Bijlage 9 (Bijlagen bij anterieure overeenkomst) Protocol van Overdracht OR

1.1 Toetsing en Acceptatie De openbare ruimte binnen het plangebied wordt door de Ontwikkelaar (vrijwel) geheel in gebruik genomen als bouwterrein. Na oplevering van alle werkzaamheden wordt de openbare ruimte die in dit project wordt ontworpen en aangelegd aan de gemeente terug overgedragen. De gemeente neemt de openbare ruimte in beheer. Om de gerealiseerde openbare ruimte uiteindelijk in beheer te nemen wordt tijdens het proces op een aantal momenten getoetst of het ontwerp, respectievelijk de uitvoering, voldoet aan de daarvoor geformuleerde eisen. De gemeente toetst de ontwerpen en houdt toezicht op de kwaliteit gedurende de uitvoering (toezicht op afstand). De verantwoordelijkheid voor het voldoen aan de eisen ligt bij de ontwikkelaar, ondanks de (tussentijdse) toetsing door de gemeente.. De gemeente toetst de in de Annex opgenomen documenten en stelt een toetsings- en acceptatieplan op. De gemeente behoud haar verantwoordelijkheden als eigenaar en wegbeheerder en behoudt zich in die hoedanigheid, naar redelijkheid en billijkheid, het recht voor om van onderdelen die niet expliciet in het toetsing- en acceptatieplan zijn beschreven de specificaties op te vragen en te toetsen. De Ontwikkelaar verleent hieraan zijn medewerking. Levering van documenten geschiedt digitaal.

1.2 Verificatie en Validatie Om te waarborgen dat het ontwerp en uiteindelijk de realisatie van de openbare ruimte voldoet aan de gestelde uitgangspunten en eisen dient de Ontwikkelaar zelf, middels verificatie en validatie van de gestelde eisen, aan te tonen dat aan de eisen wordt voldaan. Dit geldt voor zowel de algemene eisen uit hoofdstuk 2 als de functionele en ontwerpeisen in hoofdstuk 3 en de technische eisen per domein (hoofdstuk 4). Hieronder de eisen die gesteld worden aan de verificatie en validatie: - De Ontwikkelaar dient de Werkzaamheden met betrekking tot verificatie en validatie te verrichten, zodanig dat de resultaten van de Werkzaamheden expliciet en objectief aantoonbaar in overeenstemming zijn met de eisen aan (onderdelen van) het Werk en geschikt zijn voor het beoogde gebruik van (onderdelen van) het Werk zoals vermeld in de UAV-GC 2005. - Een keuring als bedoeld in § 21 UAV-GC 2005 is een verificatie en validatie. - De Ontwikkelaar dient gelijktijdig met het analyseren per eis een geldige V&V-methode te beschrijven en ter kennis te brengen van de gemeente.

- De V&V-methoden dienen: - te bestaan uit een bewijsvoeringmethode, een beoordelingscriterium, een beoordelaar en eventuele voorwaarden die invloed kunnen hebben op de verificatie en validatie; - betrekking te hebben op en relevant te zijn voor de betreffende eisen en (de onderdelen van) het Werk; - te voldoen aan de voorwaarden met betrekking tot de verificatie en validatie die bij de eisen in de Vraagspecificatie Eisen zijn genoemd. - De Ontwikkelaar dient een V&V-dossier op te stellen en actueel te houden. - Het V&V-dossier dient ten minste de tot dan toe verrichte verificaties en validaties te bevatten waarvan de volgende zaken zijn vastgelegd: - de betreffende objecten; - de betreffende eisen; - een beschrijving van de V&V-methode en afwijkingen ten aanzien van de geplande methode; - de bewijsvoeringmethode; - het beoordelingscriterium; - de eventuele voorwaarden die invloed kunnen hebben op de verificatie; - de functionaris die de V&V-activiteit heeft verricht (naam en - functie); - het objectieve resultaat van de V&V-activiteit (waarde);

1

-

de beoordelaar (naam en functie); het resultaat van de beoordeling. De Ontwikkelaar dient op basis van het verzamelde bewijs te beoordelen, vast te stellen en te verklaren dat aan de eisen is voldaan.

