Actualisering nota Verbonden partijen in Haarlem - getekend raadsstuk 25 november 2021
Tekst van het document
Raadsstuk
♦;» Gemeente 4* Haarlem
Onderwerp
Actualisering nota Verbonden partijen in Haarlem 2020/991803__________________________________________________________
Nummer
Portefeuillehouder
Roduner, F.____________________________________________________________
Programma/beleidsveld
6.2 Gemeentelijk bestuur________________________________________________
Afdeling
CC___________________________________________________________________
Auteur
Kingma, E.C.M._________________________________________________________
Telefoonnummer
0235113042___________________________________________________________
Email_______________
ekingma@haarlem.nl___________________________________________________
Kernboodschap
De nota 'Verbonden partijen in Haarlem' is in 2009 vastgesteld en in 2015 herzien. Elke vier jaar wordt de nota herzien op basis van nieuwe inzichten en ontwikkelingen. Herziening is in 2019 met een jaar uitgesteld, in afwachting van
o.a. wijzigingen in de Wet gemeenschappelijke regelingen, een onderzoek van de Rekenkamercommissie naar de governance van Spaarnelanden en de herijking van het systeem van risicoclassificatie van verbonden partijen en gesubsidieerde
instellingen. Na bespreking van de nota in de commissie Bestuur op 20 mei 2021 en 17 juni 2021 is de nota verder aangepast.________________________________
Behandelvoorstel voor
De commissie Bestuur wordt verzocht advies te geven aan de raad over het
commissie
voorstel van het college in paragraaf 2 en over de wijze van agendering van het
raadsstuk in de raadsvergadering._________________________________________
Relevante eerdere
'Verbonden partijen in Haarlem' in de raad d.d. 22 januari 2009 (2008/218834)
besluiten
'Verbonden partijen in Haarlem' in de raad d.d. 11 juni 2015 (kenmerk 2014/475087)__________________________________________________________
1. Het college stelt het voorstel aan de raad vast.
Besluit College
d.d. 21 september 2021
de secretaris,
de burgemeester,
Besluit Raad
De raad der gemeente Haarlem,
d.d. 2.5..N0V 2021
Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders,
(wordt ingevuld door de
Besluit:
griffie) \
1.
De nota 'Verbonden partijen in Haarlem 2021' vast te stellen.
2.
De nota 'Verbonden partijen in Haarlem' van 11 juni 2015 (2014/475087)
in te trekken. d.
de voorzitter,
ffier,
Kenmerk: 2020/991803
1/5
1. Inleiding In 2009 heeft de raad het kader voor de omgang met verbonden partijen voor het eerst vastgesteld
met de nota 'Verbonden partijen in Haarlem (BIS 2008/218834)'. In 2015 is de nota herzien (2014/475087).
Sinds deze herziening zijn er diverse ontwikkelingen geweest en nieuwe inzichten ontstaan die hebben geleid tot aanpassing van de nota. De aangepaste nota is aan de commissie Bestuur ter bespreking voorgelegd. Deze bespreking heeft ertoe geleid dat de aangepaste nota in opbouw en uitwerking is herzien.
2. Voorstel aan de raad Het college stelt de raad voor: 1.
De nota 'Verbonden partijen in Haarlem 2021' vast te stellen.
2.
De nota 'Verbonden partijen in Haarlem' van 11 juni 2015 (2014/475087) in te trekken.
3. Beoogd resultaat
Een actueel kader voor de omgang met verbonden partijen, aangepast aan nieuwe ontwikkelingen en inzichten.
4. Argumenten
De commissie Bestuur heeft op 20 mei 2021,17 juni 2021 en 4 november 2021 de herziene nota Verbonden partijen besproken. Deze bespreking heeft nieuwe gezichtspunten opgeleverd die ertoe
leiden dat de nota qua opbouw en uitwerking is herzien. Het betreft de volgende punten. Nota is een zelfstandig leesbaar document met technische bijlagen
De commissie uitte de behoefte aan een nota die zelfstandig leesbaar is. De vorige opzet van de nota was kort en krachtig, met veel uitwerkingen en detailinformatie in bijlagen. In het herontwerp van de
nota is alle inhoudelijke informatie over de omgang met verbonden partijen in de nota zelf geplaatst en beperken de bijlagen zich tot meer technische informatie.
De opbouw van de nota is zo geordend dat eerst wordt ingegaan op wat verbonden partijen zijn. Vervolgens is een afwegingskader/beslisboom voor het aangaan van een relatie met een verbonden partij opgenomen. Daarna wordt de relatie met de verbonden partij en het onderhouden van de relatie beschreven. En er wordt uitgebreid stilgestaan bij de gemeentelijke governance (de verdeling
van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden in de gemeente) ten aanzien van verbonden partijen.
Aandacht voor gemeentelijke governance De raad heeft een groeiende betrokkenheid bij de omgang met verbonden partijen. In de
besprekingen in de commissie Bestuur kwam naar voren dat er behoefte is aan een overzichtelijke beschrijving van de rol- en bevoegdheidsverdeling tussen de raad en het college. Ook wil men
Kenmerk: 2020/991803
2/5
duidelijkheid over de informatievoorziening en verantwoording van het college aan de raad over zaken die zich in en ten aanzien van de verbonden partijen afspelen. In deze behoefte is voorzien
door de rol en positie van zowel college als raad te belichten en in het bijzonder de verhouding daartussen te schetsen. Zo is onder andere opgenomen hoe het proces verloopt wanneer tot het aangaan van een relatie met een nieuwe verbonden partij wordt besloten en wie op welk moment
daarin een besluit neemt (paragraaf 3.2).
