Advies Auditcommissie ten aanzien van Management letter Deloitte 2025 Gemeente Haarlem

Van de Auditcommissie

Aan de gemeenteraad van Haarlem

Ons kenmerk Datum Afdeling Contact Telefoon E-mail

2026/ 43746 12 januari 2026 Griffie D.Taets van Amerongen-Ingram 023-5113032 dtaets@haarlem.nl

Onderwerp: Advies Auditcommissie ten aanzien van Management letter Deloitte 2025 Gemeente Haarlem

Geachte raadsleden, De leden van de Auditcommissie hebben, conform de verordening Auditcommissie, de Management letter Deloitte 2025 Gemeente Haarlem in haar vergadering van 9 december jl. besproken. Conform haar rol als adviserend orgaan van de gemeenteraad informeert de Auditcommissie u hierbij over de belangrijkste bevindingen uit de managementletter en de aandachtspunten die in de commissie zijn besproken. Context In het najaar van ieder boekjaar vindt de interim controle door de accountant plaats en deze maakt deel uit van de controle op de jaarrekening. De interim controle is primair gericht op de analyse en evaluatie van de interne-beheersingsomgeving en de daarin opgenomen interne controlemaatregelen. De uitkomsten hiervan worden door de accountant vastgelegd in de managementletter inclusief bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen.. De management letter wordt opgesteld in opdracht van het college en besproken met het college en de directie. Na vaststelling door het college wordt de management letter begeleid met een informatienota ter bespreking aangeboden aan de Auditcommissie en daarna ter informatie aan de commissie Bestuur. Algemeen beeld interne beheersing De Auditcommissie stelt vast dat Deloitte op basis van de interimcontrole concludeert dat de interne beheersing van de gemeente Haarlem op hoofdlijnen op orde is.

De accountant heeft daarbij aangegeven dat geen nieuwe significante tekortkomingen zijn geconstateerd. De commissie herkent het beeld dat de organisatie zich in ontwikkeling bevindt en dat eerder benoemde aandachtspunten actief worden opgepakt en geprioriteerd richting 2026. De Auditcommissie heeft tevens gesproken over de impact van de aankomende vervanging van meerdere softwarepakketten op de organisatie. De accountant geeft aan dat de aankomende vervanging van software pakketten veel vraagt van de beschikbare capaciteit. Het gaat om GFS, het systeem voor de financiële administratie en rapportages, om BCS Motion, het HRM-systeem voor personeels- en salarisadministratie en Verseon, het zaaksysteem. Als gevolg hiervan zijn tijdelijk keuzes gemaakt in de uitvoering van interne controles. De Auditcommissie is geïnformeerd over de Kenmerk: 2026/ 43746

1/4

toelichting dat deze achterstand inmiddels wordt ingelopen en dat de borging van de interne beheersing daarbij nadrukkelijk aandacht houdt. Specifieke thema’s uit de managementletter en bespreking in de Auditcommissie Jeugdhulp De Auditcommissie constateert dat bij de jeugdhulp verdere verbetering zichtbaar is ten opzichte van eerdere jaren. Afspraken zijn geformaliseerd en de interne beheersing en monitoring zijn versterkt. In 2025 is aanvullend extern onderzoek uitgevoerd in het kader van de contractverlenging per 1 januari 2026, met name gericht op de lumpsum bekostigingssystematiek. Uit dit onderzoek blijkt dat de gekozen systematiek aansluit bij landelijke ontwikkelingen, maar dat de huidige contracten ruimte laten voor interpretatie. Daarbij zijn aandachtspunten benoemd ten aanzien van taakafbakening, sturingsinformatie en governance. De Auditcommissie heeft vastgesteld dat deze aandachtspunten door de organisatie worden herkend en zijn geprioriteerd voor de resterende contractperiode en 2026. De commissie acht het van belang dat de raad zicht houdt op de voortgang van deze verbeteringen gezien de financiële omvang en het maatschappelijke belang van de jeugdhulp. Grondexploitaties De Auditcommissie heeft gesproken over de beheersing van de grondexploitaties.

De accountant constateert dat hierin verbetering zichtbaar is ten opzichte van eerdere jaren, mede doordat het team Planeconomie inmiddels weer op sterkte is en actualisaties van grondexploitaties beter kunnen worden uitgevoerd. Specifiek is aandacht besteed aan de grondexploitatie Laan van Decima, waar al langere tijd beperkte ontwikkeling plaatsvindt. In de bespreking is benadrukt dat deze grondexploitatie in samenhang moet worden bezien met de grondexploitatie Oostpoort. De Auditcommissie onderschrijft, in lijn met de accountant, het belang van tijdige bestuurlijke besluitvorming over Oostpoort, mede met het oog op het zorgvuldig kunnen afsluiten van Laan van Decima. De commissie acht het van belang dat de raad tijdig inzicht heeft in deze samenhang en de bijbehorende financiële consequenties. Beheersing van de investeringsagenda De beheersing van de investeringsagenda is een terugkerend aandachtspunt. De accountant heeft gewezen op de aanzienlijke opschaling van het investeringsvolume ten opzichte van eerdere jaren en de spanning die dit oplevert tussen ambities en uitvoerbaarheid. In de bespreking is nadrukkelijk stilgestaan bij factoren die de realisatie van investeringen beperken, zoals beschikbare personele capaciteit, fysieke ruimte, stikstofregelgeving, netcongestie en bezwaar- en besluitvormingsprocedures.

