Actualiseren budgethoudersregeling

Collegebesluit

Onderwerp Actualiseren Budgethoudersregeling Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

2025/833381 Roduner, F.J. 7.2 Algemene dekkingsmiddelen CC Jongkees, P.H.G. pjongkees@haarlem.nl Per 1-1 2026 is er een nieuw financieel systeem geïmplementeerd. In verband daarmee is een beperkt aantal kleinere aanpassingen in de Budgethoudersregeling nodig. De aanpassingen zijn technisch en raken niet aan de sturing, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van directie, afdelingsmanagers/budgethouders en procesmanagers.

Behandelvoorstel voor commissie

Het college stuurt het besluit ter kennisname naar de commissie Bestuur

Relevante eerdere besluiten Besluit college d.d. 10 maart 2026

Budgethoudersregeling gemeente Haarlem 2019 (2019/144491) Het college van burgemeester en wethouders besluit: 1. Met terugwerkende kracht tot 1 januari 2026 vast te stellen het Besluit tot wijziging van de Budgethoudersregeling gemeente Haarlem 2019. de secretaris,

de burgemeester,

1. Aanleiding Vanwege de implementatie van een nieuw financieel systeem per 1 januari 2026 is het nodig de Budgethoudersregeling op een aantal punten aan te passen. 2. Beoogd resultaat Een geactualiseerde Budgethoudersregeling die aansluit bij de werkwijze van het nieuwe financieel systeem en de werkwijze uit de praktijk. Er wordt verdere efficiency gerealiseerd in het inkoopproces

Kenmerk: 2025/833381

1/5

door meer te gaan sturen op het aangaan van de verplichting en daar het autorisatieproces op in te richten. Dit betekent concreet minder kans op fouten en snellere factuurverwerking. 3. Onderbouwing voorstel Het gaat om de volgende aanpassingen: 3.1. Werkwijze hoofdbudgethouderschap sluit aan bij huidige praktijk In de huidige budgethoudersregeling is de algemeen directeur hoofdbudgethouder. Als vervanger kunnen directieleden fungeren. De praktijk is tot nu toe zo ingeregeld dat facturen boven de €250.000 voor fiattering naar de domeindirecteuren voor “hun/haar” domein werden doorgezet. De algemeen directeur wordt dus niet alleen vervangen door de directieleden maar het hoofdbudgethouderschap is feitelijk domeingewijs verdeeld onder de directieleden. In de geactualiseerde regeling is hierop aangesloten. Het hoofdbudgethouderschap is verdeeld onder de directieleden. Het is daarbij aan de algemeen directeur om directieleden als hoofdbudgethouder aan te wijzen (voor nu wordt de huidige verdeling gecontinueerd). De nieuwe spelregel houdt rekening met de taakverdeling binnen de directie en is in lijn met het Organisatiestatuut waarin is geregeld dat de directie gezamenlijk de verantwoordelijkheid draagt voor de gehele organisatie met de algemeen directeur als eindverantwoordelijke. Een programmadirecteur kan als budgethouder worden aangewezen.

3.2 Er wordt efficiency gerealiseerd door goedkeuring van facturen eerder in het proces Er wordt verdere efficiency gerealiseerd in het inkoopproces door meer te gaan sturen op het aangaan van de verplichting en daar het autorisatieproces op in te richten. Nieuw is dat prestatieverklaring een expliciete rol wordt. In het geval een contract/inkooporder is goedgekeurd door de budgethouder en een andere medewerker heeft de prestatieverklaring afgegeven, dan kan de factuur (mits deze past binnen de verplichting) direct betaalbaar worden gesteld. Hoe werkt dit in de praktijk? De nieuwe regeling kent de term inkoopverzoek. Een inkoopverzoek wordt door de budgethouder aangemaakt bij het aangaan van de verplichting. Bij vastleggen van de verplichting wordt getoetst of het rechtmatig is, of er voldoende krediet is, of het past binnen een project- of programmaplan en of de inkoop- en aanbestedingsregels worden toegepast. Als dat zo is, wordt het inkoopverzoek digitaal goedgekeurd conform de autorisatiebevoegdheden. Hierdoor ontstaat automatisch een inkooporder (is: een in het financieel systeem vastgelegde verplichting tot betaling). Als er vooraf een verplichting is vastgelegd door middel van een inkooporder en goedgekeurd door de budgethouder, volstaat bij facturering de goedkeuring van degene die kan vaststellen dat de prestatie is geleverd.

