Bijlage 2 GR Cocensus - Jaarrekening 2023

Jaarstukken 2023 geheel document digitaal gewaarmerkt voor identificatiedoeleinden S.H.

SH

Inhoud 1. Jaarverslag................................................................................................................................................... 3 1.1 Inleiding ................................................................................................................................................... 3 1.2 Organisatie .............................................................................................................................................. 4 1.2.1 Algemeen Bestuur en Dagelijks bestuur ......................................................................................... 5 1.2.2 Organisatiemodel van Cocensus: .................................................................................................... 5 1.3 Korte terugblik op 2023 en nieuwe ontwikkelingen ............................................................................... 6 1.4 Dienstverlening ....................................................................................................................................... 8 1.4.1 Realisatie begrote opbrengsten ...................................................................................................... 8 1.4.2 Bezwaar- en beroepschriften en kostenvergoedingen ...................................................................

9 1.4.3 Kwijtschelding ............................................................................................................................... 14 1.4.4 Invordering .................................................................................................................................... 16 1.4.5 Communicatie ............................................................................................................................... 17 2. Financiële verantwoording........................................................................................................................ 19 2.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing........................................................................................... 19 2.2 Financieringsparagraaf .......................................................................................................................... 22 2.3 Verbonden partijen ............................................................................................................................... 24 2.4 Wet open overheid ............................................................................................................................... 24 2.4.1 Informatie......................................................................................................................................

24 2.4.2 Actieve openbaarmaking .............................................................................................................. 25 2.4.3 Passieve openbaarmaking ............................................................................................................. 25 2.5 Bedrijfsvoering ...................................................................................................................................... 26 2.5.1 HRM............................................................................................................................................... 26 2.5.2 Privacy en gegevensbescherming ................................................................................................. 38 2.5.3 Rechtmatigheidsverantwoording .................................................................................................. 39 3. Jaarrekening .............................................................................................................................................. 41 3.1 Het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening over het begrotingsjaar .................................... 41 3.2 Overzicht algemene dekkingsmiddelen ................................................................................................

43 3.3 Wet normering topinkomens ................................................................................................................ 44 3.4 Balans .................................................................................................................................................... 46 3.5 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling ............................................................................ 47 3.5.1 Inleiding ......................................................................................................................................... 47 3.5.2 Algemene grondslagen voor de rechtmatigheidsverantwoording ............................................... 47 3.5.3 Financiële positie........................................................................................................................... 47 3.5.4 Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening................................................... 47 3.5.5 Vaste activa ................................................................................................................................... 48 3.5.6 Vaste passiva .................................................................................................................................

48 3.5.7 Niet uit de balans blijkende verplichtingen ................................................................................... 49 3.5.8 Financiële instrumenten ............................................................................................................... 49 3.6 Toelichting op het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening over het begrotingsjaar............. 50 3.7 Toelichting op de balans ....................................................................................................................... 54 3.7.1 Materiële vaste activa ................................................................................................................... 54 3.7.2 Vlottende activa ............................................................................................................................ 54 3.7.3 Eigen Vermogen ............................................................................................................................ 55 3.7.4 Voorzieningen ............................................................................................................................... 55 3.7.5 Vaste schulden met een looptijd langer dan één jaar ...................................................................

56 3.7.6 Netto vlottende schulden en overlopende passiva....................................................................... 57 3.7.7 Niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen ............................................ 58 3.8 Rechtmatigheid .................................................................................................................................... 59 3.8.1 Rechtmatigheidsverantwoording ............................................................................................................. 59 4. Controleverklaring ................................................................................................................................... 60

Jaarstukken 2023

Pagina 2 van 63

1.

Jaarverslag

Programmaverantwoording Alle activiteiten van de GR Cocensus zijn samengevoegd in één programma: “Heffen en invorderen van decentrale belastingen en heffingen”.

1.1

Inleiding

Voor u ligt het zeventiende Jaarverslag van de GR Cocensus. Cocensus is op 15 december 2006 opgericht met als belangrijkste taak alle uitvoerende werkzaamheden op het gebied van gemeentelijke belastingen voor de gemeenten Haarlem en Haarlemmermeer te verrichten. Op 1 mei 2009 is de gemeente Hillegom toegetreden tot Cocensus, per 1 januari 2010 de gemeente Beverwijk, per 1 januari 2012 de gemeenten Oostzaan en Wormerland. Per 1 januari 2014 zijn de gemeenten Alkmaar, Bergen, Graft-De Rijp, Heerhugowaard, Langedijk en Schermer toegetreden, gevolgd door de gemeente Den Helder per 1 januari 2015. Met ingang van 1 januari 2015 zijn de gemeenten Alkmaar, Graft-De Rijp en Schermer gefuseerd. Met ingang van 1 januari 2019 zijn de gemeenten Spaarnwoude en Haarlemmerliede toegevoegd aan de gemeente Haarlemmermeer. Per 1 januari 2020 zijn de gemeenten Uitgeest, Castricum en Heiloo toegetreden tot de GR Cocensus. Op 1 januari 2022 fuseerden de gemeenten Heerhugowaard en Langedijk tot een nieuwe gemeente met ook een samengestelde naam, gevormd uit beide vorige: Dijk en Waard. In 2023 zijn gesprekken gevoerd met de gemeente Landsmeer over toetreding van de gemeente Landsmeer per 1 januari 2025. Een instemmingsvoorstel hiertoe is in december 2023 verstuurd naar de deelnemende gemeenten.

Omdat de jaarrekeningen 2021 en 2022 met relatief grote positieve resultaten dankzij de veel lagere huisvestingslasten werden afgesloten, is voor het jaar 2023 besloten om de gevolgen van het Cao-akkoord 2023 met een gemiddelde loonstijging van 7%, die 4% hoger was dan geraamd, niet door te belasten aan de deelnemende gemeenten. Daarnaast is in 2023 gestart met een volledig KCC-belastingen voor alle deelnemende gemeenten, waarvan de lasten zijn opgevangen binnen de exploitatie van Cocensus. Per saldo is daarmee voor de deelnemende gemeenten in 2023 een efficiency-besparing gerealiseerd van afgerond 7%. De jaarrekening 2023 van Cocensus is afgesloten met een negatief resultaat van € 181.000. Dit resultaat kan worden gesplitst in twee factoren: De exploitatie van de bedrijfsvoering 2023 sluit met een beperkt tekort van € 1.000 en sluit daarbij nagenoeg aan op de slotwijziging van de begroting 2023. Op aanwijzing van de accountant is in de jaarrekening ten laste van de exploitatie een voorziening getroffen van € 180.000 ter dekking van verlofsaldo van de medewerkers van Cocensus op 31 december 2023. De helft hiervan betreft het in de Cao geïntroduceerde verlofsparen, waardoor medewerkers een verlofsaldo kunnen opbouwen om eerder met pensioen te gaan.

De andere helft betreft opgebouwd verlof dat grotendeels is ontstaan doordat vanwege de grote werkvoorraad aan WOZ-bezwaren een beroep op medewerkers is gedaan om met name in het laatste kwartaal van 2023 hun verlof niet op te nemen. Daarnaast is ter afhandeling van de bezwaarschriften een bedrag van € 100.000 onttrokken aan de door het Algemeen Bestuur in 2023 ingestelde bestemmingsreserve (ad € 136.000) voor de afhandeling van bezwaarschriften van de No Cure No Pay bureaus. Voorgesteld wordt om het negatieve exploitatieresultaat ad € 181.000 ten laste te brengen van de algemene reserve van Cocensus ad € 369.000, die daarmee zou uitkomen op een bedrag van € 188.000. Daarnaast blijft er nog een restant van de bestemmingsreserve NCNP op de balans staan (€ 36.000) zodat de totale reservepositie ultimo 2023 uitkomt op een bedrag van € 224.000.

Tot slot is belangrijk om met trots te melden dat in januari 2024 de Waarderingskamer heeft besloten om het kwaliteitsoordeel voor de uitvoering van de wet WOZ door Cocensus te verhogen van drie naar vier sterren.

