Afweging scenarios en besluit t.a.v. Duisenberg aanbevelingen

Raadvoorstel

Onderwerp Afweging scenario's en voorstel opvolging Duisenbergaanbevelingen en adviezen accountant en Auditcommissie Nummer 2025/392984 Portefeuillehouder Roduner, F.J. Programma/beleidsveld 7.2 Algemene dekkingsmiddelen Afdeling CC Auteur Benhaddou, H. Telefoonnummer 06-18507558 Email hbenhaddou@haarlem.nl Kernboodschap Naar aanleiding van de gesprekken over de Duisenbergaanbevelingen en de adviezen van de Auditcommissie en de accountant, die zowel in de Auditcommissie als tussen de accountant en de concerncontroller hebben plaatsgevonden, heeft het college een dummyprogramma opgesteld. Dit dummyprogramma is een voorbeeld van programma 4 uit de jaarstukken, met hierin de Duisenberg aanbevelingen en adviezen van de accountant en Auditcommissie opgenomen. Dit dummyprogramma is opgesteld om een visualisatie te hebben van de openstaande aanbevelingen en adviezen, als ondersteuning bij het voeren van het inhoudelijke gesprek hierover. In dit voorliggende dummyprogramma zijn, naast de Duisenbergaanbevelingen, de adviezen van de accountant en Auditcommissie ook de aangekondigde uitbreiding van de W-vragen vanuit het Besluit begroting en verantwoording (BBV) verwerkt. Het college heeft vier scenario’s opgesteld over het wel of niet overnemen van de afzonderlijke Duisenbergaanbevelingen en adviezen van de accountant en de Auditcommissie in de toekomstige P&C-producten.

De wethouder financiën heeft dit dummyprogramma via concerncontrol ingebracht bij de Auditcommissie van 15 april waarna de Auditcommissie daar het inhoudelijke gesprek over heeft gevoerd. De wethouder adviseerde de Auditcommissie scenario één of twee. De Auditcommissie adviseert vervolgens scenario twee. Het college sluit zich hierbij aan en adviseert met dit voorstel scenario twee aan de raad. Dit wordt in deze nota beargumenteerd aan de hand van een afweging op de vier scenario’s. Behandelvoorstel voor De commissie Bestuur wordt verzocht de raad te adviseren over het voorstel van commissie het college en over de wijze van agendering van de raadsnota in de raadvergadering van 19 juni 2025. Relevante eerdere - Advies Auditcommissie opvolging tweetal Duisenberg light aanbevelingen besluiten (2024/978939) - Reactie college op rapporten Duisenberg Jaarstukken 2023 en adviesrapport accountant (2024/1899618)

Kenmerk: 2025/392984

1/8

Besluit college d.d. 20 mei 2025

1. Het college van burgemeester en wethouders stelt het voorstel aan de raad vast. de secretaris,

Ontwerp-besluit raad d.d. ………. (wordt ingevuld door de griffie)

de burgemeester,

De raad der gemeente Haarlem, Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders,

Besluit: 1. 1. In te stemmen met het voorstel van het college om scenario twee te verwerken in de P&C-producten vanaf de Programmabegroting 2026-2030. de griffier,

de voorzitter,

1. Aanleiding Naar aanleiding van de bespreking van de collegereactie openstaande aanbevelingen Duisenberg en de conceptreactie van de Duisenbergrapporteurs hierop in de Auditcommissie van 10 dec 2024, heeft er een gesprek plaatsgevonden tussen de accountant en concerncontroller. In de collegereactie openstaande aanbevelingen Duisenberg heeft het college o.a. zijn reactie gegeven op de op de structuur aanbevelingen uit het adviesrapport van Deloitte. In haar rol als adviseur van de raad heeft Deloitte een adviesrapport uitgebracht die een samenvatting beoogt te zijn van alle openstaande structuur aanbevelingen uit eerdere Duisenbergrapporten tot de Jaarstukken 2023. In dit gesprek is afgesproken dat concerncontrol een ‘dummyprogramma’ opstelt met hierin deze aanbevelingen en adviezen opgenomen, alsook de verwachte ontwikkelingen in het BBV, namelijk de uitbreiding van de W-vragen. De aangekondigde uitbreiding in het BBV van de W-vragen heeft betrekking op de onderdelen investeringen, verbonden partijen en risico’s. Het dummyprogramma is opgesteld volgens de lijn van de besluitpunten van het raadsvoorstel ‘Advies Auditcommissie opvolging tweetal Duisenberg light aanbevelingen’ (2024/978939).

