Bijlage 3 Reactie college op rapporten Duisenberg Jaarstukken 2023 en adviesrapport accountant

Collegebesluit

Onderwerp Reactie college op rapporten Duisenberg Jaarstukken 2023 en adviesrapport accountant Nummer 2024/1899618 Portefeuillehouder Roduner, F.J. Programma/beleidsveld 7.2 Algemene dekkingsmiddelen Afdeling CC Auteur M. de Lie/Hout, V.L.C. van Telefoonnummer 06-38561998 Email mdelie@haarlem.nl, vhout@haarlem.nl, Kernboodschap In 2024 is binnen twee beleidsvelden naar de jaarstukken 2023 voor de vijfde keer onderzoek met behulp van de Duisenberg Light methode uitgevoerd. De rapporteurs hebben gekozen voor de beleidsvelden 4.3 Aantrekkelijke leefomgeving en 2.2 Voorzieningen jeugd. Parallel hieraan heeft Deloitte in haar rol als adviseur van de raad een adviesrapport uitgebracht aan de raad (die een samenvatting beoogt te zijn van alle openstaande structuur aanbevelingen uit eerdere Duisenbergrapporten tot de Jaarstukken 2023).

Behandelvoorstel voor commissie Relevante eerdere besluiten

Besluit college d.d. 22 oktober 2024

Het college zegt toe alle inhoudelijke aanbevelingen op te volgen. Voor de structuur aanbevelingen voortvloeiende uit het recentelijke rapport van de Duisenberg light rapporteurs alsook de aanbevelingen uit het Deloitte rapport gaat het college aan de hand van voorliggende collegereactie (advies) graag het gesprek met de raad aan. Het college stuurt dit besluit ter bespreking naar de Audit- en Duisenbergcommissie - Duisenberg-light onderzoeken jaarstukken en begroting 2023 gemeente Haarlem (2024/841535) - Advies rapporteurs opvolging Duisenberg light aanbevelingen t.b.v. behandeling ontwerpbegroting 2024-2028 (2023/1790756) Het college van burgemeester en wethouders Besluit: 1. De collegereactie aanbevelingen Duisenberg Jaarstukken 2023 en adviesrapport accountant’ vast te stellen. de secretaris,

Kenmerk: 2024/1899618

de burgemeester,

1/5

1. Inleiding In 2024 is voor de vijfde keer onderzoek naar twee beleidsvelden uitgevoerd met behulp van de Duisenberg Light methode, namelijk naar de Jaarstukken 2023. De raad heeft besloten dat in 2024 de rapportages per commissie zich toespitsen op één van de beleidsvelden van de programma’s waar de commissies Beheer en Samenleving verantwoordelijk voor zijn. Voor de commissie Beheer hebben de rapporteurs gekozen beleidsveld 4.3 Aantrekkelijke leefomgeving, met specifiek als doel ‘Haarlem is groen en biodivers’ te onderzoeken. Voor de commissie Samenleving hebben de rapporteurs gekozen voor beleidsveld 2.2 Voorzieningen jeugd, waarbij zij zich specifiek gericht hebben op het doel ‘Tijdige jeugdhulp op maat aanbieden’. Parallel hieraan heeft Deloitte in haar rol als adviseur van de raad een adviesrapport uitgebracht aan de raad (die een samenvatting beoogt te zijn van alle openstaande structuur aanbevelingen uit eerdere Duisenbergrapporten tot de Jaarstukken 2023). Het college geeft haar reactie op de inhoudelijke aanbevelingen uit rapporten van de Duisenberg Light rapporteurs jaarverslag 2023 alsook op de structuur aanbevelingen uit het Deloitte rapport aangevuld met de structuur aanbevelingen die voortkomen uit de rapporten van de Duisenberg light rapporteurs Jaarstukken 2023. 2.

Besluitpunten college Het college besluit de collegereactie aanbevelingen Duisenberg jaarstukken 2023 en adviesrapport accountant vast te stellen. 3. Beoogd resultaat In bijgevoegde collegereactie zijn reactie en advies op zowel de inhoudelijke als de structuur aanbevelingen uiteengezet en toegelicht. Het college zegt toe alle inhoudelijke aanbevelingen op te volgen. Het college zegt toe de volgende structuur aanbevelingen op te volgen; •

•

Structuur aanbevelingen uit rapporten Duisenberg rapporteurs Jaarstukken 2023: o Aanbeveling Aanpassing in streefwaarden vermelden o Maak de verklaring voor verschillen tussen primaire begroting en begroting na wijziging inzichtelijker in het programmaverslag zelf Structuur adviezen rapport Deloitte: o Advies in de doelenboom de lasten en baten afzonderlijk vermelden in plaats van gesaldeerd (in plaats van een aparte bijlage)

Kenmerk: 2024/1899618

2/5

Het college is voornemers de volgende structuur aanbevelingen op te volgen, maar heeft hier langer de tijd voor nodig: •

•

Structuur aanbevelingen uit rapporten Duisenberg rapporteurs Jaarstukken 2023: o Aanbeveling Presentatie en lay-out tabellen verbeteren ter ondersteuning van leesbaarheid en trendinformatie – Aangaande financiële informatie wel opvolgen o Aanbeveling Indicatoren formuleren in traject nieuwe formats raadsnota’s Structuur adviezen rapport Deloitte: o Advies Een grafiek met het meerjarig verloop (afgelopen vier jaar) en de trend vanuit de begroting (komende vier jaar) van de baten en lasten van het betreffende beleidsveld.

Het college raadt de overige structuur aanbevelingen af. 4. Argumenten In de hoofdstukken drie en vier als onderdeel van de collegereactie wordt beargumenteerd waarom het college een deel van de structuur aanbevelingen afraad. Hieronder vindt u een samenvatting van de argumenten. Vasthouden aan P&C producten op hoofdlijnen Het college adviseert de raad sterk om de P&C producten op hoofdlijnen te houden. De raad stuurt op beleidsveldniveau en de P&C producten zijn hier op ingericht. Het vasthouden aan P&C producten op hoofdlijnen helpt de raad bij het lezen en interpreteren er van. De scheiding tussen hoofdlijnen en detailinformatie wordt nu gemaakt door hoofdlijnen in het hoofddocument op te nemen en detailinformatie in de bijlagen. Het college adviseert de raad dit zo te houden, met het oog op de leesbaarheid. De P&C producten bieden aanbodgestuurd de informatie op hoofdlijnen. Hiernaast is ook veel aanvullende (detail)informatie opgenomen in andere raads- en beleidsnota’s zoals bijvoorbeeld de jaarverslagen van verbonden partijen. Alle detailinformatie die de raad extra wil is vraaggestuurd te leveren, bijvoorbeeld middels het indienen van technische vragen. Het college adviseert de raad om de eerder door de raad bij de conferentie ‘de begroting ontkleed’ ingeslagen weg naar compacte P&C producten vast te houden.

