Aanvullende kredietaanvraag project Dolhuys - getekend raadsstuk 18 feb 2021

*;* Gemeente Haarlem

Raadsstuk

Onderwerp

Aanvullende kredietaanvraag project Dolhuys Nummer

2020/1212045__________________________________________________________

Portefeuillehouder

Botter, J._______________________________________________________________

Programma/beleidsveld

5.3 Overige beheerstaken________________________________________________

Afdeling_____________

VG____________________________________________________________________

Auteur______________

Böhne, B.______________________________________________________________

Telefoonnummer

023-5114873___________________________________________________________

Email

bbohne@haarlem.nl_____________________________________________________

Kernboodschap

Project vernieuwing en renovatie van gebouw het Dolhuys is afgerond. Bij de financiële afronding van het project is geconstateerd dat er een overschrijding is ontstaan op het budget. De overschrijding bedraagt in totaal 565.000 euro waarvan

482.800 euro gedekt door verkregen subsidies. Van de totale subsidie is 150.000

euro voor de dekking van de investeringen door het museum. Een deel van deze overschrijding is ontstaan op de huurderswensen. Dit bedrag van

130.000 euro wordt via de huur door het museum in 20 jaar terugbetaald per ingang van 01-01-2022. Per saldo leidt de overschrijding, na benutting van de subsidies en

het doorberekenen van kosten in de huur, tot kapitaallasten over 102.200 euro. Inmiddels heeft de opening plaatsgevonden en is één van de oudste panden van de

gemeente gerestaureerd. De restauratie is uitgevoerd ondertijdsdruk en binnen een beperkt budget. Tegelijkertijd waren er in het project verschillende tegenvallers door

de slechte staat waarin het pand zich bevond. Naast het beschikbare krediet is er daarom vanuit de exploitatie van product vastgoedbeheer onderhoud uitgevoerd voor een bedrag van 1.780.000 euro. In totaal is daarmee voor 6 miljoen euro uitgegeven aan onderhoud, renovatie en vernieuwing.

Om financieel af te sluiten is aanvullend krediet benodigd voor de ontstane

overschrijding. Met dit aanvullend krediet wordt project vernieuwing Dolhuys

afgerond en is het 14e-eeuwse gebouwencomplex hersteld en verhuurd aan het museum voor een periode van 30 jaar. Het achterstallig onderhoud is grotendeels

weggewerkt waardoor het rijksmonument weer in goed onderhouden staat

verkeert. De huurder Museum van de Geest betaalt de kostprijs-dekkende huur. Daarnaast betaalt huurder de gedane investering voor de vernieuwde inrichting ad.

1,6 miljoen euro en de huurderswensen ad. 435.000 en 130.000 euro terug in de huur. Behandelvoorstel voor

De commissie Ontwikkeling wordt verzocht advies te geven aan de raad over het

commissie

voorstel van het college in paragraaf 2 en over de wijze van agendering van het raadsstuk in de raadsvergadering.

Kenmerk: 2020/1212045

1/6

Relevante eerdere

1.

Kredietaanvraag 2017/601337 functionele aanpassingen Museum Het

2.

Dolhuys 15 maart 2018 Kredietaanvraag 2018/839450 levensduur verlengend onderhoud het

3.

2020/245854 Oplossing liquiditeitsproblemen museum Het Dolhuys 17

besluiten

Dolhuys 29 mei 2019

maart 2020 Besluit College

1. het college stelt het voorstel aan de raad vast.

d.d. 19 januari 2021 de secretaris,

Besluit Raad

(wordï iligiJtfÈ Z9Z) de

de burgemeester,

De raad der gemeente Haarlem,

Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders,

griffie) Besluit:

1.

Aanvullend krediet van 565.000 euro te verlenen ten laste van IP post 'levensduur verlengende investeringen vastgoed' (VG.IN) en ad. 332.800

euro vanuit verkregen subsidies te gebruiken als dekking voor een deel van dit krediet. De overige 150.000 euro aan subsidies dient als dekking van de

door het Museum van de Geest gedane investeringen. 2.

Ter dekking van de kapitaallasten wordt een bedrag van 130.000 euro doorberekend in de huurprijs aan het Museum van de Geest

3.