Jaarstukken 2023

Pagina 3 van 63

1.2

Organisatie

Cocensus is een gemeenschappelijke regeling op het niveau van de gemeentelijke colleges van B&W. Cocensus is op 1 januari 2007 formeel van start gegaan en richt zich daarbij op het verzorgen van werkzaamheden in het kader van de Wet WOZ en de heffing en invordering van gemeentelijke belastingen en rechten, dit inclusief de afhandeling van bezwaren, beroepen en kwijtscheldingsverzoeken. Deze werkzaamheden verzorgt Cocensus in 2022 voor de gemeenten Haarlem, Haarlemmermeer, Hillegom, Beverwijk, Oostzaan, Wormerland, Alkmaar, Bergen, Den Helder, Uitgeest, Castricum, Heiloo en Dijk & Waard.

Cocensus heeft een Algemeen- en een Dagelijks bestuur.

Jaarstukken 2023

Pagina 4 van 63

1.2.1 Algemeen Bestuur en Dagelijks bestuur

Algemeen bestuur: Gemeente 1. Haarlem 2. Haarlemmermeer 3. Hillegom 4. Beverwijk 5. Oostzaan 6. Wormerland 7. Alkmaar

Naam De heer F. Roduner De heer J. Nobel De heer A. de Jong De heer N. Wijmenga De heer M. Wörsdörfer De heer J. Schalkwijk De heer C. Schouten

Gemeente 8. Bergen 9. Den Helder 10. Castricum 11. Heiloo 12. Uitgeest 13. Dijk & Waard

Naam De heer M. Wiesehahn-Vrijman De heer P. van Diepen De heer R. Beems De heer R. Opdam Mevrouw J. Kloosterman De heer F. Ruiten

Dagelijks bestuur: Gemeente 1. Alkmaar 2. Castricum 3. Beverwijk 4. Dijk & Waard 5. Haarlem

Naam De heer C. Schouten (voorzitter) De heer R. Beems (vicevoorzitter) De heer N. Wijmenga De heer F. Ruiten De heer F. Roduner

1.2.2 Organisatiemodel van Cocensus:

Algemeen Bestuur

Dagelijks Bestuur

Directie

Staf

Gegevens & IT

WOZ

Invordering

Heffingen & Bezwaar

Concern Control KCC

Figuur 1: Organigram Cocensus

Jaarstukken 2023

Pagina 5 van 63

1.3

Korte terugblik op 2023 en nieuwe ontwikkelingen

Huisvesting In april 2021 is de nieuwe huisvesting betrokken. De werkzaamheden worden uitgevoerd in één gezamenlijk pand, waarbij is gekozen voor een optimaal duurzaam concept met een energie-neutrale huishouding. In 2022 heeft dit een kostenbesparing van 2% opgeleverd voor de deelnemers. Voor 2023 is besloten om de extra gevolgen van het Cao-akkoord en de kosten van het KCC ten laste van de exploitatie van Cocensus te brengen, gefinancierd uit de structureel lagere huisvestingslasten. Per saldo is daarmee in 2023 een kostenbesparing van 7% gerealiseerd.

Uitvoering WOZ In 2022 is, door het starten van een pilot met een senior woningtaxateur, een start gemaakt om de uniformiteit van alle werkzaamheden van het Team Woningtaxatie te verbeteren. Ook is in 2022 een tweede senior werkvoorbereider aangesteld met hetzelfde voornaamste doel om uniformiteit van werken te creëren en te borgen bij het Team Werkvoorbereiding. In 2023 is dit traject doorgezet en zijn er onder begeleiding van een externe adviseur bij alle teams workshops en teamsessies gehouden gericht op uniformering en kwaliteitsverbetering van de WOZ-processen. Dit traject heeft in die zin zijn vruchten afgeworpen, dat de Waarderingskamer in januari 2024 heeft besloten om de kwaliteitsbeoordeling van de uitvoering van de wet WOZ door Cocensus te verhogen van drie naar vier sterren en daarmee te kwalificeren als goed.

KCC-activiteiten Naar aanleiding van de goede ervaringen met het verzorgen van KCC-activiteiten voor Bergen NH, Uitgeest, Castricum, Heiloo en Hillegom heeft het Dagelijks Bestuur van Cocensus ingestemd om voor alle deelnemende gemeenten de front-office en dus het KCC-belastingen uit te voeren met ingang van 1 januari 2023. Het belangrijkste argument voor onderbrengen van de KCC activiteiten bij Cocensus is een snellere en directere dienstverlening aan de burgers. De ervaringen over de uitvoering in 2023 zijn uitermate positief: In totaal bedroeg het aantal inkomende gesprekken voor geheel Cocensus in 2023 59.900. Daarnaast werden nog 24.462 uitgaande telefoongesprekken gevoerd, onder andere in verband met de terugbelafspraken met taxateurs. Gemiddeld hoefden de bellers in de periode rond het grote kohier slechts 18 seconden te wachten voordat ze geholpen werden. In de vakantieperiode is de wachttijd iets opgerekt, waardoor gemiddeld over heel 2023 de wachttijd gemiddeld op 24 seconden is uitgekomen. Een gesprek duurde gemiddeld 5 minuten en 17 seconden. Na afloop van de gesprekken heeft de beller de mogelijkheid het gesprek een cijfer te geven. Dit gebeurde in totaal bij 2.423 gesprekken. Gemiddeld werd het KCC van Cocensus beoordeeld met een 8,2.

Bezwaren Het aantal WOZ-bezwaren is in 2023 in Nederland en ook bij Cocensus verdrievoudigd. Enerzijds door de activiteiten van de No Cure No Pay bureaus maar zeker ook omdat burgers toch hebben gereageerd op de waardestijging van ruim 20% als gevolgen van de overspannen woningmarkt in 2022. Van de 32.573 ingekomen WOZ-bezwaren zijn er ultimo 2023 27.202 afgedaan i.c. 83,5%. Het merendeel van de nog openstaande bezwaarschriften is taxatie-technisch afgedaan en qua uitspraak volledig voorbereid, maar kan pas formeel afgedaan worden na de benodigde hoorzittingen c.q. overleg met vertegenwoordigers van belanghebbenden (met name de No-Cure-No-Pay bureaus). De afhandeling van de WOZ-bezwaren zal binnen de daarvoor geldende termijnen worden afgedaan. Met beperkte extra inhuur, maar vooral met ondersteuning van techniek en extra inzet van medewerkers is het in 2023 gelukt om bijna 3 keer zoveel bezwaren af te doen dan in andere jaren!

Jaarstukken 2023

Pagina 6 van 63

No Cure No Pay In 2023 zijn er aantal overleggen gevoed onder regie van het Ministerie van Financiën om te kijken naar het riante verdienmodel van de NCNP-bureaus en naar mogelijkheden om de burger actiever te betrekken bij de WOZ-waarde. Vertegenwoordigers van Cocensus hebben actief bijgedragen aan deze overleggen, die uiteindelijk hebben geleid tot een wetswijziging, waarin de proceskostenvergoedingen zijn teruggebracht tot 25% en waarbij de vergoeding niet aan het bureau maar aan de burger wordt uitbetaald. Eind 2023 is er door een aantal uitvoeringsorganisaties waaronder Cocensus een project opgestart om de burger een actieve mogelijkheid te geven om de staat van onderhoud van en in de woning op diverse elementen (keuken, badkamer, gevel) in te vullen, hetgeen kan worden meegenomen in de waarde, juist op die bezwaargevoelige onderdelen die een taxateur bij de waardering van een woning niet altijd kunnen zien. Uiteindelijk leidt dit tot een betere WOZ-waarde en een verlaging van het aantal bezwaren. Daarnaast kan het bijdragen aan een grotere betrokkenheid van de burger bij de WOZ-waarde en zeker ook tot een groter wederzijds vertrouwen in de relatie burger-overheid.

Jaarstukken 2023

Pagina 7 van 63

1.4

Dienstverlening

In dit jaarverslag is informatie opgenomen gericht op de voortgang van de bedrijfsvoeringprocessen, personeelszaken, communicatie en financiën, dit naar de stand van 31 december 2023. Naar dezelfde peildatum, 31 december 2023, is per gemeente een (derde) voortgangsrapportage aan de gemeentelijke opdrachtgevers verstrekt. In deze voortgangsrapportages is de specifiek op de eigen gemeente gerichte informatie opgenomen. Ook naar de peildata van 1 april en 1 juli zijn aan de gemeentelijke opdrachtgevers voortgangsrapportages verstrekt. In dit jaarverslag is de voor de deelnemende gemeenten individueel geldende informatie omgezet naar een totaalbeeld van de meest relevante primaire processen. Dit richt zich op de realisatie van de begrote opbrengsten, de ontwikkeling van de bezwaar- en beroepschriften, de ontwikkeling van de kwijtschelding en de ontwikkeling van de invordering. Naast informatie over de primaire processen is ook nog informatie gericht op communicatie, inkoop en HRM (ontwikkeling formatie en ziekteverzuim) opgenomen.

