Bijlage 2 GR Cocensus - Jaarrekening 2023
Tekst van het document
In september is een Kick-off middag georganiseerd waarbij medewerkers vrijblijvend konden ‘inlopen’ bij diverse workshops, zoals stoelyoga, braingym, stresstest, ontspanningsoefeningen, etc. die in het kantoorpand plaatsvonden. Verdeeld over het jaar zijn door de vitaliteitsgroep diverse workshops geïnitieerd zoals bijvoorbeeld een workshop over voeding en stoppen met roken. Op basis van de groepsresultaten van het PMO, maar ook naar aanleiding van de resultaten van het MTO in 2022,worden binnenkort workshops georganiseerd over mentale veerkracht. Daarnaast coördineert de werkgroep wekelijks sportactiviteiten zoals bootcamps en yogalessen. Om het laagdrempelig te houden, vinden deze activiteiten direct na een werkdag plaats en in of bij het kantoorpand. Medewerkers kunnen ook gebruik maken van een app waarin ze hun voeding en sportprestaties bij kunnen houden. Ook voor 2024 staan er diverse workshops en activiteiten op het programma. Het doel is medewerkers bewuster te maken om gezond te leven.
Opleidingen/trainingen Om de klanten van Cocensus klantgericht te woord te kunnen staan, zijn ook in 2023 diverse telefoonopleidingen (herhalingstrainingen voor taxateurs, verdiepingstraining voor KCC-medewerkers en telefoontrainingen voor de afdeling Invordering en nieuwe medewerkers) gegeven. Overigens is de telefoontraining een vast onderdeel van het inwerktraject van nieuwe medewerkers. Daarnaast hebben de KCC-medewerkers een functiegerichte training Engelse taal gevolgd. Jaarstukken 2023
Pagina 26 van 63
Net zoals in voorgaande jaren is in 2023 een groot deel van het bestede opleidingsbudget uitgegeven aan vakinhoudelijke ontwikkeling, zoals een in-company traject bij REBS voor alle woning en niet-woning taxateurs, een in-company training kwijtschelding voor nieuwe medewerkers op de afdeling Invordering en in-company training “Basisopleiding WOZ-medewerker” eveneens voor nieuwe medewerkers van de afdelingen WOZ, Gegevensbeheer en IT en Heffingen en Bezwaar. Daarnaast heeft ook een aantal opleidingen/coachingstrajecten op het gebied van leiderschap in 2023 plaatsgevonden; een opleiding “management van mensen”, strategisch leiderschap voor afdelingsleiding en (een start met) teambuilding voor de afdeling Invordering en WOZ. Opleidingen voortkomend uit de POP- en planningsgesprekken waren onder andere de HALO, communicatie- en redactietraining en assessments. De medewerkers die Cocensus in 2023 verlaten hebben vanwege het bereiken van hun AOW-gerechtigde leeftijd of keuzepensioen, zijn in de gelegenheid gesteld een Pensioen Inzicht Training (PIZ) te volgen. In totaal is in 2023 € 188.720 uitgegeven aan opleidingen, trainingen, workshops en inschrijvingen in kamers. Dit is ruim 10 procent boven het vastgestelde budget van € 170.000.
Met name het strategisch leiderschap en de incompany trainingen zoals kwijtschelding, telefonie en de basisopleiding WOZ hebben geleid tot overschrijding van het totale budget. In-company was voor een aantal trainingen rendabeler gezien het aantal nieuwe medewerkers die in 2023 in dienst zijn gekomen. Totaal is er bijna € 65.000 meer uitgegeven aan opleidingen dan in 2022. Gemiddeld is dit € 1.289 per medewerker. Gemeenten hebben in 2022 € 1.033 per medewerker besteed.
Cao SGO Pas in februari 2023 sloten de VNG/WSGO en de vakbonden een principeakkoord over de Cao gemeenten en Cao SGO 2023 af. De looptijd van deze Cao was tot en met 1 januari 2024. Naast de Cao verhoging, die met terugwerkende kracht verwerkt is, zijn in de Cao voor 2023 onder andere afspraken gemaakt over RVU, ouderschapsverlof, een extra bovenwettelijke vakantiedag en een verhoging van het aantal te kopen vakantie uren van 144 naar 187 uren.
Ondernemingsraad In 2023 hebben zes reguliere overlegvergaderingen plaatsgevonden. Tijdens deze vergaderingen zijn drie instemmingsaanvragen en één adviesaanvraag behandeld. Er is advies bij de ondernemingsraad gevraagd over de uitbreiding van de Gemeenschappelijke Regeling met de gemeente Landsmeer. Hierover zal de Ondernemingsraad begin 2024 uitsluitsel geven. Daarnaast heeft de ondernemingsraad haar instemming gegeven voor: • de vaststelling van de “thuiswerkregeling”; • keuze van organisatie voor het uitvoeren van de RI&E; • aanpassingen in de “verzuimregeling”.
Jaarstukken 2023
Pagina 27 van 63
Personeel Vastgestelde formatie 2023
Bezetting 31/12/2023
Vastgestelde formatie 2022
Directie/Staf
8,36
8,36
9,67
WOZ
41,92
42,16
41,91
Gegevensbeheer en IT
20,72
20,61
20,03
Heffingen & Bezwaar/Concern Control
31,68
29,68
28,9
5,00
4,23
4,00
Invordering
-
KCC
30,05
24,3
28,28
Totaal
137,73
129,34
132,79
Figuur 1: Formatie-overzicht per 31 december 2023
De vastgestelde formatie voor 2023 is hoger dan die van 2022 omdat er extra werkzaamheden voor de gemeente Oostzaan (bestuurlijke boetes) en Haarlem (parkeerbelasting) door Cocensus uitgevoerd worden. Deze uitbreiding van formatie vond plaats bij de afdelingen Heffingen & Bezwaar en Invordering.
Uitstroom In 2023 hebben 11 medewerkers (7,8 procent) om verschillende redenen Cocensus verlaten. Dit percentage is vrijwel vergelijkbaar met dat van 2022. Bij de gemeenten lag dit percentage toen op 8,2. Acht medewerkers hebben vrijwillig ontslag genomen. Twee medewerkers hebben in 2023 hun AOWgerechtigde leeftijd bereikt en één medewerker heeft gebruik gemaakt van keuzepensioen (per 1 januari 2024). Redenen van het vrijwillig ontslag in 2023: duur van de reistijd, doorgroeiperspectief of de functie Uitdiensttreders per afdeling voldeed niet aan de verwachting. Heffingen en Bezwaar/KCC 1 Gezien de krapte op de arbeidsmarkt zal de komende jaren veel geïnvesteerd moet worden in het behouden van jongeren (tot 35 jaar) door WOZ 4 opleiding en ontwikkeling, versneld aanbieden van vaste contracten, inzetten op projecten, Invordering 5 doorgroeiperspectief en programma’s zoals vitaliteit. Gegevensbeheer en IT
1
Figuur 2: uitstroom per afdeling (peildatum 31/12/2023).
Instroom In 2023 zijn 19 nieuwe medewerkers bij Cocensus in dienst getreden (13,5 procent). Dit percentage ligt 3,8 procent hoger dan het jaar ervoor. Veelal waren de nieuwe medewerkers al werkzaam bij Cocensus via een uitzend- of detacheringsbureau (15,9 was het instroompercentage van de Nederlandse gemeenten in 2022).
Jaarstukken 2023
Pagina 28 van 63
De meeste nieuwe medewerkers traden in dienst bij de afdeling WOZ (werkvoorbereiders, taxateurs, adm. medewerker) en bij Heffingen en Bezwaar/KCC. Bij de afdeling Gegevensbeheer en IT zijn in 2023 een objectbeheerder, een medewerker gegevensbeheer en functioneel applicatiebeheerder gestart. Bij de overige afdelingen zijn medewerkers begonnen. Het aandeel vrouwelijke instromers was het grootst. In 2023 zijn twaalf vrouwen in dienst gekomen en slechts zes mannen. Deze trend is ook bij de gemeenten waarneembaar.
Indiensttreders per afdeling WOZ
6
Invordering
3
Gegevensbeheer en IT
3
Heffingen en Bezwaar/KCC
7
Figuur 3: Instroom per afdeling 2023
Doorstroom/doorgroei
Allround woning taxateur
1
Medewerker Invordering
1 1
Senior medewerker betalingsverkeer
1 1
Medewerker Heffingen en Bezwaar
1 2
2
Senior medewerker Finance
1
Administratief Medewerker Totaal
Totaal
KAM Adviseur
Werkvoorbereider
Senior medewerker Heffingen en bezwaar
Directie/Management Assistente
Senior Medewerker betalingsverkeer
Senior Woning taxateur
Vorige functie
Nieuwe functie
Doorstroom wordt gedefinieerd als medewerkers die duurzaam van functie en/of afdeling zijn veranderd, zonder dat dit met een reorganisatie of functieherwaardering te maken heeft. In totaal zijn zeven (5 procent) medewerkers in 2023 andere functies/werkzaamheden binnen Cocensus gaan vervullen. Het doorgroeipercentage binnen Cocensus ligt lager dan dat van de Nederlandse gemeenten. Dit percentage is gestegen naar 8,4 procent. In onderstaand overzicht zijn de functiewijzigingen binnen de organisatie weergegeven.
