Bijlage 3 GR Cocensus - Accountantsverslag 2023

Gemeenschappelijke Regeling Cocensus Accountantsverslag 2023

VERTROUWELIJK Aan het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Cocensus Postbus 37 1960 AA HEEMSKERK

Heliumstraat 64 2718 SL Zoetermeer telefoon (088) 236 7000 e-mail Audit@flynth.nl

kenmerk 661077203/SH/0859

datum 18 april 2024

behandeld door S. Hof MSc RA

onderwerp Accountantsverslag 2023

Geachte bestuursleden,

Hierbij ontvangt u ons accountantsverslag over het boekjaar 2023. Dit verslag bevat de belangrijkste uitkomsten van de door ons uitgevoerde werkzaamheden, waarvan wij vinden dat die voor u relevant zijn voor een goed begrip van de jaarrekening 2023 en voor het beoordelen van de financiële positie van de gemeenschappelijke regeling Cocensus. De jaarrekening is opgesteld onder verantwoordelijkheid van de directie en het dagelijks bestuur. In overeenstemming met uw opdracht hebben wij de jaarrekening 2023 gecontroleerd. Deze rapportage beschrijft op hoofdlijnen onze controleaanpak en de belangrijkste aangelegenheden die wij tijdens onze controle in overweging hebben genomen. Wij zijn van mening dat de reikwijdte van onze werkzaamheden en de resultaten daarvan een deugdelijke basis vormen voor ons oordeel over de jaarrekening 2023 van Cocensus. Wij hebben deze rapportage tijdens de bijeenkomst op 13 maart jl. in concept met uw algemeen bestuur besproken, dit in afwachting van definitieve besluitvorming omtrent de rechtmatigheidsverantwoording. De definitieve jaarstukken en ons definitieve accountantsverslag zijn inhoudelijk niet gewijzigd ten opzichte van door uw bestuur behandelde concept versies van deze documenten. De bevindingen en beschouwingen in dit verslag komen voort uit onze controlewerkzaamheden.

Het verslag van bevindingen is, zoals hiervoor reeds verwoord, bedoeld om u te ondersteunen in uw beoordeling van de jaarrekening 2023. Wij wijzen u erop dat uw controlerende taak uiteraard verder gaat dan uitsluitend het financieel getinte perspectief vanuit de accountantscontrole. Wij bedanken de medewerkers van Cocensus voor de prettige samenwerking en zijn vanzelfsprekend graag bereid een nadere toelichting te verstrekken.

Hoogachtend, Flynth Audit B.V. Digitaal ondertekend door Sietse Hof

S. Hof MSc RA

Flynth Audit B.V. is lid van BKR International. Bankrekeningnummer IBAN NL67 RABO 0106 6642 20 - BIC: RABONL2U. Handelsregister 09063021. www.flynth.nl Dienstverlening vindt plaats onder algemene voorwaarden, op aanvraag verkrijgbaar en gedeponeerd bij de KvK in Arnhem.

Inleiding In het kader van de door het algemeen bestuur aan ons verstrekte opdracht voor de controle van de jaarrekening 2023 van de gemeenschappelijke regeling Cocensus brengen wij u hierbij verslag uit van onze belangrijkste bevindingen naar aanleiding van onze eindejaars-controlewerkzaamheden die wij onlangs hebben uitgevoerd. Dit accountantsverslag is bedoeld om u te ondersteunen in uw beoordeling van de jaarrekening 2023. Wij wijzen u erop dat uw controlerende taak uiteraard verder gaat dan uitsluitend het financieel getinte perspectief vanuit de accountantscontrole. Deze rapportage beschrijft op hoofdlijnen onze controleaanpak en de belangrijkste aangelegenheden die wij tijdens onze controle in overweging hebben genomen. Wij zijn van mening dat de reikwijdte van onze werkzaamheden en de resultaten daarvan een deugdelijke basis vormen voor ons oordeel over de jaarrekening van uw gemeenschappelijke regeling.

Inleiding

Onze werkzaamheden zijn erop gericht een oordeel te kunnen geven over de jaarrekening 2023 van de gemeenschappelijke regeling Cocensus en niet primair op het opsporen van fraudes of onregelmatigheden in uw organisatie. De bevindingen in deze brief zijn daarom beperkt tot de punten die voortvloeien uit de controle van de jaarrekening.

Samenvatting

Wij hebben onze controlewerkzaamheden afgerond en zijn voornemens om een goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening 2023 te verstrekken. Onze verwachting is dat wij, in afwachting van de formalisatie van de wijzigingen van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) en/of nadere informatie vanuit het Ministerie van Binnenlands Zaken en Koninkrijkrelaties op zijn vroegst eind maart de controleverklaring kunnen verstrekken. Wij hebben de concept versie van deze rapportage tijdens de bijeenkomst op 13 maart jl. met uw algemeen bestuur besproken.

Kernpunten van de controle

Rechtmatigheidsverantwoording

Analyse vermogen en resultaat

Inhoud accountantsverslag Hoofdstuk 1

Bestuurlijke samenvatting

Hoofdstuk 2

Kernpunten van de controle

Hoofdstuk 3

Rechtmatigheidsverantwoording

Hoofdstuk 4

Analyse vermogen en resultaat

Hoofdstuk 5

Interne beheersing & automatisering

Hoofdstuk 6

Externe ontwikkelingen

Bijlage A

(Gecorrigeerde) bevindingen

Bijlage B

Onze onafhankelijkheid is gewaarborgd

Bijlage C

Onze communicatie met u

Interne beheersing & automatisering

Externe ontwikkelingen

XXXXXX/XX/XXXX (= KENMERK) 661077203/SH/0859

Bijlagen

Bestuurlijke samenvatting

661077203/SH/0859

Bestuurlijke samenvatting Controleverklaring

Belangrijkste bevindingen

Wij hebben de accountantscontrole van de jaarrekening 2023 van de gemeenschappelijke regeling Cocensus afgerond. Wij verstrekken een goedkeurende controleverklaring voor de getrouwheid, onder voorbehoud dat de jaarrekening ongewijzigd wordt vastgesteld door het algemeen bestuur. Verder hebben we geen indicaties van fraude en/of nietnaleving van wet- en regelgeving.

Controlebevindingen Wij hebben een tweetal bevindingen geconstateerd, betreffende de inschatting van een nog te betalen bedrag en het niet verwerken van de rentebaten over het 4e kwartaal van 2023. De totale impact van deze bevindingen op het resultaat van het boekjaar 2023 bedraagt € 14.680 (nadelig). De bevindingen hebben derhalve geen impact op ons oordeel.

De gehanteerde materialiteit bedraagt € 165.000 voor fouten respectievelijk € 495.000 voor onzekerheden. Het jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening en bevat geen materiële onjuistheden De grondslagen van de jaarrekening zijn aanvaardbaar en het BBV wordt nageleefd.

Resultaat over 2023

Rechtmatigheidsverantwoording In de jaarrekening 2023 is voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. Het DB concludeert dat er geen fouten en onduidelijkheden boven de verantwoordingsgrens aanwezig zijn. Wij kunnen instemmen met deze conclusie van het DB en constateren dat de rechtmatigheidsverantwoording een getrouwe weergave biedt.

