Advies Auditcommissie jaarverslag, jaarrekening en accountantsverslag 2024

Raadsinformatiebrief

Onderwerp Advies Auditcommissie jaarverslag, jaarrekening en accountantsverslag 2024 Nummer 2025/513632 Portefeuillehouder Roduner, F.J. Programma/beleidsveld 6.2 Gemeentelijk bestuur Afdeling Griffie Auteur D.M. Taets van Amerongen-Ingram Telefoonnummer 023-5113032 Email dtaets@haarlem.nl Bestemd voor: de gemeenteraad en commissie Bestuur In haar vergadering van 3 juni 2025 heeft de auditcommissie het jaarverslag, de jaarrekening en het accountantsverslag 2024 besproken. Deze bespreking vond plaats in het kader van onze taak als adviserend orgaan aan de gemeenteraad. Dit advies wordt aangeboden ter voorbereiding op de behandeling van deze stukken in de commissie Bestuur van 12 juni en in de gemeenteraad van 19 juni 2025. Met deze raadsinformatiebrief doet de Auditcommissie verslag van de bespreking van het jaarverslag, de jaarrekening en het accountantsverslag 2024 en brengt zij haar advies aan de raad uit. 1. Controleproces en tijdigheid De Auditcommissie constateert dat het proces rond de jaarstukken 2024 goed is verlopen. Het conceptjaarverslag is tijdig opgeleverd en de interne controle is verbeterd ten opzichte van voorgaande jaren. De samenwerking tussen de ambtelijke organisatie en de accountant wordt als constructief ervaren. Het accountantsverslag is ruim een week eerder opgeleverd dan in 2023.

Daarmee is een stap gezet richting het streven om volgend jaar eind mei gereed te zijn. Tijdens de behandeling in de Auditcommissie is gesproken over het gebruik van gestandaardiseerde formats voor de aanlevering van informatie. Daarbij is aangegeven dat de benodigde informatie over specifieke uitkeringen reeds volgens dit principe wordt aangeleverd en dat een vergelijkbare werkwijze ook voor balansposten toepasbaar zou kunnen zijn. De commissie heeft dit als aandachtspunt meegegeven aan de organisatie, met het oog op verdere procesverbetering en een voorspelbaarder verloop in de komende jaren. 2. Oordeel van de accountant De accountant heeft een goedkeurende controleverklaring verstrekt bij de jaarrekening 2024. In zijn oordeel concludeert hij dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de financiële positie van de gemeente Haarlem per 31 december 2024, en is opgesteld in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). 3. Rechtmatigheidsverantwoording en onrechtmatigheden De rechtmatigheidsverantwoording van het college voldoet aan de geldende verplichtingen. De accountant

Kenmerk: 2025/ 513632

1/4

bevestigt dat deze verantwoording een betrouwbaar beeld geeft. Wel is, net als in voorgaande jaren, sprake van overschrijding van de tolerantiegrens. De belangrijkste categorieën van onrechtmatigheden zijn als volgt: •

Begrotingsoverschrijdingen op beleidsvelden (€ 5,3 miljoen) Deze vallen binnen de norm die de raad in de financiële verordening als acceptabel heeft aangemerkt. De Auditcommissie heeft vastgesteld dat deze overschrijdingen toereikend zijn toegelicht en binnen het geldende beleid passen. De commissie acht de toelichting afdoende.

•

Financiële onrechtmatigheden bij EU-aanbestedingen (€ 5,2 miljoen in 2024) De belangrijkste oorzaken van de financiële onrechtmatigheden zijn spoedcontracten voor de opvang van Oekraïense ontheemden en verlengingen bij inhuur. Tijdens de behandeling in de Auditcommissie is toegelicht dat in spoedsituaties tijdelijk mag worden afgeweken van aanbestedingsregels. Inmiddels is de opvang echter een structurele opgave geworden, waarmee reguliere aanbesteding weer vereist is. Bij inhuur is gekozen voor verlengingen van bestaande contracten om geschikte kandidaten te behouden; hierbij is de directie telkens betrokken. De organisatie treft maatregelen om herhaling te voorkomen, zoals raamcontracten en mogelijk het inzetten van een broker. De accountant constateert dat het totaal aan aanbestedingsafwijkingen is gestegen ten opzichte van 2023 (van € 3,7 miljoen naar € 5,3 miljoen, waarvan € 3,4 miljoen nieuwe onrechtmatigheden betreffen. Van deze nieuwe onrechtmatigheden betreft € 1,6 miljoen de opvang van Oekraïense vluchtelingen. Een deel betreft formele onrechtmatigheden zonder directe financiële impact. De accountant benadrukt het belang van beter contractmanagement, tijdige signalering van aflopende overeenkomsten en realistische inschatting van opdrachtwaarden.

De Auditcommissie acht dit een belangrijk structureel aandachtspunt in het interne beheer en adviseert de raad dit te betrekken bij de bespreking van de jaarstukken.

•

Overschrijding investeringskrediet (€ 0,4 miljoen) De raad heeft het krediet in januari 2024 verhoogd, maar dit besluit had in 2023 moeten worden genomen om voor de jaarrekening rechtmatig te zijn. De Auditcommissie acht de toelichting afdoende.

•

Procedurele afwijkingen van het eigen inkoopbeleid Er zijn formele onrechtmatigheden vastgesteld zonder directe financiële impact, ontstaan door afwijkingen van interne inkoopprocedures. De Auditcommissie adviseert de raad dit punt voor kennisgeving aan te nemen en verwacht dat de organisatie de interne processen verder optimaliseert.

