Bijlage 2 Herziene begroting 2025 Noord-Hollands Archief
Tekst van het document
Noord-Hollands Archief Herziene begroting 2025
Haarlem, 31 maart 2025
1. Inleiding Voor u ligt de herziene begroting 2025. Deze herziene begroting volgt op de ontwerpbegroting 2025 (onderdeel van de meerjarenbegroting 2025 – 2028), welke op 12 juli 2024 door het algemeen bestuur is vastgesteld. De herziene begroting 2025 is een verdere uitwerking van de ontwerpbegroting 2025. Een begroting blijft altijd een beste inschatting van inkomsten en uitgaven op het moment van schrijven. Het zijn onzekere tijden, voor zowel de gemeentelijke financiën als voor de aan de gemeentelijke activiteiten verbonden partijen, zoals het Noord-Hollands Archief (NHA). Zo ligt er een voorgenomen besluit van het Rijk om per 1 januari 2027 uit de gemeenschappelijke regeling te treden. De bijdrage van het Rijk aan de gemeenschappelijke regeling zal vanaf die datum worden vervangen door een Specifieke Uitkering (SPUK). Ondanks toezeggingen over de hoogte van de bijdrage heeft de uittreding financiële gevolgen, welke in de loop van 2025 in beeld zullen worden gebracht. Deze zijn derhalve nog niet in de herziene begroting verwerkt. De gemeenteraad van de gemeente Haarlemmermeer heeft in de vergadering van 30 januari van dit jaar de intentie uitgesproken om deel te nemen aan de gemeenschappelijke regeling NHA.
De waarde van dit besluit is dat, alvorens de gemeente kan toetreden, er een aangepaste gemeenschappelijke regeling moet worden voorgelegd, waarna de raad acht weken de tijd heeft om zijn zienswijzen over deze regeling naar voren te brengen. Ondanks dat er nog stappen zijn te nemen is het een goed teken dat de gemeente deze intentie heeft uitgesproken. De deelname van de gemeente Haarlemmermeer betekent een versterking van het risicodragend vermogen. Voor de opslag van nog ongeveer 10 strekkende kilometer aan verwachte analoge archieven is er uitbreiding van de bestaande depotcapaciteit nodig. Om hierin te voorzien wordt uitbreiding en verduurzaming van het depot aan de Kleine Houtweg in 2025 onderzocht. Veel organisaties werken (versneld) aan het overbrengen van de laatste papieren archieven, met name vanuit het Rijk. Zo wordt bijvoorbeeld eind 2025 één kilometer archief overgebracht door de rechtbank Amsterdam. Met de verhuizing van aanvullend zo’n 4 strekkende kilometer gedigitaliseerde Rijksarchieven naar het hulpdepot van het Nationaal Archief in Emmen speelt het NHA in op deze toestroom. Deze verhuizingen in vier tranches zijn in voorbereiding. Daarnaast wordt gewerkt aan een herziening van het acquisitiebeleid van het NHA, met als onderdeel daarvan een tijdelijke rem op acquisitie van particuliere archieven ter voorkoming van het dichtslibben van de depots.
Niettemin is de noodzaak groot om de mogelijke uitbreiding van de depotcapaciteit in gang te gaan zetten. Om in een zo eerlijk mogelijk de verdeling van de kosten te voorzien, die mede het gevolg zijn van de bovengenoemde mutaties, is in 2023 een nieuw kostenmodel ontwikkeld. Dit model zal met ingang van de begroting 2026 worden ingevoerd. De risico-opslag, welke in rekening wordt gebracht aan overige overheidsorganisatie niet zijnde de deelnemers, is met ingang van de begroting 2025 ingevoerd. Voor u veel leesplezier toegewenst en graag tot ziens in één van onze vestigingen aan de Jansstraat of de Kleine Houtweg in Haarlem.
Herziene begroting 2025
|1
Inhoudsopgave 1.
Inleiding
1
2.
Programmabegroting
3
2.1
Wat willen we bereiken?
3
2.2
Wat gaan we daarvoor doen?
4
2.3
Wat mag het kosten?
7
3.
Paragrafen
8
3.1
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
8
3.2
Onderhoud kapitaalgoederen
13
3.3
Financiering
14
3.4
Bedrijfsvoering
14
3.5
Verbonden partijen
17
Financiële begroting
19
4. 4.1
Overzicht van baten en lasten
19
4.2
Toelichting op het overzicht van baten en lasten
20
4.3
Geprognosticeerde begin- en eindbalans
27
4.4
Toelichting op de geprognosticeerde balans
28
5.
Overig
30
5.1
Overzicht geraamde baten en lasten per taakveld
30
5.2
Overzicht investeringen
31
5.3
EMU Saldo
32
Herziene begroting 2025
|2
2. Programmabegroting Programmaplan De richtlijnen van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) schrijven voor dat gewerkt wordt met programma’s, die gedefinieerd worden als een samenhangend geheel van activiteiten. Het NHA heeft één programma gedefinieerd: het beheren en beschikbaar stellen van archieven. Alle activiteiten van het NHA vallen onder dit programma, dat hieronder verder wordt toegelicht.
2.1
Wat willen we bereiken?
Het NHA staat voor optimale toegang tot al zijn archieven en collecties. Het vervult een centrale functie in het beheer van historische informatie van zowel overheden als particulieren. Dit strekt zich uit tot heel Noord-Holland. Toelichting In 2025 start een nieuwe beleidsperiode voor het NHA. In de periode 2025 - 2028 wil het NHA stapsgewijs de toegankelijkheid van de archieven en collecties verder verhogen, waardoor het gebruik ervan met minimaal tien procent toeneemt. Het NHA is meer dan een (fysieke) opslagplaats; het NHA ondersteunt overheden in het verbeteren van hun informatiehuishouding. Daarmee dient het uiteindelijk het belang van alle inwoners van Noord-Holland. Het appèl in de samenleving op transparantie door overheden is hoog en hierop anticipeert het NHA nadrukkelijk. Het NHA positioneert zich de komende jaren verder als hét informatiecentrum voor NoordHollanders. Er zit beweging op de lijn, die zich manifesteert in het ook omarmen van actuele overheidsinformatie, voortkomend uit de Wet open overheid (Woo). Een stap vooraf aan de formele overbrenging. Hierdoor vergroten we de mogelijkheden om een document in een andere context, over collecties heen, te vinden en om informatie te verrijken met openbare en oudere bronnen. Het NHA zorgt dat steeds meer gebruikers het archief weten te vinden en de collecties kunnen raadplegen. Want gebruikers staan centraal.
Maar het NHA wil ook gebruikers bereiken die niet makkelijk de weg naar het (online) archief weten te vinden door gebrek aan voorkennis. Kenniscentrum Overheid (KCO) Het Kenniscentrum Overheid richt zich als front office op vervroegde overbrenging van overheidsinformatie en vroegtijdige advisering bij het ontwerpen van processen en informatiesystemen (archiving by design) om te zorgen voor duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie. Goed contact met onze overheidspartners is hierbij onontbeerlijk. Aan het eind van de komende beleidsperiode wil het Kenniscentrum Overheid hét frontoffice zijn voor de achttien overheidspartners en door eerdere overdracht van overheidsinformatie bijdragen aan het verder verhogen van toegankelijkheid tot authentieke overheidsinformatie voor alle inwoners van Noord-Holland. In de keten van informatievoorziening schuift het NHA nadrukkelijk op naar het moment van creatie van informatie.
Herziene begroting 2025
|3
Publiek Het publiekscentrum in de Janskerk en de website zijn voor bezoekers en gebruikers de eerste toegang tot het NHA en alle hier bewaarde bronnen. Voor de nieuwe beleidsperiode ligt de focus op het verhogen van het gebruik zowel fysiek op locatie alsook online. Dit willen we onder meer bereiken door het continu digitaliseren en toegankelijk maken van de collecties. Dit zien wij als de sleutel tot meer (digitaal) gebruik en de basis voor meer mogelijkheden met deze data. Voor onze publiekslocatie en online gebruik ontwikkelen wij nieuwe manieren om de collecties voor diverse doelgroepen toegankelijk te maken. Archieven en collecties Het NHA beheert archieven en bibliotheek- en beeldcollecties, met een omvang van zo’n 58 strekkende kilometer. Archieven en Collecties zorgt voor het verantwoord beheren en toegankelijk maken van deze archieven en collecties, die aan het NHA zijn toevertrouwd. De focus ligt daarbij op de materiële staat, de fysieke bewaaromstandigheden en de historische context. Het NHA volgt de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed en gebruikt Linked Data om zowel eigen erfgoedinformatie als externe databronnen met elkaar te verbinden. Voor de opslag van nog ongeveer 10 strekkende kilometer aan verwachte analoge archieven is er uitbreiding van de bestaande depotcapaciteit nodig. Besluitvorming hierover is voorzien in de loop van 2025.