Ondanks de destijds ingezette maatregelen om de P&C producten in te korten bestaan de Jaarstukken 2023 al uit ruim 400 pagina’s. Het college heeft een schatting gedaan van het aantal pagina’s wat hier bij zou komen als alle aanbevelingen en adviezen opgevolgd zouden worden. Dit zijn ruim 80 extra pagina’s. Het gevaar bestaat dat u hierdoor door de bomen het bos niet meer ziet. Input/Output vs outcome verantwoording Onze Haarlemse begroting is een zogenaamde outcome begroting. Resultaten van beleid en activiteiten worden soms later in de tijd pas zichtbaar, hangen af van meerdere factoren en de directe relatie tussen input en output, zoals in een productiebedrijf, is er niet altijd. Om deze reden wordt er in de publieke sector vaker gekeken naar outcome verantwoording. Bij outcome gaat het niet over de eerste directe resultaten, maar om het uiteindelijke effect. Oftewel, worden doelen behaald. Levert de organisatie de toegevoegde waarde die zij beoogt. In het verleden werkte de

Kenmerk: 2024/1899618

3/5

gemeente Haarlem (cf. landelijke voorschriften) met een inputbegroting. Dit is veranderd met de invoering van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Output verantwoording gaat over tastbare resultaten, datgene wat de productie oplevert. Over het algemeen wordt dit gedaan door cijfermatige overzichten en andere indicatoren. Deze vorm van verantwoording leent zich uitstekend voor een productiebedrijf. In de publieke sector is dit lastiger. Waar outputverantwoording een kwantitatieve nadruk heeft ligt deze bij outcomeverantwoording meer kwalitatief. Het college vraagt de raad dit in ogenschouw te nemen bij het lezen van de P&C producten en bij onderzoeken en aanbevelingen naar de P&C producten. Capaciteit Voor een aantal aanbevelingen geldt dat deze door het college worden ondersteund maar leiden tot extra inzet die nu niet opgevangen kan worden binnen de huidige capaciteit van de financiële kolom zonder dat dit tot kwaliteitsverlies en langere doorlooptijden leidt. Dit is o.a. het gevolg van de huidige onderbezetting (en de grote afhankelijkheid van inhuur derden) bij de afdeling Interne Dienstverlening (ID), de huidige piek in werkzaamheden bij de afdeling Financiën als gevolg van vervanging (aanbesteding) van ons financiële systeem alsook de afhankelijkheid bij de werkzaamheden van schaarse IV capaciteit.

Gelet op die context heeft het naar mening van het college slechts beperkt marginaal nut om de capaciteit uit te breiden en is zij niet voornemens hiervoor een capaciteitsclaim in te brengen. Bij een aantal aanbevelingen is het college van mening dat de gevraagde detailinformatie een minimale (aan de voorkant niet te voorspellen) behoefte vervult, welke niet opweegt tegen de benodigde capaciteit om deze te gaan vervullen door deze informatie standaard in elk P&C product op te nemen. Het college kiest, vanuit doelmatigheidsperspectief er voor om detailinformatie vraaggestuurd i.p.v. aanbodgestuurd te leveren. Tot slot vraagt het college aandacht dat bij het doen van aanbevelingen op basis van een best practice (Utrecht in dit geval) de omstandigheden ook in ogenschouw genomen moeten worden, zoals de omvang van gemeente (en de daarbij horende financiële omvang en het daarbij behorende apparaat), de staat van de IV en de mogelijkheden om vacatures (tijdig) ingevuld te krijgen. 5. Risico’s en kanttekeningen Het besluit heeft geen financiële consequenties. 6. Uitvoering De aanbevelingen waarvan het college voorstelt die op te volgen worden opgevolgd als beschreven in de bijlage collegereactie.

Kenmerk: 2024/1899618

4/5

7. Bijlagen 1. Collegereactie aanbevelingen Duisenberg jaarstukken 2023 en adviesrapport accountant 2. Duisenberg aanbevelingen beleidsveld 4.3 Aantrekkelijke leefomgeving 3. Duisenberg aanbevelingen beleidsveld 2.2 Voorzieningen jeugd 4. Deloitterapport structuur aanbevelingen P&C documenten

Kenmerk: 2024/1899618

5/5

Collegereactie aanbevelingen Duisenberg Jaarstukken 2023 en adviesrapport accountant Jaarstukken 2023 14 oktober 2024 Concerncontrol

Inhoud 1.

Inleiding

3

2.

Context

3

2.1

Beoogd resultaat methode Duisenberg light

3

2.2

Ontwikkelingen afgelopen jaren naar meer leesbare en compactere P&C producten 4

2.3

Recente afspraken omtrent de Duisenberg Light methode

3.

Collegereactie inhoudelijke aanbevelingen Jaarstukken 2023 5 3.1

4.

5.

4

Algemene reactie Duisenbergrapporteurs Jaarstukken 2023

5

3.2 Reactie op inhoudelijke aanbevelingen beleidsvelden Duisenbergrapporteurs Jaarstukken 2023

5

Collegereactie structuur aanbevelingen Jaarstukken 2023

6

4.1

Reactie structuur aanbevelingen Duisenbergrapporteurs Jaarstukken 2023

6

4.2

Reactie structuur aanbevelingen Deloitte rapport

10

Conclusie advies college aanbevelingen

13

2

1.

Inleiding In 2024 is voor de vijfde keer onderzoek naar twee beleidsvelden uitgevoerd met behulp van de Duisenberg Light methode, namelijk naar de Jaarstukken 2023. De raad heeft besloten dat in 2024 de rapportages per commissie zich toespitsen op één van de beleidsvelden van de programma’s waar de commissies Beheer en Samenleving verantwoordelijk voor zijn. Voor de commissie Beheer hebben de rapporteurs gekozen beleidsveld 4.3 Aantrekkelijke leefomgeving (bijlage 1), met specifiek als doel ‘Haarlem is groen en biodivers’ te onderzoeken. Voor de commissie Samenleving hebben de rapporteurs gekozen voor beleidsveld 2.2 Voorzieningen jeugd (bijlage 2), waarbij zij zich specifiek gericht hebben op het doel ‘Tijdige jeugdhulp op maat aanbieden’. Parallel hieraan heeft Deloitte in haar rol als adviseur van de raad een adviesrapport (bijlage 3) uitgebracht aan de raad (die een samenvatting beoogt te zijn van alle openstaande structuur aanbevelingen uit eerdere Duisenbergrapporten tot de Jaarstukken 2023Het college geeft haar reactie op de inhoudelijke aanbevelingen uit rapporten van de Duisenberg Light rapporteurs jaarverslag 2023 (hoodstuk 3) alsook op de structuur aanbevelingen uit het Deloitte rapport aangevuld met de structuur aanbevelingen die voortkomen uit de rapporten van de Duisenberg light rapporteurs Jaarstukken 2023 (hoofdstuk 4).

Het college zegt toe alle inhoudelijke aanbevelingen op te volgen. Voor de structuur aanbevelingen voortvloeiende uit het recentelijke rapport van de Duisenberg light rapporteurs alsook de aanbevelingen uit het Deloitte rapport gaat het college aan de hand van voorliggend advies graag het gesprek met de raad aan. Hierin wordt aangegeven welke aanbevelingen door het college wenselijk worden geacht en kunnen worden uitgevoerd binnen de huidige capaciteit (en welke niet).

