5. Bijlage 4 - Verslag voorbereidende fase 2022 en eerste kwartaal 2023 (implementatieverslag)

Verslag voorbereidingsfase 2022 en eerste kwartaal 2023 1. Inleiding In juni 2022 is de opdracht Gewoon in de wijk gegund aan Buurts (de nieuwe naam van VanHier Haarlem). Buurts is een coöperatie met als leden Haarlem Effect, DOCK, Leger des Heils, Stichting Ontmoeting, perMens en Zorgbalans. Vanaf juni 2022 zijn we als Buurts aan de slag gegaan met het voorbereiden van de start van de opdracht per 1 januari 2023. Inmiddels zijn we een aantal maanden onderweg met de uitvoering, tijdens de verbouwing is de winkel open. De ondersteuning van bewoners gaat over naar de wijkteams en van latende naar gecontracteerde partijen. We introduceren een nieuwe andere van werken. In deze notitie beschrijven we hoe we de voorbereiding ter hand genomen hebben en waar we nu staan. Ook leggen we verantwoording af voor de besteding van het implementatiebudget en de POKgelden.

2. De tweede helft van 2022 in vogelvlucht De tweede helft van 2022 stond in het teken van het voorbereiden van de opdracht. In vogelvlucht is het beeld van dat intensieve halfjaar als volgt. Focus In de periode van juni tot december 2022 lag de nadruk op: • de voorbereiding van de wijkteams op de transitie en kanteling van de ambulante ondersteuning; • contracteren van partijen voor aanvullende ondersteuning, zowel met de latende partijen die alleen voor 2023 nog een afbouwcontract hebben als met de partijen die de komende jaren de ondersteuning gaan bieden; • contracteren van de partijen in de sociale basis en afspraken met de zelforganisaties zonder personeel; • contracteren van partijen voor waardevol werk en de overname van Werkdag B.V. (inclusief Buurtbedrijf); • het oprichten van de coöperatie, als vervolg op het samenwerkingsverband dat gezamenlijk de offerte ingediend heeft; • het neerzetten van de organisatie (het bedrijf) Buurts in al zijn aspecten. Uitgangspunten Bij voorbereiding van de transitie en de transitie zijn vier uitgangspunten gehanteerd om een zorgvuldige transitie te borgen. • Oog en hart voor betrokkenen: verandering betekent onzekerheid, voor bewoners, personeel en partners. Daarom werken we waar mogelijk met mogelijk bekende gezichten, zetten we in op continuïteit van zorg, geven we tijd en ruimte te geven voor aanpassingen.

We betrekken latende aanbieders vroeg in het proces en communiceren zo duidelijk mogelijk. • Stapsgewijs en zorgvuldig: niet alles hoeft op 1 januari af. Voor de transitie staat het vizier op 1 januari 2024. We werken vanuit de perspectieven van de bewoners, professionals en aanbieders.

1

•

•

We informeren tijdig, er valt niemand tussen de wal en het schip. We volgen de overdracht van cliënten en de veranderingen in het aanbod om waar nodig bij te sturen. Samen: we maken goede afspraken met latende partijen en gemeente over het tempo en het moment waarop cliënten en professionals over gaan. We streven hierbij naar zoveel mogelijk continuïteit van zorg voor de cliënten en voldoende tijd in de overgang voor medewerkers en teams. Pro-actieve communicatie: We hebben een heldere en stevige communicatiestrategie op verschillende niveaus: generiek en specifiek; voor bewoners, medewerkers en aanbieders. We starten direct na gunning.

Reflectie Verderop in deze notitie staan we uitgebreider stil bij de stand van zaken. Hoog over is het beeld als volgt. • De voorbereiding van de wijkteams is een grotere opgave dan vooraf ingeschat. Niet zozeer vanwege de kwaliteit van de teams op 1 juli 2022, veeleer vanwege de impact van de transitie op de werkprocessen, de verandering die dat van professionals vraagt, en ook de onderbezetting speelde hier een rol. Daarnaast zorgde de hybride sturing op de teams voor vertraging: enerzijds going concern langs de bestaande lijnen, anderzijds de verandering vanuit Buurts. • Het is gelukt het overgrote deel van de contracten voor of net na 1 januari af te sluiten. Waar sprake is van vertraging heeft dit geen noemenswaardige invloed op de uitvoering en meer specifiek op de ondersteuning. • De coöperatie is in december opgericht waardoor er vanaf 1 januari ook formeel eenheid van sturing op de opdracht is. • De basis van Buurts als organisatie was ingericht en bemenst op 1 januari 2023. Op 1 juli 2023 komen de medewerkers van Haarlem Effect en DOCK over. Nieuwe medewerkers zijn inmiddels in dienst van Buurts. Dat laat onverlet dat er nog hard aan de organisatie gewerkt moet worden. Dat geldt in het bijzonder voor het op sterkte brengen van de teams, zowel in de uitvoering als in de ondersteuning van de uitvoering.

Blikken we terug aan de hand van de uitgangspunten dan is het beeld dat van een ‘bumpy road’, waarbij de schade beperkt gebleven is. Door te werken met afbouwcontracten, goed afgestemde tijdpaden en overdrachtsplannen hebben we samen met alle betrokkenen de voorwaarden voor zorgvuldigheid en continuïteit kunnen scheppen. Er is veelvuldig gecommuniceerd om in verbinding te blijven met alle partijen en ‘daarachter’ met bewoners. Dat heeft niet kunnen voorkomen dat er ook veel onzekerheid was en, hoewel in mindere mate, nog is. Dat hoort bij een grote verandering, maar onze inzet was om het minder te laten zijn. Natuurlijk was er in deze fase, zo kort na de aanbesteding, ook ongemak bij verschillende partijen in de stad waardoor het even duurde voordat goede afspraken gemaakt konden worden. Maar uiteindelijk is voor 2023 afgesproken wat afgesproken moest worden om de continuïteit en zorgvuldigheid te borgen. Er zijn ook zaken waar we verder mee hadden willen zijn op 1 januari 2023. Het plan was om al in het najaar van 2022 te beginnen met het kantelen van de ambulante ondersteuning naar de wijkteams. Dit is slechts in een enkel geval gelukt. We hadden verder willen zijn met de online dienstverlening waarmee we nu halverwege 2023 een start maken. De wijkprogrammering als onderlegger voor de keuzes voor de inzet in 2024, komt pas nu (begin tweede kwartaal) op stoom.