1.4.1

Realisatie begrote opbrengsten

De gemeentelijke opdrachtgevers hebben voor wat betreft de aan Cocensus overgedragen heffingssoorten per belastingjaar de (bijgestelde) begrotingen opgegeven. Voor het belastingjaar 2023 leidt deze opgave tot een totaalbedrag aan te realiseren belastingopbrengst van netto ruim € 469 miljoen. Ten opzichte van 2022 een stijging van 3,3%. Deze stijging wordt voor een deel verklaard door het feit dat door gemeentelijk Coronabeleid de begrotingen 2022 naar beneden werden bijgesteld en dit in 2023 is hersteld. In onderstaande tabel is de netto-realisatie door middel van aanslagoplegging in relatie tot de begrote opbrengsten in beeld gebracht, dit naar de stand van 31 december 2023. Onder netto-realisatie wordt verstaan het resultaat van aanslagoplegging minus verleende verminderingen.

Ontwikkeling realisatie begrote opbrengsten x € 1.000 (stand per 31 december 2023) 480 470 460 450 440 430

2023

2022

2021

begroot

470

454

457

netto resultaat

448

457

461

Grafiek 1: Ontwikkeling opbrengstrealisatie

Per 31 december behelst de netto-realisatie voor het belastingjaar 2023 95,5% van de voor dat belastingjaar begrote opbrengst. Hierbij wordt opgemerkt dat een aantal heffingssoorten nog niet (volledig) op aanslag gebracht zijn (bijvoorbeeld Diftar, forensenbelasting en de toeristenbelasting) omdat de heffingsgrondslagen van deze heffingssoorten pas in de loop van het belastingjaar beschikbaar komen of zelfs pas na het afloop van het belastingjaar. Ook zijn er heffingen waarbij de opbrengstrealisatie op basis van maandelijkse (gemeentelijke) input gerealiseerd kunnen worden, zoals bijvoorbeeld de naheffingsaanslagen parkeerbelasting en leges. Daarom is het verklaarbaar dat momenteel de opbrengstrealisatie nog niet 100% is. De deelnemende gemeenten zijn naar de stand van 31 december 2023 door middel van de 3e voortgangsrapportage individueel geïnformeerd over de opbrengstontwikkelingen.

Jaarstukken 2023

Pagina 8 van 63

1.4.2

Bezwaar- en beroepschriften en kostenvergoedingen

Bezwaarschriften gericht tegen aanslagen gemeentelijke heffingen kunnen op verschillende manieren ingediend worden. Via de belastingwebsite is het mogelijk om met gebruik van DigiD digitaal bezwaar in te dienen via het digitaal loket. In 2023 was het voor het eerst mogelijk om nog eenvoudiger bezwaar in te dienen of een afspraak te maken met de taxateur door het scannen van de QR-code in de brief bij de aanslag, zonder daarvoor in te hoeven loggen. Verder is het ook mogelijk om schriftelijk een bezwaarschrift in te dienen of door gebruik te maken van het bij het aanslagbiljet meegezonden reactieformulier. Als extra service is het mogelijk om in de eerste zes weken na aanslagoplegging, gericht op de WOZ-waarde, door middel van een zogenaamde terugbelafspraak, telefonisch contact te hebben met de taxateur. Daarbij kan de nodige uitleg gegeven worden en waar nodig kunnen, met onderlinge instemming, administratieve correcties direct verwerkt worden zonder dat formeel bezwaar hoeft te worden gemaakt. Voor het belastingjaar 2023 zijn 46.038 bezwaarschriften ontvangen, dit op een totaal van 511.887 verzonden aanslagbiljetten. Per saldo geldt dat rond 9% van de aanslagbiljetten tot een bezwaarschrift heeft geleid.

Ontwikkeling Bezwaren 2021 - 2023 per 31 december van het belastingjaar 35.000 30.000 25.000 20.000 15.000 10.000 5.000 0

WOZ

Parkeer

Overig

2023

32.573

9.444

4.021

2022

9.409

1.709

3.162

2021

10.656

1.152

2.312

Grafiek 2: Ontwikkeling Bezwaarschriften

In onderstaande grafieken is de ontwikkeling opgenomen van het aantal ontvangen bezwaarschriften met betrekking tot de belastingjaren 2021 tot en met 2023. Om een onderlinge vergelijking te kunnen maken is bij de eerdere belastingjaren hetzelfde meetpunt gehanteerd, te weten 31 december van het betreffende belastingjaar. Daarmee is het mogelijk om de ontwikkeling qua WOZ- en heffingsbezwaren te onderkennen. Daarbij valt het op dat in het belastingjaar 2023 het aantal ontvangen WOZ-bezwaren ten opzichte van belastingjaar 2022 is toegenomen met 23.164 bezwaarschriften, een stijging van ruim 246,2%. Dit is een landelijk fenomeen, onder meer veroorzaakt door de opmars van commerciële adviesbureaus die op No Cure No Pay basis werken en de sterke stijging op de woningmarkt tussen 1 januari 2021 en 1 januari 2022.

Jaarstukken 2023

Pagina 9 van 63

Ontwikkeling WOZ bezwaren 2021-2023 stand per 31 december 2023

11.694 32.573

11.273

2023

2022

2021

Grafiek 3: Ontwikkeling WOZ-bezwaren

Vanwege deze sterke toename van het aantal bezwaarschriften is het niet mogelijk gebleken om alle bezwaarschriften voor het einde van het jaar af te handelen. De Waarderingskamer, die erop toeziet dat de uitvoering van de Wet WOZ juist en eerlijk verloopt, heeft geconstateerd dat landelijk gezien circa 20% van de bezwaarschriften niet is afgehandeld per 1 januari 2023. Van de 32.573 ingekomen WOZ-bezwaren zijn er ultimo 2023 27.202 afgedaan i.c. 83,5%. Het merendeel van de nog openstaande bezwaarschriften is taxatie-technisch afgedaan en qua uitspraak volledig voorbereid, maar kan pas formeel afgedaan worden na de benodigde hoorzittingen c.q. overleg met vertegenwoordigers van belanghebbenden (met name de No-Cure-No-Pay bureaus). De afhandeling van de WOZ-bezwaren zal binnen de daarvoor geldende termijnen worden afgedaan. Voor de belastingjaren 2021 en 2022 is van de WOZ-bezwaren nu 99,3% respectievelijk 99,8% afgedaan. De nog te behandelen aantallen zijn voor het merendeel van recente datum. Het aantal bezwaarschriften tegen de parkeerbelasting is eveneens sterk toegenomen ten opzichte van voorgaande jaren. Dit wordt enerzijds veroorzaakt doordat in voorgaande jaren de gevolgen van de Coronaepidemie hebben geleid tot minder parkerende auto’s en dus ook minder nahefingsaanslagen en bezwaarschriften.

Anderzijds maken gemeenten steeds meer gebruik van nieuwe technieken, waaronder scanauto’s, waardoor de pakkans voor automobilisten die geen parkeerbelasting betalen steeds hoger is geworden.

