Aanbiedingsbrief en herziene begroting 2026 GR NHA

Aanbiedingsbrief eerste begrotingswijziging 2026 Auteur: Controller NHA, Erwin Lelieveld Datum: 25 maart 2026 Versie: 1.0 Inleiding De ontwerpbegroting 2026 is (mede vanwege de termijn 12 weken voor een zienswijze van de deelnemers) begin 2025 opgesteld. Nu, een jaar later, zijn er enkele interne en exogene ontwikkelingen die het wenselijk maken om de begroting 2026 op enkele punten aan te passen. Begrotingswijziging Grbnr. Omschrijving Baten 8000 Bijdrage Rijk voor huisvesting en exploitatie 8004 Bijdrage provincie Noord-Holland

debet

114.000

8130 Diverse overige opbrengsten 8098 Projectopbrengsten/ giften

credit

toelichting

70.439 geprognosticeerde verhoging 2026 2,3% lagere bijdrage wegens beëindigen Oneindig Noord-Holland 3.439 diverse kleine aanpassingen 20.000 verwachte inkomsten

totaal baten

114.000

Lasten Personeelskosten 40XX Formatief personeel

58.964

4110 Uitzendkrachten, tijdelijk personeel 4232 Recruitment kosten

25.000

42XX Overige personeelskosten

93.878

diverse aanpassingen, onder andere hoofd Bedrijfsvoering 460 afronding geraamde budget 2026 verwachte wervingskosten 2026 36.360 diverse kleine aanpassingen

Subtotaal

83.964

36.820

85.000

-13.300 aanpassing budget geschatte jaarlijkse kosten overbrengen archieven naar hulpdepot in Emmen

Materiële direkte kosten 4600 Projectgelden restauratie/conservering 4605 Verhuizing collectie Emmen 4630 Digitaal informatiebeheer 4678 Oneindig Noord-Holland 46XX Overige materiële direkte kosten

48.540 verwachte lagere uitgaven 2026 114.000 zie inkomsten 29.096 diverse kleine aanpassingen

Subtotaal

85.000

Materieel indirecte kosten 4460 Kosten externe bureaus

31.150

44XX Overige organisatiekosten

9.911

178.336 hogere kosten a.g.v. de uittreding Rijk en de koop van de Kleine Houtweg diverse kleine aanpassingen

99XX Afschrijvingskosten

11.061 wegens lagere investeringen

4470 Kantinekosten

3.050 verwachte lagere uitgaven 2026

7100 Inkoop Archiefcafe

880 verwachte lagere uitgaven 2026

Subtotaal

41.061

14.991

totaal lasten

210.025

230.147

Totaal

324.025

324.025

1

Toelichting enkele belangrijke posten Hogere Rijksbijdrage Jaarlijks past het Rijk de bijdrage aan met het door hen berekende inflatiecijfer. Omdat deze mededeling in de 2e helft van het jaar komt, willen wij er dit jaar op anticiperen door nu al uit te gaan van een gemiddelde inflatiepercentage van 2,3 procent. Wij stellen voor om de verhoging in te zetten om de geschatte jaarlijkse kosten voor het overbrengen archieven naar hulpdepot in Emmen voor 2026 incidenteel te bekostigen. Daarnaast zijn wij in het kader van de uittredingsplan met het Rijk in gesprek om deze kosten meer structureel vergoed te krijgen. Oneindig Noord-Holland In 2025 is met de provincie gesproken over het teruggeven van de activiteiten voor het onderdeel Oneindig Noord-Holland aan de provinciale organisatie. Belangrijkste reden hiervoor was dat voor de inzet van deze werkzaamheden al geruime tijd gebruik wordt gemaakt van externe krachten. Dit brengt voor zowel de aanbestedingsrichtlijnen als de wet DBA risico’s met zich mee. Om deze risico’s voor het NHA te beperken zijn in 2025 de gesprekken opgestart en hebben geleid tot het genoemde resultaat. Dat betekent dat zowel aan de lasten, als aan de batenkant de begroting moet worden aangepast.