1.3 Oplevering en overdracht De ontwikkelaar dient voor de oplevering van de openbare ruimte een opleverdossier op te stellen. De oplevering van de openbare ruimte vindt pas plaats als de openbare ruimte is overgedragen conform het protocol van overdracht. Het protocol van overdracht beschrijft de wijze waarop de gerealiseerde openbare ruimte wordt overgedragen van achtereenvolgens de aannemer naar Ontwikkelaar, en van de Ontwikkelaar naar de gemeente. Het Protocol van overdracht is toegevoegd als bijlage bij dit PvE. Eisen die worden gesteld in het protocol zijn bindend. De openbare ruimte wordt pas in beheer genomen door de gemeente nadat (ook) het complete opleverdossier is aangeleverd. 1.3.1 Eisen aan het opleverdossier Het opleverdossier dient digitaal te worden aangeleverd en dient ten minste te bevatten: - Inhoudsopgave; - De definitieve versies van alle Documenten die binnen deze overeenkomst ter kennis zijn gebracht van de Opdrachtgever; - As-built tekeningen van permanente objecten en in de grond achtergebleven (hulp)constructies in pdf en in CAD formaat, incl. Toegepaste materialen.

- Documentatie revisie riolering en drainage; - Documentatie revisie openbare verlichting; - Opleverinspectie rioleringssysteem; - Ingevuld formulier “Areaalwijzigingen dagelijks beheer en onderhoud”; - Garantiecertificaten; - Test- en Keuringsrapporten; - Vergunningen/verklaring van geen bezwaar van de vergunningverleners; - Notulen van vergaderingen; - Wijzigingendossier; - Productcertificaten van de geleverde en verwerkte materialen; - Afvalstoffenadministratie; - Klachtenregister; - Huisaansluitingenregister; - Installatie beschrijvingen , tekeningen, schema's en gebruikshandleidingen / voorschriften; - Ondertekende formulieren zoals omschreven in het Protocol van overdracht. - Documentatie kunstwerken: - toelaatbare belastingen (verkeersklasse VOSB); - leveranciers (prefab beton, hekwerken ed.); - typenummers van toegepaste materialen (bijvoorbeeld tegenwerk); - kleurnummers van schilderafwerking; - garantieverklaringen verstrekt door leveranciers/hoofdaannemer.

2

Bijlage 1 Protocol van overdracht

Protocol van Overdracht

3

Inhoudsopgave 1

Inleiding ......................................................................................................... 5

2

Voortraject ...................................................................................................... 6

3 Overdracht aan gemeente Haarlem .................................................................... 7 3.1 Verzoek tot overdracht 7 3.2 Vooropname 7 3.2 Opname en overdracht van de openbare ruimte 7 3.3 Overdracht van openbare ruimte naar beheer van gemeente Haarlem. 8 3.4 Onderhoudstermijn 9 3.5 Eindinspectie voor het gehele gebied 9 3.6 Verantwoordelijkheden / aansprakelijkheden 9 4. Over te dragen documenten ......................................................................... 10 MODEL A : PROCES VERBAAL VAN INGEBRUIKNAME 11 MODEL B : PROCES VERBAAL VAN OVERDRACHT 12 MODEL C : PROCES VERBAAL VAN EINDINSPECTIE 13 Bijlage A Protocol van Overdracht: Standaard overdrachtsdocument 14 Bijlage B Hoeveelhedenstaat areaalwijzigingen Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage C PvE Opleveringsinspectie riolering 17