Bij een match van de factuur met de reeds goedgekeurde inkooporder, wordt de factuur dan automatisch betaalbaar gesteld.

Kenmerk: 2025/833381

2/5

Vanuit het oogpunt van doelmatigheid zijn de voordelen als volgt: -

-

-

Geen dubbele checks: vermeden wordt dat een factuur opnieuw wordt beoordeeld door de budgethouder terwijl dezelfde verplichting al eerder is goedgekeurd; Geen discussie of noodzaak tot uitzoeken bij factuurbetaling. Als de budgethouder heeft geautoriseerd voor het aangaan van de verplichting en de prestatieverklaarder bevestigt dat de prestatie is geleverd, kan er worden betaald; Snellere factuurverwerking: als de verplichting én de prestatieverklaring al vaststaan, hoeft de factuur alleen nog administratief gecontroleerd te worden. Dit verkort de doorlooptijd aanzienlijk en vermindert vertragingen in betalingen; Minder risico op fouten: door het proces te structureren rond verplichtingen en prestatieverklaringen, wordt het risico op ongeautoriseerde uitgaven kleiner. Alleen facturen die niet binnen een goedgekeurde verplichting vallen, worden verwerkt. Als een inkooporder achteraf te laag blijkt, wordt deze voor het meerdere opgehoogd en aanvullend voor het hogere bedrag goedgekeurd door budgetbeheerder/budgethouder.

3.3 Verplichtingen aangaan door een ander dan de budgethouder wordt onmogelijk Facturen worden centraal gecodeerd. De ondergrens voor het aanmaken van een inkoopverzoek wordt € 500 (was € 5.000). Door ook voor verplichtingen tussen € 500 - € 5.000 een inkoopverzoek aan te maken wordt het budgetinzicht voor de afdeling vergroot en kunnen facturen sneller worden betaald. Na het vaststellen van de prestatielevering voor de ontvangen factuur, kan direct worden betaald zonder tussenkomst van de budgethouder (die immers aan de voorkant heeft geaccordeerd). De leveranciers van de gemeente zijn op de hoogte gebracht dat inkoopnummers moeten worden vermeld op de facturen. In het huidige systeem is het mogelijk dat een verplichting wordt aangegaan door iemand anders dan de budgethouder. Als hierover niet was gecommuniceerd, zag de budgethouder dit pas op het moment dat voor betaling moest worden geaccordeerd. Het nieuwe financieel systeem maakt dit technisch onmogelijk. De term routecodes verdwijnt. Er wordt mandaat per afdeling ingeregeld per product. Als een ander dan de budgethouder op dit product wil boeken, zal een inkoopverzoek moeten worden aangemaakt dat de budgethouder moet accorderen. De grip neemt dus toe. 3.4.

Grens voor autorisatie door hoofdbudgethouder wordt opgetrokken In de huidige regeling kan een budgethouder tot maximaal € 250.000 inclusief BTW op eigen titel; facturen betalen. Boven dit bedrag is autorisatie door de hoofdbudgethouder noodzakelijk. Voorstel is dit bedrag aan te passen naar € 250.000 exclusief BTW. Bij kostprijsverhogende BTW tekent de budgethouder dan tot maximaal € 302.500 op eigen titel. Reden voor aanpassing is primair een systeemtechnische: het nieuwe financieel systeem rekent ex BTW. Omdat de gemeente het leeuwendeel (naar schatting meer dan 90%) van de BTW via het BTW compensatiefonds kan terugvorderen, wordt deze aanpassing gedaan.