Het dummyprogramma is gebaseerd op programma vier uit de Jaarstukken 2023, waarin onderdelen verspreid over de jaarstukken, zoals uit de bijlagen en paragrafen, in het programma zelf zijn opgenomen. Dit met het oog op de behoefte van de rapporteurs en de Auditcommissie aan meer integraliteit en vergelijkbaarheid.

Kenmerk: 2025/392984

2/8

In de eerste versie van het dummyprogramma zijn de Duisenbergaanbevelingen, adviezen van de accountant en de te verwachte uitbreiding van de W-vragen vanuit het BBV opgenomen om het effect op het boekwerk te illustreren. Dummyprogramma versie één leidde tot een toename van 268 pagina’s in de jaarstukken. Aan de hand van dit eerste dummyprogramma is in de Auditcommissie van 4 februari 2025 het inhoudelijke gesprek gevoerd over de openstaande Duisenbergaanbevelingen. De algemene indruk van de meeste leden van de Auditcommissie was dat de opvolging van alle Duisenbergaanbevelingen in deze vorm leidt tot te veel extra pagina’s. Een deel van de leden van de Auditcommissie ervaart de extra informatie in het programmadeel als waardevol, voor anderen werkt dit juist vertroebelend. In de Auditcommissie van 4 februari 2025 is afgesproken dat concerncontrol een tweede versie van het dummyprogramma zou maken. In deze versie zijn de adviezen van de accountant op de eerste versie van het dummyprogramma verwerkt. Dummyprogramma versie twee is als bijlage bij deze nota opgenomen. In de tweede versie zijn, op basis van de adviezen van de accountant, verschillende onderdelen gereduceerd of geschrapt t.o.v. versie één. Daardoor is de omvang in pagina’s fors teruggebracht.

Dummyprogramma versie twee leidt tot een toename van 84 pagina’s voor alle zeven programma’s, tegenover de 268 pagina’s in dummyprogramma versie één. Van deze 84 pagina’s is 35 pagina’s toe te rekenen aan toevoegingen naar aanleiding van de aankondiging van de uitbreiding van de W- vragen in het BBV. De dummyversies lopen al vooruit op de verplichte opname van de uitbreiding van de W-vragen vanuit het BBV. Per saldo betekent dit een uitbreiding, buiten de W vragen om, van nog steeds 84-35 = 49 pagina’s van het boekwerk in dummyversie twee. Daaropvolgend heeft het college, op basis van deze dummyversies, deze raadsnota opgesteld met daarin vier scenario’s verwerkt over het wel of niet opnemen van de afzonderlijke Duisenbergaanbevelingen en adviezen in de toekomstige P&C-producten. De wethouder financiën heeft dit dummyprogramma via concerncontrol ingebracht bij de Auditcommissie van 15 april waarna de Auditcie daar het inhoudelijke gesprek over heeft gevoerd. De wethouder adviseerde de Auditcommissie scenario één of twee. De Auditcommissie heeft vervolgens gekozen voor scenario twee. Het college sluit zich aan bij het advies van de Auditcommissie voor scenario twee en deze keuze wordt in deze raadsnota beargumenteerd.

Het college stipt aan dat het uitbreiden van het boekwerk haaks staat op de koers die de raad heeft ingezet tijdens de conferentie in 2019 ‘De begroting ontkleedt’ naar P&C-producten op hoofdlijnen. Tegelijkertijd meent het college dat dit voorstel aan de raad om scenario twee over te nemen recht doet aan de behoefte van de raad voor meer overzicht en integraliteit en schat in dat dit voor de raad opweegt tegen de toename van het aantal pagina’s in het boekwerk van de jaarstukken. Met scenario twee is het evenwicht gevonden tussen de Duisenbergaanbevelingen en het advies van de accountant zonder te veel afbreuk te doen aan de wens van leesbare P&C producten van de raad.

