Bijlage 1 Overzicht opvolging Duisenberg aanbevelingen en adviezen accountant en Auditcommissie tbv behandeling Programmabegroting 2026-2030

Bijlage 1: Overzicht opvolging Duisenberg aanbevelingen en adviezen accountant en Auditcommissie ten behoeve van de behandeling van de programmabegroting 20262030

Inhoudsopgave 1.

Inleiding

2

2.

Aanbevelingen

2

2.1

Aanbevelingen jaarrekening 2019

2

2.2

Aanbevelingen jaarrekening 2022

2

2.3

Aanbevelingen Jaarstukken 2023

2

2.4

Adviezen Auditcommissie en accountant

2

2

1.

Inleiding

Twee keer per jaar brengen rapporteurs en sinds 2024 ook de Auditcommissie advies uit aan de raad over de wijze van opvolging van aanbevelingen uit de zogenoemde Duisenberg-light onderzoeken en van de adviezen van Auditcommissie en. Dit gebeurt steeds ten behoeve van de behandeling van de Programmabegroting en de Jaarstukken en is gebaseerd op de reactie van het college een reactie op de stand van zaken rond deze aanbevelingen en adviezen. De rapporteurs en de Auditcommissie beoordelen deze reactie en brengen gezamenlijk advies uit aan de raad. Dit overzicht vormt de onderbouwing van dat gezamenlijke advies. Per aanbeveling of advies is opgenomen: de inhoud van de aanbeveling, de recente reactie van het college, het advies van rapporteurs of de Auditcommissie, de conclusie of het punt (nog) niet is afgedaan en een advies aan de raad met handelingsperspectief. Daarmee wordt zichtbaar welke aanbevelingen en adviezen: • reeds zijn of worden verwerkt in recente of aanstaande P&C-producten (o.a. Bestuursrapportage 2025, Jaarstukken 2025, Programmabegroting 2026–2030); • nog open blijven staan; • worden betrokken bij de eerstvolgende raadsconferentie over programma’s, doelen(bomen) en indicatoren; • zijn doorgeleid naar de nieuw te installeren Auditcommissie voor verdere beoordeling.

2.

Aanbevelingen

In dit hoofdstuk worden de openstaande Duisenberg aanbevelingen geclusterd per verantwoordingsjaar (2019, 2022 en 2023) aangegeven en per aanbeveling wordt aangegeven: a. wat de inhoud van de aanbeveling is; b. wat de stand van zaken is met betrekking tot de opvolging door het college; c. het bijbehorende advies van de rapporteurs of, waar van toepassing, van de Auditcommissie; d. en of de aanbeveling naar het oordeel van de rapporteurs c.q. Auditcommissie als (nog niet) afgedaan kan worden beschouwd, al dan niet na verwerking. Naast de aanbevelingen worden in paragraaf 2.4 ook de adviezen van de Auditcommissie en de accountant toegelicht. Per advies wordt aangegeven op welke wijze het college hieraan opvolging heeft gegeven en tot welk advies aan de raad dat leidt, op basis van de beoordeling door de Auditcommissie of de rapporteurs.

2.1

Aanbevelingen jaarrekening 2019 Digitalisering primaire werkprocessen in fysieke en sociale domein opnemen in ICT strategie (2020/0609756) Stel een ICT-strategie op die meer tempo maakt met digitalisering van primaire werkprocessen in het fysieke en sociale domein. Conclusie voor Het college deelt de mening dat digitalisering een omvangrijke en complexe afdoening opgave is die alle aspecten van de gemeente raakt. Tijdens de raadsbijeenkomst van 10-11-2022 stelt de raad dat de door het college toegezegde digitaliseringsstrategie niet voor de behandeling van de begroting aan de raad is voorgelegd. Ook is er nog geen duidelijkheid over wanneer deze nota en ook de roadmap wordt voorgelegd. Om die reden is besloten deze aanbeveling als nog niet opgevolgd te beschouwen. Het duurt langer om de plannen voor digitalisering concreet te krijgen. De uitwerking van de informatienota Prioritering 2023 speelt hierin mee. Het kost meer tijd

3

Advies rapporteurs

2.2

en inspanning dan ingeschat om de lopende en geplande projecten op te halen en weer terug te vertalen naar doelstellingen waar de raad zich in kan herkennen en om de prioriteiten vanuit de verschillende domeinen op elkaar af te stemmen. Het college heeft eerder gesteld naar verwachting medio 2024 meer duidelijkheid qua planning en inhoud te kunnen gegeven. Het college erkent dat dit niet gebeurd is. Vanwege noodzakelijke werkzaamheden in onderhoud van bestaande systemen, het implementeren van beveiligingsmaatregelen om de veiligheid van de IT omgeving te waarborgen en de herinrichting van het domein Bedrijfsvoering (met name het I domein) is er geen capaciteit geweest om een ICT strategie op te stellen met hierin digitalisering van primaire werkprocessen in het sociaal en fysiek domein. Het college verwacht in 2026 de raad meer informatie te kunnen geven. Het college beschouwt de aanbeveling als nog niet afgedaan. Het advies van de rapporteurs aan de raad is deze aanbeveling als nog niet afgedaan te beschouwen.