Belangrijkste aandachtspunten 2024

Naar aanleiding van onze controle over het boekjaar 2023 willen wij, vanuit onze natuurlijke adviesfunctie de volgende aandachtspunten voor 2024 benoemen:

600000 400000 200000 0 -200000 -400000 2021 2022 2023 Jaarrekening Begroting

XXXXXX/XX/XXXX (= KENMERK) 661077203/SH/0859

1. Doorontwikkeling van de rechtmatigheidsverantwoording en de onderliggende de ingerichte interne controles; 2. Vanwege het toenemende belang van digitale vastleggingen adviseren wij u het komend jaar aandacht te blijven houden voor de inrichting van uw applicaties.

Inleiding

Samenvatting

Kernpunten van de controle

Rechtmatigheidsverantwoording

Analyse vermogen en resultaat

Uw weerstandsvermogen

0,60 0,53

0,50

0,50

Interne beheersing en automatisering

0,40 Externe ontwikkelingen

0,30 0,20

Bijlagen

0,10 -

2021

2022

2023

Kernpunten van de controle

Kernpunten van onze jaarrekeningcontrole (1/2) Controleverklaring

Wij hebben de accountantscontrole van de jaarrekening 2023 van de gemeenschappelijke regeling Cocensus afgerond. Wij verstrekken een goedkeurende controleverklaring voor de getrouwheid, onder voorbehoud dat de jaarrekening ongewijzigd wordt vastgesteld door het algemeen bestuur. Verder hebben we geen indicaties van fraude en/of niet-naleving van wet- en regelgeving. De voor fouten en onzekerheden gehanteerde materialiteit bedraagt € 165.000 respectievelijk € 495.000. De bevindingen in onze rapportage zijn opgenomen vanaf € 8.250. In uw controleprotocol dat is vastgesteld d.d. 7 december 2023 is aangegeven dat de rapporteringstolerantie gelijk is aan de goedkeuringstolerantie en dus ook € 165.000. Wij wijken hiervan af en rapporteren fouten en onzekerheden boven 5% van de goedkeuringstolerantie.

Reikwijdte van de controle

Grondslagen en verantwoording conform BBV

In de opdrachtbevestiging heeft u ons de opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2023. De reikwijdte van onze controle staat hierin omschreven. Gedurende het verloop van de controle over boekjaar 2023 is op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle. Tijdens de uitvoering hebben zich geen wijzigingen van materieel belang in de reikwijdte voorgedaan. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2023 voldoende voor de doelstelling van de controle van gemeenschappelijke regeling Cocensus De accountantscontrole omvat onder meer een onderzoek naar de toepassing van de grondslagen in de jaarrekening. Naar onze mening zijn de door het bestuur gekozen grondslagen voor waardering en resultaatbepaling aanvaardbaar, conform wet- en regelgeving en consistent toegepast. In het boekjaar 2023 zijn geen wijzigingen doorgevoerd in de keuze of de toepassing van de belangrijkste verslaggevingsgrondslagen in het BBV en relevante notities uitgebracht door de Commissie BBV.

Schattingen

Schattingen op basis waarvan een aantal jaarrekeningposten worden bepaald zijn gebaseerd op inzichten van het management. Wij hebben de belangrijkste gehanteerde factoren en veronderstellingen beoordeeld. Wij hebben vastgesteld dat de schattingen en veronderstellingen aanvaardbaar zijn in het kader van de jaarrekening als geheel.

Voorzieningen

Bij het opstellen van de jaarrekening moet het bestuur belangrijke schattingen, beoordelingen en aannames toepassen en toelichten. Wij hebben de belangrijkste schattingen, beoordelingen en aannames van het bestuur beoordeeld en zijn tot de conclusie gekomen dat deze zijn gebaseerd op passende bewijsstukken en gebaseerd zijn op gebalanceerde overwegingen.

Analyse vermogen en resultaat

Het gerealiseerde resultaat (inclusief de mutaties in de reserves) bedraagt circa € 181.000 negatief versus een begroot resultaat (na wijziging) van € 0. Het negatief resultaat ten opzichte van de begroting wordt veroorzaakt door een aanvulling op de verlofvoorziening. Voor een nadere toelichting hierop verwijzen wij u naar de financiële hoofdlijnen in de jaarstukken 2023. In hoofdstuk 4 van dit verslag gaan wij nader in op het resultaat en de ontwikkeling van het (weerstands)vermogen.

XXXXXX/XX/XXXX (= KENMERK) 661077203/SH/0859

Inleiding

Samenvatting

Kernpunten van de controle

Rechtmatigheidsverantwoording

Analyse vermogen en resultaat

Interne beheersing en automatisering

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

Kernpunten van onze jaarrekeningcontrole (2/2) Rechtmatigheidsverantwoording

Uit onze werkzaamheden voor de rechtmatigheidsverantwoording zijn geen bevindingen gebleken. In de opgenomen toelichtingen van het dagelijks bestuur hebben we geen afwijkingen geconstateerd. Verder achten we de werkzaamheden van het dagelijks bestuur toereikend om tot een oordeel te komen. Voor een nadere toelichting verwijzen we u naar het hoofdstuk rechtmatigheidsverantwoording in dit verslag.

Frauderisicoanalyse

Cocensus heeft een frauderisicoanalyse opgesteld. Wij adviseren het bestuur om dit periodiek te bespreken zodat deze analyse een zichtbaar en vast onderdeel van de interne beheersomgeving wordt.

Bevinding energielasten

In de jaarrekening 2023 is een reservering van € 57.000 opgenomen voor nog te betalen energielasten over de periode 2021-2022. Op basis van de meetgegevens schatten wij in dat het nog te betalen bedrag maximaal € 92.680 bedraagt. Het verschil van € 35.680 hebben wij als controleverschil aangemerkt. Deze afwijking hebben wij opnemen in onze foutevaluatie, zie bijlage A.

Bevinding rentebaten

De rentebaten over het vierde kwartaal van 2023 zijn niet als baten in de jaarrekening opgenomen. De baten zijn daardoor € 21.000 te laag verantwoord. Deze afwijking hebben wij opnemen in onze foutevaluatie, zie bijlage A.

Inleiding

Samenvatting

Kernpunten van de controle

Rechtmatigheidsverantwoording

Wijziging in overige wet- en regelgeving

In de jaarrekening 2023 zijn geen stelsel- of schattingswijzigingen verwerkt. Cocensus heeft de jaarrekening verder opgesteld volgens de verslaggevingsvereisten van het besluit begroting en verantwoording (BBV).

Analyse vermogen en resultaat

Wet Normering Topinkomens (WNT)

De Wet Normering Topinkomens (WNT) is in werking getreden met ingang van 1 januari 2013. De WNT regelt niet alleen de openbaarmaking van topinkomens in de publieke en semipublieke sector, maar stelt ook maxima aan de hoogte van de bezoldiging van topfunctionarissen en tevens aan de ontslagvergoedingen. Met ingang van 1 januari 2013 is bij wet vastgelegd dat rechtspersonen of organisaties die volledig of in aanzienlijke mate uit publieke middelen zijn gefinancierd, beloningen van topfunctionarissen openbaar dienen te maken, ook als deze de in de wet gestelde maximale bezoldiging van € 223.000 niet te boven gaan. Daarnaast dient u het salaris openbaar te maken van overige medewerkers (inclusief – wanneer aan bepaalde voorwaarden is voldaan – ingehuurd personeel) die een bezoldiging ontvangen boven deze norm. Ten slotte stelt de WNT een aantal overige eisen, zoals een maximale ontslagvergoeding voor topfunctionarissen van € 75.000.