De kapitaallasten vanuit dit krediet worden verwerkt bij de Kadernota 2022. de voorzitter

(ffier,

1. Inleiding L 'J7 \ . De renovatie en vernieuwingvan gebouwcomplex het Dolhuys is afgerond. Na een bijna drie jaar

durend project is het gebouw irTgoede staat teruggebracht en huisvest het vernieuwde Museum van de Geest. In de raadsinformatiebrief van 15-12-2020 is aangekondigd dat er een aanvullende

kredietaanvraag benodigd is voor de afronding van dit traject. Hierin werd een overschrijding van 481.366 euro gemeld. Na een grondige analyse van de cijfers en de totale afronding van de werkzaamheden is de overschrijding hoger gebleken, namelijk 565.000 euro. Van de totale overschrijding van 565.000 euro wordt 332.800 euro gedekt door ontvangen subsidies. In totaal is er voor 482.800 euro aan subsidies ontvangen en ingezet, waarvan 150.000 euro is voor de

dekking van de investeringen door het museum zelf. Voor het uitgeven van ontvangen subsidies is

Kenmerk: 2020/1212045

2/6

(vooraf) goedkeuring door de gemeenteraad nodig. Dit is abusievelijk niet vooraf gebeurd en wordt nu

via het eerste besluitpunt in dit raadsstuk alsnog bewerkstelligd (zie ook bijlage 1). De netto extra uitgaven voor de gemeente bedragen 232.200 euro. Het verschil tussen de overschrijding zoals vermeld in de raadsinformatiebrief van 481.366 euro en de daadwerkelijk netto

extra uitgaven in deze kredietaanvraag van 232.200 euro wordt veroorzaakt door administratieve

correcties. In deze kredietaanvraag wordt nader toegelicht waar het aanvullende krediet voor benodigd is.

2. Voorstel aan de raad Het college stelt de raad voor: 1.

Aanvullend krediet van 565.000 eurote verlenen ten laste van IP post 'levensduur verlengende

investeringen vastgoed' (VG.IN) en ad. 332.800 euro vanuit verkregen subsidies te gebruiken als dekking voor een deel van dit krediet. De overige 150.000 euro aan subsidies dient als dekking van de door het Museum van de Geest gedane investeringen. 2.

Ter dekking van de kapitaallasten wordt een bedrag van 130.000 euro doorberekend in de

huurprijs aan het Museum van de Geest

3.

De kapitaallasten vanuit dit krediet worden verwerkt bij de Kadernota 2022.

3. Beoogd resultaat

Met het verlenen van aanvullend krediet wordt project vernieuwing Dolhuys financieel afgerond. Het 14e-eeuwse gebouwencomplex is hersteld en verhuurd aan het museum van de Geest voor een

periode van 30 jaar. Het achterstallig onderhoud is weg gewerkt waardoor het rijksmonument weer in goed onderhouden staat verkeerd. De huurder -museum van de Geest- betaalt de kostprijs-dekkende

huur. Daarnaast betaalt huurder de gedane investering (inclusief de overschrijding op de huurderswensen) voor de inrichting terug in de huur.

Door de renovatie en de vernieuwing van het Dolhuys is bijgedragen aan het culturele aanbod en wordt dit erfgoed voor de stad behouden. 4. Argumenten

Overschrijding rechtmatig besteed met aanvullend krediet De gerealiseerde overschrijding van het budget in project Dolhuys is zeer spijtig, vooral ook omdat gedurende het traject sterk is gestuurd op budgetdiscipline. Met het combineren van werkzaamheden - het wegwerken van het achterstallig onderhoud, asbestsanering, verbouwing en renovatie - was het doel kostenreductie. Deze doelstelling is behaald maar heeft de overschrijding helaas niet kunnen

voorkomen. Met het verlenen van aanvullend krediet is de overschrijding rechtmatig besteed. Het financiële kader

In maart 2018 heeft de Raad 1,6 miljoen euro krediet vrijgegeven voor het realiseren van de vernieuwing van het museum. In mei 2019 heeft de Raad vervolgens aanvullend 1,6 miljoen euro krediet vrijgegeven voor levensduur verlengend onderhoud, constructief herstel. Vervolgens heeft de