Kenmerk: 2025/392984

3/8

2. Beoogd resultaat Met deze nota adviseert het college de raad om te kiezen voor scenario twee van de vier scenario’s m.b.t. het wel of niet overnemen van de afzonderlijke Duisenbergaanbevelingen en adviezen van de accountant en Auditcommissie in de toekomstige P&C-producten. Het college komt na afweging met een voorstel voor het meest realistische scenario, namelijk scenario twee. Onderstaande tabel toont per scenario de op te nemen Duisenbergaanbevelingen en adviezen en het aantal pagina’s. Een getal duidt aan dat de aanbeveling wordt opgenomen in het scenario, staat er geen getal, dan wordt de aanbeveling niet opgenomen. Het getal staat voor het aantal pagina’s per programma. De toevoegingen één t/m negen in de tabel zijn gebaseerd op programma vier van dummyversie twee. Nr.

Toevoegingen programma 4 (totaal zeven programma’s in de jaarstukken)

Scenario 1: uitbreiding W-vragen

Scenario 2: Scenario 1 + adviesrapport Deloitte

Scenario 3: Scenario 2 + overige aanbevelingen

Scenario 4: Scenario 3 + bijlage 6.5

1.

Verbonden partijen (besluitpunt 1h + uitbreiding W-vragen)

2

2

2

2

2.

Financiële hoofdlijn jaarrekening (besluitpunt 1c)

-

2

2

2

3.

Mutaties bestemmingsreserves (besluitpunt 1b)

-

-

1

1

4.

Reserves en voorzieningen (besluitpunt 1b)

-

2

2

2

5.

Investeringen (besluitpunt 1f en uitbreiding Wvragen)

1

1

1

1

6.

Investeringskredieten (besluitpunt 1f en uitbreiding W-vragen)

1

1

1

1

7.

Incidentele baten en lasten (aanbeveling als onderdeel van raadsvoorstel (2024/978939))

-

-

1

1

8.

Doeluitkeringen(besluitpunt 1e)

-

1

1

1

9.

Risico’s (uitbreiding W-vragen)

1

1

1

1

10.

Bijlage 6.5: Analyse en toelichting per beleidsveld

-

-

-

8

Totaal pagina’s programma 4

5

10

12

20

Totaal aantal pagina’s complete gedrukte boekwerk

35

70

84

110

Kenmerk: 2025/392984

4/8

3. Onderbouwing voorstel Hieronder volgt de toelichting op de scenario’s en het voorstel van het college: Scenario 1: Alleen de toevoegingen n.a.v. de uitbreiding van de W-vragen Gelet op de afwegingen die tijdens de conferentie ‘De begroting ontkleedt’ zijn gemaakt naar P&C-producten op hoofdlijnen, presenteert het college scenario één. Het uitgangspunt van scenario één is het waarborgen van de hoofdlijnen en leesbaarheid van de jaarstukken door het extra aantal pagina’s beperkt te houden. In dit scenario zijn namelijk enkel de aangekondigde uitbreiding van de W-vragen uit het BBV opgenomen. Deze uitbreiding, waarop het dummyprogramma vooruit loopt, wordt tevens een verplichte opname in de P&C-documenten. Deze opname leidt tot een toename van circa 5x7=35 pagina’s in het gedrukte boekwerk (voor alle zeven programma’s in het boekwerk). Echter, dit scenario doet geen recht aan de aanbevelingen van de Duisenbergrapporteurs. Scenario 2: Scenario 1 & toevoegingen o.b.v. adviesrapport Deloitte Tegelijkertijd neemt het college de gesprekken in de Auditcommissie, met de Duisenbergrapporteurs en met de accountant mee in haar afweging tussen de scenario’s. Scenario twee verschaft meer informatie in het programma zelf en voorziet daarmee meer in de behoefte naar integraliteit en vergelijkbaarheid.