IT en Innovatie (I&I) De visie van het NHA is dat overheidsinformatie (in principe) openbaar moet zijn en duurzaam toegankelijk voor komende generaties. Daarbij zet het NHA nadrukkijk in op het bereiken van gebruikers die (nog) niet makkelijk de weg naar het (online) archief weten te vinden door gebrek aan voorkennis. Dit willen we doen door de informatie die opgeslagen ligt, om te zetten naar bruikbare data die tegemoetkomt aan het zoek- en vindgedrag van de hedendaagse gebruiker. Aan het eind van de komende beleidsperiode beschikt het NHA over een stevig datafundament, met de uitgangspunten van de reeds geformuleerde datastrategie als basis. Dit stevige fundament heeft betrekking op de collectie-architectuur en de IT-infrastructuur en is datagedreven.
2.2
Wat gaan we daarvoor doen?
Kenniscentrum Overheid - We starten met het verbeteren van de informatiehuishouding bij de overheidspartners door ons te richten op de informatiehuishouding vanaf het moment van de creatie van de informatie (archiving by design). Dit doen we door één langdurig adviestraject per overheidspartner. Denk hierbij aan de volgende adviestrajecten: meedenken over een metadataschema, het inrichten van een kwaliteitssysteem of het opstellen van een handboek vervanging. - We formuleren het publicatiebeleid over welke informatie online gepubliceerd kan worden en welke, in verband met bijvoorbeeld persoonsgegevens, alleen op locatie kan worden aangeboden. Dit beleid is belangrijk voor het NHA omdat de overheidspartners digitale informatie in toenemende mate gaan overbrengen. Bovendien wil het NHA Woo-informatie via het Woo-platform publiceren. - We vormen de pilot projectgroep DPIA om naar een werkgroep DPIA NHA. De werkgroep gaat in 2025 minstens drie DPIA’s uitvoeren.
Herziene begroting 2025
|4
- We richten het accountmanagement verder in en voeren een klanttevredenheidsonderzoek uit. - We starten met een pilotproject om de implementatie van een tooling voor een vloeiende overbrenging van overheidsinformatie uit overheidssystemen naar het e-depot van het NHA (pijplijn) te realiseren. - We gaan het kwaliteitshandboek organisatiebreed implementeren en rollen en verantwoordelijkheden voor het informatiebeheer beleggen. Publiek - We starten met het onderzoeken van nieuwe manieren om de collectie aan te bieden om meer doelgroepen te bereiken en hierdoor een groter bereik en gebruik te creëren. - We werken aan een goede selectie voor digitalisering aan de hand van een eind 2025 vast te stellen waardemodel. - We maken een plan voor digitaliseren van een gedeelte van het archief van het Kadaster (Hyp. 4). - We onderzoeken de mogelijkheden wat betreft digitalisering in de eigen scanstraat en/of extern. - We digitaliseren de Strafvonnissen 1811-1912 via het programma Digitale Taken Rijksarchieven (DTR). - Eerder gedigitaliseerde projecten worden in 2025 voor het publiek toegankelijk gemaakt zoals een deel van het Kadaster, de Huwelijksakten 1943-1950, de Doodsoorzaken Haarlem 19401945, de Overlijdensaktes 1961-1970 en de Bouwdossiers van de gemeente Haarlemmermeer.
- In 2025 realiseren wij op de publiekslocatie in de Janskerk drie tentoonstellingen: ‘80 jaar Bevrijding’ met een randprogramma om interactie met het publiek te laten ontstaan. Met de tentoonstelling in het kader van het project Ancesters unKnown worden de resultaten gepresenteerd uit het project waarin leerlingen met een migratieachtergrond in het archiefonderzoek deden naar hun eigen familiegeschiedenis. Hierdoor komt een nieuwe doelgroep met het NHA in contact. In het najaar geeft het NHA met de tentoonstelling 'Reis door de collecties van het Noord-Hollands Archief’ een overzicht van de eigen collectie. - Wij bieden dienstverlening in de studiezaal, de chat, per e-mail en op de scanstraat. Archieven en collecties - We gaan in 2025 aanvullend 2 kilometer Rijksarchieven overbrengen (ompakken en waar nodig digitaliseren) naar het Rijkshulpdepot in Emmen. - We stellen een masterplan op voor de verhuizing van de archieven en collecties, onder andere aan de hand van een adviesrapport over afwijkende formaten. - We doorlopen een Europees aanbestedingstraject gericht op het vervangen van het huidige collectiebeheersysteem, de storage en de raadpleegvoorziening. - We werken aan een standplaatsregistratie ter voorbereiding van zowel de verhuizing als het implementeren van een nieuw collectiebeheersysteem.
Herziene begroting 2025
|5
- We bereiden de organisatie verder voor op het beheer van de digitale overheidsarchieven en de overbrenging ervan. - We herzien het acquisitiebeleid van het NHA. - We maken een collectieboek in combinatie met de tentoonstelling ‘Reis door de collecties van het Noord-Hollands Archief’. IT en Innovatie - Door de exponentiele toename van de data die het NHA beheert, automatiseren we de controles en dataverwerking in de processen. - We bereiden de collectie-architectuur en de IT-infrastructuur voor op de implementatie van een nieuw collectiebeheersysteem in lijn met de principes van het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE) en de Digitaal Erfgoed Referentie Architectuur (DERA). - We verbeteren het beheer en de toegankelijkheid van digitaal geboren informatieobjecten, en implementeren een nieuwe preserveringsstrategie voor gedigitaliseerde en "digital born” objecten. - We ontwikkelen dashboards ter voorbereiding op en implementatie van het nieuwe collectiebeheersysteem in 2026. - We implementeren data-gedreven werken met behulp van kengetallen die onze processen verbeteren en voorspelbaar maken. - We formuleren een digitaliserings- en waarderingsstrategie die het maken en onderbouwen van keuzes voor de wijze van scannen vereenvoudigen. - In 2025 maken we handgeschreven teksten op twee miljoen extra scans doorzoekbaar door tekstherkenning (Handwritten Text Recognition).
- We bouwen verder aan het vergroten van dataknooppunten binnen en buiten de eigen organisatie. Dit willen we bereiken door de inzet van innovatieve technieken als AI en Linked Data.
Herziene begroting 2025
|6
2.3
Wat mag het kosten?
Figuur 1. Baten en lasten Programma Beheren en beschikbaar stellen van archieven Omschrijving
x € 1,-
Jaarrekening
Ontwerp-
Herziene
2024
begroting 2025
begroting 2025
Programma Beheren en beschikbaar stellen van archieven Baten
9.306.486
9.364.320
9.465.904
Lasten
8.851.812
9 379.075
9.651.709
454.673
-14.755
-185.805
Toevoegingen
200.000
284.931
85.484
Onttrekkingen
253.298
299.686
271.289
Mutaties reserves
53.298
14.755
185.805
Geraamd Resultaat
507.971
0
0
Saldo baten en lasten Mutatie reserves
Figuur 2. Investeringen Omschrijving
x € 1,Jaarrekening
Ontwerp-
Herziene
2024
begroting 2025
begroting 2025
Gebouwen en inrichting
87.515
230.000
253.000
Kantoorautomatisering, hardware en software c.a.
98.184
36.000
122.000
Overige bedrijfsmiddelen ‘Educar’ Totaal investeringen
Herziene begroting 2025
14.000 185.700
266.000
389.000
|7
3. Paragrafen De begroting dient volgens artikel 9 van het BBV te bestaan uit paragrafen waarin de verantwoording is vastgelegd met betrekking tot relevante beheersmatige aspecten. Het betreft de volgende paragrafen: • Lokale heffingen • Weerstandsvermogen en risicobeheersing • Onderhoud kapitaalgoederen • Financiering • Bedrijfsvoering • Verbonden partijen • Grondbeleid Voor het NHA zijn de paragrafen Lokale Heffingen en Grondbeleid niet van toepassing.
3.1
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Het doel van de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing is om inzicht te geven in de ontwikkelingen die van invloed zijn op de financiële positie van het NHA. Het weerstandsvermogen is een indicator voor de financiële gezondheid en is te definiëren als de mate waarin het NHA in staat is onverwachte tegenvallers c.q. risico’s op te vangen teneinde zijn taken voort te kunnen blijven zetten. Het weerstandsvermogen staat in artikel 11 van het BBV als volgt gedefinieerd: Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen: a. de weerstandscapaciteit, zijnde middelen en mogelijkheden waarover de provincie onderscheidenlijk gemeente beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken; b. alle risico's waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Het weerstandsvermogen wordt ook wel weergegeven als de verhouding tussen de benodigde weerstandscapaciteit (risicobedrag) en de beschikbare weerstandscapaciteit. Dit laatste bestaat voor het NHA uit de bestemmingsreserve weerstandsvermogen. In het vervolg van deze paragraaf worden de weerstandscapaciteit en de risico’s binnen het NHA uitgewerkt en toegelicht.