Aanbevelingen jaarrekening 2022 Doelen helderder, controleerbaar en stuurbaar (2023/1384454) Maak de doelen helderder, controleerbaar en stuurbaar. Of maak zo nodig gebruik van hoofden subdoelen. a. Specifiek voor programma 4.2 Toerisme gaat de jaarrekening en begroting uit van een balans tussen de (kwalitatieve) groei van toerisme en de ervaren overlast. Maak duidelijk waar de balans naartoe mag bewegen zodat de raad kan beoordelen of we op de goede weg zijn. Lukt dat niet? Scheidt dan de doelen zodat er per doelstelling acties ondernomen kunnen worden (beleidsveld 4.2 Economie, toerisme en cultuur) b. Specifiek voor programma 6.2 rond 'Nieuwe Democratie': Voor dit doel 'Meer Haarlemmers participeren in het besturen van de stad' zijn in het actieprogramma 'Nieuwe Democratie' zowel doelen geformuleerd rond participatie initiatieven vanuit de gemeente, top-down, als doelen rond participatie initiatieven vanuit de stad, bottom-up. Wanneer dit in het nieuwe actieprogramma ook het geval is, breng deze scheiding dan ook aan in het doel in de begroting door deze te splitsen of gebruik te maken van hoofd- en subdoelen. Voorstel college Het college sluit zich aan bij het advies van de rapporteurs en stelt voor deze voor afdoening aanbeveling af te doen bij de eerstvolgende indicatorenconferentie bij de start van de volgende coalitieperiode.

Advies De rapporteurs stellen vast dat de raad op 19 juni 2025 reeds heeft rapporteurs ingestemd met het overhevelen van onderdeel b van deze aanbeveling naar de raadsconferentie over doelen, indicatoren en prestaties. De Auditcommissie herinnert de raad eraan dat hij op 27 juni 2024 reeds heeft besloten dat onderdeel a van deze aanbeveling als afgedaan kan worden beschouwd, omdat de betreffende doelstelling niet langer in de doelenboom is opgenomen. Toelichten toevoegingen en onttrekkingen reserves (2023/1384513) Laat bij toevoegingen en onttrekkingen uit reserves in de Jaarstukken (bijvoorbeeld paragraaf 4.5 van de jaarrekening) met een korte toelichting concreet zien wat de toevoegingen c.q. onttrekkingen betreffen, hoe die zich verhouden tot de geraamde toevoegingen en onttrekkingen en op welk beleidsveld en doel deze betrekking hebben.1

1Accountant en Auditcommissie hebben als aanvulling op deze aanbeveling meegegeven om een analyse op te nemen van de werkelijke

onttrekkingen en stortingen in de reserves ten opzichte van de gewijzigde begroting, inclusief het saldo van de reserves per 31 december.

4

Collegereactie

Advies Auditcommissie

Deze aanbeveling is opgenomen in het door de raad op 19 juni 2025 vastgestelde dummyprogramma en wordt verwerkt in het eerstvolgende P&C product waar de aanbeveling onderdeel van uit maakt, in dit geval de Bestuursrapportage 2025. Het college beschouwt de aanbeveling als afgedaan. De Auditcommissie constateert dat de verwerking in de Bestuursrapportage 2025 aansluit bij scenario 2, waar de raad op 19 juni 2025 mee heeft ingestemd. In dit scenario is vastgelegd dat per programma inzicht wordt gegeven in: • de begrote en gerealiseerde toevoegingen en onttrekkingen per reserve; • de afwijkingen tussen begroting en realisatie; • het bijbehorende beleidsveld en beleidsdoel; • de eindstand per 31 december; • en een ondersteunende visualisatie van deze gegevens. De Auditcommissie adviseert de raad deze aanbeveling als afgedaan te beschouwen.