1
1 1
1
1
2
1
1
Figuur 4: interne mobiliteit 2023
Doorstroom is een belangrijk instrument om mensen aan je organisatie te binden. Interne mobiliteit leidt tot meer tevredenheid en betrokkenheid van medewerkers. Een andere belangrijke reden om interne mobiliteit binnen de organisatie te stimuleren, is het tekort aan talent op de huidige arbeidsmarkt.
Jaarstukken 2023
1
Pagina 29 van 63
7
Externe inhuur In totaal is in 2023 circa € 900.000 uitgegeven aan externe inhuur, dit is 9 procent van de loonsom. Redenen van inhuur waren: niet-ingevulde vacatures, zwangerschap, afhandelen van bezwaar- en beroepschriften, het opgestarte KCC. In 2022 hebben gemeenten 17 procent uitgegeven aan externe inhuur. Met name op de afdelingen Invordering, Heffingen & Bezwaar en het KCC zijn externen ingezet.
Leeftijdsopbouw Door de toename van jongere medewerkers binnen Cocensus is de gemiddelde leeftijd van de Cocensusmedewerker in 2023 weer iets gedaald, van 48 naar 47,7 jaar (in 2021 was de gemiddelde leeftijd nog 48,8). Deze dalende trend vindt ook bij gemeenten plaats. In 2022 was de gemiddelde leeftijd bij de medewerkers van de gemeenten 47,2 jaar (iets lager dan de gemiddelde leeftijd binnen Cocensus).
Gemiddelde leeftijd 2022/2023 50 48,95 48 46,5
Man
46,8
Vrouw 2022
47,7
totaal Cocensus 2023 Figuur
5:
gemiddelde
leeftijd
(peildatum
31/12/2023)
Eind 2023 waren zeven medewerkers jonger dan 25 jaar, een kleine stijging ten opzicht van 2022. Door de stijgende AOW-gerechtigde leeftijd, neemt ook het aantal 65-plussers de afgelopen jaren toe ondanks het feit dat ex-medewerkers ook gebruik gemaakt hebben van keuzepensioen en niet tot hun 67-jarige leeftijd werken. In totaal waren 89 medewerkers eind december 45 jaar of ouder (63 procent). Dit percentage is vrijwel gelijk aan dat van 2022. Bij de gemeenten was de groep 45 - 54 jaar het grootst in 2022. Bij Cocensus is de leeftijdsgroep 55 – 64 jaar al een aantal jaar het grootst.
Verdeling naar leeftijdsklasse 43 37
25 18
5
39
42
28
18
7
15-24
8
6
25-34
35-44
45-54 2022
55-64
>65
2023
Figuur 6: leeftijdsopbouw (peildatum 31/12/2023)
Jaarstukken 2023
Pagina 30 van 63
Personeelsopbouw 2022/2023 81
77
60
57
vrouwen
mannen 2022
2023
Figuur 7: aantal vrouwen/mannen (peildatum 31/12/2023)
Door het vergrijzende personeelsbestand en de uitstroom als gevolg van leeftijd en/of pensionering blijft de instroom van jongeren belangrijk en noodzakelijk. In 2022 bedroeg bij de Nederlandse gemeenten het percentage werknemers jonger dan 35 jaar 18 procent. Dit percentage is vergelijkbaar met dat van Cocensus in 2023 (17,7 procent). Ook het percentage vrouwen en mannen binnen Cocensus is ten opzichte van 2022 niet veel veranderd. Op de peildatum was 57 procent van de medewerkers vrouwelijk en 43 procent mannelijk. Het aandeel vrouwen in dienst bij Cocensus is de afgelopen vier jaar stijgende. Ditzelfde beeld is waarneembaar bij de Nederlandse gemeenten.
Personeelsopbouw en de gemiddelde leeftijd per afdeling 45,7
21 23
45,5
27 11
WOZ
54,6
51,3
48,8
Heffingen & Bezwaar/KCC 2023 vrouwen
15
13 13
8
Invordering 2023 mannen
Gegevensbeheer & IT
5
4
Directie/staf
2023 gemiddelde leeftijd
Figuur 8: Personeelsopbouw en gemiddelde leeftijd per afdeling 2023
Zoals in voorgaande jaren blijft de gemiddelde leeftijd bij de afdeling Staf/directie het hoogst (2022 55,6). Doordat in 2023 bij de afdelingen WOZ en Heffingen en Bezwaar/KCC relatief veel nieuwe jonge medewerkers zijn begonnen, is de gemiddelde leeftijd van deze afdelingen het afgelopen jaren wat gedaald. In 2021 was de gemiddelde leeftijd bij Heffingen en Bezwaar/KCC 46,2 en bij de WOZ 45,3. Op bijna alle afdelingen werken momenteel meer vrouwen dan mannen, behalve bij de afdelingen WOZ en invordering. Op de laatst genoemde afdeling waren op 31 december 2023 exact evenveel mannen als vrouwen werkzaam.
Jaarstukken 2023
Pagina 31 van 63
Deeltijdfactor
Aantal part- en fulltime medewerkers
Eind 2023 had 68 procent van de medewerkers een fulltime arbeidsovereenkomst met Cocensus, een percentage dat nagenoeg hetzelfde is als in 2022. Toen werkten 65 procent fulltime bij Cocensus. Het fulltime percentage bij de Nederlandse gemeenten lag in 2022 slechts op 59 procent. Overigens ligt het aandeel voltijd medewerkers bij de decentrale overheidssector aanzienlijk hoger dan op de landelijke arbeidsmarkt.
48
96
Fulltime
Parttime
Figuur 9: percentage full-en parttimers 2023
Duur dienstverband 33,3 procent van de medewerkers is korter dan vijf jaar in dienst bij Cocensus. Vorig jaar was dit nog 28,4 procent. 36,9 procent van de medewerkers is 10 jaar of langer in dienst bij Cocensus (in 2022 was dit 41 procent). Dit percentage ligt iets onder het percentage van gemeenten (45 procent in 2022). Door de krapte op de arbeidsmarkt is er de afgelopen twee jaar meer vrijwillige uitstroom. Zie hiervoor figuur 2. Als de krapte op de arbeidsmarkt blijft, zal deze trend zich voortzetten.
Percentages duur dienstverbanden 29,8 22
20,6 14,9
12,7
< 1 jaar
1 -4 jaar
5 - 9 jaar
10 -14 jaar
> 15 jaar
Figuur 10: Duur dienstverbanden 2023
Ziekteverzuim Het ziekteverzuimpercentage in 2023 is ten opzichte van 2022 heel licht gestegen. In 2022 bedroeg het percentage gemiddeld 4,2. 2023 is afgesloten met een gemiddeld percentage van 4,4. Het verzuimpercentage van de Nederlandse Gemeenten was 5,4 procent in het eerste half jaar van 2023. Een percentage dat aanzienlijk hoger is dan waar Cocensus 2023 mee afgesloten heeft.
Jaarstukken 2023
Pagina 32 van 63
Ziekteverzuimpercentage per maand 7,9 6,9 5,7
6,1
5,9 4,7 3,8
3,5 1,9
3,9
1,8 0,8
2023
2022
Figuur 11: Verzuimpercentage per maand 2022/2023
Deze toename is overigens in heel Nederland waarneembaar. Het landelijke ziekteverzuim steeg van 4,9 procent in 2021 naar 5,6 procent in 2022. De cijfers over heel 2023 zijn nog niet beschikbaar. In onderstaande grafiek van de Arbo unie wordt per hoofddiagnosegroep het aantal verzuimdagen weergegeven. Vooral de verzuimdagen in diagnoseroep “Andere diagnoses” en psychische klachten laten een stijging zien. Van het totale verzuim betreft 24% psychisch verzuim. Het aandeel (nog) niet gediagnosticeerd’ verzuim betreft kortdurend verzuim en is in 2023 gedaald. De categorie ‘andere diagnoses’ is in de regel medisch verzuim. Dit aandeel is 31%. De gemiddelde verzuimduur bij psychisch verzuim is 149 dagen. Dat is een normale verzuimduur. De bedrijfsarts rapporteerde dat binnen alle diagnosegroepen de verzuimduur relatief kort is.
