Document · PDF

5 Bijlage 4 Ontwerpbegroting 2026 Noord-Hollands Archief

commissie Ontwikkeling 5 juni 2025, gemeente HaarlemBij agendapunt: 22.00 uur Zienswijze op de herziene begroting 2025 en de ontwerpbegroting 2026, informeren over jaarrekening 2024 gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief (DL)9.656 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Noord-Hollands Archief Ontwerpbegroting 2026 meerjarenbegroting 2027 - 2029

Haarlem, 31 maart 2025

Ontwerpbegroting 2026 met meerjarenbegroting 2027 - 2029

1. Inleiding Inleiding ontwerpbegroting 2026 Met veel genoegen bieden wij u de ontwerpbegroting 2026 en de meerjarenbegroting 2027 - 2029 aan, waarin de ambities en inspanningen van Het Noord-Hollands Archief (NHA) zijn vastgelegd. Deze ontwerpbegroting moet op grond van artikel 34b van de Wet gemeenschappelijke regelingen vóór 30 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, voor een zienswijze aan de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling worden ingezonden. Het NHA is hét informatiecentrum voor Noord-Hollanders die voor recht en bewijs, onderwijs, onderzoek of cultuurbeleving gebruik willen maken van onze bijzondere collecties en diensten. We vervullen een centrale functie in het beheer van historische informatie van zowel overheden als van particulieren in ons werkgebied. Het NHA staat voor optimale toegang tot al zijn archieven en collecties.

Meerjarenbeleidsplan 2025 – 2028 De ontwerpbegroting 2026 is gebaseerd op het meerjarenbeleidsplan 2025 - 2028. Dit plan wordt tegelijkertijd met deze ontwerpbegroting aan het bestuur voorgelegd. In het beleidsplan richten we ons op onze positie in de samenleving en hoe we daar vorm en inhoud aan willen geven. Een van de belangrijke speerpunten hierin is het vergroten van de toegankelijkheid van onze collecties. We verwerken het beleidsplan in de begroting voor 2026 om de connectie tussen de voornemens en doelen met de financiële vertaling ervan zichtbaar te maken. De hoeveelheid data die we gaan verwerken neemt exponentieel toe de komende jaren. In ons beleidsplan zetten we in op de beheersbaarheid van de kosten voor het digitaal toegankelijk houden en de verdere digitalisering van analoge archieven. We leggen daarvoor in deze beleidsperiode een datafundament dat voldoet aan de eisen in deze tijd. Er ligt daarbij een (enorme) uitdaging om de informatie enerzijds zo toegankelijk mogelijk te maken en anderzijds de informatie en onze infrastructuur te beschermen en beveiligen. Dat gaat niet vanzelf en alle inspanningen zijn erop gericht om deze ambities te realiseren. Daar is de steun van de deelnemers en geld voor nodig. Dat brengt ons weer terug bij het onderwerp dat voorligt, namelijk de begroting 2026.

Financieel De ontwerpbegroting 2026 is opgesteld met de wetenschap dat gemeenten in 2026 financieel met zwaar weer te maken krijgen. Daarom zijn de gehanteerde percentages voor loon- en prijsontwikkeling voor 2026 gematigd. Voor loonontwikkeling is 3 procent en voor prijsontwikkeling 2,2 procent gehanteerd. Dat komt uit op een gewogen gemiddelde van 2,63 procent. Dit kengetal is derhalve maatgevend voor het begrotingsvolume voor 2026. De totale bijdragen, welke het NHA ontvangt van de deelnemers over 2025 bedraagt € 9,109 miljoen. Dit bedrag, gecorrigeerd met enkele niet voor indexering vatbare posten, zoals subsidies en verhoogd met 2,63 procent inflatie geeft een uitkomst van € 9,348 miljoen. Dit bedrag, aangevuld met een incidentele baat, van € 5.000 (in totaal € 9,353 miljoen) is de financiële ruimte waarbinnen het NHA de begroting 2026 moet realiseren. Dat is, ondanks de (forse) toename van de kosten voor informatiehuishouding van circa € 278.000, gelukt.

Ontwerpbegroting 2026 met meerjarenbegroting 2027 - 2029

Kostenmodel We leggen de deelnemers voor 2026 dus een sluitende begroting voor, zonder dat we om een hogere bijdrage dan de indexering vragen. Met ingang van 2026 stapt het NHA over op een nieuw kostenmodel. Hiermee willen we duidelijkheid scheppen over de dienstverlening en de daaraan verbonden kosten voor zowel de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling als de overheden die onze diensten afnemen via een dienstverleningsovereenkomst (DVO). Het opleveren van een op de situatie afgestemde productdienstencatalogus met tarieven (of een sleutel om het tarief te berekenen) is hierbij dan ook een onmisbaar middel en vormt één van onze speerpunten voor 2026. Een model voor de verdeling van de kosten moet transparant, navolgbaar en toerekenbaar zijn. Dat is nog niet geheel gelukt. De berekeningen volgens het model voor de begroting 2026 leiden nog tot een (te) aanmerkelijke verschuiving van kosten tussen het analoge archief en digitaal informatiebeheer. Het jaar 2026 wordt gebruikt om te onderzoeken hoe de verdeling van de kosten tussen analoge archief en digitaal informatiebeheer tot een meer herkenbaarder uitkomst kan leiden en hoe de medewerkers hun tijd besteden. De verdeelsleutel voor de verdeling van de kosten in aantal strekkende meters archief voor het analoog archief en aantal inwoners voor digitaal informatiebeheer staat hierbij niet ter discussie.

Voor u veel leesplezier toegewenst en graag tot ziens in één van onze vestigingen aan de Jansstraat of de Kleine Houtweg in Haarlem.

Ontwerpbegroting 2026 met meerjarenbegroting 2027 - 2029

Inhoudsopgave 1.Inleiding

2.Programmabegroting

2.1Wat willen we bereiken?

2.2Wat gaan we daarvoor doen

2.3Wat mag het kosten?

3.Paragrafen

3.1Weerstandsvermogen en risicobeheersing

3.2Onderhoud kapitaalgoederen

3.3Financiering

3.4Bedrijfsvoering

3.5Verbonden partijen

4.Financiële begroting

4.1Overzicht van baten en lasten

4.2Toelichting op het overzicht van baten en lasten

4.3Geprognosticeerde balans

4.4Toelichting op de geprognosticeerde balans

5.Overig

5.1Overzicht geraamde baten en lasten per taakveld

5.2Overzicht investeringen

5.3EMU Saldo

Ontwerpbegroting 2026 met meerjarenbegroting 2027 - 2029

2. Programmabegroting Programmaplan De richtlijnen van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) schrijven voor dat gewerkt wordt met programma’s, die gedefinieerd worden als een samenhangend geheel van activiteiten. Het NHA heeft één programma gedefinieerd: het beheren en beschikbaar stellen van archieven. Alle activiteiten van het NHA vallen onder dit programma, dat hieronder verder wordt toegelicht.

2.1

Wat willen we bereiken?

Het NHA staat voor optimale toegang tot al zijn archieven en collecties. Het vervult een centrale functie in het beheer van historische informatie van zowel overheden als particulieren. Dit strekt zich uit tot heel Noord-Holland. Toelichting In 2025 is een nieuwe beleidsperiode voor het NHA gestart. In deze periode die loopt tot en met 2028 wil het NHA stapsgewijs de toegankelijkheid van de archieven en collecties verder verhogen, waardoor het gebruik ervan met minimaal 10 procent toeneemt. Het NHA is meer dan een (fysieke) opslagplaats; het NHA ondersteunt overheden in het verbeteren van hun informatiehuishouding. Daarmee dient het uiteindelijk het belang van alle inwoners van Noord-Holland. Het appèl in de samenleving op transparantie door overheden is hoog. En hierop anticiperen wij nadrukkelijk. Het NHA positioneert zich de komende jaren verder als hét informatiecentrum voor Noord-Hollanders. Er zit beweging op de lijn, die zich manifesteert in het ook omarmen van actuele overheidsinformatie, voortkomend uit de Wet open overheid (Woo). Een stap vooraf aan de formele overbrenging. Hierdoor vergroten we de mogelijkheden om een document in een andere context, over collecties heen, te vinden en om informatie te verrijken met openbare en oudere bronnen. Het NHA zorgt dat steeds meer gebruikers het archief weten te vinden en de collecties kunnen raadplegen.