Ondersteunende instrumenten, zoals een overzicht van wettelijke bevoegdheden van beide bestuursorganen en een informatieprotocol (bijlage 8.6) dat is toegespitst op deelnemingen, bieden hierin extra handvatten. Voor de specifieke bevoegdheden van de raad wordt verwezen naar
paragraaf 6.5 van de nota en het schema wettelijke bevoegdheden zoals opgenomen in bijlage 8.5.
Ook in de leidende principes (kaders) voor de omgang met verbonden partijen heeft de rolverdeling een duidelijkere plaats gekregen (principes 12 t/m 18).
Quasi-inbesteding: wettelijke eisen
De gemeente maakt gebruik van de zogenoemde quasi-inbesteding, als zij een opdracht aan een
verbonden partij verstrekt zonder dat daaraan een aanbestedingsprocedure aan vooraf is gegaan. Dat is de wijze waarop in de praktijk aan de gemeenschappelijke regelingen en de privaatrechtelijke vennootschappen opdracht wordt gegeven om taken uit te voeren voor de gemeente.
De Aanbestedingswet stelt eisen aan deze manier van opdrachtverlening. Zo moet de gemeente op de verbonden partij toezicht houden alsof het een eigen dienst is, de verbonden partij moet voor het merendeel (minimaal 80%) werkzaamheden verrichten voor zijn aandeelhouders c.q. deelnemers en er mag geen controlerend of blokkerend privékapitaal in de verbonden partij omgaan. Als aan één of
meer van deze eisen niet is voldaan, loopt de gemeente het risico dat de opdrachtverlening
onrechtmatig is en ongedaan moet worden gemaakt. Het is om die reden van belang dat in de
(be)sturing van de verbonden partij steeds aandacht is voor deze eisen. In hoofdstuk 5 van de nota Verbonden partijen wordt toegelicht hoe de gemeente, als opdrachtgever en als eigenaar, hierin voorziet. Beheer van deelnemingen
De aandacht van de raad gaat op dit moment in het bijzonder uit naar gemeentelijke deelnemingen in privaatrechtelijke rechtspersonen (lees: vennootschappen). Voor het beheer van verbonden
vennootschappen zijn in de nota concrete raadsinstrumenten van sturing opgenomen en toegelicht (paragraaf 5.2). Commerciële ruimte verbonden partij
De raad heeft zich tot doel gesteld om scherp te sturen op prestaties van deelnemingen, waarbij onder meer de behoefte is om kaders te stellen voor de 20% commerciële ruimte die deelnemingen
in beginsel op grond van de Aanbestedingswet ter beschikking staat. De nota Verbonden partijen biedt hiervoor het volgende handvat.
Kenmerk: 2020/991803
3/5
Als een deelneming waarin de gemeente een belang heeft groter dan 50% andere dan de gebruikelijke uitvoeringswerkzaamheden wil gaan verrichten (b.v. (commerciële) activiteiten die
buiten het statutair doel of de in de gemeenschappelijke regeling opgenomen belangen vallen en/of 15% van de vrije ruimte te boven gaan), waarmee ook mogelijke financiële of andere risico's gepaard
gaan, of als buiten de kaders en beleidsdoelen wordt getreden, wordt niet overgegaan tot het maken
van afspraken dan nadat de raad hierover is geïnformeerd en in staat is geweest zijn wensen en bedenkingen kenbaar te maken. In het bijzonder wat betreft overheidsvennootschappen geldt dat de 2G% ruimte om
(markt)activiteiten buiten de initiële opdrachten te verrichten, wordt ingevuld met inachtneming van
de statutaire doelen van de betreffende vennootschap. Dit geldt als kader voor deze
marktactiviteiten. Als activiteiten buiten het statutair doel vallen, worden deze niet verricht zonder dat de aandeelhouder goedkeuring heeft gegeven aan een wijziging op dit punt en de raad hierover
vooraf in staat is geweest zijn wensen en bedenkingen kenbaar te maken. Specifiek wat betreft Spaarneianden houdt dit in dat bijvoorbeeld de inzameling van bedrijfsafval als
'branche'-eigen geldt. Activiteiten zoals die vallen (vielen) onder iZoof staan verder van het primair proces af en vallen daarmee onder de verplichting de raad hierover vooraf te raadplegen. Raad van Commissarissen
Ook ten aanzien van de benoeming van commissarissen die toezicht houden op deelnemingen wil de raad greep houden. In beginsel wordt een zittingsduur van een commissaris van vier jaar met de mogelijkheid van een eenmalige herbenoeming van vier jaar als wenselijk beschouwd. Hierna moet
herbenoeming (voor nog eens twee jaar en een eventuele verlenging met twee jaar) worden gemotiveerd waarbij een afweging moet worden gemaakt tussen continuïteit van kennis en ervaring en te zeer vergroeid zijn met het bedrijf.
De raad hecht eraan om commissarissen te bevragen over hun taakuitvoering. Commissarissen kunnen dan ook worden uitgenodigd om hierover de raad te informeren.
Informatieprotocol deelnemingen (bijlage 8.6) Door middel van eerdergenoemd informatieprotocol zijn tussen college en raad concrete afspraken gemaakt over de informatievoorziening en de verantwoording van het college aan de raad
gedurende de verschillende fasen van een gemeentelijke deelneming (oprichting/deelname; looptijd;
beëindiging).
5. Risico's en kanttekeningen N.v.t.
Kenmerk: 2020/991803
4/5
<1* 6. Uitvoering
De uitvoering van de nota bestaat uit het bekend maken van de kaders bij raad, college, organisatie
en verbonden partijen en het vervolgens toepassen ervan. 7. Bijlagen
1. Nota Verbonden partijen in Haarlem 2021, Beleidskader en gemeentelijke governance
Kenmerk: 2020/991803
5/5