6 Bijlage 5 Meerjarenbeleidsplan 2025-2028 Noord-Hollands Archief

MEERJARENBELEIDSPLAN 2025-2028 Noord-Hollands Archief

INLEIDING Voor u ligt het meerjarenbeleidsplan 2025-2028 van het Noord-Hollands Archief (NHA) dat naar analogie van een metrolijnstelstel, een overzichtelijk geheel biedt aan einddoelen en – jaarlijkse tussenstations. U vindt hierin dan ook niet een opsomming van Wat we allemaal gaan doen, maar Waarom en Waartoe. Het appèl in de samenleving op transparantie door overheden is hoog. En hierop anticiperen wij. Wij hebben de kennis en ervaring om informatie te analyseren, te verrijken, van nature in een analoog tijdperk, maar juist ook nú in het digitale tijdperk. Het NHA is daarmee ook meer dan een (fysieke) opslagplaats; het NHA ondersteunt overheden in het verbeteren van hun informatiehuishouding. Daarmee dienen we uiteindelijk het belang van alle inwoners van Noord-Holland. In de keten van informatievoorziening schuiven we nadrukkelijk op naar het moment van creatie van informatie archiving by design. Het NHA positioneert zich daarmee komende jaren verder als hét informatiecentrum voor Noord-Hollanders. Er zit beweging op de lijn, die zich manifesteert in het mogelijk ook omarmen van actuele overheidsinformatie, voortkomend uit de Wet open overheid (Woo). De mogelijkheid hiertoe wordt in 2025 onderzocht op haalbaarheid.

Hierdoor vergroten we de mogelijkheden om een document in een andere context, over collecties heen, te vinden en om informatie te verrijken met openbare en oudere bronnen. Voor het NHA staat duurzame informatie op de lange termijn voorop. We geven rekenschap van het belang en het recht op informatie nu, over vijf jaar en daarna. De afgelopen twee jaar stonden in het teken van de oplevering van een nieuw, transparant kostenmodel. Hiermee maken we een knip in de dienstverlening voor deelnemers aan de GR en overheden die onze diensten afnemen via een dienstverleningsovereenkomst. Het opleveren van een productdienstencatalogus is dan ook onmisbaar in het afsluiten van nieuwe overeenkomsten met overheidspartners, en volledig in lijn met de ambities voor de komende periode. Het NHA zorgt dat steeds meer gebruikers het archief weten te vinden en de collecties kunnen raadplegen. Want gebruikers staan voorop. Maar het NHA wil ook gebruikers bereiken die niet makkelijk de weg naar het (online) archief weten te vinden door gebrek aan voorkennis. Onze droom is informatie die hier opgeslagen ligt, om te zetten naar bruikbare data die tegemoetkomt aan het zoek- en vindgedrag van de hedendaagse gebruiker. Het toverwoord is dataficatie, waarvoor digitalisering een randvoorwaarde is.

In dit streven naar verhoogde toegankelijkheid worden we begrenst door middelen en capaciteit en zullen dan ook scherpe keuzes maken op basis van vooraf gestelde modellen. In de komende beleidsperiode realiseren we daarom een datafundament dat voldoet aan de eisen van deze tijd. We brengen het IT-andschap op orde, waarbij informatieveiligheid en opslag een voorname rol spelen. Wij willen meer impact hebben op het online en offline publiek. De komende beleidsperiode staat daarom een aantrekkelijk programma op de planning van activiteiten, educatie en tentoonstellingen, voor oud én jong. Omdat het archief voor de jeugd een eerste kennismaking kan zijn met de geschiedenis van de stad waarin zij opgroeit, is voor ons een eervolle rol weggelegd om de waarde van informatie over te brengen. Het NHA zal toegroeien naar een informatiecentrum, en verhoogt zijn relevantie in de maatschappij. We reserveren ruimte om de gebruikersbehoefte goed in kaart te brengen. Met de daaruit

Meerjarenbeleidsplan Noord-Hollands Archief 2025-2028

2

voortvloeiende inzichten creëren wij een online en offline omgeving voor alle gebruikers, en ontwikkelen we ons tot een inclusieve organisatie. Het archief is immers van en voor iedereen. In de komende beleidsperiode staat het vergroten van de uitbreiding van depotruimte centraal. Ons vizier is gericht op renovatie en uitbreiding van het depotgebouw Kleine Houtweg, welke het mogelijk maakt te voldoen aan de wettelijke plicht om het nog over te brengen analoog overheidsarchief te beheren en toegankelijk te maken. Het NHA maakt van het 40 jaar oude depotgebouw een bewaarplaats die tegemoetkomt aan de eisen van deze tijd. Dit voornemen moet nog wel bekrachtigd worden door een bestuurlijk besluit in 2025. Vier jaar is een mooie horizon om groot genoeg te kunnen denken, en tegelijkertijd realiseerbare tussendoelen te kunnen stellen. Wij zien deze vier jaar met vertrouwen tegemoet, dankzij een gezonde dosis ambitie, de rotsvaste organisatie die het NHA is, en de steun van haar partners. Met werkplezier, groei en samenwerking als belangrijke pijlers, zet het NHA zich in voor een werkklimaat waar iedereen een bijdrage kan leveren. Willeke de Groot directeur Noord-Hollands Archief