Aansluiting financiën doelenboom en onderscheid going concern activiteiten en budgetten (2023/1384482) a. Zorg dat de financiële onderdelen van begroting en jaarverslag aansluiten op de doelenboom. b. Maak daarbij inzichtelijk welke middelen geraamd (begroting) worden c.q. besteed zijn (jaarverslag) aan de gestelde doelen uit de doelenboom. 2 c. Maak - indien van toepassing - in de beleidsvelden naast de doelstellingen ook duidelijk welke going-concern activiteiten en budgetten in betreffende beleidsveld zijn opgenomen. d. Maak bij de gestelde doelen uit de doelenboom en bijhorende budgetten ook inzichtelijk dat eventueel sprake is van incidentele middelen Collegereactie Deze aanbeveling is opgenomen in het door de raad op 19 juni 2025 vastgestelde dummyprogramma en wordt verwerkt in het eerstvolgende P&C product waar de aanbeveling onderdeel van uit maakt, in dit geval de Programmabegroting 2026-2030. Het college beschouwt de aanbeveling als afgedaan. Advies a. Aansluiting financiële onderdelen doelenboom Auditcommissie De Auditcommissie constateert dat in de Programmabegroting 2026–2030 de lasten en baten per product afzonderlijk in de doelenboom zijn weergegeven. Daarmee is opvolging gegeven aan de eerdere aanbeveling van de rapporteurs om niet langer uitsluitend gesaldeerde cijfers te tonen.

Daarnaast is in de doelenboom een verwijzing opgenomen naar bijlage 6.9, waarin nadere detailinformatie beschikbaar is. Op basis van deze constatering adviseert de Auditcommissie de raad in te stemmen met deze invulling en de aanbeveling als afgedaan te beschouwen. b. Inzicht in geraamde en bestede middelen aan doelen De Auditcommissie stelt vast dat de raad in juni 2025 heeft besloten dit onderdeel van de aanbeveling door te geleiden naar de nog te installeren nieuwe Auditcommissie. Daarmee is de verdere beoordeling en opvolging van deze aanbeveling belegd bij die commissie. Dit onderdeel van de aanbeveling is daarmee nog niet afgedaan. 2 Deze aanbeveling sluit ook aan bij de aanbeveling van de Auditcommissie heeft gedaan bij de jaarstukken 2022, namelijk: (1) begrotings-

verschillen: beter inzicht in de verschillen tussen begroting en realisatie, met bijzondere aandacht voor significante afwijkingen. (2) relatie budget en doelen: duidelijke relatie tussen budget, doelen en prestaties in de jaarrekening, met onderscheid tussen geleverde prestaties en bereikte doelen.

5

c. Onderscheid going-concern activiteiten en budgetten De Auditcommissie stelt vast dat de raad in juni 2025 heeft besloten dit onderdeel van de aanbeveling door te geleiden naar de nog te installeren nieuwe Auditcommissie. Daarmee is de verdere beoordeling en opvolging van deze aanbeveling belegd bij die commissie. Dit onderdeel van de aanbeveling is daarmee nog niet afgedaan. d. Inzicht in incidentele middelen bij doelen en budgetten De Auditcommissie constateert dat in de Programmabegroting 2026–2030 in een overzicht is opgenomen waarin structurele en incidentele posten per programma worden toegelicht ondersteund met een grafische weergave. Daarmee is uitvoering gegeven aan de aanbeveling om inzicht te geven in incidentele middelen. De Auditcommissie adviseert de raad daarom in te stemmen met deze invulling en de aanbeveling als afgedaan te beschouwen.

Aanpassing formats nota's en gebruik eenduidige en begrijpelijke termen (2023/1384442) a. In zowel de formats voor begroting en jaarverslag als in de formats voor alle overige relevante beleidsstukken en kaderstellende nota's een aanpassing te doen, zodat steeds wordt begonnen met het beantwoorden van de volgende vragen: - Waarom doen we dit? Aanleiding, bijvoorbeeld het oplossen van een probleem, uitvoeren van een wettelijke taak, aanpassing in wet en regelgeving; - Wat willen we bereiken? Doelstelling, met indien nodig subdoelstellingen (met effectindicatoren); - Wat gaan we daarvoor doen/hebben we gedaan? Prestaties (met prestatie indicatoren), met daarbij indien van toepassing aangeven of de gemeente dit zelf uitvoert of dat het (gedeeltelijk) uitgevoerd wordt via een verbonden partij of subsidie; - Wat hebben we bereikt? Bij stukken als voortgangsrapportages en het jaarverslag beschrijven of en in welke mate er al dan niet door de prestaties voortgang is geboekt op het behalen van de gestelde doelen. Wanneer er geen concrete cijfermatige indicatoren zijn, geef dan via de verslaglegging weer wat de ervaring/bevinding/gevoel van de betrokken ambtenaren is; - Wat gaat het kosten/wat heeft het gekost? Begroting van middelen bij de doelen en prestaties en verantwoording van bestede middelen, na realisatie. b.