Omvang weerstandscapaciteit Op grond van artikel 22 lid 2 van de gemeenschappelijke regeling NHA is het vormen van de reserve begrensd en vanwege afspraken met de Belastingdienst is het voor het NHA niet toegestaan om een algemene reserve aan te houden. Daarom heeft het NHA naast een beperkte egalisatiereserve uitsluitend bestemmingsreserves die geoormerkt zijn voor een bepaald doel. Eén van deze bestemmingsreserves is het weerstandsvermogen. De hoogte van deze bestemmingsreserve bedraagt ultimo 2024 € 378.770. In de winstbestemming over 2024 is voorgesteld om de reserve weerstandsvermogen éénmalig extra te verhogen met € 97.496. Daarnaast staat voor 2025 een storting van € 85.484 gepland. Daarmee komt de hoogte van de reserve eind 2025 uit op € 561.750.
Herziene begroting 2025
|8
Inventarisatie risico’s Een risico is een onzekere ongewenste gebeurtenis, waardoor het realiseren van de organisatiedoelstellingen en -strategie in gevaar komt. Het risicoprofiel wordt jaarlijks herzien en waar nodig geactualiseerd. In aanloop naar het opstellen van de herziene begroting 2025 zijn de belangrijkste risico’s voor het NHA geïnventariseerd, waarbij een inschatting is gemaakt van de kans dat het risico zich voordoet en de mogelijke financiële gevolgen daarvan. In onderstaande tabel worden de resultaten hiervan weergegeven. Figuur 3. Risico-inventarisatie herziene begroting 2025 1.
x € 1,-
Omschrijving
Kans
Bedrag
Risico
Inhuur van externe archiefruimte (huur) vanwege vertraging of
50%
187.500
93.750
10%
360.000
36.000
10%
360.000
36.000
25%
500.000
100.000
25%
100.000
25.000
10%
250.000
25.000
3%
8.200.000
246.000
annulering van het plan voor de realisatie van een nieuw depot, waardoor ruimtegebrek ontstaat. 2.
Krappe arbeidsmarkt, waardoor zowel de personele kosten (o.a. recruitment), als de kosten voor inhuur van personeel toenemen.
3.
Het risico dat, ondanks het uitvoeren van maatregelen om in het kader van de wet DBA schijnzelfstandigheid te voorkomen, de Belastingdienst toch schijnzelfstandigheid aantreft, waardoor een naheffing loonbelasting wordt opgelegd en/ of een zzp’er via de Kantonrechter een arbeidsovereenkomst claimt, met mogelijke loon- en pensioenverplichtingen met terugwerkende kracht tot gevolg.
4.
Informatieveiligheid en informatiehuishouding, het risico dat derden onbevoegd toegang krijgen tot het netwerk, applicaties of informatie, of het risico op gijzeling, totdat er een geldbedrag is betaald.
5.
Schending van bijvoorbeeld auteursrechten of AVG, bijvoorbeeld door een datalek of onjuiste inzage op beperkt openbare stukken in e-depot.
6.
Additionele kosten door migratie en implementatie van een nieuw collectie beheersysteem.
7.
Onzekerheid over de bijdrage van onze partners als gevolg van bezuinigingen, ontevredenheid over de dienstverlening, de relevantie van het archief en/of de tarifering.
Totaal
Herziene begroting 2025
561.750
|9
Toelichting tabel risico-inventarisatie De organisatie heeft overwegend reguliere kosten die vooraf goed kunnen worden ingeschat, zoals bijvoorbeeld kosten voor personeel, huisvesting, projecten en ICT. Kans Voor het inschatten van de kans dat een risico zich voordoet wordt gebruik gemaakt van onderstaande tabel met kans klassen. Figuur 4. Kans klassen Klasse 6 5 4 3 2 1
kwantiteit bijna zeker groot waarschijnlijk mogelijk weinig zelden
of periodiciteit zoals een open einde regeling 2 jaar 3 à 4 jaar 5 jaar 10 jaar 25 jaar
percentage 70% 50% 25% 10% 3% 1%
Bedrag Voor de hoogte van de bedragen in de tabel risico-inventarisatie is gebruik gemaakt van de uitgaven, zoals opgenomen in de herziene begroting 2025 (de punten 2, 3, 6 en 7), of er is een zo goed mogelijk inschatting gemaakt van de kosten van een te voorzien risico (de punten 1, 4 en 5). Ratio Weerstandsvermogen Die ratio geeft de verhouding weer tussen de financieel gekwantificeerde risico’s en de daarbij horende benodigde weerstandscapaciteit en de beschikbare weerstandscapaciteit. De relatie tussen beide componenten is onderstaand weergegeven. De hoogte van de bestemmingsreserve weerstandsvermogen bedraagt (na besluitvorming over de winststemming 2024 en de dotatie 2025) € 561.750. De gedetecteerde risico’s in de herziene begroting 2025 bedragen € 561.750. Ratio weerstandsvermogen =
Beschikbare weerstandscapaciteit Benodigde weerstandscapaciteit
=
€ 561.750 € 561.750
1,00
Uit de berekende ratio blijkt dat de bestemmingsreserve Weerstandsvermogen toereikend is. Deze ratio valt in categorie C, dat staat voor voldoende. Hierbij wordt de normeringssystematiek voor weerstandsvermogen gehanteerd, die ontwikkeld is door het Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement (Naris) in samenwerking met de Universiteit Twente. Hieruit is de volgende waarderingstabel ratio weerstandsvermogen opgesteld. Figuur 5. Tabel Kwalificatie ratio weerstandsvermogen Waardering
Ratio
Betekenis
A
> 2,0
Uitstekend
B
1,4 – 2,0
Ruim voldoende
C
1,0 – 1,4
Voldoende
D
0,8 – 1,0
Matig
E
0,6 – 0,8
Onvoldoende
F
< 0,6
Ruim onvoldoende
Herziene begroting 2025
| 10
Het NHA streeft voor de korte termijn naar een weerstandsvermogen dat tenminste voldoende is. Dit vereist een ratio weerstandsvermogen dat tussen de 1,0 en 1,4 ligt. Voor de langere termijn is besloten een weerstandsvermogen op te bouwen dat valt in de categorie ruim voldoende, dit is een ratio tussen de 1,4 en 2,0. Op grond van dit streven is er in 2023 een plan ontwikkeld om het weerstandsvermogen structureel te verhogen, door vanaf 2025 een risico-opslag toe te voegen aan het tarief voor DVO partners, die geheel wordt ingezet voor dotatie aan de weerstandsreserve. Op deze manier dragen naast de partners van de gemeenschappelijke regeling ook de DVO partners bij aan het opvangen van financiële risico’s. Er is ook een tegengeluid op dit voornemen. Omdat de deelnemende gemeente risicodrager zijn van de gemeenschappelijk regeling, is het niet nodig om een hoger weerstandsvermogen op te bouwen dan nodig is om gedetecteerde de risico’s op te vangen. Kengetallen en beoordeling daarvan Deze paragraaf geeft inzicht in de beoordeling van de voor het NHA relevante, in de BBV voorgeschreven kengetallen (liquiditeitsratio, solvabiliteitsratio, netto schuldquote en structurele exploitatieruimte). Omdat het NHA geen grond in bezit heeft, is het kengetal ‘grondexploitatie’ niet van toepassing.
Ook het kengetal ‘belastingcapaciteit’ is niet van toepassing voor het NHA, omdat het NHA geen belastingen heft. Figuur 6. Tabel Ratio’s Ratio’s
2025
2024
2023
2022
2021
2020
Liquiditeitsratio
2,7
3,0
2,1
2,4
2,4
2,1
Solvabiliteitsratio
39,7%
72,3%
54,5%
55,0%
53,0%
46,4%
Netto schuldquote
-14,3%
-16,4%
-12,5%
-7,8%
-3,4%
1,4%
Structurele exploitatieruimte
-2,0%
2,8%
3,3%
-1,5%
2,6%
-4,1%
Liquiditeitsratio Betekenis
De liquiditeitsratio geeft de mate aan waarin het NHA op korte termijn kan voldoen aan zijn korte termijnverplichtingen zonder nieuwe financieringsbronnen te hoeven aanboren.
Hoe berekend
De liquiditeitsratio wordt als volgt berekend: de verhouding van de vlottende activa ten opzichte van de vlottende schulden.
