6. KN Bijlage 4 Projectenrapportage Voortgangsrapportage 2022

Grote projectenrapportage Bijlage bij de kadernota 22 april 2022 BBOR/PCM

Inhoudsopgave

Voortgangsrapportage Grote Risicovolle projecten 1.

2.

3.

3

Voortgangsrapportage IVORIM (Integrale Vernieuwing Openbare Ruimte In Meerwijk)

3

1.1. Fysieke voortgang van het project

3

1.2. Financiële voortgang

4

1.3. Globale ontwikkeling risico’s

4

1.4. Resultaten van tegenspraak

5

Voortgangsrapportage Houtplein e.o.

6

2.1. Fysieke voortgang project

6

2.2. Financiële voortgang

6

2.3. Globale ontwikkeling risico’s (top 6)

7

2.4. Resultaten van tegenspraak

8

Voortgangsrapportage Zuid Schalkwijkerweg, groot onderhoud

9

3.1. Fysieke voortgang project

Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

3.2. Financiële voortgang

Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

3.3. Globale ontwikkeling risico’s

Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

3.4. Resultaten van tegenspraak

10

2

Voortgangsrapportage Grote Risicovolle projecten Voor u ligt de voortgangsrapportage van de grote projecten welke volgens de regeling grote risicovolle projecten onderdeel uitmaken van de lijst grote risicovolle projecten. De Regeling Grote Risicovolle projecten heeft een preventief oogmerk: de regeling draagt bij aan de sturing en beheersing vooraf en tijdens het project, in plaats van controle achteraf. Deze regeling zorgt ervoor dat de opdrachtgever en zijn procesmanager bij de opzet en in de uitvoering van een project expliciet aandacht besteden aan onderwerpen die essentieel zijn voor een succesvol verloop, in het bijzonder de risico's en de beheersing daarvan. Wanneer de regeling wordt nageleefd, zullen risico's niet worden uitgesloten maar wél beter worden beheerst. Een project dat valt onder deze regeling wordt dus intensief bestuurlijk gevolgd. Hiertoe stellen de opdrachtgever en procesmanager rapportages op in samenwerking met het betreffende kernteam van de afdelingen Interne Dienstverlening (risicoanalyse, financiën, planning), Financiën (projectadministratie) en ConcernControl (bestuurlijke besluitvorming). Uitgangspunt is dat de frequentie en timing van de voortgangsrapportages gekoppeld zijn aan de planning&control cyclus (de jaarlijkse Voortgangsrapportage 1 en 2, onderdeel rapportage grote projecten), om dubbel werk te voorkomen.

De procesmanager kan redenen hebben om hiervan af te wijken. De onderdelen dienen expliciet herkenbaar te zijn voor college en raad, maar het is geen vereiste om in het kader van de regeling afzonderlijke voortgangsrapportages te maken. Opname van het warmtenet in deze rapportage is nog te vroeg. Er is op dit moment nog geen sprake van een project, maar van een voorbereiding van besluitvorming die op termijn kan leiden tot een daadwerkelijk project.

1. Voortgangsrapportage IVORIM (Integrale Vernieuwing Openbare Ruimte In Meerwijk) 1.1. Fysieke voortgang van het project Het Masterplan is op 17 september 2020 door de Raad vastgesteld. Tegelijkertijd is het krediet van € 1.750.000,- vrijgegeven voor de voorbereiding van de uitvoering van masterplan via voorlopig ontwerp naar een definitief ontwerp voor de eerste fase). In de zomer van 2021 konden bewoners het voorlopig ontwerp inkijken en aangeven wat ze van de plannen vonden. Bewoners hebben waardering uitgesproken voor een groot deel van het plan. In de inspraak is echter nadrukkelijk naar boven gekomen dat er onvoldoende aandacht is voor de parkeerbehoefte van de bewoners. De commissie heeft gevraagd meer parkeerplaatsen toe te voegen en nogmaals te kijken naar het ontwerp. Het ontwerp is op een aantal punten aangepast. De aanpassing die onder andere wordt voorgesteld betreft 101 officiële extra parkeerplekken ten opzichte van het voorstel dat deze zomer in de inspraak lag. Met dit ontwerp is zo veel mogelijk tegemoet gekomen aan de bezwaren van bewoners en tegelijkertijd blijven de belangrijkste uitgangspunten behouden die eerder zijn vastgesteld. Na de