4

1 Inleiding Ontwikkelaar is onder meer verantwoordelijk voor de voorbereiding, realisatie en herinrichting van wegen, rioleringen, groengebieden etcetera. Op enig moment na de realisatie zal de Ontwikkelaar de openbare ruimte in eigendom, beheer en onderhoud moeten overdragen aan verschillende eigenaren en beheerders. Uitgangspunt is dat overdracht plaats vindt van complete plandelen. De gemeente zal de overdracht accepteren middels een overdrachtsdocument. In dit zogeheten 'protocol' zullen de overdrachtsprocedures met de verschillende partijen gebundeld zijn beschreven, teneinde per deelgebied tot een gelijktijdige overdracht van de Ontwikkelaar aan alle partijen te komen. Voor wat betreft de overdracht van beheer en onderhoud geldt dat vanaf het moment van overdracht, de volledige verantwoordelijkheid voor het onderhoud van de openbare ruimte wordt overgenomen van de Ontwikkelaar (slechts met uitzondering van eventuele uitsluitingen). Dit impliceert dat de Ontwikkelaar tot het moment van overdracht verantwoordelijk is voor het onderhoud van de openbare ruimte, (incl. speelterreinen) met uitzondering van de publieke taken als wetshandhaving, ophalen huisvuil, stroomlevering t.b.v. openbare verlichting et cetera. Deze laatste taken zijn, ook vóór de overdracht van de openbare ruimte, de verantwoordelijkheid van de Gemeente Haarlem vanaf de oplevering van de gebouwen.

5

2

Voortraject

De Gemeente Haarlem is als toekomstig beheerder van de openbare ruimte ook intensief betrokken bij het ontwikkelings- en realisatietraject. De gemeente zal de volgende fasedocumenten beoordelen: 1. Integraal Schetsontwerp openbare ruimte (als onderdeel van het Stedenbouwkundig Plan) 2. Integraal Voorlopig ontwerp openbare ruimte 3. Integraal Definitief ontwerp openbare ruimte 4. Integraal Uitvoeringsontwerp openbare ruimte en bestek In de realisatiefase zal de gemeente toezicht houden op de kwaliteit van de werkzaamheden om te waarborgen dat de werkzaamheden uitgevoerd worden conform het integrale ontwerp. De Ontwikkelaar dient de door de gemeente aangestelde toezichthouder(s) te allen tijden toegang te verschaffen tot het bouwterrein.

6

3

Overdracht aan gemeente Haarlem

In de procedure naar het in onderhoud nemen van de openbare buitenruimte door de Gemeente Haarlem zijn in hoofdlijnen de volgende stappen/momenten te onderscheiden: 1. Verzoek tot overdracht inclusief aanleveren revisiegegevens 2. Vooropname door de gemeente Haarlem 3. Opname van het werk door de gemeente Haarlem en overdracht van de openbare buitenruimte aan de gemeente Haarlem 4. Onderhoudstermijn Het proces van realisering en overdracht van de openbare buitenruimte wordt hieronder nader toegelicht.

3.1 Verzoek tot overdracht Zodra de Ontwikkelaar van oordeel is dat het Werk gereed is voor overdracht, zendt hij een schriftelijk verzoek daartoe aan de Opdrachtgever. Bij dit verzoek zijn de documenten t.b.v. de verificatie en validatie van de gestelde eisen bijgevoegd.

3.2 Vooropname De gemeente toetst, samen met de Ontwikkelaar, of er zichtbare gebreken aan het werk zijn die noodzakelijk hersteld moeten worden.

3.2 Opname en overdracht van de openbare ruimte Na het eventueel herstel van geconstateerde gebreken bij de vooropname wordt een inspectie gehouden. Het resultaat van de inspectie wordt door de Gemandateerde van de Gemeente Haarlem vastgelegd in een "Proces Verbaal van Inspectie voor Overdracht" (overeenkomstig model B). Voor de oplevering van de riolering geldt het ‘PvE opleveringsinspectie riolering’ welke als bijlage D bij het PvE is toegevoegd. Voor de inspectie van rioleringen dient Ontwikkelaar een video inspectie uit te voeren. Voor de inspectie van drainageleidingen dient de Ontwikkelaar een gangbaarheidscontrole door middel van doorspoeling te houden. Het resultaat dient in een rapportage te worden vastgelegd. Bij goedkeuring van het werk door de gemeente Haarlem, wordt het proces verbaal door beide partijen getekend. Kleine gebreken, die op korte termijn kunnen worden verholpen en een openbaar gebruik van de werken niet in de weg staan, kunnen geen reden zijn tot onthouding van goedkeuring. De Ontwikkelaar is gehouden deze gebreken zo spoedig mogelijk te herstellen. Deze gebreken staan vermeld in het Proces Verbaal van Inspectie voor Overdracht.