Interne beheersing en automatisering

Uit de werkzaamheden blijkt dat in 2023 voor de topfunctionarissen (directeur) en overige medewerkers geen sprake van een overschrijding van de grensbedragen en dat de WNT juist is verantwoord in de jaarstukken.

XXXXXX/XX/XXXX (= KENMERK) 661077203/SH/0859

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

Verantwoordelijkheden m.b.t. fraude Uw verantwoordelijkheid

Onze verantwoordelijkheid

•

De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij de met governance belaste personen en het bestuur. Deze verantwoordelijkheid betreft ook het opzetten en onderhouden van interne beheersmaatregelen met betrekking tot de betrouwbaarheid van de financiële rapportage, de werking van de bedrijfsvoering en naleving van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving.

•

Het uitvoeren, vastleggen en actualiseren van de frauderisicoanalyse als geïntegreerd onderdeel van de bij uw onderneming in gebruik zijnde interne beheersing, een evaluatie van de mogelijke impact en waarschijnlijkheid van frauderisico's en de ondernomen acties om frauderisico's te beperken, inclusief de risico's van omkoping, corruptie en frauderisico's met betrekking tot cybersecurity.

•

Het waarborgen dat de cultuur en de omgeving van uw onderneming integer zijn en ethisch gedrag bevorderen.

•

Het onderzoeken van iedere vermeende of vermoede misstand die onder de aandacht van de met governance belaste personen en het bestuur wordt gebracht; en

•

Daarnaast zijn de met governance belaste personen verantwoordelijk voor het monitoren van het risico op managementfraude, voor het bepalen of de interne beheersmaatregelen voldoende zijn om frauderisico's te identificeren, voor de beoordeling van de competentie en integriteit van zichzelf en van het overige management en voor het versterken van een cultuur van integriteit en ethisch gedrag.

•

• •

Geen aanwijzingen XXXXXX/XX/XXXX (= KENMERK)

661077203/SH/0859

Wij hebben een fraudediscussie gevoerd en bevestigingen verkregen van de met governance belaste personen, het bestuur en anderen binnen de entiteit ten aanzien van de interne beheersing, risico-inschattingen (inclusief de processen om de risico's op fraude in de entiteit te identificeren en erop in te spelen), en eventuele kennis met betrekking tot fraude of vermoede fraude.

Inleiding

Samenvatting

Kernpunten van de controle

Rechtmatigheidsverantwoording

Analyse vermogen en resultaat

Interne beheersing en automatisering

Verder hebben wij het bestuur verzocht om informatie die het eventueel aan zijn werknemers heeft meegedeeld over haar visie op bedrijfspraktijken en ethisch gedrag.

Externe ontwikkelingen

Daarnaast hebben wij inzicht verkregen in de wijze waarop de met governance belaste personen toezicht uitoefenen op de door het bestuur gevolgde processen om de risico's op fraude te identificeren en hierop in te spelen.

Bijlagen

•

Wij hebben de geplande controlewerkzaamheden besproken met de met governance belaste personen.

•

Wij moeten adequaat reageren op tijdens de controle geconstateerde (vermoede) fraude.

•

Wij rapporteren over onze gevolgde controleaanpak met betrekking tot fraude(risico’s) in de controleverklaring.

Tijdens onze controlewerkzaamheden zijn geen aanwijzingen van fraude onder onze aandacht gekomen.

Significante frauderisico’s Omschrijving risico

Eigen controlewerkzaamheden

Het management bevindt zich in een positie om fraude te plegen, omdat het in staat is de administratieve vastleggingen te manipuleren en frauduleuze financiële overzichten op te stellen door interne beheersing te doorbreken die anderszins effectief lijkt te werken. Het risico is verondersteld in alle entiteiten aanwezig.

Het doorbreken van beheersmaatregelen door het management is op basis van de controlestandaarden altijd een significant risico. Interne beheersmaatregelen, ongeacht hoe goed in opzet en bestaan, kunnen risico’s van materiële onjuistheden in de jaarrekening slechts beperken, en niet volledig mitigeren, wegens de inherente beperkingen van interne beheersmaatregelen. Wij hebben de opzet en implementatie geëvalueerd van de maatregelen van interne beheersing in de processen voor het genereren en verwerken van journaalposten en het maken van schattingen. Tevens hebben wij specifieke aandacht gegeven aan de toegangsbeveiligingen in het IT-systeem en de mogelijkheid dat hierdoor functiescheidingen worden doorbroken.

Inleiding

Wij hebben journaalposten geselecteerd op basis van risicocriteria en hierop specifieke controlewerkzaamheden verricht. Deze werkzaamheden omvatten onder meer inspectie van informatie uit brondocumenten. Wij hebben geen significante transacties buiten het kader van de normale bedrijfsuitoefening geïdentificeerd.

Samenvatting

Tevens hebben wij specifieke controlewerkzaamheden verricht ten aanzien van belangrijke schattingen van het dagelijks bestuur zoals de waardering van vaste activa en debiteuren en het toereikend zijn van voorzieningen. Hierbij hebben we in het bijzonder aandacht gehad voor het inherente risico van vooringenomenheid van het dagelijks bestuur bij deze posten. Onze werkzaamheden hebben niet geleid tot specifieke aanwijzingen voor fraude of vermoedens van fraude ten aanzien van het doorbreken van de interne beheersing door het dagelijks bestuur. Omschrijving risico

Eigen controlewerkzaamheden

Het risico dat een medewerker zelfstandig crediteurenstamgegevens muteert en / of valse inkoopfacturen in de administratie verwerkt en / of betalingen aan crediteuren omleidt voor persoonlijk gewin.

Het wijzigen van crediteurenstamgegevens wordt in het proces geborgd door het 4-ogen principe, waarbij altijd een tweede medewerker de mutatie autoriseert. Wij hebben o.a. aan de hand van de logging van het administratief pakket geïdentificeerd voor welke crediteuren één of meerdere stamgegevens zijn gewijzigd. Van de crediteuren waarvan de stamgegevens in het boekjaar zijn gewijzigd, hebben wij de wijzigingen gecontroleerd aan de hand van onderliggende documentatie, zoals inkoopfacturen (waarop veel ‘vaste’ gegevens zoals adres en bankrekeningnummer zijn vermeld). Wij hebben daarnaast een cijferanalyse uitgevoerd op de overige bedrijfskosten, waarbij relevante afwijkingen ten opzichte van onze verwachting nader (in detail) zijn uitgezocht. Daarnaast hebben we een deelwaarneming verricht op de bedrijfskosten en hebben we vastgesteld dat de prestaties geleverd zijn en de betalingen zijn verricht aan het juiste bankrekeningnummer. Uit onze werkzaamheden zijn geen indicaties voor frauduleuze betalingen naar voren gekomen.

