Document · PDF

Bijlage 2 Adviesrapport Deloitte Leesbaarheid jaarverslag gemeente Haarlem

gemeenteraad 19 juni 2025, gemeente HaarlemBij agendapunt: Reactie rapporteurs en Auditcommissie op opvolging Duisenberg aanbevelingen en adviezen accountant en Auditcommissie1.698 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Leesbaarheid jaarverslag gemeente Haarlem 30 April 2024, Rein-Aart van Vugt, Arjan Schutgens, Bob Leeuwenkamp

Inleiding Twee rode draden in de Duisenberg-onderzoeken 1) Naar mijn opvatting hebben meerdere opmerkingen en adviezen naar aanleiding van de onderzoeken vanuit de gemeenteraad met de Duisenberg-methode betrekking op de mate van integraliteit en analyse van de baten en lasten in relatie tot de geformuleerde doelstellingen (met effect-indicatoren) en prestaties (met prestatie-indicatoren) in het programma-gedeelte van de jaarstukken. Veel van deze behoefte aan informatie is terug te vinden in de jaarstukken, maar is opgenomen op andere plaatsen – zoals bijlagen – in de jaarstukken. In dit document doen we enkele suggesties om met name de integraliteit en analyse van de baten en lasten in relatie tot de geformuleerde doelstellingen (met effect-indicatoren) en prestaties (met prestatie-indicatoren) in het programma-gedeelte zelf op te nemen.

2) Een andere geregeld terugkerende opmerking en advies is om de lasten en baten direct te kunnen relateren aan de doelstellingen in een beleidsveld. Dit is niet eenvoudig te realiseren, omdat de financiële administratie niet op het niveau van doelstellingen is ingericht, maar op het niveau van beleidsvelden en taakvelden. Wanneer dit de behoefte is, zal een meer fundamentele discussie moeten plaatsvinden in de gemeenteraad en met het college van burgemeester en wethouders.

Derde W-vraag: Wat heeft het gekost? Een analyse van de financien: gerealiseerd ten opzichte van begroot na wijziging Huidige situatie

In het jaarverslag 2023 van de gemeente Haarlem is op pagina 9 toegelicht hoe de gemeente omgaat met de derde W-vraag: •

Analyse van afwijkingen tussen realisatie en begroting na wijziging.

•

Afwijkingen van meer dan 100.000 euro per beleidsveld worden geanalyseerd.

•

Analyse is kort, op dit moment in overeenstemming met de Financiele verordening.

•

Per programma worden toevoeging en onttrekkingen aan reserves vermeld.

Voorbeeld: financien per programma Een analyse op hoofdlijnen in het jaarverslag Huidige situatie -

Voorbeeld programma 1: Wat heeft het gekost?

Per programma geeft jaarverslag inzicht in de financien: analyse van de baten en lasten gerealiseerd ten opzichte van begroot.

Verwezen worden naar bijlage 6.5 Analyse en toelichting per beleidsveld voor aan specificatie van de verschillen tussen de gewijzigde begroting en de jaarrekening:

Derde W-vraag: Wat heeft het gekost? Suggesties om de integraliteit en analyse van de baten en lasten in het programmagedeelte te versterken. Rode draad 1. -

De analyse van de derde W-vraag: wat heeft het gekost is in de programma’s zelf summier.

Hierbij suggesties om deze analyse te versterken en meer integraal te maken. Daarbij is ook aangegeven waar de informatie op dit moment in de jaarstukken is opgenomen. 1. analyse per beleidsveld van de werkelijke lasten en baten ten opzichte van de gewijzigde begroting opnemen bij het programma. 2. analyse van de werkelijke ontrekkingen en stortingen in reserves ten opzichte van de gewijzigde begroting met het saldo van de reserve per 31 December. 3. een grafiek met het meerjarig verloop (afgelopen vier jaar) en de trend vanuit de begroting (komende vier jaar) van de baten en lasten van het betreffende beleidsveld. 4. indien van toepassing de inzet van specifieke uitkeringen bij het betreffende taakveld, met ook een vermelding van het vooruitontvangen bedrag (dat ‘geparkeerd’ staat onder de vooruitontvangen middelen). 5. vermelden van de meest relevante gedane investeringen (met restantbudgetten) bij het betreffende beleidsveld. 6. in de doelenboom de lasten en baten afzonderlijk vermelden in plaats van gesaldeerd. 7. per programma in een overzicht opnemen uit welke kosten- opbrengstencategorieën het betreffende beleidsveld bestaat. 8. per programma aangeven met welke verbonden partijen de doelstellingen worden gerealiseerd.

Voorbeeld: analyse per beleidsveld 1. Analyse en toelichting per beleidsveld

Voorbeeld programma 1: beleidsveld 11 Onderwijs

Analyse van baten en lasten, en mutaties reserves

Vervolgens een toelichting op de verschillen tussen jaarrekening en bijgestelde begroting: per beleidsveld vanaf 100.000 euro. Dit is nu opgenomen in bijlage 6.5 (zie plaatje hiernaast)

Toelichting van de mutaties reserves 2. Nadere toelichting in de jaarstukken over de mutaties van de reserves -

De rapporteurs geven advies waarbij de gerealiseerde mutaties van de reserves worden afgezet tegen de geraamte mutaties, en op welke beleidsveld deze mutaties betrekking hebben.

Uit de hiernaast opgenomen tabel blijken de mutaties in de reserves van grondexploitaties zoals opgenomen in de jaarstukken, maar de toelichting is summier.

Indien sprake is van mutaties in de reserves die aanleiding geven tot een nadere toelichting wordt dit toegelicht in bijlage 6.5.