De Auditcommissie onderkent dat deze factoren grotendeels buiten de directe beïnvloedingssfeer van de gemeente liggen, maar acht het des te belangrijker dat investeringsplannen realistisch worden opgesteld en dat middelen, capaciteit en planning integraal op elkaar worden afgestemd. De commissie benadrukt het belang van heldere en consistente rapportage aan de raad over voortgang, afwijkingen en bijstellingen van de investeringsagenda, zodat de raad tijdig inzicht heeft en zijn kaderstellende en controlerende rol goed kan vervullen.

2/4

Subsidieverstrekkingen De Auditcommissie heeft stilgestaan bij het aandachtspunt rond subsidieverstrekkingen. De accountant heeft aangegeven dat met name in het voortraject van subsidieverlening, zoals vastlegging van besluiten, bevoegdheden en dossiervorming, risico’s bestaan in de transparantie en traceerbaarheid. Daarbij is vastgesteld dat geen onrechtmatigheden zijn geconstateerd in de subsidieverstrekking zelf. De commissie heeft kennisgenomen van de geplande vervanging van het huidige subsidiebeheersysteem en ziet dit als een belangrijk moment om de inrichting, registratie en monitoring van het subsidieproces te verbeteren. De Auditcommissie acht het van belang dat met het nieuwe systeem de beheersing in het gehele subsidieproces wordt versterkt en dat de raad daarmee beter inzicht krijgt in besluitvorming en verantwoording rond subsidies. Rechtmatigheidsverantwoording en Europese aanbestedingen De Auditcommissie heeft gesproken over de rechtmatigheidsverantwoording en de naleving van Europese aanbestedingsregels. De accountant constateert dat, ondanks ingezette verbetermaatregelen, in 2024 sprake is van een toename van onrechtmatigheden die samenhangen met het niet tijdig of niet volledig naleven van deze regels. Daarbij is benadrukt dat krapte op de arbeidsmarkt en de daarmee samenhangende inzet van externe inhuur een belangrijke verklarende factor vormen.

De Auditcommissie onderkent dat deze ontwikkelingen de uitvoeringspraktijk onder druk zetten, maar acht het van belang dat de rechtmatigheid structureel wordt geborgd. In dat licht is gesproken over het versterken van de inkoopfunctie en het belang van meer samenhang en sturing, bijvoorbeeld door verdere centralisatie. De commissie acht het relevant dat de raad zicht houdt op de voortgang van deze verbeteringen, mede in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording. APPA-voorziening De Auditcommissie is geïnformeerd over de recente uitspraak van de Commissie BBV, waarin is aangegeven dat gemeenten de financiële gevolgen van de overdracht van de APPApensioenverplichtingen aan het ABP tijdig in de jaarstukken moeten verwerken. De APPA-voorziening betreft de door de gemeente gevormde voorziening voor de toekomstige pensioenverplichtingen van (oud-)wethouders. Deze overdracht vloeit voort uit de Wet toekomst pensioenen, die per 1 januari 2028 in werking treedt en ertoe leidt dat de bestaande APPA-voorziening moet worden afgerekend op basis van de actuele actuariële waarde. De Auditcommissie onderschrijft dat dit een landelijk vraagstuk betreft en niet specifiek is voor Haarlem, maar acht het van belang dat de raad tijdig en transparant wordt geïnformeerd over de financiële consequenties.

Automatisering en IT De Auditcommissie heeft gesproken over de bevindingen rond automatisering en IT-volwassenheid. Daarbij is aandacht besteed aan de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking, mede in het licht van de vervanging van bestaande systemen en de hiermee samenhangende capaciteitsinzet. De commissie onderkent het belang van een zorgvuldige borging van reguliere processen en interne controles gedurende deze transities, omdat systeemvervangingen tijdelijke risico’s kunnen meebrengen voor de beheersing en verantwoording. Graag ons kenmerk vermelden bij uw reactie.

Kenmerk: 2026/ 43746 Telefoonnummer: 14 023 | www.haarlem.nl

3/4

Daarnaast heeft de Auditcommissie stilgestaan bij de betekenis van toekomstige regelgeving zoals de Europese richtlijn Network and Information Security Directive 2 (NIS2). Deze regelgeving stelt aanvullende eisen aan digitale weerbaarheid, informatiebeveiliging en bestuurlijke verantwoordelijkheid. De commissie acht het van belang dat deze ontwikkelingen tijdig en integraal worden meegenomen in de verdere inrichting van de bedrijfsvoering en de interne beheersing. Conclusie De Auditcommissie is van oordeel dat de managementletter 2025 een evenwichtig beeld geeft van de stand van zaken van de interne beheersing en de belangrijkste risico’s en aandachtspunten voor de komende periode. De commissie zal de opvolging van de aanbevelingen blijven volgen en hierover, waar nodig, de raad informeren. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet,

Melissa Oosterbroek Voorzitter Auditcommissie

4/4