Want gebruikers staan centraal. Maar het NHA wil ook gebruikers bereiken die niet makkelijk de weg naar het (online) archief weten te vinden door gebrek aan voorkennis. Kenniscentrum Overheid (KCO) Het Kenniscentrum Overheid richt zich als front office op vervroegde overbrenging van overheidsinformatie en vroegtijdige advisering bij het ontwerpen van processen en informatiesystemen (archiving by design) om te zorgen voor duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie. Goed contact met onze overheidspartners is hierbij onontbeerlijk. Aan het eind van de komende beleidsperiode wil het Kenniscentrum Overheid hét frontoffice zijn voor de 18 overheidspartners en door eerdere overdracht van overheidsinformatie bijdragen aan het verder verhogen van toegankelijkheid tot authentieke overheidsinformatie voor alle inwoners van Noord-Holland. Ontwerpbegroting 2026 met meerjarenbegroting 2027 - 2029

In de keten van informatievoorziening schuift het NHA nadrukkelijk op naar het moment van creatie van informatie. Publiek Het publiekscentrum in de Janskerk en de website zijn voor bezoekers en gebruikers de eerste toegang tot het NHA en alle hier bewaarde bronnen. Voor de nieuwe beleidsperiode ligt de focus op het verhogen van het gebruik zowel fysiek op locatie alsook online. Dit willen we onder meer bereiken door het continu digitaliseren en toegankelijk maken van de collecties. Dit zien wij als de sleutel tot meer (digitaal) gebruik en de basis voor meer mogelijkheden met deze data. Voor onze publiekslocatie en online gebruik ontwikkelen wij nieuwe manieren om de collecties voor diverse doelgroepen toegankelijk te maken. Archieven en collecties Het NHA beheert archieven en bibliotheek- en beeldcollecties, met een omvang van zo’n 58 strekkende kilometer. Archieven en Collecties zorgt voor het verantwoord beheren en toegankelijk maken van deze archieven en collecties, die aan het NHA zijn toevertrouwd. De focus ligt daarbij op de materiële staat, de fysieke bewaaromstandigheden en de historische context. Het NHA volgt de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed en gebruikt Linked Data om zowel eigen erfgoedinformatie als externe databronnen met elkaar te verbinden.

Voor de opslag van nog ongeveer 10 strekkende kilometer aan verwachte analoge archieven is er uitbreiding van de bestaande depotcapaciteit nodig. Besluitvorming hierover is voorzien in de loop van 2025. IT en Innovatie (I&I) De visie van het NHA is dat overheidsinformatie (in principe) openbaar moet zijn en duurzaam toegankelijk voor komende generaties. Daarbij zet het NHA nadrukkijk in op het bereiken van gebruikers die (nog) niet makkelijk de weg naar het (online) archief weten te vinden door gebrek aan voorkennis. Dit willen we doen door de informatie die opgeslagen ligt, om te zetten naar bruikbare data die tegemoetkomt aan het zoeken vindgedrag van de hedendaagse gebruiker. Aan het eind van de komende beleidsperiode beschikt het NHA over een stevig datafundament, met de uitgangspunten van de reeds geformuleerde datastrategie als basis. Dit stevige fundament heeft betrekking op de collectie-architectuur en de IT-infrastructuur en is datagedreven.

2.2

Wat gaan we daarvoor doen

Kenniscentrum Overheid In 2026 werken we op basis van het principe van archiving by design. We werken aan het verder verbeteren van de informatiehuishouding bij de overheidspartners door ons te richten op de informatiehuishouding vanaf het moment van de creatie van de informatie. -

We werken volgens ons nieuwe publicatiebeleid, waarin is vastgelegd welke informatie online gepubliceerd kan worden en welke, in verband met bijvoorbeeld persoonsgegevens, alleen op locatie kan worden aangeboden.

We publiceren Woo-informatie via het Woo-platform.

We voeren drie DPIA’s uit.

Ontwerpbegroting 2026 met meerjarenbegroting 2027 - 2029

We verbeteren het accountmanagement verder en monitoren de klanttevredenheid.

We testen en implementeren in 2026 een tooling voor een vloeiende overbrenging van overheidsinformatie uit overheidssystemen naar het e-depot van het NHA (pijplijn).

We werken verder aan het organisatiebrede kwaliteitshandboek waarin rollen en verantwoordelijkheden voor het informatiebeheer duidelijk zijn belegd.

Publiek We zoeken naar nieuwe presentatievormen om de collectie aan te bieden waardoor we meer doelgroepen bereiken en een groter bereik en gebruik creëren. -

We werken aan het verbeteren van de toegankelijkheid van onze archieven door een goede selectie voor digitalisering aan de hand van een eind 2025 vast te stellen waardemodel.

We vergroten de eigen scancapaciteit waardoor we beter in staat zijn om te kiezen tussen interne en externe middelen voor digitaliseringsprojecten.

Op basis van de uitkomsten van de onderzoeken over welke bezoekers- en gebruikersgroepen de online informatie als toegankelijk ervaren ontwikkelen we een plan om te groeien naar een meer inclusieve, voor alle Noord-Hollanders toegankelijke organisatie die midden in de actualiteit van de maatschappij staat.

We zetten het publiek toegankelijk maken van gedigitaliseerde projecten voort, zoals het Kadaster, de huwelijks- en overlijdensakten, bouwdossiers van de gemeente Haarlemmermeer et cetera.

We onderzoeken met persona's, klantonderzoek en een representatief gebruikerspaneel welke wensen en verwachtingen de bezoekers en gebruikers van de publieksruimte hebben.

We maken van de website een online informatiecentrum met alle informatie die het NHA beheert en de bijbehorende digitale dienstverlening. De focus ligt op de gebruiker en het gemak van het vinden en gebruiken van de informatie.

Wij bieden dienstverlening in de studiezaal, de chat, per e-mail en op de scanstraat.

In 2026 realiseren wij op de publiekslocatie in de Janskerk wederom tentoonstellingen. In de herziene begroting 2026 gaan wij nader in op welke tentoonstellingen hiervoor in aanmerking komen.

Archieven en collecties We gaan in 2026 evenals in 2025 aanvullend 2 kilometer rijksarchieven overbrengen (ompakken, en waar nodig digitaliseren) naar het Rijkshulpdepot in Emmen. -

We werken verder aan de standplaatsregistratie ter voorbereiding van zowel de verhuizing als het implementeren van een nieuw collectiebeheersysteem in nauwe samenwerking met de afdeling IT en Innovatie.

We werken in 2026 volgens het herziene acquisitiebeleid van het NHA. Dat wil zeggen minder nieuwe verwervingen met uitzondering van bijzondere aanwinsten

We implementeren het nieuwe collectiebeheersysteem in nauwe samenwerking met de afdeling IT en Innovatie.

Ontwerpbegroting 2026 met meerjarenbegroting 2027 - 2029

We werken verder aan de identificatie van de collectie om het inzicht te vergroten of alle beschreven objecten in het collectiebeheersysteem zich daadwerkelijk nog bij het NHA bevinden.

We bereiden de organisatie verder voor op het beheer van de digitale overheidsarchieven en de overbrenging ervan.

IT en Innovatie Door de exponentiële toename van de data die het NHA beheert, werken we verder aan het automatiseren van de controles en dataverwerking in de processen. -

We werken volgens de nieuwe preserveringsstrategie voor gedigitaliseerde en "digital born” objecten.

We implementeren het nieuwe collectiebeheersysteem in 2026.

We werken verder aan het data-gedreven werken met behulp van kengetallen die onze processen verbeteren en voorspelbaar maken.

We werken volgens de nieuwe digitaliseringsstrategie en een waarderingsmodel die het maken en onderbouwen van keuzes voor de wijze van scannen vereenvoudigen.

We bouwen verder aan het vergroten van dataknooppunten binnen en buiten de eigen organisatie. Dit willen we bereiken door de inzet van innovatieve technieken als AI en Linked Data.

Ontwerpbegroting 2026 met meerjarenbegroting 2027 - 2029

2.3

Wat mag het kosten?

Figuur 1. Baten en lasten Programma Beheren en beschikbaar stellen van archieven Omschrijving

Jaarrekening

Herziene

Ontwerp-

2024

begroting

2025

2026

x € 1,-

2027

2028

2029

Programma Beheren en beschikbaar stellen van archieven Baten

9.306.486

9.465.904

9.685.940

9.630.277

Lasten

-8.851.812

-9.651.709

-9.648.143

9.540.852

9.596.729

10.396.423

454.673

-185.805

37.797

89.424

33.548

-766.146

onttrekkingen

253.298

271.289

25.237

toevoegingen

-200.000

-85.484

-63.034

Mutaties reserves

53.298

185.805

-37.797

-63.034

Geraamd Resultaat

507.971

26.391

-29.486

-829.180

Saldo baten en lasten Mutatie reserves

Figuur 2. Investeringen Omschrijving

x € 1,Jaarrekening

Herziene

Ontwerp-

2024

begroting

2025

2026

Gebouwen en inrichting

87.515

253.000

158.500

Kantoorautomatisering, hardware en software c.a.

