Document · PDF

Bijlage 4 Definitieve jaarrekening NHA 2023

gemeenteraad 27 juni 2024, gemeente HaarlemBij agendapunt: Zienswijze op de herziene begroting 2024 en de ontwerpbegroting 2025, informeren over jaarrekening 2023 gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief16.179 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 2 van 2

Voor het activeren van materiële vaste activa wordt een ondergrens gehanteerd van € 1.000. De materiele vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten, worden lineair afgeschreven in:    

  

maximaal 40 jaar: bedrijfsgebouwen; depotinrichting (vaste en verrijdbare stellingen nagelvast) maximaal 25 jaar: renovatie, restauratie en aankoop bedrijfsgebouwen; depotinrichting (vaste en verrijdbare stellingen niet nagelvast) maximaal 15 jaar: technische installaties in bedrijfsgebouwen maximaal 10 jaar: productiemachines en/of apparatuur, veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen; telefooninstallaties; kantoormeubilair; nieuwbouw tijdelijke bedrijfsgebouwen; groot onderhoud bedrijfsgebouwen maximaal 5 jaar: zware transportmiddelen; aanhangwagens; personenauto’s; lichte motorvoertuigen maximaal 5 jaar: automatiseringsapparatuur; readers en printers niet: gronden en terreinen

Financiële vaste activa De financiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de oorspronkelijke verkrijgingsprijs (de inkoopprijs en de bijkomende kosten) verminderd met de jaarlijkse aflossingen, afschrijvingslasten en afwaarderingen wegens duurzame waardeverminderingen. Duurzame waardeverminderingen worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen. Zo nodig is een voorziening voor verwachte oninbaarheid op de boekwaarde in mindering gebracht.

Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar De uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar worden gewaardeerd tegen nominale waarde. In geval van verwachte oninbaarheid is een voorziening in mindering gebracht. Deze voorziening wordt statisch bepaald.

Liquide middelen De liquide middelen zijn opgenomen tegen nominale waarde.

Overlopende activa De overlopende activa zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. In geval van verwachte oninbaarheid is een voorziening in mindering gebracht. Deze voorziening wordt statisch bepaald.

Eigen vermogen In het BBV worden reserves omschreven als vermogensbestanddelen die als eigen vermogen zijn aan te merken en die vanuit bedrijfseconomisch standpunt vrij te besteden zijn. De vaststelling van de noodzakelijke omvang van de reserves is een zaak van het bestuur. Zodra het bestuur aan een reserve een bepaalde bestemming heeft gegeven, is er sprake van een bestemmingsreserve. Om die reden kunnen bestemmingsreserves naar de situatie per ultimo verslagjaar geen negatieve stand kennen. Mutaties in reserves, waaronder de egalisatiereserve en bestemmingsreserves, zijn enkel mogelijk op basis van een bestuursbesluit. De reserves worden gewaardeerd tegen nominale waarde.

Vaste schulden, met een rentetypische looptijd langer dan één jaar De vaste schulden zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde (hoofdsom), verminderd met het totaal van de gedane aflossingen. De vaste schulden hebben een rentetypische looptijd van één jaar of langer.

Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar De netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar zijn gewaardeerd tegen nominale waarde.

Overzicht van baten en lasten

Raming van baten en lasten Lasten

Begroting 2023 Baten Saldo

Programma's Het beheren en beschikbaar stellen van archieven

5.814.314

Bestuur en ondersteuning Overhead Algemene dekkingsmiddelen Vennootschapsbelasting

2.210.727 -

Gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten

8.025.041

Mutaties reserves

Mutaties reserves Egalisatiereserve Bestemmingsreserve - groot onderhoud Kleine Houtweg Bestemmingsreserve - digitaal zichtbaar maken Bestemmingsreserve - filmexperience digitalisering Bestemmingsreserve - onttrekking "archief van de toekomst"

8.115.466

Herziene begroting 2023 Lasten Baten Saldo

Lasten

2.301.152

6.269.944

2.289.433

6.100.632

-2.210.727 -

2.248.319 -

-2.248.319 -

2.287.323

90.425

8.518.263

41.114

8.387.955

8.115.466

Begroting 2023 Toevoeging Onttrekking Saldo

200.000

64.862 44.713

8.559.377

Herziene begroting 2023 Toevoeging Onttrekking Saldo

64.862 -155.287

90.099 13.786

90.099 -186.214

15.000

200.000

Realisatie 2023 Baten Saldo

8.876.821

2.776.189

-2.287.323 8.876.821

488.866

Realisatie 2023 Toevoeging Onttrekking Saldo

90.099 7.087

90.099 -192.913

15.000

40.000

200.000

Totaal mutaties reserves

200.000

109.575

-90.425

200.000

158.886

-41.114

200.000

152.186

-47.814

Gerealiseerd resultaat

8.225.041

-0

8.718.263

8.587.955

9.029.007

441.052

Toelichting op het overzicht van baten en lasten

In onderstaand overzicht zijn de baten en lasten verder gespecificeerd. Vervolgens volgt in de paragrafen een verdere analyse van de afwijkingen tussen de begroting na wijziging en het resultaat dat in 2023 is gerealiseerd.

Noord-Hollands Archief

Begroting 2023 € %

Herz. begroting 2023 € %

Realisatie 2023 € %

GEREALISEERDE BATEN Bijdrage deelnemers in de gemeenschappelijke regeling Bijdragen overige overheidsorganisaties

(9.1) (9.2)

Totaal bijdragen overheid Overige opbrengsten

(9.3)

TOTAAL GEREALISEERDE BATEN

5.342.549 2.505.917

65,8% 30,9%

5.544.244 2.661.514

64,8% 31,1%

5.754.369 2.684.619

64,8% 30,2%

7.848.466

96,7%

8.205.758

95,9%

8.438.987

95,1%

267.000

3,3%

353.619

4,1%

437.833

4,9%

8.115.466 100,0%

8.559.377 100,0%

8.876.821 100,0%

-4.606.058 -867.000 -2.551.983

32,4% 42,4% 25,2%

-4.721.173 -1.060.708 -2.736.383

-4.444.326 -1.088.806 -2.854.823

-8.025.041

64,8%

-8.518.263 100,0%

GEREALISEERDE LASTEN Personeelskosten Materieel directe kosten Materieel indirecte kosten

(9.4) (9.5) (9.6)

TOTAAL GEREALISEERDE LASTEN Algemene dekkingsmiddelen Vennootschapsbelasting

(9.7)

Gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten Egalisatiereserve Bestemmingsreserve - groot onderhoud Kleine Houtweg Bestemmingsreserve - groot onderhoud Kleine Houtweg Bestemmingsreserve - filmexperience digitalisering Bestemmingsreserve - onttrekking "archief van de toekomst"

55,4% 12,5% 32,1%

-8.387.955 100,0%

90.425

41.114

488.866

64.862 -200.000 44.713 -

90.099 -200.000 13.786 15.000 40.000

90.099 -200.000 7.087 15.000 40.000

Totaal mutaties aan reserves

(9.8)

-90.425

-41.114

-47.814

GEREALISEERD RESULTAAT

(9.9)

