Bijlage 06072022 Memo voorstel correctie verantwoording fractiegelden

Memo correctie vaststelling Verantwoording fractiegelden

Aan

Seniorenconvent

Datum

7 juni 2022

Onderwerp

Voorstel correctie Verantwoording fractiegelden fracties van 21 maart 2018 tot en met 31 december 2021

Van

Carla van Esveld

Nadat de raad op 24 maart jl. het raadsstuk Verantwoording fractiegelden fracties van 21 maart 2018 tot en met 31 december 2021 heeft vastgesteld, is gebleken dat bij vier fracties de in het programma Declaree verantwoorde uitgaven over genoemde periode niet juist zijn ingeboekt of niet compleet waren. Bij het onjuist inboeken ging het over een programmafout, een verkeerde boekingsdata waardoor uitgaven niet zijn meegenomen in de verantwoording en over een onjuiste invoer van een bedrag. Hieronder volgt per fractie een toelichting. Fractie PvdA In het programma Declaree is aan een declaratie van € 1.817,74 in het jaar 2021 een verkeerde status (verwerkt i.p.v. goedgekeurd) toegekend.* Dit bedrag is daarom niet meegenomen in de totaalberekening. Het ging hier om een post die ons inziens past binnen de bestedingscriteria die zijn genoemd in artikel 28 van de Verordening geldelijke voorzieningen gemeenteraadsfracties Haarlem 2019. Het bedrag, genoemd in het raadsstuk van 24 maart jl., dat de fractie PvdA dient terug te betalen over de periode 2018-2022 zou eigenlijk hiermee gecorrigeerd moeten worden. Het gecorrigeerd overzicht zou er dan als volgt komen uit te zien: Totaal ontvangen fractievergoeding Totaal uitgegeven volgens raadsstuk 24/3 Totaal terugstorten raadsstuk 24/3 Correctie niet verwerkte post: Totaal terug te storten (saldo)

€ 63.434,61 € 46.716,65 € 16.717,96 € 1.817,74 € 14.900,22

* N.b. na deze melding is er in Declaree een controle uitgevoerd of er meer posten zijn ingevoerd die een verkeerde status hebben gekregen. Dit is niet het geval. Fractie HvH In 2018 is het bedrag van een factuur van € 174,34 niet opgenomen in de verantwoording. In het programma is een verkeerd bedrag ingevoerd, namelijk € 0,0. Dit had € 174,34 moeten zijn. Bij het invoeren van de bankkosten over 2020 is tevens een verkeerd bedrag ingevoerd. Er is namelijk een post opgenomen van €90,47, terwijl dit €120,47 had moeten zijn. Daarnaast is door de griffie 1

een fout gemaakt bij de afrekening van het jaar 2020. De afrekening heeft zij onterecht gebaseerd op een verouderd en niet volledig jaarverslag, waardoor zij van verkeerd bedrag aan totaaluitgaven is uitgegaan. Dit zou moeten leiden tot een correctie voor het jaar 2020 van € 2929,53. Dit brengt het totaal te corrigeren bedrag op € 3.133,87 (€ 174,34 + (€120,47 - €90,47) + € 2929,53). De griffie heeft voor de zekerheid alle door HvH ingevoerde bedragen in het programma Declaree gecontroleerd. Dit heeft niet geleid tot meer wijzigingen. Het gecorrigeerd overzicht zou er dan als volgt komen uit te zien: Totaal ontvangen fractievergoeding Totaal uitgegeven volgens raadsstuk 24/3 Totaal terugstorten raadsstuk 24/3 Correctie niet verwerkte post: Totaal terug te storten (saldo)

€ 28.986,64 € 14.663,55 € 14.323,09 € 3.133,87 € 11.189,22

Fractie Groenlinks 1. Niet verwerkte declaraties vierde kwartaal 2021 De declaraties voor bestedingen die betrekking hebben op het vierde kwartaal 2021, bij elkaar opgeteld een bedrag van € 4.685,28, zijn ingeboekt op 12 januari 2022. Deze datum is niet gecorrigeerd door de griffie. Hierdoor zijn deze declaraties in het systeem geboekt alsof deze betrekking hebben op het eerste kwartaal van 2022 en niet meegenomen in de afrekening. 2. Extra declaratie vierde kwartaal 2021 Op 13 mei 2022 is door GLH een nieuwe declaratie geboekt inzake de gemaakte kosten tijdens de begroting 2021 ten bedrage van € 1.251,18. Ook deze declaratie is in het systeem geboekt alsof deze betrekking heeft op het eerste kwartaal van 2022 en is niet door de griffie gecorrigeerd. Deze bestedingen passen ons inziens binnen de bestedingscriteria die zijn genoemd in artikel 28 van de Verordening geldelijke voorzieningen gemeenteraadsfracties Haarlem 2019. 3. Niet opgevoerde declaraties 2018, 2019 en 2020 Door GLH is op 13 mei 2022 een nieuwe declaratie ingediend voor diverse niet opgevoerde bestedingen ten bedrage van € 8.136,52 die betrekking hebben op 2018, 2019 en 2020. Het gaat om bestedingen voor loonadministratiekosten 2019 en 2020, salarissen fractie assistent april/mei 2018, juni/juli 2018 en 2e kwartaal 2020 en de voorbereiding kadernota 2020.

Deze bestedingen passen ons inziens binnen de bestedingscriteria die zijn genoemd in artikel 28 van de Verordening geldelijke voorzieningen gemeenteraadsfracties Haarlem 2019.

2/3

Het gecorrigeerd overzicht zou er dan als volgt komen uit te zien: Totaal ontvangen fractievergoeding Totaal uitgegeven volgens raadsstuk 24/3 Correctie niet verwerkt 4e kwartaal 2021 Correctie aanvulling 4e kwartaal 2021 Correctie aanvulling 4e kwartaal 2021 -

€ 80.619,11 € 51.817,23 € 4.685,28 € 1.251,18 € 8.136,52

Totaal terug te storten (saldo)

€ 14.728,90

Fractie LH In 2019 en 2020 zijn diverse bestedingen niet ingeboekt. Het gaat om bestedingen voor de krant, kosten bezoek Stedenband en bankkosten. Het gaat om een totaal bedrag van € 609,50 Het gecorrigeerd overzicht zou er dan als volgt komen uit te zien: Totaal ontvangen fractievergoeding Totaal uitgegeven volgens raadsstuk 24/3 Totaal terug te storten raadsstukl 24/3 Correctie niet opgevoerde posten Totaal terug te storten (saldo)

€ 4.162,64 € 1.882,10 € 2.280,54 € 609,50 € 1.671,04

Voorstel aan het seniorenconvent Via dit memo bent u geïnformeerd dat bij fracties PvdA, HvH, GL en LH de in het programma Declaree verantwoorde uitgaven over de periode 21 maart 2018 tot en met 31 december 2021 niet juist zijn ingeboekt of niet compleet waren. Aan u wordt gevraagd of u akkoord gaat de correctie voor deze fracties door te voeren. Indien het seniorenconvent akkoord gaat, zal door de griffie een nieuw raadsstuk worden gemaakt waarin de gecorrigeerde afrekening en saldo per fractie is opgenomen en aan de raad wordt gevraagd deze bedragen vast te stellen. Vervolgens wordt aan de genoemde fracties gevraagd het gecorrigeerd saldo terug te storten. Het resultaat hiervan is dat het gecorrigeerd saldo zal terugvloeien naar de gemeentekas.

3/3