Voor de revisie en inspectie van riolering gelden de volgende eisen: - Eisen die zijn gesteld in ‘PvE opleveringspectie riolering’ - De opleverinspectie dient te worden uitgevoerd en beoordeeld conform de geldende NEN-normen en NPR 3398. Revisiegegevens, inclusief uitsluitend Panorama (IBAK)video inspecties, aanleveren binnen 14 dagen na oplevering. Inspectie en beelden op USB-stick of harde schijf aanleveren. 7

-

-

-

Het rioleringswerk dient te worden beoordeeld conform EN 13508-1 buitenriolering "inspectie en toestand beoordeling door middel van video-inspectie van riolen" en EN 13508-2 buitenriolering "classificatiesysteem" bij visuele inspectie van riolen". Alle toestandsaspecten moeten minimaal gelijk aan klasse 1 zijn. Na het aanbrengen van de hoofdriolering dienen de werkelijke (of eventuele afwijkende definitieve) hoogtematen van b.o.b. (binnen onderkant buis) en straathoogten opnieuw ingemeten te worden en op een revisietekening te worden vermeld. Ook de inlaten (b.o.b.) vanuit de inspectieputten dienen te worden ingemeten en als basis te dienen voor de rioolinspectie. Aansluitleidingen intekenen op de digitale revisietekening. Revisietekeningen (incl. maatvoering van inlaten en aansluitingen) maakt, vervaardigd in het R.D.-stelsel (Rijks Driehoek Stelsel) op DGN,SUF-RIB2 formaat (laatste versie) via de vastgestelde laagindeling. Aandachtspunt zijn de correcte coördinaten en de verplichte hellingshoek meting. Bestaande riolering op basis van bestaande riooltekening en bestaande putnummers. Lege SUF-tekening is te verkrijgen bij de gemeente.

Overdracht drainage Na afloop van de werkzaamheden wordt het drainsysteem schoon opgeleverd, de Ontwikkelaar levert een in de GBKH ingemeten revisie, hoogten ingemeten t.o.v. NAP, op schaal 1:200. De revisie wordt op tekening en digitaal (DGN-formaat) aan de gemeente overgedragen. Voor revisie en inspectie van de openbare verlichting gelden de volgende eisen: - Na plaatsing van de openbare verlichting dienen de exacte locaties te worden vastgelegd. - Daarbij dienen de volgende gegevens in te worden opgenomen: Locatiegegevens, datum, type, aantal, hoogte, nummer, materiaal, oppervlaktebehandeling, specificaties lichtbron en dimmer (allen conform paspoort afdeling DIA, gemeente Haarlem). - Vastlegging geschiedt dmv verwerken op een Toughtbook op locatie door Ontwikkelaar. - Toughtbook dient gereserveerd te worden bij afdeling DIA van de gemeente Haarlem. Gebruik conform bijgeleverde instructies DIA.

3.3

Overdracht van openbare ruimte naar beheer van gemeente Haarlem.

Volgend op de inspectie en het herstel van eventuele gebreken wordt de openbare ruimte overgedragen aan de gemeente, die deze in beheer neemt. De overdracht vindt plaats door de ondertekening van het proces verbaal door de Ontwikkelaar en de Gemeente Haarlem na de inspectie voor overdracht. De Ontwikkelaar garandeert hierbij dat de openbare ruimte normaal gebruikt wordt, d.w.z. dat er geen bouwverkeer meer door het overgedragen gebied gaat. Bij de overdracht gaan het onderhoud en beheer van de openbare ruimte, de rioleringen en drainage over naar de Gemeente. Bij de overdracht gaat het economisch eigendom (terug) over naar de Gemeente. Vanaf dat moment is de Ontwikkelaar niet meer aansprakelijk voor het optreden van verouderingsschade die een gevolg is van normaal gebruik van de openbare ruimte. Ontwikkelaar dient een hoeveelhedenstaat in te vullen van de wijzigingen in het areaal van de openbare ruimte. De invullijst hoeveelhedenstaat zijn als bijlage B bij protocol toegevoegd.