Jaarstukken 2023

Pagina 10 van 63

Ontwikkeling Heffing bezwaren 2021-2023 stand per 31 december 2023 10.000 9.000 8.000 7.000 6.000 5.000 4.000 3.000 2.000 1.000 0

6.000 5.000 4.000 3.000 2.000 1.000 0 Status

2023

2022

2021

Ontvangen Overige heffingen

Afgehandeld Overige Heffingen

Ontvangen Parkeerbelastingen

Afgehandeld Parkeerbelastingen

Grafiek 4: Ontwikkeling heffingsbezwaren

Van de voor het belastingjaar 2023 ingekomen heffings-/parkeerbelastingbezwaren is momenteel 76,9% afgedaan en van de heffingsbezwaren 2020 en 2021 respectievelijk 98,7% en 96,5%. Resultaten behandelde bezwaarschriften Bij de behandeling van bezwaarschriften kan besloten worden tot het handhaven van de opgelegde aanslagen dan wel tot het verlenen van (gedeeltelijke) vermindering. Met betrekking tot de afgedane bezwaarschriften belastingjaar 2023 is in 67,3% van de uitspraken besloten tot handhaving van de aanslag. Daarmee is in 32,7% van de uitspraken besloten tot het verlenen van (gedeeltelijke) vermindering. Een nadere onderverdeling van de afgedane bezwaren parkeerbelasting, overige heffingen en de WOZ geeft het navolgende beeld:

Resultaat afgehandelde bezwaren 2023 100,0% 80,0% 60,0% 40,0% 20,0% 0,0%

Parkeerbelastin g Niet toegekend 36,6%

Overige heffingen 40,1%

WOZ

Totaal

80,1%

67,3%

Toegekend

59,9%

19,9%

32,7%

63,4%

Toegekend

Niet toegekend

Grafiek 5: Resultaat behandeling bezwaarschriften

Jaarstukken 2023

Pagina 11 van 63

Beroepschriften Gericht op het belastingjaar 2023 zijn momenteel inmiddels 145 beroepsprocedures ingesteld. Verwacht wordt dat het totaal aantal beroepsprocedures gericht op belastingjaar 2023 nog stijgt, aangezien de rechtbank achterstanden heeft bij het verwerken van ingekomen beroepen. Gericht op het belastingjaar 2022 zijn in totaal 591 beroepsprocedures en voor het belastingjaar 2021 zijn 608 beroepsprocedures ingesteld.

Voor het belastingjaar 2023 zijn in totaal 145 beroepsprocedures ontvangen, dit op een totaal van 511.887 verzonden aanslagbiljetten. Per saldo geldt dat bij rond 9% van de aanslagbiljetten een bezwaarschrift volgt. Bij 0,3% van de bezwaarschriften volgt een beroepsprocedure.

Van de ingekomen beroepsprocedures 2023 - 2021 is in respectievelijk 16, 271 en 483 procedures door de Rechtbank uitspraak gedaan. Het aantal openstaande procedures is voor het belastingjaar 2023 nog 129 (91%), voor het belastingjaar 2022 nog 320 (54%) en voor het belastingjaar 2021 nog 129 (20,5%). Voor de afhandeling van de beroepschriften bestaat een afhankelijkheid van de Rechtspraak.

Kostenvergoedingen Wanneer de belastingplichtige of belanghebbende een derde partij inschakelt om haar bij te staan tijdens de bezwaarprocedure, vaak een No-Cure-No-Pay bureau, en een eventuele beroepsprocedure, treed het Besluit Proceskosten Bestuursrecht in werking. Op basis van dit Besluit heeft de belastingplichtige of belanghebbende bij een gegronde procedure recht op een vergoeding van de kosten, deze kosten staan opgenomen in het Besluit. In onderstaande tabel een weergave van de uitbetaalde proceskostenvergoedingen die betrekking hebben op belastingjaar 2021, 2022 en 2023. Omdat nog niet alle beroepsprocedures afgerond zijn wordt verwacht dat er deze bedragen uiteindelijk hoger uitvallen. Per 31 december 2023 zijn er voor het belastingjaar 2021 inmiddels 1.419 proceskostenvergoedingen uitgekeerd voor een bedrag van € -893.000,-. Dit resulteert in een gemiddelde vergoeding van € -629,-. Met betrekking tot het belastingjaar 2022 zijn er al 966 proceskostenvergoedingen uitgekeerd voor een bedrag van € -528.000,-, een gemiddelde vergoeding van € -547,-. Voor Belastingjaar 2023 zijn per 31 december 2023 al 689 proceskostenvergoedingen uitgekeerd voor een totaalbedrag van € -372.000,-. Dit bedrag zal nog verder oplopen naar aanleiding van nog lopende beroepsprocedures. In onderstaande tabel een nadere specificatie per gemeente.

Jaarstukken 2023

Pagina 12 van 63

Gemeente

Belastingjaar 2021 Aantal

Belastingjaar 2022

Totaalbedrag

Aantal

Belastingjaar 2023

Totaalbedrag

Aantal

Totaalbedrag

Haarlem

334

-200.000

278

-147.000

168

-87.000

Haarlemmermeer

347

-218.000

204

-114.000

119

-61.000

Hillegom

72

-45.000

15

-6.000

14

-8.000

Beverwijk

56

-39.000

36

-29.000

26

-13.000

Oostzaan

24

-15000

14

-7.000

4

-2.000

Wormerland

48

-32.000

34

-23.000

11

-6.000

Bergen NH

73

-61000

58

-33.000

76

-44.000

Alkmaar

103

-58.000

105

-51.000

124

-70.000

Heerhugowaard

51

-39.000

0

0

0

0

Langedijk

29

-16.000

0

0

0

0

Den Helder

60

-35.000

37

-19.000

41

-24.000

Heiloo

65

-41.000

39

-22.000

14

-6.000

Castricum

129

-76.000

54

-29.000

46

-27.000

Uitgeest

28

-18.000

14

-9.000

5

-2.000

Dijk & Waard

0

0

78

-39.000

41

-22.000

Totaal 1419 -893.000 966 Tabel 1 Uitgekeerde Proceskostenvergoeding belastingjaar 2021, 2022 en 2023

-528.000

689

-372.000

Jaarstukken 2023

Pagina 13 van 63

1.4.3

Kwijtschelding

Als de belastingschuldige van mening is dat hij/zij niet in staat is de gemeentelijke heffingen te betalen kan, voor de belastingsoorten waarvoor de gemeente dit mogelijk heeft gemaakt, kwijtschelding worden aangevraagd. Voor degenen aan wie in het voorgaande belastingjaar kwijtschelding is verleend wordt, voorafgaande aan de aanslagoplegging voor het nieuwe belastingjaar, een geautomatiseerde toets uitgevoerd ter controle op voortzetting van het recht op kwijtschelding. Deze toets wordt verzorgd via het Inlichtingenbureau. Als blijkt dat er geen belemmering is op het recht op kwijtschelding wordt direct met de aanslagoplegging (geautomatiseerd) kwijtschelding verleend. Voor alle andere gevallen kan de belastingschuldige via het digitaal loket of door middel van het insturen van het aanvraagformulier kwijtschelding aanvragen. Ieder regulier verzoek wordt in eerste instantie (via het Inlichtingenbureau) getoetst. Als blijkt dat er geen belemmering is op kwijtschelding wordt dit verleend. Als blijkt dat er een belemmering is op het recht op kwijtschelding wordt bij de aanvrager nadere informatie verzocht ter beoordeling van het recht op kwijtschelding. Voor het belastingjaar 2023 zijn in totaal 21.250 kwijtscheldingsverzoeken (geautomatiseerde en individuele verzoeken én administratieve beroepen) ontvangen, dit op een totaal van 511.887 verzonden aanslagbiljetten.

Per saldo geldt dat bij 4,2% van de aanslagbiljetten een verzoek om kwijtschelding volgt. In onderstaande grafiek zijn de aantallen verzoeken om kwijtschelding in beeld gebracht. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen de geautomatiseerd verleende kwijtscheldingen en de overige verzoeken om kwijtschelding. Ook zijn in de onderstaande grafiek de administratieve beroepschriften opgenomen. Bij de geautomatiseerde kwijtschelding geldt een stijging van 220 (2,2%) ten opzichte van belastingjaar 2022. Voor het indienen van een verzoek tot kwijtschelding gelden afwijkende termijnen. Daarom worden in opvolgende belastingjaren nog verzoeken om kwijtschelding in behandeling genomen voor voorgaande jaren. Wanneer gekeken wordt naar de stand per 31 december 2023 zien we dat er voor belastingjaar 2021 in de jaren 2022 en 2023 nog 3.510 verzoeken en 268 administratief beroepen werden ingediend. Voor 2022 zien we een toename van 1.303 om 67 wanneer vergeleken wordt met de stand van 31 december 2022.