Omschrijving risico

Eigen controlewerkzaamheden

Frauderisico dat de Europese en/of interne aanbestedingsrichtlijnen niet worden nageleefd om gunning aan een bevriende partij mogelijk te maken.

De aanbestedingsrichtlijnen zijn complex en het risico op mogelijke gunning aan bevriende partijen is doorgaans, gelet op de veelvoud aan leveranciers en grote diversiteit in inkoop van goederen en diensten, een verhoogd risico voor overheden. Bij onze controlewerkzaamheden hebben wij gecontroleerd of er voldoende functiescheiding is gehanteerd bij aanbestedingstrajecten en bij het aangaan van contracten. We hebben bij het uitvoeren van deze controlewerkzaamheden geen onrechtmatigheden geconstateerd. Conclusie

Uit onze werkzaamheden zijn geen bevindingen gebleken. De geconstateerde risico’s zijn afdoende gemitigeerd. XXXXXX/XX/XXXX (= KENMERK)

661077203/SH/0859

Kernpunten van de controle

Rechtmatigheidsverantwoording

Analyse vermogen en resultaat

Interne beheersing en automatisering

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

Rechtmatigheidsverantwoording

Jaarrekening - Rechtmatigheidsverantwoording (1/4) Conclusie rechtmatigheid

In de jaarrekening (hoofdstuk 3.8) heeft het DB de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. Het DB concludeert dat er geen fouten en onduidelijkheden boven de verantwoordingsgrens aanwezig zijn. In de paragraaf bedrijfsvoering (hoofdstuk 2.4) wordt een nadere toelichting gegeven op de totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording. Op basis van onze werkzaamheden kunnen wij instemmen met de conclusie van het DB en constateren wij dat de rechtmatigheidsverantwoording een getrouwe weergave biedt. In dit hoofdstuk geven wij een nadere toelichting voor de relevante onderdelen.

Definitie rechtmatigheid

Verantwoordingsen rapportagegrens

Het juridische begrip rechtmatigheid heeft betrekking op alle geldende wet- en regelgeving. Rechtmatigheid is dan het handelen in overeenstemming met de wet- en regelgeving. Het begrip rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is een minder omvattend begrip. Hierbij bestaat er een duidelijke relatie met het financieel beheer. Er moet immers worden verantwoord dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat om de financiële beheershandelingen.

De verantwoordingsgrens valt binnen een bandbreedte van 0% en 3% van de totale lasten van de gemeenschappelijke regeling, inclusief eventuele toevoegingen aan de reserves. Voor zowel de fouten als voor onduidelijkheden afzonderlijk geldt hetzelfde percentage, waarbij fouten en onduidelijkheden niet bij elkaar opgeteld worden. We hebben vastgesteld dat in de financiële verordening de verantwoordingsgrens is opgenomen ter hoogte van 2%. In het controleprotocol is geen specifieke rapporteringsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen, maar deze is gelijk aan de verantwoordingsgrens. Het besluit accountantscontrole decentrale overheden hanteert een percentage van 1% voor fouten, waardoor uw verantwoording lagere zekerheid verschaft.

Normen en toetsingskader

Het normenkader voor de rechtmatigheidsverantwoording betreft uw inventarisatie van de voor de verantwoording relevante wet- en regelgeving. Het normenkader heeft u geactualiseerd op basis van wijzigingen in wet- en regelgeving en is vastgesteld op 7 december 2023. Uw inventarisatie van regelgeving bestaat uit externe- en eigen regelgeving. We constateren dat u de actualisatie nauwkeurig heeft uitgevoerd en dat het normenkader aansluit op de geldende externe- en eigen regelgeving.

Het operationaliseren van het normenkader is een taak van dagelijks bestuur en wordt vastgelegd in een toetsingskader. In het toetsingskader is per wet/regeling/verordening vastgelegd welke artikelen relevant zijn voor de toetsing. Uw organisatie heeft ervoor gekozen geen toetsingskader vast te stellen, waardoor de operationalisatie van het normenkader niet inzichtelijk is gemaakt voor het algemeen bestuur. Op basis van de kadernota rechtmatigheid bent u niet verplicht het toetsingskader vast te stellen, maar we adviseren u voor volgend jaar een toetsingskader vast te stellen, zodat duidelijk is op welke onderdelen uw rechtmatigheidscontroles toezien.

XXXXXX/XX/XXXX (= KENMERK) 661077203/SH/0859

Inleiding

Samenvatting

Kernpunten van de controle

Rechtmatigheidsverantwoording

Analyse vermogen en resultaat

Interne beheersing en automatisering

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

Jaarrekening - Rechtmatigheidsverantwoording (2/4) Begrotingscriterium

Bij de rechtmatigheidsverantwoording vormt het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. Financiële beheershandelingen die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). Uitgangspunt is het niveau waarop de het algemeen bestuur de budgetten in de begroting en bij investeringen geautoriseerd heeft, in lijn met de door u vastgestelde financiële verordening. In de begroting zijn de bedragen voor de lasten en baten vermeld die door het algemeen bestuur zijn vastgesteld. De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn op hoofdlijnen door de wetgever bepaald (artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet) en heeft het algemeen bestuur nader ingevuld en geconcretiseerd in de financiële verordening. Uw algemeen bestuur heeft het begrotingscriterium geconcretiseerd door: •

Over- en onderschrijdingen op programmaniveau beoordeeld worden.

•

Verschuiving tussen jaarschijven in een investeringskrediet is toegestaan.

•

Een overschrijding van lasten in ten opzichte van de begroting is acceptabel als hier direct gerelateerde inkomsten tegenover staan of als deze geautoriseerd zijn door middel van vaststelling van een tussentijdse rapportage.

Samenvatting

Kernpunten van de controle

Rechtmatigheidsverantwoording

Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de juiste investering, het toereikend zijn van het begrotingsbedrag en het begrotingsjaar van belang zijn.

Analyse vermogen en resultaat

Als blijkt dat de gerealiseerde bedragen hoger zijn dan de, ook na de laatste begrotingswijziging, geraamde bedragen dan kan er sprake zijn van onrechtmatige uitgaven (begrotingsonrechtmatigheid). Deze lasten zijn dan namelijk buiten het budgetrecht van het algemeen bestuur tot stand gekomen.

Interne beheersing en automatisering

In deze paragraaf gaan wij in op het begrotingscriterium en de verschillende onderwerpen die het begrotingscriterium raken. Het algemeen bestuur bepaalt zelf op welk niveau de budgetten in de begroting en investeringen worden geautoriseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet.