De expertiseschil rondom de wijkteams is nog niet ingericht. Wat we ondervangen door partners te vragen de benodigde expertise te leveren. Gebiedsgericht werken organiseren Aanvankelijk was het de bedoeling de organisatie vanaf 1 januari gebiedsgericht in te richten, met vier gebieden en ieder gebied 2 tot 3 wijkteams. De vier gebiedsorganisatie zouden ook de thuisbasis 2

zijn voor de sociaal makelaars en sociaal raadslieden. Iedere gebiedsorganisatie zou over de volle breedte van de opdracht integraal aangestuurd worden door een gebiedsmanager. Het doel was maximaal aan te kunnen sluiten bij de opgaven in de wijken en flexibiliteit in focus en inzet. We hebben hier voor 2023 vanaf gezien. De eigen veranderopgave van de wijkteams was daarvoor te groot en de tijd tekort. Daarom hebben we er voorlopig voor gekozen de teamleiders in positie te houden en de wijkteams aan te laten sturen door een manager wijkteam en daarnaast zijn ook managers voor de sociale basis en waardevol werk aangesteld. De gebiedsgerichte sturing gaan we voorbereiding in de tweede helft van 2023.

3. Waar we nu staan a. Wijkteams Om klaar te zijn voor Gewoon in de wijk lag er vanwege de kanteling van individuele begeleiding naar de wijkteams een forse opgave. Met kanteling bedoelen we het naar de wijkteams overbrengen van de individuele begeleiding en het vervolgens meer collectief organiseren van de begeleiding in de sociale basis. Gewerkt is onder meer aan: • Het inrichten van (nieuwe) werkprocessen en een werkkader. • Het ontwikkelen van een gezamenlijke taal, attitude, methodiek en samenwerkingsafspraken. • Een wegingskader voor welke ondersteuning vanuit de wijkteams geboden kan worden en welke aanvullend bij specialistische aanbieders belegd wordt. • Het behouden en aanvullen expertise en formatie van de wijkteams. • Opzetten van casuïstiek overleg t.b.v. keuzes voor de ondersteuning en voor leren en ontwikkelen. • Het uitwerken van de verschillende rollen binnen de teams: generalist, sociaal makelaars, sociaal raadslieden en teamleiders. • Opzetten van administratieve processen. Dit hebben gedaan met behulp van ‘werkplaatsen’ in een aantal wijkteams, met de bedoeling de lessen door te vertalen naar alle teams. Al met al is de conclusie dat voor dit proces te weinig tijd was. Onder meer doordat het werk ondertussen gewoon door moest gaan. Dat neemt niet weg dat de basis stond.

De wegwijzer wijkteams (voor professionals en partners) die de werkwijze van de wijkteams beschrijft is de opbrengst van de werkplaatsen en biedt houvast. De formatie blijft achter bij wat nodig is, als saldo van in- en uitstroom. In sommige teams knelt dat, tegelijkertijd blijft ook de overdracht van cliënten achter (zie ook bij kanteling). Daarbij zien we ook dat het voor medewerkers nog zoeken is in de nieuwe setting en dat zal, gezien de omvang van de verandering, ook in de rest van 2023 nog wel het geval zijn.

b. De kanteling We maken onvoldoende voortgang met de kanteling. Van de 275 tot en met de derde week van april geplande overdrachten zijn 107 afgerond. De andere 168 zitten in de overdrachtsfase, de gesprekken over de ondersteuning worden gevoerd en/of zijn gepland. Deze bewoners ontvangen gedurende de overdracht gewoon ondersteuning. Dit wordt veroorzaakt door een samenstel aan factoren, op hoofdlijnen: • Werkwijze van en samenspel met (enkele grotere) latende partijen. • De mate waarin de bezetting en expertise van de wijkteams aansluit bij de opgave. • Het nog niet voldoende op stoom zijn van het collectieve aanbod in de wijk (sociale basis). 3

Dit ondanks dat er door de medewerkers van de wijkteams en alle andere betrokkenen keihard gewerkt wordt. Het is veel voor hen, de druk op de teams is groot. Extern is het zo nu en dan ook onrustig. Bewoners of hun begeleiders maken zich zorgen. En die zorgen bereiken ook de opdrachtgever en soms media. Deels gaat het om weerstand tegen de verandering, deels echter ook om onzekerheid en zorgen die ook de onze zijn. En, hoewel daar goede afspraken over zijn, loopt ook de communicatie vanuit de latende partijen en ons met de bewoners niet altijd synchroon. In reactie gaan we zowel met belangenorganisaties als bewoners steeds direct het gesprek aan over de onzekerheden zorgen om vervolgens ook samen te kijken hoe ze weggenomen kunnen worden. De communicatie met de gemeente is intensief en goed. Inmiddels wordt met een reeks van maatregelen gewerkt aan het op tempo krijgen van de kanteling met behoud van de zorgvuldigheid. Het gaat om maatregelen als (niet uitputtend): • Verbeteren sturingsinformatie: inrichten monitorteam ingericht (extra capaciteit). Aanpassingen voorgesteld aan ontwikkelaar voor registratiesysteem STAPP t.b.v. monitoring en registraties. • Verbeteren en aanscherpen werkprocessen op basis van knelpunten in de praktijk. • Verbeteren overdrachtsgesprekken door wijkteams met behulp van gesprekskader.