De beantwoording van deze vragen kan in begroting en jaarverslag kort en bondig zijn, mits in de tekst verwijzingen (hyperlinks) opgenomen worden naar het relevante document met verdere uitleg. c. Gebruik eenduidige en voor iedereen begrijpelijke termen. Als een term uitleg behoeft geef die dan, desnoods door een verwijzing. En zorg er voor dat termen in alle relevante stukken gelijk zijn. Bijvoorbeeld wat is voor de gemeente een 'kwaliteitstoerist' en wat wordt bedoeld met een 'stadmaker'. Collegereactie De noodzakelijkheid om in (vakinhoudelijke) beleidsnota’s doelen op te nemen en deze smart te maken middels indicatoren wordt ondersteund door het college. Evenals het in de nota's aangeven aan welke begrotingsdoelen (en daarbij horende indicatoren) de nota bijdraagt. De uitvoering daarvan is gekoppeld aan het traject nieuwe formats raadsnota’s. De afdeling DIA onderzoekt momenteel welke indicatoren en informatie er allemaal al zijn binnen de organisatie. Dit zijn er al meer dan 500. Vervolgstap is dat gekeken wordt welke indicatoren en informatie waar kan bijdragen aan het duiden/verhelderen van informatie. Dit traject zal langer lopen dan het traject nieuwe formats raadsnota’s. Advies De rapporteurs constateren dat het college de aanbeveling “Aanpassing rapporteurs formats nota’s en gebruik eenduidige en begrijpelijke termen”

6

(2023/1384442) heeft opgevolgd, met uitzondering van het onderdeel dat betrekking heeft op doelen en indicatoren. Het is positief dat de nieuwe formats voor beleidsnota’s inmiddels zijn vastgesteld en met de raad zijn gedeeld. Het onderdeel dat ziet op de verdere ontwikkeling en toepassing van indicatoren is nog niet volledig uitgewerkt. De rapporteurs stellen voor dit onderdeel te monitoren via de opvolging van de aanbeveling “Indicatoren opnemen in nieuwe format raadsnota’s” (2024/1265185) die van gelijke strekking is. Zij adviseren de raad dan deze aanbeveling als afgedaan te beschouwen.

Nieuwe raadsconferentie (2023/1080370) De overgenomen aanbeveling luidt om aan het begin van de volgende raadsperiode wederom een raadsconferentie te organiseren waar voldoende tijd en aandacht kan worden geschonken aan de input vanuit de raad en fracties. Bij de afgelopen raadsconferentie is dit onvoldoende tot recht gekomen en hebben fracties door tijdsdruk niet meer de gelegenheid gekregen om op elkaars voorstellen te reageren. Collegereactie Het college zegt toe na aanvang van de volgende raadsperiode een indicatorenconferentie te organiseren. Daarmee wordt deze aanbeveling in het najaar van 2026 afgedaan. Advies Het advies van de rapporteurs aan de raad luidt deze aanbeveling als nog niet rapporteurs afgedaan te beschouwen en niet vooruit te lopen op afdoening in het najaar van 2026.

2.3

Aanbevelingen Jaarstukken 2023 Meer inzicht in prestaties verbonden partijen (2024/1265219) Geef aan op welke manier verbonden partijen bijdragen aan de door de gemeente gestelde doelen en prestaties door aan te geven: a. Welke prestaties (geheel of gedeeltelijk) door verbonden partijen uitgevoerd worden b. Informatie op hooflijnen over of de door het college met de verbonden partijen afgesproken doelen en doelen en prestaties ook bereikt en geleverd worden c. Dit niet alleen inzichtelijk gemaakt wordt in de bijlage verbonden partijen maar ook in de programma verantwoording zelf, bijvoorbeeld via een actieve verwijzing naar de bijlage.3 Collegereactie Deze aanbeveling is opgenomen in het door de raad op 19 juni 2025 vastgestelde dummyprogramma en wordt verwerkt in het eerstvolgende P&C product waar de aanbeveling onderdeel van uit maakt, in dit geval de Programmabegroting 2026-2030. Het college beschouwt de aanbeveling als afgedaan. Advies De Auditcommissie constateert dat de Programmabegroting 2026–2030 Auditcommissie uitvoering geeft aan deze aanbeveling. Dit sluit aan bij scenario 2, waar de raad op 19 juni 2025 mee heeft ingestemd. In de programmaverantwoording is opgenomen: • welke prestaties (geheel of gedeeltelijk) door verbonden partijen worden uitgevoerd; • informatie op hoofdlijnen over de realisatie van de met verbonden partijen afgesproken doelen en prestaties;

3 De accountant en Auditcommissie hebben geadviseerd dit te vervangen door per programma aan te

geven met welke verbonden partijen de doelstellingen worden gerealiseerd.