Verzuimdagen per hoofd diagnosegroep 646
870 730
459 321
137 95
272
113 59
36 0
2022
2023
Figuur 12: Verzuimdag per hoofddiagnosegroep. Bron Arbounie
Jaarstukken 2023
Pagina 33 van 63
Verzuimpercentage per afdeling 6,2 5,1
5,6
5,1
4,9
4,6
3,6
3,6
2022
4,2 4,4 2,8 1,7
2023
Figuur 13: Verzuimpercentage per afdeling 2023
Het verzuimpercentage van de afdelingen Heffingen en Bezwaar (inclusief KCC) en de WOZ zijn gestegen, terwijl de overige afdelingen juist in percentages gedaald zijn.
Verzuimpercentage per duurklasse 2,2 lang > 43
middellang 8 - 42
2,61 0,6 0,7
kort < 8 dagen
1,05 2022
1,4
2023
In 2023 waren 16 medewerkers langdurig (gedeeltelijk) arbeidsongeschikt. In 2021 waren dit 18 medewerkers. Inmiddels zijn deze medewerkers bijna allemaal weer geheel of gedeeltelijk aan het werk. Twee medewerkers die langdurig ziek waren, hebben Cocensus verlaten (keuze pensioen of het bereiken van de AOW gerechtigde leeftijd). Met name de afdelingen WOZ en Invordering hadden te kampen met een relatief hoog aantal langdurig (geheel of gedeeltelijk) arbeidsongeschikte medewerkers.
Figuur 14: Verzuimpercentage per duurklasse 2022/2023
Net zoals bij de Nederlandse gemeenten stijgt het korte verzuim de afgelopen twee jaar. In 2021 bedroeg het korte verzuim 0,65 procent in 2022 1,4 procent en 2023 1,05 procent. Het lage percentage kort verzuim in 2021 had waarschijnlijk te maken met Covid (meer thuiswerken waardoor medewerkers met bepaalde klachten zich minder snel ziekmelden dan wanneer zij op kantoor werken). Het middellang verzuim (8 tot en met 42 dagen) is bij Cocensus vrijwel gelijk gebleven.
Jaarstukken 2023
Pagina 34 van 63
Meldingsfrequentie per leeftijdscatgorie 2,8 2,5
1,7
1,5
1,4
1,5
1,4
1,3
1,3
1
15 - 24
25 - 34
35 - 44
45 - 54
Meldingsfrequentie 2022 (Tijdfilter)
1
55 - 64
1
65 plus
Meldingsfrequentie 2023 (Tijdfilter)
Figuur 15: Percentage Gemiddelde meldingsfrequentie per leeftijdscategorie 2023
De gemiddelde ziekmeldingsfrequentie in 2023 van Cocensus is licht gedaald naar 1,3 keer. Dit was in 2022 1,5 keer. Deze daling is in alle leeftijdscategorieën zichtbaar. Van de 141 medewerkers heeft 37,6 procent zich in 2023 niet één keer ziek gemeld (nulverzuim). Het percentage nulverzuim is hoger dan 2022. Toen lag het percentage slechts op 25 procent (in 2021 was dit nog 48 procent). Het nulverzuim bij de Nederlandse gemeenten nam ook in 2022 flink af, van 54 naar 41 procent. De meldingsfrequentie - het gemiddeld aantal keer dat medewerkers zich per jaar ziekmelden - steeg aanzienlijk bij de gemeenten, van 0,70 naar 1,04. Zowel het nulverzuim als de meldingsfrequentie liggen daarmee weer op vrijwel hetzelfde niveau als vóór corona. In 2023 hebben totaal 176 ziekmeldingen plaatsgevonden. In 2022 was dit nog 204 keer.
Gemiddelde meldingsfrequentie per afdeling 2
1,7 1,8 0,9
1
1,3
1,5 1,3
1,41,1 0,9
2022
0,6
Bij vrijwel alle afdelingen is de gemiddelde meldingsfrequentie in 2023 (iets) gedaald ten opzicht van 2022. Het beleid dat Cocensus heeft om met iedere medewerker die drie keer (of meer) ziek is geweest in 12 maanden een zogenaamd verzuim gesprek aan te gaan, is in 2023 weer aangescherpt en heeft hierop misschien effect gehad. Het doel van het gesprek is te onderzoeken of de meldingen werk- gerelateerd zijn geweest en wat de medewerker nodig heeft om duurzaam inzetbaar te blijven.
2023
Figuur 16: Gemiddelde meldingsfrequentie per afdeling 2022/2023
Jaarstukken 2023
Pagina 35 van 63
Vertrouwenspersoon Aantal gemelde klachten Gedurende de periode januari 2023 tot en met december 2023 zijn er geen klachtsituaties gemeld bij de externe vertrouwenspersoon door medewerkers van Cocensus. Het eventueel moeten inschakelen van een externe klachtencommissie is dan ook niet nodig geweest. Daarnaast zijn er in 2023 eveneens geen algemene vragen van medewerkers aan de vertrouwenspersoon gesteld als het gaat om het beleid en de procedure rondom ongewenst gedrag. Wijze van aanmelding De wijze waarop een klachtsituatie bij de externe vertrouwenspersoon gemeld kan worden, kan per telefoon of per mail plaatsvinden. Dit is veelal op eigen initiatief van een medewerker. In sommige gevallen kan een medewerker ook door HR, de leidinggevende of een collega geattendeerd worden op de mogelijkheid om een afspraak te maken met de vertrouwenspersoon. In 2023 is hiervan geen gebruik gemaakt door medewerkers van Cocensus. Advies vertrouwenspersoon Belangrijk blijft om het beleid ongewenst gedrag en de daarbij horende procedure onder de aandacht van de medewerkers en het management te houden. Dit kan door gebruik te maken van de interne communicatiekanalen en -middelen van de eigen organisatie zoals bijvoorbeeld intranet en (team)overleggen.
Daarnaast is het belangrijk dat de contactgegevens van de externe vertrouwenspersoon voor alle medewerkers op een makkelijke wijze vindbaar en toegankelijk zijn en blijven. Denk hierbij ook aan nieuwe medewerkers, stagiaires en tijdelijke medewerkers zoals bijvoorbeeld uitzendkrachten en zzp-ers.
Integriteitsschending De vertrouwenspersoon heeft in 2023 geen meldingen van integriteitsschendingen gekregen.
Jaarstukken 2023
Pagina 36 van 63
Klachtenregistratie 2023 Aantal en soort klachten In 2023 zijn door de klachtencoördinator 29 klachten geregistreerd. Dit aantal is iets hoger dan dat van 2022. Van deze 29 klachten waren vijf klachten gegrond of deels gegrond. Vier klachten werden doorgestuurd naar de gemeente omdat het hier klachten over beleid of handelen van de gemeente betrof. Vijf klachten zijn geen “echte” klachten maar vragen om informatie en/of uitleg over diverse belastingaanslagen, ingediende bezwaarschriften en vragen over diverse invorderingsactiviteiten en vier klachten zijn ongegrond. Twee klachten hadden betrekking op de bejegening door een medewerker, één wegens stemverheffing en de ander had het gevoel dat er geweigerd werd om medewerking te geven en informatie te verstrekken. De geregistreerde klachten hebben veelal betrekking op de beoordeling van een bezwaarschrift, het uitblijven van een uitspraak op bezwaar en de termijn van het doorgeven van de WOZ waarde-aan andere instanties. In 2023 kwamen, ondanks het vele klantencontact binnen de organisatie, maar twee klachten binnen over een gedraging van een ambtenaar, beiden zijn schriftelijk afgehandeld. De klachten over gedraging zijn afgehandeld met de betrokken afdelingscoördinator van Cocensus. De klachten welke geregistreerd zijn als “gegrond of deels gegrond”, waren gericht tegen: a.
de periode tussen indienen van bezwaar en ontvangen van een beslissing op bezwaar of; b. de onwil om iets uit te zoeken; c. de bankrekening die op het aanslagbiljet vermeld staat; d. de ontvangstbevestiging op indienen bezwaarschrift werd niet verstuurd. Na persoonlijk contact met klager, waarin nadere uitleg en informatie werd gegeven, werd door meerdere belanghebbenden aangegeven dat zij tevreden waren met de snelle reactie en de klacht als afgehandeld te beschouwen. Ook werd in enkele gevallen duidelijk dat onvrede met de beslissing op bezwaar de reden van indienen van een klaagschrift/klacht was. Een klacht die vaker voorkomt heeft verbintenis met de digitalisering. Via het digitaal loket kunnen burgers inloggen en de gegevens inzien. Dit is echter beperkt tot de belastingplichtige. Een mede-eigenaar en partner kan bijvoorbeeld niet bij deze gegevens en heeft zo ook geen inzage in het taxatieverslag en wordt daardoor, naar mening van die mede-eigenaar, gehinderd in de mogelijkheden van bezwaar. In de gevallen van bejegening werd per brief of persoonlijk contact opgenomen. Deze klachten waren deels gegrond omdat er geen letterlijke reconstructie van de gesprekken gemaakt kon worden.
