Bijlage 1 Evenementenbeleid Haarlem

Evenementenbeleid Haarlem

20 mei 2025 Economie, Cultuur, Duurzaamheid en Wonen

Inhoud Inleiding3

1

Het belang van evenementen

3

Ontwikkelingen in de sector 

3

Het huidige beleid loopt af

4

Evenementen en de stad 

6

1.1

Wat zegt de stad zelf over evenementen? 

6

Behoefte aan ontmoeting, vernieuwing en spreiding 

7

Behoefte aan ondersteuning 

7

Inspraak 

8

Startnotitie en moties

8

1.2 2

Ambities

9

2.1

Gastvrije evenementenstad voor organisatoren, bewoners en bezoekers 

9

Rolverdeling gemeente en organisatoren

9

Duurzaamheidsladder (DLE)

10

De gemeente als organisator 

10

Verwelkomen landelijke evenementen 

10

Terugdringen van regeldruk 

11

Toegankelijkheid van evenementen

12

Sociale veiligheid 

12

2.2 Leefbaarheid en levendigheid in een duurzame stad

13

Spreiding van evenementenlocaties

13

Ontwikkelen van sturingsinstrumenten voor evenementen 

13

Verduurzaming van evenementen 

14

2.3 Vernieuwde aanpak subsidiëring evenementen

3

16

Nieuw beoordelingskader voor subsidie evenementen 2026-2028

17

Subsidieregeling 2026-2028 met twee categorieën en maatwerk

19

Maatwerk voor Kerstmarkt en Bloemencorso Haarlem

19

Aanvraagperiode en beoordelingsproces

20

Financieel overzicht 

22

Bijlagen 

23

Foto omslag: Bevrijdingspop © Roel Syperda

Evenementenbeleid Haarlem | 2025

2

Inleiding

Pride Haarlem. Foto © Hiddes entertainment

Voor u ligt het vernieuwde evenementenbeleid van Haarlem. De stad bruist van de vele evenementen die er jaarlijks plaatsvinden. Ieder jaar weer zetten organisatoren, ondernemers, vrijwilligers, veiligheidsdiensten en ambtenaren zich in voor een levendige, aansprekende en goed verlopen evenementen­kalender, en daar komt veel bij kijken. In het vernieuwde evenementenbeleid staan we onder meer stil bij het belang van evenementen voor de stad, de energie die ze brengen en het behoud van een prettige leefomgeving voor inwoners en bezoekers. We besteden aandacht aan vergunningverlening, veiligheid en handhaving, verduurzaming en we leggen uit hoe we organisatoren ondersteunen met begeleiding en subsidie.

Het belang van evenementen Evenementen en festivals brengen creativiteit, vernieuwing, levendigheid en saamhorigheid naar de stad. Ze dragen bij aan het ondernemerschap en versterken de aantrekkingskracht en naamsbekendheid van Haarlem. Ze bevorderen werkgelegenheid en toerisme en trekken regionaal en (inter)nationaal bezoekers. Ook bevorderen evenementen de sociale cohesie en saamhorigheid in de stad. Bezoekers

ontmoeten elkaar, genieten van lekker eten, sport, of komen op een laagdrempelige manier in aanraking met cultuur. Zo dragen evenementen en festivals bij aan een levendige stad. Evenementen raken aan diverse thema’s zoals sport, economie, gastronomie en sociale cohesie. Nadrukkelijk wijzen we op het belang van culturele evenementen en festivals voor een bloeiend creatief en cultureel leven in de stad. Zoals ook benoemd in het Cultuurplan 2022-2028, ‘Cultuur Maakt Haarlem’, zorgen culturele festivals voor levendigheid in de stad, brengen ze nieuwe groepen naar Haarlem en dragen ze bij aan de economische vitaliteit en culturele diversiteit. Daarbovenop zijn ze van belang voor een bloeiende culturele sector en voor talentontwikkeling; nieuwe makers en artiesten kunnen zich er presenteren en ontwikkelen. Evenementen brengen veel mensen samen; de betrokkenheid bij evenementen is dan ook groot. Het huidige evenementenbeleid dateert uit 2018, sindsdien is er veel veranderd dat tot vernieuwd beleid heeft geleid.

Evenementenbeleid Haarlem | 2025

3

Ontwikkelingen in de sector

Het huidige beleid loopt af

Kostenstijgingen na de coronapandemie, inflatie, toegenomen aandacht voor veiligheid, gebrek aan middelen en personeelstekorten hebben ervoor gezorgd dat de exploitatie van evenementen landelijk onder druk staat. Vooral vrij toegankelijke festivals zijn kwetsbaar, maar over de hele linie hebben evenementen het zwaar. Een groeiend aantal organisatoren heeft moeite om de begroting rond te krijgen. Tegenover gestegen kosten staan lagere inkomsten van bezoekers, sponsors en private fondsen. De afgelopen jaren is nieuwe wet- en regelgeving geïntroduceerd waar organisatoren en gemeenten rekening mee moeten houden, onder andere op het gebied van duurzaamheid, mobiliteit, aansprakelijkheid, toegankelijkheid en (sociale) veiligheid. Het vergunningenproces voor evenementen wordt steeds complexer, met meer regels en verzwaarde procedures. Daarbovenop is er een terugtrekkende beweging van veiligheidsdiensten, met name politie, waardoor meer verantwoordelijkheden bij organisatoren terecht komen. Ook het tekort aan vrijwilligers in uitvoering en bestuur speelt de sector al jaren parten. Al met al is de complexiteit bij het organiseren van evenementen groter geworden, voor organisatoren en de gemeente zelf. Hoewel evenementen veelal voor (en door) inwoners georganiseerd worden en voor veel Haarlemmers belangrijk zijn, ervaart een deel van de inwoners hinder van evenementen.

Landelijk en ook in Haarlem is een toename te zien van bewoners die kritiek uiten op de frequentie van evenementen in hun leefomgeving. Het behoud van de balans tussen leefbaarheid van de stad en de levendigheid die evenementen brengen is daarom een belangrijk onderdeel van het vernieuwde evenementenbeleid.

Met het ‘Evenementenbeleid Haarlem 2018-2022’ is gewerkt aan de verbetering, verduurzaming, spreiding en vernieuwing van het Haarlemse evenementenaanbod. Ook het maatschappelijk, economisch en cultureel belang van evenementen voor Haarlem kreeg aandacht. Met de ‘Uitvoeringsaanpak Evenementenbeleid Haarlem (2019)’, de ‘Richtlijn evenementen Gemeente Haarlem (2017)’ en de locatieprofielen is gewerkt aan een passend evenementenaanbod voor de stad. Met een beoordelingskader en -criteria zijn subsidies aan nieuwe en bestaande evenementen toegekend. Op het gebied van verduurzaming zijn stappen gezet: met onder meer kennissessies, begeleiding, monitoring, ondertekening van een klimaatakkoord en incidentele subsidies zijn organisatoren geprikkeld om hun evenement te verduurzamen. De in 2020 geïntroduceerde ‘Checklist duurzame evenementen Haarlem’ is door een groot deel van de organisatoren ingevuld en geeft een indicatie van waar de evenementen staan op het gebied van duurzaamheid. Ook is spreiding van evenementen gestimuleerd, al blijft het centrum de meest populaire locatie. Nog steeds vindt de helft van de grote evenementen daar plaats en blijft er behoefte aan spreiding van evenementen in de stad, zowel in ruimte als in tijd. Het evenementenbeleid van 2018-2022 is verlengd totdat het nieuwe beleid wordt vastgesteld.

Ook de daarop gebaseerde subsidies zijn gecontinueerd in afwachting van het vernieuwde beleid. Het jaar 2025 is een overgangsjaar waarin de subsidies nog eenmaal worden gecontinueerd. Het vernieuwde evenementenbeleid bouwt voort op het beleid dat in 2018 is vastgesteld en zet in op de versterking van Haarlem als gastvrije, leefbare en duurzame evenementenstad. In het vernieuwde evenementenbeleid Haarlem komen de ambities vanuit de sector, de stad, de raad en de gemeente samen. Het evenementenbeleid beschrijft onder meer hoe de gemeente ondersteuning biedt aan alle evenementen in de stad, hoe verduurzaming wordt gestimuleerd, en wat nodig is voor spreiding en locatieprofielen. Het vernieuwde beoordelingskader vormt de basis voor de subsidieregeling evenementen 2026-2028.

