Afdoening RKC aanbevelingen over externe inhuur

Informatienota

Onderwerp Afdoening RKC aanbevelingen over externe inhuur Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

2024/1996978 Raadt, E. de 7.2 Algemene dekkingsmiddelen HRM Eikmans, A. (06) 42 63 85 01 aeikmans@haarlem.nl De raad heeft in 2021 vragen geadresseerd over de externe inhuur binnen de gemeente Haarlem. Naar aanleiding van deze vragen is de (hierna: RKC) een onderzoek gestart. De centrale vraag van het onderzoek luidde: is het beleid voor externe inhuur doelmatig en doeltreffend en is de raadsinformatie toereikend? In 2021 heeft de RKC haar onderzoeksrapport naar de externe inhuur van de gemeente Haarlem gepubliceerd waarin verschillende aanbevelingen staan opgenomen. Door de maatschappelijke discussie en bevindingen uit het RKC-rapport, heeft externe inhuur continu de aandacht van het college en de organisatie. Met name door de doorontwikkeling van het Strategisch Personeelsbeleid, werden verschillende bevindingen van de RKC ten tijde van de publicatie van het rapport direct geadresseerd. Er bleven drie aanbevelingen staan die gericht zijn op de sturing, beheersing en informatievoorziening rondom externe inhuur. Met deze informatienota en de bijbehorende bestuurlijke agendazaken, wordt voorgesteld de aanbevelingen uit het RKC rapport af te doen.

Behandelvoorstel voor commissie Relevante eerdere besluiten Besluit college d.d. 19 november 2024

Het college stuurt de informatienota ter bespreking naar de Commissie Bestuur. -

RKC Rapport Inzicht in inhuur – Onderzoek naar externe inhuur (2021/479781) in raadsvergadering 14 oktober 2021. 1. Het college stelt de informatienota aan de commissie vast. de secretaris,

Kenmerk: 2024/1996978

de burgemeester,

1/5

1. Aanleiding Om de bestuurlijke ambities van de gemeente Haarlem te bereiken, is de flexibele inzet van personeel niet meer weg te denken uit onze organisatie. Door naast vaste medewerkers, te werken met uitzendkrachten, detachering en zzp’ers, kan er efficiënt worden ingespeeld op een bijzondere en wisselende vraag naar mens- en denkkracht voor het uitvoeren van de reguliere taken van de gemeente en het realiseren van politiek-bestuurlijk geformuleerde ambities. Externe inhuur brengt verschillende vraagstukken met zich mee. De raad heeft hier in 2021 vragen over geadresseerd waarna er een onderzoek is uitgevoerd door de Rekenkamercommissie (hierna: RKC). De centrale vraag van het onderzoek luidde: is het beleid voor externe inhuur doelmatig en doeltreffend en is de raadsinformatie toereikend? In 2021 heeft de RKC haar onderzoeksrapport naar de externe inhuur van de gemeente Haarlem gepubliceerd waarin verschillende aanbevelingen staan opgenomen. Met deze informatienota en de bijbehorende bestuurlijke agendazaken, wordt voorgesteld de aanbevelingen uit het RKC rapport af te doen. 2. Aanbevelingen en opvolging RKC-onderzoek Door de maatschappelijke discussie en bevindingen uit het RKC-rapport, heeft externe inhuur continu de aandacht van het college en de organisatie.

Met name door de doorontwikkeling van het Strategisch Personeelsbeleid, werden verschillende bevindingen van de RKC direct geadresseerd. De aanbevelingen die bleven staan, richten zich op een aantal zaken die nog verbeterd kunnen worden op het gebied van sturing, beheersing en informatievoorziening. Deze aanbevelingen luiden als volgt: Aanbeveling 1: Visie op inhuur ontwikkelingen De RKC beveelt aan, om het college opdracht te geven op korte termijn een visie op externe inhuur, als onderdeel van de flexibele schil van de personele bezetting, te ontwikkelen in het nieuwe Strategische personeelsbeleid. Opvolging van de aanbeveling Het Strategisch Personeelsbeleid 2022-2027 schept in hoofdstuk 3.4 randvoorwaarden over de invulling van externe inhuur binnen de gemeente Haarlem. Uitgangspunt is dat, bij de invulling van werkzaamheden, eerst wordt gekeken of dit kan met medewerkers in vaste dienst. Bij de inzet van capaciteit wordt gestreefd naar een goede verhouding tussen ‘vast’ en ‘flexibel’ personeel. De (tijdelijke) inzet van externe medewerkers is echter noodzakelijk om de dienstverlening naar de stad en de interne organisatie op het juiste niveau te houden.

Kenmerk: 2024/1996978

2/5

Voor de inzet van externe inhuur, zijn de volgende ambities geformuleerd: -

Externe inhuur is een vaste component van het personeelsbestand van Haarlem om de organisatie duurzaam te versterken en vereist goed opdrachtgeverschap. Goed werkgeverschap richt zich zowel op het ‘eigen’ personeel als externe inhuur. We huren in volgens regels (rechtmatig), doeltreffend, en economisch slim (doelmatig). We kunnen ons maatschappelijk verantwoorden, dus als we inhuren wegen we de verschillende genoemde perspectieven tegen elkaar af. We houden grip op inhuur en de kosten die daarmee gemoeid zijn. De streefwaarde met een bandbreedte om mee te bewegen met de conjuncturele ontwikkelingen en maatschappelijke opgaven.