Kenmerk: 2020/1212045

3/6

Raad in maart 2020 nogmaals een krediet van 435.000 euro vrijgegeven om de huurderswensen te realiseren. Dit krediet was - naast het verstrekken van een overbruggingskrediet van 500.000 euro dat binnen 10 jaar wordt terugbetaald - nodig om de liquiditeitsproblemen van het museum op te lossen

en het voortbestaan van het museum voor dat moment zeker te stellen. Het krediet van 1,6 miljoen euro en 435.000 euro worden over de duur van 20 jaar in de huur verrekend en komen dus feitelijk

niet voor rekening van de gemeente. Ontvangen subsidies

Aanvullend op het verleende krediet is er bij de provincie subsidie aangevraagd en verkregen voor een totaalbedrag van 482.800 euro. Dit totaalbedrag is opgebouwd uit twee separate subsidies: voor

constructief herstel

aan

de

balkenconstructie

182.800

euro

en

voor

verduurzaming

en

toegankelijkheid 300.000 euro. De subsidiebedragen zijn reeds aan het budget toegevoegd door de projectorganisatie en met deze kredietaanvraag wordt de Raad formeel gevraagd dit totaal bedrag van 482.800 euro te gebruiken als dekking op een deel van het aanvullende krediet. Van de subsidie verduurzaming en toegankelijkheid ad. 300.000 euro is conform afspraak 150.000 euro voor de

dekking van de gedane investeringen van het museum. Overschrijding en dekking De raad heeft in totaal voor 3.635.000 euro aan krediet verleend. Er is in totaal 4.200.000 euro

uitgegeven. De overschrijding en aanvullende kredietaanvraag bedraagt derhalve 565.000 euro. Dit krediet wordt voor 332.800 euro gedekt door ontvangen subsidies en komt voor het saldo van 232.200 ten laste van het Investeringsprogramma. De overschrijding van 130.000 euro die is ontstaan op de

huurderswensen wordt doorberekend aan de huurder. Deze zal met ingang van 01-01-2022 het bedrag in de maandelijkse huur terugbetalen over een periode van 20 jaar. Hiermee worden de kapitaallasten vanuit deze extra investering afgedekt. De netto extra uitgaven voor de gemeente bedragen daarmee

102.200 euro.

Onderstaand overzicht van beschikbaar krediet en werkelijk besteed. Project element

Budget cf. raadsbesluit

Overschrijding

Totaal werkelijk besteed

Herinrichting

€

1.600.000 €

2.218.508

Constructief herstel

€

1.600.000 €

1.416.492 €

183.508

€

-618.508

Huurderswensen

€

435.000

€

565.000 €

-130.000

TOTAAL

€

3.635.000

€

4.200.000 €

-565.000

€

Overschrijding op verleende kredieten

482.800 Aanvullend kredietgedektdoorsubsidies

€

150.000

Deel subsidie voor museum

€

332.800

Restantsubsidies dekking

-232.200

Aanvullend krediettlvVG.IN

€

130.000

Dekking van de kapitaallasten in huur museum

€

-102.200

Dekking van de kapitaallasten tlvVG.IN

Kenmerk: 2020/1212045

4/6

4* Ontstaan overschrijding Het project is in de laatste drie maanden onder enorme tijdsdruk afgerond. De werkzaamheden in de

laatste fase waren complexer en onoverzichtelijker dan voorzien. De prioriteit lag bij de opening van

het museum, hierdoor moesten de inrichting van het museum en de afronding van de verbouwing gelijktijdig in goede banen worden geleid. Voor zowel het museum als de gemeente was een vertraging van het project een zeer onwenselijk scenario gezien de eerdere vertraging en de bijbehorende

financiële consequenties. De openingsdatum was immers al een keer verzet vanwege extra

werkzaamheden die moesten plaatsvinden door eisen van de Adviescommissie Ruimtelijke Kwaliteit

(ARK), de aangetroffen boktor en technische mankementen aan het gebouw. Daarbij bestond het risico dat wanneer het pand niet conform planning werd opgeleverd, de gemeente een claim tegemoet kon

zien.

Gezien bovenstaande context is al het mogelijke in het werk gesteld om het museum op 24-11-2020

te openen. Gedurende de laatste fase vonden er veel werkzaamheden gelijktijdig plaats, waaronder de inrichting en herstelwerkzaamheden. Ook zijn er in de afronding van de werkzaamheden

verschillende gebreken aan het licht gekomen die hersteld moesten worden om restauratie af te ronden, waaronder rotting in dakspanten boven de lift en asbest in het torendeel. Ondanks de hectiek is er ook in deze fase nog steeds kritisch gekeken naar de uitgaven, die functioneel en noodzakelijk

waren. Toch is er in deze laatste fase van de bouw het totaal van werkzaamheden en investeringen in

relatie tot het gestelde budget minder goed geadministreerd waardoor in de eindafrekening een overschrijding naar voren is gekomen.