• Stedelijk organiseren van toegangsteams, waar nodig met extra ondersteuning van experts uit partnerorganisaties. • Gesprekstafels over overdracht van cliënten met aanbieders voor complexe casuïstiek, met als doel de overdracht meer uniform en met de juiste expertise vorm te geven. • Met latende partijen (nieuwe) afspraken maken om aard van de instroom (opgave bewoners) beter aan te laten sluiten bij expertise wijkteams. Fasering is nu lineair voor iedere latende partij, ongeacht de vraag/opgave van de bewoner. • Versnellen werven medewerkers en teamleiders. Verder aanvullen expertise LvB, NAH, autisme. Differentiëren wat er nodig is per wijkteam op basis van de opgave en de huidige samenstelling van een team. • Vergroten collectief aanbod gerelateerd aan de kanteling en om de nieuwe instroom af te vangen. De Buurtplaatsen in Oost en Schalwijk zijn een voorbeeld dat het kan, hetzelfde geldt voor de Stamtafels. • Professionals van Buurts en partners beter informeren over processen en hun rol daarin. Daarmee ook scherper sturen op de communicatie met bewoners in aanloop naar overdracht. Onduidelijke, tegenstrijdige berichten voorkomen. • ‘Rode knop’ via welke bewoners, ouders/verzorgers, maatschappelijke organisaties zich direct tot ons kunnen richten.

c. Inrichting Sociale basis Sociale basis algemeen We hebben ervoor gekozen de sociale basis in 2023 beleidsarm voort te zetten. Dit om een zorgvuldige transitie mogelijk te maken en huidige aanbieders de mogelijkheid bieden om hun bijdrage aan de doelen van Gewoon in de Wijk te laten zien en eventuele bij te stellen. Dat geldt in het bijzonder ook voor de kleine aanbieders en initiatieven, die niet altijd direct in het oog springen. In de aanloop naar 2023 zijn met alle partijen gesprekken gevoerd over hun aanbod. In de regel is afgesproken is dat de financiering van de bestaande activiteiten wordt voortgezet. Tegelijkertijd is gevraagd om 2023 te gebruiken om voor te sorteren op een steviger koppeling aan Gewoon in de wijk voor 2024.

4

Binnen bestaande netwerken worden op basis van de opdracht verbindingen gemaakt in de uitvoering. Vrijwilligersbeleid, Huizen van de Wijk, vervoer en verschillende andere thema’s worden in samenwerking met partners uitgevoerd of onderzocht. Vrijwilligersorganisaties zonder personeel In het najaar van 2022 is gesproken met de vrijwilligersorganisaties zonder personeel. Gestart is met het gezamenlijk maken van spelregels (afwegingskader). Omdat dit begin 2023 niet afgerond was hebben alle organisaties begin 2023 een basisbedrag gekregen. Inmiddels zijn de spelregels vastgesteld en kunnen aanvragen voor de rest van het budget ingediend worden. Daarnaast wordt gewerkt aan een specifieker beleid waarin organisaties die een grotere bijdrage kunnen en willen leveren een daarbij passende financiering kunnen krijgen. Jeugd Met de organisatie voor jeugd- en jongerenwerk zijn de contracten begin 2023 afgerond. Dit vroeg meer tijd vanwege de onzekerheden over de looptijd in relatie tot de geoormerkte positie in de opdracht. Afgesproken is dat de jeugdpartijen onder externe begeleiding een gezamenlijke ontwikkelagenda gaan formuleren in relatie tot Gewoon in de wijk. De opbrengst hiervan wordt richtinggevend voor de bekostiging in 2024 en verder. Mentale gezondheidsaanbod, jongerenwerk op school, ambulant jongererenwerk, veiligheid zijn thema’s die momenteel aandacht hebben.

Dagopvang De dagopvang wordt met ingang van 1 april 2023 vrijwel volledig uitgevoerd door Zorgbalans en SIG. De meeste locaties zijn gelijk bleven. In een enkel geval moest een andere locatie gezocht worden. Eind 2023 gaan ook de laatste bewoners over. Daarnaast wordt in de sociale basis gewerkt aan een uitgebreider aanbod. Waardevol werk Het waardevol werk wordt binnen Buurts nu nog uitgevoerd door Ecosol (Haarlem Effect). Daarnaast is er nog een vijftiental partijen die actief zijn op het gebied van waardevol werk. Verder heeft Buurts eind maart Werkdag B.V. inclusief Buurtbedrijf overgenomen. Het overnameproces kostte veel meer tijd dan voorzien. Het bleek zeer lastig om goed zicht te krijgen op in het bijzonder de financiële aspecten en risico’s. Nu de overname gerealiseerd is, kan begonnen worden met de integratie van het waardevol werk binnen Buurts. Parallel daaraan wordt met de gecontracteerde onderaannemers, waaronder Roads als grote partij, gewerkt aan een bredere afstemming van het aanbod in de stad. Wijkprogrammering Met de voorbereiding van de wijkprogrammering is in het eerste kwartaal begonnen. Dit gebeurt in nauwe samenspraak met het gebiedsmanagement van de gemeente. De ambitie is dat de wijkprogrammering voor 2024 sturend is op een deel van de inzet van mensen en middelen. De scope hiervoor wordt nog bepaald. d.

Inrichting aanvullende ondersteuning Voor de inrichting van de aanvullende ondersteuning is een viertal uitgangspunten gehanteerd. • Tweederde van de ambulante begeleiding wordt gekanteld naar en aangeboden als algemene voorziening vanuit de wijkteams. • De Aanvullende Ondersteuning (aanvullend op de ondersteuning vanuit de wijkteams) bestaat uit de begeleiding van specifieke groepen die specifieke inzet en aandacht vereisen. • Alle relevante vormen van specialistische ondersteuning dienen beschikbaar te zijn. 5

•

De wens meer samenhang en samenwerking in het aanbod tot stand te brengen, alsmede te ontdubbelen, aansluitend bij de uitgangspunten en visie van Gewoon in de wijk.