Evenementenbeleid Haarlem | 2025

4

Leeswijzer Als we het in dit evenementenbeleid hebben over evenementen wordt de volgende definitie gebruikt: “Een evenement is een openbaar toegankelijke, tijdelijke gebeurtenis van recreatieve, culturele en/of sportieve aard. Het is een bijzondere gebeurtenis met een eenmalig of terugkerend karakter, die tegen betaling of gratis voor iedereen toegankelijk is.” (Algemene plaatselijke verordening gemeente Haarlem, afd. 7 Evenementen, Art. 2.24 - Begripsbepaling). In veel gevallen gaat het daarbij om evenementen die buiten plaatsvinden en vergunning- en/of meldingsplichtig zijn, maar er zijn natuurlijk ook evenementen die binnen worden georganiseerd. De vaste programmering van theaters, concertzalen, uitgaansgelegenheden, musea, sportaccommodaties en dergelijke vallen niet onder het evenementenbeleid. Dit geldt ook voor particuliere markten en weekmarkten waar aparte kaders en regelgeving voor zijn. Politieke manifestaties, optochten, herdenkingen en demonstraties vallen onder de Wet openbare manifestaties (Wom) en maken daarom geen deel uit van het evenementenbeleid.

In dit evenementenbeleid staan we eerst stil bij het belang van evenementen, en lichten we op hoofdlijnen toe wat de uitkomsten van de participatie zijn en welke kaders door de gemeenteraad zijn mee­gegeven. Vervolgens werken we drie ambities uit: 1. Een gastvrije evenementenstad voor organisatoren, bewoners en bezoekers; 2. Leefbaarheid en levendigheid in een duurzame stad; 3. Vernieuwde aanpak subsidiëring evenementen Elke ambitie wordt afgesloten met het onderdeel: ‘Wat betekent dit in de praktijk?’ Er worden verschillende acties benoemd waarmee in de komende jaren wordt gewerkt aan het realiseren van de ambities. Die ambities en het beleid kennen geen einddatum. Voor ambitie 3 geldt dat op basis van het beleid een subsidieregeling wordt opgesteld en door het college wordt vastgesteld, wel steeds voor afgebakende subsidieperioden. Een subsidieregeling voor de jaren 2026-2028 kan waar nodig bijgesteld worden voor de periode daarna. Daar waar in dit document wordt gesproken over ‘we’, bedoelen we ‘gemeente Haarlem’.

Evenementenbeleid Haarlem | 2025

5

1 Evenementen en de stad

Veerplas Festival. Foto © Cas Kerkwijk

Haarlem kent een divers en aansprekend evenementenaanbod. Bevrijdingspop, Haarlem Culinair, Houtfestival, Koningsdag, Bloemencorso, Veerplas festival, Stripdagen, Kerstmarkt, the Big Sing en de Halve van Haarlem zijn enkele voorbeelden van de vele evenementen die zorgen voor een aantrekkelijke en levendige stad. Evenementen zijn belangrijk voor de stad; voor inwoners en bezoekers, voor de creatieve en culturele sector en voor jong en oud. In het grote aanbod van evenementen in Haarlem zijn diverse evenementen door de jaren heen opgekomen en ontwikkeld. Soms krijgt een evenement geen vervolg, maar veelal ontstaat uit de creatieve energie ook weer een nieuw initiatief. Dit zorgt voor afwisseling en vernieuwing van het aanbod. Evenementen spreken veel mensen aan; de betrokkenheid bij evenementen is dan ook groot.

1.1

Wat zegt de stad zelf over evenementen?

Voor het opstellen van het vernieuwde beleid vroegen we betrokken partijen naar hun mening over evenementen in Haarlem. Het participatie­ traject, begeleid door bureau Respons en DSP, bestond uit verschillende onderdelen:

• Een bijeenkomst voor organisatoren; • Een bijeenkomst voor inwoners en omwonenden van evenementenlocaties; • Een bijeenkomst voor culturele instellingen en ondernemers; • Een enquête onder inwoners waar 630 reacties op kwamen; • Interviews met betrokken partijen zoals Haarlem Marketing en deskundigen op het gebied van duurzaamheid, veiligheid, (nacht)cultuur, toegankelijk­heid, diversiteit en inclusie. Alle belanghebbenden zijn in de gelegenheid gesteld om te reageren. De opkomst verschilde per bijeenkomst; de avond met organisatoren werd het beste bezocht. Bureau Respons heeft ook een analyse van het Haarlemse evenementenaanbod uitgevoerd en onder meer gekeken naar bezoekcijfers en naamsbekendheid, zie bijlage 2. Bloemencorso, Bevrijdingspop en Kerstmarkt zijn opgenomen in de top 100 van grootste evenementen van Nederland. Bijna 40% van de inwoners geeft het

Evenementenbeleid Haarlem | 2025

6

evenementenaanbod een 8 of hoger. Bevrijdingspop is met afstand het meest aanbevolen Haarlemse evenement onder de eigen inwoners. Aan de jongeren die betrokken waren bij de participatie voor de ‘Nachtvisie en actieplan Haarlem’ stelden we aanvullende vragen over evenementen in Haarlem. Jongeren gaven aan veel behoefte te hebben aan uitgaansgelegenheden, evenementen en nachtcultuur. Jongeren gaan hiervoor ook naar andere steden, zoals bijvoorbeeld Amsterdam. Jongeren geven aan dat evenementen die in hun eigen buurt of stad plaatsvinden laagdrempeliger en toegankelijker zijn, en dat ze daar veel bekenden ontmoeten. Ook kunnen jongeren bij lokale evenementen bijdragen door er bijvoorbeeld vrijwilligerswerk of betaald werk te doen. Uit gesprekken met en projecten van culturele en maatschappelijke instellingen blijkt dat deze instellingen vanwege hun netwerk en expertise een belangrijke rol kunnen spelen bij het communiceren over en betrekken van jongeren bij evenementen.

Behoefte aan ontmoeting, vernieuwing en spreiding Uit de participatie blijkt dat Haarlemmers graag evenementen bezoeken en die belangrijk vinden voor verbinding, ontmoeting, levendigheid en het economische profiel van de stad. Samen met andere vrijwilligers een evenement organiseren wordt gewaardeerd en men vindt het fijn om elkaar tijdens een evenement te ontmoeten. Naast waardering voor wat er is, is er ook behoefte aan vernieuwing.

Behoefte aan ondersteuning Organisatoren geven aan dat zij behoefte hebben aan hulp van de gemeente vanwege toegenomen complexiteit in wet- en regelgeving. Maar ook bijvoorbeeld bij het verduurzamen van hun evenement. Ook zien organisatoren een belangrijke faciliterende rol voor de gemeente bij het regelen van voldoende geschikte evenementenlocaties (met name buiten het centrum) en voorzieningen, zoals hekken, afvalvoorzieningen en (vaste) stroompunten. Vereenvoudiging van het proces om een vergunning aan te vragen is een wens van organisatoren. Opties die worden benoemd om de regeldruk te verlagen zijn onder meer: terecht kunnen bij één loket en de mogelijkheid voor aanvragen van meerjarige vergunningen en financiering. Organisatoren en bewoners ervaren de communicatie rondom evenementen als onduidelijk en hebben behoefte aan duidelijke kaders en richtlijnen. Haarlem Marketing speelt een belangrijke rol als het gaat om citymarketing en zichtbaarheid van evenementen in de stad. Organisatoren zien graag een nog betere samenwerking met de gemeente en Haarlem Marketing.

Uit het participatietraject komt naar voren dat culturele instellingen, ondernemers en inwoners graag meer evenementen zien op andere plekken dan het centrum. Haarlem-Noord, Schalkwijk, de Waarderpolder en de parken worden genoemd als locaties. Ook organisatoren zien het belang van spreiding. Verplaatsing van bestaande evenementen blijkt echter lastig: slechts 15% van de organisatoren is bereid een andere plek te overwegen. Naast ruimtelijke spreiding is er ook behoefte aan spreiding in de tijd: inwoners willen meer aanbod in bijvoorbeeld de wintermaanden. Organisatoren blijken echter ook gehecht aan hun plek op de jaarkalender: september is de drukste evenementenmaand. Slechts 12% van de organisatoren is onder voorwaarden bereid hun evenement op een ander moment in het jaar te organiseren. Bloemencorso. Foto © Haarlem Marketing

Evenementenbeleid Haarlem | 2025

7

Inspraak Van januari t/m maart 2025 was er gelegenheid voor belanghebbenden om te reageren op het ontwerp evenementenbeleid. Er zijn in totaal 24 inspraakreacties binnengekomen van inwoners, organisaties en organisatoren. De ingekomen vragen zijn beantwoord en hebben geleid tot aanpassingen en verduidelijking van het beleid.

