8 Bijlage 7 ROM InWest - notulen AVA 28-11-2024

Notulen algemene vergadering van aandeelhoudersvergadering ROM InWest Datum Tijd Locatie Voorzitter Secretaris Aanwezig

1

28-11-2024 15:00 - 15:30 Koepel, Haarlem Josephine Bos-De Zwaan Scato van der Goes Bijlage

Opening en mededelingen De vergadering wordt voorgezeten door mevr. De Zwaan. Tot secretaris wordt dhr. Van der Goes aangewezen. De voorzitter opent de vergadering en constateert dat de vergadering (AV) wordt gehouden in een plaats als bedoeld in artikel 29 van de statuten van de Vennootschap en dat de vergadering is bijeengeroepen met inachtneming van het daaromtrent in de wet en de statuten van ROM InWest bepaalde. De Staat is vertegenwoordigd door dhr. Gaastra. InWest Regio is vertegenwoordigd door mevr. Zijl en dhr. Reiding. De voorzitter constateert daarmee dat alle vergadergerechtigden (100%) van ROM InWest fysiek aanwezig zijn, dan wel vertegenwoordigd zijn. De voorzitter stel vast dat daarmee alle besluiten als bedoeld in artikel 33.1 van de statuten van de Vennootschap en artikel 5.5 van de bestuursovereenkomst (majeure besluiten) genomen kunnen worden. De voorzitter constateert dat ieder lid van het bestuur en de raad van commissarissen in de gelegenheid is gesteld advies uit te brengen over de voorgenomen besluiten. De voorzitter constateert dat derhalve in deze vergadering rechtsgeldige besluiten kunnen worden genomen omtrent alle bij de oproeping aangekondigde onderwerpen. De agenda wordt vastgesteld.

2

Gevraagde besluiten De voorzitter constateert dat de RvC en het bestuur van ROM InWest een aantal onderwerpen ter besluitvorming aan de AvA heeft voorgelegd. Tijdens het Ambtelijk Overleg op 17 oktober 2024 zijn de onderwerpen toegelicht. 2.1

Besluit tot wijziging van de statuten van ROM InWest. De voorzitter stelt vast dat er geen vragen zijn en brengt het voorstel in stemming Op basis van de uitgebrachte stemmen, wordt geconstateerd dat dat 100% van de vergadergerechtigden vóór het besluit is, 0% tegen is en 0% zich onthoudt van stemming. De voorzitter stelt daarmee vast dat het voorstel is aangenomen.

2.2

Besluit tot overdracht van de door InWest Regio gehouden aandelen in het kapitaal van ROM InWest aan de regionale aandeelhouders. De voorzitter stelt vast dat er geen vragen zijn en brengt het voorstel in stemming.

Pagina 1

Op basis van de uitgebrachte stemmen, wordt geconstateerd dat dat 100% van de vergadergerechtigden vóór het besluit is, 0% tegen is en 0% zich onthoudt van stemming. De voorzitter stelt daarmee vast dat het voorstel is aangenomen. 2.3

Besluit tot wijziging van de bestuursovereenkomst ROM InWest met ingang van de datum van overdracht van de aandelen in het kapitaal van ROM InWest aan de regionale aandeelhouders. De voorzitter stelt vast dat er geen vragen zijn en brengt het voorstel in stemming. Op basis van de uitgebrachte stemmen, wordt geconstateerd dat dat 100% van de vergadergerechtigden vóór het besluit is, 0% tegen is en 0% zich onthoudt van stemming. De voorzitter stelt daarmee vast dat het voorstel is aangenomen.

Voornoemde besluiten zijn genomen onder het verlenen van een volmacht aan iedere medewerker verbonden aan BarentsKrans Coöperatief U.A. te 's-Gravenhage, om de voorgestelde statutenwijzigingen, overdracht van de aandelen in het kapitaal van ROM InWest en de ondertekening van de gewijzigde bestuursovereenkomsten tot stand te brengen. Bijlagen: - Memo wijziging aandeelhoudersstructuur ROM InWest - 11 september 2024 V02 - Akte van statutenwijziging ROM InWest BV (versie 3)(21617287) - Akte verkoop en levering aandelen ROM InWest BV (versie 1)(21585377) - Wijzigingsovereenkomst ter zake Bestuursovereenkomst ROM InWest d.d. 11 09 2024(21780568) - Bestuursovereenkomst ROM InWest B.V. 11 09 2024 [doorlopende tekst](21780566) FV - Agenda Ambtelijk overleg 17 oktober 2024 V01 3

Stand van Zaken Naar aanleiding van de presentatie in de AV van InWest Regio zijn er geen aanvullende vragen.

4

Afronding en sluiting Niets meer aan de orde zijnde, dankt de voorzitter alle aanwezigen en sluit de vergadering.

Ondertekend door:

Voorzitter

Secretaris

Pagina 2

Bijlage: Aanwezigen Ministerie van Economische Zaken InWest Regio B.V. RvC ROM InWest ROM InWest B.V. Secretaris

Dhr. Gaastra en Dhr. Daamen Mevr. Zijl en Dhr. Reiding Mevr. De Zwaan (voorzitter), Dhr. Singh, Mevr. Van Boxtel Mevr. Nieboer, CEO Dhr. Van der Goes

Pagina 3