7 Bijlage 6 Toelichting op overige ontwikkelingen irt Gr NHA

Bijlage 9. Toelichting op alle overige ontwikkelingen In de inleiding noemden wij een aantal ontwikkelingen die voor het NHA van belang zijn. Daarom informeren wij de raad over het volgende: 1. Het NHA implementeert met ingang van 2025 een nieuwe financieringssystematiek Bij de oprichting van het NHA in 2006 hebben de deelnemers hun begroting voor het archiefbeheer ingebracht en de financiële afspraken daarna voortgezet in een lumpsumvergoeding van het rijk, gemeente Haarlem en gemeente Velsen. De lumpsum is verbonden aan minder regels en biedt het NHA zekerheid over de basisbekostiging. Dit in tegenstelling tot een dienstverleningsovereenkomst met een beperkte looptijd. Hoewel de lumpsum beleidsvrijheid en eigen verantwoordelijkheid beoogt, verandert dit principe nu het rijk uit de gemeenschappelijke regeling stapt en de financiering omzet in een specifieke uitkering met verantwoordingsverplichting in de SISA bijlage bij de jaarrekening. De achterblijvende gemeenten zien zich geconfronteerd met meer bedrijfsvoeringsrisico’s. Daarom is in samenwerking met de beide gemeenten en het NHA een andere financieringssystematiek ontwikkeld dat door de accountant is getoetst en goedgekeurd. De nieuwe systematiek leidt tot een eerlijkere kostenverdeling voor deelnemers en DVO partners. Uitgangspunten voor de nieuwe financieringssystematiek 1.

Kostentoerekening naar de wettelijke taken voor analoog en digitaal archiefbeheer en de niet-wettelijke taken zoals tentoonstellingen; 2. Het NHA hanteert in het vervolg de gewogen index (CPB/IMOC) voor deelnemers en DVO’s; 3. Er komen andere tarieven voor analoog en digitaal archiefbeheer voor de DVO’s (waaronder een risico-opslag) waardoor het tarief per inwoner stijgt; 4. Voor activiteiten die in opdracht van derden plaatsvinden, maakt het NHA in het vervolg een offerte; Wat betekent de nieuwe financieringssystematiek voor de gemeente Haarlem? De GR bijdrage wordt in het vervolg onderscheiden in dienstverlening voor de wettelijke (basis-) taken voor analoog en digitaal archiefbeheer en de niet-wettelijke taken zoals tentoonstellingen en educatie. De huursubsidie voor de Janskerk wordt verlaagd en is bedoeld voor de exploitatie van het publiekscentrum. Op basis van de berekende afname betaalt de gemeente in het vervolg voor het aantal meters analoog archiefbeheer in het depot. Daardoor is inzichtelijke welke kosten voor de gemeente Haarlem worden gemaakt in relatie tot de producten en diensten (uit de catalogus). 2. Terugtreden van het Rijk uit de Regionale Historische Centra (RHC) is uitgesteld naar 2026 Nu de Kamer de nieuwe Archiefwet nog niet heeft vastgesteld, houdt het NHA rekening met de aangegeven nieuwe uittreeddatum van 1 januari 2026.

Dit betekent dat de GR bijdrage van het ministerie van OCW in 2025 wordt gehandhaafd. Over de uittreedvoorwaarden vindt overleg met het ministerie plaats. De insteek is dat het rijk (mede) bijdraagt aan de incidentele kosten die samenhangen met het aanpassen en toekomstbestendig maken van de gemeenschappelijke regeling. Hoewel het rijk na uittreding geen invloed meer heeft op de dagelijkse gang van zaken, kan men via de subsidievoorwaarden regels aan het NHA opleggen. Verwacht wordt dat de SPUK voorwaarden beperkt zijn tot de reguliere P&C producten en dat het NHA niet elk jaar een aanvraag hoeft te doen. De uittreding van het rijk uit de gemeenschappelijke regeling heeft een wijziging van de

gemeenschappelijke regeling tot gevolg waarvoor de gemeenteraad haar toestemming zal moeten verlenen. Het NHA anticipeert op de voorgenomen uittreding van het rijk door met gemeente Haarlemmermeer en de provincie Noord Holland in gesprek te gaan over toetreden. Met de toetreding wordt een toekomstbestendige organisatie beoogd dat in opdracht van de deelnemers uitvoering geeft aan de wettelijke taken. 3. Reorganisatie: oprichting Kenniscentrum Overheid Naar aanleiding van de organisatieverandering per 1 januari 2024 is het programma ‘digitaal informatiebeheer’ ingebed in de organisatie. De nieuwe strategie en organisatiestructuur worden in 2024 verder geïmplementeerd. Er komt een nieuwe afdeling IT en Innovatie, waarvoor een nieuwe manager is aangetrokken. Daarnaast zet het NHA in op extra dienstverlening voor de overheden, hiervoor is de nieuwe afdeling Kenniscentrum Overheid ingericht. Het KCO biedt expertise en innovatieve oplossingen voor de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie. De vakgebieden dienstverlening, communicatie, tentoonstellingen en educatie worden gebundeld in één afdeling. De organisatiewijziging leidt tot een andere opzet van de begroting echter 4.

Nieuwbouw en renovatie depot Kleine Houtweg 18 De (overigens noodzakelijke) uitbreiding van de depotruimte betreft een apart besluitvormingstraject dat vanuit het NHA nauwkeurig georganiseerd dient te worden. Als dit tot substantiële claims bij de deelnemers leidt dan kan dit qua besluitvormingsproces bij de gemeente op zijn vroegst in de eerstvolgende Kadernota (dus voorjaar 2025) mee.