Bovenstaande uitgangspunten bieden de basis van het beleid binnen de gemeente Haarlem en de visie op externe inhuur. In 2025 zal gestart worden met een artikel 213a onderzoek, waarin deze ambities worden meegenomen en gevormd tot een concrete en bondige visie op externe inhuur. Aanbeveling 2: aanscherpen van de beheersing van inhuur De RKC beveelt aan het college opdracht te geven: a) De streefwaarde in de begroting te baseren op de personeelsbegroting die een onderverdeling kent naar afdelingen en naar externe inhuur. b) In de HR-rapportages de (substantiële) wijzigingen in de personeelsbegroting op centraal en afdelingsniveau te laten toelichten. Daarbij moet eventuele dekking uit materieel budget altijd worden toegelicht. c) De ontwikkeling van de inhuur en de personeelsbegroting intensief te monitoren. Opvolging van de aanbeveling Sturen op het inhuurvolume vergt een zorgvuldige afweging. Als gemeente willen wij de juiste dienstverlening kunnen bieden aan de stad en om dit te waarborgen, is er in toenemende mate een afhankelijkheid van de inzet van externe inhuur. Krapte op de arbeidsmarkt, tijdelijk capaciteitsgebrek of het ontbreken van specifieke expertise zijn belangrijke redenen om in te zetten op externe inhuur. Als vanzelfsprekend is het van belang te alle tijde kritisch te blijven op inzet en de kosten van externe inhuur.

Op gemeentelijk niveau wordt door middel van de BZK-kengetallen, streef- en realisatiewaarden geprognosticeerd en gerapporteerd in de programmabegroting en jaarrekening. Dit is in lijn met de landelijke wetgeving waarbij wordt uitgegaan de totale inhuurkosten en loonsom op organisatieniveau. Aanvullend worden op domeinniveau – als verdiepingsslag – de begrote en

Kenmerk: 2024/1996978

3/5

werkelijke inhuurkosten gerapporteerd en toegelicht. Er wordt gerapporteerd op domeinniveau aangezien processen binnen een domein vaak afdeling overstijgend zijn. Op deze manier wordt er op een meer specifieke wijze aandacht gegenereerd voor externe inhuur ten opzichte van de totale loonsom. Aanbeveling 3: borgen informatievoorziening en agendering De RKC beveelt aan het college opdracht te geven om: a) in de begroting en het jaarverslag de raad te informeren over de ontwikkeling van de financiële omvang van de externe inhuur en daarbij in het jaarverslag een toelichting te geven op die ontwikkeling. b) Het beleid met betrekking tot externe inhuur minimaal eens per vier jaar expliciet te agenderen aan de hand van een evaluatie van de doeltreffendheid en de doelmatigheid van dit beleid. Opvolging van de aanbeveling Gedurende het jaar wordt de raad via verschillende wegen geïnformeerd over de ontwikkelingen in de inhuur. Naast de programmabegroting en de jaarrekening wordt ook in de PC documenten als Kadernota en Bestuursrapportage informatie verstrekt over de externe inhuur. Dit zorgt voor meer aandacht voor de ontwikkeling van inhuur en biedt de mogelijkheid hier indien gewenst tussentijds op te kunnen sturen.

In de jaarrekening 2023 is voor de eerste keer verantwoording afgelegd over de kosten van de inhuur op zowel gemeentelijk als domeinniveau (paragraaf 3.5 Bedrijfsvoering). Bij deze verantwoording zijn ook de aanbevelingen van de commissie Duisenberg meegenomen zodat het overzicht is verrijkt met aantallen fte’s inhuur. Naast de kwantitatieve verantwoording is er per domein een toelichting gegeven op de achtergronden van de inhuur. Bij de Programmabegroting 2024-2028, in paragraaf 3.5 Bedrijfsvoering, zijn de uitgangspunten van het inhuurbeleid uit het Strategisch Personeelsbeleid toegelicht. De factoren waarom er gebruik wordt gemaakt van inhuur en de inhuurontwikkeling meerjarig, zowel gemeentebreed als op domeinniveau zijn hierin opgenomen. Ook in de Programmabegroting 2025-2029 wordt op deze wijze invulling gegeven aan de RKC-aanbeveling. De evaluatie van de doeltreffendheid en de doelmatigheid van het beleid rondom externe inhuur zal in 2026 plaatsvinden (4-jaars termijn). 3. Artikel 213a onderzoek De aanbevelingen die volgden uit het onderzoek van de RKC, zien op de inzet en beheersing van externe inhuur en de informatievoorziening hieromtrent. In de beheersing en de

Kenmerk: 2024/1996978

4/5

informatievoorziening zijn de afgelopen jaren stappen gezet. Externe inhuur is constant in ontwikkeling en zal daarom ook blijvend aandacht vragen. Bij de opvolging van de aanbevelingen, werd duidelijk dat om te komen tot de juiste sturing en informatievoorziening, ook de wijze van inrichting van het inhuurproces in de organisatie meeweegt. Welke toets vindt vooraf plaats? Hanteren we de juiste voorwaarden en overeenkomsten? Welke inhuurvorm is passend? Wie is verantwoordelijk en huren we in volgens de juiste wet- en regelgeving1? Deze vragen wegen mee om te komen tot een toekomstbestendige procesinrichting van de externe inhuur binnen de gemeente Haarlem. Op die manier dat de kosten beheersbaar blijven en we tegelijkertijd zorgen dat, met het oog op de krappe arbeidsmarkt, het werk gedaan kan worden. In 2025 zal een artikel 213a onderzoek worden gestart waarin bovengenoemde aspecten worden meegenomen.

1 De vraag of we inhuren conform de geldende wet- en regelgeving is actueel omdat het

handhavingsmoratorium van de wet DBA per 1 januari 2025 wordt opgeheven, hoewel de toepassing en handhaving nog onderwerp van bestuurlijk gesprek zijn.

Kenmerk: 2024/1996978

5/5