98.184

122.000

20.000

14.000

185.700

389.000

178.500

Overige bedrijfsmiddelen ‘Educar’ Totaal investeringen

Ontwerpbegroting 2026 met meerjarenbegroting 2027 - 2029

| 10

3. Paragrafen De begroting dient volgens artikel 9 van het BBV te bestaan uit paragrafen waarin de verantwoording is vastgelegd met betrekking tot relevante beheersmatige aspecten. Het betreft de volgende paragrafen: • Lokale heffingen • Weerstandsvermogen en risicobeheersing • Onderhoud kapitaalgoederen • Financiering • Bedrijfsvoering • Verbonden partijen • Grondbeleid Voor het NHA zijn de paragrafen Lokale Heffingen en Grondbeleid niet van toepassing.

3.1

Weerstandsvermogen en risicobeheersing

Het doel van de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing is om inzicht te geven in de ontwikkelingen die van invloed zijn op de financiële positie van het NHA. Het weerstandsvermogen is een indicator voor de financiële gezondheid en is te definiëren als de mate waarin het NHA in staat is onverwachte tegenvallers c.q. risico’s op te vangen teneinde zijn taken voort te kunnen blijven zetten. Het weerstandsvermogen staat in artikel 11 van het BBV als volgt gedefinieerd: Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen: a. de weerstandscapaciteit, zijnde middelen en mogelijkheden waarover de provincie onderscheidenlijk gemeente beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken; b. alle risico's waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Het weerstandsvermogen wordt ook wel weergegeven als de verhouding tussen de benodigde weerstandscapaciteit (risicobedrag) en de beschikbare weerstandscapaciteit. Dit laatste bestaat voor het NHA uit de bestemmingsreserve weerstandsvermogen. In het vervolg van deze paragraaf worden de weerstandscapaciteit en de risico’s binnen het NHA uitgewerkt en toegelicht.

Omvang weerstandscapaciteit Op grond van artikel 22 lid 2 van de gemeenschappelijke regeling NHA is het vormen van de reserve begrensd en vanwege afspraken met de Belastingdienst is het voor het NHA niet toegestaan om een algemene reserve aan te houden. Daarom heeft het NHA naast een beperkte egalisatiereserve uitsluitend bestemmingsreserves die geoormerkt zijn voor een bepaald doel. Eén van deze bestemmingsreserves is het weerstandsvermogen. De hoogte van deze bestemmingsreserve bedraagt na de geprognosticeerde stortingen per ultimo 2025 € 561.750 en na de storting in 2026 € 624.784.

Ontwerpbegroting 2026 met meerjarenbegroting 2027 - 2029

| 11

Inventarisatie risico’s Een risico is een onzekere ongewenste gebeurtenis, waardoor het realiseren van de organisatiedoelstellingen en -strategie in gevaar komt. Het risicoprofiel wordt jaarlijks herzien en waar nodig geactualiseerd. In aanloop naar het opstellen van de ontwerpbegroting 2026 zijn de belangrijkste risico’s voor het NHA geïnventariseerd, waarbij een inschatting is gemaakt van de kans dat het risico zich voordoet en de mogelijke financiële gevolgen daarvan. In onderstaande tabel worden de resultaten hiervan weergegeven. Figuur 3. Risico-inventarisatie herziene begroting 2025 1.

x € 1,-

Omschrijving

Kans

Bedrag

Risico

Inhuur van externe archiefruimte (huur) vanwege

50%

302.500

151.250

10%

480.000

48.000

10%

250.000

25.000

25%

500.000

100.000

25%

100.000

25.000

10%

250.000

25.000

7.000.000

210.000

vertraging of annulering van het plan voor de realisatie van een nieuw depot, waardoor ruimtegebrek ontstaat. 2.

Krappe arbeidsmarkt, waardoor zowel de personele kosten (o.a. recruitment), als de kosten voor inhuur van personeel toenemen.

Het risico dat, ondanks het uitvoeren van maatregelen om in het kader van de wet DBA schijnzelfstandigheid te voorkomen, de Belastingdienst toch schijnzelfstandigheid aantreft, waardoor een naheffing loonbelasting wordt opgelegd en/ of een zzp’er via de Kantonrechter een arbeidsovereenkomst claimt, met mogelijke loon- en pensioenverplichtingen met terugwerkende kracht tot gevolg.

Informatieveiligheid en informatiehuishouding, het risico dat derden onbevoegd toegang krijgen tot het netwerk, applicaties of informatie, of het risico op gijzeling, totdat er een geldbedrag is betaald.

Schending van bijvoorbeeld auteursrechten of AVG, bijvoorbeeld door een datalek of onjuiste inzage op beperkt openbare stukken in e-depot.

Additionele kosten door migratie en implementatie van een nieuw collectie beheersysteem.

Onzekerheid over de bijdrage van de deelnemers, als gevolg van bezuinigingen, ontevredenheid over de dienstverlening, de relevantie van het archief en/of de tarifering. Totaal

Ontwerpbegroting 2026 met meerjarenbegroting 2027 - 2029

584.250

| 12

Toelichting tabel risico-inventarisatie De organisatie heeft overwegend reguliere kosten die vooraf goed kunnen worden ingeschat, zoals bijvoorbeeld kosten voor personeel, huisvesting, projecten en ICT. Kans Voor het inschatten van de kans dat een risico zich voordoet wordt gebruik gemaakt van onderstaande tabel met kans klassen. Figuur 4. Kans klassen Klasse 6 5 4 3 2 1

Kwalitatief bijna zeker groot waarschijnlijk mogelijk weinig zelden

of periodiciteit zoals een open einde regeling 2 jaar 3 à 4 jaar 5 jaar 10 jaar 25 jaar

Percentage 70% 50% 25% 10% 3% 1%

Bedrag Voor de hoogte van de bedragen in de tabel risico-inventarisatie is gebruik gemaakt van de uitgaven, zoals opgenomen in de ontwerpbegroting 2026, of er is een zo goed mogelijk inschatting gemaakt van de kosten van een te voorzien risico. Ratio Weerstandsvermogen Die ratio geeft de verhouding weer tussen de financieel gekwantificeerde risico’s en de daarbij horende benodigde weerstandscapaciteit en de beschikbare weerstandscapaciteit. De relatie tussen beide componenten is onderstaand weergegeven. De hoogte van de bestemmingsreserve weerstandsvermogen bedraagt na de geprognosticeerde stortingen per ultimo 2026 € 624.784. De gedetecteerde risico’s in de ontwerpbegroting 2025 bedragen € 584.250. Ratio weerstandsvermogen =

Beschikbare weerstandscapaciteit Benodigde weerstandscapaciteit

€ 624.784 € 584.250

1,07

Uit de berekende ratio blijkt dat de bestemmingsreserve Weerstandsvermogen toereikend is. Deze ratio valt in categorie C, dat staat voor voldoende. Hierbij wordt de normeringssystematiek voor weerstandsvermogen gehanteerd, die ontwikkeld is door het Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement (Naris) in samenwerking met de Universiteit Twente. Hieruit is de volgende waarderingstabel ratio weerstandsvermogen opgesteld. Figuur 5. Tabel Kwalificatie ratio weerstandsvermogen Waardering

Ratio

Betekenis

> 2,0

Uitstekend

1,4 – 2,0

Ruim voldoende

1,0 – 1,4

Voldoende

0,8 – 1,0

Matig

0,6 – 0,8

Onvoldoende

< 0,6

Ruim onvoldoende

Ontwerpbegroting 2026 met meerjarenbegroting 2027 - 2029

| 13

Het NHA streeft voor de korte termijn naar een weerstandsvermogen dat tenminste voldoende is. Dit vereist een ratio weerstandsvermogen dat tussen de 1,0 en 1,4 ligt. Voor de langere termijn is besloten een weerstandsvermogen op te bouwen dat valt in de categorie ruim voldoende, dit is een ratio tussen de 1,4 en 2,0. Op grond van dit streven is er in 2023 een plan ontwikkeld om het weerstandsvermogen structureel te verhogen, door vanaf 2025 de risico-opslag die in rekening wordt gebracht aan de partners met een dienstverleningsovereenkomst (DVO) toe te voegen aan de weerstandsreserve. Echter op grond van artikel 22 lid 2 van de gemeenschappelijke regeling NHA is het vormen van de reserves begrensd tot 10% van de jaarlijkse bijdrage. Daarnaast zijn de deelnemers risicodrager van de gemeenschappelijk regeling, waardoor het niet nodig is om een hoger weerstandsvermogen op te bouwen dan nodig is om gedetecteerde risico’s op te vangen. Kengetallen en beoordeling daarvan Deze paragraaf geeft inzicht in de beoordeling van de voor het NHA relevante, in de BBV voorgeschreven kengetallen (liquiditeitsratio, solvabiliteitsratio, netto schuldquote en structurele exploitatieruimte). Omdat het NHA geen grond in bezit heeft, is het kengetal ‘grondexploitatie’ niet van toepassing. Ook het kengetal ‘belastingcapaciteit’ is niet van toepassing voor het NHA, omdat het NHA geen belastingen heft.