Meerjarenbeleidsplan Noord-Hollands Archief 2025-2028

3

In de volgende beleidsperiode streeft het Noord-Hollands Archief (NHA) ernaar om de toegankelijkheid van de archieven en collecties te verhogen, waardoor het gebruik met minimaal 10 procent gaat toenemen. Het NHA is er voor alle inwoners van Noord-Holland. Het NHA waarborgt hierin altijd de authenticiteit van alle aan het archief toevertrouwde informatie.

Meerjarenbeleidsplan Noord-Hollands Archief 2025-2028

4

METROLIJN KENNISCENTRUM OVERHEID (KCO) EINDSTATION: FRONTOFFICE VOOR OVERHEDEN Medio 2027 is het KCO hét frontoffice voor de 18 overheidspartners en draagt door eerdere overdracht van overheidsinformatie bij aan het verhogen van toegankelijkheid tot authentieke overheidsinformatie voor alle inwoners van Noord-Holland. Tussenstations Om overheidsinformatie effectiever en efficiënter over te dragen, richt het NHA zich op het verbeteren van de IT-omgeving en het versterken van de klantrelaties. 1 INRICHTEN ARCHIVING BY DESIGN Direct in 2025 start het NHA met het verbeteren van de informatiehuishouding bij de overheidspartners. Het NHA richt zich op de informatiehuishouding vanaf het moment van de creatie van de informatie. Dit wordt archiving by design genoemd. Archiving by design maakt het eerder overbrengen mogelijk. Begin 2026 heeft dit geresulteerd in een transparant en versoepeld proces van informatieoverdracht. 2 MEDIO 2025 IS ER EEN PUBLICATIEBELEID NHA VOOR HET ONLINE PUBLICEREN VAN ARCHIEFMATERIAAL Het publicatiebeleid van het NHA beschrijft welke informatie online gepubliceerd kan worden en welke in verband met, bijvoorbeeld, persoonsgegevens alleen op locatie aangeboden kan worden. Dit beleid is belangrijk voor het NHA omdat de overheidspartners digitale informatie gaan overbrengen.

3 INRICHTING ACCOUNTMANAGEMENT EN ROL NHA MEDIO 2025 Medio 2025 is het accountmanagement goed ingericht en zijn de overheidspartners tevreden over de rol, producten en diensten van het NHA. Onder goed ingericht verstaan we: verbeterde klanttevredenheid een heldere producten- en dienstencatalogus effectieve communicatie actieve kennisdeling 4 NHA IT-OMGEVING: IMPLEMENTATIE TOOLING VOOR OVERDRACHTSINFORMATIE MEDIO 2026 Het NHA implementeert nieuwe generieke tooling voor een vloeiende overdracht van informatie uit overheidssystemen naar het e-depotsysteem van het NHA. Na de marktverkenning in 2025, gaat het NHA medio 2026 de tooling testen, implementeren en aanbieden aan de overheidspartners. Woo-publicatieplatform Het NHA heeft de ambitie om overheidspartners te ondersteunen in het beheer en de publicatie van Woo-informatie. Deze mogelijke nieuwe dienst wordt in de eerste helft van 2025 onderzocht. Het rapport met business case, risico's en mitigerende maatregelen van een toekomstige Woodienstverlening aan overheden leidt tot een voorstel aan het bestuur van het NHA.