Effect
Hoe hoger de ratio, hoe beter het NHA in staat is om aan de korte termijn erplichtingen te voldoen.
2025
In de geprognosticeerde balans voor 2025 zijn de vlottende activa afgenomen en de vlottende schulden toegenomen. Daarom is de geprognosticeerd liquiditeitsratio lager dan 2024, maar nog steeds relatief hoog.
Solvabiliteitsratio Betekenis
Deze solvabiliteitsratio geeft de mate weer waarin het NHA, in geval van opheffing, zijn verplichtingen ten aanzien van verschaffers van vreemd vermogen kan nakomen. Hoe hoger de ratio, hoe meer van het totaal vermogen met eigen vermogen wordt gefinancierd.
Herziene begroting 2025
| 11
Hoe berekend
De solvabiliteitsratio wordt als volgt berekend: de verhouding van het eigen vermogen ten opzichte van het totale vermogen x 100%.
Effect
Hoe hoger de ratio, hoe meer van het totaal vermogen met eigen vermogen wordt gefinancierd.
2025
In de geprognosticeerde balans voor 2025 is het eigen vermogen afgenomen ten opzichte van voorgaande jaren, omdat de bestemmingsreserve groot onderhoud Kleine Houtweg (eigen vermogen) is gewijzigd naar een voorziening groot onderhoud Kleine Houtweg (vreemd vermogen).
Netto schuldquote Betekenis
De netto schuldquote geeft inzicht in het niveau van de schuldenlast van het NHA ten opzichte van de eigen middelen.
Hoe berekend
(vaste schulden + netto vlottende schulden + overlopende passiva -/- langlopende uitzettingen (exclusief verstrekte leningen) -/- kortlopende uitzettingen -/- liquide middelen -/- overlopende activa totale baten exclusief de mutaties reserves
Effect
Hoe hoger de schuld, hoe hoger de netto schuldquote.
2025
In de cijfers van de geprognosticeerde balans 2025 zijn de liquide middelen voor een lager bedrag opgenomen, daardoor is de geprognosticeerde schuldquote lager, maar nog steeds relatief gunstig.
Structurele exploitatieruimte Betekenis
Dit kengetal is van belang om te kunnen beoordelen welke structurele ruimte een organisatie heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is.
Hoe berekend
Structurele baten -/- structurele lasten + structurele onttrekkingen aan de reserves -/- structurele toevoegingen aan de reserves totale baten exclusief de mutaties reserves
Effect
Een positief percentage betekent dat de structurele baten toereikend zijn om de structurele lasten (waaronder de rente en aflossing van een lening) te dekken.
2025
In de cijfers 2025 is het geprognosticeerde resultaat voor structurele reserves mutaties negatief, waardoor de ratio eveneens negatief wordt. Uit de realisatie 2025 moet blijken in hoeverre de prognoses juist zijn. Afgelopen jaren rapporteerde het NHA steeds een positief rekeningresultaat.
Herziene begroting 2025
| 12
3.2
Onderhoud kapitaalgoederen
Het NHA heeft twee kapitaalgoederen in gebruik: een pand aan de Jansstraat en een pand aan de Kleine Houtweg, beide in Haarlem. Het pand in de Jansstraat wordt gehuurd van de gemeente Haarlem en het pand aan de Kleine Houtweg wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf (RVB). Voor de lange termijn wordt uitbreiding en verduurzaming van het depot aan de Kleine Houtweg op haalbaarheid onderzocht, waarbij het uitgangspunt is dat het RVB eigenaar van het pand blijft. Uit het beleidskader voortvloeiende financiële consequenties Jansstraat 40 De Jansstraat 40 wordt gehuurd van de gemeente Haarlem en de gemeente is verantwoordelijk voor het onderhoud van dit pand. Het beleid ten aanzien van onderhoud is volledig in handen van de gemeente. De Janskerk is een Rijksmonument. Voor 2025 is er voor € 103.000 aan investeringen voor onderhoud in de begroting opgenomen en voor € 10.000 aan investeringen voor de inrichting. Kleine Houtweg 18 De Kleine Houtweg 18 wordt gehuurd van het RVB en het groot onderhoud aan het pand wordt door het NHA zelf gedaan. Voor 2025 is er voor € 115.000 aan investeringen voor onderhoud in de begroting opgenomen en voor € 25.000 aan investeringen voor de inrichting.
Voor het groot onderhoud aan de Kleine Houtweg is een meerjarig onderhouds- en investeringsplan (MJOP) opgesteld dat dateert uit 2020, waarin wordt bevestigd dat een kostenraming van gemiddeld € 200.000 per jaar reëel is. Nu er sprake is van een uitbreiding en verduurzaming van het depot aan de Kleine Houtweg, wordt kritisch gekeken naar het uitvoeren van onderhoud, zodat er geen onnodige kosten worden gemaakt. Vertaling van de financiële consequenties in de begroting Jaarlijks wordt € 200.000 in een bestemmingsreserve groot onderhoud Kleine Houtweg gestort. In april 2020 heeft het bestuur besloten om bij de resultaatsbestemming over 2019 voorzichtigheidshalve éénmalig additioneel € 100.000 toe te voegen aan deze bestemmingsreserve, omdat er op dat moment nog geen MJOP was. Bij het vaststellen van de jaarstukken 2024 heeft het bestuur besloten om de bestemmingsreserve groot onderhoud Kleine Houtweg om te zetten in een voorziening. Daarnaast heeft het NHA in 2019 eenmalig een bedrag van € 762.000 ontvangen van het Rijk vanwege achterstallig onderhoud t/m 2018. Dat bedrag is, verminderd met de in 2019 uitgevoerde schilderwerken, gestort in de ingestelde bestemmingsreserve achterstallig onderhoud Kleine Houtweg.
De jaarlijkse afschrijving op investeringen in groot onderhoud Kleine Houtweg, in de herziene begroting 2025 geraamd op € 15.488, wordt als onttrekking aan de nieuw ingestelde voorziening groot onderhoud gepresenteerd. In 2025 wordt het MJOP geactualiseerd. Mocht blijken dat de stand van de voorziening in positieve of negatieve zin afwijkt en van invloed is op de kosten voor het toekomstig geplande onderhoud, dan zal naar een passende oplossing worden gezocht.
Herziene begroting 2025
| 13
3.3
Financiering
Beleidsvoornemens ten aanzien van risicobeheer financieringsportefeuille Het NHA wordt structureel gefinancierd door de deelnemende partners: het Rijk en de gemeenten Haarlem en Velsen. Het Rijk heeft een voorgenomen besluit genomen om per 1 januari 2027 uit te treden. De bijdrage van het Rijk aan de gemeenschappelijke regeling zal vanaf die datum worden vervangen door een Specifieke Uitkering (SPUK). Voor de voorbereiding heeft het ministerie van OCW in november 2024 een planning afgegeven, die voorziet in tijdige uittreding. De gemeenteraad van de gemeente Haarlemmermeer heeft in de vergadering van 30 januari 2025 de intentie uitgesproken om toe te treden tot de gemeenschappelijke regeling NHA. Rentelasten, renteresultaat, toerekening aan investeringen en taakvelden Het NHA heeft in 2025 nog één langlopende lening, Deze is afgesloten bij de Rabobank tegen een rente van 2,6 %. Op 1 januari 2025 bedraagt het saldo van de lening € 252.105. De jaarlijkse aflossing is groot € 54.996. De rentelast voor 2025 is begroot op € 6.000. Wet Schatkistbankieren De Regeling schatkistbankieren decentrale overheden verplicht het NHA eventuele overschotten in liquide middelen, die uitkomen boven een drempelbedrag, te storten op een speciale rekening van het Ministerie van Financiën. Dit gebeurt via het afromen van het saldo van de betaalrekening.
Over het aanhouden van de rekening courant wordt rente ontvangen. In de herziene begroting 2025 is een positief renteresultaat van € 56.000 opgenomen. De rentelasten en renteresultaten worden toegerekend aan het taakveld Bestuur en ondersteuning onderdeel 04 overhead. Financieringsbehoefte Naast de huidige langlopende leningen is er op dit moment geen additionele financieringsbehoefte bij het NHA. De financiering van de investeringen in 2025 ten bedrage van € 389.000 wordt geacht uit de lopende rekening te kunnen worden betaald. Renterisiconorm Voor de renterisiconorm geldt een minimumbedrag van € 2.500.000 euro. Het NHA zit met 20% van het begrotingstotaal van ruim € 9,5 miljoen (ruim) onder dit minimumbedrag. Kasgeldlimiet Voor NHA geldt een percentage 8,2 van het begrotingstotaal. Het NHA maakt geen gebruik van de mogelijk om korte geldleningen aan te trekken.
