Bijlage 3 - Bestuurlijke reactie Keuzes in taakuitvoering

Rekenkamer Haarlem T.a.v. de heer C. Berendsen

Ons kenmerk Datum Afdeling Contact E-mail

2025/715782 28 oktober 2025 Concerncontrol E. Kingma ekingma@haarlem.nl

Onderwerp: Reactie rapportage ‘Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem’

Geachte heer Berendsen, Het college dankt u hartelijk voor het conceptrapport van september 2025 in het rekenkameronderzoek naar ‘Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem’, in uw opdracht uitgevoerd en opgesteld door BMC. In deze brief reageert het college op de drie aan het college en de ambtelijke organisatie gedane aanbevelingen uit het onderzoek. Aanbeveling 1: Versterking van de implementatie en toepassing van beleidskaders Het college van B&W en de ambtelijke organisatie moeten zorgen voor een consistente toepassing van de bestaande beleidskaders, met name het afwegingskader uit de Nota Verbonden Partijen en het Strategisch Inkoopbeleid, bij alle relevante beslissingen over taakuitvoering. Dit is cruciaal om de geconstateerde kloof tussen beleid en praktijk te dichten. Integreer daarvoor het afwegingskader uit de Nota Verbonden Partijen en het Strategisch Inkoopbeleid als verplichte stap in de besluitvormingsprocessen voor nieuwe of gewijzigde externe samenwerkingen en inkooptrajecten. Documenteer de gemaakte afwegingen expliciet. Dit zorgt ervoor dat beleid niet slechts op papier bestaat, maar daadwerkelijk de besluitvorming stuurt. Formaliseer het afwegingskader voor de specifieke samenwerkingsvorm (participatie, GR of inkoop) en voor de keuze tussen inkoop en subsidie, zodat dit consistent wordt toegepast.

Dit draagt bij aan een eenduidige en transparante besluitvorming. Op grond van het afwegingskader dat is opgenomen in de ‘Nota Verbonden partijen in Haarlem 2021’ wordt beoordeeld hoe taken van de gemeente het beste kunnen worden uitgevoerd. Daarbij is uitbesteding door middel van het aangaan van een inkooprelatie een mogelijke uitkomst is. Deze afweging wordt mede gemaakt met inachtneming van de strategische doelen die de gemeente met inkoop nastreeft. Het college acht het een nuttige aanbeveling om de beide gemeentelijke kaders nog beter in verband met elkaar te brengen, zowel in het geformuleerde beleid, als in de toepassing ervan in de praktijk. Het opnemen van een passage in de Nota Verbonden partijen die ziet op de Graag ons kenmerk vermelden bij uw reactie. [Kies adres]

Kenmerk: 2025/715782 Telefoonnummer: 14 023 | www.haarlem.nl

1/4

toepasselijkheid van het Strategisch Inkoopbeleid in relatie tot het afwegingskader kan hierin een belangrijke functie vervullen. In dat verband kan ook het afwegingskader inkoop versus subsidie een formele plaats krijgen, temeer omdat een uitkomst van de afweging tot het aangaan van een relatie een subsidieverhouding kan zijn. Het college verwerkt in de volgende actualisatie van de nota verbonden partijen deze aanvulling. Aanbeveling 2: Optimalisatie van sturing, monitoring en verantwoording Hoewel de gemeente adequaat en pragmatisch per samenwerkingsrelatie de balans weet te vinden tussen vertrouwen en controle en tussen doelmatigheid en doeltreffendheid, gebeurt dit nog niet altijd even expliciet. Toch is dit van belang. Een zwaar accent op vertrouwen kan weliswaar gerechtvaardigd zijn, maar kan ook het sturend vermogen van het college en de raad reduceren. Hier zullen dan bewuste keuzes gemaakt dienen te worden. Geadviseerd kan worden om bij nieuwe samenwerkingsvormen of bij sterk gewijzigde samenwerkingsvormen een dialoog met de raad en de organisatie te initiëren waarbij de vraag centraal staat welke sturingsmogelijkheden de diverse partijen wenselijk achten. In de Nota Verbonden partijen wordt ingegaan op het onderhouden van de relatie met een verbonden partij (hoofdstuk 5).

In dat verband wordt ook uitgebreid stilgestaan bij de ‘governance’ (sturen, beheersen, verantwoorden en toezicht houden) en worden de nodige instrumenten hiervoor benoemd. Afhankelijk van de samenwerkingsrelatie wordt in de praktijk de governance vormgegeven, dat stelt BMC ook vast. Alhoewel dit mogelijk nog niet in alle gevallen even expliciet gebeurt, gebeurt dit in de praktijk met behulp van een beproefd kwadrantenmodel. Daarin wordt gelet op de proces- en informatievolwassenheid van een organisatie gekozen voor een niveau van vertrouwen en controle. In een optimale situatie volstaat het gerechtvaardigde vertrouwen dat de samenwerkingspartner uit eigen beweging de relevante informatie biedt en tot de nodige bijsturing komt. In minder optimale situaties zal er van de zijde van de gemeente meer regelsturing en controle worden toegepast. Deze afweging maakt het college al heel expliciet in de voorstellen aan de raad. Het model van regelsturing naar vertrouwen neemt het college bij de volgende actualisatie op in de Nota Verbonden partijen. Aanbeveling 3: Versterking van financieel risicomanagement en interne cohesie Hoewel de samenwerkingspartijen een gedegen risico-inventarisatie presenteren, dient men zich te realiseren dat hiermee met name risico’s in beeld worden gebracht die in eerste instantie neerslaan bij de externe partij.

