beantwoording van deze vragen vormt de structuur van het huidige programmadeel in de P&C producten. Het college erkent dat in deze teksten soms consequenter verwezen kan worden naar nota’s middels hyperlinks, bijvoorbeeld bij vaktermen, begrippen en nadere toelichting van beleid. Het college heeft hier bij de Programmabegroting 2024-2028 en Jaarstukken 2023 verbetering in aangebracht. Hiermee is voor het college dit deel van deze aanbeveling afgedaan.

Advies rapporteurs

c. Zie bovenstaande reactie op onderdeel b uit deze aanbeveling. Hiermee is voor het college dit deel van deze aanbeveling afgedaan. Het advies van de rapporteurs aan de raad luidt: a. dit onderdeel als nog niet afgedaan te beschouwen en de uitkomst van het project Verbetering kwaliteit stukken af te wachten b. dit onderdeel als niet afgedaan te beschouwen. Er is inderdaad een verbetering te zien in genoemde stukken maar omdat er nog niet verwezen kan worden naar onderliggende stukken die de juiste structuur hebben, kan dit punt dus nog niet als afgedaan worden beschouwd. Dat kan pas als onderdeel a. ook is afgedaan. c. dit onderdeel als niet afgedaan te beschouwen. Idem als b.

Doelen helderder, controleerbaar en stuurbaar (2023/1384454) Maak de doelen helderder, controleerbaar en stuurbaar. Of maak zo nodig gebruik van hoofden subdoelen. a. Specifiek voor programma 4.2 Toerisme gaat de jaarrekening en begroting uit van een balans tussen de (kwalitatieve) groei van toerisme en de ervaren overlast. Maak duidelijk waar de balans naartoe mag bewegen zodat de raad kan beoordelen of we op de goede weg zijn. Lukt dat niet? Scheidt dan de doelen zodat er per doelstelling acties ondernomen kunnen worden (beleidsveld 4.2 Economie, toerisme en cultuur) b. Specifiek voor programma 6.2 rond 'Nieuwe Democratie': Voor dit doel 'Meer Haarlemmers participeren in het besturen van de stad' zijn in het actieprogramma 'Nieuwe Democratie' zowel doelen geformuleerd rond participatie initiatieven vanuit de gemeente, top-down, als doelen rond participatie initiatieven vanuit de stad, bottom-up. Wanneer dit in het nieuwe actieprogramma ook het geval is, breng deze scheiding dan ook aan in het doel in de begroting door deze te splitsen of gebruik te maken van hoofd- en subdoelen. Voorstel college a. Het doel waar dit deel van de aanbeveling over gaat ‘Kwalitatieve groei voor afdoening toerisme met aandacht voor de leefbaarheid bewoners’ was onderdeel van de doelenbomen opgenomen in de begroting en Jaarstukken 2022.

Dit doel is niet opgenomen in de huidige doelenbomen, vastgesteld door de raad op 2601-2023. In het advies van de Duisenbergrapporteurs op openstaande aanbevelingen uit oktober 2023 geven de Duisenbergrapporteurs aan dat ook voor deze doelen geldt dat het noodzakelijk is duidelijkheid te geven over waar de balans naartoe beweegt. Het college neemt aan dat dit advies betrekking heeft op het nieuwe doel ‘Economische ontwikkeling in balans met wonen en leefbaarheid’ uit beleidsveld 4.2. Bij dit doel hoort de effectindicator ‘Percentage functiemenging: de verhouding tussen banen en woningen’ en de prestatieindicator ‘Woon- werkbalans: verhouding banen en inwoners’. Het college is van mening dat met deze indicatoren met bijbehorende streefwaarden voldoende wordt aangegeven wat de gewenste balans is. b. In de collegereactie op openstaande aanbevelingen uit september 2023 zegt het college: ‘Participatie kenmerkt zich door tweerichtingsverkeer tussen

5

Advies rapporteurs

gemeentelijke organisatie en burgers. Derhalve is zowel top-down als bottom-up communicatie en acties de kern van participatiebeleid. De initiatiefnemer kan zowel gemeente als burger/ondernemer/ontwikkelaar zijn. De burger kan participeren in plannen van de overheid (burgerparticipatie) en de overheid kan participeren in plannen van de burger (overheidsparticipatie). Beide vallen onder het doel meer participatie en zodoende acht het college het niet wenselijk om hier scheiding aan te brengen in de formulering van de doelstelling. Wel dienen beide gemonitord te worden (ontwikkelingen), daarom is er wel een scheiding aangebracht in effect en prestatie. In november 2023 wordt een nieuwe nota participatiebeleid aangeboden aan de raad, waarin de definities van deze begrippen helder beschreven worden’. Het advies van de Duisenbergrapporteurs op openstaande aanbevelingen uit oktober 2023 hierop was: ‘Voor dit onderdeel van deze aanbeveling is de reactie van het college hetzelfde als hun reactie op de concept aanbeveling voor vaststelling van de raad. Er is door het college niets gedaan aan opvolging van de aanbeveling’.