-0

441.052

53,0% 13,0% 34,0%

9.1

Bijdragen deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling

Bijdrage deelnemers in de gemeenschappelijke regeling

Begroting 2023 € %

Herz. begroting 2023 € %

Realisatie 2023 € %

Bijdrage Rijk - huisvesting en exploitatie Bijdrage Rijk - Digitale Taken Rijkscollecties Bijdrage gemeente Haarlem - huisvesting en exploitatie Bijdrage gemeente Haarlem - digitaal informatiebeheer Bijdrage gemeente Velsen - exploitatie Bijdrage gemeente Velsen - digitaal informatiebeheer Bijdrage beheer Oude Boekerij en Bijzondere Collecties Bijdrage medewerkers Oude Boekerij en Bijzondere Collecties

2.363.825 50.000 2.174.030 238.022 302.613 100.491 20.000 93.568

29,1% 0,6% 26,8% 2,9% 3,7% 1,2% 0,2% 1,2%

2.472.946 50.000 2.220.435 263.014 313.681 110.600 20.000 93.568

28,9% 0,6% 25,9% 3,1% 3,7% 1,3% 0,2% 1,1%

2.681.895 50.000 2.220.437 263.623 313.681 111.165 20.000 93.568

30,2% 0,6% 25,0% 3,0% 3,5% 1,3% 0,2% 1,1%

Totaal deelnemers in de gemeenschappelijke regeling

5.342.549

65,8%

5.544.244

64,8%

5.754.369

64,8%

Bijdrage Rijk – huisvesting en exploitatie De bijdrage van het Rijk voor huisvesting en exploitatie voor 2023 valt € 208.949 hoger uit dan begroot vanwege de niet-begrote indexatie 2023.

Bijdrage Rijk – digitale taken rijkscollecties De bijdrage van het Rijk voor digitale taken rijkscollecties is conform de herziene begroting.

Bijdrage gemeente Haarlem – huisvesting en exploitatie Het dagelijks bestuur van het Noord-Hollands Archief heeft besloten om de door het Rijk bepaalde indexatie niet langer in rekening te brengen bij de overige partners (de gemeente Haarlem en de gemeente Velsen) voor het desbetreffende jaar, maar uitsluitend door te berekenen in de structurele bekostiging voor de daaropvolgende jaren. De bijdrage van de gemeente Haarlem voor huisvesting en exploitatie is, op een klein afrondingsverschil na, conform de begroting.

Bijdrage gemeente Haarlem – digitaal informatiebeheer De bijdrage van de gemeente Haarlem voor digitaal informatiebeheer valt € 608 hoger uit dan begroot omdat de bijdrage wordt berekend op basis van inwoneraantallen, die op het moment van facturatie hoger waren dan op het moment van begroting.

Bijdrage gemeente Velsen – exploitatie Het dagelijks bestuur van het Noord-Hollands Archief heeft besloten om de door het Rijk bepaalde indexatie niet langer in rekening te brengen bij de overige partners (de gemeente Haarlem en de gemeente Velsen) voor het desbetreffende jaar, maar uitsluitend door te berekenen in de structurele bekostiging voor de daaropvolgende jaren. De bijdrage van de gemeente Velsen voor exploitatie is conform de begroting.

Bijdrage gemeente Velsen – digitaal informatiebeheer De bijdrage van de gemeente Velsen voor digitaal informatiebeheer valt € 566 hoger uit dan begroot omdat de bijdrage wordt berekend op basis van inwoneraantallen, die op het moment van facturatie hoger waren dan op het moment van begroting.

Bijdrage beheer/medewerkers Oude Boekerij en Bijzondere Collecties De bijdrage van de gemeente Haarlem voor het beheer van collecties afkomstig uit de Bibliotheek ZuidKennemerland en voor de loonkosten van de conservator van deze collecties zijn conform de begroting.

9.2

Bijdragen overige overheidsinstanties

Begroting 2023 € %

Bijdragen overige overheidsorganisaties

Herz. begroting 2023 € %

Realisatie 2023 € %

Bijdrage gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en omgevingsdiensten Bijdrage gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en omgevingsdiensten - digitaal informatiebeheer Bijdrage provincie Noord-Holland Bijdrage provincie Noord-Holland - digitaal informatiebeheer

1.024.725

12,6%

1.136.796

13,3%

1.152.550

13,0%

563.973

6,9%

584.050

6,8%

587.832

6,6%

721.411 195.808

8,9% 2,4%

724.294 216.374

8,5% 2,5%

724.294 219.943

8,2% 2,5%

Totaal bijdragen overige overheidsorganisaties

2.505.917

30,9%

2.661.514

31,1%

2.684.619

30,2%

Bijdrage gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en omgevingsdiensten De bijdragen van de overige gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en omgevingsdiensten valt € 23.105 hoger uit dan begroot omdat de bijdrage berekend wordt op basis van het aantal inwoners. Het aantal inwoners was op het moment van facturatie hoger dan het moment van begroting.

Bijdrage gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en omgevingsdiensten – digitaal informatiebeheer Ook de bijdrage voor digitaal informatiebeheer was hoger dan begroot. Ook deze bijdrage wordt berekend op basis van het aantal inwoners, en het daadwerkelijke aantal inwoners in 2023 was hoger dan begroot.

Bijdrage provincie Noord-Holland De bijdrage van de provincie Noord-Holland is conform begroting.

Bijdrage provincie Noord-Holland – digitaal informatiebeheer De bijdrage van de provincie Noord-Holland voor digitaal informatiebeheer valt € 3.569 hoger uit dan begroot, omdat de bijdrage wordt berekend op basis van inwoneraantallen, die op het moment van facturatie hoger waren dan op het moment van begroting.

9.3

Overige opbrengsten

Begroting 2023 € %

Herz. begroting 2023 € %

Realisatie 2023 € %

Verschil vs. begroting € %

Depotverhuur Overige opbrengsten Dienstverlening Onderverhuur voorgebouw Kleine Houtweg Projectopbrengsten / -bijdragen

20.000 25.000 10.000 212.000 -

0,2% 0,3% 0,1% 2,6% 0,0%

50.000 20.000 10.000 240.619 33.000

0,6% 0,2% 0,1% 2,8% 0,4%

56.274 45.831 21.370 265.009 49.350

0,6% 0,5% 0,2% 3,0% 0,6%

6.274 25.831 11.370 24.390 16.350

0,0% 0,3% 0,1% 0,2% 0,2%

Totaal overige opbrengsten

267.000

3,3%

353.619

4,1%

437.833

4,9%

84.214

0,8%

Depotverhuur De opbrengsten uit depotverhuur zijn € 6.724 hoger dan begroot omdat een opzegging die begroot was, is uitgesteld.

Overige opbrengsten De overige opbrengsten zijn hoger dan verwacht, onder andere in verband met detachering van NHAmedewerkers aan de Universiteit van Amsterdam voor een project. Ook de omzet uit het archiefcafé is hoger dan begroot.

Dienstverlening De opbrengst uit dienstverlening is met een afwijking van € 11.370 hoger dan begroot, omdat er additionele opdrachten zijn uitgevoerd voor de provincie en de gemeente Bloemendaal.