7

•

en een actieve verwijzing naar de bijlage Verbonden partijen met nadere details. De Auditcommissie adviseert de raad daarom de aanbeveling als afgedaan te beschouwen. Presentatie en lay-out tabellen verbeteren ter ondersteuning van leesbaarheid en trend informatie (2024/1265145) Breid de presentatie en lay-out van zowel de indicatorenoverzichten als de informatie over de baten en de lasten uit met trendinformatie en onderzoek op welke manier visualisatie van deze informatie bijvoorbeeld door het gebruik van grafieken en diagrammen kan worden verbeterd, eventueel aangevuld met infographics.4 Toelichting: De verschillende tabellen in begroting en jaarverslag zijn door de gekozen presentatievorm van de informatie en de lay-out niet erg goed leesbaar. Het is bijvoorbeeld lastig om in de indicatorenoverzichten een goed onderscheid te maken tussen de doelen met de effectindicatoren en de prestaties met de prestatie-indicatoren. Door de manier van presenteren is tevens niet goed te zien of realisatiewaardes in lijn zijn met streefwaardes. Ook andere trendinformatie voor bijvoorbeeld de baten en de lasten is zowel door de manier van presenteren als door de versnippering van de informatie binnen de documenten zelf, lastig te zien.

Er zijn gemeenten, zoals die dit op een andere manier presenteren door bijvoorbeeld de lay-out van deze tabellen aan te passen of gebruik te maken van grafieken en diagrammen. De rapporteurs zijn zich ervan bewust dat de documenten hierdoor minder compact worden, maar hierdoor de leesbaarheid wel door wordt verbeterd. Collegereactie Deze aanbeveling is opgenomen in het door de raad op 19 juni 2025 vastgestelde dummyprogramma en wordt verwerkt in het eerstvolgende P&C product waar de aanbeveling onderdeel van uit maakt, in dit geval de Programmabegroting 2026-2030. Het college beschouwt de aanbeveling als afgedaan. Advies De Auditcommissie constateert dat in de Programmabegroting 2026–2030 Auditcommissie uitvoering is gegeven aan deze aanbeveling voor wat betreft het meerjarig verloop van baten en lasten. Dit is conform scenario 2, waar de raad in juni 2025 mee heeft ingestemd. Per programma is een staafdiagram opgenomen die het meerjarig verloop van baten en lasten inzichtelijk maakt. Daarmee is dit het onderdeel van de aanbeveling opgevolgd. Het onderdeel dat ziet op de visualisatie van effect- en prestatie-indicatoren is niet in de Programmabegroting verwerkt. Dit is, conform het raadsbesluit van 19 juni 2025, doorgeschoven naar de eerstvolgende raadsconferentie over doelen, indicatoren en prestaties.

De Auditcommissie adviseert de raad daarom: • het onderdeel over baten en lasten als afgedaan te beschouwen; • en het onderdeel over indicatoren aan te merken als nog niet afgedaan; • in afwachting van de raadsconferentie en deze onder te brengen bij de aanbeveling “Indicatoren opnemen in nieuwe format raadsnota’s” (2024/1265185); • deze aanbeveling in haar geheel als afgedaan te beschouwen.

4 Aanvullend op deze aanbeveling luidde het advies van de accountant en Auditcommissie:

c. Een grafiek met het meerjarig verloop (afgelopen vier jaar) en de trend vanuit de begroting (komende vier jaar) van de baten en lasten van het betreffende beleidsveld. d. Een andere visualisatie voor effect- en prestatie-indicatoren.

8

Bij de volgende raadsconferentie de wettelijke taak het verzorgen van tijdige, passende jeugdhulp’ opnemen als doel met bijbehorende prestaties en indicatoren (2024/1265233) Geef bij de eerstvolgende raadsconferentie over doelen, indicatoren en beleidsvelden aan een extra doel en prestatie toe te voegen die de wettelijke taak van de gemeente 'het verzorgen van tijdige, passende jeugdhulp' omvat en voeg daar indicatoren aan toe waarmee het behalen van dit doel kan worden gemonitord. Collegereactie Het college sluit zich aan bij het advies van de rapporteurs en stelt voor deze aanbeveling af te doen bij de eerstvolgende indicatorenconferentie bij de start van de volgende coalitieperiode. Advies De aanbeveling kan pas afgedaan worden beschouwd als de raad dit heeft rapporteurs betrokken bij de eerstvolgende raadsconferentie.