Om dit te realiseren zijn de volgende specialistische aanbieders gecontracteerd: SIG en Philadelphia (LVB), Ons Tweede Thuis (NAH), Voorzet (Autisme), Leger des Heils, HVO Querido, perMens en Ontmoeting ((O)GGZ), Zorgbalans (Ouderen). Met 35 partijen is de overdracht in gang gezet of de overdracht al afgerond. Met deze partijen is er na 31-12-2023 in principe geen contract meer. Het aantal in te kopen ondersteuningsplekken is gebaseerd op de grondslagen van de Wmoindicaties in 2022 en het gesprek daarover met deze partijen en de inzet om tweederde van de ambulante begeleiding naar de wijkteams ‘te kantelen’. Met de niet langer gecontracteerde partijen is in de tweede helft van 2022 gesproken over op welke manier de cliënten worden overgedragen aan Buurts. Op basis hiervan zijn zogeheten afbouwcontracten per organisatie afgesloten, waarbij in de regel de cliënten gefaseerd overgaan naar de wijkteams of gecontracteerde partijen. Overall zien we dat het verhaal van Gewoon in de wijk, en daarmee het verhaal van Buurts, gedragen wordt door de meeste partijen in de stad, ook partijen die straks niet meer gecontracteerd zijn. Vrijwel geen partij betwist de uitganspunten. Wel worden soms de gemaakte keuzes rondom contractering en selectie van samenwerkende partijen betwist. Daarbij werkt een groot deel van de partijen constructief mee met de overdracht.

In 2023 loopt enerzijds de opbouw van de individuele begeleiding en versterking van de wijkteams en anderzijds de afbouw van de latende partijen naast elkaar. In de praktijk ontstaat daarmee de toets of de aannames die gedaan zijn juist bleken. Wanneer dat niet blijkt sturen we bij. Concreet voorbeeld: op basis van de grondslagen van de indicaties en de realiteit nu zijn er fors meer cliënten met vormen van autisme dan verwacht. Doordat deze expertise ook nog onvoldoende beschikbaar is in de wijkteams breidden we de inzet van specialistische partijen uit.

e. Continuïteit van ondersteuning voor inwoners Het borgen van de continuïteit van ondersteuning tijdens de overdracht is cruciaal om te voorkomen dat de bewoners die tussen wal en schip vallen. Dit staat centraal in twee processen: de overdracht van cliënten vanuit latende partijen en de samenwerking op grensvlakken (zie onder f). Voor de overdracht van cliënten is de basis het overdrachtsplan dat met elke latende partij is opgesteld. Daarin staat dat de ondersteuning niet kan stoppen, ook niet als de overdracht bijvoorbeeld vertraagt, ongeacht de reden. Daarnaast vormen de cliënt-communicatie en het protocol van warme overdracht een belangrijk deel van het overdrachtsplan. Deze afspraken zijn geborgd in de contracten met partijen die cliënten overdragen. In de praktijk zien we dat de meeste partijen zich inspannen om continuïteit van ondersteuning te bieden. Wel zien we ook dat: • Er enkele partijen zijn die cliëntondersteuning afronden vanwege personele wijzigingen. • Cliënten soms zelf besluiten de ondersteuning stop te zetten vanwege de overgang naar Buurts of de wisseling van begeleider • Er in de beleving van cliënten (en hun netwerk) zorg is over de continuïteit omdat de bekende indicaties, met uren per week, vervangen wordt door begeleiding op basis van ondersteuningsvraag door het wijkteam. 6

Door in contact te blijven met latende partijen proberen we continuïteit van de ondersteuning te borgen. Hierbij versnellen of vertragen we de overdracht zo nodig. Wanneer signalen komen van het ontbreken van continuïteit wordt er primair geschakeld met de latende zorgaanbieder, omdat de afspraak is dat er ondersteuning geleverd wordt tot aan de overdracht. f.

Samenwerking op de grensvlakken

Onderdeel van de opdracht Gewoon in de wijk is samenwerking op grensvlakken. Naast Buurts draagt een breed spectrum van maatschappelijke organisaties bij aan het welbevinden van Haarlemmers, bijvoorbeeld: maatschappelijke opvang, jeugdhulp, statushouders, verslavingszorg, langdurige zorg en huisartsen, maar ook woningcorporaties, scholen en culturele instellingen. Buurts bouwt en onderhoudt relaties met deze organisaties en investeert in de samenwerking in het kader van Gewoon in de wijk. Daarbij conformeren we ons aan de bestaande convenanten en samenwerkingsafspraken die zijn afgesloten met diverse ketenpartners op deze grensvlakken. Meer in het algemeen komt de participatie van Buurts in de verschillende stedelijke en regionale samenwerkingsverbanden en netwerken op gang. Hieronder enkele meer concrete voorbeelden van waar de afgelopen periode aan gewerkt is. Maatschappelijk opvang & Beschermd Wonen • PACT van uitstroom. De inzet vanuit Buurts is voor nu belegd bij het Leger des Heils (lid van de coöperatie). Zo is de continuïteit geborgd. Uiteindelijk gaat Buurts dit zelf doen. • Drie MO/BW partners zijn lid van de coöperatie (Leger des Heils, HVO Querido, perMens). Dit maakt de domein overstijgende samenwerking in de praktijk eenvoudiger. Zo blijven nu al begeleiders betrokken vanuit de MO, wanneer een cliënt ambulant begeleid gaat worden.

• Prioriteit heeft het maken van afspraken over continuering van begeleiding wanneer cliënt uitstroomt uit een voorziening (‘wegbrengen’ door partij die MO/BW biedt of ‘ophalen’ door Buurts). Huisartsen • Met de huisartsenkoepel zijn afspraken gemaakt over een directe lijn tussen huisartsen en opgaveteam kanteling van Buurts. Buurts gaat huisartsen op uitnodiging actief informeren over de kanteling. •

•

18-/18+ Met de overdracht van cliënten is het soms zoeken naar de juiste landingsplek voor deze cliënten: jeugdhulp of gewoon in de wijk. Deze gesprekken hierover lopen volop. Het vraagt aandacht en zorg vanuit de gemeente, het CJG, de zogenaamde Perceel 5 partijen (m.n. MegaKids, Kenter, Philadelphia en SIG) en Buurts. Met het CJG zij afspraken gemaakt over het proces van in zorg melden bij Buurts.