Externe Klachtenbehandeling Wanneer burgers niet tevreden zijn over de wijze waarop hun klacht is afgehandeld, kan op grond van de Algemene wet Bestuursrecht, een klacht bij een externe instantie worden ingediend. Cocensus is voor de externe klachtenbehandeling aangesloten bij de Nationale Ombudsman. In 2023 werden geen klachten over Cocensus ingediend bij de Nationale Ombudsman. Wel werd een dossier uit 2022 afgerond. Schriftelijke klachtbehandeling, gericht op het geven van een oordeel, is voor de Nationale Ombudsman een uitzondering geworden. Burgers nemen vooral telefonisch contact op. Niet alleen met klachten, maar ook met vragen of verzoeken om informatie. Veel daarvan wordt direct telefonisch afgehandeld. Bijvoorbeeld door (juridische) informatie en uitleg te geven of te verwijzen naar de juiste procedures. Veel zaken die bij de Nationale Ombudsman worden voorgelegd, zijn bij Cocensus dan ook (nog) niet bekend. Daarnaast wordt door de Nationale Ombudsman ook regelmatig contact met Cocensus opgenomen, zonder daarbij gebruik te maken van de formele onderzoeksbevoegdheid.
Jaarstukken 2023
Pagina 37 van 63
2.5.2
Privacy en gegevensbescherming
Beveiligingsincidenten In 2023 zijn er 15 beveiligingsincidenten geregistreerd. Vijf incidenten bestaan uit geopende retourpost. Drie incidenten zijn veroorzaakt door de externe drukker en betreft verzonden post aan verkeerde belastingplichtigen. Twee incidenten zijn veroorzaakt door Cocensus, het beleid is aangepast zodat dit niet meer voorkomt. Twee incidenten zijn veroorzaakt door medewerkers en betreft achtergelaten post bij een verkeerd adres. Twee incidenten zijn veroorzaakt door medewerkers omdat post is verzonden aan een verkeerde belastingplichtige. Een incident is veroorzaakt door een medewerker door een e-mail bericht te verzenden aan een verkeerde belastingplichtige.
Meldingen aan AP en betrokkenen Er wordt melding gedaan aan de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen, indien de gevolgen van het beveiligingsincident voor de privacy van de betrokkene aanzienlijk of groot kunnen zijn. Ook de aard en omvang van het incident, alsmede de gevoeligheid van de persoonsgegevens die bij het incident betrokken zijn, spelen een rol bij de beoordeling van de vraag of er een melding gedaan moet worden. In 2023 hebben de datalekken geen aanleiding gegeven om melding te doen aan de toezichthouder.
Rechten en verzoeken van betrokkenen In 2023 zijn 7 verzoeken ontvangen in verband met de uitoefening van de rechten op grond van de AVG. Nadat betrokkenen zijn geïnformeerd zijn er geen klachten ingekomen over de verwerking van de persoonsgegevens die hebben geleid tot een melding bij de AP.
Verzoeken om gegevenslevering In 2023 zijn in totaal 63 verzoeken om gegevenslevering ontvangen. Hierbij ging het om 61 verzoeken van opdrachtgevers, 1 verzoek van het Openbaar Ministerie en 1 verzoek van de gemeente Amsterdam in verband met erfpacht in Halfweg. Er zijn van de 63 verzoeken 16 stuks afgewezen en van 3 verzoeken is (nog) geen gevraagde aanvullende informatie ontvangen.
Verwerkersovereenkomsten In 2023 zijn 10 verwerkersovereenkomsten ondertekend en geregistreerd. Overzicht 2019 t/m 2023: 2019 Beveiligingsincidenten
2020
2021
2022
2023
76
18
58
8
16
Meldingen aan AP en betrokkenen
8
3
1
0
0
Rechten en verzoeken van betrokkenen
12
4
5
2
7
Verzoeken om gegevenslevering
50
69
90
40
63
Verwerkersovereenkomsten Tabel 2019/2019/2020/2021/2023
9
2
3
5
10
Jaarstukken 2023
Pagina 38 van 63
2.5.3
Rechtmatigheidsverantwoording
Vanaf verslagjaar 2023 moeten gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Hiermee leggen zij verantwoording af over de naleving van de regels voor het financiële reilen en zeilen in de organisatie. Het doel van de rechtmatigheidsverantwoording is met een bepaalde mate van zekerheid vast te stellen dat de financiële handelingen hebben plaatsgevonden binnen de kaders van wet- en regelgeving. Kader van de rechtmatigheidsverantwoording Het kader van de (financiële) rechtmatigheidsverantwoording bestaat uit de volgende criteria: 1. Begrotingscriterium 2. Voorwaardencriterium 3. misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) 1. Begrotingscriterium Bij het begrotingscriterium gaat het om controle op overschrijdingen van de geautoriseerde begroting na begrotingswijzigingen in het boekjaar. Op basis van het begrotingscriterium is geen onrechtmatigheid geconstateerd. 2. Voorwaardencriterium Bij het Voorwaardencriterium wordt vooral gekeken of de financiële beheershandelingen voldoen aan de voorwaarden zoals die gesteld zijn in de wet- en regelgeving.
Dit zijn bijvoorbeeld voorwaarden met betrekking tot: hantering van gestelde termijnen toepassen van afgesproken grondslagen voeren van een administratie verkrijgen en bewaren van bewijsstukken functiescheiding ten aanzien van bevoegdheden Volgen van aanbestedingsrichtlijnen Op basis van het Voorwaardencriterium is geen onrechtmatigheid geconstateerd. 3. Misbruik en oneigenlijk gebruik In 2023 zijn er geen signalen ontvangen over misbruik en oneigenlijk gebruik door medewerkers van Cocensus.
Jaarstukken 2023
Pagina 39 van 63
Voorkomen van fraude en onregelmatigheden De directie van Cocensus is zich bewust van inherente risico’s van fraude die, zowel intern als extern, worden gelopen bij het uitvoeren van haar taken. De directie heeft in 2022 een frauderisicoanalyse opgesteld om de risicogebieden te identificeren en bewustwording te creëren. Vanuit de bedrijfsvoering is er verhoogde aandacht voor de inrichting van onze administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB) ten aanzien van de geïdentificeerde risicogebieden en tevens worden de relevante geldstromen/processen betrokken in de interne controles die gedurende het jaar worden uitgevoerd. Stakeholders van Cocensus moeten er op kunnen vertrouwen dat wij op een betrouwbare, eerlijke en zorgvuldige manier zakendoen. Cocensus beschikt over een uitgebreid scala aan zogenaamde soft controls, waaronder gedragscodes en een vertrouwenspersoon waarbij eventuele misstanden vertrouwelijk kunnen worden gemeld. Onze (financiële) processen en systemen kenmerken zich door de aanwezigheid van functiescheidingen, zogenaamd hard controls. Hiermee voorkomen we dat slechts één persoon ongecontroleerd transacties of verplichtingen kan aangaan, autoriseren, verwerken en afwikkelen en/of zelfstandig toegang heeft tot activa.
Ondanks alle beheersingsmaatregelen resteert het risico dat management of directie maatregelen doorbreekt en het risico van samenspanning tussen medewerkers. Transparante besluitvorming, de governance structuur, een open cultuur waarbij we elkaar durven aan te spreken, de aanwezigheid van een vertrouwenspersoon om niet-integer handelen (anoniem) te melden, periodieke interne en externe audits op de naleving van beheersingsmaatregelen dragen ertoe bij dat onregelmatigheden worden gesignaleerd. De afgelopen jaren zijn er regelmatig berichten in de media over cyberaanvallen, gevallen van ransomware en datalekken. Informatiebeveiliging vanuit de perspectieven continuïteit, fraude en privacy heeft een hoge prioriteit. Tijdens de dagelijkse bedrijfsvoering vinden controles plaats om vast te stellen of gewerkt wordt volgens de daarover gemaakte afspraken, waaronder de diverse protocollen voor informatiebeveiliging. Daarnaast beoordelen de security en privacy officer de kwaliteit en naleving van de getroffen beheersingsmaatregelen. Periodiek wordt de beheersing van informatiebeveiliging getoetst, zowel intern, maar ook extern vanuit de sector. Eventuele verbeterpunten vormen de input voor verdere aanscherping en/of naleving van het informatiebeveiligingsproces.
Conclusie De directie is van mening dat, met alle analyses en getroffen beheersingsmaatregelen, de risico’s met betrekking tot een beheerste en integere bedrijfsvoering inzichtelijk zijn en op een adequate wijze aandacht krijgen.
Jaarstukken 2023
Pagina 40 van 63
3.
