Advies Auditcommissie twee Duisenberg aanbevelingen

Raadsvoorstel

Onderwerp Advies Auditcommissie opvolging tweetal Duisenberg light aanbevelingen Nummer 2024/978939 Portefeuillehouder Roduner, F.J. Programma/beleidsveld 7.2 Algemene dekkingsmiddelen Van Auditcommissie Auteur Taets van Amerongen-Ingram, D.M. Telefoonnummer 023-5113032 Email dtaets@haarlem.nl Kernboodschap In januari heeft een gesprek plaatsgevonden tussen Duisenberg rapporteurs, de wethouder financiën, de concerncontroller en de accountant over een tweetal nog niet afgedane Duisenberg aanbevelingen. Aanleiding van dit gesprek was de wens van rapporteurs, om namens de raad, de aanbevelingen nader te verduidelijken en mogelijke oplossingsrichtingen samen te verkennen waar het college en ambtelijke organisatie uitvoering aan kunnen geven. De accountant is, met instemming van de wethouder en rapporteurs, gevraagd hierin een bemiddelende rol te vervullen. Door dit gesprek is meer begrip ontstaan voor elkaars standpunten. De uitkomst van het gesprek is dat de accountant is gevraagd een voorstel uit te werken dat in de Auditcommissie wordt besproken en leidt tot een advies van de Auditcommissie aan de raad over de opvolging. In dit raadsvoorstel treft de raad dit advies aan.

Behandelvoorstel voor De commissies Bestuur wordt verzocht advies te geven aan de raad over het commissie voorstel van de Auditcommissie in paragraaf 2 en over de wijze van agendering van het raadsvoorstel in de raadsvergadering. Relevante eerdere - Advies opvolging Duisenberg light aanbevelingen t.b.v. behandeling besluiten ontwerpbegroting 2024-2028 (2023/1790756) - Raadsstuk onderzoeken methode Duisenberg-light naar de jaarstukken 2022 gemeente Haarlem (2023/0767345) - Advies opvolging Duisenberg light aanbevelingen t.b.v. behandeling begroting 2023-2027 (2022/1365758) - Opvolging Duisenberg light aanbevelingen t.b.v. behandeling jaarstukken 2021 (2022/1365758) - Raadsstuk Opvolging aanbevelingen methode Duisenberg-light jaarstukken 2019 (2020/ 1003029) - Raadsstuk bij onderzoeken methode Duisenberg-light jaarstukken gemeente Haarlem 2019 (2020/541370) - Raadsstuk Reactie Duisenberg rapporteurs op opvolging door raad overgenomen aanbevelingen onderzoek jaarstukken 2018 (2019/878889)

Kenmerk: 2024/841648

1/7

-

Ontwerp-besluit raad d.d. ………. (wordt ingevuld door de griffie)

Raadsstuk bij onderzoeken methode Duisenberg light jaarstukken 2018 gemeente Haarlem (2019/ 500692) - Raadsbesluit raadsonderzoek jaarrekening (2019/51131) De raad der gemeente Haarlem, Gelezen het advies van de Auditcommissie, Besluit: 1. In de verslaglegging over programma’s en beleidsvelden de volgende onderdelen toe te voegen: a. Per beleidsveld een analyse van de werkelijke lasten en baten ten opzichte van de gewijzigde begroting. b. De analyse van de werkelijke onttrekkingen en stortingen in reserves ten opzichte van de gewijzigde begroting met het saldo van de reserve per 31 december. c. Een grafiek met het meerjarig verloop (afgelopen vier jaar) en de trend vanuit de begroting (komende vier jaar) van de baten en lasten van het betreffende beleidsveld. d. Een andere visualisatie voor effect- en prestatie-indicatoren. e. Indien van toepassing de inzet van specifieke uitkeringen bij het betreffende taakveld, met ook een vermelding van het vooruitontvangen bedrag (dat ‘geparkeerd’ staat onder de vooruitontvangen middelen) in het onderdeel ‘Wat heeft het gekost?’ f. Het vermelden van de meest relevante gedane investeringen (met restantbudgetten) bij het betreffende beleidsveld. g. In de doelenboom de lasten en baten afzonderlijk vermelden in plaats van gesaldeerd h. Per programma aangeven met welke verbonden partijen de doelstellingen worden gerealiseerd. 2.