Risico’s die in eerste instantie neerslaan bij de gemeenten worden doorgaans niet door een externe partij in beeld gebracht. Het college zal erop moeten toezien dat de risico’s met betrekking tot een bepaalde samenwerking zo volledig mogelijk in beeld worden gebracht. De risicoinventarisatie van de externe partij kan hiertoe een opmaat zijn, maar is niet voldoende. Daarnaast dient de verantwoordelijkheid voor deze risico’s eenduidig belegd te worden binnen de gemeentelijke organisatie of bij de externe partner en dienen beheersmaatregelen voor deze risico’s getroffen te worden. De verantwoordelijkheid voor de verschillende taken die binnen de inkoopfunctie onderscheiden kunnen worden, kan eenduidiger belegd worden. Daarbij rijst de vraag in hoeverre het Graag ons kenmerk vermelden bij uw reactie.

Kenmerk: 2025/715782 Telefoonnummer: 14 023 | www.haarlem.nl

2/4

onderscheid tussen tactische en strategische inkoop voor iedereen duidelijk is en zo niet, in hoeverre dit onderscheid dan toegevoegde waarde heeft. Het college stelt voorop dat een aantal jaren geleden een bewuste scheiding is aangebracht tussen de tactische en de strategische inkoopfunctie. Dit is vastgelegd in het ‘Organisatieplan inkoopfunctie’ van 28 augustus 2017. De strategische inkoop is daarbij gedefinieerd als betreffende de zaken die op het hoogste (concern)niveau moeten worden geregeld, waaronder het opstellen en naleven van inkoopuitgangspunten en processen, die voortvloeien uit de algemene strategie en doelstellingen van de organisatie. Strategische inkoopactiviteiten zijn het optimaal inrichten van de inkoopfunctie, het beheren van strategische leveranciersrelaties en het bewaken van de kwaliteit die inkoop te bieden heeft. De strategische inkoopfunctie is bij de afdeling Concerncontrol belegd. Tactische inkoop valt grotendeels samen met het proces van aanbesteden tot en met het sluiten van een contract. Met tactische inkoop wordt bedoeld het specificeren van behoeften, het selecteren van leveranciers en het contracteren van deze leveranciers. Tactische inkoopactiviteiten omvatten het actief zijn op de leveranciersmarkt, het onderhouden van relaties met (interne) klanten en het communiceren van leveranciersafspraken aan het operationele inkoopniveau.

Wat betreft leveringen en diensten is de tactische inkoopfunctie bij de afdeling Juridische Zaken belegd. (Ingeval van werken wordt deze in de lijn uitgeoefend.) Bij een goed werkende inkoopfunctie bestaat er tussen beide inkoopniveaus – strategisch en tactisch - een continue wisselwerking. De scheiding die is aangebracht wordt door het college nog steeds als zinvol en van toegevoegde waarde geacht. Als het zo is dat de scheiding van en wisselwerking tussen de verschillende rollen niet (meer) door een ieder binnen de gemeentelijke inkoopfunctie wordt herkend, is het wat het college betreft niet een aanleiding om de scheiding af te schaffen, maar is het zaak om hier opnieuw aandacht voor te vragen. Ten aanzien van hetgeen wordt opgemerkt over het versterken van het financieel risicomanagement verwijst het college naar de reactie die is gegeven bij aanbeveling 2, in het bijzonder het sturingsmodel dat in de praktijk wordt gehanteerd. Het toezicht wordt verscherpt als een externe partij qua financiën onder de normen scoort. Dat geldt ook als een externe partij zowel in het proces als qua informatievoorziening in gebreke blijft. Dat betekent dat de organisatie (ambtelijk accounthouder, in samenspraak met de financieel adviseur verbonden partijen en de controller van de afdeling Concerncontrol), meer eisen stelt en daarover meer verantwoording verlangt.

Daarbij wordt al enige jaren gewerkt met een gedetailleerde risicoclassificatie voor verbonden partijen en gesubsidieerde instellingen. Deze risicoclassificatie vindt ook toepassing in het contractmanagement ten aanzien van inkooprelaties. Recent is bij de afdeling Concerncontrol een risicomanager aangesteld die het gemeentelijke risicomanagementproces verder ontwikkelt. Er wordt gewerkt aan de versterking van het risicobewustzijn in de organisatie en er wordt voor zorggedragen dat risico’s proactief worden gemanaged.

Graag ons kenmerk vermelden bij uw reactie.

Kenmerk: 2025/715782 Telefoonnummer: 14 023 | www.haarlem.nl

3/4

Het college acht deze werkwijzen en inzet van mensen op dit moment voldoende waarborg voor een verantwoord financieel risicomanagement. Hoogachtend, Het college van burgemeester en wethouders, De secretaris,

De burgemeester,

mr. C.M. Lenstra

drs. J. Wienen

Graag ons kenmerk vermelden bij uw reactie.

Kenmerk: 2025/715782 Telefoonnummer: 14 023 | www.haarlem.nl

4/4