Figuur 6. Tabel Ratio’s Ratio’s

2026

2025

2024

2023

2022

2021

2020

Liquiditeitsratio

2,9

2,7

3,0

2,1

2,4

2,1

Solvabiliteitsratio

39,1%

39,7%

72,3%

54,5%

55,0%

53,0%

46,4%

Netto schuldquote

-16,8%

-14,3%

-16,4%

-12,5%

-7,8%

-3,4%

1,4%

1,0%

-2,0%

2,8%

3,3%

-1,5%

2,6%

-4,1%

Structurele exploitatieruimte

Liquiditeitsratio Betekenis

De liquiditeitsratio geeft de mate aan waarin het NHA op korte termijn kan voldoen aan zijn korte termijnverplichtingen zonder nieuwe financieringsbronnen te hoeven aanboren.

Hoe berekend

De liquiditeitsratio wordt als volgt berekend: de verhouding van de vlottende activa ten opzichte van de vlottende schulden.

Effect

Hoe hoger de ratio, hoe beter het NHA in staat is om aan de korte termijn verplichtingen te voldoen.

2026

In de geprognosticeerde balans voor 2026 zijn de vlottende activa toegenomen en de vlottende schulden gelijk gebleven t.o.v. de geprognosticeerd balans 2025. Daarom is de geprognosticeerd liquiditeitsratio hoger dan 2025 en relatief hoog.

Solvabiliteitsratio Betekenis

Deze solvabiliteitsratio geeft de mate weer waarin het NHA, in geval van opheffing, zijn verplichtingen ten aanzien van verschaffers van vreemd vermogen kan nakomen. Hoe hoger de ratio, hoe meer van het totaal vermogen met eigen vermogen wordt gefinancierd.

Hoe berekend

De solvabiliteitsratio wordt als volgt berekend: de verhouding van het eigen vermogen ten opzichte van het totale vermogen x 100%.

Effect

Hoe hoger de ratio, hoe meer van het totaal vermogen met eigen vermogen wordt gefinancierd.

Ontwerpbegroting 2026 met meerjarenbegroting 2027 - 2029

| 14

2026

In de geprognosticeerde balans voor 2026 is het eigen vermogen (gering) toegenomen t.o.v. de geprognosticeerd balans 2025. De stijging van het totale vermogen (met name de voorziening groot onderhoud Kleine Houtweg) is relatief meer gestegen t.o.v. 2025, waardoor de verhouding tussen beide iets is verslechterd, maar nog steeds relatief hoog is.

Netto schuldquote Betekenis

De netto schuldquote geeft inzicht in het niveau van de schuldenlast van het NHA ten opzichte van de eigen middelen.

Hoe berekend

(vaste schulden + netto vlottende schulden + overlopende passiva -/- langlopende uitzettingen (exclusief verstrekte leningen) -/- kortlopende uitzettingen -/- liquide middelen -/- overlopende activa totale baten exclusief de mutaties reserves

Effect

Hoe hoger de schuld, hoe hoger de netto schuldquote.

2026

In de cijfers van de geprognosticeerde balans 2026 zijn de uitzettingen met een looptijd korter dan één jaar toegenomen t.o.v. van de geprognosticeerd balans 2025, waardoor de activa hoger zijn dan de passiva. Daardoor is de geprognosticeerde schuldquote negatief en relatief gunstig.

Structurele exploitatieruimte Betekenis

Dit kengetal is van belang om te kunnen beoordelen welke structurele ruimte een organisatie heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is.

Hoe berekend

Structurele baten -/- structurele lasten + structurele onttrekkingen aan de reserves -/- structurele toevoegingen aan de reserves totale baten exclusief de mutaties reserves

Effect

Een positief percentage betekent dat de structurele baten toereikend zijn om de structurele lasten (waaronder de rente en aflossing van een lening) te dekken.

2026

In de cijfers 2026 is het geprognosticeerde resultaat voor structurele reserves mutaties positief, maar door de storting in de reserve weerstandsvermogen wordt het bedrag negatief, waardoor de ratio eveneens negatief wordt. Uit de realisatie 2026 moet blijken in hoeverre de prognoses juist zijn. Afgelopen jaren rapporteerde het NHA steeds een positief rekeningresultaat.

Ontwerpbegroting 2026 met meerjarenbegroting 2027 - 2029

| 15

3.2

Onderhoud kapitaalgoederen

Het NHA heeft twee kapitaalgoederen in gebruik: een gebouw aan de Jansstraat en een gebouw aan de Kleine Houtweg, beide in Haarlem. Het gebouw in de Jansstraat wordt gehuurd van de gemeente Haarlem en het gebouw aan de Kleine Houtweg wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf (RVB). Voor de lange termijn wordt uitbreiding en verduurzaming van het depot aan de Kleine Houtweg op haalbaarheid onderzocht, waarbij het uitgangspunt is dat het RVB eigenaar van het pand blijft. Uit het beleidskader voortvloeiende consequenties Jansstraat Het gebouw aan de Jansstraat bestaat uit publieksruimten (waaronder de leeszaal en het archiefcafé), een depot en kantoorruimten. Het geheel wordt gehuurd van de gemeente Haarlem, die ook verantwoordelijk is voor het onderhoud. De Janskerk is een Rijksmonument en het beleid ten aanzien van het onderhoud van het gebouw is volledig in handen van de gemeente. Kleine Houtweg 18 De Kleine Houtweg 18 wordt gehuurd van het RVB en het groot onderhoud aan het gebouw wordt door het NHA zelf gedaan. Hiervoor is een meerjarig onderhouds- en investeringsplan (MJOP) opgesteld dat dateert uit 2020. Vertaling van de financiële consequenties in de begroting De jaarlijks kosten van onderhoud van de gebouwen Jansstraat en Kleine Houtweg bestaan uit regulier onderhoud, groot onderhoud en investeringen en zijn in de conceptbegroting 2026 verwerkt.

Groot onderhoud Kleine Houtweg Het meerjarig onderhouds- en investeringsplan Kleine Houtweg dateert uit 2020. Uit het plan blijkt dat gemiddeld € 200.000 per jaar voor groot onderhoud nodig is. Nu er sprake is van een uitbreiding en verduurzaming van het depot, wordt kritisch gekeken naar het uitvoeren van onderhoud, zodat er geen onnodige kosten worden gemaakt. Tot en met 2024 werd het bedrag van € 200.000 in een bestemmingsreserve gestort. Bij het vaststellen van de jaarstukken 2024 heeft het algemeen bestuur besloten om de bestemmingsreserve groot onderhoud om te zetten in een voorziening. Tegenover de storting staat een onttrekking vanwege de jaarlijkse afschrijving op eerder gedane investeringen in groot onderhoud. In 2025 wordt het MJOP geactualiseerd. Mocht blijken dat de stand van de voorziening in positieve of negatieve zin afwijkt en van invloed is op de kosten voor het toekomstig geplande onderhoud, dan zal naar een passende oplossing worden gezocht. Achterstallig onderhoud Kleine Houtweg In 2019 heeft het HNA eenmalig een bedrag van € 762.000 ontvangen van het Rijk vanwege achterstallig onderhoud t/m 2018. Dat bedrag is, verminderd met de in 2019 uitgevoerde schilderwerken, gestort in de ingestelde bestemmingsreserve achterstallig onderhoud Kleine Houtweg.