1.2 Startnotitie en moties In oktober 2023 stelde de gemeenteraad de ‘startnotitie actualisering evenementenbeleid Haarlem’ vast, inclusief zeven doelstellingen voor het nieuwe evenementenbeleid:

• De motie ‘Keti Koti viering - een subsidie waardig‘ verzoekt “de viering mee te nemen in de uitwerking van het evenementenbeleid voor tenminste de jaren 2024, 2025 en 2026.” • De Motie ‘Slavernijmonument met jaarlijkse herdenking en viering’ roept onder andere op om “Keti Koti te financieren uit de incidentele cultuurmiddelen tot en met 2027.” Hierbij plaatsen we de kanttekening dat de verhoging van het evenementenbudget geldt t/m 2026. • De Motie ‘Het is pas echt feest, als het een duurzaam evenement is geweest’ vraagt: – “Om in het op te stellen evenementenbeleid, samen met de Haarlemse evenementenorganisatoren, ambitieuze en concrete duurzaamheidsdoelstellingen vast te stellen, waarbij minimaal dient te worden aangesloten bij ‘Haarlemse routekaart duurzaamheid’ en ‘Actieprogramma Circulaire Economie 2023-2025’;

1. behoud van een toekomstbestendig evenementenaanbod; 2. het bieden van voldoende ruimte voor vernieuwende evenementen, passend bij het profiel van Haarlem;

– Daarbij criteria te formuleren ter bevordering van duurzaamheid van evenementen en bijvoorbeeld de uitfasering van single-use plastics;

3. het (blijven) spreiden van evenementen in ruimte en tijd; 4. het verduurzamen van evenementen;

– Deze criteria terug te laten komen bij de subsidiecriteria;

5. het (blijven) bewaken van de balans tussen leefbaarheid, natuur, dierenwelzijn en levendigheid in de stad; 6. het garanderen van de openbare orde en veiligheid tijdens evenementen; 7. het waar mogelijk vereenvoudigen en verduidelijken van processen en voorwaarden met betrekking tot vergunningverlening en financiering voor organisatoren, ondernemers, bewoners en gemeente zelf. Ook met de volgende moties heeft de raad richting gegeven voor het evenementenbeleid: • De motie ‘Evenementen, festivals en nachtcultuur dragen ook het Cultuurplan’, vraagt erom “de raakvlakken met de doelen uit het Cultuurplan Haarlem 2022-2028: Cultuur Maakt Haarlem te gebruiken als uitgangspunt voor het evenementenbeleid.”

– Hierbij in kaart te brengen welke middelen nodig zijn vanuit de gemeente om evenementen hierbij te helpen.” •

De Motie: ‘Hoogste tijd voor integraliteit, voor subsidie binnen het evenementenbeleid’ roept op om “bij de verdere uitwerking van het evenementenbeleid alle evenementen die de gemeente (mede) bekostigt en/of organiseert mee te nemen in het financieel kader en evenementen die de gemeente zelf organiseert langs dezelfde (toekomstige) toetsingskaders te leggen als gesubsidieerde evenementen in Haarlem.”

• De Motie: ‘Welk evenement wil jij? De Haarlemse raad en inwoner aan het roer!’ roept op om “naar aanleiding van het participatietraject een nieuw objectief en transparant afwegingskader met criteria op te stellen en deze weer te geven in het nieuwe beleid.”

Evenementenbeleid Haarlem | 2025

8

2 Ambities

Halve van Haarlem. Foto © Franklin van der Erf

Wanneer we de wensen van de stad, raad, gemeente en organisatoren bij elkaar optellen en daar de regels, kaders en opgaven aan toevoegen, komen we uit op de volgende drie ambities: 1. Gastvrije evenementenstad voor organisatoren, bewoners en bezoekers 2. Leefbaarheid en levendigheid in een duurzame stad 3. Vernieuwde aanpak subsidiëring evenementen Elke ambitie wordt afgesloten met het onderdeel: ‘Wat betekent dit in de praktijk?’

2.1

Gastvrije evenementenstad voor organisatoren, bewoners en bezoekers

We vinden het belangrijk dat Haarlem een prettige en gastvrije stad is om in te wonen, te werken, te recreëren en om te bezoeken. We willen als stad open staan voor iedereen die een evenement wil organiseren. Daarbij is duidelijkheid nodig over de regelgeving en de kaders waarbinnen een evene­ment mag plaatsvinden. Want ook voor onze bewoners en bezoekers willen we een gastvrije stad zijn.

Rolverdeling gemeente en organisatoren De gemeente maakt beleid, stelt regelgeving op en is subsidieverlener. De gemeente is ook vergunningverlener en verantwoordelijk voor het toezicht en de handhaving. De gemeentelijke evenementen­ coördinator vervult een centrale rol bij de coördinatie van alle evenementen, zowel gesubsidieerd als niet-gesubsidieerd, en de uitvoering van het beleid, evenals bij het directe contact met alle belang­ hebbenden. Voor ieder evenement dat in Haarlem plaatsvindt bieden we begeleiding en maatwerk aan. Bij evenementen op locaties waarvan de gemeente geen eigenaar is, is toestemming van locatie-eigenaren een vereiste. Organisatoren zijn zelf verantwoordelijk voor onder andere het aanmelden van hun evenement, de vergunningsaanvraag, de organisatie van het evenement en het informeren van bewoners en bezoekers. We zien dat – in lijn met het landelijke beeld – Haarlemse evenementen onder druk staan. Vooral de vrij toegankelijke evenementen en vrijwillige evenementenorganisaties hebben het moeilijk. Ze heffen geen entree, zien inkomsten uit horeca, fondsen en sponsoring teruglopen en krijgen tegelijkertijd te maken met stijgende kosten

Evenementenbeleid Haarlem | 2025

9

en toegenomen regeldruk. Daardoor zijn ze kwetsbaar. Het beroep van organisatoren op de gemeente om te ondersteunen, financieel of anderszins, neemt toe. Ook tijdens de participatie kwam de behoefte aan meer ondersteuning terug. In de afgelopen jaren is gewerkt met slechts 1,5 fte voor de coördinatie en begeleiding van evenementen in Haarlem. Door Bureau Respons is een benchmark uitgevoerd om gemeente Haarlem te vergelijken met andere steden van vergelijkbare grootte en orde als het gaat om de coördinatie van evenementen. Breda heeft 3 fte op basis van iets meer evenementen en inwoners. In Almere worden de evenementen gecoördineerd door een extern evenementenbureau en is er 1 fte beleidsmedewerker bij de gemeente. Zandvoort heeft onlangs haar ambtelijke beleidscapaciteit voor evenementen uitgebreid naar 2,5 fte. Om de basis op orde te brengen en vervolgens de ambities te realiseren, is uitbreiding van capaciteit in Haarlem noodzakelijk.

Duurzaamheidsladder (DLE) Een manier waarop we als gemeente organisatoren gaan helpen is door hen duidelijke richtlijnen, informatie en inspiratie aan te bieden. We introduceren de ‘Duurzaamheidsladder Evenementen (DLE)’ (zie bijlage 3). Deze tool is in 2024 ontwikkeld in samenwerking met onder andere het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, de Provincie Noord-Holland en diverse gemeenten, waaronder de gemeente Haarlem. Het model kan op Europees en landelijk niveau en op regionaal niveau, door provincies, recreatieschappen en gemeenten gehanteerd worden. Bij duurzaamheid wordt vaak gedacht aan ecologische duurzaamheid, maar duurzaamheid raakt aan meer dan dat. De DLE thema’s zijn verdeeld in ecologische, sociale en tenslotte governance thema’s. De DLE is dynamisch en wordt regelmatig bijgewerkt. In het voorjaar van 2025 worden de volgende thema’s onderscheiden: • Ecologisch: energie, transport en reizen, materialen, flora en fauna, water en sanitatie, eten en drinken. • Sociaal: vitaliteit en gezondheid, diversiteit, gelijkheid en inclusie en toegankelijkheid.

