Bijlage 1 Evenementenbeleid Haarlem
Tekst van het document
externe commissie om onafhankelijke en deskundige beoordeling mogelijk te maken. Daarnaast willen we onze rol als facilitator en ondersteuner scheiden van de rol als beoordelaar, om zo de zuiverheid van het subsidieverdelingsproces te waarborgen. Voor de commissie zullen in de zomer van 2025 leden geworven worden met relevante kennis van het evenementenveld en expertise op het gebied van bijvoorbeeld cultuur, sport, veiligheid, duurzaamheid, diversiteit en toegankelijkheid, marketing, organisatie en bedrijfsvoering. In het beoordelingskader, dat de basis vormt voor de subsidieregeling 2026-2028, worden vijf criteria onderscheiden. Per criterium kan een aanvraag punten ontvangen. Naast de beoordeling per aanvraag wordt ook het totaal van de aanvragen bekeken zodat rekening gehouden kan worden met een voldoende divers aanbod voor verschillende doelgroepen, diverse soorten en disciplines, een mix van bestaande en nieuwe evenementen, en spreiding in ruimte en tijd. Op basis van afzonderlijke scores, de commissiebespreking en de beoordeling van het geheel van de aanvragen wordt een verdeling van het beschikbare budget gemaakt tot aan het subsidieplafond – de zogeheten zaaglijn. Aanvragen die positief beoordeeld worden maar minder hoog scoren en onder de zaaglijn terecht komen, of aanvragen die negatief beoordeeld worden, worden niet gehonoreerd.
Aanvragen voor categorie 2 kunnen niet onder de zaaglijn terecht komen, omdat voor deze evenementen budget gereserveerd is. Op basis van het advies van de commissie neemt het college van B&W een besluit en worden de subsidies voor 2026-2028 in het najaar van 2025 beschikt.
Houtfestival. Foto © Roel Syperda
Evenementenbeleid Haarlem | 2025
20
Wat betekent de aanpak subsidie voor evenementen in de praktijk? Subsidieregeling 2026-2028 • Voor 2026-2028 wordt een subsidieregeling opgesteld. Aanvragen voor 2026-2028 kunnen in de zomer van 2025 ingediend worden. Het beoordelen en beschikken van aanvragen – voor bestaande evenementen én nieuwe initiatieven – vindt plaats in het najaar van 2025. In 2028 wordt de subsidieregeling waar nodig aangepast voor de volgende subsidieperiode. • In de regeling maken we onderscheid tussen twee categorieën: 1) open budget voor evenementen, 2) evenementen van breed maatschappelijk belang.
Adviescommissie • We werven een externe adviescommissie op basis van een profiel dat voorziet in diverse deskundigheden. De commissieleden worden door het college van B&W benoemd.
Beoordelingskader • Om te bepalen welke evenementen subsidie krijgen introduceren we een nieuw beoordelingskader, dat door de gemeenteraad wordt vastgesteld en de basis vormt voor de subsidieregeling 2026-2028.
Kerstmarkt • Voor de Kerstmarkt zal naar de financiering, opzet en omvang gekeken worden, op basis van een evaluatie. • Aan de hand hiervan kan in een separaat proces besluitvorming plaatsvinden over de toekomst van onder meer de Kerstmarkt waarbij ook de opbrengsten en lasten voor de stad worden betrokken. Dan wordt besloten of en hoeveel budget voor de Kerstmarkt benodigd blijft en welke organisatie- en financieringsvorm passend is.
Bloemencorso Haarlem • Het Bloemencorso kan een subsidieaanvraag indienen voor het open budget voor evenementen in de periode 2026-2028. De aanvraag wordt beoordeeld volgens het beoordelingskader. • Binnen het open budget voor evenementen wordt € 50.000 gereserveerd ten behoeve van het stilstaande Bloemencorso, in het geval dat de subsidieaanvraag voor het rijdende Bloemencorso 2026-2028 wordt gehonoreerd. Indien de aanvraag niet wordt gehonoreerd, komt het bedrag beschikbaar voor andere aanvragen. • Het stilstaande Bloemencorso wordt meegenomen in het onderzoek naar een externe evenementenorganisatie.
Sinterklaas intocht. Foto © Pieter Klein Beernink
Evenementenbeleid Haarlem | 2025
21
Financieel overzicht In 2025 tot en met 2028 zijn ten behoeve van evenementen de volgende budgetten beschikbaar: 2025
2026
2027
2028
Structureel budget
550.000
550.000
550.000
550.000
Incidenteel extra budget Overheveling 2024
250.000 150.000
250.000
0
0
Totaal
950.000
800.000
550.000
550.000
2025
2026
2027
2028
550.000
550.000
550.000
550.000
Extra voor subsidiëring evenementen 2026 - 2028
-
200.000
200.000
200.000
Overgangsjaar 2025: (extra) steun Bevrijdingspop, Keti Koti, Pride en de Sinterklaasintocht (centrum)
50.000
Totaal
600.000
750.000
750.000
750.000
2026
2027
2028
Subsidiecategorie 1: Open budget voor evenementen
555.000
555.000
555.000
Subsidiecategorie 2: Evenementen van breed maatschappelijk belang
195.000
195.000
195.000
Totaal
750.000
750.000
750.000
De incidentele middelen die de gemeenteraad beschikbaar heeft gesteld zijn primair bedoeld voor de financiële ondersteuning van evenementen. Daarom wordt het evenementenbudget aangewend voor de subsidieregeling 2026-2028. Door de incidentele middelen te spreiden, stellen we ook in 2027 en 2028 meer subsidiebudget beschikbaar. Bij de Kadernota 2026 en Voortgangsrapportage 2025 wordt voorgesteld de incidentele middelen als volgt te herverdelen:
Structureel budget
De verdeling van het subsidiebudget 2026-2028 wordt als volgt:
Evenementenbeleid Haarlem | 2025
22
3 Bijlagen 1. Totaaloverzicht gesubsidieerde en/of meldingsen vergunningplichtige evenementen 2. Analyse evenementenaanbod - Bureau Respons 3. Duurzaamheidsladder (DLE) Green Events
Evenementenbeleid Haarlem | 2025
23
Dit is een uitgave van gemeente Haarlem, 20 mei 2025 Postbus 511 2003 PB Haarlem Tel. 14 023 haarlem.nl
Evenementenbeleid Haarlem | 2025
24