8

3.4

Onderhoudstermijn

De onderhoudstermijn zoals bedoeld in paragraaf 27 van de UAV-GC 2005 bedraagt 3 maanden, tenzij in de eisen anders is opgenomen.

3.5

Eindinspectie voor het gehele gebied

Na de onderhoudstermijn zal het werk wederom worden opgenomen om te constateren of de Ontwikkelaar aan zijn verplichtingen heeft voldaan. De procedure is hierbij analoog aan de procedure bij de overdracht. Met de ondertekening van het Proces Verbaal van Eindinspectie (model C) eindigt de onderhoudstermijn officieel.

3.6

Verantwoordelijkheden / aansprakelijkheden

Gedurende het gehele proces vanaf bouw tot en met het einde van de (contract-) verplichtingen van de Ontwikkelaar, zijn er drie aansprakelijkheden te onderscheiden: voor schade die wordt veroorzaakt door derden (niet zijnde gebruik van de buitenruimte of verkeer in opdracht van de Ontwikkelaar); voor onvolkomenheden t.o.v. het UO en voor verborgen gebreken. Gedurende het proces kunnen drie partijen aansprakelijk zijn voor deze schaden: de aannemer, de Ontwikkelaar en de Gemeente Haarlem. Wanneer wie aansprakelijk is waarvoor is aangegeven in de volgende tabel: Derden

Onvolkomenheid t.o.v. UO De Ontwikkelaar

Verborgen gebreken De Ontwikkelaar

Tot overdracht

De Ontwikkelaar

Onderhoudstermijn (na overdracht)

Gemeente Haarlem De Ontwikkelaar

De Ontwikkelaar

Beheer (na overdracht)

Gemeente Haarlem Gemeente Haarlem

De Ontwikkelaar

9

4.

Over te dragen documenten

De volgende documenten worden bij de overdracht aan de gemeente in enkelvoud overgedragen : 1. Ondertekend Proces Verbaal van Ingebruikname (model A) 2. Proces Verbaal van Overdracht (model B) 3. Proces Verbaal van eindinspectie (model C) 4. Ondertekend overdrachtsdocument (bijlage A) 5. Standaard overdrachtsdocument en de daarin gevraagde bijlagen (zie bijlage B) 6. Concept hoeveelhedenstaat van wijzigingen (zie bijlage C) 7. Financiële consequenties overdracht; 8. Gereviseerde tekeningen openbaar - niet openbaar gebied. 9. Set met relevante afspraken met project ontwikkelaars, verhuurders en eigenaren over bijvoorbeeld beheer en onderhoud pompinstallaties, drainageen andere leidingen, transformatoren, gebruik parkeergelegenheden, uitritten, zakelijke rechten etc. 10. Afschriften van aanvragen van of toekenningen van verkeersbesluiten. 11. Evaluatierapporten Bodemsaneringen 12. Alle documenten die betrekking hebben op de uitgevoerde werken: zie bijlage B

10

MODEL A : PROCES VERBAAL VAN INGEBRUIKNAME Project (locatie)

Op .... vond de Ingebruikname plaats van de werken: in deelgebied ......., project ......, binnen de begrenzingen aangegeven op aangehechte kaart ….

Geconstateerd is dat de navolgende werkzaamheden dienen te worden uitgevoerd in opdracht van de Ontwikkelaar :

Opgemaakt te ....... d.d.. Namens de Ontwikkelaar : Namens de Gemeente :

11

MODEL B : PROCES VERBAAL VAN OVERDRACHT Project (locatie) Op ……… vond de beheersoverdracht plaats van de werken: in deelgebied ………., project ……, binnen de begrenzingen aangegeven op bijgevoegde kaart, …... Met ondertekening van dit Proces Verbaal van Overdracht zijn, conform het protocol, de hiervoor genoemde werken door de Ontwikkelaar in beheer aan de Gemeente Haarlem overgedragen. 1. De overgedragen werken bevinden zich in de (nieuw)bouwlocatie ………., binnen de op aangehechte kaart aangegeven dikke stippellijn. (bijlage …..1) 2. De overgedragen werken zijn: - ………… , overeenkomstig UO …., revisie dd. ………, inspectiegegevens; - ………… , overeenkomstig bestekken …., revisie dd. ………, inspectiegegevens; 3. De oppervlakte van de overgedragen Openbare Ruimte bedraagt … m2 (zie ook bijlage ….) 4. Met de Ontwikkelaar is afgesproken dat de volgende werkzaamheden nog in de onderhoudsperiode zullen worden uitgevoerd: Zie bijlage ….2: Locatiespecifieke zaken