2.

Context Ieder jaar stelt de gemeenteraad de begroting voor de komende periode vast. Hierin geeft de raad de (financiële) kaders mee aan het college en controleert de raad of de afspraken uit de kadernota zijn ingevuld. Met de jaarstukken, de jaarrekening en het jaarverslag, legt het college verantwoording af aan de raad. De verantwoording gaat over de besteding van de middelen, zoals opgenomen in de gemeentebegroting van het voorgaande jaar en die beschikbaar zijn gesteld door de raad. De jaarstukken geven ook aan of de prestaties zijn geleverd en de doelstellingen zijn gerealiseerd. De raad kan op basis van de jaarstukken controleren of het college in overeenstemming met de begroting en kadernota gestelde kaders heeft gehandeld. De raad beoordeelt de rapportage en stelt de jaarstukken vast, waarmee het betreffende verslagjaar wordt afgesloten.

2.1 Beoogd resultaat methode Duisenberg light De zogenoemde Duisenberg light methode wordt sinds 2019 door de raad gebruikt als een vorm van gestructureerde analyse van de jaarstukken en begroting. Het beoogd resultaat is dat het moet leiden tot meer “scherpte” bij de voltallige raad en het meer invulling geeft aan de

3

verantwoordelijkheid die raadsleden hebben met betrekking tot hun controlerende en kaderstellende taken. De onderzoeken richten zich daarom op een verbetering van de controle- en informatiepositie van de raad. Hiermee wordt tevens beoogd een bijdrage te leveren aan een meer inhoudelijker debat over de grotere lijnen van het beleid bij de behandeling van de jaarstukken.

2.2 Ontwikkelingen afgelopen jaren naar meer leesbare en compactere P&C producten In 2019 zijn verschillende wijzigingen in de P&C producten aangebracht om de informatiewaarde er van te vergroten. Dit is gedaan op verzoek van de raad, die tijdens de behandeling van de Programmabegroting 2019-2023 aangegeven heeft dat zij de begroting leesbaarder wil hebben. Na aanleiding hiervan heeft de raadsconferentie ‘De begroting ont(k)leed’ plaatsgevonden, waarin verschillende voorstellen inclusief voor- en nadelen zijn behandeld. Dit heeft geleid tot zeven voorstellen tot wijziging in de P&C producten, met als doel deze leesbaarder en minder omvangrijk qua pagina’s te maken en de informatiewaarde te vergroten. Mede naar aanleiding van de uit eerdere jaren stammende Duisenberg aanbevelingen 'Faciliteer opnieuw mogelijkheid voor de raad om indicatoren aan te scherpen' (2020/0609648) en 'Toezegging rapporteren in ontwerpbegroting 2020, 1. Neem indicatoren op bij alle doelen én alle prestaties' (2019/560113) zijn in 2022 en 2023 meerdere indicatorenconferenties belegd met de raad.

In deze conferenties is samen met de raad en de aanwezige experts uit de organisatie gekeken naar de toepasselijkheid van doelen, prestaties, de samenhang hiertussen en relevante indicatoren, waarbij onder andere beschikbaarheid en frequentie van data een rol heeft gespeeld in de uiteindelijke afweging tot het al dan niet opnemen in het definitieve voorstel, welke op 26 januari 2023 is vastgesteld door de raad.

2.3 Recente afspraken omtrent de Duisenberg Light methode In januari 2024 heeft er een gesprek plaatsgevonden tussen de Duisenbergrapporteurs 2023, de griffie, de raad adviserende accountant, de wethouder Financiën en de concerncontroller. In dit gesprek is afgesproken om onderscheid te maken in aanbevelingen die betrekking hebben op het inhoudelijke beleidsveld en aanbevelingen die betrekking hebben op de structuur van de P&C producten. Dit onderscheid wordt in de collegereactie opgevolgd. In onderstaande hoofdstuk 3 vindt u daarom een collegereactie op de inhoudelijke aanbevelingen op de beleidsvelden uit de rapporten van de Duisenberg Light rapporteurs Jaarstukken 2023. Een reactie op aanbevelingen aangaande de P&C structuur uit de rapporten van de Duisenberg light rapporteurs Jaarstukken 2023 is te vinden in hoofdstuk 4 tezamen met een collegereactie op de structuur aanbevelingen uit het Deloitterapport.

4

3.

Collegereactie inhoudelijke aanbevelingen Jaarstukken 2023 3.1 Algemene reactie Duisenbergrapporteurs Jaarstukken 2023 Nieuw in deze collegereactie is, ten opzichte van eerdere collegereacties aanbevelingen Duisenberg, dat het college een algemene reactie op de rapporten van de Duisenbergrapporteurs geeft, naast de reactie op de inhoudelijke aanbevelingen. Dit is dit jaar gedaan omdat de behoefte er was om een bredere reactie, en soms nuancering of aanvullende informatie, op de rapporten te geven. Algemene reactie op het rapport van de Duisenbergrapporteurs uit de commissie Beheer In de rapportage lijkt er tekstueel een koppeling te worden gemaakt tussen de impact van zomerstorm Poly en het toevoegen van groen oppervlak, maar Poly heeft impact gehad op de bomen balans en niet op het groen oppervlak. In de analyse van prestaties en indicatoren wijkt de kleurcodering af van de smiley kleuren in de P&C producten, hierbij is het belangrijk om aan te geven dat de projecten meerjarig zijn en het beleid niet zomaar aangepast kan worden. Overigens geeft deze kleurcodering een vertekend beeld, aangezien 2 & 3 gezamenlijk wel op de streefwaarde uitkomen. Ook wordt in de rapportage gerefereerd aan een aantal definities (niet-ecologisch beheer, deels ecologisch beheer en ecologisch beheer). De definities zijn de definities die nu gehanteerd worden, maar worden verder aangescherpt.

Algemene reactie op het rapport van de Duisenbergrapporteurs uit de commissie Samenleving Bij dit onderwerp zijn effecten van de aansluiting op de sociale basis lastig meetbaar vanuit de effect indicatoren. Het onderzoek is gedaan in programma 2.2, terwijl er in programma 1 sociale basis ook informatie beschreven staat die hierbij aansluit. In de analyse van voorgenomen activiteiten is te lezen dat delen van programma 1 en programma 2.2 gecombineerd zijn, dit is gefragmenteerd, waardoor de samenhang in de analyse ontbreekt. De analyse is gedaan op de informatie uit het jaarverslag, dit is geen dekkend verslag van alle activiteiten. Uit de opmerkingen over het CJG dashboard wordt op gemaakt dat er behoefte is aan meer informatie. Het dashboard CJG is hiervoor niet de juiste tool, de jaarverslagen van het CJG en de JGZ zijn dit wel.