Jaarrekening
3.1
Het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening over het begrotingsjaar
x € 1.000
Primaire Begroting 2023
1ste begrotingswijziging 2023
2ste begrotingswijziging 2023
3de begrotingswijziging 2023
Slotwijziging 2023
Rekening 2023
Rekening 2022
Afwijking slotwijziging t.o.v. rekening 2023
-16.004
-16.193
-16.253
-15.664
60 -223
Totaal Baten
-15.527
-15.709
-16.004
Totaal Lasten
15.527
15.709
16.004
16.004
16.311
16.534
15.175
baten en lasten
-
-
-
-
-118
-281
490
-163
Onttrekking aan reserves
-
-
-
-
118
100
-
-18
Gerealiseerde resultaat
-
-
-
-
-
-181
490
-181
Rekening 2023
Rekening 2022
Afwijking slotwijziging t.o.v. rekening 2023
Gerealiseerd totaal saldo
1ste begrotingswijziging 2023
2ste begrotingswijziging 2023
3de begrotingswijziging 2023
Slotwijziging 2023
10.008
10.177
10.180
9.900
10.034
9.956
9.331
78
-Flexibele formatie
306
306
600
900
880
909
527
-29
-Woon-/werkverkeer
102
102
102
88
83
92
77
-9
-Opleidingen
200
204
204
198
170
193
124
-23
-Overig
134
143
143
193
200
169
220
31
10.750
10.931
11.229
11.279
11.367
11.319
10.279
48
LASTEN x € 1.000
Primaire Begroting 2023
1. Personeel -Salarissen
Totaal Personeel 2. Huisvesting -Kantoor
-
-
-
-
-
-
395
-
-Energie en water
31
31
31
31
119
130
-20
-11
-Kapitaallasten
425
425
425
425
425
425
425
0
-Onderhoud pand
61
101
140
140
122
121
128
1
-Diensten
121
121
150
150
190
201
177
-11
638
678
746
746
856
877
1.105
-21
-Servers
269
269
244
279
279
257
355
22
-Netwerk/infrastructuur
396
396
390
436
436
518
492
-82
Totaal Huisvesting 3. Automatisering
-Pc’s en randapparatuur
43
43
43
49
49
48
76
1
-Belastingapplicaties
1.191
1.191
1.191
1.207
1.207
1.221
1.098
-14
-Kantoorapplicaties
260
260
240
264
319
324
238
-5
-Telefonie
232
232
172
131
131
131
54
0
2.391
2.391
2.280
2.366
2.421
2.499
2.315
-78
Totaal Automatisering 4. Overige uitgaven -Diverse posten
1.468
1.429
1.469
1.365
1.341
1.457
1.199
-116
-Werkelijke rente BNG
43
43
43
43
43
41
48
2
Totaal Overige uitgaven
1.511
1.472
1.512
1.408
1.384
1.498
1.247
-114
237
237
237
206
283
341
229
-58
Totaal Projecten
237
237
237
206
283
341
229
-58
Totaal Lasten
15.527
15.709
16.004
16.004
16.311
16.534
15.175
-223
5. Projecten -Project WOZ m3 – m2
Jaarstukken 2023
Pagina 41 van 63
Primaire Begroting 2023
1ste begrotingswijziging 2023
2ste begrotingswijziging 2023
3de begrotingswijziging 2023
Slotwijziging 2023
-Haarlemmermeer
-3.948
-3.995
-3.995
-3.995
-3.995
-Haarlem
-3.063
-3.099
-3.099
-3.099
-3.099
-Beverwijk
-811
-821
-821
-821
-Hillegom
-355
-365
-359
-359
-Oostzaan
-219
-222
-222
-222
BATEN x € 1.000
Rekening 2023
Rekening 2022
Afwijking slotwijziging t.o.v. rekening 2023
-3.995
-3.916
-
-3.099
-3.038
-
-821
-821
-805
-
-359
-359
-358
-
-222
-222
-218
-
1. Bijdragen deelnemers GR
-Wormerland
-353
-358
-374
-374
-374
-374
-351
-
-Alkmaar
-1.763
-1.784
-1.784
-1.784
-1.784
-1.784
-1.749
-
-Bergen
-791
-810
-800
-800
-800
-800
-794
-
-Dijk & Waard
-1.380
-1.371
-1.371
-1.371
-1.371
-1.371
-1.344
-Den Helder
-943
-954
-954
-954
-954
-954
-936
-
-Uitgeest
-260
-266
-263
-263
-263
-263
-261
-
-Castricum
-591
-605
-598
-598
-598
-598
-594
-
-Heiloo Totaal bijdragen deelnemers GR
-364
-373
-368
-368
-368
-368
-366
-
-14.841
-15.023
-15.008
-15.008
-15.008
-15.008
-14.729
-
-305
-305
-615
-615
-687
-671
-279
-16
-81
-81
-81
-81
-81
-117
-183
36
-300
-300
-300
-300
-300
-300
-300
-
-Overige inkomsten Bestuurlijke boete overgemeenten
-
-
-
-
-
-16
-37
16
-
-
-
-
-
-10
-10
10
Toeslagenaffaire
-
-
-
-
-10
-22
-125
12
Ontvangen rente SKB
-
-
-
-
-107
-108
-2
1
Totaal overige baten
-686
-686
-996
-996
-1.185
-1.245
-936
60
-15.527
-15.709
-16.004
-16.004
-16.193
-16.253
-15.664
60
Gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten
-
-
-
-
-118
-281
490
-163
Onttrekking aan reserves
-
-
-
-
118
100
-
-18
Gerealiseerde resultaat
-
-
-
-
-
-181
490
-181
2. Overige baten -Uitbreiding dienstverlening opdrachtgevers -Uitbreiding dienstverlening derden -Meeropbrengst Dwanginvordering
Totaal baten
Jaarstukken 2023
Pagina 42 van 63
3.2
Overzicht algemene dekkingsmiddelen
Bedragen x € 1.000
Rekening 2023
De bijdrage van de deelnemende gemeenten Saldo van de financieringsfunctie
• •
Slotwijziging 2023
-15.008
-15.008
-68
-64
De bijdrage van de deelnemende gemeenten is per gemeente gespecificeerd; Saldo van de financieringsfunctie: het saldo van de rentelasten en rentebaten is een baat van € 67.787.
Jaarstukken 2023
Pagina 43 van 63
3.3
Wet normering topinkomens
De WNT is van toepassing op Cocensus. Het voor Cocensus toepasselijke bezoldigingsmaximum is in 2023 € 223.000. Dit betreft het algemene bezoldigingsmaximum. 1.
Bezoldiging topfunctionarissen
1a. Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13e maand van de functievervulling. Gegevens 2023 bedragen x € 1
G.G.J. Schipper
Functiegegevens
Directeur
Aanvang en einde functievervulling in 2023
01/01 – 31/12
Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)
1,0
Dienstbetrekking?
ja
Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
135.768
Beloningen betaalbaar op termijn
21.780
Subtotaal
157.548
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum
223.000
-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag
N.v.t.
Bezoldiging
157.548
Het bedrag van de overschrijding en de reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan
N.v.t.
Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling
N.v.t.
Gegevens 2022 bedragen x € 1
G.G.J. Schipper
Functiegegevens
Directeur
Aanvang en einde functievervulling in 2022
01/01 – 31/12
Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)
1,0
Dienstbetrekking?
Ja
Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
130.106
Beloningen betaalbaar op termijn
22.032
Subtotaal
152.138
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum
216.000
Bezoldiging
152.138
In het kader van de Wet Normering topinkomens (WNT) is bovenstaand format vastgesteld, teneinde te voldoen aan de publicatieplicht met betrekking tot de bezoldiging van topfunctionarissen. In bovenstaand overzicht wordt in de kolom beloning het brutoloon van de directeur van Cocensus vermeld, inclusief het werkgeversaandeel met betrekking tot de pensioenopbouw. De maximale bezoldigingsnorm 2023 is gebaseerd op het ministersalaris 2023 (€ 223.000), waarbij bij de bezoldiging ook rekening gehouden dient te worden met eventuele belaste onkostenvergoedingen en de pensioenbijdrage van de werkgever.