Dit stapsgewijs in te voeren en in de begroting 2026-2030 eerst voor 1 programma uit te voeren. 3. Bijlage 6.5 in het jaarverslag te laten vervallen als dit voor alle programma’s is uitgevoerd;

Kenmerk: 2024/841648

2/7

4. De discussie binnen de raad te voeren of het leggen van een verbinding tussen de doelstellingen en de financiële informatie prioriteit heeft.

de griffier,

de voorzitter,

1. Inleiding In januari heeft een gesprek plaatsgevonden tussen Duisenberg rapporteurs, de wethouder financiën, de concerncontroller en de accountant over een tweetal nog niet afgedane Duisenberg aanbevelingen. Aanleiding van dit gesprek was de wens van rapporteurs, om namens de raad, de aanbevelingen nader te verduidelijken en mogelijke oplossingsrichtingen samen te verkennen waar het college en ambtelijke organisatie uitvoering aan kunnen geven. De accountant is, met instemming van de wethouder en rapporteurs, gevraagd hierin een bemiddelende rol te vervullen. Door dit gesprek is meer begrip ontstaan voor elkaars standpunten. De uitkomst van het gesprek is dat de accountant is gevraagd een voorstel uit te werken dat in de Auditcommissie wordt besproken en leidt tot een advies van de Auditcommissie aan de raad over de opvolging. In dit raadsvoorstel treft de raad dit advies aan. 2. Voorstel aan de raad Het advies heeft betrekking op de opvolging van onderstaande aanbevelingen: 1. Aansluiting financiën doelenboom en onderscheid going concern activiteiten en budgetten (2023/1384482) a. Zorg dat de financiële onderdelen van begroting en jaarverslag aansluiten op de doelenboom. b. Maak daarbij inzichtelijk welke middelen geraamd (begroting) worden c.q. besteed zijn (jaarverslag) aan de gestelde doelen uit de doelenboom. c.

Maak - indien van toepassing - in de beleidsvelden naast de doelstellingen ook duidelijk welke going-concern activiteiten en budgetten in betreffende beleidsveld zijn opgenomen. d. Maak bij de gestelde doelen uit de doelenboom en bijhorende budgetten ook inzichtelijk dat eventueel sprake is van incidentele middelen Deze aanbeveling sluit aan bij de aanbeveling die ook de Auditcommissie heeft gedaan bij de jaarstukken 2022, namelijk:

Kenmerk: 2024/841648

3/7

1. 2.

Begrotingsverschillen: beter inzicht in de verschillen tussen begroting en realisatie, met bijzondere aandacht voor significante afwijkingen. Relatie Budget en Doelen: duidelijke relatie tussen budget, doelen en prestaties in de jaarrekening, met onderscheid tussen geleverde prestaties en bereikte doelen.

De andere Duisenberg aanbeveling waarover dit advies gaat is: Toelichten toevoegingen en onttrekkingen reserves (2023/1384513) Laat bij toevoegingen en onttrekkingen uit reserves in de jaarstukken (bijvoorbeeld paragraaf 4.5 van de jaarrekening) met een korte toelichting concreet zien wat de toevoegingen c.q. onttrekkingen betreffen, hoe die zich verhouden tot de geraamde toevoegingen en onttrekkingen en op welk beleidsveld en doel deze betrekking hebben.