3.4
Bedrijfsvoering
Het NHA beschrijft de ontwikkelingen op het beleidsterrein Bedrijfsvoering aan de hand van de klassieke ondersteunende functies binnen de overheid, doorgaans aangeduid met PIOFACH (personeel, informatievoorziening, organisatie, financiën, algemene zaken, communicatie en huisvesting). Het onderdeel rechtmatigheid wordt vanaf 2023 aan deze paragraaf toegevoegd.
Herziene begroting 2025
| 14
Inzicht in stand van zaken en beleidsvoornemens Het NHA start een nieuwe beleidsperiode met ambitieuze doelstellingen die direct aansluiten op onze kernwerkzaamheden. Zo richt de organisatie zich op de uitbreiding en verduurzaming van het depot aan de Kleine Houtweg, waarmee 10 kilometer extra depotruimte wordt gecreëerd en duurzame opslag voor archieven kan worden gegarandeerd. Daarnaast werkt het NHA aan de verdere digitalisering en toegankelijkheid van onze collecties, het versterken van onze rol als informatiecentrum, en de ondersteuning van overheden bij hun informatiebeheer. Deze projecten vragen niet alleen om een efficiënte inzet van tijd en middelen, maar ook om intensieve samenwerking en zorgvuldige voorbereiding. Huisvesting Locatie Kleine Houtweg Het huidige depotgebouw uit 1982 is toe aan renovatie op bouwkundig en installatietechnisch niveau. Komende jaren wordt gewerkt aan een energieneutraal werkgebouw met ruimtes voor restauratie, conservering, scanning, fotografie, verpakking en toegankelijker maken van archieven. Het doel is om eind 2028 te beschikken over 10 kilometer extra depotruimte in een energieneutraal gebouw, door renovatie en nieuwbouw aan de Kleine Houtweg. Zo leggen we de basis voor toekomstbestendige groei en innovatie.
Wat gaan we daarvoor doen: - In de eerste helft van 2025 stellen we een plan-van-eisen op voor de uitbreiding en verduurzaming van het depot aan de Kleine Houtweg. Dit plan fungeert als basis voor de renovatie. - Eind 2025 is het voorlopig ontwerp akkoord. Er is goedkeuring op de eerste schetsen en plannen, en er is een duidelijker beeld van hoe het gebouw eruit ziet en functioneert. Personeel en organisatie Om onze doelen te bereiken, investeren we in een lerende organisatie waarin samenwerking, kennisdeling, en innovatie centraal staan. We bieden een veilige werkomgeving waar medewerkers vrij zijn om ideeën te delen, risico’s te nemen, en te reflecteren. Door continu te evalueren en middelen efficiënt in te zetten, realiseren we onze ambities op een duurzame manier. Deze aanpak maakt het NHA aantrekkelijk als werkgever, zelfs op een krappe arbeidsmarkt. Wat gaan we daarvoor doen: - Het lanceren van een vernieuwde "Werken bij"-website, inclusief implementatie van een Applicant Tracking System (ATS) om wervingsprocessen te optimaliseren. Hiermee versterken we ons werkgeversimago. - Invoeren van een moderne en digitale gesprekscyclus die continue feedback geeft en persoonlijke groei bevordert. - Het (generieke) functiehuis breiden we uit om meer duidelijkheid te bieden over rollen en verantwoordelijkheden binnen de organisatie.
We maken voor iedereen inzichtelijk welke verantwoordelijkheden, bijdragen en vaardigheden horen bij de verschillende functieniveaus. Herziene begroting 2025
| 15
- De start van een doorlopend leiderschapsprogramma. Voor het doorontwikkelen van leiderschapsvaardigheden en om leidinggevenden te ondersteunen bij het stimuleren van een leercultuur. Figuur 7. De formatie en bezetting van het NHA is op 1 januari 2025 x € 1,-Omschrijving afdeling
Formatie
Bezetting
Loonsom
Directie en staf
2,28
2,56
323.819
Bedrijfsvoering
6,00
5,60
346.728
Archieven & collecties
13,56
12,73
1.177.636
Publiek
15,02
14,86
1.265.941
Kenniscentrum Overheid
7,78
6,63
677.946
IT & Innovatie
8,56
5,89
776.675
Totaal
53,20
48,27
4.568.745
Correcties: - generatiepact
37.364
- onderuitputting
-88.964
Salarislasten 2025
4.517.144
Financiën en administratieve organisatie De ontwikkelingen op financieel gebied worden vormgegeven in de P&C cyclus van het NHA. Belangrijke ontwikkelingen zijn: - het Rijk heeft een voorgenomen besluit genomen om per 1 januari 2027 uit te treden. De bijdrage van het Rijk aan de gemeenschappelijke regeling zal vanaf die datum worden vervangen door een Specifieke Uitkering (SPUK); - de gemeenteraad van de gemeente Haarlemmermeer heeft in de vergadering van 30 januari van dit jaar de intentie uitgesproken om deel te nemen aan de gemeenschappelijke regeling NHA; - De voorgenomen uitbreiding van ongeveer 10 strekkende kilometer aan depotruimte door uitbreiding en verduurzaming van het depot aan de Kleine Houtweg wordt in 2025 onderzocht; - in 2023 is in het kader van de financiering van de gemeenschappelijke regeling een kostenmodel ontwikkeld en gevalideerd door de accountant. Dit model vormt vanaf 2026 niet alleen de basis voor de verdeling van de kosten tussen de partners van de gemeenschappelijke regeling, maar ook voor de partners met een dienstverleningsovereenkomst (DVO). Rechtmatigheid Het kunnen opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording heeft geleid tot een toename van de interne controle werkzaamheden. Op basis van de eindcontrole over het jaar 2024 wordt het interne controleplan voor 2025 opgesteld.
Voor 2025 is de ambitie om verdere stappen te zetten op dit onderdeel, waardoor de organisatie nog meer ‘in control’ komt.
Herziene begroting 2025
| 16
3.5
Verbonden partijen
Als uitvoerende organisatie van een gemeenschappelijk regeling is het NHA verbonden aan deelnemers van de regeling. Dit zijn in 2025: het Rijk en de gemeenten Haarlem en Velsen. Deze deelnemers dragen het financiële risico. Het Rijk heeft een voorgenomen besluit genomen om per 1 januari 2027 uit te treden. De gemeente Haarlemmermeer heeft in de vergadering van 30 januari van dit jaar de intentie uitgesproken om deel te nemen aan de gemeenschappelijke regeling NHA. Na toetreding zal de gemeente risicodrager worden. Het NHA heeft zich aangesloten bij de organisatie READ-COOP, gevestigd te Innsbruck in Oostenrijk, welke organisatie zich richt op de toegang tot archiefdocumenten met de ondersteuning van de allernieuwste technologie. Door het kopen van aandelen ter waarde van € 5.000 krijgt het NHA toegang tot het platform, het netwerk en de technologie. Voor het overige neemt het NHA niet deel in andere regelingen of vennootschappen.
Herziene begroting 2025
| 17
Financiële begroting 2025
Herziene begroting 2025
| 18
4. Financiële begroting De financiële begroting moet in ieder geval de volgende onderdelen bevatten: 1. Het overzicht van baten en lasten met toelichting; 2. De uiteenzetting van de financiële positie met toelichting; 3. Een geprognosticeerde begin -en eindbalans.