Meerjarenbeleidsplan Noord-Hollands Archief 2025-2028

5

METROLIJN PUBLIEK EINDSTATION GEBRUIK VERHOGEN Eind 2028 is een duidelijke groei in bezoekersaantallen te zien, zowel fysiek op locatie Janskerk als bij online gebruik van de archieven en collecties. Het NHA bereikt deze groei door het continu digitaliseren en toegankelijk maken van de collecties, en door de publiekslocatie Janskerk te transformeren naar hét informatiecentrum voor alle inwoners van Noord-Holland en iedereen die interesse heeft in de geschiedenis van Noord-Holland. Tussenstations 1 PRESENTATIEVORMEN Het NHA onderzoekt nieuwe manieren om de collectie aan te bieden, zowel online als op locatie en een combinatie hiervan. De voltooiing van deze projecten gaat hand in hand met de lancering van het online informatiecentrum. 2 DIGITALISERING Meer toegankelijkheid begint bij het digitaliseren van het archief en het online beschikbaar stellen van de collectie via de website. Aan de hand van een waardemodel dat het NHA eind 2025 vaststelt, wordt een goede selectie voor digitalisering gemaakt. Met het einde van het programma Digitale Taken Rijksarchieven (DTR) in zicht, onderzoekt het NHA de mogelijkheid tot uitbreiden van de eigen scancapaciteit en kan hierdoor beter kiezen tussen interne en externe middelen voor digitaliseringsprojecten.

In de eerstvolgende beleidsperiode gaat het NHA met externe partijen omvangrijke archieven, zoals het Kadaster, digitaliseren, om deze toegankelijk te houden als deze naar het rijkshulpdepot in Emmen verhuizen. 3 NHA VOOR IEDEREEN Om er voor alle Noord-Hollanders te kunnen zijn, onderzoekt het NHA welke bezoekers- en gebruikersgroepen de online informatie als toegankelijk ervaren en welke niet. De demografische diversiteit van bezoekers wordt hierin meegenomen, en de mate waarin deze representatief zijn voor de diverse bevolkingsgroepen in Noord-Holland. Op basis van de uitkomsten van dit onderzoek, ontwikkelt het NHA een plan om te groeien naar een inclusieve, voor alle Noord-Hollanders toegankelijke organisatie die midden in de actualiteit van de maatschappij staat. 4 KLANTREIS Het NHA onderzoekt tot eind 2026 met persona's, klantonderzoek en een representatief gebruikerspanel welke wensen en verwachtingen de bezoekers en gebruikers aan de publieksruimte hebben. Hoe beleven ze het erfgoed en de manier waarop het NHA de collectie aanbiedt? En is het publiek tevreden met de toegankelijkheid en bruikbaarheid van de archieven? Met meetmethodes houdt het NHA het aantal gebruikers, raadplegingen en raadpleegintensiteit bij, en neemt aan de hand hiervan beslissingen waarbij de gebruiker centraal staat. Zo neemt het gebruiksgemak en daarmee ook het gebruik toe.

5 INRICHTING ONLINE INFORMATIECENTRUM Het NHA maakt van de website een online informatiecentrum met alle informatie die het NHA beheert en de bijbehorende digitale dienstverlening. De focus ligt op de gebruiker en het gemak van het

Meerjarenbeleidsplan Noord-Hollands Archief 2025-2028

6

vinden en gebruiken van de informatie. Mede door het nieuwe collectiebeheersysteem wordt de toegankelijkheid en doorzoekbaarheid beter. Het NHA gebruikt de klantreis en eerder genoemde onderzoeken als input voor de ontwikkeling van de website en de te ontwikkelen presentatievormen. 6 INRICHTING PUBLIEKSRUIMTE ALS INFORMATIECENTRUM Het NHA richt tot eind 2028 de publieksruimte in de Janskerk in als open en gebruiksvriendelijk informatiecentrum. De uitkomsten van het onderzoek naar de klantreis en de behoeften van de gebruikers komen hierin terug. Mede door innovatieve technieken kan de gebruiker zelfstandig aan de slag met de collecties van het NHA. Ook kan de bezoeker hier terecht voor bijzondere, (nog) niet openbare archieven, expertise, ondersteuning bij onderzoeken en workshops. De monumentale Janskerk zorgt door haar unieke karakter voor een historische sensatie van de geschiedenis van Noord-Holland en haar inwoners, wanneer het de gebruiker meeneemt in diverse presentaties van de collectie. Tentoonstellingen, educatie, activiteiten en media 2025-2028 Het NHA wil met haar collectie een link leggen naar actuele, maatschappelijk relevante onderwerpen en de impact van het archief laten zien. Daarom staat er in de gehele beleidsperiode 2025-2028 een programma op de planning met tentoonstellingen, activiteiten en educatieprogramma’s.

Vanzelfsprekend gaat het NHA in op onderwerpen zoals 80 jaar Bevrijding en klimaatontwikkelingen, maar zet ook particuliere collecties in de kijker, zoals die van de chocoladefabriek Droste en glas-inlood-atelier Bogtman. Bij deze initiatieven werkt het NHA nauw samen met partnerorganisaties in de regio. Met de activiteiten van de educatie, die elk jaar hogere bezoekersaantallen laten zien, gaat speciale aandacht uit naar het voortgezet onderwijs en naar scholieren met een sociaaleconomische achterstand. Klankbordgroepen denken mee over de juiste onderwerpen en het bereik van de projecten. Het NHA brengt het publieksprogramma, nieuws over de collecties en actuele ontwikkelingen onder de aandacht door een slimme combinatie van social media, updates op de website en nieuwsbrieven. Met deze mediamix kan het NHA meten hoe groot de belangstelling is voor deze onderwerpen, interactie hebben met het publiek, en inspelen op de wensen en behoeften van de gebruiker.