De DLE maakt geldende wet- en regelgeving inzichtelijk en biedt inspiratie en handvatten. Organisatoren kunnen mogelijkheden ontdekken om te verduurzamen en zich voorbereiden op toekomstige ontwikkelingen. In paragraaf 2.2 lichten we het gebruik van de DLE verder toe. Om kennisdeling te faciliteren zetten we een digitaal evenementenplatform op voor organisatoren. Het platform biedt onder andere informatie over sociale, ecologische en governance thema’s. Ook vinden organisatoren er informatie en tools voor het organiseren van hun evenementen. We organiseren bijeenkomsten en kennissessies over DLE thema’s, wet- en regelgeving en ontwikkelingen in de branche. Organisatoren kunnen elkaar daar ook ontmoeten.

De gemeente als organisator Van oudsher worden de Kerstmarkt en kermissen door de gemeente Haarlem georganiseerd en gecoördineerd. Voor het stilstaande Bloemencorso wordt opdracht gegeven door de evenementen­ coördinator. De gemeente kan niet zelf subsidie aanvragen voor deze evenementen en tegelijkertijd opdrachtgever en/of organisator, vergunningverlener en handhaver zijn. De gemeente ziet voor de toekomst daarom geen rol voor zichzelf als opdrachtgever en/of organisator. We onderzoeken de komende periode de mogelijkheid van een externe evenementenorganisatie om deze rol van de gemeente over te nemen.

Verwelkomen landelijke evenementen Als stad willen we een gastvrij onthaal kunnen bieden aan eenmalige, landelijke, grootschalige evenementen met meerwaarde voor Haarlem, zoals we bijvoorbeeld in 2014 hebben gedaan met Serious Request. Dit soort evenementen versterkt het imago en vergroot de aantrekkingskracht van de stad. In tegenstelling tot reguliere jaarlijkse evenementen zijn ze vaak groter, opvallender en trekken ze een breder publiek, wat de stad voor korte tijd in de landelijke schijnwerpers zet. Voor deze eenmalige, landelijke, grootschalige evenementen is, naast de ambtelijke begeleiding van de evenementencoördinator, altijd aparte besluitvorming en extra capaciteit en budget nodig.

• Governance: mindset en organisatiecultuur, strategie en organisatie, meten en rapporteren, marketing en communicatie.

Evenementenbeleid Haarlem | 2025

10

Wat betekent bovenstaande in de praktijk? Informatievoorziening en DLE • We introduceren de DLE als toolkit voor ecologische, sociale en governance thema’s. De DLE maakt geldende wet- en regelgeving inzichtelijk en biedt inspiratie en tools voor ontwikkeling. • We zetten een digitaal evenementenplatform op voor evenementenorganisatoren. Dit platform biedt onder andere informatie over de thema’s van de DLE. Daarnaast vinden organisatoren hier informatie en tools met betrekking tot locaties, dataverzameling, het tekenen van plattegronden en sjablonen voor veiligheidsen mobiliteitsplannen. • We organiseren bijeenkomsten en kennissessies om organisatoren te informeren over duurzame, sociale en governance thema’s, wet- en regelgeving en ontwikkelingen in de branche. Ook kunnen organisatoren elkaar ontmoeten en informatie uitwisselen. • We nodigen stakeholders uit voor kennissessies en congressen in andere gemeenten als inspiratie en op vrijwillige basis, zoals we de afgelopen jaren bijvoorbeeld hebben gedaan met ADE Green.

Praktische ondersteuning • We gaan voor organisatoren - indien mogelijk kosteloos - fysieke voorzieningen regelen zoals rolstoel- en fietsvriendelijke kabelgoten en schrikhekken voor wegafzettingen. Hierbij houden we rekening met de regels rondom staatssteun en eventueel concurrentiebeding. De incidentele en structurele kosten brengen we in kaart.

De gemeente als organisator • We onderzoeken of een externe organisatie de rol van organisator kan overnemen van evenementen die voorheen door de gemeente georganiseerd werden en/of waar de gemeente opdracht toe geeft. Besluitvorming over de toekomst van de Kerstmarkt en kermissen wordt separaat aan de gemeenteraad voorgelegd.

Verwelkomen landelijke evenementen • We brengen in beeld welke eenmalige, landelijke, grootschalige evenementen van toegevoegde waarde kunnen zijn in Haarlem.

Terugdringen van regeldruk Het veilig laten plaatsvinden van evenementen heeft altijd prioriteit. Onze ambitie is om de regeldruk bij organisatoren te verlichten. Daarom willen we meer risicogericht in plaats van regelgericht gaan werken. Dat betekent maatwerk. Het evenementenvergunningenproces moet hiervoor anders worden ingericht, met meer nadruk op de fase vóór de aanvraag. Een gezamenlijke risicoanalyse vormt hierbij het vertrekpunt, wat leidt tot criteria voor minimale veiligheidseisen waaraan het evenement moet voldoen. Er zijn locaties in de stad waar behoefte is om meerdere activiteiten per jaar te laten plaatsvinden die bijdragen aan de exploitatie van de onderneming waarvoor steeds opnieuw, onder dezelfde voorwaarden, een evenementenvergunning wordt aangevraagd. Dit zorgt voor veel dubbel werk voor zowel organisatoren als de gemeente. Dat willen we efficiënter en makkelijker gaan regelen in de toekomst.

Wat betekent het terugdringen van regeldruk in de praktijk? • We maken het evenementenloket efficiënter. Het loket is de eerste ‘halte’ voor organisatoren als zij een evenement willen organiseren. Als onderdeel van dit loket introduceren we een spreekuur voor organisatoren. • We gaan: – Het aanmeldproces voor de evenementen­ kalender vereenvoudigen. – Het aanvraagproces van een evenementenvergunning vereenvoudigen. – Uitzoeken of we met een vaste plek op de kalender kunnen gaan werken. – Differentiatie van legeskosten toepassen. – (vergunnings)procedures waar mogelijk verkorten. – (een vorm van) meerjarige vergunningen mogelijk maken. Op die manier kunnen we het vergunningenproces verbeteren en versnellen, en zo sluiten we aan bij de wensen en behoeften van de organisatoren en gemeente. • We onderzoeken andere vergunningsvormen voor bepaalde vaste locaties waar evenementen regelmatig plaatsvinden en geven daar vervolg aan. Hierbij kan gedacht worden aan parapluvergunningen en exploitatievergunningen voor bepaalde tijd.

Evenementenbeleid Haarlem | 2025

11

Toegankelijkheid van evenementen We hechten veel waarde aan een evenementen- en cultuuraanbod dat voor iedereen toegankelijk is, in de breedste zin van het woord. We streven ernaar dat alle Haarlemmers, ongeacht hun achtergrond en persoonlijke situatie kunnen genieten van de evenementen en festivals in Haarlem. Om dit mogelijk te maken is meer aandacht nodig voor groepen voor wie dat op dit moment niet vanzelfsprekend is. Voor bezoekers met een beperking is informatievoorziening van een evenement belangrijk. Als bepaalde voorzieningen niet aanwezig zijn, is het voor deze bezoekers fijn om dit te weten zodat ze hun keuze om wel of niet naar een evenement te gaan daarop kunnen baseren. We verzoeken organisatoren om informatie te verstrekken over de toegankelijkheid van hun evenement.