Ontwerpbegroting 2026 met meerjarenbegroting 2027 - 2029

| 16

Figuur 8. Onderhoudskosten gebouwen Omschrijving - onderhoudskosten - storting voorziening - onttrekking voorziening Totaal

Jansstraat 107.500

107.500

Kleine Houtweg 100.000 200.000 -15.068 284.932

Jansstraat 68.000 68.000

Kleine Houtweg 82.500 8.000 90.500

Figuur 9. Investeringen gebouwen Omschrijving - gebouw - inrichting Totaal

3.3

Financiering

Beleidsvoornemens ten aanzien van risicobeheer financieringsportefeuille Het NHA wordt structureel gefinancierd door de deelnemers: het Rijk en de gemeenten Haarlem en Velsen. Het Rijk heeft een voorgenomen besluit genomen om per 1 januari 2027 uit te treden. De bijdrage van het Rijk aan de gemeenschappelijke regeling zal vanaf die datum worden vervangen door een Specifieke Uitkering (SPUK). Voor de voorbereiding heeft het ministerie van OCW in november 2024 een planning afgegeven, die voorziet in tijdige uittreding. De gemeenteraad van de gemeente Haarlemmermeer heeft in de vergadering van 30 januari 2025 de intentie uitgesproken om toe te treden tot de gemeenschappelijke regeling NHA. Het begrotingsjaar waarop deze begroting van toepassing is, wordt derhalve rekening gehouden met vier deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling NHA. In de meerjarenbegroting gaan we uit van drie deelnemers. Rentelasten, renteresultaat, toerekening aan investeringen en taakvelden Het NHA heeft in 2026 nog één langlopende lening, Deze is afgesloten bij de Rabobank tegen een rente van 2,6 %. Op 1 januari 2026 bedraagt het saldo van de lening € 197.109, op 31 december is de stand € 142 113. De jaarlijkse aflossing is groot € 54.996. De rentelast voor 2026 is begroot op € 4.410.

Wet Schatkistbankieren De Regeling schatkistbankieren decentrale overheden verplicht het NHA eventuele overschotten in liquide middelen, die uitkomen boven een drempelbedrag, te storten op een speciale rekening van het Ministerie van Financiën. Dit gebeurt via het afromen van het saldo van de betaalrekening. Over het aanhouden van de rekening courant wordt rente ontvangen. In de ontwerpbegroting 2026 is rekening gehouden met hetzelfde percentage als de lening aan de Rabobank. Dit levert een positief renteresultaat op van € 48.840. De rentelasten en renteresultaten worden toegerekend aan het taakveld Bestuur en ondersteuning onderdeel 04 overhead. Financieringsbehoefte Naast de huidige langlopende leningen is er op dit moment geen additionele financieringsbehoefte bij het NHA. De financiering van de investeringen in 2025 ten bedrage van € 389.000 wordt geacht uit de lopende rekening te kunnen worden betaald.

Ontwerpbegroting 2026 met meerjarenbegroting 2027 - 2029

| 17

Renterisiconorm Voor de renterisiconorm geldt een minimumbedrag van € 2.500.000 euro. Het NHA zit met 20% van het begrotingstotaal van ruim € 9,5 miljoen (ruim) onder dit minimumbedrag. Kasgeldlimiet Voor NHA geldt een percentage 8,2 van het begrotingstotaal. Het NHA maakt geen gebruik van de mogelijk om korte geldleningen aan te trekken.

3.4

Bedrijfsvoering

Het NHA beschrijft de ontwikkelingen op het beleidsterrein Bedrijfsvoering aan de hand van de klassieke ondersteunende functies binnen de overheid, doorgaans aangeduid met PIOFACH (personeel, informatievoorziening, organisatie, financiën, algemene zaken, communicatie en huisvesting). Vanaf 2023 is het onderdeel rechtmatigheid (verplicht) aan de paragraaf Bedrijfsvoering toegevoegd. Inzicht in stand van zaken en beleidsvoornemens Het NHA werkt in de beleidsperiode 2025 - 2028 aan ambitieuze doelstellingen die direct aansluiten op de kernwerkzaamheden. Eén van de doelstellingen is het uitbreiden en verduurzamen van de locatie Kleine Houtweg, waarmee we 10 kilometer extra depotruimte creëren en duurzame opslag voor archieven garanderen. Daarnaast werken we aan de verdere digitalisering en toegankelijkheid van onze collecties, het versterken van onze rol als informatiecentrum, en de ondersteuning van overheden bij hun informatiebeheer. Deze projecten vragen niet alleen om een efficiënte inzet van tijd en middelen, maar ook om intensieve samenwerking en zorgvuldige voorbereiding. Om onze ambities op een duurzame en effectieve manier te realiseren, ontwikkelen we ons in deze beleidsperiode tot een lerende organisatie. Dit betekent dat we continu verbeteren, kennis delen en flexibel inspelen op uitdagingen en kansen. Zo leggen we de basis voor toekomstbestendige groei en innovatie.

Locatie Kleine Houtweg Het huidige depotgebouw uit 1982 is toe aan renovatie op bouwkundig en installatietechnisch niveau. Komende jaren wordt gewerkt aan een energieneutraal werkgebouw met ruimtes voor restauratie, conservering, scanning, fotografie, verpakking en toegankelijker maken van archieven. Het doel is om eind 2028 te beschikken over 10 kilometer extra depotruimte in een energieneutraal gebouw, door renovatie en nieuwbouw aan de Kleine Houtweg. Wat gaan we daarvoor doen: In 2026 werken we het in 2025 opgeleverde voorlopig ontwerp voor uitbreiding en verduurzaming nader uit. Stap voor stap wordt steeds duidelijker hoe het gebouw eruit gaat zien en gaat functioneren. Organisatieontwikkeling Om onze doelen te bereiken, investeren we in een lerende organisatie waarin samenwerking, kennisdeling, en innovatie centraal staan. We bieden een veilige werkomgeving waar medewerkers vrij zijn om ideeën te delen, risico’s te nemen, en te reflecteren. Door continu te evalueren en middelen efficiënt in te zetten, realiseren we onze ambities op een duurzame manier. Deze aanpak maakt het NHA aantrekkelijk als werkgever, zelfs op een krappe arbeidsmarkt.

Ontwerpbegroting 2026 met meerjarenbegroting 2027 - 2029

| 18

Wat gaan we daarvoor doen: We werken verder aan het versterken van ons imago als aantrekkelijke werkgever. -

We werken volgens de methode van een moderne en digitale gesprekscyclus die continue feedback geeft en persoonlijke groei bevordert.

We scheppen duidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden binnen de organisatie. We stellen onze medewerkers in staat om hun vaardigheden te verbeteren of zich op andere wijze verder te ontwikkelen horend bij de verschillende functieniveaus.

We werken verder aan het verbeteren van het leiderschap door het voortzetten van het leiderschapsprogramma en om leidinggevenden te ondersteunen bij het stimuleren van een leercultuur.

Figuur 10. De formatie en bezetting van het NHA is naar verwachting op 1 januari 2026 Omschrijving afdeling Directie en staf Bedrijfsvoering Archieven & collecties Publiek Kenniscentrum Overheid IT & Innovatie Totaal correcties generatiepact - generatiepac - onderuitputting Salarislasten 2026

Formatie 2,71 6,00 14,45 16,03 7,78 8,56 55,53

Bezetting 2,61 5,89 14,22 15,86 7,52 8,56 54,66

x € 1,-Loonsom 342.437 355.186 1.248.524 1.370.817 736.475 871.330 4.924.769 n.v.t. -91.633 4.833.136

Financiën en administratieve organisatie De ontwikkelingen op financieel gebied worden vormgegeven in de P&C cyclus van het NHA. Belangrijke ontwikkelingen zijn: - het Rijk heeft een voorgenomen besluit genomen om per 1 januari 2027 uit te treden. De bijdrage van het Rijk aan de gemeenschappelijke regeling zal vanaf die datum worden vervangen door een Specifieke Uitkering (SPUK); - de gemeenteraad van de gemeente Haarlemmermeer heeft in de vergadering van 30 januari 2025 de intentie uitgesproken om deel te nemen aan de gemeenschappelijke regeling NHA; - De voorgenomen uitbreiding van ongeveer 10 strekkende kilometer aan depotruimte door uitbreiding en verduurzaming van het depot aan de Kleine Houtweg wordt in 2025 onderzocht; - in 2023 is in het kader van de financiering van de gemeenschappelijke regeling een kostenmodel ontwikkeld en gevalideerd door accountant. Dit model vormt vanaf 2026 de basis voor de verdeling van de kosten tussen de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling en voor de partners met een dienstverleningsovereenkomst (DVO). Rechtmatigheid Het kunnen opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording heeft geleid tot een toename van de interne controle werkzaamheden. Voor het uitvoeren van de jaarlijkse spendanalyse wordt een extern bureau ingehuurd.