Meerjarenbeleidsplan Noord-Hollands Archief 2025-2028

7

METROLIJN ARCHIEVEN EN COLLLECTIES EINDSTATION: TOEGANKELIJKHEID VERHOGEN In Q4 2028 heeft het NHA de opslagcapaciteit voor archieven vergroot met 10 km extra depotruimte in een energieneutraal gebouw, door renovatie en nieuwbouw aan de Kleine Houtweg. Dit alles onder het voorbehoud van goedkeuring van de tussenstations door het bestuur en de partners in de gemeenschappelijke regeling. De afdeling Archieven en Collecties werkt aan het verantwoord beheren en toegankelijk maken van de archieven en collecties die aan het NHA toevertrouwd zijn. De focus ligt daarbij op de materiële staat, de fysieke bewaaromstandigheden en de historische context. Het NHA volgt de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed en gebruikt Linked Data om zowel eigen erfgoedinformatie als externe databronnen te verbinden. Tussenstations 1 VERHUIZING RIJKSARCHIEVEN NAAR HULPDEPOT IN EMMEN 2025 EN 2026 In aanloop naar de 10 km extra depotruimte in 2028, brengt het NHA in 2025 en 2026 4 km rijksarchieven onder in het rijkshulpdepot in Emmen. Voor de verhuizing zijn de archieven gedigitaliseerd, toegankelijk gemaakt en materieel verzorgd. Na de verhuizing werkt het NHA de metadata bij. De archieven verhuizen in tranches. 2 HERIJKEN VERZAMELEN (DIGITALE) PARTICULIERE ARCHIEVEN (ACQUISITIEBELEID NHA) 2025 Het huidige acquisitiebeleidsplan loopt tot eind 2024 en is toe aan verandering.

In 2025 werkt het NHA daarom aan herziening van het verzamelbeleid, vooral gericht op (digitale) particuliere archieven. Tot de verbouwing van het depot is afgerond, zet het NHA tijdelijk minder capaciteit op mogelijk nieuwe verwervingen, met uitzondering van bijzondere aanwinsten. Hiervoor blijft capaciteit beschikbaar. Gezien de beperkte ruimte in de depots, scherpt het NHA de criteria van het huidige acquisitieprofiel aan. Het NHA informeert alle betrokkenen over de tijdelijke situatie en de eventuele implicaties ervan. 3 EUROPESE AANBESTEDING COLLECTIEBEHEERSYSTEEM, STORAGE EN RAADPLEEGVOORZIENING IN 2025 Omdat het NHA verschillende voorzieningen van verschillende leveranciers gebruikt in het registreren, archiveren en beschikbaar stellen van archieven en collecties, is een Europees aanbestedingstraject gestart. De nieuwe leverancier vervangt het huidige collectiebeheersysteem, de storage en de raadpleegvoorziening. Het NHA maakt hiermee de IT-omgeving toekomstbestendig, en verbetert de ondersteuning van de primaire processen van NHA-diensten. 4 MIGRATIE EN IMPLEMENTATIE NIEUW COLLECTIEBEHEERSYSTEEM IN 2026 De migratie- en implementatiefase begint zodra de nieuwe leverancier voor het collectiebeheersysteem in 2025 is gekozen. Deze nieuwe leverancier ondersteunt het NHA bij de overgang van het huidige naar het nieuwe collectiebeheersysteem, dat vanaf 2026 gebruiksklaar is.

5 GRIP OP DEPOTBEHEER 2026 Voor de implementatie van het nieuwe collectiebeheersysteem werkt het NHA de registraties van archieven en collecties bij en legt hierbij de standplaatsen van de fysieke objecten vast. Daarnaast verkent het NHA de beschikbare depotcapaciteit op beide locaties en werkt gelijktijdig de achterstanden weg.