De Auditcommissie stelt de raad voor: 5. In de verslaglegging over programma’s en beleidsvelden de volgende onderdelen toe te voegen: a. Per beleidsveld een analyse van de werkelijke lasten en baten ten opzichte van de gewijzigde begroting. b. De analyse van de werkelijke onttrekkingen en stortingen in reserves ten opzichte van de gewijzigde begroting met het saldo van de reserve per 31 december. c. Een grafiek met het meerjarig verloop (afgelopen vier jaar) en de trend vanuit de begroting (komende vier jaar) van de baten en lasten van het betreffende beleidsveld. d. Een andere visualisatie voor effect- en prestatie-indicatoren. e. Indien van toepassing de inzet van specifieke uitkeringen bij het betreffende taakveld, met ook een vermelding van het vooruitontvangen bedrag (dat ‘geparkeerd’ staat onder de vooruitontvangen middelen) in het onderdeel ‘Wat heeft het gekost?’ f. Het vermelden van de meest relevante gedane investeringen (met restantbudgetten) bij het betreffende beleidsveld. g. In de doelenboom de lasten en baten afzonderlijk vermelden in plaats van gesaldeerd h. Per programma aangeven met welke verbonden partijen de doelstellingen worden gerealiseerd. 6. Dit stapsgewijs in te voeren en in de aankomende begroting dit eerst voor 1 programma uit te voeren. 7. Bijlage 6.5 in het jaarverslag te laten vervallen als dit voor alle programma’s is uitgevoerd; 8.

De discussie binnen de raad te voeren of het leggen van een verbinding tussen de doelstellingen en de financiële informatie prioriteit heeft.

Kenmerk: 2024/841648

4/7

3. Beoogd resultaat Het doel van dit advies is een oplossingsrichtingen aan te reiken voor de opvolging van een tweetal Duisenberg aanbevelingen. 4. Argumenten 1. Veel van de gevraagde informatie is te vinden in begroting en jaarrekening, maar is opgenomen op andere plaatsen zoals bijlagen. Hierdoor is het voor de raad lastig om financiën te koppelen aan doelen en activiteiten. 2. Uit de doelenboom niet is te achterhalen hoe het geld wordt besteed en dat maakt het voor de raad lastig om in te schatten waar er bezuinigd kan worden als de besteding van het geld niet duidelijk is. 3. De jaarrekening en de begroting volgen het format van beleidsvelden en taakvelden en niet van doelen en prestaties. Op prestatie- en doelniveau is er geen financiële verantwoording in jaarverslag en begroting. 4. Ten behoeve van de overzichtelijkheid kan de informatie uit bijlage 6.5 worden geïntegreerd in de verslaglegging over programma en beleidsvelden. 5. Er ontbreekt nu een nadere toelichting van mutaties in de reserves. De informatie in bijlage 6.5 of het hoofdstuk over de balans waar de reserves worden toegelicht, geeft te summiere informatie, zeker als er sprake is van een afwijking van de begroting. 6. Bij de raad bestaat er behoefte meer zicht te hebben op de ontwikkeling en trend van lasten en baten van een beleidsveld.

Een gevisualiseerd meerjarig beeld van hoe de kosten en baten zich ontwikkelen bij een beleidsveld, biedt meer inzicht of lasten en baten toe- of afnemen en hoe deze te interpreteren in de tijd. 7. Het vorige punt geldt ook voor de leesbaarheid van de effect- en prestatie-indicatoren. De huidige tabellen zijn nu lastig te lezen. 8. Als je als raadslid wilt weten wat er in een beleidsveld betaald wordt vanuit een specifieke uitkering, dan kun je deze informatie niet vinden. De omvang van Specifieke uitkeringen (SPUKS) en bijhorende taken is de afgelopen jaren (vanaf 2019) enorm toegenomen. Deze specifieke uitkeringen vallen onder veel verschillende beleidsvelden. De ontvangen specifieke uitkeringen zijn vermeld in bijlage 6.7 (‘overzicht verworven subsidies’) en in de toelichting op de balans staan de nog niet bestede specifieke uitkeringen. Daarnaast is in de jaarrekening de verplichte Sisa-bijlage opgenomen met een tabel waarin verantwoording wordt afgelegd over de specifieke uitkeringen. Deze Sisa-bijlage is voor het Rijk bedoeld en moet worden opgenomen volgens het voorgeschreven model. Het advies is om de specifieke uitkeringen, de bestedingen en het geld dat nog niet besteed is op te nemen bij de beleidsvelden/programma’s zodat inzicht ontstaat in hoeverre een beleidsveld/programma met specifieke middelen wordt uitgevoerd en welke middelen nog kunnen worden ingezet. 9.