Daarnaast slaan de toevoegingen in scenario twee direct terug op de besluitpunten in ‘Advies Auditcommissie opvolging tweetal Duisenberg ligt aanbevelingen’ (2024/978939) en de adviezen van de Auditcommissie en het adviesrapport van de accountant . Als uitkomst van het gezamenlijk doorlopen traject is het voorstel van het college daarom scenario twee. De Auditcommissie sluit zich hierbij aan en heeft haar voorkeur ook voor scenario twee uitgesproken tijdens de Auditcommissie van 15 april 2025. Scenario twee leidt tot een extra toename van 5x7=35 pagina’s t.o.v. van scenario één. Dit leidt dus tot een totale toename van het boekwerk van 70 pagina’s. Scenario 3: Scenario 2 & overige aanbevelingen De voorkeur van het college gaat niet uit naar scenario drie. Toevoegingen drie en zeven slaan beide niet direct terug op het adviesrapport van de accountant. Scenario drie leidt tot een extra toename van het boekwerk van zeven pagina’s t.o.v. scenario twee. Het totale boekwerk zal hiermee met 84 pagina’s toenemen. Scenario 4: Scenario 3 & bijlage 6.5 opnemen in het programma zelf Bijlage 6.5 Analyse en toelichting per beleidsveld is geschrapt in dummyprogramma versie twee, maar wordt wel meegenomen in de afweging van de scenario’s. Indien paragraaf 6.5 in het boekwerk wordt opgenomen, in plaats van als bijlage, dan neemt het totaal aantal pagina’s niet toe.

Wel betekent dit een schuif van de bijlage naar de programma’s, wat inhoudt dat de digitale bijlage dunner wordt en het gedrukte boekwerk juist 26 pagina’s dikker.

Kenmerk: 2025/392984

5/8

De accountant heeft tevens geadviseerd dit onderdeel in de bijlage te houden. Daarom adviseert het college negatief over dit scenario. In deze toelichting is uitgegaan van 26 pagina’s (en niet van 7x8=56 pagina’s), omdat de digitale bijlage 6.5 van de jaarstukken 2023 voor alle zeven programma’s 26 pagina’s bevat. Het totale gedrukte boekwerk zal hiermee met ongeveer 110 pagina’s toenemen (26+(7x12)=110). Conclusie Alles afwegende aangaande het overzicht, samenhang, hoofdlijnen, omvang, nieuwe ontwikkelingen en uitvoerbaarheid stelt het college voor om twee te implementeren in de P&C producten vanaf de Programmabegroting 2026-2030.

4. Risico’s en kanttekeningen 4.1 Risico’s n.v.t. 4.2 Kanttekeningen Naar aanleiding van feedback van de griffie heeft het college nog twee toevoegingen gedaan aan versie twee van het dummyprogramma t.o.v. de versie die is gedeeld met de Auditcommissie van 15 april, namelijk: • De begrote dotaties en onttrekkingen aan de reserves ontbraken in toevoeging 4 Reserves en voorziening (paragraaf 4.3.3 van het dummyprogramma), maar zijn alsnog toegevoegd. Hiermee is volledig invulling gegeven aan besluitpunt 1b (2024/978939). • Het college heeft, zoals eerder voorgesteld, de verwijzing naar bijlage 6.9 in de doelenboom opgenomen door een link op te nemen. Hiermee is volledig invulling gegeven aan de aanbeveling Aansluiting financiële onderdelen doelenboom (2024/978939).