Sociale veiligheid Gemeente Haarlem is aangesloten bij het ‘Rijksprogramma Veilige Steden’ en in 2024 is het ‘Actieprogramma Veilig en Gastvrij uitgaan in Haarlem’ vastgesteld. Thema’s die Haarlem centraal stelt zijn: het bevorderen van veiligheid van bezoekers en horecapersoneel met aandacht voor vrouwen en LHBTIQ+ personen, het tegengaan van grens­-

overschrijdend gedrag, het bevorderen van diversiteit en inclusie en het aanpakken van schadelijk middelengebruik. De gemeente organiseert trainingen voor horecapersoneel, beveiligers en organisatoren om bewustwording over (seksueel) grensoverschrijdend gedrag te creëren en handvatten te bieden om dit aan te pakken. Ook stelt de gemeente een toolbox Veilig Nachtleven op, met praktische hulpmiddelen voor horeca en evenementen om sociaal veiligheidsbeleid op te stellen en uit te voeren. Verder worden er Gouden Uitgaans­ regels opgesteld met normen voor positief uitgaansgedrag. We verwachten van organisatoren dat ze zich inspannen om hun evenementen veilig, toegankelijk en prettig te laten plaatsvinden voor bezoekers en medewerkers. Bij het aanvragen van subsidie voor 2026-2028 verwachten we van organisatoren dat ze in hun plannen duidelijk maken wat ze op het gebied van sociale veiligheid (gaan) doen.

Wat betekent toegankelijkheid van evenementen en sociale veiligheid in de stad in de praktijk? Informatie en inspiratie • De DLE is een toolkit die informatie en inspiratie biedt op sociale, ecologische en governance thema’s. • De ambassadeurs toegankelijkheid Haarlem hebben aangegeven mee te willen denken over het vergroten van toegankelijkheid van evenementen in Haarlem. • We bieden informatievoorziening en faciliteren ontmoeting rondom thema’s van de DLE.

Wat verwachten we van organisatoren? • We verwachten dat onze organisatoren van onbesproken levensgedrag zijn. We onderzoeken de juridische mogelijkheden om organisatoren hierop te toetsen en dit te kunnen laten meewegen bij het verlenen van een vergunning of bij het toekennen van een subsidie. • We verwachten dat organisatoren inspanning leveren om specifieke doelgroepen en houders van de HaarlemPas te verwelkomen op hun evenement. • Bij het aanvragen van subsidie voor 2026-2028 verwachten we van organisatoren dat ze informatie verstrekken over de toegankelijkheid van hun evenement en duidelijk maken wat ze op het gebied van sociale veiligheid (gaan) doen. Boring Festival. Foto © Tess Janssen

Evenementenbeleid Haarlem | 2025

12

2.2 Leefbaarheid en levendigheid in een duurzame stad Evenementen zijn belangrijk voor inwoners en bezoekers van Haarlem. Ze zorgen voor levendigheid en energie in de stad, raken mensen en geven kleur aan het leven. Ze zorgen voor ontmoeting, bevorderen saamhorigheid en brengen mensen in beweging. Tijdens en na de coronatijd werd extra zichtbaar hoe evenementen het leven verrijken en hoezeer ze gemist worden als ze er niet zijn. Hoewel evenementen belangrijk zijn voor (mentaal) welzijn kunnen ze ook risico’s opleveren voor gezondheid, bijvoorbeeld als het gaat om risico’s voor gehoorschade en overdadig middelengebruik. De DLE biedt handvatten voor het gezond aanbieden van evenementen. Evenementen kunnen ook voor overlast zorgen voor mens, dier en natuur. Daarom is het belangrijk om de balans te behouden tussen de levendigheid die evenementen brengen en de leefbaarheid van de stad. Spreiding in ruimte en tijd is daarvoor een belangrijk middel. We gebruiken sturingsinstrumenten om te bepalen binnen welke kaders een evenement plaats mag vinden. Verduurzaming van evenementen vinden we belangrijk. We geven aan wat we van organisatoren verwachten en hoe we hen daarbij kunnen ondersteunen vanuit de gemeente.

Spreiding van evenementenlocaties Haarlem is voor organisatoren en bezoekers een gewilde evenementenstad. We zien dan ook dat er in de stad steeds meer evenementen op zoek zijn naar een geschikte plek. We hebben te maken met schaarse ruimte in Haarlem. Veel organisatoren willen hun evenement graag in het centrum van Haarlem organiseren, maar de ruimte daar is beperkt. Er is behoefte aan meer evenementenlocaties met een evenementenlocatieprofiel in de openbare ruimte in Haarlem. We blijven inzetten op de spreiding van evenementen over de stad. Daarnaast zijn de huidige evenementenlocatieprofielen toe aan een actualisatie. Sommige kloppen niet meer met de huidige situatie en van andere buitenlocaties in de openbare ruimte is nog geen locatieprofiel opgesteld. In de Haarlemse Nachtvisie wordt omschreven dat in de stad behoefte is aan meer geschikte locaties voor nachtcultuur. Hierbij gaat het voornamelijk om locaties met binnenruimte.

Wat betekent spreiding van evenementenlocaties in de praktijk? • De huidige locatieprofielen worden bijgewerkt. Zie ook de paragraaf ‘Ontwikkelen van sturingsinstrumenten voor evenementen’. • Organisatoren die op zoek zijn naar een geschikte locatie voor hun evenement ontvangen van ons informatie over beschikbare locaties. Daarnaast zijn organisatoren vrij om zelf te onderzoeken welke locaties voor hen nog meer geschikt kunnen zijn. • We gaan het beter spreiden van evenementen door de stad mogelijk maken. We kijken onder andere naar locaties in Schalkwijk, Haarlem Noord en de Waarderpolder (Schoteroog), en onderzoeken de mogelijkheden op het water. • We gaan ervoor zorgen dat de juiste evenementen op nieuwe locaties landen, als het nodig is doen we dit door middel van tenders of concessies. • Bij de integrale beoordeling van subsidieaanvragen 2026-2028 wordt spreiding van evenementen in ruimte en tijd meegenomen.

Ontwikkelen van sturingsinstrumenten voor evenementen Niet alleen het aantal beschikbare plekken om een evenement te organiseren in de stad is beperkt, we hebben ook te maken met beperkingen in tijd en ruimte op de beschikbare locaties zelf. Met name het aantal grotere evenementen in Haarlem is de laatste jaren sterk gegroeid. Deze evenementen kunnen niet altijd op de gewenste locatie plaatsvinden. Wanneer meerdere evenementen aanspraak maken op dezelfde locatie en/of datum, of wanneer het maximale aantal evenementendagen zoals genoemd in het locatieprofiel wordt overschreden, moet er een keuze worden gemaakt. Er is dan sprake van een schaarse vergunning. Bij de verdeling van schaarse vergunningen willen we als gemeente vooraf duidelijkheid geven over de beschikbaarheid van de vergunning en verdelen we de vergunningen op onpartijdige en transparante wijze. De vergunningen gelden voor een bepaalde periode. Om de schaarse vergunningen onpartijdig en op transparante wijze te kunnen verdelen en om de balans tussen leefbaarheid, levendigheid, natuuren dierenwelzijn te bewaken zijn sturingsinstrumenten nodig. Deze instrumenten maken voor organisatoren, bewoners en de gemeente duidelijk welk evenement al dan niet mag plaatsvinden en

Evenementenbeleid Haarlem | 2025

13

ook binnen welk kader. Denk hierbij aan locatieprofielen die geborgd zijn in het omgevingsplan en een afwegingskader. Duurzaamheidscriteria behoren ook tot de sturingsinstrumenten.

– De betekenis voor de stad en kwaliteit van programmering.

We verwachten dat de sturingsinstrumenten duidelijkheid en een gelijk speelveld creëren voor organisatoren en gemeente. De sturingsinstrumenten kunnen in de praktijk ook betekenen dat er incidenteel (extra) regeldruk ontstaat. We gaan organisatoren hierbij ondersteunen.

– Het publieksbereik (aantal bezoekers en bezoekersprofiel).

Wat betekent het ontwikkelen van sturingsinstrumenten voor evenementen in de praktijk? • Bestaande evenementenlocatieprofielen worden herzien en in lijn gebracht met het vernieuwde evenementenbeleid. • We borgen de locatieprofielen in het omgevingsplan. – Om evenementen te kunnen verankeren in een omgevingsplan moeten aanzienlijke incidentele plan- en onderzoekskosten gemaakt worden. Voor de verschillende locaties vindt participatie met alle stakeholders plaats. – Voor elke locatie zal een beoordeling plaatsvinden om te bepalen welke geluidsbelasting acceptabel is tijdens evenementen en festivals, rekening houdend met de specifieke omstandigheden per locatie. Uitgangspunt is het creëren van balans tussen een geslaagd evenement en het beperken van overlast. • Bij het opstellen van de locatieprofielen wordt rekening gehouden met de benodigde ecologische onderzoeken en maatregelen uit geldende beheersplannen. • We gebruiken locatieprofielen om informatievoorziening naar organisatoren toe te verbeteren, bijvoorbeeld over stroom- en waterpunten, flora en fauna of hemel- en afvalwater op een bepaalde locatie. • We stellen een afwegingskader op voor het verdelen van plekken bij schaarste. Mogelijke elementen zijn: – De aansluiting van het evenement bij de gewenste locatie (aan de hand van het locatieprofiel).