GGZ • Met GGZ Ingeest loopt het gesprek over samenwerking tussen Buurts en (F)ACT teams. Daarnaast worden plannen gemaakt over gezamenlijke invulling van het Integraal Zorgakkoord.

g. Start werken aan de drie opgaven Voor 2023 heeft Buurts in samenspraak met de gemeente drie speerpunten geformuleerd. • Armoede en rondkomen 7

• •

Dementievriendelijke stad Mentale gezondheid jongeren

Dat doen we langs twee lijnen. Samen met partners in de stad en gemeente werken we in 2023 aan quick wins en een meerjarige aanpak voor 2024 en verder. Het formuleren van de meerjarige aanpak is in eerste kwartaal begonnen. We willen dit zorgvuldig doen en in goede afstemming met de agenda van de gemeente. Per speerpunt worden de volgende stappen gezet: • Probleemanalyse: cijfers en verhalen, wat werkt en gaat er goed, wat moet echt beter. • Perspectief: de stip op de horizon. • Raamwerk: wat zijn werkzame elementen van een aanpak, welke harde (wet- en regelgeving, organisatie) en zachte factoren (houding professional, samenspel, …) kunnen het verschil maken. • Ambitie en veranderstrategie: waar willen we in 2025 staan en hoe komen we daar. • Opgaveplan: wie doet wat, wat zijn de randvoorwaarden, hoe volgen we de voortgang, hoe sturen we (bij) op de opgave. Ondertussen zijn we aan de slag met de quick wins. Enkele voorbeelden. Armoede en rondkomen • Buurtplaatsen. Buurtplaatsen zijn laagdrempelige inlopen waar inwoners van Haarlem terecht kunnen met hun vragen over verschillende thema's. Het wijkteam signaleert welke thema’s vaak terugkomen. Op basis daarvan wordt de Buurtplaats samen met de relevante partners voor deze thema’s opgezet. In bijvoorbeeld Schalkwijk hebben zich naast de wijkteams 9 andere partners verbonden aan de Buurtplaats.

Dit gaat van vrijwilligersorganisaties zonder personeel tot CJG en de gemeente. Vanaf de start in april 2022 tot begin december zijn er 430 bezoekers bij de Buurtplaats Schalkwijk geweest. De Buurtplaatsen zijn aanvullend op de informatie en advies inlopen van de wijkteams. De samenwerking die ontstaat is ook een basis voor het samen creëren van collectief aanbod in de wijk. Met als voorbeeld de Buurtplaats in Schalkwijk staat inmiddels de basis voor de Buurtplaats in Oost, in Noord loopt de voorbereiding, daarna volg Zuid-West. Het doel is om in de loop van 2024 vijf goed lopende Buurtplaatsen te hebben. • Living Lab: Samenwerking met onder andere InHolland en SportSupport. Onderzoek rondom mensen in armoede en gezonde leefstijl. Inholland combineert de domeinen Sport en Sociaal Werk. Het onderzoek vindt plaats in Oost, waar thema's als armoede preventie en bevordering gezonde leefstijl belangrijk zijn. Dit sluit aan op plannen van de gemeente waaronder het preventieakkoord Oost waarbij Buurts en Sportsupport ook worden betrokken. Met de aanbevelingen gaan we samen met partners en bewoners aan de slag. • In kaart brengen fondsen waar (bewonersinitiatieven, partners en Buurts) aanvragen in kunnen dienen voor projecten rondom armoede. Dementievriendelijke wijk • Er zijn reeds twee team sociale benadering dementie actief. De ambitie is om dit jaar nog uit te breiden.

Mentale gezondheid jeugd Hier lopen verschillende initiatieven met partners in de stad. • Samen met Kikid worden alle VO-scholen bezocht. Kikid verzorgt de voorstellingen. Thema’s zijn onder meer schulden, mentale weerbaarheid en seksualiteit. Als de jongeren na de voorstelling 8

•

• •

vragen hebben pakt het jongerenwerk dat direct op. Kikid is zichtbaar aanwezig op de scholen en schakelt snel bijvoorbeeld met @ease. @ease richt zich op de mentale gezondheid van jongeren. Jongeren kunnen anoniem in gesprek met professionals. Het is ingebed in het netwerk van het preventief jongerenwerk, hulpverlening en zwaardere zorg. Zo is er een directere lijn met de hulpverlening. Het jongerenwerk sluit aan bij de groepen van Prezens voor kinderen van ouders met psychische problemen en kinderen van ouders met een verslaving. Preventie van suïcide: in voorbereiding is dat de professionals binnen het jongerenwerk de training voor professionals van 113 te laten volgen, zodat signalen beter leren herkennen, het gesprek aan kunnen gaan, en de juiste vervolgstappen zetten.

h. Inspanningsverplichting medewerkers latende partijen De Wmo 2015 (artikel 2.6.5) bevat een inspanningsverplichting ten aanzien van de overname van personeel, waarmee de continuïteit richting inwoners geborgd wordt, evenals de betreffende bepalingen in de CAO Sociaal werk (artikel 7.8). Buurts heeft invulling gegeven aan deze verplichting door de medewerkers van andere partijen die voor de wijkteams werkten uit te nodigen de overstap naar Buurts te maken. Van de 25 wijkteammedewerkers van andere organisaties hebben er 18 gekozen om bij Buurts te komen werken. De andere medewerkers hebben gekozen voor een andere rol in de eigen organisatie of zijn uit dienst gegaan. Daarnaast zijn er medewerkers van andere organisaties die op eigen initiatief de overstap maken. Verder communiceren we naar alle latende partijen dat medewerkers die vanwege de kanteling hun baan dreigen te verliezen en/of samen met hun cliënten de overstap willen maken meer dan welkom zijn voor een gesprek hierover.

i.