In deze huidige collegereactie geeft het college aan dat zij zich nog steeds kan vinden in doel ‘Zoveel mogelijk Haarlemmers hebben de mogelijkheid in participeren in het besturen van de stad’, omdat dit doel zowel bottom-up als top-down participatie omvat en om microsturing in de P&C producten te voorkomen acht het college het niet wenselijk hier scheiding in aan te brengen. Hiermee is voor het college deze aanbeveling afgedaan. Het advies van de rapporteurs aan de raad luidt de aanbeveling als nog niet afgedaan te beschouwen. Toelichting: Onderdeel a. Het nieuwe doel beslaat wel een ander veld dan waar het onderzoek uit 2023 over ging. Dit doel is wel degelijk duidelijker en beter meetbaar. Wat betreft de afdoening: een doelstelling die niet meer in de doelenboom staat kun je niet duidelijker maken, dus in die is wat ons betreft afgedaan. Onderdeel b. Het college merkt terecht op dat participatie twee kanten op gaat, wat ook door de rapporteurs is gesignaleerd. Rapporteurs achten het echter wenselijk dat in de indicatoren onderscheid wordt gemaakt tussen deze twee vormen van participatie. Een goede prestatie in de ene vorm kan gepaard gaan met een slechtere prestatie in de andere vorm, en vice versa. Zonder dit onderscheid weet de raad niet welke maatregelen nodig zijn om verbetering te realiseren. Daarom is de splitsing noodzakelijk.

Het college stelt dat splitsen niet wenselijk is en heropent daarmee de discussie over de nut en noodzaak van deze aanbeveling. Deze aanbeveling is echter door de raad aangenomen en het college wordt daarom gevraagd deze op te volgen.

Kwantificeren en samenvatten van informatie en specifieke verwijzingen opnemen (2023/1384495) - Kwantificeer en vat samen waar kan en maak specifieke verwijzingen naar beschikbare stukken. - Veel indicatoren, prestaties en acties staan erg op zichzelf. Zorg voor een duidelijke verwijzing naar de achterliggende stukken (inclusief vermelding hoofdstuk, paragraaf en bladzijdenummer) en doelen . - Wees daarin ook samenvattend in de tekst. Is er in 1 of 2 zinnen mogelijk te zeggen wat een kwaliteitstoerist inhoudt? (beleidsveld 4.2 Economie, toerisme en cultuur).

6

Voorstel college voor afdoening

Advies rapporteurs

De huidige reactie van het college is gelijk aan de vorige collegereacties: De samenhang tussen doelen, prestaties en indicatoren wordt weergegeven in de doelenbomen, die opgenomen worden per programma in de P&C producten. De kaderstellende beleidsnota’s, waarin een uitwerking staat van aanleiding, doelen en beoogde effecten, worden in de programmabegroting opgesomd vooraan bij elk programma. Het college erkent dat in de verantwoordingsteksten soms specifieker verwezen kan worden middels hyperlinks naar onderliggende beleidsdocumenten, bijvoorbeeld bij begrippen als een ‘kwaliteitstoerist’ naar de nota waarin een definitie hiervan opgenomen is. Hier zal met ingang van de Jaarstukken 2023 extra aandacht aan worden besteed. Hiermee stelt het college deze aanbeveling af te doen bij de Jaarstukken 2023. De rapporteurs van 2024 constateren inderdaad verbeteringen in de Jaarstukken 2023. Het college heeft toegezegd dat er extra aandacht besteed zal worden. De raad doet er goed aan scherp te blijven op deze toezegging. Op basis daarvan kan deze aanbeveling wat betreft de Duisenbergrapporteurs als afgedaan worden beschouwd.

Nieuwe raadsconferentie (2023/1080370) De overgenomen aanbeveling luidt om aan het begin van de volgende raadsperiode wederom een raadsconferentie te organiseren waar voldoende tijd en aandacht kan worden geschonken aan de input vanuit de raad en fracties. Bij de afgelopen raadsconferentie is dit onvoldoende tot recht gekomen en hebben fracties door tijdsdruk niet meer de gelegenheid gekregen om op elkaars voorstellen te reageren. Conclusie voor Zoals in de eerdere collegereactie en het advies van de afdoening Duisenbergrapporteurs op openstaande aanbevelingen vermeld staat stellen zowel het college als het Duisenbergrapporteurs om bij de start van een nieuwe coalitieperiode een doelenbomenconferentie te organiseren. Daarmee wordt deze aanbeveling in het najaar van 2026 afgedaan. Advies Het advies van de rapporteurs aan de raad luidt deze aanbeveling als nog niet rapporteurs afgedaan te beschouwen en niet vooruit te lopen op afdoening in het najaar van 2026.

7

Dit is een uitgave van gemeente Haarlem, 20 mei 2024

________________________________ Postbus 511 2003 PB Haarlem Tel. 14 023 haarlem.nl 8