Bijlage 3 Uitvoeringsregeling fractiemedewerkers en stagiairs gemeente Haarlem

UITVOERINGSREGELING FRACTIEMEDEWERKERS EN STAGIAIRS GEMEENTE HAARLEM 1. Inleiding Deze regeling bevat de regels die gelden ten aanzien van de aanstelling en inzet van fractiemedewerkers en stagiairs. De functietitel ‘fractiemedewerker’ wordt hierbij gebruikt. Hieronder vallen ook mensen die als vrijwilliger werkzaamheden voor een fractie verrichten. Het doel van deze uitvoeringsregeling is helderheid te bieden over taken, bevoegdheden en integriteit. Hiermee wordt duidelijk wat verwacht wordt, wat wel en niet is toegestaan. 2. Begripsbepalingen Fractiemedewerker, vrijwilliger en stagiair Onder fractiemedewerker wordt verstaan: een persoon die werkzaamheden verricht voor één van de fracties uit de raad en door de betreffende fractie bij de griffier formeel is aangemeld als medewerker. Hieronder vallen ook vrijwilligers. Indien een raadsfractie een stichting heeft opgericht die het formeel werkgeverschap vervult, vindt de aanstelling en bezoldiging plaats op basis van een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht. Daarmee heeft de betreffende medewerker een formeel dienstverband. Als een raadsfractie geen stichting ten behoeve van het werkgeverschap heeft opgericht, wordt de fractiemedewerker als vrijwilliger aangesteld op basis van een vrijwilligersovereenkomst en ontvangt hij of zij een vrijwilligersvergoeding.

Stagiair Een stagiair is een persoon die tijdelijk stage loopt bij een raadsfractie in het kader van een opleiding of studie, om praktijkervaring op te doen die past bij zijn of haar leerdoelen. Hiervoor wordt een stageovereenkomst gesloten en een stagevergoeding verstrekt. Een stagiair is geen fractiemedewerker. 3. Aanmelding en registratie Een fractiemedewerker, daaronder begrepen een vrijwilliger, en een stagiair worden voorafgaand aan de werkzaamheden als zodanig aangemeld bij de griffier. Daarbij worden ten minste de volgende gegevens verstrekt: - Naam, geboortedatum en contactgegevens; - de startdatum en verwachte duur van de werkzaamheden; - een korte omschrijving van de werkzaamheden; - opgave van eventuele nevenfuncties. Tussentijdse wijzigingen en beëindiging van de aanstelling of stageperiode worden onverwijld aan de griffier gemeld. De aanstelling van een fractiemedewerker eindigt automatisch aan het einde van de

1/4

zittingsperiode van de raad. De griffier houdt een actuele registratie bij van aangemelde fractiemedewerker(s), hun nevenfuncties en de aangemelde stagiairs. 4. Integriteit Voor aanvang van de werkzaamheden c.q. stageperiode ondertekenen een fractiemedewerker en een stagiair de integriteitsverklaring, waarin tevens een geheimhoudingsverklaring is opgenomen. Beide verklaringen worden aan de griffier toegestuurd, die deze bewaart. 5. Aansprakelijkheid en verzekering Een fractiemedewerker en stagiair kunnen zich verzekeren voor wettelijke aansprakelijkheid en ongevallen. 6. Toegang tot gebouwen en vergaderingen Een fractiemedewerker en een stagiair hebben toegang tot de fractiekamer en het gedeelte van het stadhuis dat toegang geeft tot deze ruimte. Hij/zij kan gebruikmaken van de faciliteiten die daar beschikbaar zijn. Fractiemedewerkers hebben toegang tot openbare vergaderingen van raad en commissies, alsmede tot andere openbare bijeenkomsten van commissies. 7. Toegang tot informatie 1. Een fractiemedewerker en stagiair hebben toegang tot de openbare informatie van raad en commissies. 2. Fractiemedewerkers behoren niet tot de kring van personen aan wie vertrouwelijke of geheime informatie wordt verstrekt. 3.