Onderverhuur voorgebouw Kleine Houtweg De opbrengsten uit onderverhuur van het voorgebouw van de locatie Kleine Houtweg zijn € 24.390 hoger dan begroot, door een hogere doorbelasting van de servicekosten in verband met de sterk gestegen energieprijzen.

Projectopbrengsten / -bijdragen De projectopbrengsten en -bijdragen vallen € 16.350 hoger uit dan begroot door een aantal bijdragen waar in de begroting geen rekening mee is gehouden, maar waar ook additionele kosten voor zijn gemaakt.

9.4

Personeelskosten

Begroting 2023 € %

Herz. begroting 2023 € %

Realisatie 2023 € %

Kosten formatie (incl. overhead) Externe inhuur (excl. digitaal informatiebeheer) Externe inhuur digitaal informatiebeheer Niet-formatieve medewerkers Bijkomende personeelskosten (overhead)

-4.018.482 -306.815 -12.500 -268.261

32,4% 0,0% 2,5% 0,1% 2,2%

-3.856.698 -166.870 -385.691 -12.500 -299.415

45,3% 2,0% 4,5% 0,1% 3,5%

-3.661.029 -262.215 -278.907 -2.698 -239.477

43,6% 3,1% 3,3% 0,0% 2,9%

Totaal personeelskosten

-4.606.058

37,2%

-4.721.173

55,4%

-4.444.326

53,0%

Kosten formatie De uitgaven voor formatieve medewerkers zijn € 195.669 lager dan begroot. De oorzaak van dat verschil kan als volgt worden toegelicht:  

De begroting gaat uit van een volledige bezetting, maar in de praktijk blijkt dat deze niet tijdig en/of volledig kon worden ingevuld. Hierdoor wordt € 117.127 van het verschil verklaard. Een bedrag van € 80.275 komt door het feit dat vacatures begroot worden op basis van de maximale loonschaal terwijl degenen die deze vervullen in de praktijk lager instromen, en omdat er rekening was gehouden met een aantal promoties in verband met de organisatieverandering, die uiteindelijk pas per 1 januari 2024 ingaan.

Externe inhuur (excl. digitaal informatiebeheer) De lagere kosten voor loonkosten van de medewerkers worden deels gecompenseerd omdat er naast de formatieve bezetting extern personeel wordt ingehuurd, onder andere om vacatures tijdelijk in te vullen. Deze kosten worden gefinancierd uit de lagere kosten van de formatie en bedragen in 2023 € 262.215

Personele inzet digitaal informatiebeheer De uitgaven voor extra personele inzet digitaal informatiebeheer vielen € 106.783 lager uit dan begroot. Dit overschot is ontstaan omdat bepaalde medewerkers korter zijn ingehuurd dan begroot en omdat er door externen minder uren gemaakt zijn dan vooraf ingeschat.

Niet-formatieve medewerkers De kosten voor niet-formatieve medewerkers betreffen de kosten voor medewerkers van Spaarne Werkt. Deze vallen € 9.802 lager uit dan begroot, omdat de medewerkers in 2023 minder hebben gewerkt dan verwacht.

Bijkomende personeelskosten De bijkomende personeelskosten zijn € 59.938 lager dan begroot, met name omdat het begrote vitaliteitsbudget niet volledig is besteed Ook waren de opleidingskosten, arbo-kosten en overige personeelskosten lager dan vooraf ingeschat.

9.5

Materieel directe kosten

Begroting 2023 € %

Herz. begroting 2023 € %

Realisatie 2023 € %

Beheer analoge en digitale collecties Digitaal zichtbaar maken Acquisitie Dienstverlening Publieksactiviteiten / educatie PR & Communicatie

-150.000 -450.000 -47.000 -5.000 -175.000 -40.000

1,2% 3,6% 0,4% 0,0% 1,4% 0,3%

-150.000 -486.658 -47.000 -2.000 -287.550 -87.500

1,8% 5,7% 0,6% 0,0% 3,4% 1,0%

-110.039 -532.761 -59.722 -1.783 -298.833 -85.668

1,3% 6,4% 0,7% 0,0% 3,6% 1,0%

Totaal materieel directe kosten

-867.000

7,0%

-1.060.708

12,5%

-1.088.806

13,0%

Beheer analoge en digitale collecties Voor het beheer van analoge en digitale collecties is er in 2023 € 39.961 minder uitgegeven dan begroot, door projecten die later begonnen dan begroot.

Digitaal zichtbaar maken Voor digitaal zichtbaar maken is € 46.103 meer uitgegeven dan begroot, voornamelijk door kosten voor additionele digitaliseringsprojecten die deels eerder konden worden gerealiseerd dan gepland.

Acquisitie De uitgaven voor de aanschaf van boeken en beeldmateriaal zijn € 12.722 hoger dan begroot in verband met aanwinsten in de vorm van beeldmateriaal die zijn aangeschaft op een veiling.

Dienstverlening De kosten met betrekking tot de studiezaal zijn ongeveer volgens begroting.

Publieksactiviteiten en educatie De werkelijke kosten voor de post educatie en publieksactiviteiten zijn € 11.283 hoger dan begroot. Dat wordt met name veroorzaakt door additionele kosten voor publiekactiviteiten, waarvoor ook additionele projectopbrengsten en subsidies zijn ontvangen. Deze worden verantwoord onder de overige opbrengsten.

PR & Communicatie De uitgaven voor PR & Communicatie zijn met een verschil van € 1.832 ongeveer conform begroting.

9.6

Materieel indirecte kosten

Materieel indirecte kosten (bedrijfsvoering)

Begroting 2023 € %

Herz. begroting 2023 € %

Realisatie 2023 € %

Huisvestingskosten Organisatiekosten (overhead) Afschrijvingskosten (overhead) Rentekosten (overhead) Facilitaire kosten (overhead)

-1.684.397 -569.000 -238.585 -30.000 -30.000

13,6% 4,6% 1,9% 0,2% 0,2%

-1.834.964 -594.500 -236.920 -25.000 -45.000

21,5% 7,0% 2,8% 0,3% 0,5%

-1.881.418 -673.606 -235.327 -715 -63.758

22,4% 8,0% 2,8% 0,0% 0,8%

Totaal materieel indirecte kosten

-2.551.983

20,6%

-2.736.383

32,1%

-2.854.823

34,0%

Huisvestingskosten De overschrijding ten opzichte van de begroting op huisvestingskosten van € 46.454 betreft voornamelijk hogere kosten voor elektra op de Jansstraat, die hoger uitvielen door een variabel energiecontract. Verder viel de huur van de Kleine Houtweg iets hoger uit in verband met een hogere indexatie dan begroot, en waren de schoonmaakkosten hoger door een nieuw contract. Ook het onderhoud aan het pand aan de Jansstraat viel hoger uit dan begroot door wat additionele werkzaamheden.

Organisatiekosten De organisatiekosten zijn € 79.106 hoger dan begroot, deels door de additionele kosten voor automatisering. Verder waren er additionele kosten voor de inhuur van expertise van externe bureaus waarvan een aantal in opdracht van het bestuur, en vielen de kosten voor internet en telefonie hoger uit in verband met een nieuw contract.

Afschrijvingskosten De afschrijvingen zijn met een verschil van € 432 ongeveer volgens begroting.