Hoofd Bedrijfsvoering Vorig jaar is na het vertrek van het voormalig afdelingshoofd Bedrijfsvoering de functie van hoofd Afdeling IT & Innovatie (I&I) gecombineerd met die van hoofd Bedrijfsvoering. In de loop van 2025 is gebleken dat deze functies, mede door de werklast als gevolg van het uittreden van het Rijk en de vraagstukken rond huur of koop Kleine Houtweg, niet te combineren viel. Daarnaast wil NHA ook stappen voorwaarts wil maken op het gebied van informatisering en informatiebeveiliging. Daarom willen wij een separaat voorstel aan het dagelijks bestuur voorleggen om weer te voorzien in de functie van hoofd Bedrijfsvoering voor 32 uur per week. Om deze uitbreiding financieel mogelijk te maken, doen wij met deze begrotingswijziging alvast een voorstel voor de dekking. Recruitment kosten Ondanks onze inspanningen op personeelsgebied is verloop niet te voorkomen, mede omdat we zien dat medewerkers zich buiten de organisatie verder willen ontwikkelen of gaan uittreden vanwege de pensioengerechtigde leeftijd. Om de eventueel ontstane vacatures zo snel en kwalitatief mogelijk in te vullen is het noodzakelijk om over een wervingsbudget te beschikken. Omdat hier in de begroting 2026 niet is voorzien stellen wij voor om hiervoor jaarlijks een bedrag vrij te maken.

Automatisering en digitalisering In de begroting 2025 zijn de kosten voor automatisering en digitalisering (fors) hoger begroot. Uit de realisatiecijfers 2025 is gebleken dat op het onderdeel ‘Digitaal informatiebeheer’ geld is overgebleven. Aangezien we voor wat betreft het doen van uitgaven ‘scherp aan de wind zeilen’, stellen wij voor om dit budget neerwaarts bij te stellen. Projectopbrengsten/ giften Jaarlijks blijkt dat op de post projectopbrengsten/ giften meer geld binnenkomt dan in de begroting is voorzien. Meestal is dit gekoppeld aan tentoonstellingen of andere bijzondere gelegenheden, waarvoor een subsidie beschikbaar wordt gesteld. Om deze reden stellen wij voor om voor 2026 alvast rekening te houden met een hogere baat van € 20.000. Kosten externe bureaus Vanwege de te verwachten extra kosten voor inhuur van externe expertise als gevolg van het uittreden van het Rijk en de vraagstukken rond huur of koop Kleine Houtweg, stellen wij voor om de post met € 31.150 te verhogen tot in totaal € 150.000.

2

Investeringen 2026 Voor wat betreft de investeringen doen wij voor 2026 een gewijzigd voorstel. Voor de investeringen in gebouwen/ installaties komt medio 2026 een actualisatie van het meer jaren onderhoudsplan (MJOP) en een asbestonderzoek Kleine Houtweg. Op basis van de bovengenoemde inventarisatie zal een voorstel aan het algemeen bestuur worden voorgelegd welke kosten eventueel eenmalig uit de bestemmingsreserves achterstallig en groot onderhoud kunnen worden onttrokken en van welke investeringen wij adviseren om deze te activeren. Na de actualisatie van het MJOP, vindt nog overleg plaats met de gemeente Haarlem over de demarcatie van het onderhoud. De investeringen in kantoorautomatisering, hardware en software zijn zo goed mogelijk ingeschat. In de begroting is naast de berekende kosten van investering uit voorgaande jaren, tevens een bedrag van € 26.000 opgenomen om de afschrijvingslasten van nieuwe investeringen te kunnen dekken. Deze ruimte blijft in de begroting totdat duidelijk is geworden wat precies de kapitaallasten voor 2026 zijn. Lijst investeringen 2026 Omschrijving

geraamd bedrag investering

2025 Gebouw/installaties Jansstraat Subtotaal

-

Gebouw/installaties Kleine Houtweg Condensor en koelmachine

18.554

Subtotaal

18.554

Inrichting Jansstraat Subtotaal

-

Inrichting Kleine Houtweg

Subtotaal

-

Kantoorautomatisering, hardware en software Laptops Telefoons (Score telecom) Netwerkcomponenten/ .vervanging UPS Overig Subtotaal