3.2 Reactie op inhoudelijke aanbevelingen beleidsvelden Duisenbergrapporteurs Jaarstukken 2023 Aanbeveling voor beleidsveld 4.3 Aantrekkelijke leefomgeving, doel ‘Haarlem is groen en biodivers’ Aanbeveling Product Dierenbescherming visueel ‘ontkoppelen’ De rapporteurs stellen voor om de opmaak van de doelenboom voor beleidsveld 4.3 aan te passen, zodat visueel ondersteund wordt dat product Dierenbescherming (4340) niet gekoppeld

5

is aan de prestatie-indicatoren ‘aantal wilde bijensoorten’ en ‘oppervlakte ecologisch beheerd groen (in ha)’, behorende bij product Groen (4311). Het college kan zich vinden in de mening van de rapporteurs dat de huidige weergave verwarrend kan zijn en stelt voor om deze aanbeveling af te doen d.m.v. een nieuwe opmaak voor beleidsveld 4.3, waarbij duidelijk wordt dat de prestatie indicatoren ‘aantal wilde bijensoorten’ en ‘oppervlakte ecologisch beheerd groen (ha)’ niet gerelateerd zijn aan het product ‘dierenbescherming’, met ingang van Programmabegroting 2026-2030. Het college stelt voor op deze wijze de aanbeveling op te volgen.

Aanbeveling voor beleidsveld 2.2 Voorzieningen jeugd, doel ‘Tijdige jeugdhulp op maat aanbieden’ Aanbeveling Wettelijke taak weer opnemen in doelen, prestaties en indicatoren bij volgende raadsconferentie Advies is om bij de eerstvolgende raadsconferentie een extra doel + prestatie toe te voegen die de wettelijke taak van de gemeente ‘het verzorgen van tijdige, passende jeugdhulp’ omvat en passender indicatoren te kiezen voor het monitoren van deze doelen. Het college sluit zich aan bij het advies van de rapporteurs en stelt voor deze aanbeveling af te doen bij de eerstvolgende raadsconferentie bij de start van de volgende coalitieperiode.

4.

Collegereactie structuur aanbevelingen Jaarstukken 2023 4.1 Reactie structuur aanbevelingen Duisenbergrapporteurs Jaarstukken 2023 Aanbeveling Informatie begroting en jaarverslag beter op elkaar aan laten sluiten De rapporteurs bevelen aan om bij ieder beleidsprogramma de koppen ‘wat willen we bereiken’ en ‘wat gaan we doen’ toe te voegen op de manier zoals dat ook in het jaarverslag gedaan wordt voor de tegenhangers ‘wat hebben we bereikt’ en ‘wat hebben we gedaan’, zodat er een beter inzicht komt in of wat er gepland was ook bereikt en uitgevoerd is. Zo sluit de informatie in de begroting en het jaarverslag beter op elkaar aan. Reactie college De koppen ‘wat willen we bereiken’ en ‘wat gaan we doen’ worden al in de begroting gehanteerd, alleen wordt daar invulling aan gegeven middels doelen en indicatoren. De tekstuele toelichtingen daarop per beleidsveld zijn op aangeven van de raad (raadsconferentie ‘De begroting ont(k)leed’ in 2019) eerder komen te vervallen omdat de begroting hiermee te lang zou worden. Vanuit het perspectief dat de raad middels de begroting stuurt op de hoofdlijnen (beleidsveldniveau) is het niet wenselijk deze informatie weer terug te laten keren in de begroting.

Het college neemt zich voor om de teksten in de jaarstukken onder de koppen ‘wat hebben we gedaan’ en ‘wat hebben we bereikt’ te beperken tot toelichting op het niet behalen van streefwaarden bij indicatoren waar dit het geval is. En de teksten daar waar streefwaarden van indicatoren behaald worden in de realisatie niet verder toe te lichten, zoals ooit bedoeld was. De jaarstukken zijn geen beleidsevaluatie of uiteenzetting van activiteiten, maar een verantwoording op geplande doelen en prestaties in de begroting.

6

Het college ontraadt de aanbeveling.

Aanbeveling Presentatie en lay-out tabellen verbeteren ter ondersteuning van leesbaarheid en trendinformatie De rapporteurs bevelen aan om de presentatie en lay-out van zowel de indicatoren overzichten als de informatie over de baten en de lasten uit te breiden met trendinformatie en te onderzoeken op welke manier visualisatie van deze informatie bijvoorbeeld door het gebruik van grafieken en diagrammen kan worden verbeterd, eventueel aangevuld met infographics. Reactie college Opgemerkt wordt dat de begroting al trendinformatie bevat voor zowel de indicatoren (waarbij vijf jaar terug en vijf jaar vooruit wordt gekeken) als de financiën (waarbij één jaar terug wordt gekeken en vijf jaar vooruit). De noodzakelijkheid van trendinformatie wordt ondersteund. Voor wat betreft de indicatoren raadt het college af de reeds bestaande trendinformatie te ondersteunen door visuele weergaven. De huidige doelenbomen bevatten in totaal 221 indicatoren. Stel dat de visuele weergave van de trendinformatie van vier indicatoren op één pagina past, dan betekent dit al ruim 55 pagina’s extra in het jaarverslag, die geen extra of nieuwe informatie bevatten t.o.v. de huidige weergave. Daarnaast is het college van mening dat dit informatie is op detail niveau die de aandacht wegtrekt van de boodschap op hoofdlijnen, waar de begroting en jaarstukken voor bedoeld zijn.

Het college ontraadt dit deel van de aanbeveling. Of de financiële informatie uitbreiding behoeft en in welke mate dit ondersteund dient te worden door visualisatie van deze informatie, bijvoorbeeld door het gebruik van grafieken en diagrammen eventueel aangevuld met infographics, dient verder te worden verkend. Het college kan zich vinden in de behoefte van de raad om meer/makkelijker duiding te geven aan de financiële cijfers in de P&C producten en sluit zich aan bij de Duisenbergrapporteurs die stellen dat visuele weergaven hier een mogelijke oplossing voor zouden kunnen zijn. Het college wil hierbij tevens benadrukken dat visuele weergaven niet voor elke financiële informatie geschikt is. Hier speelt de omvang van bedragen en het sturingsniveau van de raad een rol. Ook is het belangrijk dat visuele weergaven de raad helpen de hoofdlijnen uit de informatie te destilleren. Om deze reden raadt het college af financiële informatie die dieper gaat dan het niveau van beleidsvelden visueel weer te geven. Het college ziet wel meerwaarde in visuele weergave van de financiële informatie op beleidsveldniveau en hoger. Echter, dit vraagt in ieder geval extra ambtelijke inzet zowel aan de voorkant (het uitwerken van het voorstel door de afdeling CC in afstemming met de afdelingen financiën, ID en DIA).