Het NHA heeft de ambities om verdere stappen te zetten op dit onderdeel, waardoor de organisatie nog meer ‘in control’ komt. Ontwerpbegroting 2026 met meerjarenbegroting 2027 - 2029

| 19

3.5

Verbonden partijen

Als uitvoerende organisatie van een gemeenschappelijk regeling is het NHA verbonden aan deelnemers van de regeling. Dit zijn in 2026: het Rijk en de gemeenten Haarlem, Haarlemmermeer en Velsen. Deze deelnemers dragen het financiële risico. Het Rijk heeft een voorgenomen besluit genomen om per 1 januari 2027 uit te treden. Het NHA heeft zich aangesloten bij de organisatie READ-COOP, gevestigd te Innsbruck in Oostenrijk, welke organisatie zich richt op de toegang tot archiefdocumenten met de ondersteuning van de allernieuwste technologie. Door het kopen van aandelen ter waarde van € 5.000 krijgt het NHA toegang tot het platform, het netwerk en de technologie. Voor het overige neemt het NHA niet deel in andere regelingen of vennootschappen.

Ontwerpbegroting 2026 met meerjarenbegroting 2027 - 2029

| 20

Financiële begroting 2025

Ontwerpbegroting 2026 met meerjarenbegroting 2027 - 2029

| 21

4. Financiële begroting De financiële begroting moet in ieder geval de volgende onderdelen bevatten: 1. Het overzicht van baten en lasten met toelichting; 2. De uiteenzetting van de financiële positie met toelichting; 3. Een geprognosticeerde begin -en eindbalans.

4.1

Overzicht van baten en lasten

Noord-Hollands Archief – herziene begroting baten en laten 2025 Omschrijving

Baten Bijdragen deelnemers in de gemeenschappelijke regeling Bijdragen overige overheidsorganisaties Totaal baten overheid

Jaarrekening 2024

Herziene begroting 2025

x € 1,--

Ontwerpbegroting 2026

2027

2028

2029

6.812.823

6.920.159

7.049.977

4.100.218

2.055.833

2.189.049

2.303.049

5.188.809

8.868.656

9.109.208

9.353.027

9.289.027

Overige baten Totaal baten

437.830 9.306.486

356.697 9.465.904

332.913 9.685.940

341.250 9.630.277

Lasten Personeelskosten Materieel directe kosten Materieel indirecte kosten Totaal lasten

4.578.141 1.379.597 2.894.075 8.851.812

5.170.534 1.642.052 2.839.123 9.651.709

5.341.016 1.405.025 2.902.102 9.648.143

5.361.160 1.291.025 2.888.667 9.540.852

5.381.177 1.291.025 2.924.527 9.596.729

5.381.177 1.291.025 3.724.221 10.396.423

Saldo van baten en lasten

454.673

-185.805

37.797

89.424

33.548

-766.146

49.437

25.237

-85.484

-63.034

Mutaties reserve Egalisatiereserve Bestemmingsreserves: - groot onderhoud Kleine Houtweg - weerstandvermogen

-191.139

- eenmalige kosten 2024

195.000

- nieuw collectiebeheersysteem

246.052

Totaal mutaties reserves

53.298

185.805

-37.797

-63.034

Totaal

507.971

26.391

-29.486

-829.180

("-"=nadeel/"+"= voordeel )

Ontwerpbegroting 2026 met meerjarenbegroting 2027 - 2029

| 22

4.2

Toelichting op het overzicht van baten en lasten

Toelichting baten Bijdragen deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling Omschrijving Bijdragen deelnemers in de gemeenschappelijke regeling Rijk (ministerie OCW) - huisvesting en analoog archief - digitaal informatiebeheer Gemeente Haarlem: - huisvesting en analoog archief - digitaal informatiebeheer -niet wettelijke taken - overige baten Gemeente Haarlemmermeer - analoog archief - digitaal informatiebeheer - risico-opslag Gemeente Velsen: - analoog archief - digitaal informatiebeheer Totaal bijdrage deelnemers in de gem. regeling

x € 1,--

Jaarrekening 2024

Herziene begroting 2025

Ontwerpbegroting 2026

2.858.862 50.000

2.823.452 50.000

2.899.759 50.000

2.364.245 277.131

2.434.655 286.240

113.568

117.301

495.015 206.121

2027

2028

2029

1.345.168 669.821 738.994 120.386

511.286 212.896 21.725

147.157 655.975

333.506 114.376

344.468 118.135

144.751 277.966

6.812.823

6.920.159

7.049.977

4.100.218

Bijdrage Rijk huisvesting en analoog archief In de ontwerpbegroting 2026 is de bijdrage van het Rijk voor huisvesting en analoog archief ontleent aan de bedragen uit de brief van het ministerie van OCW van 12 december 2024 (waarin het ministerie van OCW het NHA informeert over de Rijksbijdragen 2024 en 2025). De in de brief genoemde bedrag voor huisvesting en exploitatielasten is verhoogd met 2,63 procent. Bijdrage Rijk digitale taken Rijkscollecties Met ingang van 2022 is de structurele bijdrage aan het NHA voor de verdere ontwikkeling van het e-Depot voor de Rijkscollecties komen te vervallen. Er is een transitieperiode van 5 jaar afgesproken, waarbij het NHA gedurende een periode van 5 jaar nog een vaste overbruggingstoelage van € 50.000 voor het edepot ontvangt. 2026 is het laatste jaar van deze bijdrage. Bijdrage gemeentelijke deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling Met ingang van 2026 stapt het NHA over op een nieuw kostenmodel. De berekeningen volgens het model voor de begroting 2026 leiden nog tot een (te) grote verschuiving van kosten tussen het analoge archief en digitaal informatiebeheer. Het jaar 2026 wordt gebruikt om te onderzoeken hoe de verdeling van de kosten tussen analoge archief en digitaal informatiebeheer tot een meer herkenbaarder uitkomst kan leiden en hoe de medewerkers hun tijd besteden.

Ontwerpbegroting 2026 met meerjarenbegroting 2027 - 2029

| 23

Overige baten gemeente Haarlem De overige baten gemeente Haarlem betreft de vergoeding voor de Oude Boekerij en Bijzondere Collecties, afkomstig uit de bibliotheek Zuid-Kennemerland en voor de loonkosten van de conservator van deze collecties. Deze vergoeding is voor 2026 geïndexeerd met 2,63 procent voor loon- en prijsontwikkeling. Bijdragen overige overheidsinstanties Omschrijving

Bijdragen overige overheidsorganisaties Rijk SPUK-uitkering Overige overheidsorganisaties - analoog archief - digitaal informatiebeheer - risico-opslag - overige baten (provincie Noord-Holland) Totaal bijdragen overige overheidsorg.

Jaarrekening 2024

x € 1,-Herziene begroting 2025

1.439.219 616.614

1.484.981 640.309 63.759

2.055.833

2.189.049

Ontwerpbegroting 2026

559.117 1.492.005 63.034 188.893 2.303.049

2027

2028

2029

2.899.759

559.117 1.492.005 63.034 174.893 5.188.809

Bijdrage overige overheidsorganisaties Met ingang van 2026 stapt het NHA over op een nieuw kostenmodel. Met het model willen we duidelijkheid scheppen over de dienstverlening en de kosten daarvan. Het opleveren van een productdienstencatalogus met tarieven (of een sleutel om het tarief te berekenen) is nog niet afgerond en vormt één van de speerpunten voor 2026. De subsidie van de provincie voor onder andere ‘Oneindig Noord-Holland’ en de ‘Provinciale Atlas’ en de vergoeding voor de provincie-archivaris zijn in de regel overige baten in beeld gebracht. De provinciale subsidies zijn niet conform de bestendige gedragslijn niet geïndexeerd, de vergoeding voor de provinciearchivaris is voor 2026 geïndexeerd met 2,63 procent voor loon- en prijsontwikkeling. Overige opbrengsten Omschrijving Overige opbrengsten Depotverhuur Overige opbrengsten Opbrengsten dienstverlening Onderverhuur voorgebouw Kleine Houtweg Projectopbrengsten en -bijdragen Totaal overige baten

x € 1,-Jaarrekening 2024

Herziene begroting 2025

Ontwerpbegroting 2026

52.699 31.778 62.941 234.882 55.529 437.830

52.699 35.000 10.000 243.998 15.000 356.697

36.281 30.951 10.000 240.681 15.000 332.913

2027

2028

2029

36.250 35.000 10.000 245.000 15.000 341.250

Depotverhuur De opbrengsten uit depotverhuur zijn lager vanwege de verwachte toetreding van de gemeente Haarlemmermeer aan de gemeenschappelijke regeling ten bedrage van € 17.200. De kosten voor de huur van het depot zitten in de deelnemersbijdrage verwerkt. Overige opbrengsten De overige opbrengsten bestaan overwegend uit de opbrengsten kantine en lunches.