Product Dierenbescherming visueel ‘ontkoppelen’ (2024/1265275) Pas de opmaak van de doelenboom voor beleidsveld 4.3 aan, zodat visueel ondersteund wordt dat product Dierenbescherming (4340) niet gekoppeld is aan de prestatie-indicatoren 'aantal wilde bijensoorten' en 'oppervlakte ecologisch beheerd groen (in ha)', behorende bij product Groen (4311). Collegereactie Het college kan zich vinden in de mening van de rapporteurs dat de huidige weergave verwarrend kan zijn en stelt voor om deze aanbeveling af te doen d.m.v. een nieuwe opmaak voor beleidsveld 4.3, waarbij duidelijk wordt dat de prestatie indicatoren ‘aantal wilde bijensoorten’ en ‘oppervlakte ecologisch beheerd groen (ha)’ niet gerelateerd zijn aan het product ‘dierenbescherming’, met ingang van Programmabegroting 2026-2030. Het college stelt voor op deze wijze de aanbeveling op te volgen. Het college beschouwt de aanbeveling als afgedaan na publicatie van Programmabegroting 2026-2030. Advies De Auditcommissie constateert dat in de Programmabegroting 2026–2030 de rapporteurs doelenboom voor beleidsveld 4.3 is aangepast. Het product Dierenbescherming (4340) is daarin visueel losgekoppeld van de prestatieindicatoren die horen bij het product Groen (4311). Daarmee is uitvoering gegeven aan de aanbeveling en is de eerdere verwarring weggenomen.

De commissie acht deze wijze van verwerking passend en in lijn met de gemaakte afspraken. Zij adviseert de raad daarom deze aanbeveling als afgedaan te beschouwen. Smileys legenda objectiever maken (2024/1265176) Kies voor een wat meer objectieve legenda als uitleg voor de kleur van smiley's waarbij aangegeven wordt of het behalen van het doel c.q. de uitvoering van de prestaties volgens plan verloopt/is verlopen (groen), aandacht verdient (oranje) of niet volgens plan (rood) verloopt/is verlopen. Collegereactie Deze aanbeveling is opgenomen in het door de raad op 19 juni 2025 vastgestelde dummyprogramma en wordt verwerkt in het eerstvolgende P&C product waar de aanbeveling onderdeel van uit maakt, in dit geval de Bestuursrapportage 2025. Het college beschouwt de aanbeveling als afgedaan. Advies Naar aanleiding van het gesprek dat in april 2025 met de wethouder en de rapporteurs concerncontroller heeft plaatsgevonden, hebben de rapporteurs voorgesteld om de huidige systematiek van smileys te vervangen door een neutrale kleurcodering met bolletjes in stoplichtkleuren, met de volgende betekenis: • groen: uitvoering verloopt volgens plan; • oranje: uitvoering verdient aandacht; • rood: uitvoering verloopt niet volgens plan.

9

De rapporteurs zijn verheugd dat het college hun voorstel heeft overgenomen en dat de nieuwe systematiek in de Bestuursrapportage 2025 is verwerkt en daarna ook in andere P&C-documenten zal worden verwerkt zoals de Jaarstukken. Zij adviseren de raad in te stemmen met deze wijze van verwerking en de aanbeveling als afgedaan te beschouwen. Indicatoren opnemen in nieuwe format raadsnota’s (2024/1265185) Neem in de nieuwe formats voor raadsvoorstellen op dat bij kaderstellende nota's op beleidsniveau indicatoren worden opgenomen op basis waarvan de prestaties en effecten van het beleid door de raad kunnen worden gemonitord, in bijvoorbeeld voortgangsrapportages. Collegereactie De noodzakelijkheid om in (vakinhoudelijke) beleidsnota’s doelen op te nemen en deze SMART te maken middels indicatoren wordt ondersteund door het college. Evenals het in de nota's aangeven aan welke begrotingsdoelen (en daarbij horende indicatoren) de nota bijdraagt. De uitvoering daarvan is gekoppeld aan het traject nieuwe formats raadsnota’s. De afdeling DIA onderzoekt momenteel welke indicatoren en informatie er allemaal al zijn binnen de organisatie. Dit zijn er al meer dan 500. Vervolgstap is dat gekeken wordt welke indicatoren en informatie waar kan bijdragen aan het duiden/verhelderen van informatie. Dit traject zal langer lopen dan het traject nieuwe formats raadsnota’s.

Advies De rapporteurs stellen vast dat het college de aanbeveling “Indicatoren rapporteurs opnemen in nieuwe format raadsnota’s” (2024/1265185) ondersteunt en heeft gekoppeld aan het traject nieuwe formats voor beleidsnota’s. Het is positief dat deze nieuwe formats inmiddels zijn vastgesteld en met de raad zijn gedeeld. Daarmee is een belangrijke stap gezet in het verbeteren van de opzet en begrijpelijkheid van beleidsnota’s. Uit de reactie van het college blijkt echter dat het benoemen van het doel waaraan het betreffende beleid bijdraagt en het opnemen van indicatoren nog geen structureel onderdeel uitmaakt van de formats. De rapporteurs adviseren de raad deze aanbeveling vooralsnog niet als afgedaan te beschouwen en het college te verzoeken ervoor te zorgen dat de opvolging bij de eerstvolgende voortgangsrapportage (bij de jaarstukken) is afgerond en daadwerkelijk in de formats is opgenomen. Zie ook aanbeveling “Aanpassing formats nota’s en gebruik eenduidige en begrijpelijke termen” (2023/1384442), die van gelijke strekking is en primair toeziet op de formats.