Opgemaakt te ....... d.d.. Namens de Ontwikkelaar : Namens de Gemeente :

12

MODEL C : PROCES VERBAAL VAN EINDINSPECTIE Project (locatie) Op ……… vond de eindinspectie plaats van de werken: in deelgebied ......., project ......, binnen de begrenzingen aangegeven op aangehechte kaart ….

Opgemaakt te ....... d.d.. Namens de Ontwikkelaar :

Namens de Gemeente:

13

Bijlage A Protocol van Overdracht: Standaard overdrachtsdocument Overdrachtsdocument Opgesteld dd………………….

(inclusief aanleveren revisiegegevens)

Identificatie Project: Korte omschrijving: Projectnummer: Datum projectopdracht: Opstellers document

Namens opdrachtgever/ ontvangende partij

Procesmanager:

Namens Ontwikkelaar/ overdragende partij

Projectleider (1e aanspreekpunt):

Beheerder Gebied:

Uitvoerder (eindverantwoordelijke uitvoerende partij):

(projectleider) Overdracht en projectevaluatie Tekeningnummer(s): Bestek: Proces verbaal van oplevering: Einde onderhoudstermijn: Geconstateerde gebreken en afspraken m.b.t. herstel Werk uitgevoerd conform projectopdracht / p.v.e.? (technische) afwijkingen t.o.v. projectopdracht / p.v.e.:

(van de aannemer)

ja / nee

Opmerkingen ten aanzien van opdrachtformulering: Overige opmerkingen t.a.v. voorbereidingstraject: Overige opmerkingen t.a.v. realisatietraject: Revisiegegevens Betreft areaaluitbreiding Nieuwe eigendomsgrenzen Wegen: Riolering:

ja / nee ja / nee Mutaties: ja / nee

Zo ja, specificatie

Mutaties: ja / nee

Zo ja, specificatie

Zo ja, specificatie

(stelseltype, fundering, etc)

14

Kolken:

Mutaties: ja / nee

Zo ja, specificatie

Drainage:

Mutaties: ja / nee

Zo ja, specificatie

Grondwater:

Mutaties: ja / nee Mutaties: ja / nee

Verandering (ja/nee)

Groen:

Mutaties: ja / nee

Zo ja, specificatie

Speelvoorzieningen:

Mutaties: ja / nee

Zo ja, specificatie

OV:

Mutaties: ja / nee

Zo ja, specificatie

Energie (pompen/gemalen):

Mutaties: ja / nee

Zo ja, specificatie

Oevervoorzieningen:

Mutaties: ja / nee

Zo ja, specificatie

Kunstwerken:

Mutaties: ja / nee

Zo ja, specificatie

(type, aantal, etc)

Straatmeubilair:

Zo ja, specificatie (prullenbak, bank, aantal, etc)

(boomtype, leeftijd, type heester, aantal, etc)

(type, valondergrond, aantal, etc)

(masttype, lamptype, armantuur, aantal,etc)

(type, aantal)

(type, lengte)

3.1.1 Bijlagen Digitale bestekstekeningen: Bestek: Gewijzigde opzichterstekeningen: Revisietekeningen: Overig: Naam: Akkoord Ontwikkelaar

Ja / nee Ja / nee Ja / nee Ja / nee Ja / nee Naam: Akkoord opdrachtgever

15

16

Bijlage C PvE Opleveringsinspectie riolering Is als aparte bijlage bij het PvE Openbare ruimte toegevoegd

17

Bijlage D

Plangrenzen openbare ruimte

Plangrens

Zie bijlage 2 bij de AO

18