Rentekosten De rentekosten zijn ongeveer conform begroting, maar er is in 2023 daarnaast een bedrag van € 24.531 aan rente ontvangen op de rekening van schatkistbankieren die niet begroot was.

Facilitaire kosten De facilitaire kosten zijn € 18.758 hoger dan begroot, door hogere (inkoop)kosten voor het archiefcafé in verband met de hogere omzet dan begroot.

9.7

Vennootschapsbelasting

Begroting 2023 € %

Herz. begroting 2023 € %

Realisatie 2023 € %

Vennootschapsbelasting

Het Noord-Hollands Archief heeft bij de Belastingdienst een verzoek ingediend tot ontheffing van de plicht tot betaling van vennootschapsbelasting. Er is een uitspraak van de Belastingdienst dat het Noord-Hollands Archief vrijgesteld is van het betalen van vennootschapsbelasting, waardoor de lasten in het resultaat van 2023 nihil zijn.

De Belastingdienst heeft aangeven dat de vrijstelling geldt voor de huidige situatie. Mocht de situatie veranderen, dan is het NHA verplicht dit bij de Belastingdienst te melden en kan het zijn dat in de toekomst deze vrijstelling (deels) wordt ingetrokken.

9.8

Toevoegingen/onttrekkingen aan reserves

Mutatie reserves

Begroting 2023 € %

Herz. begroting 2023 € %

Realisatie 2023 € %

Egalisatiereserve Bestemmingsreserve - groot onderhoud Kleine Houtweg Bestemmingsreserve - groot onderhoud Kleine Houtweg Bestemmingsreserve - onttrekking film digitalisering NHA Bestemmingsreserve - onttrekking "archief van de toekomst"

64.862 -200.000 44.713 -

90.099 -200.000 13.786 15.000 40.000

90.099 -200.000 7.087 15.000 40.000

Totaal mutatie reserves

-90.425

-41.114

-47.814

Egalisatiereserve Vanuit het resultaat van 2022 is een dotatie aan de egalisatiereserve gedaan, die al was meegenomen in de herziene begroting, waardoor de vrijval van de egalisatiereserve conform begroting is.

Bestemmingsreserve groot onderhoud Kleine Houtweg Conform begroting is een bestemmingsreserve groot onderhoud opgenomen, waaraan een dotatie van € 200.000 is gedaan ten laste van het resultaat van 2023. Deze dotatie is gebaseerd op de herziene versie van het meerjarenonderhoudsplan die in november 2020 is ontvangen. Daaruit blijkt dat de gemiddelde kosten voor groot onderhoud zo’n € 200.00 per jaar zijn. De afschrijvingen op de kosten van dit groot onderhoud zijn in de begroting opgenomen als onttrekking aan de bestemmingsreserve. De afgelopen drie jaar waren de daadwerkelijke investeringen aan onderhoud voor de locatie aan de Kleine Houtweg lager, onder andere in verband met de onzekerheid over het nieuwe depot. In plaats van de begrote afschrijvingen van € 20.000 op deze investeringen, is er daarom slechts voor € 7.087 afgeschreven waardoor de onttrekking aan de bestemmingsreserve voor de afschrijving op groot onderhoud lager uitvalt.

Bestemmingsreserve film digitalisering NHA Vanuit de resultaatsbestemming van 2021 is er € 15.000 gedoteerd aan een nieuwe bestemmingsreserve, bedoeld voor een film over digitalisering binnen het NHA, als onderdeel van een tentoonstelling. Deze film is in 2023 gerealiseerd en getoond tijdens de voorstelling “tijd voor de toekomst”.

Bestemmingsreserve tentoonstelling “archief van de toekomst” Vanuit het resultaat van 2022 was er een bedrag van € 40.000 bestemd voor de zomertentoonstelling die gepland stond voor 2023. Deze is tentoonstelling heeft inmiddels plaatsgevonden waardoor de reserve in het resultaat valt.

9.9

Gerealiseerd resultaat 2023 en voorstel resultaatsbestemming

In 2023 is er een positief resultaat gerealiseerd van € 441.052. Het voorstel is om dit resultaat als volgt te bestemmen:  

Bestemmingsreserve t.b.v. eenmalige activiteiten in 2024: € 195.000 Bestemmingsreserve voor de implementatie van een nieuw collectiebeheersysteem: € 246.052

Zoals benoemd is op pagina 37 is een deel van het begrotingsoverschot het gevolg van het niet kunnen benutten van vacatureruimte. Dat betekent ook een extra druk op de huidige medewerkers. Tegelijkertijd wordt de transitie ingezet naar digitaal, het voorportaal van een nieuw systeem. Om deze transitie beter te laten verlopen, is extra personele inzet nodig om de organisatie gezond te houden qua vitaliteit, en te ondersteunen bij een aantal ontwikkelingen waarvoor in 2024 eenmalig additionele kosten worden verwacht. Dit betreft onder andere de inhuur van externe expertise voor de begeleiding van het aanbestedingstraject voor een nieuw collectiebeheersysteem, kosten die gemaakt worden voor de uitwerking van scenario’s voor uitbreiding van het pand aan de Kleine Houtweg, externe inhuur voor procesbegeleiding van de overgang naar de nieuwe gemeenschappelijke regeling en een verandertraject naar aanleiding van de organisatiewijziging die per 1 januari 2024 wordt uitgerold. Het voorstel is om € 195.000 van het resultaat in 2023 daarvoor te bestemmen. Verder sorteren we in 2025 voor op de implementatie van een nieuw collectiebeheersysteem, als gevolg van de gunning die medio 2024 wordt verwacht.

Daarvoor worden in 2025 eenmalige additionele kosten verwacht voor projectleiding van de migratie, migratiebegeleiding van de nieuwe leverancier en het laten draaien van twee systemen naast elkaar, gedurende een periode van maximaal een jaar. Deze kosten zijn niet eerder begroot omdat in april 2023 de impact van migratie nog niet zo groot werd verondersteld, mede omdat de huidige leverancier op dat moment nog aan de toenmalige wensen voldeed. Gedurende verdieping van onze eisen, voortkomend uit onze strategie die beter anticipeert op standaarden als Linked Open Data (LOD), verbetering van workflows en de wens tot efficiënter werken, is de noodzaak voor additionele dienstverlening op bepaalde onderdelen groter geworden. Dat heeft geresulteerd in een omvangrijk programma van eisen. Het is op dit moment onduidelijk of de bestaande leverancier die kan leveren, wat nog moet blijken uit het bestek. De verwachting is op dit moment dat we over zullen gaan naar een nieuwe leverancier, en een migratie heeft veel impact; zowel in tijd als in additionele kosten. Daarom wordt voorgesteld het restant van het resultaat van 2023 ad € 246.052 hiervoor te bestemmen.

In het overzicht hieronder is de afloop van de egalisatiereserve in de komende jaren opgenomen, indien het bestuur akkoord gaat met bovenstaand voorstel: Resultaat

2024

2025

2026

Egalisatiereserve Stand per 1 januari

99.912

50.475

25.237

-24.200 -25.237 -49.437

-25.237 -25.237

50.475

25.237

Boeking resultaat 2021:

Resultaat 2017 Resultaat 2018 Resultaat 2019 Resultaat 2020 Resultaat 2021 Resultaat 2022 Boeking jaarlaag: Stand per 31 december

-53.855 26.092 162.648 96.800 100.949

9.10 Overzicht van de aanwending van het bedrag voor onvoorzien

Er is in 2023 geen bedrag begroot voor onvoorziene uitgaven.