Alsook het (technische) inregelen ervan in het systeem (door afdelingen financiën en DIA) waarvoor de capaciteit momenteel niet beschikbaar is binnen de afdeling financiën door piekwerkzaamheden als gevolg van de vervanging van ons huidige financiële systeem. Hiernaast leidt de jaarlijkse uitwerking ervan in de begroting (door de afdeling ID en DIA) tot extra werkzaamheden die binnen de huidige capaciteit binnen de afdeling ID niet voorhanden is. De trendanalyse en visuele weergave verzwaart de huidige analysewerkzaamheden die voor het P&C product uitgevoerd moeten worden door de afdelingen ID, DIA en CC. Die werkzaamheden vallen in piekmomenten en kunnen gevolgen hebben voor de kwaliteit en de doorlooptijd van de P&C producten. Het college stelt voor om bij aanvang van de volgende coalitieperiode met een voorstel naar de raad te komen met trendinformatie en visuele weergaven van financiële informatie op beleidsveldniveau en hoger. Het college stelt deze doorlooptijd van anderhalf jaar voor omdat, zoals hierboven beschreven, de capaciteit binnen de betrokken afdelingen schaars is. En niet ten koste mag gaan van andere werkzaamheden waar vooruitgang op wordt geboekt, zoals bijvoorbeeld de Duurzaamheidsbegroting en de uitvoeringskracht t.b.v. het vergroten van het investeringsvolume. Tevens wil het college de organisatie de tijd geven om een goed voorstel te maken.

Een goed voorstel benodigd vooronderzoek, waarbij gekeken kan worden naar andere

7

gemeenten, gezocht kan worden naar de juiste ondersteunende systemen en een goede taakverdeling binnen de organisatie. Het college doet liever een goed dan een overhaast voorstel en ziet de start van de nieuwe coalitieperiode als een mooi momentum hiervoor. Het college is voornemens dit deel van de aanbeveling op te volgen, maar heeft hier langer de tijd voor nodig.

Aanbeveling Smileys legenda objectiever maken De rapporteurs stellen voor om voor een wat meer objectieve legenda te kiezen waarbij aangegeven wordt of het behalen van het doel / de uitvoering van de prestaties volgens plan verloopt (groen), aandacht verdient (oranje) of niet volgens plan (rood) verloopt. Reactie college Door het vervangen van de stoplichten licht groen en geel voor oranje verdwijnt de nuance (het onderscheid) of de doelen grotendeels wel of niet zijn gehaald. Ook is de lichtgroene smiley eerder op verzoek van de raad toegevoegd aan de smileylegenda. Het college ontraadt de aanbeveling.

Aanbeveling Indicatoren formuleren in traject nieuwe formats raadsnota’s De rapporteurs willen nogmaals het belang van de wens (zoals geformuleerd bij het traject nieuwe formats raadsnota’s) benadrukken om bijvoorbeeld in kaderstellende nota's een uitgebreidere set indicatoren op te nemen. Deze kunnen dan gedurende de gehele beleidsperiode gevolgd worden in een bijbehorende monitor. (Link of verdieping met indicatoren in begroting en jaarverslag, maar hoeven er niet in). Reactie college De noodzakelijkheid om in (vakinhoudelijke) beleidsnota’s doelen op te nemen en deze smart te maken middels indicatoren wordt ondersteund door het college. Evenals het in de nota's aangeven aan welke begrotingsdoelen (en daarbij horende indicatoren) de nota bijdraagt. De uitvoering daarvan is gekoppeld aan het traject nieuwe formats raadsnota’s. De afdeling DIA onderzoekt momenteel welke indicatoren en informatie er allemaal al zijn binnen de organisatie. Dit zijn er al meer dan 500. Vervolgstap is dat gekeken wordt welke indicatoren en informatie waar kan bijdragen aan het duiden/verhelderen van informatie. Dit traject zal langer lopen dan het traject nieuwe formats raadsnota’s.

Het college zegt toe om in de volgende collegereactie openstaande Duisenberginformatie meer informatie te geven over in hoeverre het haalbaar wordt geacht om en de meerwaarde van (vakinhoudelijke) (kaderstellende) beleidsnota’s aan te vullen met een uitgebreidere set aan indicatoren, inclusief volgmonitor. Het college is voornemens de aanbeveling op te volgen, maar heeft hier langer de tijd voor nodig.

Aanbeveling Aanpassing in streefwaarden vermelden De rapporteurs stellen voor om in geval van aanpassing van de streefwaarden ten opzichte van rapportage in vorige documenten (begroting en jaarverslag) de reden hiervoor te vermelden in de opvolgende documenten (jaarverslag en begroting) van die raadsperiode, bijvoorbeeld met een asterix. Zodat duidelijk is dat er binnen de raadsperiode een aanpassing is gedaan en waarom. Reactie college Het is al staand beleid om wijzigingen in streefwaarden expliciet voor te leggen aan de raad als deze gedurende het jaar wijzigen. Ondersteund wordt om wijzigingen in ambitieniveau middels aanpassing van de streefwaarden ten opzichte van rapportages in vorige documenten ook zichtbaar te maken (bijvoorbeeld wanneer een streefwaarde voor 2025 in de Programmabegroting 2025-2029 naar boven wordt bijgesteld ten opzichte van de streefwaarde voor 2024 als opgenomen in de Programmabegroting 2024-2028). Dit kan opgevangen worden binnen de huidige capaciteit en in werking treden met ingang van de Programmabegroting 2026-2030.. Het college stelt voor op deze wijze de aanbeveling op te volgen.

8

Aanbeveling Maak overlap tussen programma’s en beleidsvelden beter inzichtelijk Als toevoeging op het advies van de rapporteurs van 2022: Geef bij doelen en prestaties waaraan binnen verschillende beleidsvelden gewerkt wordt - zoals extra inzet op preventie maatregelen in het domein Jeugd of de werkzaamheden uitgevoerd door het CJG - aan onder welke beleidsvelden deze komen te vallen en uit welke financiële posten ze gefinancierd worden. Reactie college Het is ondoenbaar om de samenhang tussen programma’s en beleidsvelden inzichtelijk te maken door systematisch en volledig aan te geven of (en in welke mate) de inzet binnen een beleidsveld bijdraagt aan andere doelen en prestaties anders dan geformuleerd in het beleidsveld waaraan de middelen zijn gekoppeld. De activiteiten en doelstellingen van Haarlem, of van welke willekeurige gemeente dan ook, zijn lastig te vereenvoudigen tot een overzichtelijk schema, al komen de huidige doelenbomen daarbij in de buurt. Echter, hier zit ook een grens aan. Veel beleid heeft een relatie met elkaar en het is niet haalbaar om al die relaties (oorzaak/gevolg/samengaan/etc) die er zijn binnen activiteiten en doelstellingen weer te geven of te beschrijven. De huidige clusterteksten beogen de samenhang tussen de verschillende programma’s binnen de domeinen inzichtelijk te maken. Het college ontraadt de aanbeveling.