Reflectie op strategisch partnerschap

Gedurende de voorbereidingsfase vanaf juni is in het kader van het strategisch partnerschap samen opgetrokken op met de gemeente. Zo heeft er bijvoorbeeld veelvuldig overleg plaatsgevonden over de inrichting van de kanteling, de afspraken met latende partijen, het meenemen van vrijwilligersorganisaties en de overdracht van de sturing op de wijkteams. Hiertoe was ook een regiegroep ingesteld bestaande uit de interim directie van Buurts en meest betrokken ambtenaren. We hebben in die periode ervaren dat het vertrouwen er over en weer er is, we als Buurts de ruimte kregen om keuzes te maken en de gemeente zich ondersteunend en faciliterend opstelt. Er is kennisgemaakt met de gemeenteraadscommissie samenleving en met de wethouder is meerdere malen over de voortgang gesproken. Er zijn afspraken gemaakt over onder meer: de verantwoording voor 2023, het volgen van de voortgang op de doelstellingen van Gewoon in de wijk en de overlegstructuur. De risico’s zijn in beeld gebracht. Buurts ziet het nadrukkelijk als opdracht de samenwerking en samenhang tussen de verschillende onderdelen van Gewoon in de wijk te versterken. Intern door onze werkwijze en inrichting van de organisatie.

Extern langs een aantal lijnen: de contractering waarbij afspraken gemaakt worden met aanbieders over hun inzet binnen Gewoon in de wijk; het verbinden van de verschillende domeinen en de samenwerking met partijen ‘buiten de opdracht’ als huisartsen, CJG en woningcorporaties. 9

Voor de laatste twee lijnen geldt dat hier mee begonnen is, maar dat, doordat de focus op de zorgvuldige overgang van bewoners en de contractering lag, hier nog flinke stappen te zetten zijn.

j.

Risicoanalyse en mitigerende maatregelen

De start van een veelzijdige en complexe opdracht als Gewoon in de wijk gaat natuurlijk gepaard met risico’s. Buurts brengt die risico’s periodiek in kaart en formuleert mitigerende maatregelen. Bijlage A bevat de risicoanalyse.

k. Verantwoording van implementatiebudget en verantwoording op de aanloopkosten, inclusief de POK-gelden 2022 Gedurende de voorbereidingsfase heeft Buurts kosten gemaakt, zowel voor de start/implementatie van de Gewoon in de wijk als voor het versterken van de wijkteams. De gemeente heeft in eerste aanleg (opgenomen in bestek) € 280.000 ter beschikking gesteld voor: “Activiteiten die verband houden met de overdracht van cliënten of activiteiten en cliëntinformatie van bestaande opdrachtnemer(s) naar het samenwerkingsverband” én “éénmalige projectkosten: bijvoorbeeld communicatie en inhuur van extra personeel”. Daarnaast heeft de gemeente € 400.000 aan zogenaamde POK-middelen ter beschikking gesteld. Deze middelen waren bestemd voor het versterken van de wijkteams. In bijlage B wordt de inzet van deze middelen verantwoord. Er wordt inzicht gegeven in de eenmalige opstart- en voorbereidingskosten voor Buurts met het oog op de uitvoering van de opdracht ‘Gewoon in de wijk’ per 1 januari 2023 en de kosten van het versterken van de wijkteams.

10

Bijlage A: Risicoanalyse Buurts

Haarlemmers tussen wal en schip bij overdracht naar Wijkteams

Haarlemmers raken uit het zicht of worden niet warm overgedragen, wat de cli ntervaring negatief be nvloedt en de onderliggende problematiek kan verergeren.

H

H

H

Overdrachtsplannen met latende partijen, monitoring einde zorg en afspraken met wijkteams over registraties in T PP, inzetten trouble shooter tijdens transitiejaar om snel Haarlemmers op te vangen en lastige situaties op te lossen. peciaal overdrachtsteam ingesteld t.b.v. aanscherpen en versnellen processen.

Kanteling van mbulante ondersteuning en Dagopvang is niet haalbaar in verwachte omvang

Doelgroep is te zwaar, gekantelde voorzieningen en wijkteams zijn onvoldoende toegerust om de doelgroep op te vangen, verdeling van zorg komt in gevaar en daarmee het budget onder druk.

H

H

H

Overdrachtsperiode van 1 jaar, snellere opbouw van de teams dan de overdracht van cli nten, stevige investeren in e uiperen van de wijkteams om deze rol waar te maken (casu stiek bespreken, uniforme werkwijze en inzetten op caseload verdeling over de teams heen), dashboard om stand en stroom info kort cyclisch te kunnen volgen (prognose versus realisatie) en waar nodig bij te kunnen sturen.

amenwerking met latende partijen

Partijen die niet of voor minder worden gecontracteerd gaan niet mee in voorgestelde overdracht van Haarlemmers en personeel. Partijen willen sneller overdragen waardoor de Wijkteams onvoldoende tijd krijgen om op te bouwen, partijen dragen de ingewikkeldste casu stiek als eerste over, waardoor de keten verstopt.

H

H

We gaan in gesprek met latende partijen en brengen mogelijkheden en onmogelijkheden in beeld, nauwe samenwerking tussen lidorganisaties en 1 e ringpartijen waardoor snel schakelen en opschalen mogelijk is. Heldere en tijdige communicatie naar Haarlemmers en medewerkers met het juiste verhaal. In positie zetten accounthouders en contractmanagers bij de gemeente.

Overname Werkdag en Buurtbedrijf

Door onvoldoende zicht op bedrijfsvoering, resultaten en risico s van deze partijen duurt het proces van overname langer. Medewerkers en deelnemers ervaren onzekerheid over de toekomst. inanci le impact van overname is hoger dan gedacht.

M

H

11

H Overname inmiddels voorzien in maart 2023. anvullende ( nanci le) afspraken gemaakt. trakke sturing op uitvoering afspraken en .

ystemen zijn nog niet gereed

Onvoldoende zicht op voortgang, onvoldoende zicht op resultaten, gevoel van stuurloosheid, druk en focus op systemen in plaats van inhoud. Medewerkers kunnen hun werk onvoldoende uitvoeren doordat de hard en so ware nog niet op orde is.

H

H

Privacyaspecten bij overdracht (gegevens van) Haarlemmers

Door wet en regelgeving mogen (historische) gegevens van Haarlemmers niet worden overgedragen, verlies van informatie, Haarlemmers moeten vaker weer hun verhaal doen, verlies van kwaliteit. Informatie overdracht en opslag gebeurt niet veilig waardoor gegevens op straat komen te liggen.

