- Bijlage 1 Voorstel tijdelijke huisvesting commissiekamer

Stadhuis Haarlem

tijdelijke locatie commissiekamer

ICSadviseurs

Opdrachtgever

Datum

Gemeente Haarlem / Facilitaire Zaken

26 – 01 - 2024

Referentienummer

Samenstelling

2220392

Carmen Buitenhuis, Eirini Trachana

Aanleiding In de startnotitie Raadzaal is een onderzoek naar een definitieve locatie voor de commissiekamer opgenomen. Naar verwachting zal de realisatie daarvan enkele jaren op zich laten wachten. Dat is voor de commissievergaderingen niet wenselijk. Er is op korte termijn een betere vergadersituatie nodig. Medio 2024 worden nieuwe AV-middelen geleverd (voor 30 personen). Aansluitend daarop is het wenselijk en zinvol een alternatief voor de commissiekamer te realiseren. Investeringen hiertoe kunnen tot het minimale worden beperkt want:

1. de locatie die in dit onderzoek wordt voorgesteld, kan indien gewenst bij een definitieve oplossing betrokken worden voor de startnotitie. 2. als de commissiekamer toch weer gaat verhuizen komt er een grote ruimte vrij voor middelgrote bijeenkomsten. Een dergelijke ruimte mist op dit moment 3. meubels worden met minimale middelen uitgebreid, niet vernieuwd 4. ruimtelijke ingrepen en afwerking worden beperkt tot het minimum 5. de luchtbehandelingsinstallatie die nu voor de Fabricius wordt gebruikt kan op relatief eenvoudige wijze worden ingezet voor de alternatieve locatie 6. De fractiekamer die hierdoor komt te vervallen kan elders op dezelfde verdieping, binnen dezelfde veiligheidsschil een plek krijgen.

Probleemstelling Commissievergaderingen in de Fabriciuskamer 

Krappe zitplaatsen met weinig bewegingsruimte en slecht zicht



Geen ruimte voor 2e fractielid



Tribuneplek te dicht op de commissietafel



Zittende inspreekplek



Ontoereikende AV-middelen



Matige toegankelijkheid voor mindervaliden

Analyse ruimte

Plekken aan tafel 20 stoelen, 20 microfoons



Onprettig licht, donker



Oud gordijn

Tribune 17 gasten 1 inspreekplek



Verouderd meubilair

Totaal 38 personen



Te klein voor hoeveelheid mensen (uitgangspunt vergaderruimte = 2m2/pp)

Vanuit Facilitaire Zaken 

Urgentie lopende aanbesteding van AV-middelen

Vloeroppervlak 65 m2

Beknopt PvE/ ruimtebehoefte Commissiekamer dubbele bezetting / gecombineerd  32 voor commissieleden (2 per fractie)  2 voor voorzitter en (commissie) griffier (op kop tafel)  2 voor portefeuillehouder en ondersteuner (op kop van tafel) Totaal posten: 34 Publiek  10-17 gasten, 6-8 voor fracties, 1 voor inspreker Totaal publiek: 26 plekken

Totaal aantal aanwezigen: 60 personen

Minimaal vloeroppervlak 1.5-2 m2/pp: 90-120 m2

Referenties commissiekamers

Commissietafel Hendrik Ido Ambacht

Commissietafel (2e raadzaal) ‘S Hertogenbosch- 30 zitplaatsen

Commissietafel Eindhoven

Commissietafel Enschede - 28 zitplaatsen

Commissietafel Den Haag

Commissietafel Rotterdam - 26 zitplaatsen

Conclusie kansen Fabricius De 63 m2 van de Fabriciuskamer worden op dit moment met 38 personen (20 tafel, 18 publiek) op meer dan de maximale wijze gebruikt. 1. Er is in deze ruimte geen mogelijkheid om in dezelfde of een andere werkbare opstelling het gewenste aantal extra plaatsen te genereren. Voor 60 personen is minimaal 120 m2 nodig. 2. Ook voor het huidig aantal gebruikers is de ruimte te klein (63 m2, i.p.v. de nodige 76 m2) Er is in deze ruimte geen mogelijkheid om in de huidige opstelling of een andere werkbare opstelling meer bewegingsruimte en comfort te genereren.

30 mei 2023

Voorstel alternatieve locatie Enschedekamer + ruimte 120 (en de helft van kamer 121) - Oppervlak: 120 m2

Voorstel alternatieve locatie commissiekamer

Voordelen  Dicht bij huidige locatie commissiekamer (gunstig zowel voor bezoekers als voor aanpassing klimaatinstallaties)  Geen aanpassing nodig in beveiligingsschil  Gunstige vorm ruimte (brede rechthoek) NB: Deze ruimte neemt de vorm aan van de vroegere bibliotheek in deze hoek die nog terug te vinden is op tekeningen uit o.a. 1860 en 1920. Vanuit erfgoed is daarom reeds goedkeuring gegeven voor deze aanpassing.