Aanbeveling Meer inzicht in prestaties verbonden partijen De rapporteurs stellen voor dat om beter inzicht te krijgen in de manier waarop verbonden partijen bijdragen aan de door de gemeente gestelde doelen en prestaties en te voldoen aan de vereisten van BBV artikel 8, toegevoegd wordt: 1. Welke prestaties (geheel of gedeeltelijk) door verbonden partijen uitgevoerd worden 2. Informatie op hoofdlijnen over of de door het college met de verbonden partijen afgesproken doelen en prestaties ook bereikt en geleverd worden 3. Dit niet alleen inzichtelijk gemaakt wordt in de bijlage verbonden partijen, maar ook in de programma verantwoording zelf, bijvoorbeeld via een actieve verwijzing naar de bijlage. Reactie college Het opnemen van genoemde aanvullende informatie komt de leesbaarheid (rode draad) van de programmaverantwoording niet ten goede en dubbelt (grotendeels) met de separate en parallelle verantwoording die plaatsvindt door de verschillende verbonden partijen in haar jaarrapportages, verslagen, etc. aan de gemeenteraad. Het college ontraadt de aanbeveling.

Aanbeveling Maak de verklaring voor verschillen tussen primaire begroting en begroting na wijziging inzichtelijker in het programmaverslag zelf Het advies is om de beknopte toelichting bij de programma’s in het jaarverslag over de verschillen tussen de primaire begroting en de begroting na wijziging iets aan te vullen. Zodat duidelijk wordt welke verschillen bijvoorbeeld het resultaat zijn van amendementen of verklaard zijn in voortgangsrapportages waardoor de informatiewaarde voor raadsleden verhoogd wordt en zij zonder lang te hoeven puzzelen een sluitend verband kunnen zien. Neem ook links op naar relevante documenten waar de verschillen in toegelicht zijn. Reactie college In hoofdstuk 1.2 wordt op hoofdlijnen (programmaniveau) inzicht gegeven in de wijzigingen tussen primaire begroting en de begroting na wijziging (als gevolg van voortgangs-, bestuurs-, en decemberrapportage). In deze rapportages zelf wordt gedetailleerder ingegaan op de reden van deze wijzigingen. Het opnemen van deze toelichtingen, ook op hoofdlijnen, in de

9

programmabladen leidt tot dubbelingen/komt de leesbaarheid (rode draad) van de programmaverantwoording die zowel inhoudelijk als financieel zich concentreert op verschillen tussen de laatst vastgestelde begroting niet ten goede. Het college beseft echter dat deze informatie voor de raad essentiele context informatie bevat en zal met ingang van de jaarrekening 2024 links opnemen naar relevante documenten waar de verschillen in toegelicht zijn alsook verwijzingen opnemen naar amendementen die gedurende het jaar hebben geleid tot aanpassing van de begroting.

4.2 Reactie structuur aanbevelingen Deloitte rapport Rode draad 1 integraliteit en analyse “.. meerdere opmerkingen en adviezen naar aanleiding van de onderzoeken vanuit de gemeenteraad met de Duisenberg-methode hebben betrekking op de mate van integraliteit en analyse van de baten en lasten in relatie tot de geformuleerde doelstellingen (met effectindicatoren) en prestaties (met prestatie-indicatoren) in het programma-gedeelte van de jaarstukken. Veel van deze behoefte aan informatie is terug te vinden in de jaarstukken, maar is opgenomen op andere plaatsen – zoals bijlagen – in de jaarstukken. In dit document doen we enkele suggesties om met name de integraliteit en analyse van de baten en lasten in relatie tot de geformuleerde doelstellingen (met effect-indicatoren) en prestaties (met prestatie-indicatoren) in het programmagedeelte zelf op te nemen”.

1. Analyse per beleidsveld van de werkelijke lasten en baten ten opzichte van de gewijzigde begroting opnemen bij het programma (in plaats van in een aparte bijlage). Reactie college Zoals door de onderzoekers is vastgesteld is deze informatie reeds beschikbaar als bijlage 6.5 in de jaarstukken. Het schrappen van de aparte bijlage waarin de complete analyse per beleidsveld is opgenomen en deze opnemen in het programmadeel leidt tot een verlies van overzicht op de hoofdlijnen. Het argument van integraler en dichter bij elkaar deze analyse presenteren weegt niet op tegen het verlies van overzicht op de hoofdlijnen. Het zowel in de programmabladen als in een aparte bijlage opnemen (om integraliteit te versterken zonder verlies van overzicht op de hoofdlijnen) leidt tot langere jaarstukken van circa 15 pagina’s. Het college ontraadt het advies.

2. Analyse van de werkelijke onttrekkingen en stortingen in reserves ten opzichte van de gewijzigde begroting met het saldo van de reserve per 31 december (in plaats van een aparte bijlage). Reactie college Zoals door de onderzoekers is vastgesteld is deze informatie reeds beschikbaar als bijlage 6.5 in de jaarstukken. Afwijkingen groter dan € 100.000 tussen begrote dotaties en onttrekkingen ten opzichte van de realisatie worden hier toegelicht. Het schrappen van de aparte bijlage waarin de complete analyse per beleidsveld is opgenomen en deze opnemen in het programmadeel inclusief een analyse van de werkelijke onttrekkingen en stortingen in reserves t.o.v. de gewijzigde begroting, leidt tot een verlies van overzicht op de hoofdlijnen. Het argument van integraler en

10

dichter bij elkaar deze analyse presenteren weegt niet op tegen het verlies van overzicht op de hoofdlijnen. Het zowel in de programmabladen van de analyse per beleidsveld (voor het onderdeel reserves) als in een aparte bijlage opnemen (om integraliteit te versterken zonder verlies van overzicht op de hoofdlijnen) leidt tot langere jaarstukken van circa vijf pagina’s. Het college ontraadt het advies.

3. Een grafiek met het meerjarig verloop (afgelopen vier jaar) en de trend vanuit de begroting (komende vier jaar) van de baten en lasten van het betreffende beleidsveld. Reactie college De noodzakelijkheid van trendinformatie wordt ondersteund, óok als onderdeel van de jaarrekening. Op welke wijze en in welke mate dit dient te worden ondersteund door visualisatie van deze informatie, bijvoorbeeld door het gebruik van grafieken en diagrammen eventueel aangevuld met infographics, dient verder te worden onderzocht. Dit kan overigens alleen als de structuur voor langere tijd (elk jaar) het zelfde blijft. Anders kunnen jaren niet met elkaar vergeleken worden. Trendanalyse vergt hiernaast ook duiding in de tekst. Het college is voornemens dit advies op te volgen, maar heeft hier langer de tijd voor nodig. Voor een toelichting op de beperkingen die er zijn op het gebied van capaciteit voor het opvolgen van deze aanbeveling en het voorstel wat het college doet hiervoor wordt u verwezen naar pagina 6 van deze collegereactie, tekst onder kop ‘Aanbeveling Presentatie en lay-out tabellen verbeteren ter ondersteuning van leesbaarheid en trendinformatie’.