Meerjarenbeleidsplan Noord-Hollands Archief 2025-2028

8

In 2026 beschikt het NHA over inzicht in objecten die als onderdeel van een collectie kunnen worden geïdentificeerd, maar niet zijn beschreven; en inzicht of alle beschreven objecten in het collectiebeheersysteem zich daadwerkelijk nog bij het NHA bevinden. 6 VERHUIZING ARCHIEVEN EN COLLECTIES IN 2027 Met oog op de verbouwing op locatie Kleine Houtweg, verhuist het NHA een groot deel van de archieven en collecties tijdelijk naar een externe locatie. Het NHA zorgt hierbij voor de materiële verzorging en toegankelijkheid van de archieven en collecties. Het NHA informeert betrokkenen en het algemene publiek tijdig over de dossiers die in deze periode niet op te vragen zijn. 7 INHUIZING ARCHIEVEN EN COLLECTIES (LOCATIE KLEINE HOUTWEG) 2028 Na de verbouwing gaan de archieven en collecties weer terug naar locatie Kleine Houtweg, in nieuwe ruimtes die klimatologisch gezien voldoen aan alle wettelijke eisen. De ruimtes zijn ingericht voor verschillende formaten, en ook boeken, kranten, tijdschriften en beeldcollecties kunnen er terecht. Op iedere doos staat een barcode waarmee elk object makkelijk vindbaar is in het nieuwe collectiebeheersysteem. Het vernieuwde depot van het NHA is in het najaar van 2028 klaar voor gebruik. Archieven en Collecties Het NHA beheert archieven en bibliotheek- en beeldcollecties, met een omvang van zo’n 58 strekkende kilometer.

Een ongekende rijkdom aan cultureel erfgoed van Haarlem, van de andere aangesloten gemeenten in de regio’s Kennemerland en Amstel- en Meerlanden, en van de provincie Noord-Holland. Bijna 900 jaar geschiedenis is te vinden in deze archieven en collecties, van middeleeuwse charters tot de raadsnotulen van gisteren. De komende jaren brengt het NHA de laatste analoge archieven van aangesloten overheden over en ontvangt steeds meer digitale archieven. Door de nieuwe Archiefwet, met een verkorte overbrengingstermijn van 10 jaar, zal dit verder toenemen. Met aandacht voor leemtes in bestaande collecties, zorgt een helder acquisitiebeleid voor verrijking van diverse collecties. Het NHA breidt de depotcapaciteit uit om analoge archieven, boeken en beeldcollecties ook in de toekomst te blijven opnemen. Sommige rijksarchieven verhuizen naar het rijkshulpdepot van het Nationaal Archief in Emmen. Vanaf 2025 gaan digital born archieven van rijksinstellingen in Noord-Holland rechtstreeks naar het e-Depot van het Nationaal Archief. Het NHA maakt inzage in archieven en collecties mogelijk, door ze toegankelijker te maken. Met het toepassen van Linked Open Data wordt de doorzoekbaarheid groter. Dit staat hoog op de agenda in de komende beleidsperiode. Linked Open Data kan archieven en collecties met elkaar verbinden binnen het NHA, en erbuiten met externe terminilogiebronnen.

Ook nieuwe technologieën zoals beeld- en tekstherkenning maken archieven en collecties merkbaar toegankelijker. Beeldmateriaal leent zich hier bijzonder goed voor. Dat beeldmateriaal zo geschikt is, werd de vorige beleidsperiode zichtbaar door projecten rondom het doorzoekbaar maken van twee miljoen beelden van Fotopersbureau De Boer (1945-2005). In de komende beleidsperiode bouwt het NHA daarop voort. De beeldcollecties van de aangesloten overheden vallen in een bijzondere categorie en fungeren als etalage van het NHA. De topografische en historische collecties blijven centraal staan bij de materiële verzorging, conservering en aanvulling van beschrijvingen. De beeldcollecties worden verrijkt door gerichte aankopen op veilingen, met de focus op aanwinsten uit de tweede helft van de 20ste en

Meerjarenbeleidsplan Noord-Hollands Archief 2025-2028

9

21ste eeuw. Ook actualiseert het NHA het beleid voor de documentaire foto-opdrachten van de Provinciale Atlas Noord-Holland, een collectie die een continu veranderend tijdsbeeld vastlegt. Een deel van de bibliotheekcollecties op de locatie Kleine Houtweg wordt voorbereid op een mogelijke verhuizing vanwege de depotvernieuwing en uitbreiding van de depotcapaciteit. Een voorbeeld hiervan is de deelcollectie van ongeveer 1.000 pop-upboeken, een van Europa’s grootste binnen een openbare instelling. Het NHA schaft gericht nieuwe boeken aan over het verzorgingsgebied, om de collectie actueel en relevant te houden. Ook vult de bibliotheek leemtes op met het binnenhalen van bijzondere boeken, kranten en andere periodieken door schenkingen of aankopen via veilingen. Veel aandacht gaat uit naar de samenhang en cultuurhistorische waarde van de archieven en collecties in beheer van het NHA, met focus op nieuwe mogelijkheden van het toegankelijker maken ervan. Het NHA zorgt door digitalisering voor een duurzaam behoud van archieven en collecties.