Jaarstukken 2023
Pagina 44 van 63
1b. Leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking in de periode kalendermaand 1 t/m 12. Is niet van toepassing bij Cocensus. 1c. Toezichthoudende topfunctionarissen. Is niet van toepassing bij Cocensus. 1d. Topfunctionarissen met een totale bezoldiging van € 1.900 of minder. Gegevens 2023 NAAM TOPFUNCTIONARIS
FUNCTIE
De heer C. Schouten
Voorzitter AB en DB
De heer M. Wiesehahn-Vrijman
Lid AB
De heer N. Wijmenga
Lid DB en AB
De heer R. Beems
Lid DB en AB/vice-voorzitter
De heer P. van Diepen
Lid AB
De heer F. Ruiten
Lid Db en AB
De heer F. Roduner
Lid Db en AB
De heer J. Nobel
Lid AB
De heer R. Opdam
Lid AB
De heer A. de Jong
Lid AB
De heer M. Wörsdörfer
Lid AB
Mevrouw J. Kloosterman
Lid AB
De heer J. Schalkwijk
Lid AB
Het algemeen en dagelijks bestuur bestaan uit de verantwoordelijke wethouders van de deelnemende gemeenten. Zij voeren toezichthoudende werkzaamheden uit op basis van hun functie bij de gemeenten. De bestuurders ontvangen geen bezoldiging of onkostenvergoeding voor de werkzaamheden ten behoeve van de GR Cocensus. 1e Topfunctionaris met een totale bezoldiging van meer dan € 1.900 Is niet van toepassing bij Cocensus. 1f. Topfunctionaris met een totale bezoldiging van meer dan € 1.900 waarop de anticumulatie bepaling van toepassing is. Is niet van toepassing bij Cocensus. 1g. Topfunctionaris met een totale bezoldiging van € 1.900 of minder waarop de anticumulatiebepaling van toepassing is. Is niet van toepassing bij Cocensus. 2. Uitkeringen wegens beëindiging dienstverband aan topfunctionarissen. Is niet van toepassing bij Cocensus. 3. Overige rapportageverplichtingen op grond van de WNT. Naast de hierboven vermelde topfunctionarissen zijn er geen overige functionarissen met een dienstbetrekking die in 2023 een bezoldiging boven het individueel toepasselijke drempelbedrag hebben ontvangen.
Jaarstukken 2023
Pagina 45 van 63
3.4
Balans
Activa
x € 1.000 Vaste activa
1.1.2023
Materiële vaste activa A2 - Investeringen met economisch nut
31.12.2023
13.043
Totaal vaste activa
13.037 13.043
13.037
Vlottende activa Uitzettingen met een rente typische looptijd < 1 jaar A5
- Vorderingen op openbare lichamen - Uitzettingen in 's Rijks schatkist
1.093 2.308
Totaal uitzettingen met een rente typische looptijd < 1 jaar Liquide middelen A6 - Kassaldi - Banksaldi Totaal liquide middelen
1.227 1.027 3.401
256
2.254
150 256
150
Overlopende activa A7
- Overige nog te ontvangen en vooruitbetaalde bedragen Totaal overlopende activa Totaal vlottende activa
268
Totaal-generaal Passiva
x € 1.000
Vaste passiva Eigen vermogen P1 - Algemene reserve P2 - Bestemming reserve P3 - Gerealiseerd resultaat Totaal eigen vermogen
253 268 3.925
253 2.657
16.968
15.694
1.1.2023
31.12.2023
250 490
369 36 -181 740
Voorzieningen P4 - Groot onderhoud voorzieningen - Arbeidskostengerelateerde voorzieningen Totaal voorzieningen Vaste schulden met rente typische looptijd ≥ 1 jaar P5 - Onderhandse leningen van binnenlandse banken en overige financiële instellingen
40 -
62 180 40
12.605
Totaal vaste schulden met rente typische looptijd ≥ 1 jaar Totaal vaste passiva Vlottende passiva Netto-vlottende schulden met rente typische looptijd < 1 jaar P6 - Kasgeldleningen aangegaan bij openbare lichamen als bedoeld in artikel 1, onderdeel a, van de Wet financiering decentrale overheden - Overige schulden Totaal netto-vlottende schulden met rente typische looptijd < 1 jaar Overlopende passiva P7 - Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betalingen komen met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume - Overige vooruit ontvangen bedragen die ten bate van volgende begrotingsjaren komen
224
242
11.720 12.605
11.720
13.385
12.186
715
1.200 736 715
1.617
1.936
487
1.251
1.085
Totaal overlopende passiva Totaal vlottende passiva
2.869 3.583
1.572 3.508
Totaal-generaal
16.968
15.694
Jaarstukken 2023
Pagina 46 van 63
3.5
Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling
3.5.1
Inleiding
De jaarrekening 2023 is opgemaakt met (zover van toepassing op een gemeenschappelijke regeling) inachtneming van de voorschriften die het Besluit begroting en verantwoording (BBV) provincies en gemeenten .
3.5.2 Algemene grondslagen voor de rechtmatigheidsverantwoording De in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld op basis van de kaders zoals besloten in de financiële verordening en op basis van de kadernota rechtmatigheid 2023. Dat betekent dat: • De rechtmatigheidsverantwoording toeziet op de financiële rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties; • De financiële rechtmatigheid waaronder het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het misbruik & oneigenlijk gebruik criterium omvat; Voor het voorwaardencriterium bestaat de norm uit het normenkader zoals op 7 december 2023 door het algemeen bestuur is vastgesteld; Voor het begrotingscriterium geldt dat alle overschrijdingen van lasten en investeringskredieten onrechtmatig zijn, waarbij voor een aantal scenario’s in de financiële verordening is beschreven wanneer deze overschrijdingen acceptabel zijn. Voor over- en onderscheidingen van baten, onderschrijdingen van lasten en onderschrijdingen van investeringskredieten geldt dat deze als onrechtmatig zijn aangemerkt indien ze niet tijdig aan het algemeen bestuur zijn gemeld; • Ten aanzien van het M&O criterium is de nota M&O beleid van onze organisatie leidend bij het voorkomen en opsporen van misbruik en oneigenlijk gebruik.
Omdat alleen bij misbruik sprake is van een onrechtmatigheid zijn eventuele gevallen van misbruik (mits cumulatief met andere fouten of onduidelijkheden boven de verantwoordingsgrens) opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording; • De rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld binnen de kaders van de kadernota rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV alsmede onze eigen financiële verordening. Dit betekent dat: Een verantwoordingsgrens van 2% (zijnde € 330.000) is gehanteerd waarboven cumulatieve fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen; Een rapporteringstolerantie van € 330.000 is gehanteerd waarboven fouten en onduidelijkheden in de paragraaf bedrijfsvoering worden opgenomen.
3.5.3
Financiële positie
Op grond van de wet op de gemeenschappelijke regeling en de gemeenschappelijke regeling dragen de deelnemende gemeenten bij in eventuele tekorten/ verliezen.
3.5.4
Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening
De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op de balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop deze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q. schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume worden sommige personele lasten toegerekend aan de periode waarin uitbetaling plaatsvindt; daarbij moet worden gedacht aan componenten zoals ziektekostenpremie ten behoeve van gepensioneerden, overlopende vakantiegeld- en verlofaanspraken en dergelijke. Voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt als gevolg van de nu geldende BBV geen voorziening getroffen of op andere wijze een verplichting opgenomen. De referentieperiode is dezelfde als die van het bedrijfsplan te weten vier jaar.
Er is een afwijking op de regel mogelijk: indien er sprake is van (eenmalige) schokeffecten (reorganisaties) dient wel een verplichting gevormd te worden.
Jaarstukken 2023
Pagina 47 van 63
3.5.5
Vaste activa
Onder de vaste activa worden afzonderlijk opgenomen de immateriële, de materiële en de financiële vaste activa (artikel 33 BBV). • Materiële vaste activa De materiële vaste activa betreffen investeringen met een economisch nut. Deze zijn gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Bij de waardering wordt in voorkomende gevallen rekening gehouden met een bijzondere vermindering van de waarde, indien deze naar verwachting duurzaam is. In dit boekjaar heeft een dergelijke vermindering overigens niet plaatsgevonden. Opgenomen waarderingen en afschrijvingen op materiële vaste activa vinden plaats op basis van de vastgestelde Financiële Verordening Cocensus artikel 8 Waardering & afschrijving vaste activa. De gehanteerde afschrijvingstermijnen zijn: • • • • • • • • • •
Gebouw Renovatie, restauratie en aankoop pand Technische installatie Veiligheidsvoorzieningen Kantoormeubilair Automatiseringsapparatuur PC-apparatuur Randapparatuur (PC-)software Vervoersmiddelen
40 jaar max 50 jaar max 25 jaar max 15 jaar max 10 jaar max 7 jaar max 5 jaar max 5 jaar max 5 jaar max 7 jaar
• Vlottende activa Onder de vlottende activa worden afzonderlijk opgenomen de voorraden, de uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan 1 jaar, de liquide middelen en de overlopende activa (Artikel 37 BBV). • Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan 1 jaar De vorderingen zijn opgenomen tegen verkrijgingsprijs. Voor verwachte oninbaarheid is een voorziening in mindering gebracht. Deze voorziening wordt statisch bepaald. • Liquide middelen en overlopende activa Deze activa worden tegen verkrijgingsprijs opgenomen. Kas- en Banksaldi worden daarbij afzonderlijk opgenomen.