Kenmerk: 2025/833381

3/5

4. Risico’s en kanttekeningen 4.1 Risico’s 4.1.1. Vervanging zelf regelen In de oorspronkelijke regeling 2019 is het zo geregeld dat bij afwezigheid van de budgethouder werd teruggevallen op de hoofdbudgethouder als er geen vervanger was aangewezen. Hetzelfde geldt voor budgetbeheerders en procesmanagers. Bij het nieuwe financieel systeem zet een budgethouder de out of office aan en geeft in het systeem aan welke andere (hoofd)budgethouder als vervanger optreedt. Dit vergt discipline van budgethouder en – beheerders. Als men vergeet de out of office aan te zetten en de vervanging te regelen, kan er geen taak zoals betaling worden uitgevoerd (dan moet als noodgreep centraal via de applicatiebeheerder aanpassing plaatsvinden). Dit is kwetsbaar – ook bij langduriger uitval door ziekte- maar onvermijdelijk gelet bij de keuze voor Civitas. In de communicatie bij de uitrol zal dit aspect nadrukkelijk aandacht (moeten) krijgen. In het nieuwe financieel systeem is zichtbaar wie als vervanger of als budgetbeheerder fungeren. De vervangingsmogelijkheden op zichzelf (wie vervangt wie) veranderen niet. Je als budgethouder laten vervangen door een budgetbeheerder is -net als in de huidige regeling- niet mogelijk dus een budgethouder kan alleen vervangen worden door een andere budgethouder of de hoofdbudgethouder.

4.2 Kanttekeningen 4.2.1 Relatie met mandaatregeling De Budgethoudersregeling regelt welke functionaris bevoegd is voor een budget en financiële verplichtingen kan aangaan middels het accorderen van inkooporders. De bevoegdheid voor het aangaan van juridische verplichtingen naar derden wordt geregeld in de mandaatregeling. Dit verandert niet ten opzichte van de niet geactualiseerde Budgethoudersregeling 2019. 5. Consequenties en uitvoering De geactualiseerde Budgethoudersregeling gaat met terugwerkende kracht per 1 januari 2026 in. Er is voor terugwerkende kracht gekozen omdat vanaf 1 januari 2026 het financieel pakket is ingericht conform de nieuwe budgethoudersregeling. In algemene zin kan daarmee gesteld worden dat de budgethouders werken volgens de nieuwe regels. Niet alleen de opzet maar ook de werking is derhalve vanaf 1-1-26 -op een enkele uitzondering na in lijn met de regeling en daarmee is terugwerkende kracht van belang. Nb De enkele uitzondering betreft de werkwijze voor inkooporders. De nieuwe regeling gaat uit van een inkooporder boven de € 500 terwijl in de eerdere budgethoudersregeling 2019 een bedrag van € 5.000 gold. 5.1 Financiën Nvt

Kenmerk: 2025/833381

4/5

5.2 Communicatie Over de gevolgen van het nieuwe financiële pakket voor de budgethouders wordt gecommuniceerd via instructievideo’s en de insite pagina. Verder zijn er trainingen. 5.3 Participatie Nvt.

5.4 Juridisch In artikel 26, eerste lid aanhef en onder d van de Financiële Verordening gemeente Haarlem 2024 is geregeld dat er een budgethoudersregeling moet zijn, met daarin: “de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van door het college aangewezen medewerkers, om binnen de hun, via de begroting en kredieten, gegeven machtiging overeenkomsten aan te gaan tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten aan en/of door de gemeente Haarlem”. Met deze budgethoudersregeling wordt hieraan voldaan. 5.5 Geheimhouding Nvt 5.6 Planning

6. Bijlagen Bijlage 1: Besluit tot wijziging Budgethoudersregeling gemeente Haarlem 2019 Bijlage 2: Gewijzigde budgethoudersregeling 2019 gemeente Haarlem (met wijzigingen aangegeven) Bijlage 3: Gewijzigde budgethoudersregeling 2019 gemeente Haarlem Bijlage 4: Was wordt tabel bij Besluit tot wijziging Budgethoudersregeling gemeente Haarlem 2019

Kenmerk: 2025/833381

5/5