Ontwerpbegroting 2026 met meerjarenbegroting 2027 - 2029

| 24

Opbrengsten dienstverlening De opbrengst uit dienstverlening bestaat uit vergoedingen en bijdragen voor educatieve activiteiten, zoals de te verwachte opbrengsten geschiedenislokaal. Onderverhuur voorgebouw Kleine Houtweg De opbrengsten uit onderverhuur van het voorgebouw van de locatie Kleine Houtweg zijn in de ontwerpbegroting 2026 met 2,2 % verhoogd ten opzichte van de herziene begroting 2025. Projectopbrengsten en -bijdragen De projectopbrengsten en -bijdragen zijn verwachtte subsidie inkomsten, bijdragen voor de tentoonstellingen in de publiekslocatie Janskerk en vergoedingen voor uitgevoerde projectmatige werkzaamheden.

Toelichting lasten Personeelskosten Omschrijving Personeelskosten Kosten formatie (incl. overhead) Externe inhuur Overige personeelskosten Totaal personeelskosten

x € 1,-Jaarrekening 2024

Herziene begroting 2025

Ontwerpbegroting 2026

2027

2028

2029

3.952.990 332.405 292.746 4.578.141

4.517.144 367.940 285.450 5.170.534

4.833.136 251.520 256.360 5.341.016

4.853.280 251.520 256.360 5.361.160

4.873.297 251.520 256.360 5.381.177

Kosten formatie De uitgaven voor formatie zijn berekend op basis van de door het bestuur vastgestelde formatie. De vastgestelde formatie van 55,53 fte. is vermenigvuldigd met de schalen volgens het functiehuis. Meestal wordt daarbij de maximale trede van de schaal genomen. Voor het NHA past dat niet binnen de beschikbare begrotingsruimte. Daarom is de volgende berekeningsgrondslag voor 2026 gehanteerd: Omschrijving - directeur en management - medewerkers .- medewerkers afdeling Kenniscentrum Overheid

trede schaalmaximum twee treden onder maximum vier treden onder maximum *)

*) De vier treden onder maximum voor de medewerkers van het Kenniscentrum Overheid is in de jaren 2027 en 2028 in twee stappen teruggebracht tot twee treden onder maximum.

Daarnaast is er een onderuitputting geraamd van gemiddeld één formatieplaats gedurende het gehele jaar tegen het maximum van schaal 9, dit benadert de gemiddelde salarislast van een medewerker van het NHA. Dit is realistisch omdat er bijna altijd sprake is van verloop in de organisatie. Vanwege de krapte op de arbeidsmarkt kost het tijd om in vacatures te voorzien. Door in te spelen op mutaties in de formatie en gedurende het jaar de kosten van de formatie te monitoren en erop te sturen, is het mogelijk om de werkdruk en de kosten te beheersen. In de paragraaf Bedrijfsvoering is een overzicht gegeven van de formatie en de bezetting.

Ontwerpbegroting 2026 met meerjarenbegroting 2027 - 2029

| 25

Externe inhuur De kosten voor externe inhuur zijn voor 2026 zo goed mogelijk ingeschat. Met alle managers zijn gesprekken gevoerd over de voornemens op basis van de in paragraaf 2.1.2 ‘Wat gaan we daarvoor doen’ opgenomen doelen voor 2026 en hoe daar qua bezetting in kan worden voorzien. Dit heeft geleid tot een scherp beeld van de benodigde inhuur aan capaciteit. Deze capaciteit is tegen reële tarieven begroot. Door de wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA) is het NHA terughoudend met het inhuren van extern personeel. Overige personeelskosten De overige personeelskosten vallen lager uit dan voorgaande jaren omdat er incidentele kosten zoals het herinrichten van het functiehuis en verandermanagement zijn weggevallen. Er zijn gewen nieuwe incidentele uitgaven geraamd voor 2026. Materieel directe kosten Omschrijving Materieel directe kosten Beheer analoge en digitale collecties Acquisitie Kenniscentrum Overheid IT & Innovatie Digitaal zichtbaar maken Dienstverlening Publieksactiviteiten/educatie PR & Communicatie Totaal materieel directe kosten

x € 1,-Jaarrekening 2024

Herziene begroting 2025

Ontwerpbegroting 2026

2027

2028

2029

190.418 24.778 123.887 437.530 221.261 1.985 309.244 70.494 1.379.597

150.000 47.000 75.000 759.052 284.000 2.000 245.000 80.000 1.642.052

153.300 48.035 76.650 518.040 278.000 2.000 240.000 89.000 1.405.025

153.300 48.035 76.650 518.040 278.000 2.000 126.000 89.000 1.291.025

Toelichting materieel directe kosten De materieel directe kosten zijn in de ontwerpbegroting 2026 geïndexeerd met 2,2 procent of zo goed mogelijk ingeschat op basis van de in paragraaf 2.1.2 ‘Wat gaan we daarvoor doen’ opgenomen doelen voor 2026. De kosten voor IT & Innovatie zijn lager dan in de herziene begroting 2025. In de herziene begroting 2025 was een incidentele post van € 246.052 opgenomen voor de aanbesteding van een nieuw collectiebeheersysteem. De kosten werden gedekt uit een hiervoor in het leven geroepen bestemmingsreserve. Materieel indirecte kosten Omschrijving Materieel indirecte kosten Huisvestingskosten Organisatiekosten Afschrijvingskosten Rentekosten Facilitaire kosten Totaal materieel indirecte kosten

x € 1,-Jaarrekening 2024

Herziene begroting 2025

Ontwerpbegroting 2026

2027

2028

2029

1.888.260 752.502 231.364 -38.823 60.772 2.894.075

2.032.140 580.044 211.939 -50.000 65.000 2.839.123

2.030.542 586.303 263.256 -44.430 66.430 2.902.102

2.030.500 586.300 228.457 -23.020 66.430 2.888.667

2.030.500 586.300 239.747 1.550 66.430 2.924.527

2.030.500 586.300 780.991 260.000 66.430 3.724.221

Ontwerpbegroting 2026 met meerjarenbegroting 2027 - 2029

| 26

Toelichting materieel indirecte kosten De materieel indirecte kosten zijn voor de ontwerpbegroting 2026 geïndexeerd of zo goed mogelijk ingeschat. De huisvestingskosten bestaan voor een groot deel uit huurlasten, die ten opzichte van de herziene begroting 2025 zijn geïndexeerd met 2,5 procent. Voor een specificatie van de onderhoudskosten gebouwen wordt verwezen naar paragraaf 3.2 Onderhoud kapitaalgoederen op bladzijde 16. De organisatiekosten zijn geïndexeerd met 2,2 procent en er zijn (iets) minder uitgaven aan externe bureaus voor 2026 geraamd. De afschrijvingskosten bestaan uit de kosten van bestaande activa en nieuwe investeringen. Voor de rentekosten en -baten wordt verwezen naar paragraaf 3.3 Financiering op bladzijde 17. De facilitaire kosten zijn geïndexeerd met 2,2 procent. Toelichting mutaties reserves Omschrijving Mutaties reserves: Egalisatiereserve Bestemmingsreserves: - dotatie groot onderhoud Kleine Houtweg - dotatie weerstandvermogen - onttrekking eenmalige kosten 2024 - onttrekking nieuw collectiebeheersysteem Totaal mutaties reserves

x € 1,-Jaarrekening 2024

Herziene begroting 2025

Ontwerpbegroting 2026

49.437

25.237

-85.484

246.052 185.805

2027

2028

2029

-63.034

37.797

-63.034

-191.139 195.000

53.298

Egalisatiereserve De onttrekking aan de egalisatiereserve van € 25.237 in 2026 is de laatste onttrekking, dan is deze reserve leeg.

Bestemmingsreserves Bestemmingsreserve Weerstandsvermogen De dotatie aan de bestemmingsreserve Weerstandsvermogen is het equivalent van de door de partners met een dienstverleningsovereenkomst (DVO) af te dragen 3 procent risico opslag. Deze opslag wordt conform het in 2025 ingezette beleid toegevoegd aan de weerstandsreserve. In de paragraaf 4.4 Toelichting op de geprognosticeerde balans is een overzicht van de bestemmingsreserves gegeven.