H

H

Mismatch verwachtingen vs. wat mogelijk is

Incidenten en calamiteiten

H

Prioritering aanbrengen in aanpak: voortzetting huidige registraties en metingen pva vervanging registratiesysteem pva aanschaf cli ntervaringsmethodiek, inrichten BI Tool, opzetten geautomatiseerde integrale rapportages opzetten leer en ontwikkelgroepen en datavoorziening voortzetten huidige gebruik van hard en so ware etc.

H

VG specialist ingehuurd, G er binnenkort in positie, nu nog waargenomen door VG specialist. G er goede afspraken en plannen maken met latende partijen over gegevensoverdracht, veilig mailen introduceren informatiebeveiligingsbeleid opstellen/privacy protocol/etc. andacht voor doelbinding bij uitwisselen gegevens

De verwachtingen ten aanzien van de integrale opdracht zijn hoog gespannen, terwijl de veranderbereidheid en het tempo waarin we e.e.a. realiseren daar niet op aansluiten. Gevoel van mislukken.

H

Intensiveren op de communicatie, fasering in de ontwikkeling zonder concessies te doen op ambities, cocreatie / co productie, stevige inzet op leren en ontwikkelen. Jaarplan met haalbare insteek in de maak.

Door menselijke fout is er een incident of calamiteit met (een) Haarlemmer(s) met een voorziening van Buurts, die in beeld waren bij Buurts of in beeld hadden moeten zijn. Imagoschade, regelre ex organisatie en/of gemeente.

H

Werken met gekwali ceerd en goed opgeleid personeel, in acht nemen veiligheidsmaatregelen gebouwen en voorzieningen. Gemeente en Buurts trekken samen op in communicatie richting inwoners en bestuur, houden elkaar vast en bespreken gezamenlijk de conse uenties en eventuele aanvullende maatregelen.

12

Personeel

De wijkteams hebben een forse opgave: de winkel blij open, de werkwijzen worden aangepast, mensen moeten andere taken gaan oppakken n de teams wijzigen ua samenstelling en grootte. Dat vraagt veel van de medewerkers en dat betekent dat er ruimte in de caseload aangebracht moet worden.

H

H

H

rbeidsmarktkrapte

De personele bezetting is niet op orde doordat het niet lukt om de juiste en voldoende nieuwe medewerkers te vinden door krapte op de arbeidsmarkt. Risico is dat de loonkosten hoger uitvallen doordat we meer moeten bieden om medewerkers binnen te krijgen. En/of de werkdruk is hoog door onvoldoende bezetting.

H

M

H

Het budget van de gemeente voor volume , loon en prijscompensatie (2,1 mln.) is al volledig ingezet. Dat betekent dus dat er geen ruimte is voor compensatie van partijen voor prijsontwikkeling . Dit zou in theorie wel mogelijk zijn voor 2024. Ervan uitgaande dat er een compensatie komt voor 2024 vanuit de gemeente. itkomst C O onderhandelingen voor nieuwe C O. In combinatie met niet compenseren loonkostenstijging door gemeente.

13

We ondervangen dat deels door de werving sneller te laten lopen dan de overdracht van cli nten. Desondanks blij dit een fors risico voor de haalbaarheid van de opgave binnen de begroting

M Mitigerende maatregelen: visie op goed werkgeverschap ontwikkelen en implementeren (beleid, instrumenten, gedrag), inzetten op werkgeluk en welbevinden, arbeidsmarktcommunicatie (medewerkers zijn onze ambassadeurs)

Bijlage B: verantwoording implementatiebudget en POK-middelen Inleiding Gedurende de voorbereidingsfase heeft Buurts kosten gemaakt. Deze zijn door de leden van de coöperatie voorgefinancierd. De gemeente heeft voor deze kosten in eerste aanleg € 280.000 ter beschikking gesteld (opgenomen in bestek). Deze middelen waren bestemd voor: “Activiteiten die verband houden met de overdracht van cliënten of activiteiten en cliëntinformatie van bestaande opdrachtnemer(s) naar het samenwerkingsverband” én “éénmalige projectkosten: bijvoorbeeld communicatie en inhuur van extra personeel”. Daarnaast heeft de gemeente voor 2022 € 400.000 aan POK-middelen ter beschikking gesteld. Deze middelen waren bestemd voor het versterken van de wijkteams ten behoeve van de rechtspositie van inwoners. In dit memo geven we inzicht in de eenmalige opstart- en voorbereidingskosten voor Buurts met het oog op de uitvoering van de opdracht ‘Gewoon in de wijk’ per 1 januari 2023 en het versterken van de wijkteams. We onderscheiden daarbij vier categorieën: 1. Relaties, netwerk en contracten 2023. 2. Oprichten organisatie en inrichten governance. 3. Inrichten organisatie. 4. Ontwikkeling, integratie dienstverlening en versterken wijkteams In het vervolg van deze memo lichten we iedere categorie kort toe en geven aan onder welke titel in de uitvoeringsafspraken deze kosten vallen. 1.

Relaties, netwerk en contracten 2023 We hebben circa 65 partijen geselecteerd met wie Buurts Haarlem in 2023 een samenwerkingsrelatie aangaat. Dit kan een relatie zijn in voorbereiding op een meerjarig strategisch partnerschap, of voor het overdragen van activiteiten en cliënten en het uitfaseren van de dienstverlening van de betreffende partijen in Haarlem. Met al deze partijen heeft een bestuurder samen met een accounthouder één of meerdere gesprekken (gemiddeld 2 per partij) gevoerd. In deze gesprekken zijn de samenwerkingsafspraken uitgewerkt en afgestemd. Deze afspraken hebben we verwerkt in overeenkomsten voor onderaannemerschap. Voor het opstellen van die overeenkomsten is juridische en fiscale ondersteuning ingehuurd, met name om te zorgen dat btw uitgangspunten kloppen en juist verwerkt zijn. De opgenomen kosten vallen onder het implementatiebudget en passen onder de titel “ ctiviteiten gericht op het opbouwen van relaties/netwerken met relevante partners”. 2. Oprichten organisatie en inrichten governance. Om de coöperatie Buurts op te richten en de opdracht uit te kunnen voeren hebben we een traject doorlopen waarin de zes initiatiefnemers onder externe begeleiding en met juridische ondersteuning de noodzakelijke stappen hebben gezet om het samenwerkingsverband uit de offerte om te zetten in een maatschappelijke onderneming met als rechtsvorm een coöperatie U.A.