Maak overlap tussen programma’s en beleidsvelden beter inzichtelijk (2024/1265255) Geef bij doelen en prestaties waaraan binnen verschillende beleidsvelden gewerkt wordt - zoals extra inzet op preventie maatregelen in het domein Jeugd of de werkzaamheden uitgevoerd door het CJG - aan onder welke beleidsvelden deze komen te vallen en uit welke financiële posten ze gefinancierd worden. Collegereactie De raad heeft bij behandeling van het dummyprogramma en het advies van de rapporteurs over alle openstaande aanbevelingen op 19 juni 2025 besloten deze aanbeveling over te hevelen naar de nog te installeren nieuwe Auditcommissie medio 2026. Het college zal het gesprek aan gaan met de nog te installeren nieuwe Auditcommissie over deze aanbeveling en beschouwt deze als nog niet afgedaan. Advies De rapporteurs stellen vast dat de raad in juni 2025 heeft besloten deze rapporteurs aanbeveling door te geleiden naar de nog te installeren nieuwe Auditcommissie medio 2026. Daarmee is de verdere beoordeling en

10

opvolging van deze aanbeveling belegd bij die commissie. De aanbeveling is daarmee nog niet afgedaan. Informatie begroting en jaarverslag beter op elkaar aansluiten (2024/1265128) Voeg bij ieder programma in de begroting de koppen 'wat willen we bereiken' en 'wat gaan we doen' toe vergelijkbaar zoals dat in het jaarverslag gedaan wordt bij 'wat hebben we bereikt' en 'wat hebben we gedaan'. Collegereactie De raad heeft bij behandeling van het dummyprogramma en het advies van de rapporteurs over alle openstaande aanbevelingen op 19 juni 2025 besloten deze aanbeveling over te hevelen naar de nog te installeren nieuwe Auditcommissie medio 2026. Het college zal het gesprek aan gaan met de nog te installeren nieuwe Auditcommissie over deze aanbeveling en beschouwt deze als nog niet afgedaan. Advies De rapporteurs stellen vast dat de raad in juni 2025 heeft besloten deze rapporteurs aanbeveling door te geleiden naar de nog te installeren nieuwe Auditcommissie medio 2026. Daarmee is de verdere beoordeling en opvolging van deze aanbeveling belegd bij die commissie. De aanbeveling is daarmee nog niet afgedaan. De rapporteurs adviseren de raad dit ook zo te constateren.

2.4

Adviezen Auditcommissie en accountant In 2024 zijn door de accountant en overgenomen door de Auditcommissie een aantal aanvullende adviezen verstrekt (Advies Auditcommissie twee Duisenberg aanbevelingen t.b.v. behandeling Jaarstukken 2023 (2024/978939). Deze adviezen zijn betrokken bij het opstellen van het dummyprogramma en het bijbehorende raadsvoorstel Afweging scenario’s en voorstel opvolging Duisenberg aanbevelingen en adviezen accountant en Auditcommissie (2025/392984). Het gaat om de volgende adviezen De analyse van de werkelijke onttrekkingen en stortingen in reserves ten opzichte van de gewijzigde begroting met het saldo van de reserve per 31 december (in plaats van een aparte bijlage) Advies Auditcommissie Dit is pas zichtbaar in de Jaarstukken 2025. De Auditcommissie adviseert de raad dit advies pas na verwerking in de Jaarstukken 2025 als afgedaan te beschouwen. b. Een grafiek met het meerjarig verloop (afgelopen vier jaar) en de trend vanuit de begroting (komende vier jaar) van de baten en lasten van het betreffende programma. Advies Auditcommissie De Auditcommissie constateert dat de invulling conform het door de raad vastgestelde scenario 2, namelijk per programma een staafdiagram met het meerjarig verloop, is opgenomen in de Programmabegroting 2026-2030 en adviseert de aanbeveling als afgedaan te beschouwen.