Ontwerpbegroting 2026 met meerjarenbegroting 2027 - 2029

| 27

4.3

Geprognosticeerde balans

Geprognosticeerde begin- en eindbalans Omschrijving

€ 1,-Jaarrekening

Herziene

Begroting

2024

begroting

2026

2027

2025 Activa Vaste activa - Materiële vaste activa

1.493.343

1.654.915

1.596.909

1.592.502

- Financiële vaste activa

5.000

14.225

1.498.343

1.669.140

1.611.134

1.606.727

176.561

145.000

2.015.820

1.974.800

2.224.800

2.424.800

491.028

353.734

320.473

349.991

Totaal vlottende activa

2.683.409

2.473.534

2.690.273

2.919.791

Totaal Activa

4.181.752

4.142.674

4.301.407

4.526.518

50.474

25.237

- Bestemmingsreserves

2.465.878

1.620.475

1.683.509

1.746.543

- Gerealiseerd resultaat

507.971

26.391

Totaal eigen vermogen

3.024.323

1.645.712

1.683.509

1.772.934

Voorzieningen

1.377.318

1.553.250

1.743.932

Vaste schulden

252.105

197.109

142.113

87.117

3.276.428

3.220.139

3.378.872

1.831.049

looptijd korter dan één jaar

816.242

834.735

- Overlopende passiva

89.082

87.800

Totaal vlottende passiva

905.324

922.535

4.181.752

4.142.674

4.301.407

4.526.518

Totaal vaste activa Vlottende activa - Vorderingen en overlopende activa - Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jr - Liquide middelen

Passiva Vaste passiva Eigen vermogen - Egalisatiereserve

Totaal vaste passiva Vlottende passiva - Netto-vlottende schulden met een rentetypische

Totaal

Ontwerpbegroting 2026 met meerjarenbegroting 2027 - 2029

| 28

4.4

Toelichting op de geprognosticeerde balans

Materiële vaste activa

x € 1,-Jaarrekening

Begroting

2024

2025

2026

2027

Stand per 1 januari

1.530.420

1.493.343

1.654.915

1.596.909

- Afschrijvingen

-231.364

-200.678

-216.556

-248.407

- Investeringen

185.700

389.000

178.500

300.000

-26.750

-19.950

-56.000

1.654.915

1.596.909

1.592.502

Omschrijving

- Afschrijvingen nieuwe investeringen Activa in aanbouw

8.587

Totaal investeringen

1.493.343

Egalisatie reserve In onderstaand overzicht is het rekeningresultaat en het verloop van de egalisatiereserve over de loop der jaren weergegeven. Na de geprognosticeerde onttrekking in 2026 is de egalisatiereserve leeg. x € 1,-Omschrijving

Naar egalisatie reserve

Rekeningresultaat

2024

2025

2026

2027

Egalisatiereserve Stand per 1 januari

99.912

50.475

25.237

-24.200 -25.237

-25.237

mutaties

-49.437

-25.237

Stand per 31 december

50.475

25.237

Resultaat 2020 Resultaat 2021 Resultaat 2022 Resultaat 2023 Resultaat 2024

€ 146.800 € 312.145 € 255.949 € 441.052 € 507.971

96.800 100.949 -

Bestemmingsreserves Omschrijving

x € 1,-Stand per

Storting

Stand per

Storting

Stand per

1 jan. 2026

31 dec. 2026

31 dec. 2027

- achterstallig onderhoud KHW 1)

648.250

- weerstandsvermogen

561.750

- uitbreiding depot KHW 1)

410.475

Bestemmingsreserves:

Totaal

1.620.475

63.034

624.784

63.034

410.475 63 034

1.683.509

687.818 410.475

63 034

1.746.543

1) KHW = Kleine Houtweg 2) deze reserve is in 2024 gevormd ten laste van het gerealiseerde resultaat 2023 n.a.v. het besluit van het algemeen bestuur over de winstbestemming 2023

Voor 2026 en 2027 worden geen onttrekkingen aan de bestemmingsreserves verwacht.

Ontwerpbegroting 2026 met meerjarenbegroting 2027 - 2029

| 29

Voorzieningen Omschrijving

x € 1,-Stand per

Storting

Onttrekking

1 jan. 2026

Stand per 31 dec. 2026

Voorziening: Groot onderhoud KHW 1)

1.377.318

200.000

24.068

1.553.250

Totaal

1.377.318

200.000

24.068

1.553.250

Onttrekking

Stand per

Omschrijving

Stand per

Storting

1 jan. 2027

31 dec. 2027

Voorziening: Groot onderhoud KHW 1)

1.553.250

200.000

9.318

1.743.932

Totaal

1.553.250

200.000

9.318

1.743.932

1) KHW = Kleine Houtweg

Vaste schulden Omschrijving

x € 1,-Stand per

Aflossing

Stand per

Aflossing

Stand per

1 jan. 2026

2026

31 dec. 2026

2027

31 dec. 2027

Langlopende geldlening: Lening Rabobank 2019 tegen 2,6%

197.109

54.996 1)

142.113

54.996 1)

87.117

Totaal

197.109

54.996

142.113

54.996

87.117

1) Aflossing jaarlijks: 12 x € 4.483

De overige posten geven geen aanleiding voor het geven van een nadere toelichting of specificatie.

Ontwerpbegroting 2026 met meerjarenbegroting 2027 - 2029

| 30

5. Overig 5.1

Overzicht geraamde baten en lasten per taakveld

Baten en lasten

x € 1,--

Omschrijving

Jaarrekening 2024

Taakvelden

baten

Herziene begroting 2025

lasten

saldo

baten

lasten

saldo

baten

lasten

saldo

2.259.552

-2.259.552

35.000

2.285.618

-2.250.618

28.616

2.112.285

-2.083.669

0. Bestuur en ondersteuning 0.4 Overhead *) 0.8 Overige baten en lasten 0.9 Vennootschapsbelasting 0.10 Mutaties reserves

253.298

200.000

53.298

271.289

85.484

185.805

25.237

63.034

-37.797

Totaal Bestuur en

253.298

2.459.552

2.206.254

306.289

2.371.102

2.064.813

53.853

2.175.319

2.121.466

5.4 Musea

9.306.486

6.592.260

2.714.225

9.430.904

7.366.091

2.064.813

9.657.324

7.535.858

2.121.466

Saldo van baten en lasten

9.559.783

9.051.812

507.971

9.737.193

9.711.177

ondersteuning 5. Sport, cultuur en recreatie

*) KHW = Kleine Houtweg

*) Specificatie overhead Omschrijving

x € 1,-Jaarrekening

Ontwerp-

Herziene

Ontwerp-

2024

begroting 2025

begroting

2025

2026

1.133.292

1.220.414

86.120

69.840

Personeelskosten Loonsom

960.991

1.222.022

Inhuur Overige personeelskosten Subtotaal

292.746

277.473

108.488

64.733

1.253.737

1.499.495

1.327.899

1.354.987

268.488

283.202

Materieel indirecte kosten Huisvesting aandeel Jansstraat

n.v.t.

Organisatiekosten

495.861

482.107

319.044

76.761

Automatiseringskosten

256.642

148.190

261.000

282.310

Afschrijvingskosten

231.364

245.050

94.187

120.097

Rentekosten

-38.823

-50.000

-44.430

Facilitaire kosten

60.772

66.430

Opbrengst kantine en lunches Subtotaal

1.005.816

941.777

65.000

66.430

-35.000

-30.451

922.719

753.919

Egalisatiereserve Totaal

-25.237 2.259.552

Ontwerpbegroting 2026 met meerjarenbegroting 2027 - 2029

2.441.272

2.250.618

2.083.669

| 31

5.2

Overzicht investeringen x € 1,--

Omschrijving

Bedrag

Afschrijvings-

Afschrijving

investering

duur (jaar)

per jaar

maanden

in 2026

in 2026 Gebouw/installaties Jansstraat aanleggen kabelgoten depots

35.000

3.500

nieuwe stoombevochtiger depot

7.000

700

voldoen aan NEN3140

26.000

2.600

1.950

toegangshek met kentekenherkenning

7.500

1.500

voldoen aan NEN3140 depotgebouw

36.000

3.600

voldoen aan NEN3140 voorgebouw

39.000

3.900

8.000

800

400

Presentatieschermen + randapparatuur

20.000

4.000

Totaal

178.500

Gebouw/installaties Kleine Houtweg

Inrichting Kleine Houtweg in hoogte verstelbare werktafels restauratieatelier Kantoorautomatisering, hardware en software

Ontwerpbegroting 2026 met meerjarenbegroting 2027 - 2029

20.600

19.550

| 32

5.3

EMU Saldo

Op grond van artikel 20 lid 1c BBV moet het EMU-saldo over het vorig begrotingsjaar en de berekening van het geraamde bedrag over het begrotingsjaar alsmede het jaar volgend op het begrotingsjaar worden opgenomen. EMU saldo

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/15585899/1