• Het opstellen van de statuten en oprichten van de coöperatie • Het formuleren van samenwerkingsafspraken 14

• • •

Het opstellen van aansluitovereenkomsten Het inrichten van de governance Het overnemen van de aandelen Werkdag BV

De opgenomen kosten vallen onder het implementatiebudget en passen onder de titel “Noodzakelijke met de opdracht verband houdende investeringen in de interne bedrijfsvoering (ICT, organisatie, financieel systeem et cetera)”. Hierbinnen dan met name de genoemde categorie “organisatie”. 3. Inrichten organisatie. Om te zorgen dat de organisatie vanaf 1 januari 2023 in staat was om de opdracht uit te voeren, hebben we de nodige voorbereidingen getroffen om: • De HR functie in te richten. Dit omvat onder andere het opzetten van een passend functie- en loonhuis, het organiseren dat medewerkers vanuit hun huidige organisaties kunnen instromen bij VanHier Haarlem (inclusief het betrekken van OR-en), het harmoniseren van CAO gebruik en het opstellen van een eigen HR beleid, het inrichten van de personeelsadministratie en het werven van nieuwe medewerkers. • Medewerkers te voorzien van een adequate ICT omgeving en hardware. Dit omvat onder andere het uitvoeren van verschillende inventarisaties; het opzetten van een tijdelijke samenwerkingsomgeving inclusief licentiekosten; het inrichten van de definitieve samenwerkingsomgeving; aanschaf, inrichting en uitrol van hardware. • Een financiële administratie te kunnen voeren.

Dit omvat onder andere het inrichten van de financiële administratie, het opstellen van de begroting en het zorgen dat per 1 januari de betalingen aan de onderaannemers kunnen plaatsvinden. • Overige zaken te regelen, waaronder de noodzakelijke AVG zaken, medewerkerscommunicatie en de verbinding tussen verschillende bestaande databases t.b.v. de informatievoorziening. De opgenomen kosten vallen onder het implementatiebudget en passen onder de titel “Noodzakelijke met de opdracht verband houdende investeringen in de interne bedrijfsvoering (ICT, organisatie, financieel systeem et cetera)”. 4. Ontwikkeling, integratie dienstverlening en versterken wijkteams In deze categorie vallen de kosten die te maken hebben met de inrichting en uitvoering van het primair proces. Daarmee zetten we belangrijke stappen in de ontwikkeling van het Haarlems model en daarmee het versterken van de wijkteams. Voor de verschillende onderdelen van het Haarlems model hebben we kwartiermakers aangetrokken om de uitvoering voor te bereiden. Deze kwartiermakers hebben gezorgd dat de afspraken voor 2023 met de partners zijn uitgewerkt, de wijkteams zich hebben kunnen voorbereiden op hun veranderende taak en dat cliënten overgedragen kunnen worden vanaf 1 januari 2023.

Daarnaast hebben ze vooruit gekeken naar de ontwikkeling van het voorzieningenaanbod in de Sociale Basis, de verdeling van waardevol werk activiteiten en de integratie op onderdelen van het model. Vanaf 1 november zijn in de Sociaal Wijkteams werkplaatsen gestart, waarvoor we capaciteit hebben uitgevraagd bij onze strategische partners. Met deze extra inspanning is vol ingezet op de ontwikkeling van de vernieuwde werkwijzen en versterking van de wijkteams. Ook is een start gemaakt met het opzetten van een nieuwe vorm van aanbod in de vorm van het online dienstverleningsconcept. Dit concept gaat bijdragen aan het verminderen van de druk op de wijkteams, vroeg afvangen van ondersteuningsvragen in de Sociale Basis en een verbetering van de vindbaarheid en toegankelijkheid van het volledige aanbod van “Gewoon in de Wijk”. Het concept is

15

nog niet gereed op 1 januari 2023. In het eerste kwartaal introduceren we het en we ontwikkelen het vervolgens stapsgewijs door. De opgenomen kosten passen onder de titel “ ctiviteiten die verband houden met de overdracht van cliënten of activiteiten en cliëntinformatie van bestaande opdrachtnemer(s) naar het samenwerkingsverband” n “ nmalige projectkosten: bijvoorbeeld communicatie en inhuur van extra personeel”. Omdat de investering die we hier doen direct ten gunste komt van de dienstverlening aan de Haarlemmer en de versterking van de Wijkteams, hebben deze ook een link met het doel van de rijksmiddelen in het kader van de uitkomsten van de Parlementaire Ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag (POK-middelen). Resumerend De aanloopkosten die Buurts Haarlem maakt voor de organisatie en de voorbereiding op de dienstverlening in het kader van “Gewoon in de Wijk” bedragen ca. 1,25 miljoen euro en zijn op hoofdlijnen als volgt opgebouwd.

Omschrijving Relaties, netwerk, contracten Oprichten organisatie, inrichten governance Inrichten organisatie Ontwikkeling, integratie dienstverlening en versterken wijkteams Totaal

d

€ 85.744 132.300 337.770 697.971 1.253.797

Meer specifiek ten aanzien van de versterking van de wijkteams en de POK middelen kunnen de volgende kosten worden verantwoord: Omschrijving Transitiemanager Kwartiermaker Wijkteams Projectleider werkwijze wijkteams en expertiseschil Capaciteit t.b.v. werkplaatsen via partners Cliëntcommunicatie Ontwikkeling online dienstverleningsconcept Totaal

16

d

€ 98.155 53.040 42.592 80.800 32.968 120.000 427.555