Toegankelijkheid en plaatsing lift

Gelet op de toegankelijkheid van het gebouw voor minder valide medewerkers, is uiteindelijk besloten tot het plaatsen van een lift. Dat was wenselijk om de toegankelijkheid te bevorderen en het zou

bovendien veel kostbaarder zijn om achteraf een lift te plaatsten. Met het plaatsen van een lift wordt invulling gegeven aan de ambities van de toegankelijkheid voor gebouwen conform de Europese

richtlijn. De subsidie vanuit de Provincie voor toegankelijkheid en duurzaamheid is deels ingezet voor

de realisatie. De kosten voor de lift zijn hoger uitgevallen dan begroot doordat de lift, conform de eisen van de ARK, op een andere plek in het gebouw moest worden geplaatst. Als gevolg waren er meer

werkzaamheden nodig voor de plaatsing en afwerking.

Aanvullende onderhoudswerkzaamheden Gedurende de uitvoering van het project is herhaaldelijk achterstallig onderhoud geconstateerd. De uitvoering van dit onderhoud is direct aangepakt. In totaal voor een bedrag van 1.780.000 euro. Van

dit totaalbedrag is 800.000 euro begroot en gereserveerd op basis van de kredietaanvraag van mei 2019 waarvan 622.000 euro op de Reserve achterstallig onderhoud Dolhuys, het resterende deel

wordt conform de afgesproken werkwijze voor achterstallig onderhoud gedekt uit de Reserve vastgoed. Daarnaast is tijdens de werkzaamheden in de toren asbest geconstateerd en heeft asbestsanering plaatsgevonden voor een bedrag van 150.000 euro. Uitvoering hiervan heeft gelijktijdig

Kenmerk: 2020/1212045

5/6

met de overige projectonderdelen plaatsgevonden. Desondanks zorgde dit voor een verzwaring van het project en extra druk op de planning, door de afstemming van werkzaamheden. Deze uitgaven voor achterstallig onderhoud en asbestsanering zijn gedekt binnen de reguliere begroting van Vastgoed en zijn dus geen onderdeel van deze aanvullende kredietaanvraag. Procesevaluatie

In de raadsinformatiebrief van 15-12-2020 is aangegeven dat er een procesevaluatie zal plaatsvinden op het project. Met name over de laatste fase waarin de overschrijding is ontstaan. Deze evaluatie is

opgenomen als bijlage van deze kredietaanvraag (bijlage 1). 5. Risico's en kanttekeningen 1. Gevolgen voor betalingsverplichting (exclusief coronacrisis) In maart 2020 is door de raad krediet verstrekt voor het realiseren van de huurderswensen van het

museum. Om het museum te ondersteunen bij de liquiditeitsproblematiek - die is ontstaan als gevolg van de langere bouwperiode - is een lening van 500.000 euro verstrekt. Voorafgaand hieraan is de

financiële situatie van het museum geanalyseerd, waarbij de kredietwaardigheid - op basis van diverse scenario's - is bepaald. Wanneer de nu voorliggende huurverhoging wordt meegenomen in de

beoordeling van destijds blijkt dat de risico's op het niet kunnen innen van de huur en/of rentebetalingen en aflossingen van de lening door de gemeente gering blijven. Het museum lijkt goed

in staat is de extra huursom te voldoen. In de geactualiseerde beoordeling is echter geen rekening

gehouden met de mogelijke gevolgen van het Corona virus in de komende jaren. Aangenomen wordt

dat het museum in 2021 weer langzaam tot normale exploitatie komt en derhalve per 2022 aan de

verhoogde betalingsverplichtingen zal voldoen. 2. Resterend onderhoud binnen 5 jaar Er is gedurende de renovatie van het project meermaals achterstallig onderhoud ontdekt. Voor het overgrote deel is dat direct aangepakt en verholpen. Echter is er voor een aantal delen van het gebouw in de aankomende 5 jaar nog groot onderhoud benodigd. Deze werkzaamheden waaronder: dak van

het bouwdeel creatief-atelier vervangen, vervangen stucwerk in diverse ruimten en de aansluiting van het dak van de zorgzaal aan de gevel, worden opgenomen in het reguliere meerjaren onderhouds programma (MJOP) bij Vastgoed.

6. Uitvoering

Na besluit door de raad wordt het project financieel afgesloten. De aanvullende huursom voor het museum wordt per 2022 ingevoerd. De uitkomsten van de procesevaluatie worden door de betrokken

afdeling(en) ingebed in de bedrijfsvoering. 7. Bijlagen 1. Procesevaluatie Overschrijding krediet project Dolhuys

Kenmerk: 2020/1212045

6/6