9.11 Overzicht van incidentele baten en lasten per programma

Er zijn in 2023 geen incidentele baten en lasten geweest.

9.12 Wet Normering bezoldiging Topfunctionarissen publieke en semi-publieke sector

Op 1 januari 2013 is de Wet normering topinkomens (WNT) in werking getreden. De WNT is van toepassing op het Noord-Hollands Archief. Het voor het NHA toepasselijke bezoldigingsmaximum is in 2023 € 223.000 (algemeen bezoldigingsmaximum).

9.12.1 Leidinggevende topfunctionarissen In onderstaande tabel is de bezoldiging over 2023 van de directeur van het NHA opgenomen. Tot en met 7 juli 2022 was de heer L. Zoodsma actief als directeur, waarna hij de pensioengerechtigde leeftijd heeft bereikt. Hij is opgevolgd door de nieuwe directeur, mevrouw W. de Groot, die per 1 juni 2022 bij het NHA in dienst is gekomen.

Gegevens 2023 bedragen x € 1 Functiegegevens 5

L. Zoodsma

Directeur

01/01 t/m 31/12

Aanvang6 en einde functievervulling in 2023 Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)

W. de Groot

1,00

Dienstbetrekking?8 Bezoldiging

Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen

€

118.621,42

Beloningen betaalbaar op termijn

€

19.037,16

Subtotaal

€

137.658,58

223.000

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum 10 -/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag11

n.v.t.

Bezoldiging

€

Het bedrag van de overschrijding en de reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan 12 Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling13

137.658,58

n.v.t.

n.v.t. n.v.t.

Gegevens 2022 14 bedragen x € 1

[NAAM 2]

Functiegegevens

Aanvang en einde functievervulling in 2022 Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte) 7 Dienstbetrekking?

[NAAM…]

Directeur

01/06 t/m 31/12

01/01 t/m 07/07

Bezoldiging 9 Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen

€

66.481,88

€

Beloningen betaalbaar op termijn Subtotaal

€

12.346,04

€

10.455,57

€

78.827,92

€

75.633,36

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum 10

€

126.641,10

€

111.254,79

Bezoldiging

€

78.827,92

€

75.633,36

65.177,79

9.12.2 Topfunctionarissen met een bezoldiging minder dan € 1.900

De overige bestuursleden hebben geen bezoldiging, of een bezoldiging lager dan € 1.900 ontvangen en zijn derhalve opgenomen in onderstaande tabel.

NAAM TOPFUNCTIONARIS

AFGEVAARDIGDE NAMENS FUNCTIE

Dhr. drs. J. Wienen

Voorzitter AB

Mw. drs. M.J.C. Heeremans

het Rijk

Lid AB

Dhr. drs. C. Mooij

het Rijk

Lid AB

Mw. B.J. Glashouwer RE RI CISA

het Rijk

Lid AB

Mw. drs. D. van Loenen

gemeente Haarlem

Lid AB

Dhr. R.J. Verwoort

gemeente Velsen

Lid AB

9.12.3 Overige rapportageverplichtingen op grond van de WNT Naast de hierboven vermelde topfunctionarissen zijn er geen overige functionarissen met een dienstbetrekking die in 2023 een bezoldiging boven het individueel toepasselijke drempelbedrag hebben ontvangen. De binnen onze organisatie geïdentificeerde leidinggevende topfunctionarissen met een dienstbetrekking hebben geen dienstbetrekking bij meerdere WNT-plichtige instelling(en) als leidinggevende topfunctionaris (die zijn aangegaan met ingang van 1 januari 2023).

10 Balans Noord-Hollands Archief

Materiële vaste activa Investeringen met een economisch nut

Balans 31-12-2023 € €

Balans 31-12-2022 € €

1.543.059

1.498.725 1.543.059

Financiële vaste activa Overige verbonden partijen

5.000

Totaal vaste activa Vorderingen en overlopende activa Vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen Nog te ontvangen bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen Overige vorderingen

1.498.725 5.000

5.000

1.548.059

1.503.725

134.306

106.808

16.744

118.007

46.843

2.441 197.893

Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan een jaar Vorderingen op openbare lichamen Uitzettingen in ’s Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan een jaar

1.179.707 955.479

227.256 383.874 1.284.961

2.135.186 Liquide middelen Bank Kas

985.267 1.330

1.668.834 535.718 1.241

986.596

536.960

Totaal vlottende activa

3.319.676

2.433.050

TOTAAL ACTIVA

4.867.734

3.936.775

Eigen vermogen Egalisatiereserve Bestemmingsreserves Gerealiseerd resultaat

99.911 2.113.381 441.052

89.062 1.820.468 255.949 2.654.344

Vaste schulden Onderhandse leningen van binnenlandse banken Onderhandse leningen van openbare lichamen

655.535 -

Totaal vaste passiva

Netto-vlottende schulden met een rentypische looptijd korter dan een jaar Schulden aan openbare lichamen Overige schulden

2.165.478

757.535 655.535

757.535

3.309.879

2.923.013

736.628 745.625

458.862 453.132 1.482.253

Overlopende passiva Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en in een volgend boekjaar tot betaling komen Overige vooruit ontvangen bedragen die ten bate van het volgende begrotingsjaar komen

911.994

70.090

98.678

5.512

3.090 75.602

101.768

Totaal vlottende passiva

1.557.855

1.013.762

TOTAAL PASSIVA

4.867.734

3.936.775

11 Toelichting op de balans 11.1 Vaste activa

11.1.1 Materiële vaste activa De materiele vaste activa op de balans betreffen enkel investeringen met een economisch nut.

Bedrijfsgebouwen Stand per 1 januari: Aanschafwaarde Cumulatieve afschrijvingen Boekwaarde 01-01-2023 Mutaties door aanschaffingen/afstotingen: Investeringen Bijdragen derden Desinvesteringen

Mutaties door afschrijvingen: Afschrijvingen op investeringen Afschrijvingen op desinvesteringen

Stand per 31 december: Aanschafwaarde Cumulatieve afschrijvingen Boekwaarde 31-12-2023 Activa in aanbouw Boekwaarde 31-12-2023

Machines, apparaten en installaties

Overige materiële vaste activa

Totaal

2.905.952 1.616.0901.289.863

530.052 360.758169.294

142.176

164.414

142.176

164.414

306.590 306.590

155.332155.332-

79.99479.994-

235.327235.327-

3.048.128 1.771.4221.276.706

694.466 440.752253.714

3.742.594 2.212.1741.530.420 12.638 1.543.059

3.436.004 1.976.8481.459.157

De afschrijvingen van de materiële vaste activa geschieden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar en worden lineair afgeschreven in: a) maximaal 40 jaar: bedrijfsgebouwen; depotinrichting (vaste en verrijdbare stellingen nagelvast) b) maximaal 25 jaar: renovatie, restauratie en aankoop bedrijfsgebouwen; depotinrichting (vaste en verrijdbare stellingen niet nagelvast) c) maximaal 15 jaar: technische installaties in bedrijfsgebouwen d) maximaal 10 jaar: productiemachines en/of apparatuur, veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen; telefooninstallaties; kantoormeubilair; nieuwbouw tijdelijke bedrijfsgebouwen; groot onderhoud bedrijfsgebouwen e) maximaal 5 jaar: zware transportmiddelen; aanhangwagens; personenauto’s; lichte motorvoertuigen f) maximaal 5 jaar: automatiseringsapparatuur; readers en printers g) niet: gronden en terreinen