3.5.6
Vaste passiva
Onder de vaste passiva worden afzonderlijk opgenomen het eigen vermogen, de voorzieningen en de vaste schulden met een rentetypische looptijd van 1 jaar of langer (Artikel 41 BBV). • Eigen vermogen Het eigen vermogen kent geen eigenstandige waardering. Feitelijk vormt het eigen vermogen de resultante van alle overige in de balans opgenomen posten, die wel een eigenstandige waardering kennen. • Voorzieningen De vorming van voorziening, dan wel een dotatie aan de voorziening, is als een last in het betreffende boekjaar verantwoord. Alle aanwendingen aan voorzieningen zijn rechtstreeks ten lasten van de voorziening gebracht en in het verslagjaar niet ten laste van de exploitatie verantwoord. • Vaste schulden met een rentetypische looptijd van 1 jaar of langer Vaste schulden worden gewaardeerd tegen de nominale waarde verminderd met gedane aflossingen. De vaste schulden hebben een rentetypische looptijd van één jaar of langer. •
Langlopende schulden Jaarstukken 2023
Pagina 48 van 63
Vaste schulden worden gewaardeerd tegen de nominale waarde verminderd met gedane aflossingen. De vaste schulden hebben een rente typische looptijd van één jaar of langer. • Vlottende passiva Onder de vlottende passiva worden afzonderlijk opgenomen de netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan 1 jaar en de overlopende passiva. • Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan 1 jaar De netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan 1 jaar worden gesplitst in kasgeldleningen, bank- en girosaldi alsmede in overige schulden. De vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. • Overlopende passiva Overlopende passiva zijn verplichtingen jegens een derde om op een bepaalde manier te handelen of presteren. Deze worden gewaardeerd tegen nominale waarde. De Verplichting is in het begrotingsjaar opgebouwd en komt in een volgend begrotingsjaar tot betaling. Hieronder vallen ook van overheidswege ontvangen maar nog niet bestede voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel, die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren.
3.5.7
Niet uit de balans blijkende verplichtingen
Hier wordt melding gemaakt van de financiële verplichtingen waarbij Cocensus voor een aantal toekomstige jaren is verbonden, voor zover dit niet blijkt uit de balans.
3.5.8
Financiële instrumenten
Onder financiële instrumenten worden zowel primaire financiële instrumenten, zoals vorderingen en schulden, als financiële derivaten verstaan. Cocensus handelt niet in financiële derivaten en heeft procedures en gedragslijnen om de omvang van het kredietrisico te beperken.
Jaarstukken 2023
Pagina 49 van 63
3.6 Toelichting op het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening over het begrotingsjaar
Lasten
Personeel x € 1.000 Salarissen Flexibele formatie Woon-/werkverkeer Opleidingen Overig Totaal Personeel
223.109 Nadeel
Rekening 2023
Slotwijziging 2023
Rekening 2022
9.956
10.034
9.331
909
880
527
92
83
77
193
170
124
169
200
220
11.319
11.367
10.279
Verschil ten opzichte van begroot Verschil ten opzichte van 2022
48 1.040
Voordeel Nadeel
Toelichting: In de jaarrekening wordt een voordeel gemeld op het gebied van personeelskosten. Dit komt voort door de krapte op de arbeidsmarkt, waarbij niet alle openstaande vacatures konden worden ingevuld. Een deel van de vacatures is opgevangen met inhuurkrachten. Hoewel de vastgestelde formatie 137,73 fte bedroeg, was de werkelijke bezetting over 2023 slechts 129,34 fte. Daarnaast is op het onderdeel personeelskosten de dotatie aan de Arbeidskosten gerelateerde voorziening van € 180.000 verwerkt. Per saldo heeft dit geleid tot een voordeel van € 48.000 op de personeelskosten in de jaarrekening. Huisvesting x € 1.000
Rekening 2023
Slotwijziging 2023
Rekening 2022
-
-
395
Energie en water
130
119
-20
Kapitaallasten
425
425
425
Onderhoud pand
121
122
128
Diensten
201
190
177
Totaal Huisvesting
877
856
1.105
Kantoor
Verschil ten opzichte van begroot Verschil ten opzichte van 2022
21 228
Nadeel Voordeel
Toelichting: Het nadeel van € 21.162 in de huisvestingslasten wordt voornamelijk veroorzaakt door twee factoren. Allereerst zijn de energiekosten gestegen als gevolg van het gebruik van een elektrisch wagenpark. De overgang naar elektrische voertuigen heeft geleid tot een toename van de energiekosten, wat resulteerde in hogere uitgaven dan oorspronkelijk begroot. In de voorziening voor groot onderhoud is een bedrag van € 18.000 opgenomen, zoals vastgesteld in het onderhoudsplan. Dit bedrag is toegevoegd aan de exploitatiekosten voor onderhoud en huisvesting.
Jaarstukken 2023
Pagina 50 van 63
ICT x € 1.000 Servers Netwerk/infrastructuur Pc’s en randapparatuur Belastingapplicaties Kantoorapplicaties Telefonie Totaal ICT
Rekening 2023
Slotwijziging 2023
Rekening 2022
257
279
355
518
436
492
48
49
76
1.221
1.207
1.098
324
319
238
131
131
54
2.499
2.421
2.315
Verschil ten opzichte van begroot Verschil ten opzichte van 2022
78 184
Nadeel Nadeel
Toelichting: In de jaarrekening wordt een nadeel van € 77.721 vermeld voor automatiseringskosten. Dit nadeel wordt toegeschreven aan de noodzaak van verdere automatisering en uitbreiding van het netwerk en de infrastructuur. Deze investeringen waren nodig om te voldoen aan groeiende eisen en capaciteitsbehoeften binnen de organisatie.
De ICT-lasten per onderdeel waren voor 2023 als volgt geraamd: Omschrijving x € 1.000 Servers
Kapitaallasten -
Overige kosten 279
Totaal 279
Netwerk/infrastructuur
23
413
436
Pc’s en randapparatuur
43
6
49
Belastingapplicaties
197
1.010
1.207
Kantoorapplicaties
96
223
319
Telefonie
6
125
131
Totaal
365
2.056
2.421
Kapitaallasten
Overige kosten
Totaal
-
257
257
23
494
517
De realisatie van de ICT-lasten in 2023 is als volgt : Omschrijving x € 1.000 Servers Netwerk/infrastructuur Pc’s en randapparatuur
43
5
48
Belastingapplicaties
197
1.024
1.221
Kantoorapplicaties
96
228
324
Telefonie
6
126
132
Totaal
365
2.134
2.499
Jaarstukken 2023
Pagina 51 van 63
Overige uitgaven x € 1.000 Diverse posten Werkelijke betaalde rente BNG Totaal Overige uitgaven
Rekening 2023
Slotwijziging 2023
Rekening 2022
1.457
1.341
1.199
41
43
48
1.498
1.384
1.247
Verschil ten opzichte van begroot Verschil ten opzichte van 2022
114 251
Nadeel Nadeel
Toelichting: Het verschil in overige uitgaven heeft een nadeel van € 113.776 opgeleverd. Dit komt voornamelijk door twee redenen. Ten eerste zijn de drukwerkkosten gestegen, wat resulteerde in hogere uitgaven dan oorspronkelijk begroot. Ten tweede zijn er hogere kosten ontstaan door het gebruik van extern advies. De overige uitgaven kunnen als volgt worden gespecificeerd: X € 1.000
Rekening 2023
Slotwijziging 2023
Saldo
3
2
-1
Drukwerk/kopieer
580
535
-45
Kantoormat.
21
20
-1
Abonnementen
159
152
-7
Verzekeringen
29
29
0
Autokosten
111
112
1
Reis en verblijfkosten
7
7
0
Overige uitgaven
3
-
-3
Uitbestede werkzaamheden
16
6
-10
Doorbelastingen
129
110
-19
Arbodienst
33
24
-9
Ondernemingsraad
18
23
5
Bedrijfshulpverlening
6
9
3
Accountant
72
90
18
Salarisadministratie
58
50
-8
Advieskosten
201
155
-46
Advertentie-en reclamekosten
2
2
0
Portokosten
10
15
5
1.457
1.341
-116
Representatie
Totaal
Jaarstukken 2023
Pagina 52 van 63
Baten
59.739 Voordeel
Toelichting: De baten omvatten de ontvangsten uit reguliere gemeentelijke bijdragen en inkomsten uit opdrachten of extra werkzaamheden voor de deelnemende gemeenten. Deze laatstgenoemde posten vormen min of meer het sluitstuk van de begroting van Cocensus. Op de lange termijn worden deze inkomsten geleidelijk afgebouwd, omdat naarmate Cocensus haar diensten langer aan een deelnemende gemeente verleent, de uitvoerende belastingwerkzaamheden meer worden geïncorporeerd in de reguliere bijdragen. Als gevolg van de verdere uitbreiding van onze dienstverlening voor opdrachtgevers, zijn de overige baten hoger dan begroot.