4. Indien van toepassing de inzet van specifieke uitkeringen bij het betreffende taakveld, met ook een vermelding van het vooruitontvangen bedrag (dat ‘geparkeerd’ staat onder de vooruitontvangen middelen). Reactie college Zoals door de onderzoekers is vastgesteld is deze informatie reeds beschikbaar als bijlage 6.7 in de jaarstukken. Integraal opnemen van deze analyse gaat ten koste van de hoofdlijnen per programma, opgebouwd langs de 3-W vragen; wat hebben we bereikt, wat hebben we daarvoor gedaan en wat heeft het gekost. Hiernaast leidt dit tot een dubbeling omdat een integraal overzicht van de vooruitontvangen bedragen (incl. de BBV verplichte SiSa bijdrage) zoals die nu is opgenomen een verplichting is. Met andere woorden, voorliggend voorstel is niet ‘in plaats van’ maar ‘er bovenop’ en leidt tot langere jaarstukken van circa vijf pagina’s. Het college ontraadt het advies.

5. Vermelden van de meest relevante gedane investeringen (met restantbudgetten) bij het betreffende beleidsveld. Reactie college Zoals door de onderzoekers is vastgesteld is deze informatie reeds beschikbaar als bijlage 6.6 en bijlage 1.7 in de jaarstukken. Integraal opnemen van deze analyse gaat ten koste van de hoofdlijnen per programma, opgebouwd langs de 3-W vragen; wat hebben we bereikt, wat hebben we daarvoor gedaan en wat heeft het gekost. Mocht toch vastgehouden worden aan dit advies dan leidt dit tot een dubbeling, omdat een integraal overzicht van de gerealiseerde investeringen zoals die nu is opgenomen een noodzakelijkheid is. Met andere woorden, voorliggend voorstel is niet ‘in plaats van’ maar ‘ er bovenop’ en leidt tot langere jaarstukken van circa vijf pagina’s. Dit komt doordat de vraag wat op programma niveau totaal wordt gerealiseerd ten opzichte van de

11

begroting alsook over alle programma’s heen essentiële sturingsinformatie voor het college en de raad bevat. Het college ontraadt het advies.

6. In de doelenboom de lasten en baten afzonderlijk vermelden in plaats van gesaldeerd (in plaats van een aparte bijlage) Reactie college Deze informatie is reeds beschikbaar als bijlage 6.9 in de jaarstukken. Het opnemen van deze cijfers als onderdeel van de doelenboom is dubbele informatie. Het eventueel schrappen van bijlage 6.9 in de huidige vorm in plaats van voorliggend voorstel leidt tot verlies van informatie omdat in bijlage 6.9 in tabelvorm de realisatie cijfers worden afgezet tegen de begroting (primair en actueel) alsook het vorige boekjaar. Hiernaast leent meer gedetailleerde informatie zich minder voor de graphic van de doelenboom dan een tabel zoals opgenomen in bijlage 6.9. De doelenboom beoogt niet alle betrokken informatie te bieden. De doelenboom heeft als doel de samenhang tussen doelen, prestaties, indicatoren en financiële middelen weer te geven in één overzicht. Wel is het mogelijk om links naar bijlage 6.9 in de doelenboom op te nemen. Het college stelt voor om op deze wijze deze aanbeveling af te doen, met ingang van Programmabegroting 2026-2030.

7. Per programma in een overzicht opnemen uit welke kostenopbrengstencategorieën het betreffende beleidsveld bestaat. Reactie college De raad stuurt op beleidsveldniveau. Informatie op productniveau maakt ter ondersteuning van de raad ook onderdeel uit van de jaarstukken. Het nog verdergaand opnemen van financiële detailinformatie langs de lijnen van de kosten- en opbrengstensoorten gaat ten koste van de hoofdlijn en leesbaarheid. Het college ontraadt het advies.

8. Per programma aangeven met welke verbonden partijen de doelstellingen worden gerealiseerd. Voor de reactie van het college op deze aanbeveling wordt u verwezen naar pagina 8 van deze collegereactie, tekst onder kop ‘Aanbeveling Meer inzicht in prestaties verbonden partijen’. Het college ontraadt het advies.

Rode draad 2 baten en lasten koppelen aan doelstellingen “Een andere geregeld terugkerende opmerking en advies is om de lasten en baten direct te kunnen relateren aan de doelstellingen in een beleidsveld. Dit is niet eenvoudig te realiseren, omdat de financiële administratie niet op het niveau van doelstellingen is ingericht, maar op het niveau van beleidsvelden en taakvelden. Wanneer dit de behoefte is, zal een meer fundamentele discussie moeten plaatsvinden in de gemeenteraad en met het college van burgemeester en wethouders”.

1. Doelen met effect- en prestatieindicatoren sluiten aan op de taakvelden 2. Naast de financiële administratie op het niveau van de verplichte taakvelden geeft de administratie ook financiële informatie op het niveau van doelstellingen.

12

Reactie college Het college sluit zich aan bij de onderzoekers van Deloitte die aangeven dat de lasten en baten direct relateren aan de doelstellingen in een beleidsveld niet eenvoudig te realiseren is. Dit is omdat de financiële administratie nu niet op het niveau van doelstellingen is ingericht, maar op het niveau van beleidsvelden en taakvelden. Het niveau van taakvelden is vanuit het Rijk verplicht voorgeschreven. Wanneer de behoefte is om de baten en lasten een veel directer verband te geven met de geformuleerde doelstellingen, zal een meer fundamentele discussie moeten plaatsvinden in de gemeenteraad en met het college van burgemeester en wethouders. Om dit te realiseren is de kernvraag of het voordeel van en het inzicht in de meer directe relatie tussen doelstellingen en de baten en lasten (die er overigens niet altijd is, een gemeentelijke organisatie zit qua inkomsten en uitgaven complexer in elkaar dan een productiebedrijf) opweegt tegen de inspanning die moet worden geleverd om dit te realiseren. Het college meent van niet. Het college ontraadt het advies.

5.

Conclusie advies college aanbevelingen In bovenstaande heeft het college haar inhoudelijke reactie op de aanbevelingen uiteengezet en toegelicht. Hieronder vindt u de eindconclusie van deze collegereactie. Het college zegt toe de volgende aanbevelingen op te volgen:  Inhoudelijke aanbevelingen uit rapporten Duisenberg rapporteurs Jaarstukken 2023: o Aanbeveling Product Dierenbescherming visueel ‘ontkoppelen’ o Aanbeveling Wettelijke taak weer opnemen in doelen, prestaties en indicatoren bij volgende raadsconferentie  Structuur aanbevelingen uit rapporten Duisenberg rapporteurs Jaarstukken 2023: o Aanbeveling Aanpassing in streefwaarden vermelden o Maak de verklaring voor verschillen tussen primaire begroting en begroting na wijziging inzichtelijker in het programmaverslag zelf  Structuur adviezen rapport Deloitte: o Advies in de doelenboom de lasten en baten afzonderlijk vermelden in plaats van gesaldeerd (in plaats van een aparte bijlage) Het college is voornemers de volgende aanbevelingen op te volgen, maar heeft hier langer de tijd voor nodig:  Structuur aanbevelingen uit rapporten Duisenberg rapporteurs Jaarstukken 2023: o Aanbeveling Presentatie en lay-out tabellen verbeteren ter ondersteuning van leesbaarheid en trendinformatie – Aangaande financiële informatie wel opvolgen o Aanbeveling Indicatoren formuleren in traject nieuwe formats raadsnota’s  Structuur

adviezen rapport Deloitte: o Advies Een grafiek met het meerjarig verloop (afgelopen vier jaar) en de trend vanuit de begroting (komende vier jaar) van de baten en lasten van het betreffende beleidsveld Het college raadt de volgende aanbevelingen af:  Structuur aanbevelingen uit rapporten Duisenberg rapporteurs Jaarstukken 2023:

13

Aanbeveling Informatie begroting en jaarverslag beter op elkaar aan laten sluiten Aanbeveling Presentatie en lay-out tabellen verbeteren ter ondersteuning van leesbaarheid en trendinformatie – Aangaande indicatoren raadt het college af o Aanbeveling Smileys legenda objectiever maken o Aanbeveling Maak overlap tussen programma’s en beleidsvelden beter inzichtelijk o Aanbeveling Meer inzicht in prestaties verbonden partijen Structuur adviezen rapport Deloitte: o Advies Analyse per beleidsveld van de werkelijke lasten en baten ten opzichte van de gewijzigde begroting opnemen bij het programma (in plaats van in een aparte bijlage) o Advies Analyse van de werkelijke onttrekkingen en stortingen in reserves ten opzichte van de gewijzigde begroting met het saldo van de reserve per 31 december (in plaats van een aparte bijlage) o Advies Indien van toepassing de inzet van specifieke uitkeringen bij het betreffende taakveld, met ook een vermelding van het vooruitontvangen bedrag (dat ‘geparkeerd’ staat onder de vooruitontvangen middelen) o Advies Vermelden van de meest relevante gedane investeringen (met restantbudgetten) bij het betreffende beleidsveld o Advies Per programma in een overzicht opnemen uit welke kostenopbrengstencategorieën het betreffende beleidsveld bestaat o Advies Per programma aangeven met welke verbonden partijen de doelstellingen worden gerealiseerd.

o Advies Doelen met effect- en prestatie indicatoren sluiten aan op de taakvelden o o



In hoofdstukken drie en vier is per aanbeveling of advies welke het college ontraadt beargumenteert waarom. Hieronder vindt u een samenvatting van de argumenten: Vasthouden aan P&C producten op hoofdlijnen Het college adviseert de raad sterk om de P&C producten op hoofdlijnen te houden. De raad stuurt op beleidsveldniveau en de P&C producten zijn hier op ingericht. Het vasthouden aan P&C producten op hoofdlijnen helpt de raad bij het lezen en interpreteren er van. De scheiding tussen hoofdlijnen en detailinformatie wordt nu gemaakt door hoofdlijnen in het hoofddocument op te nemen en detailinformatie in de bijlagen. Het college adviseert de raad dit zo te houden, met het oog op de leesbaarheid. De P&C producten bieden aanbodgestuurd de informatie op hoofdlijnen. Hiernaast is ook veel aanvullende (detail)informatie opgenomen in andere raads- en beleidsnota’s zoals bijvoorbeeld de jaarverslagen van verbonden partijen. Alle detailinformatie die de raad extra wil is vraaggestuurd te leveren, bijvoorbeeld middels het indienen van technische vragen. Het college adviseert de raad om de eerder door de raad bij de conferentie ‘de begroting ontkleed’ ingeslagen weg naar compacte P&C producten vast te houden. Ondanks de destijds ingezette maatregelen om de P&C producten in te korten bestaan de Jaarstukken 2023 al uit ruim 400 pagina’s.

Het college heeft een schatting gedaan van het aantal pagina’s wat hier bij zou komen als alle aanbevelingen en adviezen opgevolgd zouden worden. Dit zijn ruim 80 extra pagina’s. Het gevaar bestaat dat u hierdoor door de bomen het bos niet meer ziet. Capaciteit: Voor een aantal aanbevelingen geldt dat deze door het college worden ondersteund maar leiden tot extra inzet die nu niet opgevangen kan worden binnen de huidige capaciteit van de financiële kolom zonder dat dit tot kwaliteitsverlies en langere doorlooptijden leidt. Dit is o.a. het gevolg van de huidige onderbezetting (en de grote afhankelijkheid van inhuur derden) bij de afdeling Interne Dienstverlening (ID), de huidige piek in werkzaamheden bij de afdeling Financiën als gevolg van

14

vervanging (aanbesteding) van ons financiële systeem alsook de afhankelijkheid bij de werkzaamheden van schaarse IV capaciteit. Gelet op die context heeft het naar mening van het college slechts beperkt marginaal nut om de capaciteit uit te breiden en is zij niet voornemens hiervoor een capaciteitsclaim in te brengen. Bij een aantal aanbevelingen is het college van mening dat de gevraagde detailinformatie een minimale (aan de voorkant niet te voorspellen) behoefte vervult, welke niet opweegt tegen de benodigde capaciteit om deze te gaan vervullen door deze informatie standaard in elk P&C product op te nemen. Het college kiest, vanuit doelmatigheidsperspectief er voor om detailinformatie vraaggestuurd i.p.v. aanbodgestuurd te leveren. Input/Output vs outcome verantwoording: Onze Haarlemse begroting is een zogenaamde outcome begroting. Resultaten van beleid en activiteiten worden soms later in de tijd pas zichtbaar, hangen af van meerdere factoren en de directe relatie tussen input en output, zoals in een productiebedrijf, is er niet altijd. Om deze reden wordt er in de publieke sector vaker gekeken naar outcome verantwoording. Bij outcome gaat het niet over de eerste directe resultaten, maar om het uiteindelijke effect. Oftewel, worden doelen behaald. Levert de organisatie de toegevoegde waarde die zij beoogt. In het verleden werkt de gemeente Haarlem (cf.

landelijke voorschriften) met een inputbegroting. Dit is veranderd met de invoering van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Output verantwoording gaat over tastbare resultaten, datgene wat de productie oplevert. Over het algemeen wordt dit gedaan door cijfermatige overzichten en andere indicatoren. Deze vorm van verantwoording leent zich uitstekend voor een productiebedrijf. In de publieke sector is dit lastiger. Waar outputverantwoording een kwantitatieve nadruk heeft ligt deze bij outcomeverantwoording meer kwalitatief. Het college vraagt de raad dit in ogenschouw te nemen bij het lezen van de P&C producten en bij onderzoeken en aanbevelingen naar de P&C producten. Tot slot vraagt het college aandacht dat bij het doen van aanbevelingen op basis van een best practice de omstandigheden ook in ogenschouw genomen moeten worden, zoals de omvang van gemeente (en de daarbij horende financiële omvang en het daarbij behorende apparaat), de staat van de IV en mogelijkheden om vacatures (tijdig) ingevuld te krijgen.

15

Dit is een uitgave van gemeente Haarlem, Concerncontrol

________________________________ Postbus 511 2003 PB Haarlem Tel. 14 023 haarlem.nl 16