Meerjarenbeleidsplan Noord-Hollands Archief 2025-2028

10

METROLIJN ICT EN INNOVATIE EINDSTATION 1: DATAFUNDAMENT Het NHA koerst naar een stevig datafundament eind 2028, met de uitgangspunten van de reeds geformuleerde datastrategie als basis. Dit stevige fundament heeft betrekking op de collectiearchitectuur en de IT-infrastructuur en is datagedreven. Tussenstations 1 DUURZAAM STORAGEBELEID De hoeveelheid data die het NHA beheert neemt exponentieel toe. Een veilige, betrouwbare en betaalbare opslag wordt steeds belangrijker. In 2025 automatiseert het NHA daarom controles in processen. 2 PASSEND COLLECTIEBEHEERSYSTEEM Het NHA implementeert in 2026 een collectiebeheersysteem in lijn met de principes van het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE) en de Digitaal Erfgoed Referentie Architectuur (DERA). Dit systeem maakt archieven en collecties toegankelijker door gegevens met elkaar te verbinden, waarmee het de gebruiker trakteert op nieuwe inzichten en contexten. Daarnaast bevordert het hergebruik door informatieobjecten via open standaarden en publieke waarden beschikbaar te stellen. 3 OPTIMALISEREN E-DEPOT Het NHA ziet collectiedata als erfgoedinformatie, zoals bedoeld in de Digitaal Erfgoed Referentie Architectuur (DERA), en streeft ernaar om de gehele collectie zo eenduidig mogelijk op te slaan en digitaal toegankelijk te maken.

Het NHA verbetert het beheer en de toegankelijkheid van digitaal geboren informatieobjecten, en herijkt een nieuwe preserveringsstrategie. 4 DATAGEDREVEN WERKEN Het NHA wil steeds meer datagedreven werken en hanteert hierbij het principe 'meten is weten’. Het nieuwe collectiebeheersysteem maakt het in 2026 mogelijk om het gebruik van archieven en collecties continu te meten. Door data centraal te stellen en dashboards te implementeren, kan het NHA besluiten nemen op basis van kwalitatieve én kwantitatieve gegevens. Dashboards zijn een belangrijk fundament voor de digitaliseringsstrategie.

Meerjarenbeleidsplan Noord-Hollands Archief 2025-2028

11

EINDSTATION 2: MEER DATA, MEER VERBINDEN Het NHA vergroot de toegankelijkheid van de archieven voor de gebruiker met meer doorzoekbare data en gerichter zoeken. Tussenstations 1 DIGITALISERINGSSTRATEGIE Een onmisbare stap in het toegankelijker maken van archieven en collecties is het scannen van analoog materiaal. Het NHA produceert deze zowel via een interne scanstraat als via externe partijen en middelen. Aan de hand van een digitaliserings- en waarderingsstrategie is het in 2025 makkelijker hierin keuzes te maken en te onderbouwen. 2 DATACREATIE In de vorige beleidsperiode heeft het NHA innovatieve stappen gezet om met behulp van AI meer data doorzoekbaar te maken. Het doorvoeren en uitbouwen van de uitkomsten gebeurt in de jaren 2025 2028; in 2025 zijn handgeschreven teksten op twee miljoen extra scans doorzoekbaar gemaakt door tekstherkenning (Handwritten Text Recognition) en in 2026 ongeveer 250.000 extra beeldrecords door tekst- en beeldherkenning. Omdat collecties ook onderling sterk verbonden kunnen zijn, koppelt het NHA ook gedigitaliseerde krantenpagina's met beeldherkenning aan ongeveer twee miljoen persfoto’s. 3 DATAKNOOPPUNTEN VINDEN EN VASTLEGGEN Gebruikers zoeken het meeste naar locaties, personen, organisaties en specifieke onderwerpen. Door dit soort dataknooppunten vast te leggen en te verbinden, kan veel gerichter worden gezocht.