4.1
Overzicht van baten en lasten
Noord-Hollands Archief – herziene begroting baten en laten 2025 Omschrijving
Jaarrekening 2024
x € 1,--
Ontwerpbegroting 2025
Herziene begroting 2025
Verschil primair/ herziene begroting
Baten Bijdragen deelnemers in de gemeenschappelijke regeling Bijdragen overige overheidsorganisaties
6.111.687 2.756.969
6.141.684 2.915.977
6.174.251 2.934.956
32.567 18.979
Totaal baten overheid
8.868.656
9.057.661
9.109.208
51.547
Overige baten
437.830
306.659
356.697
50.038
Totaal baten
9.306.486
9.364.320
9.465.904
101.584
Lasten Personeelskosten Materieel directe kosten Materieel indirecte kosten
4.578.141 1.379.597 2.894.075
5.185.692 1.395.495 2.797.887
5.170.534 1.642.052 2.839.123
-15.158 246.557 41.236
Totaal lasten
8.851.812
9.379.075
9.651.709
272.634
454.673
-14.755
-185.805
171.050
49.437
25.237
25.237
-191.139
-171.603
Saldo van baten en lasten
Mutaties reserve Egalisatiereserve Bestemmingsreserves: - groot onderhoud Kleine Houtweg - weerstandvermogen - eenmalige kosten 2024
-171.603
-84.931
-85.484
246.052
246.052
553
195.000
- nieuw collectiebeheersysteem Totaal mutaties reserves
53.298
14.755
185.805
-171.050
Geraamd resultaat
507.971
0
0
0
Herziene begroting 2025
| 19
4.2
Toelichting op het overzicht van baten en lasten
Toelichting baten Bijdragen deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling x € 1,-Omschrijving
Jaarrekening 2024
Ontwerpbegroting 2025
Herziene begroting 2025
Verschil primair/ herziene begroting
Bijdragen deelnemers in de gemeenschappelijke regeling - Rijk voor huisvesting en exploitatie
2.858.862
2.825.450
2.823.452
-1.998
- Rijk voor Digitale Taken Rijkscollecties
50.000
50.000
50.000
-
- Gemeente Haarlem voor huisvesting en exploitatie
2.364.245
2.402.648
2.434.655
32.007
- Gemeente Haarlem voor digitaal informatiebeheer
277.131
282.635
286.240
3.605
- Gemeente Velsen voor exploitatie
333.506
344.468
344.468
-
- Gemeente Velsen voor digitaal informatiebeheer
114.376
119.182
118.135
-1.047
- Beheer Oude Boekerij en Bijzondere Collecties - Medewerkers Oude Boekerij en Bijzondere Collecties
20.000 93.568
20.657 96.644
20.657 96.644
-
6.111.687
6.141.684
6.174.251
32.567
Totaal bijdragen deelnemers in de gem. regeling
Bijdrage Rijk voor huisvesting en exploitatie De in de herziene begroting opgenomen bijdrage van het Rijk voor huisvesting en exploitatie voor 2025 is conform de brief van het ministerie van OCW van 12 december 2024, waarin het ministerie van OCW het NHA informeert over de Rijksbijdragen 2024, de bevoorschotting 2025, en de transitiebijdrage. De voorlopige bijdrage bedraagt € 2.823.452. Deze bijdrage wordt in vier kwartalen bevoorschot. Het Rijk stelt de bijdrage eenzijdig vast. Bijdrage Rijk voor digitale taken Rijkscollecties Met ingang van 2022 is de structurele bijdrage aan het NHA voor de verdere ontwikkeling van het e-Depot voor de Rijkscollecties komen te vervallen. Er is een transitieperiode van 5 jaar afgesproken, waarbij het NHA gedurende een periode van 5 jaar nog een vaste overbruggingstoelage van € 50.000 voor het e-depot ontvangt. Bijdrage gemeente Haarlem voor huisvesting en exploitatie In deze herziene begroting zijn de kosten voor het beheer van de analoge archieven € 32.007 hoger dan in de ontwerpbegroting, door enkele wijzigingen in de berekeningen ten opzichte van de ontwerpbegroting.
Bijdrage gemeente Haarlem voor digitaal informatiebeheer De bijdrage van de gemeente Haarlem voor digitaal informatiebeheer valt € 3.605 hoger uit, omdat de bijdrage wordt berekend op basis van inwoneraantal, dat op het moment van herziening hoger was dan op het moment van de ontwerpbegroting.
Herziene begroting 2025
| 20
Bijdrage gemeente Velsen voor de exploitatie De bijdrage van de gemeente Velsen voor de analoge archieven is gelijk aan de ontwerpbegroting. Bijdrage gemeente Velsen voor digitaal informatiebeheer De bijdrage van de gemeente Velsen voor digitaal informatiebeheer valt € 1.047 lager uit dan begroot, omdat de bijdrage wordt berekend op basis van inwoneraantal, dat op het moment van herziening lager was dan op het moment van de ontwerpbegroting. Bijdrage beheer/medewerkers Oude Boekerij en Bijzondere Collecties De bijdrage van de gemeente Haarlem voor het beheer van de collecties afkomstig uit de Bibliotheek Zuid-Kennemerland en voor de loonkosten van de conservator van deze collecties is gelijk aan de ontwerpbegroting. Bijdragen overige overheidsinstanties x € 1,-Omschrijving
Jaarrekening 2024
Ontwerpbegroting 2025
Herziene begroting 2025
Verschil primair/ herziene begroting
Bijdragen overige overheidsorganisaties - Provincie Noord-Holland voor analoog archief
725.499
749.346
747.801
-1.545
- Provincie Noord-Holland voor digitaal informatiebeheer
227.942
235.805
235.435
-370
29.555
29.497
-58
1.208.735
1.233.659
1.248.466
14.807
594.792
612.236 55.377
617.770 55.987
5.534 610
2.756.969
2.915.977
2.934.956
18.979
- Provincie Noord-Holland voor risico-opslag - Overige overheidsorganisaties voor analoog archief - Overige overheidsorganisaties voor digitaal informatiebeh. - Overige overheidsorganisaties voor risico-opslag Totaal bijdragen overige overheidsorganisaties
Bijdrage provincie Noord-Holland De bijdrage van de provincie Noord-Holland voor analoog archief, digitaal informatiebeheer en risico-opslag is in de herziene begroting iets lager dan de ontwerpbegroting. Bijdrage overige overheidsorganisaties voor analoog archief De bijdragen van de overige overheidsorganisaties (gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en omgevingsdiensten) voor analoog archief valt € 14.807 hoger uit dan de ontwerpbegroting, door enkele wijzigingen in de berekeningen ten opzichte van de ontwerpbegroting. Bijdrage overige overheidsorganisaties voor digitaal informatiebeheer De bijdrage voor digitaal informatiebeheer was met € 5.534 eveneens hoger dan begroot. Deze bijdrage wordt berekend op basis van het inwoneraantal, dat op het moment van herziening hoger was dan op het moment van de ontwerpbegroting.
Herziene begroting 2025
| 21
Overige opbrengsten x € 1,-Omschrijving
Jaarrekening 2024
Ontwerpbegroting 2025
Herziene begroting 2025
Verschil primair/ herziene begroting
Overige opbrengsten Depotverhuur
52.699
25.000
52.699
27.699
Overige opbrengsten
31.778
35.799
35.000
-799
Opbrengsten dienstverlening
62.941
10.220
10.000
-220
Onderverhuur voorgebouw Kleine Houtweg Projectopbrengsten en -bijdragen
234.882 55.529
235.640
243.998 15.000
8.358 15.000
Totaal overige baten
437.830
306.659
356.697
50 038
Depotverhuur De opbrengsten uit depotverhuur zijn verhoogd om deze meer in overeenstemming met de werkelijke opbrengsten te brengen. Overige opbrengsten De overige opbrengsten zijn verwachte subsidie inkomsten en bijdragen voor educatieve activiteiten en zijn nagenoeg gelijk aan de ontwerpbegroting. Dienstverlening De opbrengst uit dienstverlening zijn onder andere de te verwachte opbrengsten geschiedenislokaal en overige educatieve dienstverlening en zijn nagenoeg gelijk aan de ontwerpbegroting. Onderverhuur voorgebouw Kleine Houtweg De opbrengsten uit onderverhuur van het voorgebouw van de locatie Kleine Houtweg zijn in de herziene begroting met 3,2 % verhoogd ten opzichte van de ontwerpbegroting 2025. Projectopbrengsten en -bijdragen De projectopbrengsten en -bijdragen zijn de verwachtte subsidie inkomsten en bijdragen voor de tentoonstellingen in de publiekslocatie in de Janskerk.
Herziene begroting 2025
| 22
Toelichting lasten Personeelskosten x € 1,-Verschil primair/ herziene begroting
Ontwerpbegroting 2025
Herziene begroting 2025
3.952.990
4.657.762
4.517.144
-140.618
Externe inhuur
332.405
245.242
367.940
122.698
Niet-formatieve medewerkers Overige personeelskosten
292.746
5.215 277.473
285.450
-5.215 7.977
4.578.141
5.185.692
5.170.534
-15.158
Omschrijving
Jaarrekening 2024
Personeelskosten Kosten formatie (incl. overhead)
Totaal personeelskosten
Kosten formatie De uitgaven voor formatieve medewerkers zijn € 140.618 lager dan in de ontwerpbegroting is begroot. Dit heeft meerdere oorzaken: 1. de kosten van de formatie zijn voor 2025 eenmalig begroot tegen de werkelijk salarisindeling. Over het algemeen begroot een gemeente de kosten van de formatie door de vastgestelde formatie te vermenigvuldigen met de aan de formatie toegekende salarisschalen. Meestal wordt daarbij de maximale periodiek van de schaal genomen. Soms hanteren gemeenten één of twee treden onder het maximum. Omdat de kosten van de formatie in 2024 aanmerkelijk achterbleven op de begroting en deze kosten voor het NHA circa de helft van de totale uitgaven beslaan, is bij het opstellen van de herziene begroting 2025 overgegaan om de kosten van de formatie eenmalig te begroten tegen de werkelijk salarisindeling. 2. er is een onderuitputting geraamd van gemiddeld één formatieplaats gedurende het gehele jaar tegen het maximum van schaal 9, dit benadert de gemiddelde salarislast van een medewerker van het NHA. Het is realistisch om deze correctie door te voeren, omdat er verloop is in de organisatie. Vanwege de krapte op de arbeidsmarkt kost het tijd om in vacatures te voorzien. Door in te spelen op mutaties in de formatie en gedurende het jaar de kosten van de formatie te monitoren en erop te sturen, is het mogelijk om de werkdruk en de kosten te beheersen. 3.