3

vorming van een nieuw college zal het aangepaste ontwerp ter besluitvorming aan de raad worden voorgelegd. Financiële voortgang Historie In 2018 en 2019 is voor het maken van een Masterplan voor de openbare ruimte van Meerwijk in totaal een krediet van € 950.000,- beschikbaar gesteld vanuit IP GOB 78. Er is eind 2019 geconcludeerd dat het opstellen van een Masterplan niet als investering kan worden verantwoord, de kosten zijn overgezet naar de exploitatie. Het opstellen van het Masterplan heeft in totaal € 1.091.000,- gekost. Prognose uitvoering Masterplan (prijspeil november 2021) betreft: In totaal verwachten we dat het gehele project inclusief meekoppelkansen, een financiële verhoging van ca 3.500.00,- voor het gehele plan (Fase A en B). In het investeringsplan is voor de jaren 2022-2024 voldoende geraamd om fase A te financieren. De verhoging van de kosten benodigd voor fase A en B en het effect van prijsinflatie wordt betrokken bij de besluitvorming in fase B. Startbudget Subsidie Meerkosten agv aanpassen ontwerp Totaal

€25.000.000,€ 948.000,- (nog te ontvangen) € 3.500.000,€ 29.448.00,-

Kredietaanvraag fase A betreft € 10.900.000,- met als meerwerk € 1.500.000,- opgebouwd uit: Klimaatadaptatie (waterkwaliteit Aziëpark + Watergang Archimedespad) € 600.000,Extra 101 parkeerplekken € 180.000,Aansluitkosten en ondergrond € 700.000,Kunst € 20.000,Extra kosten Fase B bedragen: € 700.000,Klimaatadaptatie Inrichtingskosten

€ 300.000,€ 400.000,-

De stijging van de kosten tov geprognosticeerd prijspeil voor fase B schatten wij op dit moment in op € 1.300.000,-. 1.2. Globale ontwikkeling risico’s Risico Werking waterdoorlatende stenen is ontoereikend en doet afbreuk aan leefbaarheid

Beheersmaatregel Pilot en monitoringsplan gebaseerd op best practices elders uitvoeren na krediet besluit

Status Niet gestart

Het vergroeningseindbeeld Als de middelen toereikend zijn, bomen wordt niet in 1 keer gerealiseerd met grotere stamdiameter plaatsen

Niet gestart

Vervallen subsidiebijdrage agv vertraging van de uitvoering

In gesprek met subsidieverlener om wanneer voor nov mogelijkheden tot verlenging te bespreken 2022 gestart wordt blijft de subsidie overeind

4

Wegens gebrek aan bijv. personeel of grondstoffen vertraging in de uitvoering

Opstellen samenwerkingsovereenkomst met partners voor inzet capaciteit

Afspraken over bouwteam zijn gemaakt

Kosten verhoging van het dagelijks Monitoren van meldingen en werking onderhoud riool wegens uitblijven vervanging. Risico’s die zich hebben voorgedaan Risico Een deel van de bewoners kan zich niet vinden in het ontwerp (m.n. parkeren). Wat ook vertragend werkt voor bouw 90 woningen Fase B

Beheersmaatregel Raad informeren over wat er om het ontwerp heen speelt. Benoem consequenties van terug naar de tekentafel in besluitvorming (900.000 euro extra voorbereidingskosten en ca 2.000.000 extra uitvoeringskosten) Extra communicatie t.b.v. beleving bij bewoners: aantal parkeerplaatsen geïllustreerd om te laten zien dat er niet te weinig zijn Bij besluitvorming VO Fase B financiële gevolgen expliciet maken. Eventuele keuzes voorleggen aan raad om besparingen te realiseren Technische sessie met de gemeenteraad

Status In uitvoering

Beschikbare totaalbudget (Fase A Niet gestart + B prijspeil 2019) is niet toereikend als gevolg van marktontwikkelingen* Gemeenteraad heeft meer tijd In uitvoering nodig om voldoende goede afweging te maken wat op gespannen voet staat met het financieel kader *De hogeren bouwkosten o.a. agv de oorlog in de Oekraïne zijn hierin niet verwerkt. 1.3. Resultaten van tegenspraak Als onderdeel van het kredietbesluit is een verslag van tegenspraak toegevoegd met een korte toelichting op welke wijze tegenspraak is gevoerd.