De toelichting op de werkelijke onttrekking en storting ten opzichte van de begroting kan per beleidsveld worden toegelicht. Hierbij is dan van toepassing dat alleen verschillen boven een bepaald bedrag worden toegelicht. In feite aangeven welke mutaties bij welk beleidsveld horen en de analyse van bijlage 6.5 dan ook integreren in het programma.

Grafiek meerjarig verloop 3. Leesbaar weergeven van ontwikkeling en trend van baten en lasten

.Om meer zicht te hebben op de ontwikkeling en trend van lasten en baten van een beleidsveld, is een meerjarig beeld in de vorm van een grafiek behulpzaam. Hiernaast zijn wat voorbeelden van de gemeente Utrecht opgenomen.

Overigens kan dat ook helpen bij de leesbaarheid van de effect- en prestatie-indicatoren in de jaarstukken van de gemeente Haarlem.

Specifieke uitkeringen 4. Nadere toelichting in de jaarstukken De omvang van Specifieke uitkeringen (SPUKS) en bijhorende taken is afgelopen jaren (vanaf 2019) enorm toegenomen. Deze Specifieke uitkeringen zitten in veel verschillende beleidsvelden. De ontvangen Secifieke uitkeringen zijn vermeld in bijlage 6.7 (Plaatje links) en in de toelichting op de balans staan de nog niet bestede Specifieke uitkeringen (Plaatje midden). Daarnaast is in de jaarrekening de verplichte Sisa-bijlage opgenomen met een (onleesbare) tabel waarin verantwoording wordt afgelegd over de Specifieke uitkeringen (Plaatje rechts). Deze Sisa-bijlage is voor het Rijk bedoeld en moet worden opgenomen volgens het voorgeschreven mode. Een suggestie is om de Specifieke uitkeringen, de bestedingen en het geld dat nog niet besteed is op te nemen bij de beleidsvelden/programma’s zodat inzicht ontstaat in hoeverre een beleidsveld/programma met Specifieke middelen wordt uitgevoerd en welke middelen nog kunnen worden ingezet.

Vermelden investeringen bij het beleidsveld 5. Nadere toelichting in de jaarstukken Investeringen dragen bij aan de realisatie van effecten en prestaties. Deze investeringen zijn in de teksten “Wat hebben we bereikt en Wat hebben gedaan” vaak wel genoemd, maar de financiële omvang is niet in de programma’s opgenomen, terwijl ze vaak een substantiële bijdrage leveren aan het realiseren van doelen. De investeringen zijn op dit moment in met name bijlage 6.6 investeringskredieten (Plaatje links) en de toelichting op de balans opgenomen. Een suggestie is om de investeringen te vermelden bij de beleidsvelden/programma’s zodat inzicht ontstaat in hoeverre investeringen een bijdrage leveren aan het realiseren van doelen en prestaties (voorbeeld uit gemeente Utrecht, plaatje rechts) .

Overige suggesties:

6. In de doelenboom de lasten en baten afzonderlijk vermelden in plaats van gesaldeerd. 7. Per programma in een overzicht opnemen uit welke kostenopbrengstencategorieën het betreffende beleidsveld bestaat (voorbeeld plaatje rechts) 8. Per programma aangeven met welke verbonden partijen (en wellicht subsidies) de doelstellingen worden gerealiseerd (voorbeeld plaatje links en rechts onder).

Relatie tussen de doelstellingen in de beleidsvelden en de baten en lasten? Rode draad 2 Een andere geregeld terugkerende opmerking en advies is om de lasten en baten direct te kunnen relateren aan de doelstellingen in een beleidsveld.

Dit is niet eenvoudig te realiseren, omdat de financiële administratie niet op het niveau van doelstellingen is ingericht, maar op het niveau van beleidsvelden en taakvelden. Het niveau van taakvelden is vanuit het Rijk verplicht voorgeschreven.

Wanneer de behoefte is om de baten en lasten een veel directer verband te geven met de geformuleerde doelstellingen, zal een meer fundamentele discussie moeten plaatsvinden in de gemeenteraad en met het college van burgemeester en wethouders. Om dit te realiseren is de kernvraag of het voordeel van en het inzicht in de meer directe relatie tussen doelstellingen en de baten en lasten (die is er overigens niet altijd) opweegt egen de inspanning die moet worden geleverd om dit te realiseren. Hier zijn in de kern twee bewegingen mogelijk. 1) Doelen met effect- en prestatieindicatoren worden sluiten aan op de taakvelden Of 2) Naast de financiële administratie op het niveau van de verplichte taakvelden geeft de administratie ook financiële informatie op het niveau van doelstellingen.

Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited (“DTTL”), its global network of member firms, and their related entities (collectively, the “Deloitte organization”). DTTL (also referred to as “Deloitte Global”) and each of its member firms and related entities are legally separate and independent entities, which cannot obligate or bind each other in respect of third parties. DTTL and each DTTL member firm and related entity is liable only for its own acts and omissions, and not those of each other. DTTL does not provide services to clients. Please see www.deloitte.com/about to learn more. Deloitte provides industry-leading audit and assurance, tax and legal, consulting, financial advisory, and risk advisory services to nearly 90% of the Fortune Global 500® and thousands of private companies. Our professionals deliver measurable and lasting results that help reinforce public trust in capital markets, enable clients to transform and thrive, and lead the way toward a stronger economy, a more equitable society and a sustainable world. Building on its 175-plus year history, Deloitte spans more than 150 countries and territories. Learn how Deloitte’s more than 415,000 people worldwide make an impact that matters at www.deloitte.com.

This communication contains general information only, and none of DTTL, its global network of member firms or their related entities is, by means of this communication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte organization shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication. © 2024. For information, contact Deloitte Netherlands.

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/15658550/1