Een verlaging van de looncompensatie voor 2025 van 4,3 % naar 3,5%. Voor de ontwerpbegroting is uitgegaan van een loonindex voor 2025 van 4,3%. Uit de in februari 2025 afgebroken onderhandelingen over een nieuwe cao Gemeenten voor 2025 en 2026 kan worden opgemaakt dat een aanpassing van 3,5% realistischer is. Voor 2026 is het lastiger om een inschatting te maken waar de onderhandelingen op uit zullen komen. In de paragraaf Bedrijfsvoering is een overzicht gegeven van de formatie en de bezetting.
Herziene begroting 2025
| 23
Externe inhuur De kosten voor externe inhuur vallen € 122.698 hoger uit dan in de ontwerpbegroting is opgenomen. Met alle managers zijn gesprekken gevoerd over de voornemens op basis van de in paragraaf 2.1.2 ‘Wat gaan we daarvoor doen’ opgenomen doelen voor het komende jaar en hoe daar qua bezetting in kan worden voorzien. Dit heeft geleid tot een scherp beeld van de benodigde aanvullende capaciteit. Deze capaciteit is tegen reële tarieven begroot. Daarnaast heeft er een herverdeling plaatsgevonden van de kosten van externe bureaus naar externe inhuur. Het eerste betreft zakelijke dienstverlening en inhuur gaat over personeel dat werkzaamheden via uitzend- of detacheringsbureaus voor het NHA uitvoert. In onderstaand overzicht is per afdeling de verwachte externe inzet in beeld gebracht. Niet-formatieve medewerkers De kosten van de dienstverlening door Spaarne Werkt zijn verantwoord onder materiële directe kosten. Overige personeelskosten De bijkomende personeelskosten zijn € 7.977 hoger dan aanvankelijk begroot, omdat de uitkomsten van de jaarrekening 2024 in de herziene begroting 2025 zijn betrokken. Materieel directe kosten x € 1,-Omschrijving
Jaarrekening 2024
Ontwerpbegroting 2025
Herziene begroting 2025
127.750
150.000
Verschil primair/ herziene begroting
Materieel directe kosten Beheer analoge en digitale collecties
190.418
22.250
Acquisitie
24.778
48.034
47.000
-1.034
Kenniscentrum Overheid
123.887
113.289
75.000
-38.289
IT & Innovatie
437.530
573.092
759.052
185.960
Digitaal zichtbaar maken
221.261
186.004
284.000
97.996
1.985
2.044
2.000
-44
Publieksactiviteiten/educatie PR & Communicatie
309.244 70.494
251.770 93.513
245.000 80.000
-6.770 -13.513
Totaal materieel directe kosten
1.379.597
1.395.495
1.642.052
246.557
Dienstverlening
Toelichting materieel directe kosten De materieel directe kosten zijn in de herziene begroting voor 2025 zo goed mogelijk ingeschat op basis van de in paragraaf 2.1.2 ‘Wat gaan we daarvoor doen’ opgenomen doelen voor 2025. Doordat het NHA optimale toegang wil tot al haar archieven en collecties moet zij kunnen beschikken over een stevig datafundament en daardoor stijgen met name de kosten voor IT & Innovatie (€ 185.960) en het digitaal zichtbaar maken van de archieven (€ 97.996) sterk of beter gezegd ‘exponentieel’.
Herziene begroting 2025
| 24
Materieel indirecte kosten x € 1,-Omschrijving
Jaarrekening 2024
Ontwerpbegroting 2025
Herziene begroting 2025
Verschil primair/ herziene begroting
Materieel indirecte kosten Huisvestingskosten
1.888.260
1.856.109
2.032.140
176.031
Organisatiekosten
752.502
630.297
580.044
-50.253
Afschrijvingskosten
231.364
245.050
211.939
-33.111
Rentekosten
-38.823
-
-50.000
-50.000
Facilitaire kosten
60.772
66.430
65.000
-1.430
2.894.075
2.797.887
2.839.123
41.236
Totaal materieel indirecte kosten
Toelichting materieel indirecte kosten De materieel directe kosten zijn in de herziene begroting voor 2025 zo goed mogelijk ingeschat op basis van de voornemens en de uitkomsten van de jaarrekening 2024. Over de gehele linie zijn de kosten lager, behoudens de huisvestingskosten. De huisvestingskosten zijn hoger, omdat de bestemmingsreserve groot onderhoud Kleine Houtweg is omgezet naar een voorziening. Daarom vinden de toevoegingen en onttrekkingen nu plaats via de exploitatie van het gebouw Kleine Houtweg. Voor wat betreft organisatiekosten heeft er een herverdeling plaatsgevonden van de kosten van externe bureaus naar externe inhuur. Het eerste betreft zakelijke dienstverlening en inhuur gaat over personeel dat werkzaamheden via uitzend- of detacheringsbureaus voor het NHA uitvoert. De afschrijvingskosten zijn lager als gevolg van lineaire afschrijvingen die jaarlijks afnemen, mede door de plannen voor uitbreiding en verduurzaming van het depot aan de Kleine Houtweg blijven de investeringen achter. Er zijn rentebaten opgenomen omdat het NHA een RC verhouding met het Rijk heeft (schatkistbankieren), waaruit renterevenuen ontstaan. Daarnaast zijn in 2024 twee langlopende (dure) leningen bij de Rabobank vervroegd afgelost.
Toelichting mutaties reserves x € 1,-Omschrijving Mutaties reserves: Egalisatiereserve Bestemmingsreserves: - dotatie groot onderhoud Kleine Houtweg - dotatie weerstandvermogen - onttrekking eenmalige kosten 2024
Ontwerpbegroting 2025
Herziene begroting 2025
49.437
25.237
25.237
-191.139
-171.603
Jaarrekening 2024
Herziene begroting 2025
-171.603
-84.931
-85.484
246.052
246.052
14.755
185.805
553
195.000
- onttrekking nieuw collectiebeheersysteem Totaal mutaties reserves
Verschil primair/ herziene begroting
53.298
-171.050
| 25
Egalisatiereserve De onttrekking aan de egalisatiereserve is gelijk aan de ontwerpbegroting, er worden geen additionele dotaties voorgesteld naar aanleiding van het positieve resultaat over 2024. Omdat het NHA gebruik maakt van de koepelvrijstelling, staat de Belastingdienst het niet toe om een algemene reserve op te bouwen. Het opbouwen van een egalisatiereserve is echter wel toegestaan. Het gerealiseerde resultaat in enig jaar kan worden toegevoegd aan de egalisatiereserve. Het resultaat wordt vervolgens in gelijke delen toegerekend aan de vier jaren erna, waardoor het resultaat toch ten goede (of ten laste) komt van de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling. In de paragraaf 4.4 Toelichting op de geprognosticeerde balans is het rekeningresultaat en het verloop van de egalisatiereserve over de loop der jaren weergegeven. Bestemmingsreserves Bestemmingsreserve groot onderhoud Kleine Houtweg De storting in de bestemmingsreserve groot onderhoud Kleine Houtweg welke nog wel is opgenomen in de ontwerpbegroting blijft bij de herziene begroting achterwege. Dit, omdat de bestemmingsreserve groot onderhoud Kleine Houtweg is omgezet naar een voorziening. Daarom vinden de toevoegingen en onttrekkingen nu plaats via de exploitatie van het gebouw Kleine Houtweg.
Bestemmingsreserve Weerstandsvermogen De dotatie aan de bestemmingsreserve Weerstandsvermogen is iets hoger vanwege de iets hogere baten voor risico-opslag bij de overige overheidsorganisaties. In de paragraaf 4.4 Toelichting op de geprognosticeerde balans is een overzicht van de bestemmingsreserves gegeven.