– De mate waarin het evenement aansluit bij de ambities zoals geformuleerd in het Evenementenbeleid Haarlem.

– De zakelijke kwaliteit en praktische uitvoerbaarheid van het evenement.

– De aandacht voor thema’s uit de DLE. • Gemeentebreed vindt een inventarisatie aanpak schaarse vergunningen plaats. Evenementen worden hierin meegenomen. • Om spreiding over de gehele gemeente mogelijk te maken worden voor nieuwe locaties evenementenlocatieprofielen opgesteld.

Verduurzaming van evenementen Haarlem heeft flinke ambities als het gaat om duurzaamheid, natuur en klimaat, met doelen zoals geformuleerd in: ‘Aardgasvrij in 2040’ , ‘Klimaat­ bestendig in 2050’ en ‘Actieprogramma Circulaire Economie’. We verwachten van alle evenementen die in de stad plaatsvinden dat ze inspanning leveren gericht op verduurzaming. Dit geldt voor zowel gesubsidieerde als niet-gesubsidieerde evenementen, en voor vergunningplichtige en niet-vergunningplichtige evenementen. Een groep koplopers van organisatoren onderschrijft de ambities van de stad, maar andere evenementen hebben, ondanks tot nu toe geboden ondersteuning, nog onvoldoende stappen gezet richting het organiseren van een duurzaam evenement. En dat terwijl evenementen een belangrijke rol kunnen spelen in de duurzaamheidstransitie. Ze hebben directe invloed op thema’s zoals afval, energie, mobiliteit en voedsel en op de reductie van hinder. Ook kunnen ze als proeftuin dienen voor duurzame innovaties en hebben ze een groot bereik. Door middel van hun programmering en uitvoering kunnen ze bewustzijn creëren bij hun bezoekers. We verwachten van organisatoren dat ze inzichtelijk maken wat hun ambities en inspanningen zijn op het gebied van duurzaamheid.

We gebruiken de DLE als praktische toolkit: een hulpmiddel dat wet- en regelgeving in kaart brengt, inspiratie biedt en laat zien welke stappen een organisator kan zetten om te verduurzamen. • Bij aanvraag voor subsidie 2026-2028 wordt aan organisatoren gevraagd om te reflecteren op hun duurzame stappen en hun ambitie te laten zien in hun plannen. Vanaf 2026 voeren gesubsidieerde evenementen een nulmeting uit met behulp van de DLE. Daarbij wordt rekening gehouden met de grootte en aard van het evenement. Uitkomsten,

Evenementenbeleid Haarlem | 2025

14

een duurzaam evenement is geweest’. Acties die eerder zijn vastgesteld in de uitvoeringsaanpak Dierenwelzijn met betrekking tot vergunningplicht voor evenementen met dieren en een verbod op confetti tijdens evenementen worden verwerkt.

Wat betekent het verduurzamen van evenementen in de praktijk? Wat vragen we van organisatoren? • We verwachten dat alle organisatoren van evenementen in Haarlem inzichtelijk maken wat hun inspanningen zijn op het gebied van duurzaamheid.

Organisatoren van gesubsidieerde evenementen

Orgelfestival. Foto © Cor van Gastel

ambities en actiepunten worden onderdeel van de evaluatiemomenten van de subsidie. • Ook organisatoren die geen subsidie ontvangen gaan vanaf 2026 een nulmeting uitvoeren op basis van de DLE. We maken onderscheid in de grootte en aard van het evenement bij het invullen. De nulmeting fungeert als startpunt voor monitoring en creëert bewustzijn bij een organisator. We bieden ondersteuning bij het invullen van de DLE door kennissessies en individuele begeleiding. Door samen de DLE in te vullen wordt het werken met de DLE zinvoller voor organisatoren; er is ruimte voor kennisoverdracht en er kunnen direct uitvoerbare acties en heldere, meetbare doelen voor de toekomst worden opgesteld. We verwachten dat dit organisatoren handelingsperspectief en motivatie geeft om te verduurzamen, en voorkomen zo dat de DLE slechts een extra administratieve invuloefening wordt die regeldruk verhoogt. Na het uitvoeren van de nulmeting worden aanvullende regels opgesteld voor verschillende ecologische thema’s. Deze regels zijn aanvullend op geldende wet- en regelgeving, sluiten aan bij de ambities van de stad en de DLE en zijn haalbaar voor evenementen. We bieden ondersteuning op inhoudelijk, praktisch en waar mogelijk en nodig ook op financieel vlak. Met bovenstaande geven we invulling aan de motie ‘Het is pas echt feest als het

• We verwachten van organisatoren dat ze bij hun aanvraag voor subsidie 2026-2028 reflecteren op genomen stappen en beschrijven wat hun ambities zijn. Van gesubsidieerde organisatoren verwachten we dat ze inspanning leveren om te verduurzamen. • Organisatoren van gesubsidieerde evenementen gaan vanaf 2026 een nulmeting uitvoeren op basis van de DLE, tenzij ze een geldend duurzaamheidscertificaat kunnen overleggen van Greener Festival Award, Future Proof Festival, Green Key Evenementen of Barometer Duurzame Evenementen. We houden hierbij rekening met de aard en grootte van het evenement en begeleiden organisatoren hierbij. • Uitkomsten, ambities en actiepunten worden onderdeel van de evaluatiemomenten van de subsidie.

Organisatoren van niet-gesubsidieerde evenementen • Ook organisatoren van niet-gesubsidieerde evenementen doen vanaf 2026 een nulmeting op basis van de DLE, tenzij ze een geldend duurzaamheidscertificaat kunnen overleggen. Daarbij houden we rekening met de aard en grootte van de evenementen. • Tijdens voorgesprekken en evaluatie bespreken we de aanpak en ambities op het gebied van duurzaamheid. • Na het uitvoeren van de nulmeting worden aanvullende regels opgesteld voor verschillende ecologische thema’s. Deze regels zijn aanvullend op geldende wet- en regelgeving, sluiten aan bij de ambities van de stad en de

Evenementenbeleid Haarlem | 2025

15

DLE en zijn haalbaar voor evenementen. De regels worden in een transitieperiode van meerdere jaren gefaseerd ingevoerd en opgenomen als voorschriften in de vergunning.

Ondersteunen van verduurzaming • We ondersteunen organisatoren bij verduurzaming en het gebruik van de DLE, te beginnen met de nulmeting. • Uitkomsten van de nulmeting bepalen verdere stappen en acties voor organisatoren, en maken inzichtelijk of een financiële bijdrage vanuit de gemeente mogelijk en nodig is. • Het op te stellen digitale evenementenplatform wordt benut voor het bieden van informatie over thema’s van de DLE. • We organiseren kennissessies op het gebied van verschillende ecologische, sociale en governance thema’s die aansluiten bij de praktijk en behoeften van organisatoren.

Faciliteren van verduurzaming • We brengen duurzame faciliteiten, zoals stroom- en waterpunten of hemel- en afvalwater, op evenemententerreinen beter in kaart en breiden deze waar nodig en mogelijk uit. • Door netcongestie is de realisatie van nieuwe stroompunten op evenementenlocaties maar beperkt mogelijk. We onderzoeken ook andere mogelijkheden om de faciliteiten op evenementenlocaties of energieverbruik van de evenementen te verduurzamen. • We ondersteunen organisatoren bij het opzetten van een circulair drinkbekersysteem voor stadsbrede, openbaar toegankelijke evenementen. Het open karakter en de grote hoeveelheid betrokken ondernemers zal extra middelen, inzet en capaciteit vragen die we willen dekken vanuit beschikbare duurzaamheidsmiddelen.