De investeringen in 2023 betreffen de volgende: Bedrijfsgebouwen: Verbouwing Jansstraat: Onderhoud Kleine Houtweg: Kantine-inrichting: Inrichting studiezaal: Meubilair Jansstraat: Totaal:

€ 50.672 € 57.527 € 1.971 € 13.725 € 18.280 € 142.176

Machines, apparaten en installaties: Kantoorautomatisering: Hardware: Software: Totaal:

€ 5.258 € 87.381 € 28.126 € 120.766

Totaal investeringen:

€ 262.942

11.1.2 Financiële vaste activa Stand per 31-12-2023: Stand per 31-12-2022:

€ €

5.000 5.000

In 2020 heeft het Noord-Hollands Archief zich aangesloten bij de organisatie READ-COOP, die zich richt op de toegang tot archiefdocumenten met de ondersteuning van de allernieuwste technologie. Door het kopen van aandelen ter waarde van € 5.000 krijgt het NHA toegang tot het platform, het netwerk en de technologie.

11.2 Vlottende activa

11.2.1 Vorderingen en overlopende activa

Vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen Stand per 31-12-2023: Stand per 31-12-2022:

€ 134.306 € 106.808

Van dit saldo heeft een bedrag van € 131.400 betrekking op 2024. Het andere deel van € 490 heeft betrekking op 2025.

Nog te ontvangen bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen Stand per 31-12-2023: Stand per 31-12-2022:

€ €

16.744 118.007

Onder deze post is een waarborgsom van de energieleverancier opgenomen, en de nog te ontvangen rente van de rekening schatkistbankieren over het vierde kwartaal van 2023.

Overige vorderingen Stand per 31-12-2023: Stand per 31-12-2022:

€ €

46.843 2.441

De post debiteuren bevat een factuur aan de Universiteit van Amsterdam voor de inzet van projectmedewerkers en een kleine factuur aan een stichting voor verpakkingsmaterialen. Daarnaast wordt hier een nog te versturen factuur verantwoord voor de servicekosten 2023 aan de huurder stichting Hart.

11.2.2 Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan een jaar Vorderingen op openbare lichamen Stand per 31-12-2023: Stand per 31-12-2022:

€ 1.179.707 € 383.874

De vorderingen op openbare lichamen bestaan uit nog te ontvangen bijdragen of subsidies van verschillende gemeenten of de provincie Noord-Holland en Het Utrechts Archief. Verder betreft dit de te vorderen btw via het compensatiefonds van de gemeenten Haarlem en Velsen.

Uitzettingen in ’s Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan een jaar Stand per 31-12-2023: Stand per 31-12-2022:

€ 955.479 € 1.284.961

Conform overheidsbeleid draagt het Noord-Hollands Archief zijn overtollige middelen af aan het ministerie van Financiën. Hierbij wordt voor gemeenten, provincies, waterschappen en hun gemeenschappelijke regelingen met een begrotingstotaal tot € 500 miljoen een drempel voor het verplicht schatkistbankieren gehanteerd van 2% van het begrotingstotaal met een minimum van € 1 miljoen. Het bedrag op de rekening Schatkistbankieren is lager dan eind 2022 vanwege een hoger saldo op de lopende rekening. In de tabel hieronder is per kwartaal het bedrag aan middelen opgenomen dat gemiddeld op dagbasis buiten ’s Rijks schatkist is aangehouden (€ x 1.000). kwartaal ruimte onder drempelbedrag ruimte boven drempelbedrag

I 769 -

II 684 -

III

IV 5

11.2.3 Liquide middelen

Liquide middelen Kas Bank: Proactive Bank: Rabobank Totaal

31-12-2023 9 1.321 985.267 986.596

31-12-2022 17 1.224 535.718 536.960

De liquide middelen staan vrij ter beschikking. De stijging van de bankstand bij de Rabobank kan deels worden verklaard omdat er per ultimo 2023 relatief minder geld is afgeroomd naar de rekening van schatkistbankieren. Dit saldo daalt van € 1.284.961 naar € 955.479. Een ander deelt wordt verklaard door een hoger bedrag aan nog te betalen facturen in vergelijking met vorig jaar. In 2022 is Proactive in gebruik genomen. Hiermee krijgen medewerkers een bankpas waarmee zij een gelimiteerd bedrag kunnen afrekenen, om te voorkomen dat zij het privé moeten voorschieten en achteraf declareren. 11.3 Eigen vermogen

Het eigen vermogen op de balans is als volgt opgebouwd, en wordt hieronder verder toegelicht.

Eigen vermogen Stand per 1 januari 2023 Mutaties: - dotatie - onttrekking - afroming op egalisatiereserve - resultaat 2023 Stand per 31 december 2023

Egalisatie reserve

Bestemmings reserve

Resultaat boekjaar

Totaal 2023

89.062

1.820.468

1.909.530

100.949

355.000 62.087441.052

455.949 62.08790.099441.052

441.052

2.654.344

90.09999.911

2.113.381

11.3.1 Egalisatiereserve

De mutatie in de egalisatiereserve is weergegeven in onderstaande tabel: Egalisatiereserve

Resultaat

2023

2024

Stand per 1 januari

89.062

Boeking resultaat vorig jaar:

100.949

Resultaat 2019 Resultaat 2020 Resultaat 2021 Resultaat 2022 Boeking jaarlaag:

162.648 96.800 100.949

Stand per 31 december

2025

2026

99.911

50.474

25.237

-40.662 -24.200 -25.237 -90.099

-24.200 -25.237 -49.437

-25.237 -25.237

99.911

50.474

25.237

De egalisatiereserve is gevormd in 2008, na akkoord van de belastingdienst. Bij de overgang naar de gemeenschappelijke regeling ontstond de behoefte om de gerealiseerde resultaten op te kunnen nemen in een reserve op de balans, om te voorkomen dat het gerealiseerde resultaat na afloop van ieder boekjaar verrekend zou moeten worden tussen de verschillende partners van de gemeenschappelijke regeling. Omdat het NHA gebruik maakt van de koepelvrijstelling, staat de Belastingdienst het echter niet toe om een algemene reserve op te bouwen. Het opbouwen van een egalisatiereserve is echter wel toegestaan. Daarbij kan (een deel van) het gerealiseerde resultaat worden toegevoegd aan de egalisatiereserve. Het resultaat wordt vervolgens in gelijke delen toegerekend aan de vier jaren erna, waardoor het resultaat toch ten goede (of ten laste) komt van de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling.