Ontwikkeling verzoeken om kwijtschelding (stand per 31 december 2023 ) 16.000 14.000 12.000 10.000 8.000 6.000 4.000 2.000 0

Geautomatiseerd

Verzoeken

Adm. Beroep

2023

10.289

10.708

253

2022

10.069

13.032

384

2021

10.388

13.778

390

Grafiek 6: Ontwikkeling aantal verzoeken om kwijtschelding

Jaarstukken 2023

Pagina 14 van 63

Van de verzoeken om kwijtschelding voor het belastingjaar 2023 is nu 98,4% afgedaan. Voor de belastingjaren 2021 en 2022 is 99,9% respectievelijk 99,6% van het totaal aan verzoeken (incl. geautomatiseerde verleende kwijtschelding) afgedaan. Met name in het 1e en 2e jaar na aanslagoplegging worden nog verzoeken tot kwijtschelding ingediend. Er zijn voor de belastingjaren 2020 en 2021 nog enkele verzoeken in behandeling. Dit zijn verzoeken van recentere data en verzoeken waar nadere informatie voor gewenst is, bijvoorbeeld bij verzoeken om kwijtschelding van ondernemers. Van de afgehandelde kwijtschelding voor het belastingjaar 2023 is 57,8% volledig toegekend. Wanneer we rekening houden met het feit dat de geautomatiseerde kwijtschelding voor 100% wordt toegekend, betekent dit dat 18,7% van de overige verzoeken wordt toegekend. Wanneer een verzoek tot kwijtschelding niet wordt toegekend bestaat de mogelijkheid om administratief beroep in te dienen. Voor het belastingjaar 2023 ontvingen wij 253 beroepschriften tegen de uitspraak kwijtschelding. Inmiddels zijn 209 beroepschriften afgehandeld. Voor belastingjaar 2023 is er meer begroot voor de kosten van de kwijtschelding. De verlaging van de kosten van de kwijtschelding is tot stand gekomen door wijzigingen aangegeven door de deelnemende gemeenten naar aanleiding van de economische situatie.

Mede door de stijging in het aantal verzoeken om kwijtschelding en ook door de jaarlijks stijgende tarieven is ten aanzien van het bedrag aan verleende kwijtschelding tussen 2023 en 2022 een stijgende lijn vast te stellen.

Ontwikkeling verleende kwijtschelding x € 1.000 (stand per 1 juli 2023) 6.000 5.000 4.000 3.000 2.000 1.000 0

2023

2022

2021

Begroot

5.657

5.297

5.337

Gerealiseerd

3.669

3.828

3.802

Begroot

Gerealiseerd

Grafiek 7: Ontwikkeling verleende bedragen aan kwijtschelding

Voor het belastingjaar 2023 komt het gemiddelde bedrag aan verleende kwijtschelding uit op € 234,01 per geheel/gedeeltelijk toegekend verzoek, voor het belastingjaar 2021 op € 212,15 en het gemiddelde bedrag is voor het belastingjaar 2022 op € 213,90. De jaarlijkse stijging van het gemiddelde bedrag aan verleende kwijtschelding wordt vooral veroorzaakt door de jaarlijkse tariefstijgingen van de heffingen die voor kwijtschelding in aanmerking komen.

Jaarstukken 2023

Pagina 15 van 63

1.4.4

Invordering

Het totaal in te vorderen bedrag is het resultaat van het totaalbedrag van de opgelegde aanslagen, minus de effecten van de behandeling van bezwaarschriften (verminderingen) en de verleende kwijtschelding. Verder vindt een correctie plaats voor oninbaar verklaarde vorderingen en de kosten bij aanmaningen en dwangbevelen. Per saldo betreft dit het netto in te vorderen bedrag. De betaling van de opgelegde aanslagen kan plaatsvinden met toepassing van automatische incasso in 2 of 9 termijnen of door middel van iDEAL, internetbankieren of betaling met acceptgiro (binnen 2 maanden). De acceptgiro werd per 1 juli 2023 afgeschaft. In de periode januari-december 2023 zijn in totaal 2.274.464 ontvangsten verwerkt waarvan 1.966.285 automatische incasso-opdrachten. Blijft (volledige) betaling uit dan volgt na het verstrijken van de betaaltermijn een aanmaning. Gedurende het kalenderjaar 2023 zijn er ter invordering van hetzelfde belastingjaar 56.599 aanmaningen verzonden. Voor de aanmaning geldt een betaaltermijn van 14 dagen. De piek van de aanmaningen wordt in de maand mei verzonden, in navolging op het grote kohier van februari. Bij uitblijven van betaling wordt overgegaan tot verzending van een dwangbevel. In het kalenderjaar 2023 zijn voor het belastingjaar 2023 19.573 dwangbevelen verzonden. Met het dwangbevel wordt bevel gedaan tot betaling binnen twee dagen.

Voor de verzending van zowel de aanmaning als het dwangbevel worden (wettelijke) invorderingskosten in rekening gebracht. In onderstaande grafiek, gericht op de belastingjaren 2021 tot en met 2023 is de ontwikkeling van de invordering in beeld gebracht.

455

Ontwikkeling invordering x € 1.000 (stand per 31 december 2023)

450 445 440 435 430 425 420 415 410

2023

2022

2021

Netto in te vorderen

445

452

445

Ingevorderd

427

447

442

Grafiek 8: Ontwikkeling invordering

Voor de belastingjaren 2021 tot en met 2023 is van de netto in te vorderen bedragen nu respectievelijk 99,4%, 98,8% en 98,8% ingevorderd. Ten aanzien van de in februari 2023 opgelegde belastingaanslagen 2023 is de laatste incasso termijn in december. Gedurende negen maanden worden gemiddeld 218.500 automatische incasso's verwerkt waarmee een maandbedrag van ruim € 17 miljoen gemoeid is. Per saldo wordt ongeveer 35,8% van het totaal in te vorderen bedrag door middel van automatische incasso geïnd.

Jaarstukken 2023

Pagina 16 van 63

Ten aanzien van het voor het belastingjaar 2023 nog in te vorderen bedrag ad € 11 miljoen zal nog een deel (€ 1 miljoen) ingevorderd worden door middel van automatische incasso. Daarnaast is ten aanzien van een aantal vorderingen de invordering aangehouden, dit ten gevolge van uitstel van betaling tijdens behandeling van een verzoek om kwijtschelding of de afhandeling van een bezwaar- of beroepschrift. Verder zijn ook betalingsregelingen nog van kracht. Tot slot geldt dat voor een aantal nog openstaande vorderingen de betaaltermijn nog niet verstreken is, dan wel de betaaltermijn wel verstreken is en als gevolg daarvan een aanmaning of dwangbevel is verzonden.

1.4.5

Communicatie

Website Eind februari zijn de WOZ-beschikkingen en de diverse belastingaanslagen verzonden. Aansluitend vindt maandelijks aanvullende aanslagoplegging plaats. Via de website van Cocensus is per deelnemende gemeente een belastingwebsite ter beschikking gesteld. Deze belastingsites zijn ook via de website van de gemeente bereikbaar. De belastingsites zijn opgenomen in de huisstijl van Cocensus en hebben daarmee een eenduidige uitstraling en opbouw. Op de belastingsites is informatie te vinden over de WOZ, de verschillende belastingsoorten, betaling, kwijtschelding, bezwaar en zijn de belastingverordeningen te raadplegen. Verder is het mogelijk om via deze websites digitaal bezwaar in te dienen, de aanslag/WOZ-beschikking of het taxatieverslag te raadplegen, automatische incasso af te geven, het rekeningnummer te wijzigen en aangifte hondenbelasting of aangifte toeristenbelasting te verzorgen. Tot slot zijn gericht op de diverse onderwerpen de 'veel gestelde vragen' opgenomen. In het laatste kwartaal van 2023 is gestart met het ontwerpen en bouwen van een nieuwe website, die voldoet aan alle hedendaagse standaarden en daarnaast een frisser uiterlijk heeft. Waar voorheen iedere gemeente een afzonderlijke belastingpagina had, wordt alles nu geïntegreerd binnen één website: www.cocensus.nl.

Binnen die omgeving wordt met gebruik van nieuwe technieken de gemeente-specifieke informatie ontsloten.

Telefonie Sinds 1 december 2022 heeft Cocensus een team van vijf medewerkers aangenomen om het klantencontactcentrum te vormen waarbij alle deelnemende gemeenten zijn aangesloten. Het KCC team heeft een intensief trainingsprogramma gevolgd. Daarnaast hebben ook alle andere medewerkers een telefoontraining gevolgd. De scripts met veelgestelde vragen die voorheen door de KCC’s van de gemeenten werden gebruikt zijn omgebouwd, zodat ze niet meer gemeentegericht, maar productgericht zijn. Deze zijn voor iedereen beschikbaar gesteld als naslagwerk. Daarnaast is in samenwerking met onze softwareleverancier gewerkt aan een kennisbank waarin de KCC medewerkers gerichte informatie kunnen terugzien die specifiek gericht is op de aanslagregels van degene die belt De scripts met veel gestelde vragen zijn aangepast en we hebben kennisbank ontwikkeld voor specifieke informatie over aanslagregels. Er is een nieuwe telefooncentrale aanbesteed om de telefonie in goede banen te leiden. Verzending van aanslagen vond gespreid plaats over de laatste twee weken van februari en 'overflows' zorgden ervoor dat bellers altijd iemand aan de telefoon konden kregen die hen verder kon helpen binnen het betreffende vakgebied.