5. Consequenties en uitvoering Het college stuurt de nota, voorafgaand aan de raadsbehandeling, ter advisering naar de commissie Bestuur van 12 juni 2025. Het college verwacht met deze raadsnota en de collegereactie openstaande aanbevelingen Duisenberg de Duisenbergaanbevelingen en adviezen van de accountant te kunnen afdoen:

Kenmerk: 2025/392984

6/8

1. Aanbevelingen Duisenbergrapporteurs Inhoudelijke aanbevelingen: • Aanbeveling voor beleidsveld 4.3 Aantrekkelijke leefomgeving, doel ‘Haarlem is groen en biodivers’: Product Dierenbescherming visueel ‘ontkoppelen’. • Aanbeveling voor beleidsveld 2.2 Voorzieningen jeugd, doel ‘Tijdige jeugdhulp op maat aanbieden’: Wettelijke taak weer opnemen in doelen, prestaties en indicatoren bij volgende raadsconferentie. Structuur aanbevelingen: • Aanbeveling Informatie begroting en jaarverslag beter op elkaar aan laten sluiten. • Aanbeveling Smileys legenda objectiever maken. • Aanbeveling Indicatoren formuleren in traject nieuwe formats raadsnota’s. • Aanbeveling Aanpassing in streefwaarden vermelden. • Aanbeveling Maak overlap tussen programma’s en beleidsvelden beter inzichtelijk • Aanbeveling Meer inzicht in prestaties verbonden partijen • Aanbeveling Maak de verklaring voor verschillen tussen primaire begroting en begroting na wijziging inzichtelijker in het programmaverslag zelf.

2. Aanbevelingen Deloitte Structuur aanbevelingen: • Analyse per beleidsveld van de werkelijke lasten en baten ten opzichte van de gewijzigde begroting opnemen bij het programma (in plaats van in een aparte bijlage). • Analyse van de werkelijke onttrekkingen en stortingen in reserves ten opzichte van de gewijzigde begroting met het saldo van de reserve per 31 december (in plaats van een aparte bijlage). • Een grafiek met het meerjarig verloop (afgelopen vier jaar) en de trend vanuit de begroting (komende vier jaar) van de baten en lasten van het betreffende beleidsveld. • Indien van toepassing de inzet van specifieke uitkeringen bij het betreffende taakveld, met ook een vermelding van het vooruitontvangen bedrag (dat ‘geparkeerd’ staat onder de vooruitontvangen middelen). • Vermelden van de meest relevante gedane investeringen (met restantbudgetten) bij het betreffende beleidsveld. • In de doelenboom de lasten en baten afzonderlijk vermelden in plaats van gesaldeerd (in plaats van een aparte bijlage). • Per programma in een overzicht opnemen uit welke kostenopbrengstencategorieën het betreffende beleidsveld bestaat.

Kenmerk: 2025/392984

7/8

•

Per programma aangeven met welke verbonden partijen de doelstellingen worden gerealiseerd.

3. Besluitpunten ‘Advies Auditcommissie opvolging tweetal Duisenberg light aanbevelingen’ (2024/978939): 1a. Per beleidsveld een analyse van de werkelijke lasten en baten ten opzichte van de gewijzigde begroting. 1b. De analyse van de werkelijke onttrekkingen en stortingen in reserves ten opzichte van de gewijzigde begroting met het saldo van de reserve per 31 december. 1 c. Een grafiek met het meerjarig verloop (afgelopen vier jaar) en de trend vanuit de begroting (komende vier jaar) van de baten en lasten van het betreffende beleidsveld. 1 d. Een andere visualisatie voor effect- en prestatie-indicatoren. 1 e. Indien van toepassing de inzet van specifieke uitkeringen bij het betreffende taakveld, met ook een vermelding van het vooruitontvangen bedrag (dat ‘geparkeerd’ staat onder de vooruitontvangen middelen) in het onderdeel ‘Wat heeft het gekost?’ 1 f. Het vermelden van de meest relevante gedane investeringen (met restantbudgetten) bij het betreffende beleidsveld. 1 g. In de doelenboom de lasten en baten afzonderlijk vermelden in plaats van gesaldeerd 1 h. Per programma aangeven met welke verbonden partijen de doelstellingen worden gerealiseerd.

6. Bijlagen 1. Bijlage 1: Dummyprogramma scenario 2 2. Bijlage 2: Doelenboom dummyprogramma scenario 2

Kenmerk: 2025/392984

8/8