11.3.2 Bestemmingsreserves

De mutatie in de bestemminsreserve is weergegeven in onderstaande tabel: Bestemmingsreserve 2019: Groot onderhoud KHW 2019: Achterstallig onderhoud KHW 2021: Film experience digitalisering 2022: Zomertentoonstelling Digitalisering 2021: Weerstandsreserve Totaal

Stand 31-12-2022

Dotatie uit resultaat 2022

893.448 648.250 15.000 263.770

40.000 115.000

1.820.468

155.000

Dotatie uit resultaat 2023

Onttrekking

200.000

-7.087 -15.000 -40.000

200.000

-62.087

Stand 31-12-2023 1.086.361 648.250 378.770 2.113.381

Bestemmingsreserve 2019: groot onderhoud Kleine Houtweg Met ingang van 1 januari 2019 is het NHA zelf verantwoordelijk voor het onderhoud van het pand op de Kleine Houtweg. Voor de kosten van dit onderhoud wordt er daarom vanaf 2019 jaarlijks een bedrag van € 200.000 aan deze bestemmingsreserve gedoteerd en daarnaast vanuit de resultaatsbestemming van 2019 in 2020 ook nog eenmalig een additioneel bedrag van € 100.000. De jaarlijkse dotatie is gebaseerd op het meerjarenonderhoudsplan dat voor de Kleine Houtweg in 2016 is opgesteld en het geactualiseerde meerjarenonderhoudsplan (meerjarig onderhouds- en investeringsplan, MOIP) van november 2020. Hierin wordt bevestigd dat de gemiddelde kostenraming voor groot onderhoud gemiddeld € 200.000 per jaar is. In 2023 heeft er voor € 57.527 aan groot onderhoud plaatsgevonden. De afschrijvingen die plaatsvinden op het groot onderhoud worden onttrokken aan deze reserve. In 2023 is er voor € 7.087 afgeschreven op deze investeringen in onderhoud en dus onttrokken aan de bestemmingsreserve.

Op basis van het geactualiseerde meerjarenonderhoudsplan is de verwachting dat het bedrag van de bestemmingsreserve in de komende jaren nodig zal zijn, hoewel op dit moment kritisch gekeken wordt naar het uitvoeren van het onderhoud in verband met de plannen voor een nieuw depot waardoor wellicht een verbouwing van de locatie aan de Kleine Houtweg nodig zal zijn.

Bestemmingsreserve 2019: achterstallig onderhoud Kleine Houtweg In 2019 heeft het Noord-Hollands Archief eenmalig een bedrag van € 762.000 ontvangen voor achterstallig onderhoud t/m 2018. Het saldo van de ontvangen gelden, verminderd met de uitgevoerde schilderwerken in 2019, is in 2019 in het resultaat verantwoord onder bijdragen van het Rijk. In 2020 is er conform besluit van het bestuur vanuit de resultaatsbestemming 2019 een bestemmingsreserve opgenomen van € 648.250 voor achterstallig onderhoud van het pand aan de Kleine Houtweg. Mocht in de komende jaren blijken dat het ontvangen geld in positieve of negatieve zin afwijkt van de kosten voor het geplande onderhoud, dan wordt dit resultaat verrekend met de egalisatiereserve.

Bestemmingreserve 2021: filmexperience digitalisering In 2022 is er conform besluit van het bestuur vanuit de resultaatsbestemming 2021 een bestemmingsreserve opgenomen van € 15.000 voor een additionele bijdrage aan de zomertentoonstelling over digitalisering in de vorm van een filmproductie. Deze tentoonstelling heeft in 2023 plaatsgevonden en het bedrag is benut en dus onttrokken uit de bestemmingsreserve.

Bestemmingsreserve 2022: zomertentoonstelling digitalisering Vanuit het resultaat van 2022 is er conform bestuursbesluit een bedrag van € 40.000 opgenomen in een bestemmingsreserve voor een tentoonstelling over digitalisering. Dit bedrag was in 2022 begroot, voor de voorbereiding van de tentoonstelling, maar nog niet besteed. Het bedrag was echter wel nodig voor de plannen die er lagen. Inmiddels is de tentoonstelling gerealiseerd, en het bedrag benut en onttrokken aan de bestemmingsreserve.

Bestemmingsreserve 2021: weerstandreserve In 2022 zijn we conform bestuursbesluit begonnen met het opbouwen van een weerstandsreserve, naar aanleiding van de inschatting van het risico op een verlies van inkomsten wanneer het Rijk uit de gemeenschappelijke regeling stapt. Deze weerstandsreserve wordt jaarlijks herzien, naar aanleiding van een sessie met de MT-leden waarin mogelijke risico’s voor het NHA worden benoemd, en de waarschijnlijkheid en de impact daarvan worden ingeschat.

11.4 Vaste schulden

Het NHA is een drietal leningen aangegaan, die allemaal bij de Rabobank lopen en waarop jaarlijks wordt afgelost.

Lening Rabobank 2006

Lening Rabobank 2007

Lening Rabobank 2019

Totaal 2023

Stand 1 januari 2023

291.000

104.438

362.097

757.535

kortlopend deel - afgelost langlopend deel

36.000 255.000

11.004 93.434

54.996 307.101

102.000 655.535

Stand 31 december 2023

255.000

93.434

307.101

655.535

Langlopende leningen

De lening uit 2006 heeft een hoofdsom van € 900.000. Er wordt in 25 jaar afgelost met een vast rentepercentage van 4,0%. In maart 2024 is het restant van de lening vervroegd afgelost. De lening uit 2007 heeft een hoofdsom van € 275.000. Er wordt in 25 jaar afgelost met een vast rentepercentage van 5,1%. In maart 2024 is het restant van de lening vervroegd afgelost. De lening uit 2019 heeft een hoofdsom van € 550.000. Er wordt in 10 jaar afgelost met een vast rentepercentage van 2,6%. Aan rentelasten is voor deze leningen in 2023 een bedrag van € 25.246 betaald.

11.5 Vlottende passiva

11.5.1 Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan een jaar

Schulden aan openbare lichamen Stand per 31-12-2023: Stand per 31-12-2022:

€ €

736.628 458.862

Op 31 december 2023 stonden er vier vorderingen van de Belastingdienst open voor de af te dragen loonheffing van november en december en voor af te dragen btw van november en december. Daarnaast is een reservering opgenomen voor een boete van de Belastingdienst voor de betaling van de vorderingen van november 2023. De gemeente Haarlem heeft in december 2023 een factuur voor de huur van januari 2024 gestuurd. Deze factuur is in januari 2024 voldaan. Verder is in deze post een factuur opgenomen van de Gemeente Beverwijk voor een bijdrage in exporttooling.

Overige schulden Stand per 31-12-2023: Stand per 31-12-2022:

€ €

745.457 453.132

De crediteuren hebben een looptijd korter dan een jaar. Per 23 februari staat van dit saldo nog een negatief bedrag open van € 5.263, in verband met een creditfactuur.