Naast het telefoonnummer van het KCC ontvangen de vak-afdelingen ook nog telefoon op hun eigen afdelingsnummers die vermeld staan op specifieke producten van de betreffende afdelingen, zoals aanmaningen, dwangbevelen, uitspraken op bezwaarschriften of uitspraken op verzoeken om kwijtschelding. Het aantal bij de afdeling Heffingen en Bezwaar, Invordering en KCC inkomende gesprekken bedroeg respectievelijk 5.098, 21.962 en 32.840. In totaal bedroeg het aantal inkomende gesprekken voor geheel Cocensus daarmee 59.900. Daarnaast werden nog 24.462 uitgaande telefoongesprekken gevoerd, onder ander in verband met de terugbelafspraken met taxateurs.

Jaarstukken 2023

Pagina 17 van 63

Het aantal inkomende- en uitgaande gesprekken geeft per maand het navolgende beeld:

Ontwikkeling inkomende telefoongesprekken periode januari - december 2023 10.000 9.000 8.000 7.000 6.000 5.000 4.000 3.000 2.000 1.000 0

jan

febr

mrt

apr

mei

juni

juli

aug

sept

okt

nov

dec

334

422

963

490

543

480

420

322

264

266

320

301

Invordering 1.449

1.073

1.799

1.382

2.817

3.416

2.725

1.551

1.503

1.678

1.391

1.178

KCC

4.445

8.793

3.208

2.898

1.840

1.832

1.524

1.564

1.915

1.938

1.547

Heffingen

1.336

Grafiek 9: Inkomende/uitgaande telefoongesprekken

Ontwikkeling uitgaande telefoongesprekken periode januari - december 2023 5.000 4.500 4.000 3.500 3.000 2.500 2.000 1.500 1.000 500 0

jan

febr

mrt

apr

mei

juni

juli

aug

sept

okt

nov

dec

Heffingen

319

805

2.023

831

518

463

427

391

367

365

389

342

Invordering

239

343

447

232

593

641

586

432

260

296

243

240

KCC

99

58

65

39

43

32

63

106

150

242

234

180

WOZ

125

1.519 4.350 1.565

127

211

211

112

95

278

252

158

Ondersteunende afdelingen

242

235

191

203

178

158

184

172

211

145

264

173

Grafiek 10: Uitgaande telefoongesprekken

Gemiddeld hoefden de bellers slechts 24 seconden te wachten voordat ze geholpen werden en een gesprek duurde gemiddeld 5 minuten en 17 seconden. Na afloop van de gesprekken heeft de beller de mogelijkheid het gesprek een cijfer te geven. Dit gebeurde in totaal bij 2.423 gesprekken . Gemiddeld werd het KCC van Cocensus beoordeeld met een 8,2.

Jaarstukken 2023

Pagina 18 van 63

2.

Financiële verantwoording

2.1

Weerstandsvermogen en risicobeheersing

Inleiding Het weerstandsvermogen is het vermogen van de organisatie om financiële tegenvallers op te vangen. Het vormt als beheersmaatregel het sluitstuk van risicomanagement. Het weerstandsvermogen geeft de financiële robuustheid aan van de begroting, de jaarrekening en de financiële positie. Het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) schrijft een weerstandsvermogen voor als ratio tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en het totaal aan gekwantificeerde risico’s, waar geen beheersmaatregelen tegenover staan. Bij de berekening van beide elementen is het van belang om hierin compleet te zijn. De ratio weerstandsvermogen is de verhouding tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit. Ratio = Beschikbare weerstandscapaciteit/ benodigde weerstandscapaciteit

Benodigde en beschikbare weerstandscapaciteit De weerstandscapaciteit bestaat uit middelen en mogelijkheden waarover de organisatie beschikt om niet voorziene lasten te dekken, zonder dat de begroting en het beleid moeten worden aangepast. De verhouding tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de gekwantificeerde financiële risico’s en daarmee het weerstandsvermogen kan vervolgens worden uitgedrukt in een verhoudingscijfer. Voor de beoordeling van een dergelijke ratio kan gebruik worden gemaakt van de onderstaande waarderingstabel, die door het Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement in samenwerking met de Universiteit van Twente is samengesteld. Ratio > 2.0 1,4 – 2,0 1,0 – 1,4 0,8 – 1,0 0,6 – 0,8 < 0,6 Tabel 1: Waardering weerstandscapaciteit

Betekenis Uitstekend Ruim voldoende Voldoende Matig Onvoldoende Ruim onvoldoende

Een hoog weerstandsvermogen kan dus worden gezien als een waarborg voor de financiële gezondheid van Cocensus. Hoe hoger het weerstandsvermogen, des te meer men in staat is om risico’s financieel af te dekken.

Beschikbare weerstandscapaciteit Omschrijving

Bedrag

Huidige stand weerstandsvermogen

€ 405.000

Totaal

€ 405.000

Tabel 2: Beschikbare weerstandscapaciteit

Indien besloten wordt om de dotatie aan de Arbeidskosten gerelateerde voorziening ad € 180.000 ten laste van de algemene reserve te brengen, daalt het weerstandsvermogen tot een bedrag van € 224.000.

Klasse-indeling kans en gevolg Klasse 1 2 3 4 5

Kans < of 1 keer per 10 jaar 1 keer per 5-10 jaar 1 keer per 2-5 jaar 1 keer per 1-2 jaar 1 keer per jaar of >

Kwantitatief 10% 30% 50% 70% 90%

Jaarstukken 2023

Pagina 19 van 63

Risico’s Cocensus Gekwantificeerde risico

Klasse

Kwantitatief

Risicobedrag

Kans x gevolg

No Cure no pay

2

30%

€ 200.000

€ 60.000

Cyberaanval

1

10%

€ 3.000.000

€ 300.000

Privacywetgeving

1

10%

€ 650.000

€ 65.000

€ 3.850.000

€ 425.000

Totaal

No Cure no pay Met de invoering van de nieuwe wet op 1 januari 2024, wordt er anticipatie op een afname van het aantal bezwaren. Hierdoor is het kwantitatieve risico ten opzichte van het voorgaande jaar gedaald van 70% naar 30%. De geschatte kosten voor het afhandelen van bezwaren die onder het 'no cure no pay' principe vallen, bedragen €200.000.

Cyberaanval Voor 83% van de bedrijven is het niet de vraag of er een cyberaanval zal plaatsvinden, maar wanneer. Hoewel Cocensus blijft investeren in Cybersecurity nemen de cyberrisico’s wereldwijd toe. Volgens IBM zijn de gemiddelde kosten voor een databreuk 4,35 miljoen dollar. Door de beheersmaatregelen die er genomen zijn is de verwachting dat er bij Cocensus een cyberaanval plaats vind laag. . Voor de risico-analyse wordt rekening gehouden met 10%.

Privacywetgeving De AP kan organisaties die de AVG overtreden een boete opleggen van 4% van de jaaromzet, bij Cocensus zou de maximale boete uitkomen op € 650.000. Door de maatregelen die genomen zijn op het gebied van privacywetgeving wordt de kans op een boete laag ingeschat op 10%.

Huidige ratio Gelet op de risico’s kan de ratio worden bepaald op: € 405.000 / € 425.000 = 0,95 Op basis van de tabel op de vorige pagina kan worden geconstateerd dat het weerstandsvermogen van Cocensus gekwalificeerd kan worden als matig. Met inbegrip van de dotatie aan de Arbeidskosten gerelateerde voorziening wordt de ratio: € 224.000 / € 425.000 = 0,53.

Continuïteit Op basis van de door ons uitgevoerde risico-inventarisatie en het beeld van onze meerjarenbegroting is de directie van mening dat de normale bedrijfsvoering financieel kan worden voortgezet.