XXXXXX/XX/XXXX (= KENMERK) 661077203/SH/0859

Inleiding

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

Jaarrekening - Rechtmatigheidsverantwoording (3/4) Begrotingsrechtmatig heid - programma’s

Misbruik en Oneigenlijk (M&O) gebruik criterium

Uit onze werkzaamheden om de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording te toetsen zijn we niet tot een ander oordeel gekomen dan het dagelijks bestuur in de rechtmatigheidsverantwoording heeft verantwoord. Ten aanzien van de begrotingsrechtmatigheid heeft het dagelijks bestuur twee afwijkingen geconstateerd en daarbij, in lijn met de criteria vastgesteld in financiële verordening, geconcludeerd of er sprake is van acceptabele afwijkingen. De uitkomsten van deze analyse hebben wij onderstaand samengevat. Soort

Realisatie

Begroting

Verschil

Oordeel DB

Baten

16.252.739

16.193.000

€ 59.739

Niet acceptabel

Lasten

16.534.000

16.311.000

€ 223.000

€ 100.000 acceptabel € 123.000 niet acceptabel

De rechtmatigheidseis betreft ook de toetsing op juistheid en volledigheid van de gegevens, die door de belanghebbenden zijn verstrekt om het voldoen aan voorwaarden aan te tonen. Dit ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving (M&O-criterium). Om misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden te voorkomen, zijn functionerende beheersmaatregelen nodig. Het gaat er bij het M&O-criterium om dat in de organisatie effectieve maatregelen zijn getroffen om misbruik te voorkomen, dan wel op te sporen, en dat vigerende wet- en regelgeving duidelijk is, aangepast is aan actuele omstandigheden en te handhaven is. Om dit te bewerkstellingen is een mix van maatregelen nodig. Uw organisatie heeft een (kader)nota M&O-beleid samengesteld met de algemene uitgangspunten en de filosofie van de organisatie met betrekking tot het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik. Deze monden uit in de keuzes die de organisatie ter zake maakt. De uitwerking daarvan in (een mix van) concrete beheersmaatregelen moet geïntegreerd zijn in de administratieve organisatie/interne controle van de organisatie Vanuit de verbijzonderde interne controle zijn diverse deelwaarnemingen verricht ten aanzien van het rechtmatigheidsaspect.

Wij constateren hierbij dat er geen duidelijke toelichting/conclusie is welke werkzaamheden expliciet verricht zijn aan het M&O criterium. De uitgevoerde werkzaamheden geven geen indicatie tot een rechtmatigheidsfout. Ook uit onze werkzaamheden ten aanzien van de getrouwheid blijken geen bevindingen die indicatie geven tot een fout in het kader van het M&O criterium.

XXXXXX/XX/XXXX (= KENMERK) 661077203/SH/0859

Inleiding

Samenvatting

Kernpunten van de controle

Rechtmatigheidsverantwoording

Analyse vermogen en resultaat

Interne beheersing en automatisering

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

Jaarrekening - Rechtmatigheidsverantwoording (4/4) Voorwaardencriterium

Het voorwaarde criterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. In de hierna volgende paragrafen worden de voorwaarde met de hoogste impact / risico binnen de jaarrekening nader toegelicht.

Voorwaardencriterium - Aanbestedingswet

De regels over aanbesteden staan in de Aanbestedingswet 2012 en het Aanbestedingsbesluit. Om de rechtmatigheid van de aanbestedingen vast te stellen heeft u een analyse uitgevoerd op de verstrekte inkoopopdrachten over een periode van vier jaar. In de analyse heeft u beoordeeld of de opdrachten tijdig zijn aanbesteed. Voor de aanbestede opdrachten is beoordeeld of de realisatie van de inkoopopdracht aansluit op de aanbesteding. Ten aanzien van het onderliggende proces van toetsing hebben wij geconstateerd dat de toetsing vooral heeft plaatsgevonden aan het eind van het jaar en ten behoeve van de accountantscontrole. Wij merken een toenemende aandacht die de organisatie heeft voor het naleven van de Europese aanbestedingsregels. Desondanks adviseren wij hieraan in de organisatie continue aandacht te blijven geven waardoor de benodigde gedragsverandering bij degenen die inkopen gestimuleerd worden.

Voorwaardencriterium - Wet Fido, schatkistbankieren, Ufdo en Ruddo

De Wet financiering decentrale overheden (Fido) en onderliggende regelingen in de vorm van Regeling schatkistbankieren decentrale overheden, Uitvoeringsregel financiering decentrale overheden (Ufdo) en Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden (Ruddo), bevatten regels die de risico’s voor lokale overheden moeten beperken bij lenen en beleggen. Aan deze overtredingen van de Wet fido zijn in veel gevallen geen (directe) financiële gevolgen verbonden. Uit de werkzaamheden van de verbijzonderde interne controle (VIC) blijken geen bevindingen aanwezig zijn.

Inleiding

Samenvatting

Kernpunten van de controle

Rechtmatigheidsverantwoording

Analyse vermogen en resultaat

Interne beheersing en automatisering

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

XXXXXX/XX/XXXX (= KENMERK) 661077203/SH/0859

Analyse vermogen en resultaat

Jaarverslag – Kwaliteit toelichtingen en belangrijkste kengetallen

Jaarverslag voldoet aan eisen BBV

Kwaliteit paragrafen

In het BBV zijn diverse eisen opgenomen voor de vorm en inhoud van het jaarverslag. Wij hebben vastgesteld dat uw jaarverslag voldoet aan de eisen die het BBV hieraan stelt

De paragrafen in de jaarstukken voldoen aan de gestelde eisen en geven een nadere toelichting over het door Cocensus gevoerde beleid.

Inleiding

Samenvatting Verenigbaarheid jaarrekening en jaarverslag

Informatiewaarde

Wij zijn verplicht vast te stellen of wij op grond van de tijdens de controle verkregen informatie onjuistheden of tegenstrijdigheden hebben geconstateerd tussen de jaarrekening en het jaarverslag die gebruikers van de jaarstukken zouden kunnen beïnvloeden. Dit is naar onze mening niet het geval.

We hebben de informatiewaarde van uw jaarstukken gebaseerd op de inzichtelijkheid, concreetheid en kwaliteit van de analyses vanuit het perspectief van het algemeen bestuur. De inzichtelijkheid is toereikend en heeft de aandacht van de directie en het bestuur.

Solvabiliteit

Netto schuldquote 86

6

84

5

82

4

80

3

78 76 2021

2022

2023

Cocensus

XXXXXX/XX/XXXX (= KENMERK) 661077203/SH/0859

Weerstandsvermogen

3

0,6

2,5

0,5

2

0,4

1,5

0,3

2

1

0,2

1

0,5

0,1

0

74

Structurele exploitatieruimte

0 2021

2022

2023

Cocensus

2022

2023

Cocensus

Rechtmatigheidsverantwoording

Analyse vermogen en resultaat

Interne beheersing & automatisering

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

0 2021

Kernpunten van de controle

2021 2022 2023 Cocensus

Jaarverslag – Toelichting kengetallen Relatie tussen kengetallen

De kengetallen moeten altijd in relatie tot elkaar worden bezien. Uit de combinatie van de kengetallen kan een beeld worden verkregen van de financiële positie van uw organisatie. Daarbij kan ook inzichtelijk worden gemaakt wat de oorzaak is van uw financiële positie. De analyse van de weerstandsratio en de financiële kengetallen is een onderdeel van het jaarverslag en de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. Vanuit onze controlerende rol is vastgesteld of het jaarverslag (en dus deze paragraaf) niet strijdig is met de jaarrekening en geen materiële onjuistheden bevat.