Het NHA wil in de komende beleidsperiode de hoeveelheid verbindingen via dataknooppunten binnen en buiten de eigen organisatie vergroten. Dit kan door de inzet van innovatieve technieken als AI en Linked Data. Maar ook samenwerking is essentieel, want data wordt krachtiger als de hoeveelheid verbindingen toeneemt en energie wordt gebundeld. AI-technieken als Named Entity Recognition (NER) en Large Language Models (LLM) maken het mogelijk dataknooppunten in bulk te extraheren en te koppelen aan terminologiebronnen. In 2026 toont het NHA met een proof of concept aan of deze veelbelovende techniek kan worden toegepast. 4 ARCHIEF ALS NETWERK Archieven zijn niet meer op zichzelf te zien, maar als onderdeel van een netwerk van gegevens. Dataknooppunten doorkruisen en verbinden elementen binnen één collectie, tussen meerdere collecties binnen het NHA, tot ver buiten de muren van de eigen organisatie. De klassieke, sterk hiërarchisch geordende archiefstructuur transformeert in een netwerkstructuur die de gebruiker via verschillende zoekingangen kan benader gebruiksvriendelijker en doeltreffend. Het daadwerkelijk in de praktijk brengen van dit idee is onderdeel van een proof of concept uit 2024. Hierop bouwt het NHA in de komende beleidsperiode voort. IMPACT Het NHA staat midden in de maatschappij en wil impact maken.

Vaak is impact niet meetbaar, omdat je niet alleen staat in het verwezenlijken ervan. Toch zijn er elementen die het NHA wél kan meten, zoals het aantal clicks op de online collectie, of – tot op zekere hoogte – de tevredenheid van gebruikers over de toegankelijkheid en bruikbaarheid van de archieven en collecties. Het NHA wil in 2026 tools beschikbaar hebben om dit soort indicatoren te kunnen meten, om besluiten te kunnen nemen op basis van kwalitatieve én kwantitatieve gegevens.

Meerjarenbeleidsplan Noord-Hollands Archief 2025-2028

12

TOEGANKELIJKHEID Traditiegetrouw creëert het NHA gegevens om informatieobjecten beter te raadplegen en te doorzoeken. Dit begint met het maken van een globale beschrijving, en gaat verder met het scannen van een analoog object. Dankzij technologische ontwikkelingen kan het NHA verdere stappen zetten in het toegankelijker maken van archieven en collecties. Ten eerste neemt de creatie van doorzoekbare data explosief toe door tekst-, en beeldherkenning en andere vormen van kunstmatige intelligentie (AI) geautomatiseerd én in bulk in te zetten. Ten tweede kan de gebruiker gerichter, intuïtiever en gebruiksvriendelijker zoeken met dataknooppunten (dataficatie) rondom entiteiten als locaties, personen, organisaties en ander soort veel gezochte elementen.

Meerjarenbeleidsplan Noord-Hollands Archief 2025-2028

13

METROLIJN PERSONEEL EN ORGANISATIE EINDSTATION: LERENDE ORGANISATIE Door een omgeving te bieden die leren ondersteunt, met concrete processen en versterkend leiderschap, is het NHA in 2028 een lerende organisatie. Binnen een lerende organisatie speelt het leren zich vooral af in de samenwerking met elkaar, door actief in gesprek te gaan over nieuwe ontwikkelingen, ideeën uit te wisselen en nieuwe werkwijzen te testen. Door continu te evalueren signaleren medewerkers het eerder als er een koerswijziging of een andere manier van werken nodig is. Met deze nieuwe werkwijze benut het NHA tijd en middelen efficiënter, en bereikt daarmee ambitieuze doelen op een duurzame manier. Het NHA ziet samenwerking en kennisdeling als belangrijkste pijlers, en biedt een omgeving waar iedereen vrij is om ideeën te delen, risico's te nemen en elkaar te inspireren. Door te investeren in de groei van medewerkers, verbetert het NHA de kwaliteit van zijn diensten, en stimuleert een cultuur van nieuwsgierigheid en innovatie. Dit maakt het NHA een aantrekkelijke en vooruitstrevende werkplek. Tussenstations 1 EEN OMGEVING DIE LEREN ONDERSTEUNT Het NHA creëert een omgeving waar psychologische veiligheid en samenwerking centraal staan. Iedereen voelt zich vrij om vragen te stellen, fouten toe te geven en zijn mening te delen. Het NHA respecteert verschillende perspectieven en stimuleert een open dialoog.

Door risico’s te nemen en te reflecteren, verbetert het NHA voortdurend verschillende manieren van werken. 2 IMPLEMENTATIE VAN LEERPROCESSEN EN- PRAKTIJKEN Leren is een vast onderdeel van het dagelijks werk bij het NHA, met processen, werkwijzen en samenwerkingsvormen die hieraan bijdragen. Collega’s wisselen gemakkelijk ideeën en ervaringen uit en bespreken samen wat werkt en wat niet. Het NHA laat medewerkers pionieren door het uitproberen van nieuwe manieren van werken en ideeën. Dit moedigt innovatie aan en hierdoor blijft iedereen zich ontwikkelen. 3 LEIDERSCHAP DAT LEREN VERSTERKT Leiders binnen het NHA spelen een actieve rol in het bevorderen van een leercultuur. Ze moedigen aan om verschillende perspectieven te verkennen, stellen kritische vragen en zorgen voor ruimte en tijd om te reflecteren. Door hun voorbeeldgedrag stimuleren ze een cultuur van continue verbetering.