2.3 Vernieuwde aanpak subsidiëring evenementen Introductie We ondersteunen evenementen door middel van subsidie, vanuit het evenementensubsidiebudget en vanuit andere beleidsterreinen. Sommige evenementen ontvangen naast een evenementensubsidie ook gemeentelijke bijdrages vanuit sport, jeugd, cultuur, incidentele SPUK-subsidies of andere regelingen. Een aantal evenementen ontvangt vaste subsidie vanuit sport, voor het binnenhalen van (top) sportevenementen is tot en met 2026 apart budget begroot. De diverse financiering komt ook voort uit de diversiteit van evenementen zelf. Sommige hebben een uitgesproken cultureel profiel, andere vervullen een rol binnen het Haarlemse sportklimaat, en weer andere zijn vooral van economische betekenis. Van Keti Koti tot Bloemencorso, van Honkbalweek tot Houtfestival, van Culinair tot Kunstlijn; eigenlijk geldt alleen het periodieke karakter en de typering ‘evenement’ als gemene deler. Inhoudelijk gaat het om uiteenlopende zaken die van verschillende betekenis zijn voor de diverse gemeentelijke doelstellingen voor Haarlem. Het evenementenbudget kan slechts in beperkte mate bijdragen aan alle doelstellingen ten aanzien van economie, (nacht)cultuur, participatie, diversiteit, inclusie en sport. De druk op het evenementenbudget is groot en dwingt tot keuzes.

We willen een gelijk speelveld voor de subsidiëring van evenementen garanderen en duidelijkheid bieden voor de komende jaren. Daarom introduceren we een nieuwe aanpak voor subsidie evenementen. We introduceren een nieuw beoordelingskader dat de basis vormt voor de subsidieregeling evenementen 2026-2028. Het jaar 2025 geldt als overgangsjaar, waarin de huidige subsidies nog eenmaal worden gecontinueerd. Nadat het vernieuwde evenementenbeleid definitief is vastgesteld door de gemeenteraad, wordt de subsidieregeling voor 2026-2028 door het college vastgesteld. Voor de periode na 2026-2028 zal in 2028 weer een nieuwe subsidieronde plaatsvinden. Evaluaties van subsidieperiode 2026-2028 kunnen mede als basis dienen voor de periode daarna. De subsidieregeling en -termijn kunnen dan waar nodig aangepast worden om goed aan te blijven sluiten bij landelijke subsidietermijnen en ontwikkelingen in de stad. Het beschikbare budget voor evenementen wordt voor 2026-2028 verhoogd naar jaarlijks € 750.000 (was € 550.000), door eerder beschikbaar gestelde incidentele middelen over deze jaren te spreiden.

Evenementenbeleid Haarlem | 2025

16

Nieuw beoordelingskader voor subsidie evenementen 2026-2028 In 2018 stelde de gemeenteraad het vorige beoordelingskader vast met daarin aandacht voor de Haarlemse ‘kernwaarden: oorspronkelijkheid, kwaliteit, genieten, ontdekken en menselijke maat’ en Haarlemse ‘unique selling points: cultuur, winkelen en ligging, vernieuwing en diversiteit’. Ook innovatie, diversiteit, spreiding in ruimte en tijd, verduurzaming en aansluiting bij locatieprofielen werden benoemd.

Met het vernieuwde evenementenbeleid presenteren we ook een vernieuwd, uitgebreider beoordelingskader voor evenementensubsidie 2026-2028. Dit kader is tot stand gekomen op basis van de uitkomsten van participatie en op basis van onze beleidsambities, met onder meer waardering voor het culturele karakter van de stad en aandacht voor evenementen met betekenis voor de stad. Alle subsidieaanvragen worden beoordeeld volgens ditzelfde kader. Bij beoordeling wordt rekening gehouden met de aard, (on)mogelijkheden, specifieke situatie en bijzonderheden die van toepassing zijn op het evenement. Het beoordelingskader vormt de basis voor de subsidieregeling 2026-2028.

Beoordelingskader voor subsidie evenementen 2026-2028 1. Betekenis voor de stad en kwaliteit van programmering

2. L  eefbaarheid en levendigheid in een duurzame stad

We waarderen evenementen die passen bij de stad en het karakter van Haarlem. We vinden het belangrijk dat de kwaliteit van de gesubsidieerde evenementen hoog is, met aansprekende inhoud en programmering van goede kwaliteit. Culturele festivals en evenementen zijn van oudsher belangrijk voor cultuurstad Haarlem. Bij beoordeling is oog voor evenementen die onderscheidend zijn in het totaal van de aanvragen of (inter)nationaal.

We vinden het belangrijk dat een evenement rekening probeert te houden met de omgeving, bijvoorbeeld door aandacht voor en communicatie met omwonenden en door maatregelen om hinder te beperken. We verwachten dat organisatoren reflecteren op genomen stappen en hun ambities beschrijven op het gebied van verduurzaming.

Bij beoordeling worden o.a. de volgende vragen gesteld: • Past het evenement bij Haarlem en het karakter van de stad? • Sluit het evenement aan bij een of meer van de ambities zoals geformuleerd in het Cultuurplan Haarlem 2022-2028: 1) Kunst en cultuur voor iedereen, 2) Ruimte voor cultuurmakers en creativiteit zichtbaar in de stad, 3) Verstevigen van dwarsverbanden tussen zorg, welzijn en cultuur, 4) Versterken van cultuureducatie en talentontwikkeling. 5) Vergroten van het belang van culturele voorzieningen en erfgoed voor Haarlem als cultuurstad. • Is het evenement onderscheidend binnen het totaal van de aanvragen en/of (inter)nationaal?

Bij beoordeling worden o.a. de volgende vragen gesteld: • Op welke manier wordt de buurt betrokken bij (de organisatie van) het evenement? • Reflecteert de organisator op genomen stappen op het gebied van duurzaamheid? • Komt verduurzaming terug in de plannen en worden ambities om te verduurzamen beschreven? NB. Hierbij wordt gekeken naar de aard en grootte van het evenement. Vervolg: Vanaf 2026 voeren gesubsidieerde evenementen een nulmeting uit met behulp van de DLE. Daarbij wordt rekening gehouden met de grootte en aard van het evenement. Uitkomsten, ambities en actiepunten worden onderdeel van de evaluatiemomenten van de subsidie.

• Heeft het evenement opgebouwde binding met de stad, of als het evenement nieuw is, wordt die binding met de stad opgezocht, bijvoorbeeld door het betrekken van partners in de stad? • Is het evenement - en indien van toepassing de programmering- van goede kwaliteit?

Evenementenbeleid Haarlem | 2025

17

3. Gezonde financiering

5. Gastvrijheid en bereik

Bij beoordeling wordt bekeken of het evenement een realistische en goed onderbouwde, dekkende begroting heeft, met een inhoudelijke toelichting. Daarnaast wordt bij beoordeling de beoogde bijdrage van de gemeente Haarlem in relatie bekeken tot de totale begroting en andere inkomsten. We vinden het belangrijk dat organisatoren rekening houden met fair pay (eerlijke ver­goedingen) en verwachten hier een toelichting op.

Bij beoordeling wordt publieksbereik beoordeeld, passend bij de aard en opzet van het evenement. We waarderen evenementen die openbaar, laagdrempelig toegankelijk en prettig te bezoeken zijn voor diverse groepen Haarlemmers. We verwachten van organisatoren dat ze informatie verstrekken over de toegankelijkheid van hun evenement en in hun plannen duidelijk maken wat ze op het gebied van sociale veiligheid (gaan) doen. Ook vragen we de aanvrager om te reflecteren op sociale thema’s van de DLE zoals betaalbaarheid, diversiteit en inclusie.

Bij beoordeling worden o.a. de volgende vragen gesteld: • Is de begroting realistische en goed onderbouwd, met inhoudelijke toelichting? • Wordt fair pay toegepast of uitgelegd? • Hoe is de beoogde bijdrage van de gemeente Haarlem in relatie tot de totale begroting en andere inkomsten?