5

2. Voortgangsrapportage Houtplein e.o. 2.1. Fysieke voortgang project De werkzaamheden aan het Houtplein zijn eind 2021 aanbesteed en de uitvoering is in maart 2022 gestart. Aannemer Dura Vermeer is verantwoordelijk voor het uitvoeren van het ontwerp dat op 25/6/2020 door de raad is vastgesteld. Daarnaast worden binnen hetzelfde werk ook de kabels- en leidingen vernieuwd. Om ervoor te zorgen dat fietsers en voetgangers langs het werk kunnen blijven bewegen, is het project opgedeeld in verschillende fases en wordt de bus, stad uit, gedurende het hele werk omgeleid. Daarvoor zijn veel maatregelen getroffen, waaronder het aanbrengen van tijdelijke haltes, met de juiste voorzieningen. De raad heeft tevens via motie 21.5 verzocht om fietsparkeren te realiseren in de parkeergarage Houtplein. Het college is hier vanuit het actieplan fiets mee aan de slag gegaan. Er wordt ingezet om de toegang tot de parkeergarage nog tijdens de uitvoering van het Houtplein te realiseren. Een eerste variant bleek niet haalbaar. Een tweede variant wordt nu uitgewerkt en aansluitend wordt een kredietaanvraag opgesteld. 2.2. Financiële voortgang Het totaal benodigd projectbudget is bij DO geraamd op € 6.700.000,-, vastgesteld door de raad op 25/6/2020.

Het uitvoeringskrediet (inclusief het aanvullend krediet) van € 5.348.000 is vrij gegeven als budget voor het realiseren van het Definitief Ontwerp voor de herinrichting van het Houtplein en omgeving; Hiervan wordt een deel gedekt door de subsidie van de provincie nav de Fly-over zijnde € 3.740.000,• •

•

•

Er zijn extra kosten (€ 330.000,-) gemaakt bij de voorbereiding. Er is een VO+ gemaakt en het DO is ook nog grof aangepast. Het werk is uiteindelijk 2 jaar later gestart dan gepland. In de vorige rapportage is aangegeven dat er een risico bestond dat de inschrijfprijs hoger zou kunnen zijn dan het budget. Na inschrijving is gebleken dat het budget weliswaar voldoende was om het werk te gunnen, maar dat er nauwelijks budget overblijft voor tegenvallers. De oorzaak zit onder andere in aanvullende werkzaamheden aan het riool, de aanleg van tijdelijk bushaltes, het laten staan van 5 bomen als gevolg van een bezwaar op kapvergunning, kosten van de fasering en indexatie van de kosten die gemaakt worden in 2023. Tot slot valt ook de aanbesteding van het groen tegen. Dit is apart aanbesteed om de kwaliteit beter te kunnen borgen. De bomen die worden ingekocht zijn groot en duurder dan geraamd. Totale nadeel: € 876.600,- waarvan € 700.000 bestemd voor risicoreservering. Indexatie als gevolg van de huidige marktontwikkelingen zijn hierin niet meegenomen. Naast de kosten voor de hoofdaannemer en de groenaannemer zijn er ook bijkomende kosten voor veel andere zaken, zoals het verplaatsen van het kunstwerk E=cm2, het verplaatsen van haltemeubilair, het omleiden van de bus, parkeermaatregelen en het afvoeren van grond. Dit leidt tot een verhoging van de kosten met € 802.000,-.

Het werk is complex door de fasering en de kabels en leidingen en vraagt meer aandacht van/namens de gemeente nodig dan was ingeschat. Nadeel € 231.000,-

Totaal nadeel is € 2.242.600,-. In een separaat raadsvoorstel zal een aanvullend krediet ter hoogte van dit bedrag gevraagd worden. Tevens wordt dit bedrag mee genomen bij de actualisatie van het Investeringsplan. • De uitvoeringskosten voor de nutsbedrijven zijn voor de aanbesteding geraamd op € 850.000,euro. Bij de aanbesteding bleek dit € 1.350.000,- te zijn. Dit komt omdat er werkzaamheden

6

door Liander en PWN niet goed omschreven waren. Het budget moet bijgesteld worden naar € 1.350.000,-. Gemaakte kosten worden vergoed door Liander en PWN. • Vrijgegeven krediet: € 6.700.000,Vrijgegeven krediet voorfinanciering K&L: € 850.000,Geboekte kosten: € 1.775.211,Openstaande verplichtingen: € 5.555.873,2.3. Globale ontwikkeling risico’s (top 6) risico beheersmaatregel Langdurige verkeersmaatregelen • Gedurende het gehele werk hebben nadelig effect op draagvlak goed communiceren door de bewoners en staat van de aannemer over de voortgang infrastructuur van het werk. • Vanuit de gemeente regie voeren op deze communicatie.

Door te lange doorlooptijden past de aanleg van de fietsenkelder niet in de huidige uitvoeringsplanning. Dit kan vertraging* opleveren.

Onvolkomenheden in het contract kunnen zorgen voor meer werk en vertraging*.