In afwijking van het tweede lid kan een fractiemedewerker, voor zover dit noodzakelijk is voor de ondersteuning van één of meer raadsleden en/of commissieleden bij de voorbereiding en behandeling van onderwerpen in raad en raadscommissies, kennisnemen van aan de raad verstrekte geheime informatie, mits is voldaan aan het vierde tot en met het zevende lid. 4. De fractievoorzitter kan één of meer fractiemedewerkers schriftelijk aanwijzen voor de toepassing van het derde lid. De aanwijzing vermeldt: a. voor welke raadsleden en/of commissieleden de fractiemedewerker ondersteuning verricht, en b. op welke onderwerpen, commissies en/of beleidsvelden deze ondersteuning betrekking heeft, en c. dat de fractievoorzitter heeft nagegaan dat de fractiemedewerker geen andere functies vervult waarbij sprake kan zijn van (de schijn van) belangenverstrengeling in verband met mogelijke toegang tot vertrouwelijke of geheime informatie. 5. De griffier houdt een actuele lijst bij van de aangewezen fractiemedewerkers en de reikwijdte van hun aanwijzing als bedoeld in het vierde lid.

2/4

6. Toegang als bedoeld in het derde lid kan pas worden verleend nadat de fractiemedewerker de integriteits- en geheimhoudingsverklaring als bedoeld in deze uitvoeringsregeling heeft ondertekend. 7. De fractievoorzitter draagt er zorg voor dat de fractiemedewerker de verplichting tot geheimhouding naleeft en dat de toegang niet verder strekt dan strikt noodzakelijk voor de ondersteuning als bedoeld in het derde lid. 8. Indien er aanwijzingen zijn dat een fractiemedewerker handelt in strijd met dit artikel of de integriteits- en geheimhoudingsverklaring, kan de griffier de verleende toegang tot vertrouwelijke of geheime informatie onverwijld beëindigen. 9. De toegang als bedoeld in het derde lid vervalt in ieder geval indien: a. de fractievoorzitter schriftelijk mededeling doet aan de griffier dat de aanwijzing wijzigt of komt te vervallen b. de werkzaamheden van de fractiemedewerker voor de fractie zijn beëindigd, of c. de zittingsperiode van de raad eindigt. 10. Stagiairs verkrijgen in geen geval de beschikking over vertrouwelijke of geheime informatie. 8.

Toegestane werkzaamheden Fractiemedewerkers mogen uitsluitend werkzaamheden uitvoeren die bijdragen aan het raadswerk, zoals: • de inhoudelijke en organisatorische voorbereiding van vergaderingen; • het verzamelen en analyseren van informatie; • de communicatie en afstemming binnen de fractie; • de administratieve ondersteuning van de fractie. 9. Niet-toegestane werkzaamheden Het is fractiemedewerkers niet toegestaan de volgende werkzaamheden te verrichten: • privé taken van fractieleden; • werkzaamheden die niet onder de verantwoordelijkheid van de fractie vallen. 10. Vergoeding en middelen Vergoedingen voor fractiemedewerkers en stagiairs worden betaald uit het fractiebudget zoals bedoeld in de Verordening geldelijke voorzieningen gemeenteraadsfracties Haarlem 2022. Declaraties worden vooraf door de griffier beoordeeld op juistheid en conformiteit met de verordening. Na goedkeuring worden zij vergoed op basis van een gespecificeerde factuur. Fractiemedewerkers en stagiairs kunnen ten laste van het fractiebudget ICT-apparatuur en mobiele devices aanschaffen, tenzij dat voor hun werkzaamheden niet noodzakelijk is. 11. Incompatibiliteit (onverenigbare functies) Een fractiemedewerker vervult geen functie of opdracht die naar aard of omvang onverenigbaar is met het functioneren binnen een fractie.

3/4

De bepalingen in de gemeentewet over de vereisten (artikel 10), onverenigbare betrekkingen (artikel 13, eerste en derde lid ) en verboden handelingen (artikel 15 ) zijn van overeenkomstige toepassing op fractiemedewerkers. Bijlage: Integriteits- en geheimhoudingsverklaring gemeente Haarlem voor fractiemedewerkers en stagiairs

4/4