4. Organisatie en communicatie Bij beoordeling worden de haalbaarheid en (zakelijke) kwaliteit van plannen getoetst. Ook wordt bekeken of de aanvrager bezig is met organisatieontwikkeling, toekomstbestendigheid en vernieuwing waar nodig. Bij beoordeling van het communicatieplan van de aanvrager wordt ook bekeken of de aanvrager aandacht besteedt aan verduurzaming, omgeving en toegankelijkheid van het evenement. Bij beoordeling wordt gekeken naar de aard en grootte van het evenement. Bij beoordeling worden o.a. de volgende vragen gesteld:

Bij beoordeling worden o.a. de volgende vragen gesteld: • Wat en hoe is het publieksbereik van het evenement? (Bereikt het evenement bijvoorbeeld een grote doelgroep, of bereikt het evenement een diverse doelgroep of specifieke eigen doelgroep?) • Is het evenement openbaar, laagdrempelig toegankelijk en prettig te bezoeken? • Wordt informatie verstrekt over de toegankelijkheid van het evenement? • Wat doet de organisator om de sociale veiligheid te bevorderen? • Wordt gereflecteerd op sociale thema’s van de DLE zoals betaalbaarheid, diversiteit en inclusie?

Integrale beoordeling

• Zijn de plannen uitvoerbaar?

Bij beoordeling wordt het totaal van de aanvragen ook integraal bekeken, met aandacht voor de volgende punten:

• Laten de plannen realistische doelstellingen zien?

• De gesubsidieerde evenementen laten een diversiteit aan soorten/ disciplines zien;

• Zijn de plannen van goede (zakelijke) kwaliteit? NB. Hierbij wordt rekening gehouden met de verschillen tussen zakelijke organisaties en vrijwilligersinitiatieven.

• De gesubsidieerde evenementen bereiken verschillende doelgroepen in de stad;

• Is de aanvrager bezig met organisatieontwikkeling, toekomstbestendigheid en waar nodig, vernieuwing? • Is het communicatieplan goed uitgewerkt?

• De gesubsidieerde evenementen zijn een mix van bestaande en nieuwe evenementen; • De gesubsidieerde evenementen laten gezamenlijk voldoende spreiding in ruimte en tijd zien.

• Wordt er in het communicatieplan aandacht besteed aan verduurzaming, omgeving en toegankelijkheid van het evenement? NB. Hierbij wordt gekeken naar de aard en grootte van het evenement.

Evenementenbeleid Haarlem | 2025

18

Subsidieregeling 2026-2028 met twee categorieën en maatwerk We introduceren een subsidieregeling voor 20262028. Met de regeling maken we een gelijk speelveld voor organisatoren mogelijk. Organisatoren kunnen voor bestaande of nieuwe evenementen een aanvraag indienen. Alle aanvragen worden beoordeeld volgens het nieuwe beoordelingskader dat door de raad wordt vastgesteld en de basis vormt voor de subsidieregeling 2026-2028. Voor een aantal evenementen geldt dat we ze op voorhand meerjarige zekerheid willen bieden en niet laten concurreren met alle subsidieaanvragers. Daarom maken we in de subsidieregeling onderscheid tussen twee categorieën: 1. Open budget voor evenementen Het grootste deel van het subsidiebudget wordt opengesteld voor aanvragen van bestaande en nieuwe evenementen in 2026-2028. Organisatoren kunnen een aanvraag indienen voor jaarlijks terugkerende evenementen maar ook voor eenmalige edities en biënnales. We kiezen ervoor om zowel bestaande als nieuwe evenementen de ruimte te geven om aan te vragen. Bestaande evenementen willen we zoveel als mogelijk blijven ondersteunen; we stimuleren ontwikkeling en vernieuwing van organisatie en programmering. Ook nieuwe initiatieven zijn welkom om een aanvraag in te dienen: we verwelkomen nieuwe evenementen graag in de stad.

Nieuwe evenementen hebben vaak ook een grote(re) financieringsbehoefte omdat eerste edities meestal meer geld kosten en er nog aan naamsbekendheid gewerkt moet worden. Van alle evenementen vragen we om reflectie en ambitie op het gebied van sociale en ecologische thema’s. Met een mix van bestaande, vernieuw(en)de en nieuwe evenementen komen we tot een toekomstbestendig Haarlems evenementenaanbod. We kiezen er nadrukkelijk voor om het open budget voor evenementen niet op te delen in subcategorieën voor soorten evenementen. Subcategorieën maken het mogelijk om op voorhand een percentage van het budget te reserveren voor bijvoorbeeld cultuur of sport. Anderzijds beperkt het de mogelijkheden in besteding van het totaal beschikbare budget, omdat per categorie een (lager) subsidieplafond geldt. Bovendien beperkt het de mogelijkheden voor interdisciplinaire aanvragen en/of aanvragen die niet in categorisering voorzien zijn.

2. Evenementen van breed maatschappelijk belang Enkele evenementen zijn van belang voor de hele stad, markeren belangrijke gebeurtenissen of tradities en worden op meerdere plekken in Nederland gevierd. Het is belangrijk dat deze evenementen van breed maatschappelijk belang plaatsvinden en daarom concurreren ze niet met andere aanvragen. We reserveren per evenement een maximaal toe te kennen bedrag; deze bedragen zijn tot stand gekomen op basis van eerdere edities en recente gesprekken met de organisatoren over de toekomst. In de subsidieregeling 2026-2028 wordt het subsidieplafond per evenement vastgelegd. De aanvragen voor categorie 2 worden volgens de voorwaarden en criteria van de regeling beoordeeld, en vervolgens wordt per aanvraag het daadwerkelijk toe te kennen bedrag bepaald. Van oudsher worden verschillende organisaties voor het organiseren van deze evenementen gesubsidieerd. Voor de volgende vieringen en evenementen van breed maatschappelijk belang reserveren we budget: Evenement

Max. beschikbaar budget (jaarlijks te indexeren)

Herdenkingsconcert 4 mei en Bevrijdingspop Haarlem

120.000

Koningsdag Haarlem

50.000

Keti Koti Haarlem

5.000

Pride Haarlem Sinterklaasintocht (centrum) Haarlem Totaal

10.000 10.000 (+ 10.000 matching budget economie) 195.000

Bevrijdingspop heeft eerder gepleit voor een garantieregeling, die bij slecht weer soelaas moet bieden. Binnen het gemeentelijk beleid zijn garantstellingen niet aan de orde. Gelet op het feit dat Bevrijdingspop een van de evenementen is met een breed maatschappelijk belang, mag de organisatie erop rekenen dat de gemeente zich de komende jaren blijft inspannen voor de continuïteit van het festival.

Maatwerk voor Kerstmarkt en Bloemencorso Haarlem Voor enkele evenementen is maatwerk nodig. De Kerstmarkt is nooit vanuit het evenementenbudget gefinancierd. Voor markten (en overigens ook kermissen) geldt specifiek beleid. Hiervoor blijft aparte besluitvorming en financiering nodig.

Evenementenbeleid Haarlem | 2025

19

Het Bloemencorso kent een lange traditie en heeft de status van UNESCO immaterieel erfgoed. Het stilstaande Bloemencorso werd voorheen ook door de stichting Bloemencorso Bollenstreek georganiseerd. In 2024 bleek de stichting hier niet meer toe bereid, en heeft de gemeente opdracht verleend. In 2024 en 2025 was de gemeente opdrachtgever voor de stilstaande corso. De stichting Bloemencorso Bollenstreek kan voor het rijdende corso 2026-2028 subsidie aanvragen, gelijk aan andere evenementen binnen categorie 1. In het open budget wordt € 50.000 gereserveerd voor het stilstaande Bloemencorso in het geval dat de subsidieaanvraag voor het rijdende Bloemencorso 2026-2028 wordt gehonoreerd. Indien de aanvraag niet wordt gehonoreerd, komt het bedrag beschikbaar voor andere aanvragen. De gemeente kan niet zelf subsidie aanvragen voor haar eigen evenementen of evenementen waar ze opdracht toe verleent. Zoals eerder aangegeven in ambitie 2 onder de paragraaf ‘De gemeente als organisator’, zal in 2025 onderzocht worden of de gemeentelijke rol als organisator van evenementen afgebouwd kan worden.

Aanvraagperiode en beoordelingsproces Subsidieaanvragen kunnen in de zomer van 2025 ingediend worden. Het beoordelen en beschikken van aanvragen vindt plaats in het najaar van 2025. Voor de beoordeling van de aanvragen wordt gewerkt met een externe adviescommissie, begeleid door en gevoed vanuit diverse beleidsterreinen van de gemeente. We kiezen voor het werken met een