Oorspronkelijke ruimte bibliotheek

Enschedekamer commissiekamer

Commissiekamer in Enschede Bestaande situatie

 34 vergaderposten, 26 plaatsen publiek (geen tribune) Consequenties  Fractiekamer ruimte 120 verplaatst naar ruimte 121 (gelijke omvang)  Fractiekamer ruimte 121 verplaatst naar ruimte 116 (gelijke omvang)

Toegankelijkheid en luchtbehandeling

Route via trap

LBK Route via trap

Route via lift

Route via lift Mechanische ventilatie & koeling  Gebruik LBK (luchtbehandelingskast) boven Fabricius  Toevoegen capaciteit koeling Toegankelijkheid

 Verleggen ventilatiekanalen

Doorsnede

huidig Toekomst

LBK huidig

Fabricius Enschedekamer

Fractiekamers

Nieuwe locatie fractiekamer

39 m2 5 m2

45 m2

Ingrepen - Portaal en extra deur in ruimte 117 (ruimte wordt 5 m2 kleiner) - deur maken tussen ruimte 117 en 116 - deur in ruimte 117 aan gangzijde dichtzetten.

Overzicht ingrepen In de nieuwe commissiekamer (121,0 m2)

Voor de te verplaatsen fractiekamer

Interieur

Verplaatsing fractiekamer naar ruimte 116 (46,0 m2)

• Verlengen vergadermeubel Enschedekamer

(ruimte 116 is net opgeknapt vanbinnen)

• Aanvullen vergaderstoelen 14 stuks

• Tussenwand/tussenportaal in ruimte 117 (4,5 m)

• Hergebruik huidige publieksstoelen Enschede (evt. opnieuw stofferen) 26 stuks

• Deur maken tussen ruimte 117 en 116, extra deur naar 117 (2 st) • Deur in ruimte 117 aan gangzijde dichtzetten (1st)

Bouwkundig

• Linoleum aanhelen waar nodig (schatting 2,0 m2)

• Tussenwand fractiekamer verwijderen (20,0) Opfrisbeurt ruimte 109 (49,0 m2)

• Nieuwe entreedeur maken (1st)

• Linoleum vervangen door vloerbedekking Afwerking  Vervanging vloerafwerking, verlaagd plafond

• Verlaagd plafond verlangen (121,0 m2)

 Gordijnen/ zonwering (5 stuks)  Schilderwerk 35 m sauswerk Klimaatinstallaties • Klimaatinstallatie: verleggen luchtbehandeling van Fabricius naar Enschede (LBK staat boven Fabricius), verhogen koelcapaciteit, aanpassen elektra: € 50.000 )offertebedrag conform offerte Feniks op 2 oktober 2023, scenario 1.2. • Aanpassen licht: geraamd op € 35.500, overlegd met leverancier dat dit omlaag kan naar €15.000 voor basiskwaliteit. Techniek • Verplaatsen AV-middelen €18.000

• Muren witten (28 m)

Overzicht kosten Commissiekamer in de Enschedekamer Uit raming ICS

Uit externe offertes

Overig

Totaal

Enschedekamer Bouwkundig * Interieur ** Installaties ***

80.000 80.000 65.000 18.000

Verplaatsen AV - middelen Gevolgkosten Aanpassingen ruimtes 117, 109, Fabricius

50.000

50.000 7.000 20.000

Verhuiskosten Onvoorzien Subtotaal

210.000

83.000

Totaal investeringsraming (inclusief BTW) *Verwijderen wanden, plaatsen wanden, nieuw plafond en vloer, schilderwerk, gordijnen, bouwkundige voorbereiding E, Timmerwerk **Aanvullen bestaande tafel en stoelen ***Gebruik huidige LBK Fabricius, inclusief aanpassing installaties, Elektra, verlichting (nu 35.000 geraamd in offerte, leverancier akkoord met 15.000), bouwkundige voorbereiding W

80.000 80.000 65.000 18.000

7.000 20.000

27.000 320.000

Afgevallen opties voor alternatieve locatie fractie 1.

Castelijnskamer (55m2)

> is een van de weinige vergaderruimtes toegankelijk voor mindervaliden, die kan niet tijdelijk komen te vervallen

2.

Ruimte 2,3,4 (70m2)

> buiten de beveiligingsschil

3.

Fabriciuskamer (65m2)

> grote vergaderruimte blijft nodig, niet wenselijk om op te geven

4.

Ruimte 110 (110m2)

> Hoge mate van ingrepen noodzakelijk; verplaatsen beveiligingsscheil, wanden zetten. Geluidsdicht maken van de ruimtes is een uitdaging en de ruimte zal in de toekomst naar verwachting als geheel gebruikt zal worden, dus grote desinvestering

5.

Ruimte 127 (40m2)

> fusie Groen Links en PvdA nog niet op fractieniveau gewenst

6.

Ruimte 109 (50m2)

> buiten bestaande beveiligingsschil

7.

Ruimte Pandbewaarder

> Plan B, als ruimte 116 niet werkt

1

5

3

4

2

6

7

Beveiligingsschil

Fracties

Fracties

Griffie

Bijlage Plattegronden Stadhuis

Stadhuis Begane grond

30 mei 2023

Stadhuis 1e verdieping

30 mei 2023

Stadhuis 2e verdieping

30 mei 2023