Meerjarenbeleidsplan Noord-Hollands Archief 2025-2028

14

EEN NIEUWE DYNAMIEK BIJ HET NHA De kanteling van analoge werkprocessen naar digitaal brengt toenemende complexiteit met zich mee. Afdelingen werken intensiever samen, wat vraagt om heldere afspraken, herdefiniëring en betere afstemming. Ook de arbeidsmarkt verandert snel. Nieuwe generaties wisselen sneller van baan, wat het personeelsverloop verhoogt. Om talent aan te trekken en kennis te behouden, investeert het NHA in kennisborging, een sterk werkgeversimago, en werktevredenheid. De transitie naar digitale archivering verandert de kernactiviteiten van het NHA. Innovaties vereisen nieuwe vaardigheden en een aanpassingsvermogen van medewerkers. Naast technologische kennis worden samenwerking en klantgerichtheid steeds belangrijker. Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, investeert het NHA in talentontwikkeling, kennismanagement en een flexibele organisatiecultuur. Zo blijft het NHA een aantrekkelijke en toekomstbestendige werkomgeving waar medewerkers zich kunnen ontwikkelen en bijdragen aan het succes van de organisatie.

Meerjarenbeleidsplan Noord-Hollands Archief 2025-2028

15

METROLIJN BEDRIJFSVOERING EINDSTATION: EXTRA DEPOTRUIMTE Het huidige depotgebouw uit 1982 aan de Kleine Houtweg is toe aan renovatie op bouwkundig en installatietechnisch niveau. Het eindstation is een energieneutraal werkgebouw met ruimtes voor restauratie, conservering, scanning, fotografie, verpakking en toegankelijker maken van archieven. In Q4 2028 heeft het NHA er 10 kilometer extra depotruimte bij in een energieneutraal gebouw, door renovatie en nieuwbouw. Tussenstations De komende jaren komt er nog zo'n 14 kilometer papieren overheidsarchief bij van rijksinstellingen, de provincie Noord-Holland, aangesloten gemeenten en particuliere bedrijven, instellingen en personen. Omdat de huidige depots zo goed als vol zijn, brengt het NHA 4 kilometer rijksarchieven onder bij het rijkshulpdepot in Emmen. De overige 10 kilometer kan na verbouwing terecht op de locatie Kleine Houtweg. 1 OPSTELLEN PROGRAMMA-VAN-EISEN In de eerste helft van 2025 stelt het NHA een programma-van-eisen op voor de uitbreiding en renovatie van de locatie Kleine Houtweg. Dit plan fungeert als basis voor de renovatie en wordt voor goedkeuring voorgelegd aan het bestuur, waarbij de financiële dekking is aangegeven. 2 KEUZE ARCHITECTENBUREAU Drie architectenbureaus maken na akkoord een schetsontwerp op basis van het programma-vaneisen.

Na de presentatie hiervan, kiest het NHA voor het meest aansprekende ontwerp. Een team van experts bepaalt de stijl en aanpak van de renovatie en nieuwbouw. 3 VOORLOPIG ONTWERP AKKOORD In Q4 2025 is het voorlopig ontwerp akkoord. Er is goedkeuring op de eerste schetsen en plannen, en er is een duidelijker beeld van hoe het gebouw eruitziet en functioneert. 4 DEFINITIEF ONTWERP AKKOORD In Q2 2026 is het definitief ontwerp akkoord en klaar voor uitvoering. Dit is de laatste versie van het ontwerp met alle details uitgewerkt. 5 AANVRAGEN VERGUNNING In het tweede halfjaar van 2026 krijgt het NHA de verbouwingsvergunning, die dient als officiële goedkeuring op het bouwplan door relevante autoriteiten. 6 AANBESTEDING BOUW Ook de aanbestedingsfase vindt plaats in de tweede helft van 2026. Het NHA vraagt verschillende bouwbedrijven om een voorstel te doen en sluit een contract af met de beste. 7 DE BOUW In 2027 start de bouw die doorloopt tot en met de eerste helft van 2028. In het tweede halfjaar van 2028 vindt de daadwerkelijke constructie plaats, met als eindresultaat een nieuwe depotruimte.

Meerjarenbeleidsplan Noord-Hollands Archief 2025-2028

16

Meerjarenbeleidsplan Noord-Hollands Archief 2025-2028

17