4. Sociaal domein – lumpsum financiering In het sociaal domein wordt sinds 2023 gewerkt met lumpsum-bekostiging voor Jeugd en WMO. De accountant constateert dat binnen het Wmo-domein de uitvoering op orde is: de procesgang, beheersing, monitoring en verantwoording voldoen aan de eisen. Er wordt strikt vastgehouden aan de lumpsumafspraken. Finale kwijting is niet langer van toepassing. Binnen de jeugdhulp wordt nog gewerkt met finale kwijting. Hoewel dit formeel niet aansluit op het kaderstellende karakter van lumpsumbekostiging, wordt het regionaal toegepast als middel om afspraken over het budget en de benutting daarvan juridisch vast te

Kenmerk: 2025/513632

2/4

leggen. De accountant constateert dat hiermee tijdig duidelijkheid is gecreëerd over de financiële afrekening, waardoor onzekerheden in de jaarrekening zijn voorkomen. De Auditcommissie ziet hierin een procesmatige verbetering ten opzichte van eerdere jaren. Tegelijkertijd adviseert zij de raad het college te verzoeken om in de evaluatie van de lumpsumaanpak te bezien of het gebruik van finale kwijting op termijn kan worden afgebouwd, zodat de werkwijze beter aansluit op het lumpsumprincipe. Daarnaast merkt de Auditcommissie op dat niet wordt voldaan aan de oorspronkelijke intentie dat elk consortium een eigen rechtspersoon zou oprichten om zo de governance te versterken en de sturing op geldstromen te verbeteren. Elk consortium heeft wel een bestaande rechtspersoon aangewezen als vertegenwoordiger en levert tijdig de gevraagde verantwoordingsinformatie aan. De vraag is of de huidige inrichting volstaat, of dat alsnog een juridische herstructurering nodig is. Deze kwestie wordt betrokken bij een evaluatie halverwege 2025, waarin ook wordt bekeken in hoeverre de huidige werkwijze voldoende sturing en verantwoording biedt. De auditcommissie adviseert de raad om het college te vragen daarbij expliciet te onderzoeken: • • •

of het ontbreken van een eigen rechtspersoon gevolgen heeft voor de sturing en verantwoording; welke informatie het college (en de raad) nu mogelijk ontbeert voor goede oordeelsvorming; of de huidige constructie volstaat, of herijking nodig is.

5. Andere aandachtspunten De Auditcommissie wijst de raad op een aantal punten die belangrijk kunnen zijn om mee te nemen bij de behandeling van de jaarstukken en het accountantsverslag. •

Voortgang op de realisatiekracht en het realistisch begroten van investeringen en lasten Uit de jaarstukken blijkt dat de lasten en investeringen achterblijven bij de begroting. Dit doet afbreuk aan de transparantie en betrouwbaarheid van de begroting als sturingsinstrument. Ook de accountant benadrukt in zijn verslag het belang van realistischer ramingen en versterking van de uitvoeringscapaciteit. Tijdens de behandeling in de Auditcommissie is ambtelijk opgemerkt dat dit geen uniek Haarlems verschijnsel is. Vrijwel alle gemeenten met meer dan 100.000 inwoners laten momenteel een overschot in hun jaarrekening laten zien. Dit komt mede door krapte op de arbeidsmarkt en knelpunten in de uitvoering.

•

Gebruikersbeheer in de ICT-omgeving De accountant adviseert om periodiek te toetsen op gebruikersrechten en het gebruik van accounts met hoge bevoegdheden, en om deze toetsing vast te leggen. De Auditcommissie onderschrijft het belang van zorgvuldig toegangsbeheer in het licht van informatieveiligheid.

Kenmerk: 2025/513632

3/4

•

Introductie van de bijzondere fondsuitkering (BFU) De Auditcommissie wijst op de voorgenomen wetswijziging van de Financiële Verhoudingswet. De decentralisatie- en integratie-uitkeringen worden daarmee vervangen door een nieuwe uitkeringsvorm: de bijzondere fondsuitkering (BFU). Deze BFU wordt onderdeel van het gemeentefonds en is formeel vrij besteedbaar, maar het Rijk kan wél afspraken maken en informatie opvragen over de besteding. Daarmee kan een spanningsveld ontstaan tussen autonomie en sturing. De Auditcommissie adviseert de raad om deze ontwikkeling nauwlettend te volgen.

Advies De Auditcommissie adviseert de raad: •

in te stemmen met de vaststelling van de jaarstukken 2024, gelet op het positieve oordeel van de accountant;

•

oog te houden voor de door de accountant benoemde structurele aandachtspunten, zoals opgenomen in het accountantsverslag, en dit advies;

•

het college te verzoeken de ingezette verbetermaatregelen voort te zetten en deze waar nodig te intensiveren;

•

het college te verzoeken na te gaan of de huidige inrichting met betrekking tot de jeugdzorgconsortium afdoende is, daarbij rekening te houden met de door de auditcommissie meegegeven expliciete aandachtspunten en de raad actief te informeren over de voortgang en uitkomsten van de evaluatie;

•

In het raadsvoorstel Jaarverslag en Jaarrekening 2024 (2025/0332551) de besluitpunten 6 en 7 te schrappen. De afdoening en besluitvorming over de afdoening van de Duisenberg aanbevelingen vindt integraal plaats via het raadsvoorstel Reactie rapporteurs en Auditcommissie op opvolging Duisenberg aanbevelingen en adviezen waar deze aanbevelingen zijn opgenomen.

Met vriendelijke groet, Melissa Oosterbroek Voorzitter Auditcommissie Haarlem

Kenmerk: 2025/513632

4/4