Er is behoefte inzicht door bij het beleidsveld te vermelden wat de meest relevante gedane investeringen zijn geweest. In het onderdeel ‘Wat heeft het gekost?’ gaat het alleen over de exploitatielasten. De verbinding tussen de investeringen en het beleidsveld, is er in feite niet. Dit

Kenmerk: 2024/841648

5/7

is wel in de bijlage terug te vinden. Het is inzichtelijker als in de tekst wordt verwezen naar investeringen zodat duidelijk wordt hoeveel er in dit beleidsveld geïnvesteerd is het afgelopen jaar. Dat kan worden afgezet tegen wat we van plan waren te doen en wat er werkelijk is gedaan. Dat past dan beter bij ‘wat hebben we wel bereikt’ en ‘wat hebben we niet bereikt’. Want als er dan bijvoorbeeld wordt uitgelegd wat er niet is gedaan er dan ook sprake is van een achterstand in de uitgaven bij de investeringen, en dat beter is te begrijpen. 10. Op verzoek van de raad zijn in de doelenboom bedragen opgenomen. Dat wordt echter gesaldeerd gepresenteerd. Dus als er op een bepaald beleidsveld 20 miljoen aan lasten zijn en 20 miljoen aan baten, dan staat er per saldo nul. Wat voor de raad meer relevant is om te weten hoeveel geld gaat er bij deze doelen en prestaties omgaat zodat beter geplaatst kan of dit veel of niet veel is. Voorgesteld wordt om een bruto bedrag op te nemen. 11. De raad heeft behoefte aan informatie hoe verbonden partijen bijdragen aan activiteiten en doelen die je wilt realiseren of gerealiseerd zijn. Door aan te geven welke verbonden partijen betrokken zijn bij een doel en er ook bij te vermelden hoeveel geld er van de gemeente er naartoe gaat, leidt dit meer inzicht bij de raad.

Verdere detailinformatie blijft onderdeel uitmaken van de paragraaf verbonden partijen. Bij het programma kan een link naar de paragraaf worden opgenomen. 5. Kanttekeningen  Het opnemen van meer informatie kan er toe leiden jaarverslag en begroting in omvang toenemen. Dit kan worden voorkomen door dubbelingen te vermijden aangezien veel van de informatie nu al te vinden is in de stukken op andere plekken en nu bij de programmaverantwoording bij elkaar wordt gebracht. Daar waar het gaat om informatie die daarnaast ook in verplichte paragrafen moet worden opgenomen, kan volstaan worden met een korte uitleg en link naar de betreffende paragraaf en eventueel ook door links op te nemen naar de beleidsstukken zodat dit niet leidt tot een toename van de omvang.  Aangegeven is dat het maken van vertaling van doelen en prestaties niet eenvoudig is te realiseren, omdat de financiële administratie niet op het niveau van doelstellingen is ingericht, maar op het niveau van beleidsvelden en taakvelden. Wanneer dit de behoefte van de raad is, zal een meer fundamentele discussie moeten plaatsvinden binnen de raad of dit daadwerkelijk prioriteit heeft en op welke termijn dit wordt uitgevoerd. De accountant denkt grofweg dat dat 1 tot 2 jaar voorbereiding kost om vervolgens over te gaan tot het implementeren en dat kost ook nog veel tijd en menskracht. 6.

Uitvoering De Auditcommissie is van mening dat de gedane voorstellen uitvoerbaar zijn. Zij zijn zich ervan bewust dat dit wel inzet vereist van de ambtelijke organisatie om dit te realiseren. Daarom wordt voorgesteld dit stapsgewijs voor de programma’s op te pakken.

Kenmerk: 2024/841648

6/7

7. Bijlage 1. Advies accountant verbetering leesbaarheid jaarverslag en advies opvolging Duisenberg aanbevelingen

Kenmerk: 2024/841648

7/7