22.500 36.500 11.000 5.000 75.000

Totaal 2026

93.554

3

werkelijk bedrag investering

Toelichting

Reservemutatie 2026 Op 10 december 2025 heeft het algemeen bestuur besloten de onttrekking aan de bestemmingsreserve nieuw collectiebeheersysteem met een jaar uit te stellen. Als motivatie is aangegeven dat de aanbesteding van het collectiebeheersysteem is vertraagd. Inmiddels is de opdracht op 21 januari jongstleden definitief gegund. Uit de analyse van de uitkomst van de aanbesteding blijkt dat de gereserveerde € 246.052 niet volledig nodig is voor de implementatie, omdat het NHA doorgaat met de bestaande leverancier. Daarom willen wij voorstellen om een deel van deze reserve (€ 96.000) te gebruiken om de informatiebeveiliging sneller op orde te brengen, zodat het NHA verdere vervolgstappen kan zetten om op een zo kort mogelijke termijn BIO2 en NIS2 compliant te zijn. Voorgestelde besluiten 1. de eerste begrotingswijziging 2026 vast te stellen. 2. het aangepaste investeringsoverzicht 2026 ‘voorlopig’ vast te stellen in afwachting van nadere voorstellen over de huisvesting van het NHA. 3. de bestemmingsreserve nieuw collectiebeheersysteem voor € 96.000 te gebruiken om de informatiebeveiliging sneller op orde te brengen.

Bijlage 1, zie volgende bladzijde

4

Bijlage 1 Begroting voor en na wijziging

Omschrijving

begroting 2026

BATEN Bijdragen deelnemers in de gemeenschappelijke regeling Rijk (ministerie OCW) - huisvesting en analoog archief 2.899.759 - e-depot 50.000 Gemeente Haarlem: - huisvesting en analoog archief 2.063.307 - digitaal informatiebeheer 656.302 - beheer Oude Boekerij en bijz. collecties 120.386 Gemeente Haarlemmermeer - analoog archief 150.950 - digitaal informatiebeheer 642.736 Gemeente Velsen: 199.193 - analoog archief 272.356 - digitaal informatiebeheer Totaal bijdrage deelnemers

gewijzigde begroting 2026

2.970.198 50.000 2.063.307 656.302 120.386 150.950 642.736 199.193 272.356

7.054.990

7.125.429

Bijdragen DVO-partners Provincie Noord-Holland - analoog archief - digitaal informatiebeheer - risico-opslag Overige overheidsorganisaties - analoog archief - risico-opslag - ingroeipad kostenmodel Totaal bijdragen DVO-partners

445.200 581.851 25.145

331.200 581.851 25.145

165.146 994.643 39.354 2.251.339

165.146 994.643 39.354 2.137.339

Totaal overheidsorganisaties

9.306.329

9.262.768

36.281 29.116 10.000 240.681 15.000 331.078

36.281 28.616 10.000 244.620 35.000 354.517

9.637.407

9.617.285

Overige opbrengsten Depotverhuur Overige opbrengsten Opbrengsten dienstverlening Onderverhuur voorgebouw Kleine Houtweg Projectopbrengsten/bijdragen Totaal overige baten Totaal baten

5

begroting 2026

gewijzigde begroting 2026

4.833.136

4.892.100

251.520 256.360 5.341.016

251.060 245.000 5.388.160

Materieel directe kosten Beheer analoge en digitale collecties Acquisitie Kenniscentrum Overheid IT & Innovatie Digitaal zichtbaar maken Dienstverlening Publieksactiviteiten/educatie PR & Communicatie Totaal materieel directe kosten

153.300 48.035 76.650 800.350 278.000 2.000 240.000 89.000 1.687.335

225.000 47.000 75.000 752.000 278.000 2.000 126.000 89.000 1.594.000

Materieel indirecte kosten Huisvestingskosten Organisatiekosten Afschrijvingskosten Rentekosten Facilitaire kosten Totaal materieel indirecte kosten

1.839.860 303.996 263.256 -44.430 66.430 2.429.112

1.839.860 345.057 252.195 -44.430 62.500 2.455.182

Totaal lasten

9.457.464

9.437.342

179.943

179.943

25.237

25.237

-200.000 9.318

-200.000 9.318

-14.498 -179.943

-14.498 -179.943

0

-0

Omschrijving LASTEN Personeelskosten Kosten formatie (incl. overhead) Niet formatief personeel Uitzendkrachten, tijdelijk personeel Overige personeelskosten Totaal personeelskosten

Resultaat voor reservemutaties Mutaties reserves: Egalisatiereserve Mutatie bestemmingsreserves: - groot onderhoud Kleine Houtweg - groot onderhoud Kleine Houtweg - onttrekking eenmalige activiteiten - nieuw collectiebeheersysteem - weerstandsvermogen - ontsluiten Rijksarchief - risico-opslag DVO-partners Totaal mutaties reserves Resultaat na reservemutaties

6