Jaarstukken 2023
Pagina 53 van 63
3.7
Toelichting op de balans
3.7.1
Materiële vaste activa
X € 1.000 Activa
Boekwaarde 1.1.2023
Investering 2023
Afschrijving 2023
Desinvestering 2023
Boekwaarde 31.12.2023
Investeringen met een economisch nut
-
-
-
-
-
- Gronden en terreinen - Gebouwen
1.000 10.006
600
425
-
1.000 10.180
- Machines, apparaten en installaties
2.037
162
365
-
1.835
- Vervoermiddelen Totaal MVA
13.043
22 784
790
-
22 13.037
Toelichting: Voor het pand zijn verschillende investeringen uitgevoerd, waaronder het verbeteren van de akoestiek, de aanleg van een nieuw buitenterras, en investeringen ten behoeve van het nieuwe KCC (Klant Contact Centrum). Daarnaast is er geïnvesteerd in PC-apparatuur in het kader van Bring Your Own Device (BYOD). Alle investeringen vielen binnen de vastgestelde investeringsbegroting.
3.7.2
Vlottende activa
Vlottende activa betreffen uitzettingen met een rente typische looptijd korter dan één jaar. X € 1.000 Vorderingen op openbare lichamen Uitzettingen in ’s Rijks schatkist Totaal uitzettingen met een rente typische looptijd < 1 jaar
stand per 1.1.2023 1.093 2.308 3.401
stand per 31.12.2023 1.227 1.027 2.254
De vorderingen op openbare lichamen betreffen met name de vorderingen op de deelnemende gemeenten die betrekking hebben op de overige baten. De verhoging ten opzichte van 2023 heeft vooral betrekking op de werkzaamheden voor de gemeenten Haarlem i.v.m. de parkeerbelasting naheffingsaanslagen. Met betrekking tot de uitzettingen in ’s Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan één jaar bedraagt het drempelbedrag voor middelen die buiten ’s Rijks schatkist worden gehouden voor 2023 € 1.000.000. Het verloop en de specificatie per kwartaal in 2023 luidt als volgt: X € 1.000 Op dagbasis buiten ’s Rijks schatkist gehouden middelen Drempelbedrag Ruimte onder drempelbedrag Overschrijding van het drempelbedrag
Kwartaal 1
Kwartaal 2
174 1.000 826 -
Kwartaal 3
117 1.000 883 -
Kwartaal 4
157 1.000 843 -
111 1.000 889 -
Liquide middelen X € 1.000 Kassaldi Banksaldi Liquide middelen
stand per 1.1.2023 256 256
stand per 31.12.2023 148 150
stand per 1.1.2023 255 1 256
stand per 31.12.2023 149 1 150
stand per 1.1.2023
stand per 31.12.2023
268 268
253 253
De post banksaldi wordt als volgt onderverdeeld: X € 1.000 Rekening-courant BNG Rekening-courant Rabobank Liquide middelen
Overlopende activa X € 1.000 Overige nog te ontvangen bedragen, en de vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen Overlopende activa
De overlopende activa bestaat uit posten als vooruitbetaalde kosten ICT licenties en abonnementen. Jaarstukken 2023
Pagina 54 van 63
Passiva 3.7.3
Eigen Vermogen
X € 1.000 Algemene reserve Bestemmingsreserve Gerealiseerde resultaat Eigen vermogen
stand per 1.1.2023 250 490 740
stand per 31.12.2023 369 36 -181 224
Het verloop van het eigen vermogen in 2023 is als volgt: X € 1.000
Boekwaarde 1.1.2023
Toevoeging
Terugbetaling deeln. gemeenten
Onttrekking
250 490 740
119 136 -255 -
-235 -235
-100 -100
Algemene reserve Bestemmingsreserve Gerealiseerde resultaat Eigen vermogen
Resultaat 2023
Boekwaarde 31.12.2023
-181 -181
369 36 -181 224
Bij de vaststelling van de jaarrekening 2022 heeft het Algemeen Bestuur besloten om de Algemene Reserve van Cocensus te maximeren tot 2,5% van de exploitatie (€ 369.000)en om een afzonderlijke bestemmingsreserve in te stellen voor de afhandeling van de WOZ-bezwaren (€ 136.000). Dit heeft geleid tot een verhoging van de reservepositie met € 255.000 en een uitkering aan de deelnemende gemeenten vanuit het positieve jaarrekeningresultaat 2022 van € 235.000 aan de deelnemende gemeenten. In 2023 heeft een onttrekking aan de bestemmingsreserve WOZ-bezwaren plaatsgevonden van € 100.000. Ultimo 2023 resteert er een bedrag op deze bestemmingsreserve van € 36.000. Indien besloten wordt om het negatieve exploitatie resultaat van 181.000 ten lasten te brengen van de algemene reserve, dan resulteert er een algemene reserve van € 188.000. Tezamen bedraagt de reservepositie van Cocensus dan ultimo 2023 € 188.000 + € 36.000 = € 224.000
3.7.4
Voorzieningen
X €1.000 Groot onderhoud voorzieningen Arbeidskostengerelateerde voorzieningen Total voorzieningen
stand per 1.1.2023 40 40
Toevoeging 40 180 220
Onttrekking -18 -18
stand per 31.12.2023 62 180 242
Groot onderhoud voorziening Deze voorziening is gevormd ten behoeve van het egaliseren van de kosten van groot onderhoud voor het kantoorpand van Cocensus. Voor het bepalen van (het verloop van) de voorziening is een meerjarig onderhoudsplan opgesteld, welke in 2022 door het algemeen bestuur is vastgesteld. De mutaties in deze voorziening zijn gebaseerd op het volgende: • Dotatie: de jaarlijkse dotatie is gebaseerd op het door het algemeen bestuur vastgestelde meerjarig onderhoudsplan. • Onttrekking: de onttrekkingen worden verricht op basis van de werkelijke uitgaven die passen binnen het meerjarig onderhoudsplan. Arbeidskostengerelateerde voorziening In de CAO is bepaald dat het vanaf 2022 mogelijk is om verlof te sparen. De hoeveelheid verlofuren loopt hierdoor behoorlijk op. Op deze wijze bouwt de medewerker een recht op die in een keer opgenomen kan worden. De BBV stelt dat hiervoor een voorziening moet worden opgenomen om op termijn eventuele problemen in de formatie op te kunnen vangen die door de afwezigheid van deze medewerker ontstaat. Tevens stelt de BBV dat vanuit het surplus van bovenwettelijk verlof een voorziening moet worden gecreëerd. Op basis van de verlofstanden per 31 december 2023 is een toerekening voor deze voorziening gemaakt.
Jaarstukken 2023
Pagina 55 van 63
Verloopoverzicht voorziening verlofsparen Jaar Verlofsparen Bovenwettelijk verlof 2023
3.7.5
Saldo 1.1.2023 -
Toevoeging 80 100 180
Onttrekking -
Saldo 31.12.2023 80 100 180
Vaste schulden met een looptijd langer dan één jaar
X € 1.000 - Onderhandse leningen van binnenlandse banken en overige financiële instellingen
Saldo 1.1.2023
Vermeerderingen
Aflossingen
Saldo 31.12.2023
12.605
-
885
11.720
Dit is opgebouwd uit 5 bestaande leningen: uit 2016 (looptijd 10 jaar), uit 2019 (looptijd 25 jaar), uit 2020 (looptijd 25 jaar) en 2 uit 2021 (looptijd 40 jaar en 10 jaar). De looptijden van de leningen zijn in overeenstemming met de afschrijvingstermijnen van de daaruit gefinancierde investeringen. In 2023 is de lening uit 2013 met hoofdsom van € 2.500.000 afgelost (Zie bijlage 2: Geldleningen).
Jaarstukken 2023
Pagina 56 van 63
Vlottende passiva 3.7.6
Netto vlottende schulden en overlopende passiva
Deze post kan als volgt worden gespecificeerd: Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar x € 1.000 - Kasgeldleningen aangegaan bij openbare lichamen als bedoeld in artikel 1, onderdeel a, van de Wet financiering decentrale overheden
stand per 1.1.2023
stand per 31.12.2023
-
1.200
715 715
736 1.936
- Overige schulden Totaal vlottende passiva
In december is besloten om een kortgeldlening aan te trekken bij de BNG voor 3 weken van € 1.200.000, ter overbrugging van de nog te ontvangen bedragen met betrekking tot de facturen van de eindafrekeningen overige inkomen aan de deelnemende gemeenten. Het rentepercentage van deze kortgeldlening was 4,15%. De Overige schulden betreffen de crediteurenpositie per 31 december 2023. Het betreft facturen die in december zijn ontvangen, maar waarvan de betalingstermijn nog niet is verlopen. Bijvoorbeeld kosten automatisering en printservicekosten etc. De verschillen op het onderdeel overige schulden kunnen als volgt worden gespecificeerd: X € 1.000 Crediteuren Nog te betalen Arbeidsgerelateerde verplichtingen Borg pasjes