Dit is ook zo vermeld in paragraaf 2.3 bij aanbeveling "Presentatie en lay-out tabellen verbeteren ter ondersteuning van leesbaarheid en trendinformatie" (2024/1265145). c. Een andere visualisatie voor effect- en prestatie indicatoren toe te voegen Advies Auditcommissie De Auditcommissie stelt vast dat de raad op 19 juni 2025 reeds heeft ingestemd met het overhevelen van dit advies naar de raadsconferentie over doelen, indicatoren en prestaties. Dit is ook conform hetgeen vermeld staat in paragraaf 2.3 bij aanbeveling "Presentatie en layout tabellen verbeteren ter ondersteuning van leesbaarheid en trendinformatie" (2024/1265145). d. Doeluitkeringen: indien van toepassing de inzet van specifieke uitkeringen bij het betreffende a.

11

taakveld, met ook een vermelding van het vooruitontvangen bedrag (dat ‘geparkeerd’ staat onder de vooruitontvangen middelen) in het onderdeel ‘Wat heeft het gekost?’ Advies Auditcommissie De Auditcommissie constateert dat de verwerking van dit advies pas voor het eerst zichtbaar zal zijn in de Jaarstukken 2025. Daarom adviseert de commissie de raad dit advies voorlopig als nog niet afgedaan te beschouwen. e. Het vermelden van de meest relevante gedane investeringen (met restantbudgetten) bij het betreffende programma. Advies Auditcommissie De Auditcommissie constateert dat de verwerking van dit advies pas voor het eerst zichtbaar zal zijn in de Jaarstukken 2025. Daarom adviseert de commissie de raad dit advies voorlopig als nog niet afgedaan te beschouwen. f. In de doelenboom de lasten en baten afzonderlijk vermelden in plaats van gesaldeerd (in plaats van een aparte bijlage). Advies Auditcommissie De Auditcommissie constateert dat in de Programmabegroting 2026–2030 de lasten en baten per product afzonderlijk in de doelenboom zijn weergegeven. Daarmee is opvolging gegeven aan de eerdere aanbeveling van de rapporteurs om niet langer uitsluitend gesaldeerde cijfers te tonen. Op basis van deze constatering adviseert de Auditcommissie de raad in te stemmen met de verwerking en de aanbeveling als afgedaan te beschouwen.

Zie ook paragraaf 2.2, aanbeveling “Aansluiting financiën doelenboom”, onderdeel a (2023/1384482). g. Per programma aangeven met welke verbonden partijen de doelstellingen worden gerealiseerd. Advies Auditcommissie De Auditcommissie constateert dat de Programmabegroting 2026–2030 uitvoering geeft aan deze aanbeveling. Dit sluit aan bij scenario 2, waar de raad op 19 juni 2025 mee heeft ingestemd. In de programmaverantwoording is opgenomen: • welke prestaties (geheel of gedeeltelijk) door verbonden partijen worden uitgevoerd; • informatie op hoofdlijnen over de realisatie van de met verbonden partijen afgesproken doelen en prestaties; • en een actieve verwijzing naar de bijlage Verbonden partijen met nadere details. De Auditcommissie adviseert de raad daarom de aanbeveling als afgedaan te beschouwen. Dit advies komt overeen met aanbeveling "Meer inzicht in prestaties verbonden partijen" (2024/1265219) in paragraaf 2.3. h. Uitbreiding W-vragen Advies Auditcommissie De Auditcommissie constateert dat de Programmabegroting 2026–2030 uitvoering geeft aan de uitbreiding van de zogenoemde W-vragen, conform scenario 2 waar de raad op 19 juni 2025 mee heeft ingestemd.

In de Programmabegroting zijn de volgende onderdelen thematisch per programma toegevoegd, zoals eerder in het dummyprogramma voorzien: • Investeringen: overzicht van gerealiseerde en verwachte investeringen met beschikbare kredieten. • Investeringskredieten: top-10 overzicht met restantbudgetten, inclusief grafische weergave. • Verbonden partijen: toelichting op de bijdrage van verbonden partijen aan de programmadoelen, inclusief verwijzing naar bijlage. • Risico’s: opname van de top-10 risico’s per programma, gebaseerd op maximaal financieel gevolg. De Auditcommissie adviseert de raad daarom dit advies als afgedaan te beschouwen.

12

i.

Per programma in een overzicht opnemen uit welke kostenopbrengstencategorieën het betreffende beleidsveld bestaat. Advies Auditcommissie De Auditcommissie stelt vast dat de raad 19 juni 2025 heeft besloten dit onderdeel van de aanbeveling door te geleiden naar de nog te installeren nieuwe Auditcommissie. Daarmee is de verdere beoordeling en opvolging van deze aanbeveling belegd bij die commissie. Dit advies is daarmee nog niet afgedaan.

13

Dit is een uitgave van gemeente Haarlem, 6 oktober 2025

________________________________ Postbus 511 2003 PB Haarlem Tel. 14 023 haarlem.nl 14