• Aanpassen fasering van het werk. • De werkzaamheden aan de kelder uitvoeren na de werkzaamheden aan het Houtplein. • Voldoende budget organiseren om onvoorziene zaken het hoofd te kunnen bieden.

verkeersfaseringsplan is niet voor 100% uitvoerbaar. Door te krappe werkruimte en/of gevaar voor verkeer moeten faseringen worden aangepast. Dit zorgt voor vertraging* in het werk. Ondanks uitgebreid onderzoek worden onbekende ondergrondse zaken aangetroffen. - Archeologische vondsten - verontreinigingen - niet gesprongen explosieven - foutieve ligging kabels en leidingen Dit kost tijd* en geld.

• Aanpassen fasering • Aanpassen werkvolgorde • Contact leggen met evenementen.

Producten worden duurder en slechter leverbaar door de recente ontwikkelingen in de wereld.

• Kritische producten onderzoeken. Producten vroegtijdig aanschaffen of aankoop wellicht uitstellen.

• Er is onderzoek uitgevoerd en alle resultaten zijn vertaald naar het bestek. • Voldoende budget organiseren om onvoorziene zaken het hoofd te kunnen bieden.

Status • Er is regelmatig overleg tussen partijen. Er wordt regelmatig een nieuwsbrief uitgedaan. De aannemer heeft een bouwapp waar veel mensen op aangesloten zijn. • De planningen worden in overleg met de aannemer op elkaar afgestemd.

• Via een apart raadsvoorstel wordt de raad gevraagd aanvullend krediet beschikbaar te stellen •

De hoofdaannemer neemt bij aantreffen zsm contact op met de directievoerder om verlies van tijd en geld tot een minimum te beperken.

7

* Vertraging in het werk kan leiden tot extra omleidingskosten van bussen en kan leiden tot later start van projecten die na Houtplein geprogrammeerd zijn. 2.4. Resultaten van tegenspraak In de regeling wordt tegenspraak genoemd in de initiatief en definitiefase om zo de keuzes voor de raad goed te onderbouwen en geen tunnelvisie te ontwikkelen. Omdat het project al in de uitvoeringsfase zit, is tegenspraak hier niet meer van toepassing.

8

3. Voortgangsrapportage Zuid Schalkwijkerweg, groot onderhoud Project: 2014029650, Zuid Schalkwijkerweg, groot onderhoud

•

•

•

• •

•

3.1. Fysieke voortgang project Eind 2020 lag het ontwerp projectplan Waterwet van Rijnland ter inzage. Er zijn veel zienswijzen gekomen bij Rijnland van bewoners op het ontwerp projectplan. Deze reacties hebben geresulteerd in nieuwe inzichten bij Rijnland over de dijkversterking en bij Haarlem over de inrichting. De procedure rondom het projectplan dijkversterking is in september 2021 tijdelijk bevroren en er is besloten om alternatieven te onderzoeken t.o.v. de eerder uitgewerkte oplossing in alleen maar een verhoging en verbreding in grond. Voorgestelde oplossing n.a.v. alternatievenonderzoek is om deels de dijk nog steeds te versterken met een verbreding van de waterkering door grondaanvulling. Door toepassen van een teenslootverzwaring kan de dijk steiler en minder breed gemaakt worden. Hierdoor zal de dijk minder ruimte innemen op de aanliggende percelen en kan het huidige karakter van een smalle weg op de dijk behouden blijven. Er wordt voorgesteld om een damwand toe te passen in de huidige kering op locaties waar de kering grenst aan percelen met tuinen en woningen of zoals ter plaatse van de sportvelden om bomen niet te hoeven kappen. Voor de nieuwe inrichting van het gebied is Haarlem bevoegd gezag. In commissie beheer van 25 mei 2022 is de commissie beheer verzocht advies te geven aan de raad betreffende het schetsontwerp en PvE.

(Bestuurlijk behandelvoorstel 20220593774 Groot onderhoud Zuid-Schalkwijkerweg) Hierna volgt inspraak op het Voorlopig Ontwerp en het Definitief Ontwerp wordt bestuurlijk vastgesteld. Huidige planning om VO in commissie beheer te brengen is 8 september 2022. Voor het ophogen van de dijk en de versterking van de taluds wordt door Rijnland een Projectplanprocedure op basis van de Waterwet doorlopen. Hierdoor verandert ook de inrichting van het gebied, zoals nieuwe bomen, inritten en parkeerplaatsen. Vergunningsprocedure rondom het Projectplan Rijnland loopt gelijktijdig met inspraak op het VO bij de gemeente. Planning: vroegst mogelijke start uitvoering is verschoven naar Q4 2022.