Jaarstukken 2023

Pagina 20 van 63

Kengetallen financiële positie In de BBV wordt voorgeschreven om kengetallen op te nemen om de financiële positie voor raadsleden inzichtelijker te maken. Voor de gemeenschappelijke regeling Cocensus zijn de volgende kengetallen van toepassing: De netto schuldquote De netto schuldquote is gelijk aan het totaal van de vaste schulden, de vlottende schulden en de overlopende passiva minus het totaal van de uitzettingen met een rente typische looptijd korter dan één jaar, de liquide middelen en overlopende activa ten opzichte van het totaalsaldo aan baten: Ultimo 2023 bedraagt de netto schuldquote: 15.571.000 – 2.657.099 x 100% = 79,46% 16.252.739 De netto schuldquote is minder dan 100%, hierdoor wordt de netto schuldquote beschouwd als goed. Solvabiliteitsratio Het solvabiliteitsratio is een kengetal dat de verhouding weergeeft tussen het eigen vermogen en het totaal van alle passiva op de balans. Ultimo 2023 bedraagt het solvabiliteitsratio:

223.630 x 100% = 1,42% 15.694.000

De solvabiliteitsratio bij Cocensus is daarmee erg laag. Structurele exploitatieruimte De structurele exploitatieruimte is het verhoudingscijfers tussen het saldo van de structurele lasten en baten (gecorrigeerd voor incidentele lasten en baten en voor de structurele mutaties op de reserve) ten opzichte van het totaal aan baten. Het saldo van de jaarrekening 2023 van Cocensus bestaat voor een bedrag van € 67.878 uit incidentele (niet geraamde) baten. Ultimo 2023 bedraagt de structurele exploitatieruimte:

223.630 - 67.878 x 100% = 0,96% 16.252.739

Een structurele exploitatieruimte boven 0,6% wordt beschouwd als voldoende. De financiële kengetallen met betrekking tot grondexploitatie en gemeentelijke belastingcapaciteit zijn niet van toepassing voor de gemeenschappelijke regeling Cocensus.

Jaarstukken 2023

Pagina 21 van 63

2.2

Financieringsparagraaf

Deze paragraaf geeft u inzicht in de sturing, beheersing en controle van de treasuryfunctie van Cocensus. De kasgeldlimiet beperkt het risico van stijgende rentelasten voor de kortlopende financiering. De vlottende middelen en de vlottende schulden worden toegespitst op uitstaande gelden met een rente typische looptijd korter dan een jaar. Er is geen sprake van een vlottende schuld, de vlottende activa betreft de liquide middelen inclusief de uitzettingen in ’s Rijks schatkist met een rente typische looptijd korter dan één jaar van € 1.357.273. Het absolute risico van de kortlopende financiering voor Cocensus is niet groot omdat meer dan 95% van de financiële transacties gerelateerd is aan de opdrachtgevende deelnemers van de gemeenschappelijke regeling. Cocensus beschikt over een door het bestuur vastgestelde notitie treasurybeleid, die is opgesteld en geactualiseerd met advisering van de BNG (Bank Nederlandse Gemeenten). x € 1.000

Kwartaal 1

Kwartaal 2

Kwartaal 3

Kwartaal 4

-5.385

-3.465

-2.834

-1.177

0

0

0

0

Toegestane kasgeldlimiet

1.273

1.273

1.273

1.273

Ruimte onder de kasgeldlimiet

-6.658

-4.738

-4.107

-2.450

Begrotingstotaal 2023

-5.385

-3.465

-2.834

-1.177

Percentageregeling

8,20%

8,20%

8,20%

8,20%

Kasgeldlimiet

1.273

1.273

1.273

1.273

Totaal vlottende middelen Totaal vlottende schuld

De rente-risiconorm beperkt het renterisico op de langlopende financiering. De norm bevordert de spreiding van de looptijden van de kapitaalmarktleningen (langer dan 1 jaar) door de omvang te beperken van de leningen waarvoor de rente in een bepaald jaar moet worden aangepast (renteherziening). Voor Cocensus speelt dit niet. Het saldo van langlopende schulden bedraagt per 31 december 2023 € 11.720.000. Dit is opgebouwd uit 5 bestaande leningen: uit 2016 (looptijd 10 jaar), uit 2019 (looptijd 25 jaar), uit 2020 (looptijd 25 jaar) en 2 uit 2021 (looptijd 40 jaar en 10 jaar). De looptijden van de leningen zijn in overeenstemming met de afschrijvingstermijnen van de daaruit gefinancierde investeringen. De boekwaarde van de vaste activa bedraagt per 31 december 2023 € 13.037.042. Renterisiconorm x € 1.000

2023

2024

2025

2026

0

0

0

0

2. Aflossingen

885

635

635

635

3. Renterisico

885

635

635

635

4. Renterisiconorm

3.028

3.295

3.295

3.295

5. Ruimte onder renterisiconorm

2.143

2.660

2.660

2.660

20%

20%

20%

20%

4b. Begrotingstotaal

15.527

16.475

16.475

16.475

4. Renterisiconorm

3.028

3.295

3.295

3.295

1. Renteherziening

4a.Ministeriële regeling vastgestelde percentage

Voor het uitoefenen van de treasuryfunctie is inzicht nodig in de kasstromen, zowel de huidige als de toekomstige. Deze kasstromen bestaan uit operationele activiteiten (de exploitatie), investeringen en activiteiten in het kader van financiering (aflossingen, stortingen etc.). Het inzicht wordt verkregen via een actuele liquiditeitsplanning. Cocensus beschikt over een verplichtingenadministratie ten behoeve van de liquiditeitsplanning. Cocensus heeft hier als voordeel, dat alle belastinginkomsten bij de opdrachtgevende gemeenten terecht komen. De liquiditeitsplanning heeft derhalve betrekking op de relatieve kleine en beheersbare bedrijfsvoering van Cocensus.

Jaarstukken 2023

Pagina 22 van 63

Wat betreft de financieringswijze heeft Cocensus er voor gekozen om aan te sluiten bij de BNG. Enerzijds omdat Cocensus eenvoudig te klein is om zelfstandig de markt te benaderen en anderzijds omdat financiering via de BNG ook aan de opdrachtgevende gemeenten maximale zekerheid biedt. Het financieringsresultaat bestaat uit het verschil tussen het totaal van de werkelijk betaalde rente over de financieringsmiddelen en het totaal van de renteontvangsten (inclusief doorberekende rente). Over 2023 is in totaal een bedrag betaald aan rente van € 40.569. De ontvangen rente van het Schatkistbankieren over 2023 is € 108.356. Per saldo komt het financieringsresultaat uit op € 67.787.

Jaarstukken 2023

Pagina 23 van 63

2.3

Verbonden partijen

De gemeenschappelijke regeling Cocensus is per 31 december 2023 primair verbonden aan de aan de GR deelnemende gemeenten: Haarlem, Haarlemmermeer, Hillegom, Beverwijk, Wormerland, Oostzaan, Alkmaar, Dijk & Waard, Bergen, Den Helder, Castricum, Uitgeest en Heiloo.

2.4

Wet open overheid

Dit is de openbaarheidsparagraaf van Cocensus. De openbaarheidsparagraaf is een nieuwe verplichte paragraaf in het jaarverslag 2023. De verplichting komt voort uit het besluit tot actieve openbaarmaking van informatie, de plannen ter verbetering van de informatiehuishouding bij de overheden en artikel 3.5 van de Wet open overheid (Woo) dat bepaalt dat een bestuursorgaan in de jaarlijkse begroting en verantwoording aandacht besteedt aan de beleidsvoornemens en uitvoering van de Woo. De focus van deze openbaarheidsparagraaf is de beschrijvende en kwalitatieve verantwoording op hoofdlijnen over de activiteiten die zijn uitgevoerd in 2023 op de thema’s verbetering van de informatiehuishouding, actieve openbaarmaking en passieve openbaarmaking.

2.4.1

Informatie

Om informatie goed te kunnen delen met de maatschappij en politiek is het nodig om deze informatie aan de voorkant goed op te slaan, processen en systemen op orde te hebben, maar ook juist als professionals te denken en werken vanuit transparantie en openbaarheid. In onderstaande toelichting is zoveel als mogelijk de verdeling van de drie thema’s informatiehuishouding, actieve en passieve openbaarmaking aangehouden, met de kanttekening dat het in de praktijk met elkaar is verbonden.