Weerstandsvermogen

Solvabiliteit

Inleiding

In de paragraaf weerstandsvermogen heeft het dagelijks bestuur een overzicht opgenomen van de weerstandscapaciteit. Het weerstandsvermogen bedraagt volgens deze paragraaf € 224.000 (2022: € 250.000).

Samenvatting

In de paragraaf weerstandsvermogen zijn de relevante risico’s benoemd. Uw organisatie heeft op basis van interne berekeningen het totale bedrag aan gewogen risico’s waaraan de organisatie is blootgesteld bepaald op € 425.000 (2022: € 505.000). In de bijbehorende programmaverantwoording in de paragraaf weerstandsvermogen een specificatie van deze risico’s opgenomen. Het weerstandsvermogen is op basis van deze analyse als ruim onvoldoende te kwalificeren. Voor de aard van uw organisatie is dit echter niet zorgwekkend, aangezien de taken van uw organisatie gefinancierd worden door de bijdrage van de deelnemers. Indien er de lasten zullen stijgen, zal deze bijdrage meestijgen. Het risico voor uw organisatie is dus, ondanks de lage weerstandsratio, beperkt.

Kernpunten van de controle

Rechtmatigheidsverantwoording

Analyse vermogen en resultaat

Het solvabiliteitsratio bedraagt ultimo 2023 1,42% (2022: 4,36%). Voor de solvabiliteit geldt dat hoe hoger dit percentage is, hoe beter uw organisatie in staat is om haar verplichtingen op lange termijn te voldoen.

Interne beheersing & automatisering

De netto schuldquote bedraagt 79,5% (2022: 78,29%). De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van uw organisatie ten opzichte van de eigen middelen en geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie.

Externe ontwikkelingen

De solvabiliteit laat ten opzichte van voorgaand jaar een negatieve ontwikkeling zien. Voor de aard van uw organisatie is dit niet zorgwekkend. Bijlagen

XXXXXX/XX/XXXX (= KENMERK) 661077203/SH/0859

Jaarverslag – Voorspellend vermogen Resultaat versus gewijzigde begroting

600000 400000 Inleiding

200000 0

Samenvatting

-200000 Kernpunten van de controle

-400000 2021

2022 Jaarrekening

Analyse

2023 Begroting

De grafiek hierboven laat het verschil tussen het begrote en gerealiseerde saldo van baten en lasten zien van 2021 tot en met 2023 (het resultaat voor toevoegingen aan en onttrekkingen uit de reserves). Uit de trend blijkt dat u structureel een resultaat rondom 0 verwacht, wat gezien de bedrijfsvoering en de dienstverlening van Cocensus voor haar deelnemers logisch is. Hierbij valt op dat in 2021 er nog een relatief grote afwijking was tussen realisatie en begroting en deze afwijking in 2022 en 2023 is afgenomen.

Rechtmatigheidsverantwoording

Analyse vermogen en resultaat

Interne beheersing & automatisering

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

XXXXXX/XX/XXXX (= KENMERK) 661077203/SH/0859

Interne beheersing & automatisering

Samenvatting interne beheersing en automatisering Samenvatting bevindingen managementletter 2023

Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole 2023 hebben wij in oktober 2023 de tussentijdse (interim) controle uitgevoerd. Deze interim-controle is primair gericht op de bedrijfsvoering binnen Cocensus en met name gericht op de opzet, het bestaan en de werking van maatregelen van administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB), voor zover van belang voor onze controle op de betrouwbaarheid van de in de jaarrekening opgenomen gegevens. Onze bevindingen, voortvloeiend uit de interim-controle, zijn vastgelegd in onze managementletter van 21 november 2023. Uit onze interim-controle blijkt dat Cocensus haar zaken beheersmatig op orde heeft, voor zover wij dat beoordelen in het licht van de jaarrekeningcontrole. Ons beeld is dat de administratieve organisatie en interne beheersing (de controles binnen de processen, gecombineerd met de verbijzonderde interne controles) van Cocensus voldoet aan de daaraan te stellen eisen. Specifiek genomen zijn nog wel enkele verbeterpunten geconstateerd, bijvoorbeeld ten aanzien van het salarisproces en de voorbereiding van de rechtmatigheidsverantwoording. Voor onze specifieke bevindingen en overige aanbevelingen (verbeterpunten) verwijzen wij u naar de genoemde managementletter.

Betrouwbaarheid en continuïteit van de automatiseringsomgeving

Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen daaromtrent raken dan ook slechts die onderdelen, die wij onderzocht hebben in het kader van de jaarrekening, wat wil zeggen dat wij ter zake geen volledigheid pretenderen. Op grond van artikel 393 lid 4, Titel 9 Boek 2 BW rapporteren wij onze bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking in dit verslag. Hierbij dient opgemerkt te worden dat wij ons hier specifiek richten op de aspecten van de geautomatiseerde gegevensverwerking die van belang zijn voor de financiële verslaglegging. Wij geven geen oordeel over de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking van Cocensus als geheel. Wij zijn van mening dat voldoende maatregelen zijn getroffen om de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking en informatievoorziening te waarborgen.

XXXXXX/XX/XXXX (= KENMERK) 661077203/SH/0859

Inleiding

Samenvatting

Kernpunten van de controle

Rechtmatigheidsverantwoording

Analyse vermogen en resultaat

Interne beheersing & automatisering

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

Externe ontwikkelingen

Externe ontwikkelingen (1/3) Werkkosten regeling

De toepassing van de werkkostenregeling vraagt uw aandacht om correct toe te passen. We zien in de praktijk regelmatig dat het aanwijzen van vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikkingstellingen aan werknemers, te laat worden aangewezen. Aanwijzen luistert heel nauw, dit moet uiterlijk worden gedaan op het moment dat de vergoeding wordt uitbetaald, vorderbaar en inbaar is en/of rentedragend. Verder zien wij dat niet altijd de juiste kosten worden ondergebracht onder de gerichte vrijstellingen, dit geldt bijvoorbeeld voor personeelsuitjes, lunches op de werkplek, vergoedingen aan externen niet in loondienst. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor loon in natura en eigen bijdrage van de werknemers hiervoor. Dit geldt voor de financiële en salarisadministratie. Verder vindt er niet altijd een regelmatig overleg plaats tussen de afdelingen financiën, salarisadministratie, HR en soms facilitair. Hierdoor is uiteindelijk de salarisadministratie niet volledig op de hoogte van alles wat te maken heeft met de werkkostenregeling, maar zij dienen wel de loonaangifte in. Verder wordt er niet altijd rekening gehouden met het gebruikelijkheidscriterium van € 2.400 per werknemer per jaar, wat in ieder geval mag worden ondergebracht in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Het is daarom van belang om hier als werkgever goed op te letten.