3.2. Financiële voortgang De totale kosten van het project worden op dit moment geraamd op € 7,50 miljoen waarbij de totale kosten voor de gemeente worden geraamd op ongeveer € 4,98 miljoen. Voor de overige kosten heeft Rijnland budget gereserveerd. Hiermee is het beschikbare budget voor het gezamenlijk project met Rijnland sluitend. Bij de start van het gezamenlijke project met Rijnland was een totale bijdrage van € 0,60 miljoen voorzien door Rijnland. Voorts zijn nadere afspraken gemaakt betreffende de onderlinge kostenverdeling. Rijnland heeft inmiddels een bijdrage geleverd van € 0,70 miljoen t.b.v. de reeds gemaakte voorbereidingskosten t/m 2021. Tevens is er gesproken over een meer evenwichtige kostenverdeling van de nog te maken kosten. Na afronding van het VO kan er een betere inschatting gemaakt worden van de totale kosten en wordt de definitieve kostenverdeling bepaald en vastgelegd binnen een samenwerkingsovereenkomst (SOK) tussen Haarlem en Rijnland. 3.3. Globale ontwikkeling risico’s Risico Beheersmaatregel Bezwaren van Gemeente Haarlem/ Rijnland bewoners/omgeving tegen hebben een alternatief

Status Het projectteam heeft een nieuwe variant voor

9

Risico ontwerp en/of vergunningen resulteren in langdurige procedures (kappen bomen en verlies tuingrond door verbreding in grond) Kosten hoger dan budget i.v.m. kosten voor bereikbaarheid tijdens uitvoering en verbetering stabiliteit grondlichaam.

Beheersmaatregel ontwerp uitgewerkt. Dit alternatieve ontwerp met consequenties zal vervolgens bestuurlijk worden voorgelegd.

Corona-crisis. Daardoor geen of moeilijke communicatie met omgeving en uitloop planning en extra kosten.

Zoeken naar andere manier dan via een locatiebezoek om toch de gesprekken aan te kunnen gaan met bewoners m.b.t. de zienswijzen Rijnland betrekken in het ontwerpproces en kostenramingen.

Geen overeenstemming met Rijnland over kostenverdeling

Aannemer betrekken in het ontwerpproces. Voorbereiding in bouwteam. Z.s.m. nader onderzoek naar opties en kosten.

Uitzonderlijke prijsstijging door schaarste materiaal, materieel, brandstof door situatie Oekraïne

Hiervoor is geen extra beheersmaatregel opgenomen

Combineren van aanleg kabels en leidingen met aanleg van de weg wordt in een laat stadium onmogelijk. Nutspartijen hebben aangeven dat bij het doorlopen van de normale procedures er onvoldoende tijd is om de nutsgerelateerde aannemer te kunnen contracteren.

Er worden nu gesprekken opgestart tussen de Nutspartijen en aannemer die de kering en weg gaat uitvoeren (in opdracht van de gemeente). Uitgangspunt is dat de aannemer in opdracht van de nutspartijen tevens de kabels- en leidingenwerkzaamheden meeneemt binnen eigen werkzaamheden

Status dijkversterking uitgewerkt. Bewoners en platform groen zijn nauw betrokken bij de definitieve uitwerking. 25 mei 2022 komt het schetsontwerp in commissie beheer. Beheersmaatregel is ingezet, en het risico is opgetreden. Om de bereikbaarheid goed te kunnen regelen is aanleg van een tijdelijke ontsluitingsroute onvermijdelijk. Vertraging op de planning is reeds opgetreden. Verdere versoepelingen komende periode zullen de communicatie weer gemakkelijker maken. Er is ambtelijk overeenstemming tussen Haarlem en Rijnland. Restrisico: discussie over de kostenverdeling en bijdrage i.v.m. niet haalbaar gebleken start in 2020. Huidig prognose sluit aan op huidig prijsniveau (raming aannemer) Na afronden VO zal definitieve uitvraag gedaan worden. Het definitieve tracé van k&l vaststellen vind op dit moment plaats. Vervolgens worden nadere afspraken gemaakt met Nutspartijen en aannemer.

3.4. Resultaten van tegenspraak • Op basis van variantenstudie (Schetsontwerp + PvE) zal tegenspraak georganiseerd worden. 3.5. Resultaten van tegenspraak

10

Dit is een uitgave van gemeente Haarlem, [Kies datum]

Tekst: [Naam], Fotografie: [Naam], Ontwerp: [Naam], Drukwerk: [Naam] ________________________________ Postbus 511 2003 PB Haarlem Tel. 14 023 haarlem.nl • rapportage zijn toegelicht. 11