Bijlage 2 Memo Screening verantwoordingen fractievergoedingen 2025

Memo Screening verantwoordingen fractievergoedingen 1 januari 2025 t/m 31 december 2025

Aan

Griffiebureau

Datum

21 mei 2026

Onderwerp

Verantwoordingen Fractievergoedingen 1 januari 2025 t/m 31 december 2025

Van

Interne Audit Team

Inleiding Iedere fractie ontvangt jaarlijks een fractievergoeding in één voorschot en in geval van een verkiezingsjaar in twee voorschotten. De fractie kan vervolgens conform de Verordening geldelijke voorzieningen gemeenteraadsfracties Haarlem 2022 (Hierna: de Verordening) uitgaven doen welke passen binnen de richtlijnen uit deze verordening. Doel van het onderzoek In het kader van openheid en transparantie screenen wij de fractieverantwoordingen van de fracties op bijzonderheden. Dit betreffen de verantwoordingen van de periode 1 januari 2025 tot en met 31 december 2025. Opzet van de werkzaamheden en beperkingen Voor het onderzoek hebben wij van de Raadsgriffier een verantwoording ontvangen van de inkomsten en uitgaven van de fracties over het jaar 2025. De verantwoordingen zijn het uitgangspunt voor ons onderzoek. Wij kunnen niet overzien of de verantwoordingen volledig zijn, het onderzoek is gericht op de juistheid / rechtmatigheid van de bestedingen. Onze werkzaamheden bestaan uit het doornemen van de bestedingen op basis van de omschrijvingen zoals opgenomen in de verantwoording en onderliggende stukken (facturen, bonnen, bankafschriften). Deze screening is bedoeld ter ondersteuning van de griffie bij de vaststelling van de fractievergoedingen. Uit deze screening kan geen zekerheid worden ontleend.

Uitkomsten werkzaamheden In het algemeen zien wij een verbetering in de aanlevering van de verantwoordingen door de fracties. N.a.v. de uitgevoerde werkzaamheden hebben wij een aantal algemene opvallendheden geconstateerd. Deze hebben wij opgenomen in ‘Bijlage 1: algemene opvallendheden’.

Met vriendelijke groet,

Interne Audit Team, Concerncontrol

1/3

Bijlage 1: Algemene opvallendheden -

14 van de 15 fracties hebben een verantwoording ingediend. BVNL heeft geen bankrekening en derhalve geen fractievergoeding/- verantwoording. BVNL heeft geen voorschot ontvangen en geen aanspraak gemaakt op de fractievergoeding over 2025.

-

Alle partijen die een verantwoording hebben ingediend, hebben het door de griffie opgestelde format gehanteerd. Het format wordt door de griffie beschikbaar gesteld, echter is het vanuit de verordening geen verplichting om de verantwoording in het betreffende format in te dienen.

-

In artikel 8 lid 1 staat dat de fractie 3 maanden na het einde van een kalenderjaar verantwoording aflegt aan de raad over de besteding van de financiële bijdrage. Uit onderstaande tabel blijkt dat 4 partijen (Hart voor Haarlem, OPHaarlem, Jouw Haarlem en Trots Haarlem) de verantwoording niet tijdig hebben ingediend. De meerderheid heeft wel tijdig verantwoording ingediend. Partij Actiepartij CDA ChristenUnie D66 FvD GroenLinks Haarlem Hart voor Haarlem Jouw Haarlem OPHaarlem PvdA SP VVD Haarlem PvdD Trots Haarlem

Datum indiening fractieverantwoording 09-03-2026 27-03-2026 27-03-2026 21-03-2026 22-01-2026 27-03-2026 07-05-2026 18-05-2026 18-05-2026 24-01-2026 31-03-2026 02-02-2026 29-03-2026 18-05-2026

-

Bij het screenen van de verantwoordingen valt ons op dat een aantal fracties het beschikbare budget nauwelijks aanspreken terwijl andere fracties het budget volledig benutten.

-

Er is een werkafspraak gemaakt door de griffie om vrijwilligers bij de fractie aan te melden. Wij zien dat door verschillende partijen vergoedingen worden uitgekeerd aan fractiemedewerkers. Wij hebben geen inzicht of deze personen daadwerkelijk zijn aangemeld bij de griffie. Het is aan de griffie om te beoordelen of de vrijwilligers in aanmerking komen voor de vergoedingen.

2/3

-

Wij zien wederom een verbetering in de aanlevering van de verantwoordingen door de fracties. Doordat de bepaling van de omvang van de reserves bij de griffie is belegd, is er een vermindering van het aantal opmerkingen.

-

Het valt ons op dat de huidige verordening relatief ruim kan worden geïnterpreteerd. Daar waar de oude verordening uit 2019 zeer (te) strikte voorschriften kende. In 2026 is een nieuwe verordening vastgesteld met enkele wijzigingen. Het is van belang om betrokken partijen adequaat te informeren over wijzigingen in de verordening.

-

Eén partij (FVD) heeft gedurende 2025 aanspraak gedaan op de reserve. Uiteindelijk is de fractievergoeding over 2025 niet volledig besteed en derhalve wordt dit bij de verantwoording weer verrekend (teruggevorderd).

3/3