Wagenpark

We zien dat werkgevers hun werknemers een auto ter beschikking stellen. Nu wordt een persoonsgebonden auto over het algemeen wel juist in de salarisadministratie verwerkt, maar gaat het niet altijd goed bij de niet persoonsgebonden voertuigen. De fiscale bijtelling vind bij niet persoonsgebonden voortuigen plaats bij de werknemers, of de kilometeradministratie voldoet niet aan de vereisten van de Belastingdienst. Een auto van € 60.000 kan op basis van een naheffing van 5 kalenderjaren oplopen tot een bedrag van circa € 60.000. Verder zien wij dat er bijvoorbeeld wordt gewerkt met een verklaring verbod op privégebruik, maar dat hier geen controles op plaatsvinden en er dus privé toch voor meer dan 500 kilometer per jaar mee wordt gereden en dan is dit voor de Belastingdienst bij een controle een naheffing. Kortom wanneer u een wagenpark heeft met niet persoonsgebonden auto’s, let hier dan goed op.

Inleiding

Samenvatting

Jaarrekening

Rechtmatigheidsverantwoording

Analyse vermogen en resultaat

Interne beheersing & automatisering

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

XXXXXX/XX/XXXX (= KENMERK) 661077203/SH/0859

Externe ontwikkelingen (2/3) Inhuur van externen

Op 1 mei 2006 is de Verklaring Arbeidsrelatie vervallen en vanaf dat moment is de Wet DBA van kracht geworden. Hierbij heeft de Belastingdienst in overleg modelovereenkomsten bij de inhuur van externen, direct of via bijvoorbeeld een uitzendbureau, of bemiddelingsbureau opgesteld. Op het moment dat exact volgens deze regels wordt gewerkt, loopt de opdrachtgever geen risico, in de praktijk is dat echter over het algemeen niet zo. Een externe doet mee aan het personeelsfeest, ontvangt een kerstpakket, werkt op een laptop van de opdrachtgever, werkt er al jaren 4 dagen per week etc. De modelovereenkomsten voor vrije vervanging zijn bijvoorbeeld per 1 januari 2024 vervallen waar niet altijd op wordt gelet. Tot en met 2024 geldt er vanuit de Belastingdienst nog het handhavingsmoratorium, maar dat vervalt per 1 januari 2025. Dit houdt in dat de Belastingdienst dan kan gaan naheffen, niet terug naar het verleden, maar wel vanaf dat moment. Op dit moment wordt er ook gecontroleerd door de Belastingdienst, zij hebben hiervoor extra personeel aangenomen en bij deze controles wordt vaak geconstateerd dat er geen sprake is van een externe, maar gewoon van een werknemer. Dit bijvoorbeeld omdat iemand via zijn eigen B.V. wordt ingehuurd tijdens ziek en piekdiensten.

Voor uw organisatie is het derhalve van belang om in 2024 aandacht te hebben voor het proces van de inhuur van externen en ervoor zorg te dragen dat de onderliggende overeenkomsten voldoen aan de vereisten van de belastingdienst.

NIS2

Samenvatting

Kernpunten van de controle

Rechtmatigheidsverantwoording

De NIS2-regelgeving introduceert strenge(re) eisen op het gebied van cyber- en informatiebeveiliging voor de ondernemingen die onder de nieuwe wet als essentiële of belangrijke entiteit worden aangewezen.

Analyse vermogen en resultaat

Volgens de NIS2-regelgeving kan Cocensus als een NIS2 essentiële entiteit / belangrijke entiteit worden aangemerkt. Het moeten voldoen aan NIS2 is niet op basis van aanwijzing, maar automatisch. Belangrijke nieuwe verplichtingen zijn:

Interne beheersing & automatisering

•

Verplichting tot uitvoeren risicobeoordeling en nemen van passende maatregelen om risico’s te mitigeren;

•

Verplichting tot het melden van incidenten binnen 24 uur; en

•

Verplichting tot het registreren in een Europees register.

Inwerkingtreding van de NIS2-regelgeving wordt verwacht per 1 september met handhaving vanaf 1 oktober 2024. Wij hebben begrepen dat u met de voorbereiding gestart bent. Het is van belang dat u tijdig uw voorbereidingen afrondt. Het niet voldoen aan de NIS2-regelgeving kan significante boetes tot gevolg hebben in de vorm van geldboetes als ook eventuele persoonlijke aansprakelijkheid van het bestuur.

XXXXXX/XX/XXXX (= KENMERK) 661077203/SH/0859

Inleiding

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

Externe ontwikkelingen (3/3) Duurzaamheid - ESG

In een tijdperk waarin duurzaamheid en maatschappelijke verantwoordelijkheid centraal staan, wordt de noodzaak voor duurzaamheidsverslaggeving in de publieke sector steeds urgenter. Organisaties in de publieke sector hebben een intrinsieke verantwoordelijkheid om transparantie te bieden over hun impact op mens en milieu. Het opstellen en delen van een duurzaamheidsverslag is niet langer een optionele praktijk, maar eerder een essentiële stap naar het opbouwen van vertrouwen, het voldoen aan verwachtingen van belanghebbenden en het stimuleren van positieve verandering. Duurzaamheidsverslaggeving is momenteel geen wettelijke vereiste voor organisaties in de publieke sector, maar het belang ervan wordt steeds groter. De samenleving hecht veel waarde aan duurzaamheid en verslaggeving hierover. Vanaf het boekjaar 2024 zullen beursgenoteerde bedrijven zich conformeren aan de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) en de European Sustainability Reporting Standards (ESRS) als leidende richtlijnen voor duurzaamheidsverslaggeving. Duurzaamheidsonderwerpen worden volgens de laatste standaarden gecategoriseerd in Environmental, Social en Governance, ofwel ESG. Dit gaat dus verder dan alleen klimaat gerelateerde aspecten. In de ESRS is een nuttig kader opgenomen van thema’s die relateren aan ESG.

Het is echter geen allesomvattend model, aangezien er voor organisaties mogelijk relevante thema’s zijn die niet zijn opgenomen, en omgekeerd. Het kader en de thema’s zoals opgenomen in de ESRS kan ook de publieke sector ondersteunen bij verantwoordingsprocessen. Voor publieke organisaties die geen onderneming voeren (zijnde een grote B.V. of N.V.) is de CSRD momenteel niet van toepassing. Het is nog niet duidelijk of andere Nederlandse rechtspersonen waaronder die in de publieke sector in de toekomst mogelijk verplicht zullen worden om een duurzaamheidsverslag op te stellen. Mogelijk kunt u wel worden benaderd door een CSRD plichtige onderneming die u vragen stelt over uw duurzaamheidsbeleid en doelstellingen. Gezien de kerntaak van de publieke sector om duurzame meerwaarde voor de samenleving te creëren, ligt het voor de hand dat de sector bekend is met het rapporteren van toegevoegde waarde in het jaarverslag. Het toevoegen van duurzaamheidsinformatie zou dan ook een logische stap zijn. De publieke sector kan hierbij leren van (beursgenoteerde) bedrijven om op die manier meer maatschappelijke waarde te genereren. Indien u meer informatie wenst over dit onderwerp, verzoeken wij u dit aan te vragen bij uw bekende contactpersonen bij Flynth.