Herziene begroting 2025
| 26
4.3
Geprognosticeerde begin- en eindbalans
Geprognosticeerde begin- en eindbalans Omschrijving
€ 1,-Jaarrekening
Begroting 2025
2024 Activa Vaste activa - Materiële vaste activa
1.493.343
1.654.915
- Financiële vaste activa
5.000
14.225
1.498.343
1.669.140
176.561
145.000
2.015.820
1.974.800
491.028
353.734
Totaal vlottende activa
2.683.409
2.473.534
Totaal Activa
4.181.752
4.142.674
50.474
25.237
- Bestemmingsreserves
2.465.878
1.620.475
- Gerealiseerd resultaat
507.971
-
Totaal eigen vermogen
3.024.323
1.645.712
Voorzieningen
-
1.377.318
Vaste schulden
252.105
197.109
3.276.428
3.220.139
looptijd korter dan één jaar
816.242
834.735
- Overlopende passiva
89.082
87.800
Totaal vlottende passiva
905.324
922.535
4.181.752
4.142.674
Totaal vaste activa Vlottende activa - Vorderingen en overlopende activa - Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - Liquide middelen
Passiva Vaste passiva Eigen vermogen - Egalisatiereserve
Totaal vaste passiva Vlottende passiva - Netto-vlottende schulden met een rentetypische
Totaal
Herziene begroting 2025
| 27
4.4
Toelichting op de geprognosticeerde balans
Materiële vaste activa
x € 1,--
Omschrijving
Jaarrekening
Ontwerp-
Herziene
2024
begroting 2025
begroting 2025
Stand per 1 januari
1.530.420
1.591.877
1.493.343
Afschrijvingen
-231.364
-166.621
-200.678
Investeringen
185.700
266.000
389.000
-18.600
-26.750
1.672.656
1.654.915
Afschrijvingen nieuwe investeringen Activa in aanbouw
8.587
Totaal investeringen
1.493.343
Egalisatie reserve In onderstaand overzicht is het rekeningresultaat en het verloop van de egalisatiereserve over de loop der jaren weergegeven. x € 1,-Omschrijving
Rekeningresultaat
Naar egalisatie reserve
2024
2025
2026
2027
Egalisatiereserve Stand per 1 januari
99.912
50.475
25.237
-
Resultaat 2020
€ 146.800
96.800
-24.200
-
-
-
Resultaat 2021
€ 312.145
-
-
-
-
-
Resultaat 2022
€ 255.949
100.949
-25.237
-25.237
-25.237
-
Resultaat 2023
€ 441.052
-
Resultaat 2024
€ 507.971
-
-
-
-
-
mutaties
-49.437
-25.237
-25.237
0
Stand per 31 december
50.475
25.237
-
-
Bestemmingsreserves Omschrijving
x € 1,-Stand per
Storting
Onttrekking
1 jan. 2025
Stand per 31 dec. 2025
Bestemmingsreserves: - groot onderhoud KHW 1)
1.192.806
- achterstallig onderhoud KHW 1)
648.250
- weerstandsvermogen
378.770
- nieuw collectiebeheersysteem 2)
246.052
- duurzaamheidsmaatregelen KHW 1) Totaal
1.192.806 648.250 182.980
561.750 246.052
410.475 2.465.878
593.455
410.475 1.438.858
1.620.475
1) KHW = Kleine Houtweg 2) deze reserve is in 2024 gevormd ten laste van het gerealiseerd resultaat 2023 n.a.v. het besluit van het algemeen bestuur over de winstbestemming 2023
Herziene begroting 2025
| 28
Voorzieningen Omschrijving
x € 1,-Stand per
Storting
Onttrekking
1 jan. 2025
Stand per 31 dec. 2025
Voorziening: Groot onderhoud KHW 1)
0
1.392.806
15.488
1.377.318
Totaal
0
1.392.806
15.488
1.377.318
1) KHW = Kleine Houtweg
Vaste schulden Omschrijving
x € 1,-Stand per
Aflossing 2025
1 jan. 2025
Stand per 31 dec. 2025
Langlopende geldlening: Lening Rabobank 2019 tegen 2,6%
252.105
54.996 1)
197.109
Totaal
252.105
54.996
197.109
1) Aflossing jaarlijks: 12 x € 4.483
De overige posten geven geen aanleiding voor het geven van een nadere toelichting of specificatie.
Herziene begroting 2025
| 29
5. Overig 5.1
Overzicht geraamde baten en lasten per taakveld
Baten en lasten
x € 1,-
Omschrijving
Jaarrekening 2024
Taakvelden
baten
Ontwerpbegroting 2025
lasten
saldo
2.259.552
-2.259.552
baten
Herziene begroting 2025
lasten
saldo
baten
lasten
saldo
2.441.272
-2.441.272
35.000
2.285.618
-2.250.618
0. Bestuur en ondersteuning 0.4 Overhead *) 0.8 Overige baten en lasten 0.9 Vennootschapsbelasting 0.10 Mutaties reserves
253.298
200.000
53.298
299.686
284.931
14.755
271.289
85.484
185.805
Totaal Bestuur en
253.298
2.459.552
2.206.254
299.686
2.726.203
2.426.518
306.289
2.371.102
2.064.813
5.4 Musea
9.306.486
6.592.260
2.714.225
9.364.320
6.937.802
2.426.518
9.430.904
7.366.091
2.064.813
Saldo van baten en lasten
9.559.783
9.051.812
507.971
9.664.006
9.664.006
0
9.737.193
9.737.193
0
ondersteuning
5. Sport, cultuur en recreatie
*) KHW = Kleine Houtweg
*) Specificatie overhead Omschrijving
x € 1,Jaarrekening
Ontwerp-
Herziene
2024
begroting 2025
begroting 2025
1.222.022
1.133.292
Personeelskosten Loonsom
960.991
Inhuur Overige personeelskosten Subtotaal
86.120 292.746
277.473
108.488
1.253.737
1.499.495
1.327.899
Materieel indirecte kosten Huisvesting aandeel Jansstraat
n.v.t.
268.488
Organisatiekosten
495.861
482.107
319.044
Automatiseringskosten
256.642
148.190
261.000
Afschrijvingskosten
231.364
245.050
94.187
Rentekosten
-38.823
Facilitaire kosten
60.772
-50.000 66.430
Opbrengst kantine en lunches
65.000 -35.000
Subtotaal
1.005.816
941.777
922.719
Totaal
2.259.552
2.441.272
2.250.618
Herziene begroting 2025
| 30
5.2
Overzicht investeringen
Omschrijving
Bedrag
Afschrijvings-
Afschrijving
# maanden
Afschrijving
investering
duur (jaar)
per jaar
in 2025
in 2025
uitbreiding meetpunten temperatuur/luchtvochtigheid depot
58.000
10
5.800
6
2.900
vervanging verlichting depot door ledverlichting
20.000
10
2.000
6
1.000
vervanging noodverlichting depot
10.000
10
1.000
6
500
vervanging bedieningspaneel verlichting Janskerk
15.000
10
1.500
6
750
115.000
10
11.500
6
5.750
10.000
10
1.000
12
1.000
25.000
10
2.500
6
1.250
30 laptops
45.000
5
9.000
6
4.500
storage silent bricks
72.000
5
14.400
6
7.200
macbook pro + beeldscherm voor fotograaf
5.000
5
1.000
6
500
aanschaf 'educar'
14.000
5
2.800
6
1.400
Totaal
389.000
Gebouw/installaties Jansstraat
Gebouw/installaties Kleine Houtweg uitbreiding meetpunten temperatuur/luchtvochtigheid depot Inrichting Jansstraat 10 zit/stabureaus Jansstraat Inrichting Kleine Houtweg twee vergadercabines KHW Kantoorautomatisering, hardware en software
Educatie
Herziene begroting 2025
52.500
26.750
| 31
5.3
EMU Saldo
Op grond van artikel 20 lid 1c BBV moet het EMU-saldo over het vorig begrotingsjaar en de berekening van het geraamde bedrag over het begrotingsjaar, alsmede het jaar volgend op het begrotingsjaar worden opgenomen. x € 1000 EMU saldo
(bedragen x € 1.000)
Herziene
Realisatie
Begroting
Begroting
begroting
2024
2025
2026
2024 1.
(+)
Exploitatiesaldo vóór toevoeging aan c.q.
-53
455
-185
38
-49
-50
162
-58
1.377
176
1.354
156
onttrekking uit reserves (zie BBV, artikel 17c). 2.
(-)
Mutatie (im)materiële vaste activa
3.
(+)
Mutatie voorzieningen
4.
(-)
Mutatie voorraden (incl. bouwgronden in exploitatie)
5.
(-)
(Verwachte) boekwinst bij verkoop effecten en (im)materiële vaste activa
Berekend EMU-saldo EMU-saldo referentiewaard
-102
405
niet van toepassing
EMU-saldo overschrijdt referentiewaarde
Herziene begroting 2025
| 32
Herziene begroting 2025
| 33