Verbetering informatiehuishouding Voor de verbetering van de informatiehuishouding zijn de volgende activiteiten gerealiseerd:

Competenties medewerkers Om medewerkers bewust te maken over informatiebeveiliging heeft de VNG in samenwerking met het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de Taskforce Bestuur en Informatieveiligheid Dienstverlening (BID) de cursus iBewustzijn overheid opgezet. Alle medewerkers van Cocensus zijn gecertificeerd.

Digitaal loket Cocensus wil op een zo laagdrempelig mogelijke manier inwoners en bedrijven de mogelijkheid geven om zelf hun zaken digitaal te regelen als zij dat willen. Via het Digitaal Loket biedt Cocensus inwoners en bedrijven dan ook onder andere de volgende diensten aan: • het aanslagbiljet en het taxatieverslag bekijken en downloaden; • bezwaar maken tegen de aanslag en/of WOZ-beschikking; • kwijtschelding aanvragen; • automatische incasso aanvragen, stopzetten of het rekeningnummer wijzigen; • inzicht in openstaande bedragen; • het treffen van een betalingsregeling; • aan- en afmelden voor de hondenbelasting; • aan- en afmelden voor de toeristenbelasting; • aangifte toeristenbelasting doen; • indienen van een verzoek in het kader van de Wet Open Overheid; • het maken van een afspraak met een taxateur; Op deze manier kunnen inwoners en bedrijven eenvoudig, snel en op een zelf gekozen moment hun belastingzaken regelen. De digitale dienstverlening wordt continue verbeterd, waarbij er steeds meer mogelijk wordt in het Digitaal Loket, zonder uit het oog te verliezen dat er nog altijd een grote groep mensen is die op de traditionele manier via post of telefoon communiceert. De digitale dienstverlening die Cocensus biedt is dan ook altijd een aanvulling op de reeds bestaande kanalen.

Jaarstukken 2023

Pagina 24 van 63

Systemen en procedures Cocensus is een uitvoeringsorganisatie belast met geautomatiseerde bulkprocessen. Automatisering is de ruggengraat van de organisatie en op het moment dat deze uitvalt, stagneert of fouten geeft levert dit direct grote organisatorische problemen op met financiële gevolgschade. Opvang wordt gerealiseerd door de adoptie van ‘ICT as a service’. Hiertoe wordt ICT afgenomen vanuit een service-model wat in alle ICT-voorzieningen voorziet (diensten; Infrastructure as a Service – IaaS en Desktop as a Service - DaaS). Dankzij deze ‘full service’ is Cocensus de komende jaren volledig ontzorgd en is de beschikbaarheid en de continuïteit zowel voor de medewerkers als voor de burgers geborgd. Het hieraan gelieerde ‘Service Level Management’ proces, waarin zowel Cocensus als de leverende partij in zijn vertegenwoordigd, ziet toe op het besturen en beheersen van de kwaliteit en kwantiteit van de geleverde services, in het licht van de vastgelegde afspraken.

Cybersecurity In de context van Cybersecurity en de digitale weerbaarheid wordt er binnen Cocensus een zeer strikt beleid gevoerd volgens het informatiebeveiligingsbeleid en zijn er in de loop der tijd diverse wijzigingen doorgevoerd op zowel technische aspecten als beleid en procesmatige aspecten in de context van Cybersecurity. Dit heeft ons voorbereid op de komst van de AVG wetgeving en tevens het integrale informatiebeveiligingsbeleid opgeleverd (BIO). Het informatiebeveiligingsbeleid moet worden gezien als leidraad en wordt elk jaar onderworpen aan een impactanalyse waarin alle facetten van informatiebeveiliging opnieuw de revue passeren. Gelet op de razendsnelle ontwikkelingen is het daarbij mogelijk dat nieuwe kwetsbaarheden moeten worden doorgrond met het oog op de toekomst. Hierbij worden, zoals ook in het informatiebeveiligingsbeleid is vastgelegd, diverse informatie bronnen gebruikt (IBD, NCSC, NSA, CheckPoint, Gartner) om inzichtelijk te maken welke mogelijke risico’s er kunnen ontstaan. Door de nauwe samenwerking met deze instanties is het vanuit onze ingerichte processen mogelijk om heel gericht en adequaat te handelen in het geval dat informatie tot ons komt met betrekking tot kwetsbaarheden op het gebied van de informatievoorziening en de gelieerde ICT-voorzieningen.

In maart 2022 heeft er een pentest plaatst gevonden en hieruit is een rapport met verbeterpunten naar voren gekomen. Naar aanleiding van het initiële rapport zijn er herstelwerkzaamheden verricht. Vervolgens is er in september 2022 een hertest uitgevoerd met als doel om te verifiëren of de blootgelegde risico’s juist verholpen zijn. Hieruit blijkt dat alle bevindingen uit de initiële pentest volledig zijn opgelost of geaccepteerd.

2.4.2

Actieve openbaarmaking

Onder actieve openbaarmaking verstaan we de activiteiten die vanuit de overheid worden ondernomen om informatie uit zichzelf openbaar te maken voor de samenleving en politiek. Hiervoor zijn de volgende activiteiten gerealiseerd: • WOZ-waarde loket voor de openbaarheid van de WOZ – waardes. • Digitaal loket, hierin kunnen burgers en bedrijven hun gegevens raadplegen.

2.4.3

Passieve openbaarmaking

Onder passieve openbaarmaking verstaan we het openbaar maken van informatie naar aanleiding van een verzoek uit de samenleving, zoals de Wob/WOO-verzoeken. De volgende activiteiten zijn gerealiseerd: • Afhandeling Wob/WOO-verzoeken. In 2023 werden 35 Wob/WOO-verzoeken ingediend Het aantal Wob/WOO-verzoeken toont een stijgende lijn met eveneens een toename van zeer omvangrijke en/of complexe Wob/WOO-verzoeken..

Jaarstukken 2023

Pagina 25 van 63

2.5

Bedrijfsvoering

2.5.1

HRM

Arbeidsmarkt De arbeidsmarkt stond in 2023 nog steeds onder druk vanwege de aanhoudende personeelskrapte. Naar verwachting wordt dit de komende jaren niet veel minder. Dit noodzaakt bedrijven naar andere oplossingen te zoeken, bijvoorbeeld verdergaande digitalisering en automatisering. Ook voor Cocensus blijft het lastig om de ontstane vacatures weer goed te vervullen. Dat is ook de reden dat er net zoals in 2022 veel meer gebruik is gemaakt van uitzendkrachten. De intentie bij het inhuren van deze medewerkers is dat zij na het aantal overeengekomen uren met de bureaus bij Cocensus in dienst treden. Deze formule is in 2023 acht keer toegepast en met name voor de functies van medewerker Heffingen en Bezwaar, invordering en KCC.

Vitaliteit Eind 2022 is de huidige vitaliteitsgroep in het leven geroepen. Iedere afdeling heeft één of twee personen naar voren geschoven die de afdeling vertegenwoordigen. Het belang van vitaliteit binnen organisaties wordt steeds groter. Enerzijds omdat je als werkgever wil dat je huidige medewerkers duurzaam en energiek inzetbaar blijven (wat resulteert in een laag ziekteverzuim), anderzijds omdat je als werkgever “aantrekkelijker” bent op de arbeidsmarkt en hoopt minder verloop te hebben van goed functionerende medewerkers. Ook de Cao partners onderkennen het belang van vitaliteit. In de laatste Cao zijn afspraken gemaakt over vitaliteit. In 2023 heeft de vitaliteitswerkgroep met behulp van een externe organisatie een aantal concrete acties op het gebied van vitaliteit gerealiseerd. Er is gestart met een zgn. vitaliteitscheck ofwel een Preventief Medisch Onderzoek als een soort van nulmeting. Van de 148 medewerkers die uitgenodigd zijn heeft 60% de vragenlijst ingevuld en 50% heeft deelgenomen aan het lichamelijk onderzoek (bloeddruk, HRV stresstest, beeldscherm- en bloedonderzoek en lichaamssamenstelling). Vervolgens zijn inspiratiesessies georganiseerd waarin medewerkers meer kennis konden opdoen over vitaliteit (fysieke, mentale, emotionele gesteldheid en zingeving) en hebben ook leidinggevenden een tweetal workshops gevolgd over vitaal leiderschap.