11.5.2 Overlopende passiva

Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en in een volgend boekjaar tot betaling komen Stand per 31-12-2023: Stand per 31-12-2022:

€ €

70.090 98.678

€ € € € €

22.500 30.000 5.500 950 11.640

Deze post bestaat uit:     

Reservering gas en elektra december 2023 Reservering accountantskosten Reservering onderhoudsfacturen Veolia Nog te ontvangen factuur bestuurskosten Reparatie uitkering WW-premie

Overige vooruit ontvangen bedragen die ten bate van het volgende begrotingsjaar komen Stand per 31-12-2023: Stand per 31-12-2022:

€ €

5.512 3.090

Dit betreffen facturen die in 2023 zijn gestuurd maar betrekking hebben op 2024.

11.6 Niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen

Op 24 november 2014 heeft het Noord-Hollands Archief een huurovereenkomst met de gemeente Haarlem getekend voor de locatie Jansstraat. Deze overeenkomst loopt tot en met 31 juli 2028. De huurprijs voor 2023 bedroeg € 905.298 en wordt jaarlijks per 1 januari met 2,5% verhoogd. De resterende contractwaarde per 1 januari 2024 bedraagt € 4.450.729. Het Noord-Hollands Archief heeft per 1 januari 2019 een huurovereenkomst met het Rijksvastgoedbedrijf voor de locatie Kleine Houtweg. Deze overeenkomst loopt tot en met 31 december 2021, maar wordt steeds met een jaar verlengd. De huurprijs bedroeg in 2023 € 312.338 en wordt jaarlijks met het consumentenprijsindexcijfer geïndexeerd. De resterende contractwaarde per 1 januari 2024 bedraagt € 324.207. Naar aanleiding van de Europese aanbesteding is er een contract afgesloten met een nieuwe ICTdienstverlener, Axians. Het contract is ingegaan op 25 mei 2022 en heeft een looptijd van drie jaar. De totale contractwaarde betreft € 373.524, en de resterende contractwaarde per 01-01-2024 is € 176.386. Per 1 januari 2023 is er op basis van een aanbestedingstraject een nieuwe contract afgesloten met Veolia voor het onderhoud van technische installaties op beide locaties. Het contract heeft een looptijd van drie jaar met de mogelijkheid om het contract met nog eens twee jaar te verlengen.

De totale contractwaarde per 1 januari 2023 bedraagt € 457.845 en de resterende contractwaarde per 1 januari 2024 is € 228.923. Op 1 mei 2023 heeft het Noord-Hollands Archief een contract afgesloten met schoonmaakbedrijf de Spiegel voor een totaal bedrag van € 186.004. Het contract heeft een looptijd van drie jaar tot en met 30 april 2026, en per 1 januari 2024 een resterende contractwaarde van € 149.836. Met de firma Repromat is met ingang van 1 maart 2023 een contract afgesloten voor de huur van scanapparatuur met een totale waarde van € 133.200 voor de gehele looptijd van vier jaar. De resterende contractwaarde per 1 januari 2024 bedraagt € 105.450. Met Cosource is een contract voor één jaar afgesloten. Dit contract ging in per 1 januari 2019 en is ieder jaar stilzwijgend met een jaar verlengd. De grootte van het contract bedraagt € 46.124. Cosource ondersteunt het NHA bij de technische exploitatie van zijn gebouwgebonden installaties en begeleidt en (waar nodig) controleert het werk van de installateurs. De resterende contractwaarde per 1 januari 2024 bedraagt € 46.124. Voor telefonie heeft het Noord-Hollands Archief op per 1 januari 2023 een contract afgesloten met Score Utica. Het contract heeft een looptijd van twee jaar en een totale contractwaarde van € 38.658. De resterende contractwaarde per 1 januari 2024 is € 19.329.

Het Noord-Hollands Archief heeft per 1 augustus 2023 voor één auto een leasecontract met Spaarnelanden afgesloten ter waarde van € 19.080. De looptijd bedraagt vijf jaar. De resterende contractwaarde per 1 januari 2024 bedraagt € 17.490.

Het Noord-Hollands Archief heeft per 1 april 2021 een driejarige overeenkomst afgesloten met de firma Ricoh voor de huur van kopieermachines ter waarde van € 21.688. De resterende contractwaarde per 1 januari 2024 bedraagt € 1.810. Daarnaast is er met Ricoh een contract afgesloten per 1 januari 2023 met een contractwaarde van € 3.145 en een looptijd van vier jaar. De resterende contractwaarde per 1 januari 2024 betreft € 2.359. Het Noord-Hollands Archief heeft een koffieautomaat gehuurd van Douwe Egberts Professional. Het contract loopt vanaf 1 december 2023 november 2019 en heeft een totale contractwaarde van € 22.777. De looptijd bedraagt vijf jaar. De resterende contractwaarde per 1 januari 2024 bedraagt € 22.397. Daarnaast is er nog een ander contract van 13 februari 2020 met een looptijd van vijf jaar en een contractwaarde van € 4.595. De resterende contractwaarde per 1 januari 2024 van dit contract is € 1.034. Er worden door het Noord-Hollands Archief een aantal medewerkers ingehuurd op ZZP basis. Het contract met C. van Liempt loopt tot en met 15 november 2024 en heeft een resterende contractwaarde van € 26.144. Het contract met D. Braakman loopt tot 1 augustus 2024 en heeft een resterende contractwaarde van € 35.625.

11.7 Gebeurtenissen na balansdatum

Er hebben zich na balansdatum geen gebeurtenissen voorgedaan die mogelijk nog invloed hebben op het resultaat van 2024.

12 Overzicht gerealiseerde baten en lasten per taakveld Het BBV schrijft voor dat de baten en lasten per programma worden onderverdeeld in taakvelden. De baten en lasten kunnen conform de gemeentelijke indeling, geheel worden ondergebracht onder het taakveld “musea” (5.4) binnen de categorie “Sport cultuur en recreatie”. De mutaties in de reserves vallen onder het taakveld “mutaties reserves” (0.10) binnen de categorie “bestuur en ondersteuning”.

Omschrijving taakveld 0 Bestuur en ondersteuning Vennootschapsbelasting Mutaties reserves

Baten begroting

Lasten begroting

Baten Lasten gerealiseerd gerealiseerd

-41.114

Verschil baten

-47.814

Verschil lasten

Verschil saldo

-6.700

5 Sport, cultuur en recreatie Musea

8.559.377

8.518.263

8.876.821

8.387.955

317.444

-130.308

447.752

Totaal

8.518.263

8.829.007

8.387.955

310.744

-130.308

441.052

13 Rechtmatigheidsverantwoording Verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijkt een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruiken oneigenlijkgebruikcriterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het dagelijks bestuur toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijkgebruikcriterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door het algemeen bestuur vastgestelde kaders zoals de begroting en verordeningen, de gemeenschappelijke regeling en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door het algemeen bestuur vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht.

Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door het algemeen bestuur bepaald en bedraagt 3% van de totale lasten inclusief mutaties in de reserves en is daarmee vastgesteld op € 253.073. De grondslag voor deze verantwoording is de Kadernota Rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV van november 2023.

Bevindingen Het dagelijks bestuur is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor vastgestelde grens. Er zijn geen materiele bevindingen geconstateerd boven de overeengekomen rapportagegrens van € 25.000. In de paragraaf bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met het algemeen bestuur aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraaf heeft het dagelijks bestuur ook beschreven welke actie hij onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

← Vorig deel

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/14301332/2