XXXXXX/XX/XXXX (= KENMERK) 661077203/SH/0859

Inleiding

Samenvatting

Kernpunten van de controle

Rechtmatigheidsverantwoording

Analyse vermogen en resultaat

Interne beheersing & automatisering

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

Bijlagen

Bijlage A – Niet-gecorrigeerde bevindingen Goedkeuringstoleranties (getrouwheid) Goedkeuringstoleranties getrouwheid

Fouten

Onzekerheden

Goedkeuringstolerantie (respectievelijk 1% en 3% van de totale lasten)

€ 165.000

€ 495.000

Rapporteringtolerantie fouten en onzekerheden (grens waarboven gerapporteerd wordt aan het bestuur)

Inleiding

€ 165.000 Samenvatting

Niet-gecorrigeerde bevindingen Omschrijving

Fouten

Onzekerheden

Verplichting nog te betalen energiekosten niet volledig (zie nadere toelichting in hoofdstuk ‘Kernpunten van de controle)

€ 35.680

n.v.t.

Nog te ontvangen rentebaten (zie nadere toelichting in hoofdstuk ‘Kernpunten van de controle)

-/- € 21.000

n.v.t.

Totaal

€ 14.680

n.v.t.

Kernpunten van de controle

Rechtmatigheidsverantwoording

Analyse vermogen en resultaat

Bevestiging directie Wij hebben van de directie een schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen, waarin de directie bevestigt dat er naast bovengenoemde bevinding geen sprake is van overige niet- gecorrigeerde fouten die, zowel individueel als in totaal, in het kader van de jaarrekening materieel (kunnen) zijn.

Interne beheersing & automatisering

Conclusie: Bij de jaarrekening 2023 kan een goedkeurende verklaring worden verstrekt inzake de getrouwheid.

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

XXXXXX/XX/XXXX (= KENMERK) 661077203/SH/0859

Bijlage B – Onze onafhankelijkheid is gewaarborgd Bevestiging van onafhankelijkheid

De voorschriften in het kader van onafhankelijkheid zijn opgenomen in de ‘Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO)’ van de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (de NBA) en vormen een belangrijk onderdeel van het ‘normenkader’ waaraan een accountant moet voldoen. Wij bevestigen dat onze onafhankelijke positie ten opzichte van de gemeenschappelijke regeling Cocensus, inclusief haar verbonden derden, in overeenstemming met de Nederlandse wettelijke en beroepsvoorschriften is gewaarborgd. Wij zijn van mening dat onze objectiviteit gedurende het afgelopen jaar niet is aangetast.

Rotatie

Een te grote mate van vertrouwdheid of vertrouwen kan een bedreiging vormen voor de onafhankelijkheid van de accountant wanneer bepaalde leden van het controleteam geregeld en voor lange tijd aan de controle van een controlecliënt meewerken.

Inleiding

Samenvatting

Kernpunten van de controle

Wij beoordelen de bedreiging voor de onafhankelijkheid die kan voortvloeien uit de langdurige betrokkenheid van andere leden van het controleteam bij de controleopdracht. Er heeft voor de accountantscontrole 2023 geen rotatie plaatsgevonden. Het is eveneens niet noodzakelijk om voor de accountantscontrole 2024 te roteren. Persoonlijke, zakelijke of financiële relaties

Geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid

Wij hebben een evaluatie gemaakt van persoonlijke, zakelijke en financiële relaties tussen Flynth en haar medewerkers en de gemeenschappelijke regeling Cocensus, inclusief haar verbonden derden, die van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid. Bij deze evaluatie zijn ons geen zaken gebleken die aan u gerapporteerd moeten worden. De onafhankelijkheidsregels vereisen dat de eindverantwoordelijke accountant de met governance belaste organen informeert over geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid die Flynth, een bestuurder of interne toezichthouder van Flynth of een lid van het controleteam heeft ontvangen van of verstrekt aan ondernemingen in de groep of een bij de rechtspersoon betrokken persoon. Hierbij is een drempel van € 100 opgenomen in de regels.

Wij hebben geen geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid, die een (geschatte) waarde van meer dan € 100 hebben, ontvangen of verstrekt.

XXXXXX/XX/XXXX (= KENMERK) 661077203/SH/0859

Rechtmatigheidsverantwoording

Analyse vermogen en resultaat

Interne beheersing & automatisering

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

Bijlage C – Onze communicatie met u Bevestiging van onafhankelijkheid

Door middel van dit accountantsverslag informeren wij het bestuur over de belangrijkste aangelegenheden naar aanleiding van onze accountantscontrole 2023. Bevestigingen van uw directie Wij hebben van de directie een ondertekende schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening van de 2023 ontvangen.

Onze communicatie met het algemeen bestuur

Door middel van de managementletter en dit accountantsverslag informeren wij uw bestuur over de reikwijdte en timing van onze controle, waaronder significante risico’s en materialiteit. In dit accountantsverslag informeren wij u over de belangrijkste aangelegenheden naar aanleiding van onze accountantscontrole 2023.

Inleiding

Samenvatting

Kernpunten van de controle

Geen meningsverschillen met bestuur en/of beperkingen in reikwijdte van de controle

Er zijn geen meningsverschillen met de directie geweest en er waren geen beperkingen bij de uitvoering van onze controle.

Proces van de controle

De jaarrekeningcontrole 2023 is overeenkomstig de planning uitgevoerd.

Belastingverantwoordingen

Wij hebben de eindafrekeningen van de door Cocensus opgelegde en geïnde belastingen en lokale heffingen over het jaar 2023 voor haar deelnemers gecontroleerd en hebben hierbij op 20 februari jl. goedkeurende controleverklaringen verstrekt.

Naar onze mening is ons bij de uitvoering van onze opdracht door de directie en de medewerkers van Cocensus de volledige medewerking verleend en hebben wij volledige toegang tot de benodigde informatie gehad.

Rechtmatigheidsverantwoording

Analyse vermogen en resultaat

Interne beheersing & automatisering

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

XXXXXX/XX/XXXX (= KENMERK) 661077203/SH/0859

Disclaimer en beperking in gebruik en verspreidingskring Dit accountantsverslag is alleen bestemd voor het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Cocensus en mag niet in zijn geheel of gedeeltelijk worden verstrekt of aangehaald zonder onze schriftelijke toestemming vooraf. Er wordt geen verantwoordelijkheid aan een derde partij geaccepteerd, omdat dit verslag daar niet voor opgesteld en bedoeld is. Dientengevolge nemen wij geen enkele verplichting of plicht van zorg aan ieder ander persoon aan wie dit verslag getoond of in zijn handen komt, op ons. De in dit accountantsverslag aan de orde gestelde onderwerpen zijn door ons geconstateerd gedurende onze controleopdracht waarvan wij van mening zijn dat zij aandacht van het bestuur behoeven. Het is geen allesomvattend verslag van alle geconstateerde zaken en in het bijzonder kunnen wij niet verantwoordelijk worden gesteld voor het rapporteren van alle bedrijfsrisico’s of tekortkomingen in het systeem van interne beheersing. Elke conclusie, opinie of opmerking in dit accountantsverslag is verstrekt in de context van onze controleverklaring over de jaarrekening als geheel. Evenzo geldt dat de opmerkingen, bevindingen en aanbevelingen met betrekking tot het systeem van interne beheersing niet gelezen moeten worden als een afzonderlijke opinie van het systeem van interne beheersing en haar werking.

XXXXXX/XX/XXXX (= KENMERK) 661077203/SH/0859